I
n
d
i
c
e
Analisi e Valutazione dei Sistemi di
Controllo Interno
1 Introduzione: Revisione e Sistemi di
Controllo Interno
2 Percorsi di analisi e valutazione del controllo
interno
3 Casi Tempcon e Permcon (Incassi da clienti)
4 Dall’ottica contabile all’ottica gestionale
5 Caso C: comparazione consuntivo su budget
Analisi e Valutazione
dei Sistemi di Controllo Interno
1
INTRODUZIONE: REVISIONE e
SISTEMI di CONTROLLO
INTERNO
Livelli di revisione
ISPETTORATO AMMINISTRATIVO
REVISIONE CONTABILE
REVISIONE GESTIONALE
Fasi del processo
1 Pianificazione della revisione
2 Analisi e valutazione del controllo
interno
3 Test sostanziali
4 Supervisione del lavoro
5 Rapporti di revisione
Livelli di controllo interno
CONTROLLO AMMINISTRATIVOCONTABILE
CONTROLLO GESTIONALE
SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
L’INSIEME DELLE DIRETTIVE, DELLE PROCEDURE E
DELLE TECNICHE ADOTTATE DALL’AZIENDA ALLO
SCOPO DI RAGGIUNGERE I SEGUENTI OBIETTIVI
(Documento 3.1 CNDC & R):
CONFORMITÀ DELL’ATTIVITÀ DEGLI
ORGANI AZIENDALI ALL’OGGETTO CHE
L’IMPRESA SI PROPONE DI CONSEGUIRE
ED ALLE POLITICHE IMPARTITE DALLA
DIREZIONE;
SALVAGUARDIA DEL PATRIMONIO
AZIENDALE;
AFFIDABILITÀ DEI DATI.
Guida Operativa sulla vigilanza
del Sistema di controllo interno
(da parte del Collegio Sindacale)
1. Gli obiettivi del controllo
interno
2. I soggetti coinvolti
3. L’attività di vigilanza
1. GliObiettivi del controllo interno
(Guida Operativa Vigilanza Collegio Sindacale)
 presidio della economicità (efficacia
ed efficienza) delle operazioni
aziendali in conformità alle strategie,
obiettivi e politiche aziendali,
ai fini anche della salvaguardia del
patrimonio aziendale
 presidio della attendibilità del
sistema informativo aziendale
 presidio del rispetto della normativa
applicabile all’attività dell’impresa
Presidio dell’attendibilità del
sistema informativo aziendale
 sia per le sue componenti
finalizzate alla predisposizione del
bilancio destinato alla
pubblicazione
 sia per quelle finalizzate alla
predisposizione del reporting
gestionale interno
3. L’attività di vigilanza
 attività continua di monitoraggio
sull’operatività del sistema di
controllo interno, anche mediante
incontri con gli altri soggetti interni
ed esterni coinvolti, e valutazione
dei punti di debolezza
 predisposizione e aggiornamento di
un documento di autovalutazione
del profilo del sistema di controllo
interno e del rischio aziendale
Analisi e Valutazione
dei Sistemi di Controllo Interno
2
PERCORSI di ANALISI e
VALUTAZIONE del
CONTROLLO INTERNO
Analisi e valutazione del sistema
di controllo interno
Per dare risposta alle seguenti
domande:
1 Qual è il sistema ufficiale?
2 Qual è il suo funzionamento
effettivo?
3 E’ adeguato per realizzare un
soddisfacente controllo interno?
Analisi del controllo interno
Risposte aperte
QUESTIONARIO
Risposte chiuse
(SI/NO)
Questionario sul controllo interno/1
Quesiti
1 Gli ordini ricevuti sono
tutti tempestivamente
registrati?
2 Per mezzo di moduli
prenumerati?
3 Su un registro ordini
ricevuti in ordine
progressivo numerico?
4 Gli ordini evasi vengono
tempestivamente
annullati?
…
SI
NO
N/A
Note
Questionario sul controllo interno/2
Quesiti
Gli ordini ricevuti
1 sono tempestivamente registrati?
SI
T.
C.
2 Per mezzo di moduli
prenumerati?
3
C.
A.
Su un registro ordini
in ordine progressivo
numerico?
Gli ordini evasi sono
4 tempestivamente
annullati?
E.D.
NO
T.
C.
Analisi del controllo interno
(verifica funzionamento effettivo)
TEST DI CONFORMITA’
Test di conformità
Per acquisire una
“ragionevole sicurezza”
che i meccanismi di controllo previsti
sono effettivamente esistenti
e propriamente applicati dalle persone
Cliente:
Esercizio:
Programma di lavoro
Test sul controllo interno
Ciclo Vendite - Crediti Verso Clienti - Incassi
100 PRG TCI
Sigla Resp.Rev
Data:
Obiettivo: 1. Verificare la completezza della
documentazione
1.
Per gli ordini dal n. …….. al n. ……..,
- accertare la sequenza numerica
- accertare la regolare approvazione
2.
Per i documenti di trasporto dal n. ……..
al n. ……..,
- accertare la sequenza numerica
…
Sigla del
Revisore
Data
Riferimento
al foglio di
lavoro
Cliente:
Esercizio:
Programma di lavoro
Test sul controllo interno
Ciclo Vendite - Crediti Verso Clienti - Incassi
100 PRG TCI
Sigla Resp.Rev
Data:
Obiettivo: 2. Verificare che tutte le spedizioni
siano autorizzate e fatturate
Selezionare n. ……. documenti di trasporto
ed effettuare le seguenti verifiche:
- corrispondenza con ordine approvato
- corrispondenza con fattura
- scarico di magazzino
…
Sigla del
Revisore
Data Riferimento
al foglio di
lavoro
Valutazione del controllo
interno
1. Debolezze singole
2. Combinazioni critiche
3. Impatto sulla revisione
(test sostanziali)
Analisi e Valutazione
dei Sistemi di Controllo Interno
3.1
Caso TEMPCON
(incassi da clienti)
Attività del ciclo
(Incassi da clienti)
1 Ricevimento valori
2 Distinta valori ricevuti
3 Reversale di incasso
4 Rilevazione contabile
La reversale viene trasmessa agli
uffici contabili per la registrazione
Contabilità
di Cassa
Reversale
d’incasso
Contabilità
Generale
Contabilità
Clienti
Caso TEMPCON
• Volume di affari: 40 Milioni di Euro
• Dipendenti: 106
• Incassi a mezzo posta: 15% del
fatturato
Caso TEMPCON
Clienti
Azienda
(Ufficio Posta)
Lettere
con Assegni
Caso TEMPCON
Il soggetto A:
- apre la posta
- prepara le reversali d’incasso
- invia le reversali e gli assegni a C
per la registrazione
Caso TEMPCON
Soggetto
A
Soggetto
C
Reversali e
Assegni
Caso TEMPCON
Il soggetto A:
- manda una copia delle reversali
di incasso a B che effettua la
rilevazione sul partitario-clienti
- prepara il bilancio di verifica del
partitario e riconcilia il totale con
il conto crediti v/clienti
Caso TEMPCON
Soggetto
A
Soggetto
B
Copia
reversali
Caso TEMPCON
Il soggetto B:
- effettua la rilevazione sul
partitario clienti
- prepara gli estratti conto per i
clienti e controlla la concordanza
dei saldi con quelli del bilancio
di verifica
- invia gli estratti conto ai clienti
Caso TEMPCON
Soggetto
B
Clienti
Estratto
conto
Caso TEMPCON
Il soggetto C:
- effettua la rilevazione sul
giornale di cassa
- prepara la rilevazione finale a
mastro
- effettua il versamento degli
assegni in banca
Caso TEMPCON
Soggetto
C
Banca
Distinta di
versamento e
Assegni
Caso TEMPCON
Il soggetto D:
- a fine mese riconcilia gli estratti
conto inviati dalla banca con il
relativo conto di mastro
Caso TEMPCOM
Banca
Soggetto
D
Estratto
conto
Caso TEMPCON
Questionario sul controllo interno
si
• Esiste un efficace
controllo sugli incassi
da clienti
prima della registrazione
iniziale?
no
Caso TEMPCON
Questionario sul controllo interno
si
• Le registrazioni successive
degli incassi
sono effettuate da persone
che non hanno acceso
diretto ai valori di cassa?
no
Caso TEMPCON
Questionario sul controllo interno
• Le rilevazioni sui partitari
clienti sono effettuate da
persone che non hanno
accesso diretto ai valori
di cassa?
• E le registrazioni iniziali
che le determinano?
si
no
Caso TEMPCON
Questionario sul controllo interno
• Gli estratti conto dei
clienti
sono preparati e seguiti
da persone che non
hanno accesso diretto
ai valori di cassa?
si
no
Caso TEMPCOM
Questionario sul controllo interno
si
• Il bilancio di verifica
è preparato e riconciliato
da persone che non
hanno accesso diretto ai
valori di cassa?
no
Caso TEMPCON
Conclusioni
Il questionario indica una combinazione
critica di debolezze relativamente al
soggetto A
Questi potrebbe intercettare gli assegni
in arrivo e nascondere
temporaneamente tale intercettazione
Caso TEMPCON
Impatto sulle procedure di audit
Estendere i test sostanziali
relativi ai calcoli sul bilancio di
verifica ed alle riconciliazioni con
i conti di mastro
Analisi e Valutazione
dei Sistemi di Controllo Interno
3.2
Caso PEMPCON
(incassi da clienti)
Caso PERMCON
• Volume di affari: 42 Milioni di Euro
• Dipendenti: 82
• Vendite dirette: 25% del fatturato
Caso PERMCON
L’impiegato Bianchi:
- riceve i pagamenti diretti dei clienti
- prepara la distinta dei valori ricevuti
dai clienti
- prepara ed effettua il versamento in
banca
Caso PERMCON
L’impiegato Bianchi:
- prepara il giornale di cassa
- effettua la rilevazione sul mastro
(contabilità generale)
- sottopone mensilmente il mastro al
responsabile amministrativo (che effettua
anche le riconciliazioni bancarie)
Caso PERMCON
L’impiegato Bianchi:
- invia copia delle distinte dei valori ricevuti
all’impiegato Rossi per la rilevazione sul
partitario clienti
Caso PERMCON
L’impiegato Rossi:
- effettua la rilevazione sul partitario clienti
- prepara e riconcilia mensilmente
il bilancio di verifica
- prepara ed invia ai clienti
gli estratti conto mensili
Caso PERMCON
Domande
1 L’impiegato Bianchi può realizzare un
occultamento temporaneo dei valori in
arrivo?
Se SI, come?
2 L’impiegato Bianchi può realizzare un
occultamento permanente dei valori in
arrivo?
Se SI, come?
Caso PERMCON
Impatto sulle procedure di audit
Estendere i test sostanziali
relativi alla documentazione delle
vendite
ed alle rilevazioni contabili
Analisi e Valutazione
dei Sistemi di Controllo Interno
4
Dall’ottica CONTABILE
all’ottica GESTIONALE
Evoluzione della revisione/1
ACCURATEZZA dei dati
di SINTESI
(contabilità generale)
ACCURATEZZA dei dati
di qualunque tipo (di sintesi-analisi,
consuntivo-preventivo, interno-esterno)
Evoluzione della revisione/2
ACCURATEZZA
ed altre caratteristiche di EFFICACIA
delle informazioni
EFFICIENZA, EFFICACIA ed
ECONOMICITA’
delle operazioni di gestione
Evoluzione della revisione/3
Valutazione sistemi di controllo interno
a livello amministrativo-contabile
Valutazione sistemi di controllo interno
a livello contabile e gestionale
Analisi e Valutazione
dei Sistemi di Controllo Interno
4
Caso C:
comparazione consuntivo su
budget
Processo di controllo su budget
Definizione degli
obiettivi
budget
reporting
Misurazione delle
prestazioni
confronto
Analisi degli
scostamenti
Azioni correttive
co.ge/co.an.
RELAZIONI DI COERENZA TRA GLI
ELEMENTI DEL CONTROLLO
• STRUTTURA ORGANIZZATIVA
- le 3R: ruoli, relazioni, responsabilità
• STRUTTURA INFORMATIVA
- misurazioni, reporting e tecnologia informatica
• PROCESSO di CONTROLLO
- meccanismi operativi
- stile di controllo
RELAZIONI DI COERENZA TRA GLI ELEMENTI
DELLA STRUTTURA TECNICO-INFORMATIVA
• TRA DATI DI BUDGET E I DATI CONTABILI A
CONSUNTIVO
• TRA I DATI INTERNI E I DATI ESTERNI
• TRA I DATI DI SINTESI E I DATI DI ANALISI
• TRA I DATI CIVILISTICO-FISCALI E I DATI
GESTIONALI
• ecc.
DATI E PERCORSO DI BUDGET VENDITE-ACQUISTI
Quantità
Prezzo
Valore
Ricavi di vendita
200
10
2.000
Costo del venduto
200
7
1.400
Voce di budget
Margine (contrib.)
Variazione magazzino
Costi di acquisto
Cash flow potenziale
600
20
7
140
220
7
1.540
460
DATI E PERCORSO DI CONTABILITA’
Prezzo
medio
Voce di bilancio
Valore
Quantità
Ricavi di vendita
2.132
208
10.25
Acquisti
1.680
224
7.5
Cash flow potenziale
452
Variazione magazzino
90
12
7.5
Costo del venduto
1.590
212
7.5
Margine (contrib.)
542