FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I SISTEMI
INFORMATIVI D’UFFICIO
Argomento 1
Il sistema informativo aziendale
L’automazione d’ufficio
A1-1
I sistemi informativi d’ufficio
Argomento 1
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Posizionamento
del sistema informativo d’ufficio
nel contesto del sistema informativo generale di un’azienda
Individuazione ed analisi
delle tipologie di attività nella realtà aziendale
Definizioni dell’automazione d’ufficio
A1-2
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I SISTEMI
INFORMATIVI D’UFFICIO
Argomento 1.1
Il sistema informativo aziendale
L’automazione d’ufficio
A1-3
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Corretta rappresentazione dello stato dell’impresa
(o di un aspetto della stessa)
 scelta delle logiche e dei metodi
di rilevazione e rappresentazione
 attività di misurazione e rilevazione
delle grandezze aziendali
Queste attività devono avvenire in modo organizzato,
con l'utilizzo di tecnologie adeguate
che rendano efficiente
la rilevazione e la successiva rappresentazione
A1-4
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Definizione di sistema informativo aziendale

Complesso di elementi che nell'impresa rileva
in modo sistematico e organizzato
le combinazioni economiche che si manifestano,
utilizzando la tecnologia più appropriata
ed applicando logiche e metodi suggeriti,
per le diverse classi dei fenomeni aziendali,
dalle discipline di economia aziendale
(P.Camussone)
A1-5
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Si può quindi parlare di sistema informativo
inteso in senso proprio,
disgiunto in via teorica dal sistema delle informazioni,
intese come prodotto del sistema informativo
Il sistema informativo:
la produzione di un sistema di informazioni
che rappresenta le combinazioni economiche dell'impresa
A1-6
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il sistema informativo: la produzione di un sistema di informazioni
che rappresenta le combinazioni economiche dell'impresa
A1-7
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il sistema informativo
in senso stretto
è l'oggetto di studio degli specialisti di informatica
che devono definire:
 le attività organizzate
 le tecnologie da impiegare
per la rilevazione dei dati
e la produzione delle informazioni
A1-8
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale

FONDAMENTI DI INFORMATICA III
In primo luogo:
si devono identificare le informazioni da produrre
con l'aiuto dei destinatari delle stesse
per soddisfare le loro necessità

In secondo luogo:
si devono conoscere
logiche e metodi di rappresentazione
dei fenomeni aziendali adottati nell'impresa
al fine di stabilire gli opportuni
processi di produzione delle informazioni
A1-9
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il sistema informativo
si configura come un insieme ordinato di elementi,
anche molto diversi tra loro,
che raccolgono,
elaborano,
scambiano e archiviano dati
con lo scopo di produrre
e distribuire le informazioni alle persone che ne hanno bisogno,
nel momento e nel luogo adatto
(P. Camussone)
A1-10
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il sistema informativo è da interpretarsi
come un sistema aperto interagente
con le altre parti costituenti l'azienda
e con l'ambiente esterno
Il sistema informativo in una impresa
deve quindi essere visto come
quel complesso di elementi
in grado di fornire le informazioni necessarie
alle persone che lavorano
a tutti i livelli della struttura
A1-11
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Ogni organizzazione dispone
in modo più o meno consapevole di un sistema informativo
nel quale si possono individuare
alcune categorie di elementi:
 Dati
 Procedure
 Principi e valori
 Mezzi per trattare l’informazione
A1-12
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Categorie di elementi nel sistema informativo
A1-13
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Con il termine sistema informativo automatizzato
si intende quella parte del sistema informativo
che è realizzata con tecnologie informatiche
La graduale introduzione dell'informatica
nella automazione dei sistemi informativi
ha seguito un processo che ripercorre idealmente
dal basso verso l'alto
la piramide delle attività aziendali
teorizzata da Anthony e da Simon
A1-14
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Inizialmente le imprese sono partite
dalle applicazioni di natura operativa


Investimenti
richiesti dall'automazione
giustificati dai volumi di dati trattati
e dalla ripetitività delle procedure
(tipicamente l'elaborazione di stipendi e fatture)
Applicazioni basilari
rappresentanti storicamente il risultato tangibile e positivo
dell'introduzione di calcolatori nelle aziende
L'insieme di queste applicazioni è stato denominato
sistema di elaborazione dati, nella letteratura anglosassone
EDP System (Electronic Data Processing System)
A1-15
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
In un secondo tempo sono stati costruiti sistemi informativi
aventi lo scopo di supportare le attività di controllo



Il fine è rappresentato dal controllo
costante sull'andamento delle attività operative
Vengono fornite alla direzione
informazioni standardizzate in modo routinario
Applicazioni di controllo di gestione e reporting statistico sulle
attività aziendali
L'insieme di queste applicazioni è stato denominato
sistema per la produzione di informazioni per il controllo
direzionale, nella letteratura anglosassone
MIS (Management Information System)
A1-16
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Infine troviamo i
sistemi per il supporto alle attività strategiche

Si tratta di sistemi che supportano
le attività direzionali non predefinite
e poco strutturate
Sono stati denominati
sistemi per il supporto alle decisioni,
nella letteratura anglosassone
DSS (Decision Support System)
A1-17
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Questi tre aspetti
del sistema informativo automatizzato
si differenziano in modo sensibile
Possiamo quindi parlare di tre sottosistemi distinti:
 operativo,
 tattico,
 strategico,
corrispondenti alla modellizzazione
delle attività aziendali di Anthony
A1-18
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Caratteristiche dei tre differenti aspetti del sistema informativo automatizzato
Sistema di elaborazione
dati
Sistema di reporting
aziendale
Sistema di supporto alle
decisioni
EDP
MIS
DSS
Integra e sostituisce le
attività impiegatizie
Produce informazioni per il
controllo direzionale di
routine
Prevede un uso "passivo"
Richiede uso "attento" per
una corretta lettura delle
infromazioni
Orientato all'efficienza
Orientato ad efficienza ed
efficacia
Riguarda le attività correnti Consuntiva attività passate
Enfatizza precisione,
accuratezza dei risultati.
Utilizza modelli
precostituiti (procedure
standards)
Costante e coerente (nel
tempo e nello spazio)
Enfatizza "tempestività" ed
"affidabilità"
Prevede un reporting
standardizzato, segnalando
le situazioni fuori norma
Costante e coerente
Supporta attività
manageriali
Richiede uso "attivo" del
supporto
Orientato all'efficacia
Rivolto al futuro, "spiega"
situazioni passate
Accetta approssimazione se
è attendibile e giustificata
Richiede la costruzione di
un modello su richiesta
Flessibile
A1-19
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
La linea di demarcazione
tra gli aspetti di tipo EDP, MIS o DSS
non è però certamente netta
In una visione più rispondente
alla realtà delle imprese
i supporti informativi automatizzati
sono in relazione diretta
con il grado di strutturazione dell'attività aziendale
e quest'ultimo dipende in misura rilevante
dal livello dell'attività
A1-20
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Grado di strutturazione delle attività aziendali
e aspetti del sistema informativo automatizzato
A1-21
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Nella modellizzazione tradizionale
che è stata riportata
non trova ancora spazio
il sistema per l'automazione d'ufficio
Il sistema informativo non può essere suddiviso
solo in relazione al tipo di attività
per cui deve produrre informazioni
Non è sufficiente distinguere tra supporti
ad attività operative, tattiche e strategiche
A1-22
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il sistema informativo
deve essere suddiviso
anche nei due aspetti complementari:

ufficiale,

privato o individuale
Si tratta di una distinzione dipendente
dal soggetto che ne promuove lo sviluppo:
 l'azienda per quello ufficiale,
 il singolo o un gruppo ristretto nel caso del privato
A1-23
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I sistemi ufficiali
rispondono alle esigenze fondamentali di informazione
dell'impresa
I sistemi individuali
sono complementari a quelli ufficiali e nascono per
rispondere a bisogni di informazioni che scaturiscono
dallo svolgimento di compiti assegnati alle posizioni
previste nella struttura organizzativa dell'impresa
Sistema ufficiale e sistema privato,
a loro volta, si differenziano
in una parte formalizzata ed una parte informale
A1-24
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
Il sistema
informativo
aziendale:
sistema
ufficiale
e sistema
Sistema informativo aziendale
Sistema ufficiale
A
Formalizzato
B
Informale
Parte ufficiale e
formalizzata del sistema
Parte informale del
sistema ufficiale
(telefonate, notizie,
conversazioni, ...)
individuale
Sistema privato o individuale
C
Formalizzato
D
Informale
Parte dovuta
all'iniziativa individuale
e resa formale:
struttura informativa a
supporto del processo
decisionale di un
manager
Parte informale dei
sistemi individuali
A1-25
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I tre sottosistemi identificati
(operativo, tattico, strategico),
al variare della tipologia delle attività da supportare,
presentano diversi assetti
in merito a presenza e rilevanza di
componenti ufficiali e individuali,
formalizzate e informali
A1-26
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Rilevanza di componenti ufficiali e individuali,
formalizzate ed informali, al variare delle tipologie di attività da supportare
A1-27
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali,
al variare delle tipologie di attività da supportare



Le caratteristiche dei sistemi informativi
dipendono dal grado di strutturazione delle attività che supportano
Per ciascun livello di attività
si può parlare di un sottosistema specifico,
differenziato dagli altri e inquadrato nel sistema aziendale
Per ciascun livello è distinguibile
un aspetto ufficiale ed uno privato
nella produzione delle informazioni,
e tra supporti formalizzati ed informali
A1-28
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali,
al variare delle tipologie di attività da supportare


Nei livelli più bassi
prevalgono i supporti ufficiali e formalizzati,
nei livelli più alti quelli individuali ed informali
Per sistemi informativi automatizzati
si intende la produzione di informazioni
con l'uso di tecnologie informatiche
(aree A e C dello schema)
A1-29
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali,
al variare delle tipologie di attività da supportare

La rilevanza della tecnologia informatica
per l'automazione di parti dei sistemi informativi
è in relazione con l'importanza dei sistemi formalizzati e informali
Ai livelli più alti,
dove l'impiego dell'informatica
è quantitativamente più limitato rispetto ai livelli operativi,
si tratta di applicazioni concettualmente e qualitativamente
importanti per la gestione dell'impresa
A1-30
I sistemi informativi d’ufficio
Il sistema informativo aziendale
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
La schematizzazione riportata
non è ancora sufficiente a descrivere compiutamente
il sistema informativo automatizzato dell'impresa
Il modello va quindi ulteriormente articolato,
introducendo gli elementi rappresentativi
delle necessità in merito
all'automazione del lavoro d'ufficio
A1-31
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I SISTEMI
INFORMATIVI D’UFFICIO
Argomento 1.2
Il sistema informativo aziendale
L’automazione d’ufficio
A1-32
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Abitualmente per un'impresa
il sistema informativo è solo parzialmente automatizzato:
motivazioni in ordine ai costi o alle difficoltà tecniche
fanno si che vi siano aree nelle quali le informazioni
vengono prodotte senza l'uso di tecnologie informatiche
L'innovazione tecnologica, rendendo disponibili mezzi
informatici sempre più potenti, flessibili ed economici
tende a restringere tali aree
A1-33
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Tradizionalmente i sistemi ufficiali
sono sviluppati attorno ai calcolatori centrali,
con personale di tipo staff tecnico centrale
La facilità d'uso ed il costo contenuto
dei personal computer
hanno dato un notevole impulso
allo sviluppo dei sistemi privati
A1-34
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il collegamento tra sistemi ufficiali e privati è consentito solo
in una direzione:


si possono prelevare dati dai sistemi ufficiali se autorizzati
si possono poi elaborare questi dati con i sistemi individuali
Non è consentito il processo inverso
Le procedure ufficiali mantengono l'integrità e la coerenza del
patrimonio informativo
I sistemi privati possono quindi estrarre dati dai sistemi
ufficiali, ma non modificarli
Possono tuttavia sottoporre dati alle procedure ufficiali che li
certificano prima di immetterli nel patrimonio dei dati
ufficiali
A1-35
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
L'automazione d'ufficio fa parte concettualmente sia dei
sistemi individuali che di quelli ufficiali
In genere l'automazione d'ufficio
è vista in senso restrittivo
come l'elaborazione di informazioni
di tipo non strutturato
(quindi i testi, le comunicazioni vocali e le immagini,
sono invece strutturate le informazioni basate su dati di
formato stabilito)
A1-36
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Vi è un termine più estensivo di automazione del lavoro
d'ufficio, intendendo il supporto alle attività operative,
tattiche e strategiche coinvolgenti l'ufficio
Quando l'azienda stabilisce standard per la preparazione di documenti
in forma elettronica, per favorirne lo scambio e la circolazione tra gli
uffici, si passa ad un sistema governato dall'azienda
Tutti i documenti possono essere archiviati su un unico database
aziendale di tipo centrale, unificando i diversi sistemi di archiviazione
dei vari uffici
In questo caso l'automazione d'ufficio ricade nel sistema ufficiale
A1-37
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I.a definizione
(generale, focalizza la specificità del lavoro d'ufficio)
L'automazione d'ufficio
(Office Automation, brevemente OA)
è l'area disciplinare che si occupa
dello studio e della applicazione dell'informatica
alle modalità di svolgimento del lavoro d'ufficio
A1-38
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I.a definizione
(generale, focalizza la specificità del lavoro d'ufficio)
L'insieme di tecnologie studiate dall'OA
vanno rese opportunamente ed appropriatamente disponibili
a coloro che svolgono il lavoro d'ufficio
consentendo di razionalizzare e riorganizzare
attraverso processi di automazione l'attività,
con l'obiettivo di migliorare efficacia ed efficienza
L'ufficio è diverso da una fabbrica e da un laboratorio di ricerca e
richiede supporti specializzati adeguati, che vengono forniti nel
contesto dell'OA
A1-39
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
II.a definizione
(rilievo alle caratteristiche evolutive dell'OA)
L'OA può essere vista come
un'estensione dei sistemi informatizzati aziendali,
come un processo in via di sviluppo
che richiede interventi sia informatici,
sia organizzativi sugli utenti clienti (oggetto dell'OA)
e sui partecipanti (soggetto dell'OA)
La tecnologia che supporta questo processo è una
tecnologia in evoluzione, raggruppabile in tre categorie:
informatica, macchine per l'ufficio, telecomunicazioni
A1-40
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
III.a definizione
(focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle
attività d'ufficio)
L'automazione del lavoro d'ufficio
interviene sul lavoro delle persone
che sono oggetto dell'organizzazione
Si distinguono i tre tipi di lavoro d'ufficio:
 manageriale
 professionale
 impiegatizio
A1-41
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
III.a definizione
(focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle
attività d'ufficio)
L'OA interviene sulle modalità di lavoro
per alleggerire le persone,
migliorare i risultati
ed estendere la programmazione ed il controllo,
perseguendo obiettivi aziendali ed individuali:
 efficienza nell'impiego delle risorse (azienda)

motivazione delle persone (persone)
A1-42
I sistemi informativi d’ufficio
L’automazione d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
III.a definizione
(focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle
attività d'ufficio)
La tecnologia,
con le opportunità che offre,
influenza le persone,
le persone,
attraverso le proprie aspettative,
utilizzano ed evolvono la tecnologia:
l'intervento organizzativo modella quindi la mutua
influenza tra tecnologia e persone.
A1-43