Gli archivi degli uffici
giudiziari - ipotesi e
prospettive future
Intervento del dirigente la cancelleria della
Corte d’Appello di Bologna
dott.ssa Marilena Cerati
Quali atti o provvedimenti
caratterizzano il materiale
archivistico di un ufficio
giudiziario?
dott.ssa Marilena Cerati
I nostri atti non sono se non in
minima parte di natura
amministrativa o burocratica, sono
prevalentemente di natura
giudiziaria.
dott.ssa Marilena Cerati
Ogni scrittura o documento è contenuto in
un fascicolo processuale che viene definito
corrente non se dello stesso anno, ma se
ancora pendente, quindi ancora nella fase
della trattazione. Per la durata media di un
procedimento civile o penale l’archivio sarà
in continua implementazione e
ripopolamento, quindi vivo.
dott.ssa Marilena Cerati
Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009
dott.ssa Marilena Cerati
Fascicoli pendenti civili al gennaio 2009
dott.ssa Marilena Cerati
Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009
dott.ssa Marilena Cerati
Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009
dott.ssa Marilena Cerati
Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009
dott.ssa Marilena Cerati
Fascicoli pendenti civili nel gennaio 2009
dott.ssa Marilena Cerati
Quanti spazi per gestire i fascicoli correnti?
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Presso la Corte d’Appello di Bologna sono
pendenti oltre 15.000 procedimenti civili e
oltre 12.000 procedimenti penali;
ogni faldone di 20 cm può contenere
mediamente 5 fascicoli;
L’archivio corrente dovrebbe essere di
108.000 cm quindi di 1.080 metri lineari
dott.ssa Marilena Cerati
Se l’archivistica si occupa
dell’ordinamento e riordinamento
del materiale d’archivio, chi si
occupa di archivistica negli uffici
giudiziari?
dott.ssa Marilena Cerati
Prima che venissero istituiti gli archivi, in
alcune regioni della Grecia vi erano i così
detti mnemones, specie di archivi viventi,
persone che vincolate da un giuramento
davano di solito notizie relative al possesso
degli immobili. Negli uffici giudiziari si
può dire che spesso la gestione degli
archivi sia affidata a moderni mnemones,
dipendenti che si tramandano oralmente la
conoscenza della collocazione degli atti.
dott.ssa Marilena Cerati
La mancanza tra i personale degli uffici
giudiziari di figure che per qualifica e
formazione possano seguire gli sviluppi
dell’archivio, ha fatto sì che questo servizio
fosse rilegato alla semplice gestione del
corrente, senza una visione di insieme del
patrimonio culturale che l’archivio di un
ufficio giudiziario, meglio, degli uffici
giudiziari di un territorio, rappresenta.
dott.ssa Marilena Cerati
Situazione attuale
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Presso al Corte d’Appello di Bologna ove ho preso
possesso il 3/11/2008, la situazione degli archivi era
confusa, con commistione anche fisica tra atti e
procedimenti pendenti e procedimenti definitivi, con
spazi non adeguatamente attrezzati, con scarti
d’archivio anche recenti, ma con evidente presenza
di ulteriore materiale da scartare ( in questi casi o lo
scarto non è stato sufficientemente preparato
attraverso contatti preliminari con i membri della
Commissione, oppure vi è stata una dispersione di
energie).
dott.ssa Marilena Cerati
Struttura degli uffici giudiziari nel
territorio
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La mission stessa di un ufficio giudiziario:
rendere giustizia, può portare a considerare
secondaria l’esigenza di conservare, scegliere
e preservare, o quanto meno in situazioni di
scarsità di risorse, a destinarvi minor energie
di quanto sia necessario.
dott.ssa Marilena Cerati
Le Commissioni di sorveglianza sugli
archivi degli uffici periferici dello Stato
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costituiscono un'attività specificamente rivolta
agli archivi correnti dell'amministrazione
dello Stato.
Ogni ufficio statale (se il territorio di
competenza non è inferiore alla provincia) ha
l'obbligo di istituire una commissione di
sorveglianza sul proprio archivio.
dott.ssa Marilena Cerati
Segue le Commissioni
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Si tratta di un organo collegiale misto, formato da
quattro componenti: due funzionari dell'ufficio di
appartenenza, uno dell'Archivio di Stato e uno del
Ministero dell'Interno (Prefettura).
La commissione si riunisce periodicamente, per
valutare quali atti siano destinati alla conservazione
perenne, e quali possano essere eliminati; può
intervenire anche sull'organizzazione dell'archivio
corrente.
dott.ssa Marilena Cerati
La costituzione delle Commissioni di
Sorveglianza sugli archivi è prevista dal Codice
dei beni culturali e del paesaggio (approvato con
decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 41,
pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 del 24
febbraio 2004); la composizione e il
funzionamento sono disciplinati dal regolamento
approvato con DPR 18 aprile 1994, n.344,
pubblicato in G.U. n. 132 dell'8 giugno 1994.
dott.ssa Marilena Cerati
Prospettive future
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Un ufficio un archivio,
potrebbe essere ipotizzabile una
centralizzazione per ambiti territoriali?
Con la collaborazione di quali partners
esterni?
dott.ssa Marilena Cerati
Compiti della Commissione
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vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di
deposito,
collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione,
gestione e conservazione dei documenti,
proporre gli scarti di cui al comma 3 (nessun versamento può
essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di
scarto),
curare i versamenti previsti al comma 1,
identificare gli atti di natura riservata.
dott.ssa Marilena Cerati
Lo scarto
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Lo scarto si basa su appositi massimari di
scarto (elenco delle tipologie delle serie con
la previsione dei tempi massimi di
conservazione), quando questi siano stati
predisposti dalle Amministrazioni competenti.
Negli altri casi la Commissione ricorre alla
prassi, alla consuetudine e al giudizio dei
membri.
dott.ssa Marilena Cerati
Conservazione atti
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al termine del cosiddetto processo di
"trasmissione archivistica" essi confluiranno
nell'Archivio di Stato competente, per essere
conservati indefinitamente.
dott.ssa Marilena Cerati