Stampa dei dati - 1
I dati visualizzati, provenienti sia da tabelle che da query, possono essere
stampati selezionando l’opzione ‘Stampa’ dalla voce di menu ‘File’ (è
disponibile anche l’anteprima di stampa).
In realtà, il report rappresenta un metodo più efficace per stampare i dati. La
possibilità di controllare le dimensioni e l'aspetto di ogni elemento di un
report consente di mostrare le informazioni nel modo desiderato.
Costruiamo un report per la stampa di un elenco studenti, raggruppati per provincia di
residenza e, nell’ambito del gruppo, ordinati per cognome.
Creiamo innanzitutto una query (residenza_studenti) che estrae i campi utili per la
stampa. Su tale query realizzeremo il report:
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Selezioniamo, nell’elenco degli
oggetti, ‘Report’
Facciamo doppio click su ‘Crea un
report mediante una creazione
guidata’ (è il metodo più efficace)
Innanzitutto scegliamo in quale oggetto si
trovano i dati da stampare (tabella o
query)
La casella di riepilogo ‘Campi disponibili:’
mostrerà tutti i campi utilizzabili.
Clicchiamo su un campo e poi su ‘>’ per
includerlo nel report.
Clicchiamo su ‘>>’ per includere nel report
tutti i campi (è il nostro caso)
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Scegliamo come visualizzare i dati, cioè in
base alla tabella ‘studenti’
Scegliamo il campo in base al quale
raggruppare gli studenti e clicchiamo su
‘>’
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Selezioniamo il campo in base al quale
ordinare le righe (nell’ambito della
provincia). Nel nostro caso ‘cognome’
Definiamo il layout di stampa
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Selezioniamo uno stile da applicare tra
quelli disponibili. Sulla sinistra ne viene
visualizzata l’anteprima
L’ultima operazione nella creazione di
un report è dare un nome allo stesso.
Una buona regola potrebbe essere
quella di dare al report lo stesso nome
dell’oggetto di origine dei dati, nel
nostro caso ‘residenza_studenti’
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Il report appena creato verrà subito visualizzato in anteprima e,
come si vede, necessita di essere personalizzato.
Nella barra degli strumenti troviamo il pulsante per la
selezione della modalità di visualizzazione del report.
- In ‘Visualizzazione struttura’ possiamo apportare modifiche
al report;
- in ‘Anteprima di stampa’ vediamo come verrà stampato il
report con tutti i record;
- in ‘Anteprima di layout’ vediamo il layout del report solo con
alcuni record ‘campione’
In ‘Visualizzazione struttura’ procediamo alla
personalizzazione.
Gli elementi strutturali del report sono:
- Intestazione report (e piè di pagina report): i dati in
questa sezione verranno stampati solo all’inizio (e alla
fine) dell’elenco
- Intestazione pagina (e piè di pagina): i dati in questa
sezione verranno stampati all’inizio (e alla fine) di ogni
pagina
- Intestazione provincia: i dati in questa sezione verranno
stampati all'inizio di un nuovo gruppo di record
- Corpo: contiene il corpo principale dei dati del report
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Procediamo con la personalizzazione:
Clicchiamo sullo strumento ‘Immagine’
per inserire l’immagine di una cartella
(da un file su disco)
Clicchiamo sullo strumento ‘Casella di
testo’ per inserire i totali
Clicchiamo sullo strumento ‘Linea’ per
inserire la linea orizzontale
Strumento ‘Casella di testo’
Utilizziamo gli strumenti di
formattazione del testo per
applicare colori di riempimento,
font diversi ecc.
Strumento ‘Immagine’
Strumento ‘Linea’
Strumenti di
formattazione del testo
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Stampa dei dati - 8
Per inserire la linea di separazione dei gruppi e i totali parziali
appena visti, è necessario inserire una nuova sezione: ‘piè di pagina
provincia’.
Clicchiamo quindi sulla voce di menu ‘Visualizza’ -> ‘Ordianamento
e raggruppamento’, verrà aperta la finestra seguente:
Impostiamo la proprietà del gruppo ‘Piè di pagina (gruppo)’ a Sì.
La formula per eseguire i totali, da inserire nelle caselle di testo,
è la seguente: =conteggio(*)
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Esercitazione N. 3
Creiamo i seguenti report basandoci, a seconda del caso, su
una tabella o su una query:
• Elenco studenti (cognome e nome) per facoltà, ordinato per
cognome
• Elenco studenti (cognome, nome e voto di diploma), ordinato in
modo decrescente per voto di diploma e per cognome
• Elenco degli esami sostenuti (codice, descrizione, voto e data) per
singolo studente (selezionato con una query parametrica che
richiede la matricola) ordinato per data esame
• Conteggio studenti per tipo di diploma
• Elenco studenti per facoltà con totale tasse pagate da ognuno di
essi
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