A
Verso l’Enterprise Project
Management con PMC
Valdimiro Consani
Direttore
Project.Net
Gioacchino Gaudioso
Direttore Commerciale
RGM Consultants
Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001
Contenuti
Introduzione al Concetto di EPM
Che cos’è PMC
Architettura del Sistema
Integrazione con MS Project
Caratteristiche di un sistema di EPM
Demo
Domande e Risposte
Seminario EPM – Segrate 30 Novembre 2001
Le Imprese Oggi - Lo Scenario
Adottare criteri di valutazione oggettiva del miglioramento
delle performances aziendali. I sistemi tradizionali di
controllo non permettono la completa comprensione delle
cause che originano inefficienza nei processi (effetti rilevati
ex-post)
perciò
la visione per natura e per Unità Organizzativa deve essere
integrata da un’analisi per processi, fasi ed attività (vedi
anche Activity Based Management e Activity Based
Costing).
Definire in modo chiaro i processi e gli “obiettivi di
processo”.
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Le nuove esigenze
 Le nuove esigenze che emergono
nell’applicazione del P.M. nelle imprese, rispetto
all’approccio classico (un progetto per volta,
tempi di realizzazione lunghi e risorse dedicate),
sono:
 Coesistenza di un numero elevato di progetti di grandi,
medie e piccole dimensioni,
 Ampia gamma di tempistiche di sviluppo,
 Risorse coinvolte contemporaneamente su più progetti
 Aumento dei carichi di lavoro e della loro concentrazione
nel tempo,
 Risorse specializzate sempre più rare e con rapido turnover.
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Gestione Multiprogetto
L’approccio classico, applicato al nuovo contesto,
richiede un dispendio eccessivo di energie nella
definizione dei singoli progetti ed è stato perciò
causa di insuccessi.
La complessità di gestione che deriva dal dover
assegnare tempi, risorse e costi ad un elevato numero
di progetti contemporanei, richiede metodologie
organizzative e gestionali nonché strumenti adeguati.
E’ per questo che si è sviluppata una metodologia di
“Gestione Multiprogetto”, basata sulle analogie
esistenti tra i processi (cicli) di sviluppo dei progetti e
quelle già in uso per la pianificazione della produzione.
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Enterprise Project Management
 Abbiamo così introdotto il concetto di Enterprise
Project Management, almeno da un punto di vista
metodologico, e di come il Project Management
tradizionale si sia evoluto in un sistema di
Pianificazione e Controllo Aziendale, diventando
di fatto anche un sistema di Supporto alle
Decisioni Direzionale (DSS).
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Relazione tra processi di PM ed altri
processi gestionali
Project Management tradizionale
Processi di Gestione
Aziendale
Processo di PM
Progetto 1
Processo di PM
Progetto n
Processo di PM
Progetto 2
Enterprise Project Management
Processo di PM
Progetto 3
Relazione difficile:
• Reimportazione dei dati spesso manuale
• Su diversi progetti, diverse regole e
spesso diversi strumenti
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Processi di Gestione
Aziendale
Processo di PM
Progetto 1
Processo di PM
Progetto n
Processo di PM
Progetto 2
Processi di EPM
L’integrazione fra il processo di PM e
altri processi Gestionali
Apertura
Commessa
Programmazione
Budgeting
Avanzamento Fisico
Impegnato
Fatturato
Impegnato
Contabilizzato
Maturato
Analisi Earned Value
Forecasting
Processo di PM
Processo Gestionale
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Benefici attesi dal sistema EPM
 Gestire il portafoglio Progetti/Commesse
definendo le priorità
 Ottimizzare l’organico gestendo i carichi di lavoro
 Eseguire le attività che servono quando servono e
con il giusto numero e tipologia di risorse
 Gestire i costi di sviluppo dei Progetti quando si
generano (impegnato) e non solo quando di
contabilizzano
 Misurare le performance aziendali per migliorarle
 Definire, condividere e comunicare l’ambiente, le
regole, e gli standard comuni.
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Caratteristiche di un Sistema EPM
Unico punto di accesso a tutte le informazioni dei progetti
Database Enterprise
Funzionalità differenziate in base ai diversi ruoli
Differenziazione tra utenti di processo ed utenti di analisi
Approccio rigoroso nella gestione economica del progetto
Piena integrabilità con i sistemi ERP/Gestionali
Funzionalità di Portfolio Management
Analisi OLAP e DSS
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L’EPM nel Sistema Informativo
Richieste / Analisi
di Mercato
GESTIONE
CLIENTI
E.R.P.
Contract
Management
Vincoli
commerciali
GESTIONE DATI
MANODOPERA
Rilev.
Presenze
Carichi risorse
Organici,
Consuntivi MOD
GESTIONE DATI
CONTABILI E
CONTROLLO DI GESTIONE
E.R.P.
Finance
Piano consegne
Anagrafica Commesse, Budget,
Stime a finire
Pianificazione
Strategica
Costi consuntivi, Tassi orari
E.P.M.
( Offerte, Make or Buy,
Buy,
Piani di Produzione,..)
Date di necessità
Date di necessità
Date di necessità
Status avanzamento dati di Progetto
(disegni, specifiche,. cicli,…)
Leadtimes,
Avanzamento produzione
E.R.P.
P.D.M.
GESTIONE DATI
DI PROGETTO
Legenda:
Da EPM vs Applicativo
Da Applicativo vs EPM
Leadtimes, Status R.A. e Ordini
GESTIONE DATI
LOGISTICA E
PRODUZIONE
Material and
Production
Management
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E.R.P.
Procurement
GESTIONE DATI
FORNITORI
E FORNITURE
Che cos’è PMC
PMC (Project Management Console) è un
ambiente integrato di EPM dove si incontrano
le avanzate caratteristiche funzionali e
l’ineguagliabile flessibilità di MS Project con le
metodologie di Project Management più
rigorose
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Architettura
PMC ha un’architettura modulare basata su un
database relazionale strutturato in modo da
contenere tutte le informazioni generate dalla
gestione dei progetti.
Sul database insistono una serie di moduli finalizzati
alla gestione ed all’elaborazione delle diverse
informazioni, che si innestatano su una piattaforma
comune (denominata appunto Console) che è
caratterizzata da funzionalità applicative trasversali a
tutti i moduli
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Schema Architettura
OLAP
ANALYSIS
SERVER
Reporting & Analysis
Module
Reporting
& Analysis
Microsoft Project
Modules
DATABASE
SERVER
Management Modules
Microsoft Project 2000
Portfolio Management
Microsoft Project
Central
System
Admin
Standard
Tables
Project’s
Library
Breakdown
Structures
COMMON COMPONENTS
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Cost
Management
Progress
Tracking
Flusso Operativo di P&C
Controllo
Pianificazione
Scheda
Progetto
Anagrafica
Commessa da ERP
Anagrafiche di
Progetto
Anagrafica Risorse
Strutture (PBS, SAB
WBS, RBS, CBS)
Programma Lavori
Allocazione Risorse
Consuntivi da
ERP
Input Automatico
Contabilizzato
Ordini Emessi da
ERP
Valori Impegnato
Da Acquisti
Valorizzazione
Risorse
CONTROLLO COSTI
Avanzamento
Fisico
Pianificazione
AvanzamentoFisico
Convalida
Piano
Budgeting
Consuntivazione
Risorse
Avanzamento
Tempi
CONTROLLO AVANZAMENTO
Project
Reports
Reporting
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PROJECT COLLABORATION
Architettura
Integrazione con MS Project
L’integrazione con MS Project e le modalità di
attuazione della stessa costituiscono un punto di forza
di PMC.
L’integrazione è disponibile a partire da MS Project 2000
L’integrazione avviene senza alcuna modifica alla
interfaccia standard di MS Project, con grande beneficio
per il passaggio alle successive versioni del prodotto
L’integrazione è totalmente realizzata a livello di DB con
processi che gestiscono le funzioni bi-direzionali di scambio
dati tra MS Project e gli altri moduli di PMC
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Livello di Integrazione MSP
Apertura del progetto MS Project direttamente dalla
Console di PMC
Creazione del progetto in PMC: lo stesso viene
automaticamente creato in MS Project
Creazione del piano in MS Project: in un secondo tempo
può essere salvato nel DB e la WBS definita può essere
importata automaticamente in PMC
Le date pianificate o consuntivate in MS Project possono
essere utilizzate per la fasatura dei costi o
dell’avanzamento fisico del progetto. Esiste una funzione
automatica di allineamento date.
La data di Timenow (data corrente) può essere impostata
direttamente in PMC
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Integrazione ERP
Integrazione già disponibile con ERP Practor 5
prodotto da SMC
In fase di studio modulo di connessione standard per
SAP e JD Edwards
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Il Portfolio Management
PMC dispone di funzionalità di Portfolio Management
quali:
Strutture di raggruppamento progetti per linea di business,
per cliente, per area geografica , per settore, per priorità, ecc.
Analisi del carico di lavoro multiprogetto a diversi livelli di
dettaglio della RBS (Sede, Dipartimento, Skill, Risorsa)
Analisi economica del portafoglio progetti (Budget, Consuntivi
e Previsioni a Finire sia in termini di costi che di ricavi)
Strutture Multidimensionali per analisi OLAP multiprogetto
su tempi, risorse e costi dei progetti gestiti
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Modalità Operative di PT
La gestione dell’avanzamento
fisico si origina dalla WBS di
progetto.
I PE rappresentano un dettaglio
degli elementi di WBS e
possono essere associati, con
relazione 1:1 o n:1, alle attività
pianificate in MP o ad altre
strutture gerarchiche
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PE1
PE2
PEn
OBS
Per ogni elemento di WBS si
associano uno o più “Progress
Element” (PE).
WBS
Modalità Operative di CM
CBS
La gestione dei costi si origina
dalla CBS di progetto.
I CE rappresentano un dettaglio
degli elementi di CBS e possono
essere associati, con relazione
1:1 o n:1, alle attività pianificate
in MP o ad altre strutture
gerarchiche (WBS,OBS, ecc.)
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CE1
CE2
CEn
WBS
Per ogni elemento di CBS si
associano uno o più “Cost
Element” (CE).
Enterprise Reporting
Distribuzione controllata delle informazioni (Cs o Web)
Schedulazione dell’elaborazione dei report
Analisi mutlidimensionale OLAP
Differenziazione utenti di processo da utenti di analisi
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Proactive Reporting System
CLIENT INTERFACE
APPLICATION SERVER/S
PMC DATABASE
System Admin
Execute SQL
PMC
System Security
Define Analysis
Parameters
Setup Alarm
Thresholds
IF..
Setup Analysis
Frequency
Schedule Reports
Traffic Lights
Distribute Reports
Printed
Format
e-Mail
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Intranet
Internet
Active/Push
Channel
Demo.....
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Domande e Risposte
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