Andrea Zanoni
Alma Mater Studiorum - Università degli Studi di Bologna
L’e_procurement tra controllo ed efficienza della
spesa e autonomia dell’università
L’esperienza è stata pubblicata in:
G.Catalano (a cura di) - L’organizzazione e la gestione
degli acquisti di beni e servizi nelle università. Le prime
esperienze di “e_procurement” – il Mulino
L’obiettivo del progetto Consip nelle
università
Estendere l’applicazione delle esperienze
maturate nella gestione degli acquisti delle
amministrazioni centrali
Testandole in un contesto caratterizzato da:
Autonomia decisionale
Eterogeneità e specificità degli acquisti
Forte influenza dei gruppi professionali
Sensibilità all’innovazione
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Le aspettative e le paure delle Università
 Risultati ricercati dall’e_procurement :
 Riduzione costi,
 Riduzione tempi,
 Semplificazione delle procedure interne
 Tutela per il rispetto norme e trasparenza
 Timori nell’uso dell’e_procurement :
 Difficoltà nella gestione del contenzioso
 Esigenza di informazioni che vadano oltre il costo (es. livello
servizio)
 Esigenza di tutelare gli spazi per fornitori locali,
 Esigenza di continuare a soddisfare le richieste di specialità
 Rivendicazione dell’autonomia e della sua tutela
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
L’eterogeneità della spesa
Nazionale
Materiale bibliografico
Mobili e arredi
Assicurazioni
Pulizia locali spec.
Vigilanza spec.
Combustibili-carburanti
Manutenzioni generiche
Pulizia
Vigilanza
MERCATO
Apparecchiature tecniche
Materiale di consumo
dei laboratori ricerca
Telefonia
Energia
Autoveicoli
Cancelleria
Buoni pasto
Manutenzioni spec.
Assistenza
Attività di supporto
Locale
Spesa specifica di
ricerca e didattica
Spesa generale degli Atenei
Spesa omogenea alle
altre Amministrazioni
SPESA
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
L’eterogeneità della spesa e il ruolo
ipotizzabile per Consip
MERCATO
Nazionale
Locale
Ruolo
diretto e
primario
Ruolo di
support
o
Spesa specifica di
ricerca e didattica
Spesa generale degli Atenei
Spesa omogenea alle
altre Amministrazioni
SPESA
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Spesa comune, omogenea e specifica
2000
Tipo di spesa
Importo
(migliaia di €)
2001
%
Importo
(migliaia di €)
%
Spesa omogenea alle altre amministrazioni
334.766
28%
368.407
28%
Spesa generale degli atenei
458.535
38%
515.389
40%
Spesa specifica di ricerca e didattica
430.268
34%
422.200
32%
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
0%
Uni01
Uni02
Uni03
Uni04
Uni05
Uni06
Uni07
Uni08
Uni09
Uni10
Uni11
Uni12
Uni13
Uni14
Uni15
Uni16
Uni17
Uni18
Uni19
Uni20
Uni21
Uni22
Uni23
Uni24
Uni25
Uni26
Uni27
Uni28
Uni29
Uni30
Uni31
Uni32
Uni33
Uni34
Uni35
Uni36
Uni37
Uni38
Uni39
Uni40
Uni41
Uni42
Uni43
Uni44
Uni45
Uni46
Uni47
Uni48
Uni49
Uni50
Uni51
Uni52
Uni53
Uni54
Uni55
Uni56
Uni57
Uni58
Rilevanza della spesa
Incidenza degli acquisti di beni e servizi
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Uni01
Uni02
Uni03
Uni04
Uni05
Uni06
Uni08
Uni09
Uni10
Uni11
Uni13
Uni14
Uni15
Uni16
Uni18
Uni19
Uni20
Uni21
Uni22
Uni23
Uni24
Uni25
Uni26
Uni27
Uni28
Uni29
Uni30
Uni32
Uni33
Uni34
Uni35
Uni39
Uni40
Uni41
Uni42
Uni43
Uni44
Uni45
Uni47
Uni48
Uni49
Uni51
Uni53
Uni54
Uni57
grado di centralizzazione
Accentramento e decentramento della spesa
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Un approfondimento delle politiche:
L’analisi degli ordini e dei fornitori
Le procedure di acquisto
• Numero delle procedure di acquisto 8800
• Valore unitario 2.700 €
• Spesa gestita tramite gare 12,7%
I fornitori
Numero medio 3350 così suddivisi:
• Classe A (primo 50% degli acquisti): 3,3%
• Classe B (secondo 30%):
9,8%
• Classe C (restante 20%) ’86,9%
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Processi, organizzazione e risorse
 Esistono forti diversità delle soluzioni organizzative relative al processo
di approvvigionamento, in relazione anche alle forti differenze delle
strutture organizzative adottate dalle Amministrazioni Centrali delle
diverse Università
 Le soluzioni organizzative mostrano la prevalenza di una visione
funzionale (ripartizione attività in termini di specializzazione) del
processo di approvvigionamento
 Forte frammentazione del processo stesso: coordinamento carente tra le
diverse fasi e all’interno della stessa fase
E’ necessario quindi introdurre una visione globale del processo di
approvvigionamento e un reale coordinamento tra le sue diverse
fasi
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Le linee dell’intervento
 Il rispetto dell’autonomia di chi emette gli ordini per:
 Vincoli ed esigenze normative
 Specificità della spesa d’acquisto
• Comprensione dei bisogni
• Messa a punto delle richieste
• Esigenze e valutazioni del servizio
 Responsabilizzazione delle periferie
 La valorizzazione delle realtà di fornitura locale per:
 Favorire collegamenti e impatto sul sistema economico del territorio
 Ridurre i lead time
 Evitare burocratizzazione
 Ottenere flessibilità del servizio
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Gli spazi e le modalità di intervento
Creare valore per l’utente attraverso:
Possibilità di utilizzazione di
Servizi già esistenti
Competenze tecniche e professionali
Realizzazione di progetti comuni
Offerta di supporti a iniziative specifiche
Comunicazione e Sensibilizzazione
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
L’eterogeneità della spesa e il ruolo
ipotizzabile per Consip
Nazionale
Ruolo
Gestione
diretto e
primaria
Per settori
MERCATO
primario
Locale
Fornitore di
servizi di
supporto
Ruolo
di
Partner per
support
sviluppo
o
iniziative
Spesa specifica di
ricerca e didattica
Per
aree
Spesa generale degli Atenei
Spesa omogenea alle
altre Amministrazioni
SPESA
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
L’eterogeneità della spesa e il ruolo
ipotizzabile per Consip
MERCATO
Nazionale
Locale
Facilitatore di aggregazioni
Partner Centri logistici
Gestore Partner per gestione
Aste elettroniche
Market places
Portali verticali
Fonte di informazioni su
prezzi e mercati
Partner Unioni acquisto
Supporto tecnico-metodolog.
Fonte di informazioni su:
Prezzi e mercati
Rilevazione e diffusione
di best practicies
Spesa specifica di
ricerca e didattica
Aste nazionali
Convenzioni nazionali
Listini elettronici
Facilitatore di aggregazioni
Partner logistica unioni acquisto
Gestore di:
Aste multiple
Convenzioni multiple
Supporto tecnico-metodolog.
Spesa generale degli Atenei
Spesa omogenea alle
altre Amministrazioni
SPESA
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Piano di azione e change management
Non è sufficiente l’emanazione di una norma o
regolamento ma è necessario operare in una logica di
gestione del cambiamento:
 Committenza e definizione degli obiettivi
 Definizione di un piano di azione (priorità, progetti pilota, politiche di
accentramento - decentramento, aggregazione della domanda, contratti e
capitolati, ecc.)
 Modifiche del processo e dell’organizzazione
 Coinvolgimento delle persone e sviluppo delle competenze
 Individuazione e sviluppo degli strumenti e delle tecnologie di supporto
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Politiche di accentramento-decentramento;
aggregazione della domanda
Non è necessario aumentare la centralizzazione a livello di ateneo (con
i relativi rischi di riduzione del livello di servizio).
Con l’ausilio delle nuove tecnologie si possono ricercare i vantaggi
della spesa centralizzata, lasciando la definizione dei fabbisogni e le
decisioni di spesa all’autonomia dei diversi centri di spesa periferici :
 aggregazione del fabbisogno
 pianificazione della spesa
 centralizzazione delle attività di sourcing
 definizione delle procedure amministrative, per consentire l’imputazione
della spesa in capo al centro autonomo ordinante
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Processo, organizzazione e risorse
 Introdurre la visione globale del processo di approvvigionamento e il
coordinamento tra le sue fasi
 Superare la frammentazione organizzativa e realizzare l’unitarietà delle
attività di acquisto in senso stretto (dall’analisi del mercato, alla
preparazione e svolgimento delle gare, alla negoziazione, alla
valutazione dei fornitori, ecc.)
 Ricercare l’integrazione con le attività di generazione e pianificazione
dei fabbisogni e con quelle di esecuzione dei contratti e gestione
patrimoniale dei beni.
 Realizzare le necessarie modifiche organizzative in termini di ruoli,
responsabilità e struttura.
 Sviluppare le competenze specialistiche e le figure professionali
necessarie, anche in relazione all’utilizzo degli strumenti telematici
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna
Le “esperienze” maturate
 Esigenza di rispondere in modo puntuale alle richieste di specificità
degli utilizzatori con conseguenti problemi
 Nell’aggregare i fabbisogni
 Nella scrittura dei capitolati
 Difficoltà ad interagire con gruppi professionali che presentano forte
coesione
 Presidio geloso delle competenze
 Cristallizzazione dei rapporti
 Necessità di qualificazione degli approvvigionatori
 Sia sul fronte tecnico-merceologico
 Sia sulle competenze professionali tipiche della funzione
 Sia sulle capacità di gestire le relazioni
 Barriere all’entrata
 Esigenza di investimenti iniziali
 Innalzamento dei costi per necessità di revisione/ampliamento del servizio
Centro
Centro
di Ingegneria
di Ingegneria
Economico-Gestionale
Economico-Gestionale
dell’Università
dell’Università
degli
degli
Studi
Studi
di Bologna
di Bologna