ASSOCIAZIONE DEGLI INDUSTRIALI DELLA PROVINCIA DI VICENZA
Vicenza, 17 Ottobre 2005
Profili attuativi del Codice della privacy in
azienda: aspetti organizzativi e profili di
responsabilità.
Avv. Alessandro del Ninno
Responsabile del Dipartimento di Information & Communication Technology
STUDIO LEGALE TONUCCI
www.tonucci.it
[email protected]
Il Codice Deontologico sul trattamento di dati nei
rapporti di lavoro
L’Art. 111 del Codice della privacy l’adozione di un
codice deontologico relativo ai trattamenti di dati
personali effettuati per finalità previdenziali o per la
gestione del rapporto di lavoro, con previsione di
specifiche modalità per l’informativa all’interessato e
per
l’eventuale
prestazione
del
consenso
relativamente alla pubblicazione di annunci per
finalità di occupazione ed alla ricezione di curricula
vitae contenenti dati personali anche sensibili.
Principi del Codice deontologico
1.
obbligatoria
informativa
ai
dipendenti
sull’installazione di apparecchiature di controllo;
2. negli annunci di lavoro dovrà essere inserito un
facsimile per l'informativa e per la prestazione del
consenso, o in alternativa dovrà essere indicato un
sito Internet sul quale il facsimile sia agevolmente
conoscibile;
3. semplificazione per la individuazione dei dipendenti
come incaricati del trattamento
INFORMATIVA AGLI INTERESSATI E RICHIESTA DEL CONSENSO AL
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Volendo riepilogare le principali regole operative, si ricordi che:
1. L’informativa, redatta ai sensi dell’articolo 13 del Codice della privacy, è sempre
obbligatoria, anche quando non è necessario richiedere il consenso al trattamento da
parte dell’interessato;
2. Il trattamento di dati ordinari da parte di soggetti privati o enti pubblici economici è
ammesso solo con il consenso (espresso ed informato, anche prestato oralmente ma
documentato per iscritto, mai presunto, acquisito prima dell’inizio del trattamento)
dell’interessato, ad eccezione dei casi previsti dall’articolo 24 del Codice della privacy,
per i quali non è necessario acquisire il consenso;
3. Il trattamento di dati “sensibili” è ammesso solo con il consenso scritto
dell’interessato e previa l’autorizzazione del Garante (consenso non obbligatorio per
adempimenti previsti da leggi lavoristiche);
4. Il trattamento dei dati giudiziari da parte di privati ed enti pubblici economici è
consentito soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento
del Garante che specifichino le rilevanti finalità di interesse pubblico del trattamento, i
tipi di dati trattati e le operazioni eseguibili dunque non serve, alla presenza di tali
presupposti, il consenso dell’interessato).
CASI DI DEROGA ALL’OBBLIGO DI RICHIEDERE IL CONSENSO AL
TRATTAMENTO
Per quanto riguarda il trattamento dei dati ordinari, non è necessario acquisire il
consenso (ma è obbligatorio rendere l’informativa) tra l’altro nei seguenti casi di
maggiore interesse per le imprese, e cioè quando il trattamento:
1. è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un
regolamento o dalla normativa comunitaria;
2. è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte
l'interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche
richieste dell'interessato;
3. riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili
da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la
normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati;
CASI DI DEROGA ALL’OBBLIGO DI RICHIEDERE IL CONSENSO AL
TRATTAMENTO
Per quanto riguarda il trattamento dei dati sensibili, non è necessario acquisire il
consenso scritto (ma è obbligatorio rendere l’informativa) tra l’altro nei seguenti casi di
maggiore interesse per le imprese:
1. quando il trattamento è necessario per adempiere a specifici obblighi o compiti
previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria per la gestione
del rapporto di lavoro, anche in materia di igiene e sicurezza del lavoro e della
popolazione e di previdenza e assistenza, nei limiti previsti dall'autorizzazione del
Garante e ferme restando le disposizioni del futuro codice di deontologia e di buona
condotta in ambito lavoristico (in tal caso non è necessario richiedere il consenso, ma
occorre rispettare l’Autorizzazione generale applicabile ed il codice deontologico);
2. nel caso di trattamento dei dati riguardanti l'adesione di associazioni od
organizzazioni a carattere sindacale o di categoria ad altre associazioni, organizzazioni
o confederazioni a carattere sindacale o di categoria (in tal caso non solo non è
necessario il consenso, ma neanche conformarsi all’autorizzazione del Garante).
IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORI
Le regole operative sono contenute nella Autorizzazione Generale del Garante
1/2004 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.
L’autorizzazione è rilasciata alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli
enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o
che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o
che comunque conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi
professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari, soggetti che effettuano
prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto
di collaborazione con i soggetti appena elencati;
L’autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico competente in
materia di igiene e di sicurezza del lavoro (tenuto altresì al rispetto anche
dell’Autorizzazione generale 4/2004), in qualità di libero professionista o di
dipendente dei soggetti di cui sopra o di strutture convenzionate e da
associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di
categorie di datori di lavoro, al solo fine di perseguire scopi determinati e
legittimi individuati dagli statuti o dai contratti collettivi.
IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORI
Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili deve essere indispensabile:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire
specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o
da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini dell'instaurazione,
gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché dell'applicazione della
normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia
di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale,
sindacale, di tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi
determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione
di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica
dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di
conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai
regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati
esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro
perseguimento. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere di rango pari a quello
dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro
diritto o libertà fondamentale e inviolabile;
e) per esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto di
quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati
alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in
materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i
danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale;
g) per garantire le pari opportunità;
h) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di
associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni, etc.
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l'adesione a partiti,
sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati
concernenti l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attività o di
incarichi sindacali (sempre che il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione
di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente,
dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonché i dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni
politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti e
ulteriormente trattati in riferimento a invalidità, infermità, gravidanza, puerperio
o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità psicofisica a svolgere determinate mansioni, all'appartenenza a determinate
categorie protette, nonché i dati contenuti nella certificazione sanitaria
attestante lo stato di malattia, anche professionale dell'interessato, o comunque
relativi anche all'indicazione della malattia come specifica causa di assenza del
lavoratore.
IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORI
Modalità del trattamento
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11, 14 e 31 e ss. del Codice, il
trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni,
nonché con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
indispensabili in rapporto ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità.
I dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a
quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall'art. 84,
comma 1, del Codice per la comunicazione all’interessato dei suoi dati inerenti a
rivelare lo stato di salute, che possono essere comunicati solo per il tramite di un
medico designato dal titolare o dall’interessato), in plico chiuso o con altro mezzo
idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche
attraverso la previsione di distanze di cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e, ove necessario, di
acquisirne il consenso scritto, in conformità a quanto previsto dagli articoli 13, 23
e 26 del Codice.
IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORI
Comunicazione e diffusione dei dati
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti
strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità del trattamento, a
soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di
previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti di patronato
e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale, agenzie per il lavoro,
associazioni ed organizzazioni sindacali di datori di lavoro e di prestatori di lavoro,
liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e
familiari dell'interessato.
Tra i dati sensibili, quelli idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai
essere diffusi.
CONCLUSIONI: RAPPORTI TRA L’AUTORIZZAZIONE 1/2004 E LE
ALTRE NORMATIVE LAVORISTICHE APPLICABILI
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero
dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di
trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai
fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare
indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del
lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine
professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo
svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in
considerazione per l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno
stato di sieropositività;
IL CASO PARTICOLARE DEL TRATTAMENTO DI DATI SENSIBILI PER
ATTIVITA’ DI SELEZIONE DEL PERSONALE (GESTIONE CURRICULA VITAE)
Le regole operative sono contenute sia nell’Autorizzazione Generale 5/2004 che
nel Provvedimento 10 gennaio 2002 “Informativa negli annunci relativi ad offerte
di lavoro”.
Con riferimento al Provvedimento 10.1.2002, il Garante segnala:
1. gli annunci di lavoro devono contenere una chiara informativa, che evidenzi
l'insieme degli elementi necessari per un conferimento consapevole dei dati da
parte del candidato e, ove necessario, per l'acquisizione di un consenso
informato e specifico (consenso che è peraltro superfluo ove i dati da inserire
nel curriculum non abbiano natura sensibile o non siano comunicati a terzi)
2. L’informativa può essere fornita anche attraverso messaggi brevi e in stile
colloquiale (omettendo superflue "assicurazioni" circa il rispetto della normativa
sulla privacy), che permettano ai candidati interessati di comprendere i seguenti
aspetti:
A) l'identità del/i titolare/i del trattamento dei dati riportati nei curricula e le finalità e
modalità del medesimo trattamento, specificando se vi siano ulteriori finalità oltre
quelle connesse alla specifica ricerca di personale, o particolari modalità di
organizzazione, di raffronto o di elaborazione dei dati. Devono essere indicati
altresì i tempi della conservazione (anche per permettere agli interessati di poter
eventualmente aggiornare ed integrare i dati), i quali devono risultare brevi e
proporzionati rispetto alle finalità e modalità del trattamento;
B) l'eventualità che i dati siano divulgati a terzi, individuati almeno per categorie;
C) la circostanza che il conferimento dei dati è facoltativo e che la mancata
indicazione di alcuni di essi può avere determinate conseguenze, invitando ad
omettere dati non pertinenti in relazione all'offerta di lavoro e a manifestare per
scritto il consenso al trattamento di dati sensibili (ad esempio, per quanto riguarda
l'appartenenza a particolari categorie protette);
D) una descrizione dei diritti riconosciuti al candidato interessato ai sensi dell'art. 7
del Codice della Privacy;
E) i dati identificativi di almeno un responsabile del trattamento, ove questi sia
designato (preferibilmente indicato nel soggetto preposto ai rapporti con gli
interessati ai sensi dell'art. 7 del Codice della privacy).
INDICAZIONI OPERATIVE DEL GARANTE SUL MODELLO DI
INFORMATIVA PER LA RACCOLTA DI CV
Si potrebbero poi inserire altre formule-tipo eventualmente necessarie del
tipo:
"Si prega di non indicare dati sensibili (relativi, in particolare, a salute,
convinzioni religiose e opinioni politiche)".
"Eventuali dati sensibili indicati (relativi, in particolare, a salute,
convinzioni religiose e opinioni politiche) saranno immediatamente
cancellati in mancanza di una dichiarazione scritta di consenso
dell'interessato al loro trattamento da parte della nostra società (e
dell'azienda nostra cliente)".
CURRICULA INVIATI SPONTANEMANTE
Risulta in parte diversa l'ipotesi dei curricula che i soggetti in cerca di occupazione
inviano spontaneamente ad aziende senza rispondere ad annunci o ad avvisi.
In questa ipotesi, la raccolta dei dati conseguente alla ricezione del curriculum non
avviene su iniziativa del titolare del trattamento, che, in questo caso, si trova
nell'impossibilità di fornire una previa informativa, né può acquisire in anticipo il
consenso eventualmente necessario alla luce dell'inclusione nel curriculum di
alcuni dati sensibili (come, ad esempio, l'appartenenza a particolari categorie
protette).
Per i casi in cui l'interessato provvede all'invio del curriculum di propria iniziativa, il
problema potrà essere risolto anche attraverso le specifiche disposizioni del codice
di deontologia relativo al trattamento dei dati necessari per finalità previdenziali o
per la gestione del rapporto di lavoro. In questa prospettiva, tuttavia, il Garante ha
indicato agli operatori interessati la necessità di adempiere comunque, senza
ritardo, agli obblighi dell'informativa — e di richiesta dell'eventuale consenso — in
caso di successivo trattamento dei dati contenuti nei curricula ricevuti.
IL CASO PARTICOLARE DEL TRATTAMENTO DI DATI SENSIBILI PER
ATTIVITA’ DI SELEZIONE DEL PERSONALE (GESTIONE CURRICULA
VITAE)
Trattamento dei dati sensibili tramite raccolta di curricula vitae
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei
conviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessati e
qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore
dei candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del
riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici
o da ragioni di servizio.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti,
la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.
Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a
tale finalità, sia in caso di risposta a questionari inviati anche per via
telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in
particolare attraverso l'invio di curricula.
IL CASO PARTICOLARE DEL TRATTAMENTO DI DATI SENSIBILI PER
ATTIVITA’ DI SELEZIONE DEL PERSONALE (GESTIONE CURRICULA
VITAE)
Trattamento dei dati sensibili tramite raccolta di curricula vitae
Non è consentito il trattamento dei dati:
a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le
opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, l'origine razziale ed etnica, e la vita
sessuale;
b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale
del lavoratore;
c) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire
discriminazioni.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica possono
essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle
finalità descritte, a soggetti pubblici o privati che siano specificamente
menzionati nella dichiarazione di consenso dell'interessato.
I dati sensibili non possono essere diffusi.
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Art. 29 - Responsabile del trattamento
Il responsabile è designato dal titolare facoltativamente.
Se designato, il responsabile è individuato tra soggetti che per
esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del
pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi
compreso il profilo relativo alla sicurezza.
Ove necessario per esigenze organizzative, possono essere designati
responsabili più soggetti, anche mediante suddivisione di compiti.
I compiti affidati al responsabile sono analiticamente specificati per
iscritto dal titolare.
Il responsabile effettua il trattamento attenendosi alle istruzioni impartite
dal titolare il quale, anche tramite verifiche periodiche, vigila sulla
puntuale osservanza delle disposizioni in materia di trattamento e
delle proprie istruzioni
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Art. 29 - Responsabile del trattamento
Rapporti tra titolare e responsabile del trattamento:
1. sul piano organizzativo interno (es: ripartizione funzioni controllo
incaricati)
2. sul piano della ripartizione delle responsabilità verso terzi (art.
2049 c.c., art 15 del Codice della privacy)
3. sul piano dei rapporti lavoristici (in caso di responsabile interno
all’azienda)
4. sul piano dei rapporti contrattuali (in caso di outsourcing)
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Responsabile del trattamento esterno all’azienda
Aspetti fondamentali da considerare:
1. Particolare attenzione nella stesura di accordi contrattuali:
(definizione ambito del trattamento, istruzioni, verifiche, chiara
definizione delle responsabilità generali e privacy, assolvimento
obblighi informativa tra le parti, previsione contrattuale della
destinazione dei dati forniti alla cessazione dell’incarico, etc).
2. Misure di sicurezza: verifica preliminare delle misure di sicurezza
adottate dal responsabile esterno (es: farsi consegnare DPS, ove
esistente)
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Responsabile del trattamento esterno all’azienda: l’appalto
all’esterno di particolari servizi
Servizio di sicurezza (vigilanza privata, videosorveglianza,
controllo accessi dei lavoratori)
Aspetti fondamentali da considerare:
1. Rispetto da parte del responsabile del Provvedimento Generale del
Garante sulla Videosorveglianza del 29 Aprile 2004.
2. Rispetto del Provvedimento Generale del Garante su uso delle
impronte digitali per i sistemi di rilevamento delle presenze nei luoghi
di lavoro
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Responsabile del trattamento esterno all’azienda: l’appalto
all’esterno di particolari servizi
Implementazione misure minime di sicurezza
DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’
Punto 25 del Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di
sicurezza - Allegato B al Codice della privacy
Il titolare che adotta misure minime di sicurezza avvalendosi di
soggetti esterni alla propria struttura, per provvedere alla esecuzione
riceve dall'installatore una descrizione scritta dell'intervento effettuato
che ne attesta la conformità alle disposizioni del disciplinare tecnico.
Aspetti di responsabilità contrattuale.
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Responsabile del trattamento esterno all’azienda: l’appalto
all’esterno di particolari servizi
Trattamento dei dati personali e ruolo consulenti (studi legali,
commercialisti, etc)
E’ sempre opportuno disciplinare le consulenze esterne nominando
responsabili del trattamento quei soggetti cui vengono affidate
prestazioni professionali, soprattutto nelle ipotesi di banche dati
contenenti informazioni dell’azienda (fatturazioni, buste paga,
contenziosi, dati di lavoratori e fornitori, etc) ubicate direttamente
presso le sedi del consulente.
Importante: nella informativa agli interessati ricordarsi di prevedere
l’ipotesi di comunicazione dei dati a consulenti esterni, acquisendo il
consenso specifico quando obbligatorio.
ASPETTI ORGANIZZATIVI: ORGANIGRAMMA E DELEGHE PRIVACY
ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
Art. 30 - Incaricati del trattamento
Le operazioni di trattamento possono essere effettuate solo da incaricati che
operano sotto la diretta autorità del Titolare o del Responsabile (art.
2049 c.c.), attenendosi alle istruzioni impartite. La designazione è effettuata
e individua puntualmente l’ambito del trattamento
consentito. Si considera tale anche la documentata preposizione della
persona fisica ad una unità per la quale è individuato per iscritto
l’ambito del trattamento consentito agli addetti all’unità medesima.
per iscritto
Contratto di lavoro: clausole privacy
Rapporto tra mansionario e privacy
Responsabilità
del
dipendente
per
violazioni
privacy=responsabilità lavoristica=sanzioni disciplinari
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
Art. 140 del Codice della privacy
Il Garante promuove la sottoscrizione di un codice di deontologia e di
buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di
invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta, ovvero per il
compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale,
prevedendo anche, per i casi in cui il trattamento non presuppone il
consenso dell'interessato, forme semplificate per manifestare e
rendere meglio conoscibile l'eventuale dichiarazione di non voler
ricevere determinate comunicazioni.
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
Opposizione del Cliente al trattamento dei dati personali per finalità
di marketing (art. 7, co. 4 del Codice della privacy)
L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano,
ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di
materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di
mercato o di comunicazione commerciale.
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
E-MAIL MARKETING
Aspetti fondamentali da considerare:
1. e-mail è dato personale (vedi art. 4, co. 3. lett. m del Codice della
privacy)
2. rapporto tra art. 130 del Codice della privacy (Comunicazioni
indesiderate) e il nuovo d.lgs. recante il Codice del Consumo;
3. uso della e-mail per finalità di marketing nei rapporti B2B e decreto
legislativo 70/2003
4. il Provvedimento Generale 9 Settembre 2003 del Garante su “E-mail
spamming”.
5. responsabilità penali: reclusione da sei a diciotto mesi o da sei a
ventiquattro mesi per spamming.
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
E-MAIL MARKETING: REGOLE PARTICOLARI
L'uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l'intervento di un
operatore (non solo e-mail ma anche telefax, messaggi del tipo Mms
(Multimedia Messaging Service) o Sms (Short Message Service) o di altro
tipo) per l'invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il
compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale è
consentito con il consenso dell'interessato (opt-in).
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
E-MAIL MARKETING: REGOLE PARTICOLARI
Al di fuori di questi casi, ulteriori comunicazioni per l'invio di
materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di
ricerche di mercato o di comunicazione commerciale effettuate con
mezzi diversi da quelli ivi indicati, sono consentite ai sensi degli
articoli 23 e 24 del Codice della privacy (dunque o richiesta di
consenso preventiva o assenza dell’obbligo di richiedere il consenso
ai sensi dell’art. 24, ad esempio: per adempiere ad obblighi
contrattuali, per rispondere a specifiche richieste dell’interessato, per
trattamenti di dati riguardanti lo svolgimento di attività economiche,
per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo, per
elaborazioni statistiche).
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
E-MAIL MARKETING: REGOLE PARTICOLARI
Fatto salvo quanto abbiamo appena visto se il titolare del trattamento
utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le
coordinate di posta elettronica fornite dall'interessato nel contesto
della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il
consenso dell'interessato, sempre che si tratti di servizi
analoghi a quelli oggetto della vendita e l'interessato,
adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in
occasione di successive comunicazioni. L'interessato, al momento
della raccolta e in occasione dell'invio di ogni comunicazione
effettuata per finalità commerciali, è informato della possibilità di
opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e
gratuitamente.
IL TRATTAMENTO DEI DATI PER FINALITA’ DI PROMOZIONE
COMMERCIALE DELL’AZIENDA
E-MAIL MARKETING: REGOLE PARTICOLARI
E' vietato in ogni caso l'invio di comunicazioni elettroniche a scopo
promozionale, effettuato camuffando o celando l'identità del mittente
o senza fornire un idoneo recapito presso il quale l'interessato possa
esercitare i diritti di cui all'articolo 7 del Codice.
In caso di reiterata violazione il Garante può altresì prescrivere a fornitori
di servizi di comunicazione elettronica di adottare procedure di filtraggio o
altre misure praticabili relativamente alle coordinate di posta elettronica da
cui sono stati inviate le comunicazioni.
L’IMPIANTO SANZIONATORIO DEL CODICE DELLA PRIVACY: LE
VIOLAZIONI SANZIONATE IN VIA AMMINISTRATIVA
Art. 161 - Omessa o inidonea informativa all’interessato
La violazione delle disposizioni che obbligano il Titolare del trattamento a
rendere agli interessati idonea e preventiva Informativa (art. 13 del Codice) è
punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma:
da tremila euro a diciottomila euro se il trattamento su cui non è stata
resa o è stata resa in maniera inidonea l’Informativa riguarda dati personali
comuni;
da cinquemila euro a trentamila euro se il trattamento su cui non è stata
resa o è stata resa in maniera inidonea l’Informativa riguarda:
1. dati sensibili o giudiziari;
2. è un trattamento di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari che, in relazione
alla natura dei dati o alle modalità del trattamento o agli effetti che può
determinare, presenta rischi specifici o, comunque, di maggiore rilevanza del
pregiudizio per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità
dell'interessato.
La somma può essere aumentata sino al triplo quando risulta inefficace in
ragione delle condizioni economiche del contravventore.
Art. 162 Violazione delle norme sulla cessione dei dati
L’articolo 16 del Codice della Privacy prevede che in caso di cessazione,
per qualsiasi causa, di un trattamento i dati sono:
a) distrutti;
b) ceduti ad altro titolare, purché destinati ad un trattamento in termini
compatibili agli scopi per i quali i dati sono raccolti;
c) conservati per fini esclusivamente personali e non destinati ad una
comunicazione sistematica o alla diffusione;
d) conservati o ceduti ad altro titolare, per scopi storici, statistici o
scientifici, in conformità alla legge, ai regolamenti, alla normativa
comunitaria e ai codici di deontologia e di buona condotta.
La cessione dei dati in violazione di quanto previsto dall'articolo 16,
comma 1, lettera b), o di altre disposizioni in materia di disciplina del
trattamento dei dati personali è punita con la sanzione amministrativa del
pagamento di una somma da cinque mila euro a trentamila euro.
Art. 163 Omessa o incompleta notificazione
Chiunque, essendovi tenuto:
a) non provvede tempestivamente alla notificazione ai sensi degli articoli
37 e 38 del Codice della Privacy;
b) ovvero indica in essa notizie incomplete;
è punito con:
1) la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da diecimila
euro a sessantamila euro
2) la sanzione amministrativa accessoria della pubblicazione
dell'ordinanza-ingiunzione, per intero o per estratto, in uno o più giornali
indicati nel provvedimento che la applica.
Art. 164 Omessa informazione o esibizione al Garante
Chiunque omette di fornire le informazioni o di esibire i documenti
richiesti dal Garante:
1) in occasione della discussione di un ricorso davanti al Garante;
2) in occasione delle ordinarie attività di accertamento, ispezione e
controllo del Garante;
è punito con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da
quattromila euro a ventiquattro mila euro.
L’IMPIANTO SANZIONATORIO DEL CODICE DELLA PRIVACY: GLI
ILLECITI PENALI
Art. 167 Trattamento illecito di dati
Salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per
sé o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento
di dati personali in violazione:
A) delle norme del Codice (artt. 18 e 19) in materia di rispetto da parte dei
soggetti pubblici dei principi di liceità generale dei trattamenti di dati
comuni);
B) delle norme del Codice in materia di acquisizione del consenso (art.
23);
C) delle norme in materia di trattam,ento di dati nell’ambito di servizi di
comunicazione elettronica, con particolare riferimento a:
Art. 167 Trattamento illecito di dati
C.1) trattamento di dati relativi al traffico (art. 123);
C.2) trattamento dei dati relativi all’ubicazione (art. 126);
C.3) trattamento dei dati nell’ambito di elenchi di abbonati (art. 129);
C.4) trattamento dei dati a fini di comunicazioni elettroniche non
sollecitate (art. 130);
è punito, se dal fatto deriva nocumento, con la reclusione da sei a
diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con
la reclusione da sei a ventiquattro mesi.
Salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per
sé o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento
di dati personali in violazione:
A) delle norme del Codice in materia di trattamenti che presentano
particolari rischi per gli interessati (art. 17);
B) delle norme del Codice in materia di trattamenti di dati sensibili o
giudiziari svolti da soggetti pubblici (artt. 20, 21);
C) delle norme del Codice in materia di trattamenti di dati idonei a rivelare
lo stato di salute da soggetti pubblici in base ad espressa previsione
normativa (artt. 22, commi 8 e 11);
D) delle norme del Codice in materia di divieto di comunicazione o
diffusione dei dati personali (art. 25);
E) delle norme in materia di trattamento di dati sensibili o giudiziari svolti
da soggetti privati (artt. 26 e 27);
è punito, se dal fatto deriva nocumento, con la reclusione da uno a tre
anni.
Art. 169 Omessa adozione delle misure di sicurezza
Chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime di
sicurezza è punito con l'arresto sino a due anni o con l'ammenda da
diecimila euro a cinquantamila euro.
Procedimento del ravvedimento operoso:
All'autore del reato, all'atto dell'accertamento o, nei casi complessi, anche
con successivo atto del Garante, è impartita una prescrizione fissando un
termine per la regolarizzazione non eccedente il periodo di tempo
tecnicamente necessario, prorogabile in caso di particolare complessità o
per l'oggettiva difficoltà dell'adempimento e comunque non superiore a sei
mesi.
Nei sessanta giorni successivi allo scadere del termine, se risulta
l'adempimento alla prescrizione, l'autore del reato è ammesso dal Garante
a pagare una somma pari a 12.500 Euro. L'adempimento e il pagamento
estinguono il reato.
Art. 168 Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante
Chiunque:
A) nella notificazione di cui all'articolo 37;
B) o in comunicazioni, atti, documenti o dichiarazioni resi o esibiti in un
procedimento dinanzi al Garante o nel corso di accertamenti;
dichiara o attesta falsamente notizie o circostanze o produce atti o
documenti falsi, è punito, salvo che il fatto costituisca più grave reato, con
la reclusione da sei mesi a tre anni
Dunque tale caso è diverso e più grave rispetto alla violazione
amministrativa consistente nella incompleta od omessa notificazione.
Altre fattispecie penalmente rilevanti (artt. 170, 171 e 172)
Chiunque, essendovi tenuto, non osserva le prescrizioni contenute:
A) nel sistema delle Autorizzazioni Generali sul trattamento dei dati
sensibili (art. 26, co. 2);;
B) nell’Autorizzazione sul trattamento di dati genetici e dei donatori di
midollo osseo (art. 90);
C) nel provvedimento con il quale il Garante, in occasione di un ricorso
presentato all’Autorità, dispone l’immediato blocco, la sospensione del
trattamento od ordina al Titolare la cessazione del comportamento
illegittimo
è punito con la reclusione da tre mesi a due anni.
Altre fattispecie penalmente rilevanti (artt. 170, 171 e 172)
Sono punite, salvo che il fatto non costituisca più grave reato, con
l'ammenda da Euro 51,16 ad Euro 516,00 o con l'arresto da 15 giorni ad un
anno le fattispecie di violazione delle norme della L. 300/1970 (Statuto dei
Lavoratori) di cui all’articolo 4 (Divieto di controllo a distanza dei
lavoratori) e articolo 8 (divieto di indagini sulle opinioni).
Nei casi più gravi le pene dell'arresto e dell'ammenda sono applicate
congiuntamente.
Quando, per le condizioni economiche del reo, l'ammenda può presumersi
inefficace anche se applicata nel massimo, il giudice ha facoltà di
aumentarla
fino
al
quintuplo.
L'autorità giudiziaria ordina la pubblicazione della sentenza penale di
condanna nei modi stabiliti dall'art. 36 del codice penale.
La condanna per uno dei delitti previsti dal Codice della Privacy importa la
pubblicazione della sentenza.
LE SANZIONI SUL PIANO CIVILISTICO: IL RISARCIMENTO DEL
DANNO DA TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI (ART. 15)
Chiunque cagiona danno ad altri per effetto del trattamento di dati
personali è tenuto al risarcimento ai sensi dell'articolo 2050 del codice
civile.
Il danno non patrimoniale è risarcibile anche in caso di violazione delle
norme che stabiliscono i principi generali di liceità e correttezza dei
trattamenti e dei requisiti dei dati (art. 11).
IL POTERE DI ACCERTAMENTO E DI CONTROLLO DEL GARANTE
(ARTT. 157-160)
Per l'espletamento dei propri compiti il Garante può richiedere al titolare,
al responsabile, all'interessato o anche a terzi di fornire informazioni e di
esibire documenti (anche via facsimile o via e-mail).
Il Garante può disporre accessi a banche di dati, archivi o altre ispezioni e
verifiche nei luoghi ove si svolge il trattamento o nei quali occorre
effettuare rilevazioni comunque utili al controllo del rispetto della
disciplina in materia di trattamento dei dati personali. Il Garante si avvale
anche, ove necessario, della collaborazione di altri organi dello Stato.
Gli accertamenti, se svolti in un'abitazione o in un altro luogo di privata
dimora o nelle relative appartenenze, sono effettuati con l'assenso
informato del titolare o del responsabile, oppure previa autorizzazione del
presidente del tribunale competente per territorio in relazione al luogo
dell'accertamento, il quale provvede con decreto motivato senza ritardo, al
più tardi entro tre giorni dal ricevimento della richiesta del Garante quando
è documentata l'indifferibilità dell'accertamento.
IL POTERE DI ACCERTAMENTO E DI CONTROLLO DEL GARANTE
(ARTT. 157-160)
Nel procedere a rilievi e ad operazioni tecniche il personale del Garante
operante può altresì estrarre copia di ogni atto, dato e documento, anche a
campione e su supporto informatico o per via telematica. Degli
accertamenti è redatto sommario verbale nel quale sono annotate anche le
eventuali dichiarazioni dei presenti.
Ai soggetti presso i quali sono eseguiti gli accertamenti è consegnata
copia dell'autorizzazione del presidente del tribunale, ove rilasciata. I
medesimi soggetti sono tenuti a farli eseguire e a prestare la
collaborazione a tal fine necessaria. In caso di rifiuto gli accertamenti
sono comunque eseguiti e le spese in tal caso occorrenti sono poste a
carico del titolare con il provvedimento che definisce il procedimento, che
per questa parte costituisce titolo esecutivo ai sensi degli articoli 474 e
475 del codice di procedura civile.
Gli accertamenti, se effettuati presso il titolare o il responsabile, sono
eseguiti dandone informazione a quest'ultimo o, se questo è assente o
non è designato, agli incaricati. Agli accertamenti possono assistere
persone indicate dal titolare o dal responsabile.
IL POTERE DI ACCERTAMENTO E DI CONTROLLO DEL GARANTE
(ARTT. 157-160)
Se non è disposto diversamente nel decreto di autorizzazione del
presidente del tribunale, l'accertamento non può essere iniziato prima
delle ore sette e dopo le ore venti, e può essere eseguito anche con
preavviso quando ciò può facilitarne l'esecuzione.
Quando emergono indizi di reato il Garante segnala il caso alla
competente Procura della Repubblica.