Articolazione, anche sperimentale, della Nuova Struttura Organizzativa dell’Ateneo
Attuazione dell’organigramma
Interazioni tra le varie aree funzionali
Possibili sviluppi
Posizioni organizzative comportanti funzioni dirigenziali
Università degli Studi di Firenze
1
20 giugno 2002_
Organigramma della Nuova Struttura Organizzativa dell’Ateneo
Missione dell’Ateneo:
Didattica e Ricerca
Strutture Didattiche,
di Ricerca e di Servizio
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Area di indirizzo politico - amministrativo, consultivo e di controllo dell’Ateneo
Presidenze (di Facoltà)
Corsi di Laurea
Corsi di Laurea Specialistica
Scuole di specializzazione
Dottorati di Ricerca
Centri di Eccellenza
Master
Corsi di perfezionamento
Biblioteche di Area
Museo
Centri (di servizio) di Ateneo
Dipartimenti
Centri Interuniversitari
Centri Interdipartimentali
……………..
Nucleo di
Valutazione Interna
Rettore
S.A.
Pro Rettore Vicario
Pro Rettori
Delegati
Comitato Consultivo
tecnico-ammin.
Segreterie Organi
e Commissioni
di Ateneo
Collegio Revisori
dei Conti
Servizi
Statistici
Rapporti
con le Aziende
Ospedaliere
Comitato
Pari Opportunità
Direttore
Amministrativo
Relazioni
Internazionali
Garante (dei diritti)
Direttore
Amministrativo
Vicario
Portavoce e
Ufficio Stampa
Direzione e
Coordinamento
di Polo
Comunicazione
e Marketing
Cerimoniale
Divisione
Affari
Generali
Comitato di
Coordinamento
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e
Convenzioni)
Area delle Attività di
Didattica,Ricerca e
Servizi agli Studenti
Servizi Finanziari
Divisione Divisione Divisione
Serv. alla Serv. alla Serv. agli
Studenti
Didattica Ricerca
UADR
Servizi alla Didattica
e agli Studenti
Servizi
Bibliotecari
di Area
SIP - Servizi
Informatici di Polo
Servizi
Patrimoniali e Tecnici
(Attività legali
Contratti e
Convenzioni)
Area dei Servizi
Amministrativi,
Finanziari e Tecnici (D.A.)
Divisione Divisione
Servizi
Servizi
Finanz.
Patrim.
URP
Servizi alla Ricerca
e Relazioni Internazionali
C.d.A.
Divisione
Servizi
Tecnici
Area Risorse Umane
e Sviluppo Organizzativo
Area dei Servizi
Bibliotecari e Documentali
(Sistema Bibliotecario)
Area dei Servizi Informativi
(CSIAF)
2
Matrice delle interazioni della Nuova Struttura Organizzativa dell’Ateneo
Relazioni
Internazionali
Area di indirizzo politico amministrativo,
consultivo e di controllo
dell’Ateneo
Segreterie Organi
e Commissioni
di Ateneo
Direttore
Amministrativo
Vicario
Rilevazioni Statistiche
Portavoce e
Ufficio Stampa
Comunicazione
e Marketing
Divisione
Affari Generali
Cerimoniale
Area dei Servizi
Decentrati di Polo
Direzione
e Coordinamento
di Polo
Rapporti
con le Aziende
Ospedaliere e il SSN
Area delle Attività di
Didattica,Ricerca e
Servizi agli Studenti
Divisione
Didattica
Divisione Divisione
Ricerca Serv, Stud.
Area Ris. Umane
e Svil. Organizz.
Area dei Servizi
Amministrativi
Finanziari e Tecnici
Divisione Divisione
Servizi
Servizi
Finanz.
Patrim.
Area dei Servizi
Bibliotecari
Area dei Servizi
Informativi
CSIAF
Divisione
Servizi
Tecnici
Affari generali
contratti
e convenzioni
Servizi Finanziari
Servizi alla Ricerca e
Relaz. Internazionali
Servizi alla Didattica
e agli Studenti
Servizi
Patrimoniali e Tecnici
Servizi
Bibliotecari di Area
SIP - Servizi
Informatici di Polo
3
Uffici e Servizi in staff all’Area di indirizzo politico-amministrativo, consultivo e di controllo dell’Ateneo Interazioni funzionali e gerarchiche con le strutture amministrative, finanziarie e tecniche di riferimento
Rettore
S.A.
C.d.A.
Pro-rettore Vicario
Pro-rettori
Delegati
Dirigente:3
EP17:
D:39
C:24
TOTALE:
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:3
EP: 4
D:13
C:33
TOTALE:
Relazioni
Internazionali
ORGANICO A TENDERE
Segreteria
del Rettore
83
53
Cerimoniale
Portavoce
e Ufficio Stampa
Nucleo di
Valutazione Interna
Comunicazione
e Marketing
Direttore
Amministrativo
Segreterie
Organi e Commissioni
di Ateneo
Rapporti con le
Aziende Ospedaliere
e con il SSN
Direttore
Amministrativo
Vicario
Segreteria
di Direzione
Affari Legali,
Contratti e
Convenzioni
di Ateneo
Collegio Revisori
dei Conti
Comitato
Pari Opportunità
Garante (dei diritti)
Servizi
Statistici
segreteria
Coordinamento
dirigenti
Dirigente Divisione
Affari Generali
Comitato Consultivo
tecnico-ammin.
Costituzione e Rinnovo Organi
Istituzionali - Elezioni e Nomine
Controllo Atti,
Procedimenti
e Auditing
Relazioni Interne
ed esterne
(Archivio,
Protocollo
e posta)
4
Principali funzioni e compiti
Segreteria del Rettore
Supporta il Rettore ed il suo Staff nell'espletamento delle attività
istituzionali proprie del vertice politico dell'Ateneo, garantendo
la qualità, l'efficacia e l'efficienza sia verso gli utenti interni,
sia verso quelli esterni
Portavoce
e Ufficio Stampa
È costituito ai sensi e per l'attuazione di quanto previsto dagli artt. 7
e 9 della legge 150 del 7 giugno 2000.
Cura, per il Rettore e gli Organi di vertice politico dell'Amministrazione,
i rapporti con la stampa e con altri mezzi di informazione.
Cura le informazioni sulle attività dell'Ateneo.
Cura e diffonde la rassegna-stampa e il Notiziario di Ateneo
(predisposizione di brevi summary in inglese), nonché la redazione
e la diffusione del previsto Bollettino Ufficiale, e ciò anche attraverso
l'ottimale utilizzo delle nuove e appropriate tecnologie informatiche.
Potenziamento dell'informazione via Internet, con la revisione ed il
potenziamento della pagina Notizie sul sito http://www.unifi.it.
Cerimoniale
Presidia e gestisce l'efficace ed efficiente utilizzo dell'Aula Magna e di
tutti gli spazi, interni ed esterni al Rettorato, destinati agli eventi di
Ateneo (Inaugurazione Anno accademico, Conferenze di Ateneo,
Convegni e Seminari, Riunioni di lavoro).
Cura dei rapporti tra chi organizza la riunione ed eventuali altri Uffici
interessati.
Coordina la segreteria organizzativa di eventi e convegni promossi
direttamente dal Rettorato.
5
Principali funzioni e compiti
Servizi Statistici
Supporta gli Organi di Governo e di controllo dell'Ateneo per
l'efficacia dei processi decisionali e di quelli di monitoraggio e
valutazione dei risultati di gestione.
Supporta ai medesimi fini tutte le posizioni organizzative ed in
particolare quelle che assolvono attività di controllo, connesse alle
funzioni loro affidate, con specifico riguardo agli aspetti propri del
"controllo di gestione".
Rileva ed elabora dati statistici sulle diverse attività e settori
dell'Ateneo, curandone la trasmissione anche agli organi di
rilevazione statistica nazionale.
Collabora con il mondo scientifico (ricerca di Ateneo …) e con il
Mondo dell'Amministrazione pubblica (Comuni, Province, Regione
Toscana …) e con lo stesso Ministero (indagini conoscitive per gli
interventi di sostegno, …) ricevendo finanziamenti che sono destinati
al bilancio di Ateneo
Servizi di Controllo Interno
ed Auditing
Svolge ogni attività necessaria alle esigenze di coordinamento, di
acquisizione di dati e documenti, nonché di analisi e di sintesi dei
predetti elementi, connessi alle funzioni istituzionalmente demandate
al Nucleo di Valutazione Interna dell'Ateneo.
Supporta, ai medesimi fini, anche gli Organi di Governo e di Direzione
dell'Ateneo in ordine ai processi decisionali, nonché ai compiti di
vigilanza e di controllo di loro competenza.
Segreterie Organi
e Commissioni
Di Ateneo
6
Principali funzioni e compiti
Garante
Supporta il garante (dei diritti) nell'espletamento delle attività allo
stesso demandate dall'art. 10 dello Statuto e dal correlato
Regolamento attuativo, garantendo la qualità, l'efficacia e l'efficienza,
anche attraverso l'ottimale utilizzo di nuove e appropriate
tecnologie informatiche.
Organi Collegiali di
Ateneo
Supporta gli Organi di Governo e di Controllo dell'Ateneo,
nell'esercizio di delle funzioni istituzionali agli stessi demandate
da specifiche disposizioni legislative, dallo Statuto e dai
Regolamenti interni, garantendo la tempestiva, efficace ed efficiente
diffusione delle decisioni adottate, nonché la loro conservazione,
utilizzando a tale riguardo nuove ed appropriate tecnologie
informatiche.
Garantisce la legittima composizione ed attivazione dei predetti
Organi e la validità delle loro sedute e decisioni.
Rapporti con le Aziende
Ospedaliere e con il
Servizio Sanitario Nazionale
Garantisce i rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il Servizio
Sanitario Nazionale, curando l'istruzione delle relative convenzioni
e adottando i conseguenti provvedimenti amministrativi.
Supporta gli Organi e le posizioni organizzative dell'Ateneo ed in
particolare del Polo Biomedico, nell'assolvimento di attività
connesse alla gestione dei predetti rapporti.
Utilizza a tale riguardo nuove ed appropriate tecnologie informatiche.
Segreteria di Direzione
Supporta il Direttore Amministrativo nell'espletamento dei compiti
allo stesso affidati dalle leggi, dallo Statuto e dai Regolamenti interni,
garantendo, garantendone la qualità, l'efficacia e l'efficienza sia
verso gli utenti interni, sia verso quelli esterni.
7
Principali funzioni e compiti
Ufficio Contratti
e Convenzioni
Di Ateneo
1. Affari legali e Contenzioso
Garantisce, interagendo appropriatamente con l'Avvocatura Distrettuale
dello Stato, il supporto legale (consultivo e giurisdizionale, ivi compresa
la rappresentanza e difesa in giudizio dell'Amministrazione anche nel
campo del lavoro) connesso all'efficace e corretto espletamento di tutte
le attività istituzionali dell'Ateneo.
Predispone atti giudiziari ed extragiudiziari (atti transattivi, contratti,
quietanze, diffide ecc.) necessari per la tutela legale dell'Università.
Per le cause di competenza del giudice amministrativo, ove la difesa
tecnica in giudizio è rimasta di competenza dell'Avvocatura dello Stato,
svolge attività istruttoria, predispone memorie e, più in generale,
interagisce con la suddetta Avvocatura per garantire un'efficace difesa
degli interessi dell'Amministrazione
Su impulso del titolare dell'azione disciplinare istruisce e cura tutti gli
adempimenti relativi alla contestazione di addebiti disciplinari, tanto nei
confronti del personale docente e ricercatore, quanto nei confronti del
personale tecnico-amministrativo.
Sostiene, davanti alla Corte di Disciplina del CUN, le proposte del
Rettore
2. Contratti e Convenzioni
Garantisce supporto e consulenza sia agli organi di Governo che alle
Unità amministrative dell'Ateneo in ordine alla costituzione, modifica,
estinzione di enti giuridici di diritto privato cui l'Ateneo partecipa.
Provvede alla redazione tecnica del relativo Statuto, alla
predisposizione ed alla presentazione delle relative pratiche ai
competenti organi consultivi e/o decisionali.
Cura la tenuta dell'elenco dei rappresentanti dell'Ateneo in seno agli
organi di tali enti.
Fornisce assistenza alla stipula delle convenzioni di Ateneo.
Cura lo svolgimento dell'intera procedura di gara per l'appalto di lavori,
forniture e servizi di competenza dell'Amministrazione centrale e del
Sistema Bibliotecario di Ateneo.
8
Principali funzioni e compiti
Ufficio Contratti
e Convenzioni
Di Ateneo
(segue)
Costituzione e Rinnovo Organi
Istituzionali
Elezioni e Nomine
Redige e conserva il relativo contratto
curandone anche gli aspetti fiscali, nonché il recupero delle spese
gravanti sull'appaltatore. Fornisce consulenze su questa materia.
Verifica la legittimità dei provvedimenti prima di sottoporli alla firma
del dirigente responsabile.
Cura la tenuta del repertorio notarile adempiendo a tutti gli obblighi
a ciò connessi dalle norme.
Il titolare dell'Ufficio svolge funzioni di ufficiale rogante
3. Assicurazioni e attività varie
Garantisce la copertura assicurativa dell'Ateneo, delle sue strutture
e infrastrutture, dei suoi Organi, del suo personale e, ove previsto
e/o necessario, dei suoi utenti.
Fornisce una consulenza di base in relazione ai brevetti e istruisce le
relative pratiche, quando necessario.
Istruisce le pratiche per le donazioni.
Istruisce i reclami ex art. 10 del Regolamento per l'Amministrazione,
la Finanza e la contabilità
Cura le elezioni del Rettore, dei membri elettivi del Senato
Accademico, del Consiglio di Amministrazione e del Comitato delle
Pari Opportunità, garantendo il regolare svolgimento ed il rispetto
delle norme vigenti.
Assicura il controllo della regolarità, fornendo anche la consulenza
necessaria, delle elezioni e delle designazioni elettive degli organi
e dei rappresentanti delle Strutture didattiche, di ricerca e gestionali
dell'Ateneo, quando debba intervenire una nomina con atto
del Rettore.
9
Principali funzioni e compiti
Costituzione e Rinnovo Organi
Istituzionali
Elezioni e Nomine
Ufficio Relazioni
Interne ed
Esterne
Cura la predisposizione degli atti e della documentazione necessari
per nomine, deleghe ed incarichi relativi a Organi e rappresentanti
di Ateneo, del Rettore, del Direttore Amministrativo.
Controlla le richieste di patrocinio e le richieste di visibilità esterna
dell'Ateneo, al fine di verificarne la rispondenza formale alle
normative vigenti, ed istruisce, quando necessario, le relative
pratiche per gli Organi di Governo.
Cura tutte le ulteriori attività, di vario genere, connesse al settore
e, in particolare la tenuta e l'aggiornamento di un "organigramma
funzionale" di Organi e Rappresentanti dell'Ateneo.
1. Relazioni con il Pubblico e supporto alla Direzione Amministrativa
in un'ottica di corrette ed efficaci relazioni con gli utenti interni ed
esterni dell'Ateneo, nonché di soddisfazione degli stessi (customer
satisfaction), supporta il Direttore Amministrativo – e ciò attraverso
soprattutto un'attenta e coordinata lettura della posta in arrivo e in
partenza, dei messaggi di posta elettronica e mediante i dati desunti
dai colloqui con gli utenti – nell'individuare in tempo utile eventuali
disfunzioni e disservizi che dovessero riscontrarsi e/o che potessero
ingenerarsi in particolari settori e in particolari momenti dell'attività
istituzionale dell'Ateneo.
Al medesimo riguardo supporta il Direttore Amministrativo nel
formulare le più appropriate e tempestive risposte finalizzate a
soddisfare specifiche richieste e comunque al gestire efficacemente
eventuali e connessi disagi degli utenti, raffreddando possibili
conflitti.
10
Principali funzioni e compiti
Ufficio Relazioni
Interne ed
Esterne
(segue)
A quest'ultimo fine, progetta e gestisce, di concerto con i previsti
Uffici Relazioni con il Pubblico e con gli altri Uffici e Servizi
dell'Ateneo interessati, appropriati strumenti, anche elettronici,
per fornire agli utenti efficaci, tempestive e adeguate informazioni
e/o soluzioni.
Cura e gestisce, altresì, i più efficaci sistemi, anche elettronici, di
raccolta e diffusione delle Gazzette Ufficiali, nonché delle
pubblicazioni dell'Ateneo, con particolare riguardo al previsto
Bollettino Ufficiale e al Notiziario
Cura e gestisce i più efficaci sistemi, anche elettronici, di
registrazione, raccolta, conservazione e diffusione dei provvedimenti
(deliberazioni, decreti, pareri ed altri) via via adottati dagli Organi di
Governo e di Direzione dell'Ateneo.
In ossequio alle disposizioni di cui al D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165,
art.11, sugli Uffici Relazioni con il Pubblico, provvede:
a. al servizio all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo
III della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni;
b. all'informazione all'utenza relativa agli atti ed allo stato dei
procedimenti;
c. alla ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte
alla propria amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici
del rapporto con l'utenza
Archivio, Protocollo
e Posta
Cura e gestisce, avvalendosi di nuove e appropriate tecnologie
informatiche, i sistemi per la più efficace e tempestiva ricezione,
protocollazione, archiviazione e smistamento della posta in arrivo e/o
in partenza di competenza degli Organi di Governo e di Direzione
dell'Ateneo, nonché degli uffici e servizi dell'Unità amministrativa
centrale dell'Ateneo medesimo.
11
Principali funzioni e compiti
Archivio, Protocollo
e Posta
(segue)
Cura e garantisce, altresì, in collaborazione con gli informatici dello
CSIAF, l'attuazione delle disposizioni di cui al D.P.R. 28 dicembre
2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari
in materia di documentazione amministrativa), e successive
modificazioni e integrazioni.
Garantisce, nel rispetto delle norme vigenti sia sulla trasparenza, sia
sulla riservatezza dei dati personali, l'accesso alla documentazione
registrata ed in suo possesso, in collaborazione con l'altro settore
dell'Ufficio.
Garantisce la consegna della corrispondenza sia all'interno che
all'esterno dell'Ateneo, anche avvalendosi delle nuove ed appropriate
tecnologie informatiche, in vista di uno snellimento e semplificazione
dei servizi.
Provvede all'attuazione delle disposizioni contenute nel regolamento
sugli archivi dell'Ateneo e nel manuale di gestione dei medesimi e
formula alla Direzione ed agli Organi proposte per il loro
aggiornamento in coerenza con l'evoluzione normativa, con i bisogni
dell'utenza. E con l'evoluzione tecnologica.
Controllo Atti
e Procedimenti
e Auditing
12
Relazioni Internazionali - Funzionigramma
RELAZIONI
INTERNAZIONALI
Sviluppo dei finanziamenti
comunitari e rapporti
con l'Unione Europea
Accordi di collaborazione
e sviluppo delle
Relazioni Internazionali
Programmi Nazionali,
Azioni speciali e rapporti con le
Istituzioni e il Territorio
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
EP:
D:1
C:5
TOTALE:
EP: 1
D: 4
C:2
TOTALE:
6
713
Principali funzioni e compiti
FINANZIAMENTI
COMUNITARI E
RAPPORTI CON
L’ UNIONE EUROPEA
ACCORDI DI COLLABORAZIONE
E SVILUPPO DELLE
RELAZIONI INTERNAZIONALI
•
Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico dell’
Unione Europea
•
Programma ALFA (Cooperazione accademica con l’America
Latina)
•
Programma TEMPUS/MEDA (Cooperazione con i Paesi non
associati Europa centrale e orientale ed ex-URSS)
•
Programma ASIA-LINK (Cooperazione accademica con i paesi
asiatici)
•
Altri Programmi analoghi di cooperazione (CULTURA –
SANITA’,….)
•
Bando di Ateneo per la partecipazione e a programmi
internazionali e per l’invito di studiosi straneri di chiara fama
•
Rapporti con le Istituzioni comunitarie e con il Consorzio
Tyrrhenum
•
Accordi di collaborazione culturale bilaterali e multilaterali
•
Bando di Ateneo per lo sviluppo degli scambi culturali e la
cooperazione internazionale
•
Progettazione di convegni ed iniziative nell’ambito di
collaborazioni interuniversitarie internazionali a livello di
Ateneo
•
Organizzazione visite di delegazioni estere
14
Principali funzioni e compiti
(segue)
ACCORDI DI
COLLABORAZIONE
E SVILUPPO DELLE
RELAZIONI INTERNAZIONALI
PROGRAMMI NAZIONALI,
AZIONI SPECIALI
E RAPPORTI
CON LE ISTITUZIONI
E IL TERRITORIO
•
Banca dati sulle collaborazioni internazionali e monitoraggio
sulle attività svolte
•
Rapporti con i Delegati d’Area nominati dal Pro Rettore per le
Relazioni Internazionali
•
Rapporti con Università e Organismi esteri
•
Programma di Internazionalizzazione del sistema universitario
(INTERLINK)
•
Collaborazione, per la parte di competenza, all’attivazione di
Dottorati e Master internazionali
•
Cooperazione interuniversitaria internazionale (COOPERLIN K)
•
Programma di Azioni Integrate Italia/Spagna
•
Programma VINCI – Università italo francese
•
Bandi per mobilità internazionale nell’ambito di programmi
CRUI (Conferenza Rettori Università italiane)
•
Bandi Ministero Affari esteri per Protocolli scientifici e Accordi
culturali
•
Rapporti con Organismi nazionali e locali
15
Comunicazione e Marketing
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente: 1
EP: 2
D:
C:
TOTALE:
1
1
3
Comunicazione
e Marketing
Controllo e Valutazione
della Qualità dei Servizi
(Customer Satisfaction)
Rapporti con il
Territorio
e Promozione
Programmazione e
Pianificazione
Attività di Comunicazione
e Marketing
Sito WEB di Ateneo
16
Principali funzioni e compiti
Comunicazione
E Marketing
Controllo e
Valutazione della qualità
dei Servizi
•
Promozione dell’Ateneo sul territorio
•
Supporto alle facoltà, dipartimenti, centri e musei per migliorare
la loro visibilità e rendere più fruibile l’offerta globale
dell’Università
•
Miglioramento della soddisfazione degli utenti interni ed esterni
(studenti, comunità, enti pubblici)
•
Rafforzamento dell’immagine dell’Ateneo attraverso la
promozione di relazioni con stakeholders istituzionali,
accademici, di ricerca, didattici e industriali
•
Coordinamento di campagne di comunicazione istituzionali
•
Sviluppo di eventi promozionali e attività di cooperazione con
enti e imprese
•
Consolidamento del profilo globale dell’Università degli Studi di
Firenze con l’utilizzo di mezzi di comunicazione e la
predisposizione del previsto Ufficio Relazioni con il Pubblico.
•
Organizzazione sul campo di indagini per il miglioramento della
customer satisfaction in collegamento con il delegato del
Rettore
17
Principali funzioni e compiti
Programmazione e
Pianificazione attività
di Comunicazione
Sito Web
•Aggiornamento costante degli organi di governo sull’attività di
comunicazione della concorrenza
Consolidamento dell’attività di comunicazione attraverso i
rapporti con i mezzi di comunicazione
•Cura del sito web dell’Università dal punto di vista delle
strategie di comunicazione interna e esterna in stretto
collegamento con il Web editor
• Coordinamento degli Uffici di Polo
Rapporti con il territorio
E Promozione
• Allestimento e alimentazione del network di Punti Più sul
territorio
18
Area delle Attività di Didattica, Ricerca e Servizi agli Studenti
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
0
7
10
20
37
3
11
20
17
52
Dirigente
L’organico di personale si intende
a tempo pieno e indeterminato
Programm., Rendicont. e Valutaz.
Attività di Didattica e di
Ricerca - Progetti Speciali
Dirigente
Divisione
Servizi
alla Didattica,
Innovazione
e Sviluppo
Offerta Formativa
Dirigente
Divisione
Servizi
alla Ricerca
e al trasferimento
dell’Innovazione
Dirigente
Divisione
Servizi
agli Studenti,
Orientamento,
Mobilità e
Collaborazioni
Studentesche
19
Principali funzioni e compiti
Il dirigente responsabile di area esercita i seguenti compiti:
 formula proposte ed esprime pareri nelle materie di sua competenza
agli Organi Accademici e al Direttore Amministrativo;
 cura l’attuazione dei piani, programmi e direttive generali definite
dagli organi accademici e attribuisce ai dirigenti gli incarichi e la
responsabilità di specifici progetti e gestione;
 definisce gli obiettivi che i dirigenti devono perseguire e attribuisce
le conseguenti risorse umane, finanziarie e materiali;
Attività di Didattica,
Ricerca e
Servizi agli Studenti
 adotta gli atti relativi all’organizzazione degli uffici dirigenziali
afferenti;
 dirige, coordina e controlla l’attività dei dirigenti e dei responsabili
dei procedimenti amministrativi, anche con potere sostitutivo in
caso di inerzia;
 adotta gli atti dei provvedimenti amministrativi ed esercita i poteri di
spesa che non siano delegati ai dirigenti;
 esercita ogni altra attribuzione prevista dalla legge, dallo Statuto e
dai Regolamenti di Ateneo
20
Principali funzioni e compiti
Programmazione.,
Rendicont. e Valutaz.
Attività di Didattica e di
Ricerca - Progetti Speciali
•Attività di studio e coordinamento a supporto degli organi centrali di
governo;
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo e monitoraggio del Progetto
Campus One; trasferimento al Polo competente dei fondi relativi alle
iniziative finanziate per i corsi di laurea coinvolti; controllo ed accertamento
della documentazione prodotta per la realizzazione del Progetto e relative
azioni
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo e monitoraggio dei Progetti
Moduli Professionalizzanti; trasferimento al Polo competente dei fondi
relativi alle iniziative finanziate
•Collaborazione, per la parte di competenza, ad altri progetti speciali (corsi
IFTS, accreditamenti, ecc.);
•Diffusione degli indirizzi generali sulla gestione del processo di valutazione
della didattica nell’ambito dei Progetti speciali (Campus One) in esecuzione
delle decisioni dei vari organismi preposti (Crui);
•Collaborazione alla rendicontazione fondi MIUR per la programmazione del
sistema universitario
•Collaborazione per la parte di competenza ai programmi di
internazionalizzazione della didattica; rendicontazioni intermedie e finali dei
fondi assegnati dalla U.E.
•Attività di studio e collaborazione, per la definizione di una metodologia di
esposizione dei costi per i Progetti di Ricerca finanziati dalla U.E.
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
0
0
1
2
3
0
1
2
2
5
21
Divisione Servizi alla Ricerca e al Trasferimento dell’Innovazione
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
0
4
4
4
12
Dirigente
1
5
6
2
14
Studi Ricerca e trasferimento
dell’Innovazione
Brevetti
e Rapporti
con il Territorio
Convenzioni
e Programmi
di Ricerca
Dottorato
e Assegni
di Ricerca
22
Principali funzioni e compiti
Attività: analisi, istruzione pratiche e diffusione interna
• Attività di ricerca e trasferimento nei Centri e Dipartimenti
• Sistema informativo per la valutazione della ricerca e portale della ricerca
STUDI RICERCA
E TRASFERIMENTO
• Regolamenti e normative interne per la ricerca e trasferimento
• Normativa nazionale della ricerca e rapporti con CRUI
• Rappresentanti di Area in Senato Accademico
• Fondo per lo sviluppo della ricerca di Ateneo
Attività: istruzione pratiche, coordinamento contatti esterni,
diffusione interna
• Brevettazione di invenzioni in occasione di ricerche
BREVETTI
E RAPPORTI
CON IL TERRITORIO
• Consorzi
• Spin-off da innovazione tecnologica
• Rapporti con Incubatore
• Rapporti con Fondazione
23
Principali funzioni e compiti
Attività: Gestione, istruzione pratiche
• Attività conto terzi
• Fondo di Ateneo per la ricerca
• Finanziamento grande attrezzature e progetti strategici
• Bandi Centri di Ateneo per la ricerca, trasferimento e alta formazione
CONVENZIONI
E PROGRAMMI
DI RICERCA
• Programmi di ricerca di rilevante interesse nazionale
• Fondo integrativo speciale per la ricerca
• Fondo per gli investimenti della ricerca di base
• Centri di eccellenza del MIUR
• Ricerche condotte da giovani ricercatori
• Costituzione e/o modificazione dipartimenti e centri interdipartimentali
• Costituzione, adesione centri interuniversitari
DOTTORATI
E ASSEGNI DI RICERCA
Attività: istruzione pratiche, preparazione bandi, gestione
A. Dottorato:
• Normative per dottorato
• Istituzione e bandi di dottorato nazionale
• Istituzione e bando di dottorati internazionali
• Gestione dottorandi
B. Assegni:
• Normativa per assegni di ricerca
• Bandi assegni cofinanziati
• Gestione assegnisti
• Costituzione, adesione centri interuniversitari
• Analisi e valutazione assegni di ricerca
• Borse di studio e di ricerca
24
Divisione Servizi alla Didattica, Innovazione e Sviluppo Offerta Formativa
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
0
2
4
6
Dirigente
Organizzazione,
Innovazione e
Sviluppo
Attività Didattiche
1
2
4
4
11
Convenzioni e Rapporti
con le Istituzioni
e con il Territorio
(Innovazione e Sviluppo
dell’Offerta Formativa)
25
Principali
Principali
funzioni
funzioni
e compiti
e compiti
degli uffici
Organizzazione, Innovazione e
Sviluppo Attività Didattiche
Convenzioni
e rapporti
con le Istituzioni
e con il territorio
(Innovazione e sviluppo
dell’Offerta formativa)
• Raccordo con le attività degli uffici didattica di Facoltà e/o di Polo
• Adozione e revisione del Regolamento Didattico d'Ateneo (norme comuni e
ordinamenti didattici singoli corsi di laurea e di laurea specialistica)
• Adozione e revisione del Regolamento per l’istituzione e il funzionamento dei
corsi di master
• Istituzione, attivazione e disattivazione corsi di corso di laurea,
laurea
specialistica, master, corsi di perfezionamento e scuole di specializzazione
• Aggiornamento banca dati Offerta Formativa MIUR-CINECA
• Adozione e revisione dei regolamenti didattici di corso di laurea, laurea
specialistica, master e scuole di specializzazione
• Adozione e revisione dei regolamenti didattici di Facoltà
• Costituzione e disattivazione Strutture Didattiche
• Rinnovo Organi Strutture Didattiche
• Supporto tecnico all'attività di rilevazione e valutazione della qualità della
didattica.
• Supporto tecnico e monitoraggio della gestione dei Master di I e II livello e dei
Corsi di perfezionamento
• Sviluppo e partecipazione ad iniziative di formazione continua promosse da
istituzioni internazionali, nazionali e regionali
• Istruzione convenzioni per il supporto dell'attività didattica in sede, decentrata e a
distanza
• Istruzione convenzioni per l’istituzione e il funzionamento dei corsi di studio a
gestione congiunta con altre Università italiane e straniere
• Sviluppo rapporti con la Regione e con gli Organismi di gestione dei corsi IFTS
• Sviluppo rapporti con gli Organismi interuniversitari di formazione (SISS, ICON,
etc.)
• Sviluppo rapporti con Organismi nazionali e regionali per la gestione di progetti di
Rapporti con i Provveditorati provinciali agli Studi per la gestione dei corsi
integrativi degli Istituti magistrali
• Gestione processi di accreditamento corsi di studio
• Sviluppo e coordinamento Comitati di indirizzo dell’offerta didattica d’Ateneo
26
Divisione Servizi agli Studenti, Orientamento, Mobilità e Collaborazioni Studentesche
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
0
3
3
10
16
Dirigente
Programmazione, pianificazione e
coordinamento carriere
studenti
1
3
8
9
21
Orientamento, Mobilità
e Collaborazioni Studentesche
27
Principali funzioni e compiti
•Studio della normativa e supporto agli Organi di governo
•Innovazione e sviluppo delle procedure amministrative ed informatiche anche in
collaborazione con gli uffici di Polo
•Manifesto degli studi
•Formazione e aggiornamento del personale centrale e periferico anche in
collaborazione con gli uffici di Polo
•Procedure concorsuali di accesso a corsi a numero programmato
•Determinazione della misura delle tasse e modalità di calcolo delle rate di
tassazione
Carriere Studenti,
Tasse e Contributi
•Coordinamento delle procedure di emissione dei certificati di accreditamento di
versamento o di postagiro (MAV)
•Determinazione delle modalità di rimborso delle tasse
•Criteri sulle modalità di assegnazione delle borse di studio
•Coordinamento, indirizzo e controllo in materia di esami di stato
•Coordinamento del processo Alma Laurea
•Coordinamento con le strutture didattiche e con il Ministero per la definizione dei
contingenti degli studenti stranieri
•Gestione front-office segreterie decentrate di Figline Valdarno, Pistoia e Prato
28
Principali funzioni e compiti
Orientamento, Mobilità
e Collaborazioni
Studentesche
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per
collaborazioni a tempo parziale degli studenti. Definizione del numero delle
collaborazioni e della loro ripartizione fra le unità amministrative; Predisposizione e
pubblicazione del bando; verifiche sulle dichiarazioni degli studenti. Gestione delle
graduatorie.
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per le iniziative
didattiche e culturali degli studenti. Pubblicazione del bando di Ateneo; esame e
selezione delle richieste di finanziamento; trasferimento al polo competente dei
fondi relativi alle iniziative finanziate.
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per la mobilità
internazionale degli studenti; rendicontazioni intermedie e finali all’Agenzia
Nazionale Socrates dei fondi concessi per le borse di mobilità; monitoraggio per
verificare gli scostamenti a livello di polo e gestione degli scostamenti a livello di
ateneo.
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per gli
interventi per studenti disabili. Pubblicazione del bando e ricezione delle
candidature. Elaborazione e rendicontazione fondi assegnati dal MIUR e
trasferimento degli stessi ai poli competenti.
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo, monitoraggio e promozione
per stage e tirocini; stipula di accordi quadro con enti esterni a livello di ateneo;
gestione del programma “Servizio st@ge”; gestione sportello Alma Laurea per le
aziende.
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo, controllo, monitoraggio e promozione
relativa all’orientamento. Gestione dati sulle preiscrizioni. Predisposizione e
diffusione di materiale informativo. Rendicontazione fondi MIUR.
•Attività di studio, coordinamento, indirizzo controllo e monitoraggio per i
programmi di internazionalizzazione della didattica. Stipula accordi bilaterali
proposti dalle strutture didattiche; rinnovo della candidatura per il contratto
istituzionale con la Comunità Europea; stipula della convenzione finanziaria con la
U.E.; pubblicazione bandi di ateneo per la mobilità studentesca; trasferimento ai
poli dei fondi per il funzionamento del programma Socrates/Erasmus
rendicontazioni intermedie e finali dei fondi assegnati dalla U.E.
29
Area Risorse Umane e Sviluppo Organizzativo
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
1
1
8
63
74
Dirigente
Programmazione e Pianificazione
Fabbisogni, Budget e Valutazione
della Produttività del personale
tecnico e amministrativo
Relazioni Sindacali e
Normativa del lavoro
Organizzazione e Sviluppo
Formazione
Innovazione e Sistemi
Informativi
Selezione e Mobilità
1
11
65
7
84
Supporto alla Programmazione
e Pianificazione
Fabbisogni, Budget e Concorsi
del Personale Docente,
Ricercatore e Collab. Linguistico
Carriere e
Amministrazione
del Personale Docente,
Ricercatore e
Collab. Linguistico
e convenzionato
con il S.S.N.
Carriere e
Amministrazione
del Personale
Tecnico Amministrativo
e convenzionato
con il S.S.N.
Stipendi e Trattamento
Accessorio
Del Personale
30
Principali funzioni e compiti
1. Supporta il Dirigente dell’Area Risorse Umane nelle attività di
analisi, innovazione e sviluppo organizzativo dell’Ateneo.
2. Si interfaccia con tutte le Aree e con il CSIAF per l’attivazione di
nuovi servizi e il miglioramento dell’efficienza di quelli esistenti,
tenuto conto delle risorse finanziarie, strumentali ed umane
disponibili.
3. Garantisce il trasferimento delle innovazioni apportate, anche
attraverso la progettazione di adeguati processi informativi e di
formazione (riqualificazione e aggiornamento) professionale del
personale interessato.
Organizzazione
e Sviluppo
4. Collabora con il servizio preposto alla predisposizione e
all’aggiornamento del sito WEB, per la diffusione delle informazioni
e, in generale, di quelle relative alle decisioni adottate dagli Organi di
Governo e di Direzione in materia di ordinamenti e regolamenti delle
attività didattiche e di ricerca, nonché in materia di gestione delle
risorse patrimoniali e finanziarie ad esse dedicate e di
organizzazione del lavoro.
5. Progetta, realizza ed assicura l’aggiornamento degli organigrammi
dell’Ateneo, controllandone la rispondenza ai criteri organizzativi
previsti.
6. Collabora con il Dirigente dell’Area Risorse Umane e le Aree
Organizzative di Ateneo alla definizione e all’aggiornamento della
struttura organizzativa, in conformità con le linee strategiche
espresse dagli Organi di Governo e di Direzione dell’Ateneo.
31
Principali funzioni e compiti
Organizzazione
e Sviluppo
(segue)
7. Predispone i profili professionali in collaborazione e con le Aree
organizzative di Ateneo e, d’intesa con il Servizio Selezione del
personale e Gestione della Mobilità, rileva le esigenze qualitative e
quantitative relative alle risorse umane.
8. Coordina la gestione, lo sviluppo e l’aggiornamento del database
gestionale del personale, individuando modalità, tecniche e
strumenti di lavoro, anche attraverso la necessaria interazione con il
CSIAF.
1. Definisce, in collaborazione con il CSIAF che le attuerà, i requisiti
funzionali nonché, nei casi in cui è richiesto dalla tipologia degli
interventi da effettuare, le specifiche tecniche del Sistema
Informativo del Personale, al fine di garantire il loro costante
adeguamento alla evoluzione normativa.
2. Cura la manutenzione e l’implementazione delle formule di calcolo
degli stipendi al fine di assicurarne il puntuale adeguamento alla
normativa contrattuale, fiscale e previdenziale.
Innovazione e Sistemi
Informativi
3. Sovrintende alla elaborazione informatica degli stipendi mensili,
predisponendo efficaci strumenti di controllo sull’output prodotto.
4. Supporta gli utenti delle procedure di gestione contabile, per
quanto riguarda la funzionalità del sistema e la normativa contabile e
fiscale, in collaborazione con gli uffici dell’Amministrazione Centrale
e delle altre strutture organizzative dell’Ateneo.
5. Fornisce ed elabora i dati di base, giuridici – contabili – previsionali
– etc., necessari alle attività specifiche dell’Area delle Risorse
Umane.
32
Principali funzioni e compiti
Innovazione e Sistemi
Informativi
(segue)
14. Provvede alla formazione e alla diffusione di informazioni sul
sistema contabile dell’Ateneo, anche attraverso corsi di formazione e
pagine web.
15. Contribuisce alla corretta percezione, da parte del personale, dei
contenuti e delle motivazioni delle politiche di gestione del
personale, promuovendo, nelle sedi e con i mezzi più opportuni, la
diffusione delle informazioni. Partecipa ai progetti di comunicazione
interna.
1. Fa parte della delegazione trattante di parte pubblica.
2. Cura le relazioni sindacali e l’attività di contrattazione nel quadro
delle disposizioni legislative vigenti e dei correlati regolamenti ed
accordi.
3. Predispone e definisce i contratti integrativi decentrati di Ateneo
tenuto conto delle procedure di perfezionamento e dei vincoli di
bilancio, ex art. 5 del CCNL.
Relazioni Sindacali
e Normativa del Lavoro
4. Cura, d’intesa con le Aree organizzative interessate, secondo
quanto previsto dal CCNL, la gestione delle materie oggetto di
informazione, concertazione e consultazione.
5. Garantisce la tempestiva diffusione e, d’intesa con le Aree
organizzative interessate, l’attuazione degli accordi sindacali
sottoscritti.
6. Cura altresì l’applicazione di quanto specificatamente disposto dal
CCNL e a livello di relazioni sindacali in materia di sicurezza nei
luoghi di lavoro, di raffreddamento dei conflitti, di interpretazione
autentica dei contratti, di contributi sindacali, di pari opportunità e di
diritti sindacali.
33
Principali funzioni e compiti
5. Garantisce la tempestiva diffusione e, d’intesa con le Aree
organizzative interessate, l’attuazione degli accordi sindacali
sottoscritti.
6. Cura altresì l’applicazione di quanto specificatamente disposto dal
CCNL e a livello di relazioni sindacali in materia di sicurezza nei
luoghi di lavoro, di raffreddamento dei conflitti, di interpretazione
autentica dei contratti, di contributi sindacali, di pari opportunità e di
diritti sindacali.
Relazioni Sindacali
e Normativa del Lavoro
(segue)
7. Assicura le necessarie verifiche dell’Organizzazione del Lavoro
(processi di selezione e mobilità del personale, individuazione delle
posizioni organizzative e di responsabilità, sistemi incentivanti e
valutazione della produttività, etc.), tenuto conto delle disposizioni
legislative vigenti in materia di gestione e sviluppo professionale
delle risorse umane e degli accordi sindacali sottoscritti in materia.
8. Presidia l’applicazione di tutti gli istituti legali e contrattuali in
materia di diritto del lavoro, assicurandone, per tutti i servizi
dell’Area Risorse Umane e per le altre Aree organizzative, la corretta
interpretazione normativa.
9. Gestisce, d’intesa con i servizi legali interni ed esterni, il
contenzioso del lavoro e le procedure disciplinari
Selezione e Mobilità
1. Adatta la mobilità del personale dell’Ateneo, l’applicazione delle le
politiche di selezione, valutazione e incentivazione del personale,
sulla base delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari e
tenuto conto di quanto definito dalle relazioni sindacali.
34
Principali funzioni e compiti
2. Espleta tutte le procedure di reclutamento (pubblicazione dei bandi,
raccolta e verifica delle domande, formalizzazione delle Commissioni
dei Concorsi, sistemazione logistica, stipula dei contratti di
assunzione, etc.), nel rispetto della normativa interna e di legge
nell’ambito dei tempi strettamente necessari. Realizza tutte le attività
collegate al procedimento concorsuale finalizzandone gli esiti.
3. Per le tematiche di competenza, fornisce il supporto specialistico
necessario alla elaborazione di programmi annuali e pluriennali per
gli interventi di adeguamento e dimensionamento del numero e della
tipologia di personale, secondo le priorità strategiche e nel rispetto
della normativa vigente.
4. Collabora alla rilevazione delle esigenze qualitative e quantitative
relative alle risorse umane dell’Ateneo.
Selezione e Mobilità
(segue)
5. Assicura una corretta gestione degli organici del personale tecnico
e amministrativo e collabora con gli organi di governo per la loro
programmazione.
6. In collaborazione con il servizio Organizzazione, Innovazione e
Sistemi e con le Aree organizzative competenti, individua modalità,
strumenti e tecniche di rilevazione dei carichi di lavoro, curando
l'attuazione delle relative analisi di dimensionamento presso le
strutture organizzative dell'Ateneo. Individua le statistiche e gli
standard di riferimento per l'identificazione dei fabbisogni di
personale presso strutture organizzative simili (es.: Presidenze,
Dipartimenti, Poli, etc.)
7. Elabora, in collaborazione con le funzioni competenti, i bandi di
selezione di personale, curando la descrizione dei profili
35
professionali richiesti.
Principali funzioni e compiti
1. Programma, pianifica e organizza l’ attuazione dei processi
formativi di aggiornamento e sviluppo professionale del personale,
tenuto conto dell'organizzazione del lavoro e delle sue innovazioni,
nonché di quanto disposto dalla vigente legislazione, dai vigenti
regolamenti interni di Ateneo e dal vigente CCNL in materia di
progressione orizzontale e verticale del personale tecnicoamministrativo delle Università.
2. Supporta il Servizio Relazioni Sindacali nelle attività di
contrattazione decentrata per quanto riguarda la materia della
formazione e dello sviluppo professionale del personale.
Formazione
3. Individua e gestisce operativamente modalità e strumenti per la
rilevazione dei bisogni formativi, anche in relazione all’evoluzione
organizzativa dell’Ateneo
4. Collabora con le Aree organizzative per elaborare programmi
annuali e pluriennali di intervento formativo e di sviluppo
organizzativo, secondo le priorità strategiche e nel rispetto della
normativa vigente.
5. Sovrintende alla documentazione a supporto dei programmi di
formazione/sviluppo e delle pratiche per l'ottenimento delle risorse e
delle autorizzazioni necessarie
6. Elabora modalità e procedure di coordinamento delle azioni e delle
informazioni e di raccolta dei dati al fine di ottimizzare le attività
formative e di garantire coerenza tra tutti gli interventi di
formazione/sviluppo svolti nelle strutture di Ateneo.
36
Principali funzioni e compiti
7. Fissa degli standard di qualità degli interventi formativi da erogare
al personale dell'Ateneo e costruisce strumenti di misurazione della
loro efficacia, per valutare la validità della formazione in relazione ai
bisogni formativi rilevati.
8. Assicura il coordinamento e l'organizzazione delle iniziative
formative programmate, verificando la coerenza degli interventi con
gli standard di qualità prefissati.
9. Svolge le attività di valutazione del potenziale del personale,
individuando le relative modalità, tecniche e strumenti.
Formazione
10. Collabora con i ruoli competenti all'individuazione e allo sviluppo
di candidati interni per profili professionali di cui vi sia esigenza in
Ateneo.
11. Predispone strumenti di informazione e valutazione sull’offerta di
formazione professionale erogata da enti esterni all’Ateneo.
12. Esplora eventuali collegamenti con iniziative di formazione
proposte da Enti e organizzazioni locali, regionali, nazionali o
internazionali e ne progetta l’adozione promuovendo anche
l’ottenimento di finanziamenti locali, regionali, nazionali o
internazionali per la formazione.
Programmazione e Pianificazione
Fabbisogni, Budget e Valutazione
della Produttività
1.Si coordina con le funzioni competenti per l’elaborazione del budget
previsionale, tenendo conto delle norme contrattuali e dei correlati
regolamenti ed accordi sindacali.
37
Principali funzioni e compiti
2. Assicura il controllo dell’avanzamento periodico del budget dei
costi del personale, nei vincoli previsti dal bilancio e dalle normative
vigenti.
3. In collaborazione con i ruoli competenti, valuta costantemente le
implicazioni economiche delle azioni pianificate e ne assicura la
compatibilità con le risorse disponibili.
Programmazione e
Pianificazione
Fabbisogni, Budget
e Valutazione
della Produttività
(segue)
4. In base alle analisi svolte, elabora e propone programmi annuali e
pluriennali di intervento retributivo e di pianta organica d’intesa con
le altre funzioni interessate, secondo le priorità organizzative, nel
rispetto delle normative vigenti e dei vincoli di bilancio.
5. Controlla l’implementazione dei piani retributivi, valutando eventuali
scostamenti tra il budget e gli effettivi costi del personale.
6. Cura il costante aggiornamento dei piani sviluppati e monitora le
ricadute degli interventi realizzati per operare le necessarie
modifiche alle attività programmate.
7. Assicura la disponibilità e l’analisi dei dati previsionali e di
consuntivo relativi ai programmi di intervento.
8. Studia e analizza ipotesi di piani di benefici integrativi ed
incentivanti, al fine di identificare le possibilità più idonee a definire
la corretta valutazione in termini di costi.
9. Valuta e definisce, in collaborazione con le funzioni interessate, i
progetti organizzativi o gestionali di intervento utili all’applicazione
degli istituti retribuiti incentivanti previsti dalla normativa vigente
38
(es.: produttività collettiva, valutazioni individuali, etc.)
Principali funzioni e compiti
1. Assicura il corretto svolgimento delle procedure di reclutamento e
selezione del personale docente e ricercatore e dei collaboratori ed
esperti linguistici, nel rispetto della normativa e dei tempi
organizzativi previsti.
2. Assicura alle commissioni di concorso l'assistenza amministrativa
necessaria.
Carriere e
Amministrazione
del personale Docente,
Ricercatori e
Collaboratori Linguistici
E convenzionato con il S.S.N.
3. Assicura la corretta gestione degli adempimenti amministrativi
concernenti la carriera di tutto il personale docente, ricercatori e
collaboratori linguistici, sulla base delle vigenti disposizioni
legislative e regolamentari e tenuto conto di quanto prescritto e
definito in materia di relazioni sindacali, interagendo con le altre
strutture dell’Amministrazione centrale e periferica e con le
Amministrazioni e gli Enti esterni.
4. Assicura la corretta gestione degli adempimenti amministrativi
concernenti la carriera assistenziale dei professori e dei ricercatori.
5. Cura la corretta amministrazione delle carriere assistenziali del
personale docente e ricercatore, trasmettendone le informazioni
all’Ufficio competente per il pagamento.
6. Definisce la corretta posizione giuridica e stipendiale del personale
amministrato (ivi compreso il trattamento accessorio) e trasmette
all’ufficio amministrazione economica del personale tutte le
informazioni utili all’erogazione degli emolumenti dovuti.
7. Assicura una corretta gestione degli organici di Facoltà e collabora
con gli organi di governo per la programmazione didattica di Ateneo.
39
Principali funzioni e compiti
8. Soddisfa le esigenze di conoscibilità della posizione giuridica da
parte dell’utenza ed effettua il rilascio di certificazioni e attestazioni
varie, nonché informazioni inerenti la carriera e la normativa
applicata.
Carriere e
Amministrazione
del personale Docente,
Ricercatori e
Collaboratori Linguistici
E convenzionato con il S.S.N.
(segue)
9. Assicura l’efficace informatizzazione delle carriere gestite, in
coerenza con i principi di politica informatica generale.
10. Collabora con l’Ufficio Rapporti con le Aziende ospedaliere e con il
SSN per il contenzioso in materie sanitarie.
11. Collabora con il Servizio Affari Legali e con il Servizio Relazioni
Sindacali e Normativa del lavoro per la risoluzione degli eventuali
contenziosi aperti dal personale amministrato.
12. Gestisce il trattamento di quiescenza, l’indennità di buonuscita , le
cause di servizio e l’equo indennizzo per il personale amministrato.
13. Soddisfa le esigenze di conoscibilità da parte dell’utenza dei
preventivi di pensione e di buonuscita.
Carriere e
Amministrazione
del personale
Tecnico e Amministrativo
E convenzionato con il S.S.N.
1.Assicura la correttezza formale e sostanziale dei procedimenti
amministrativi del personale tecnico e amministrativo nel rispetto dei
contratti vigenti (gestione delle presenze, assenze, malattie,
permessi, part-time, etc.), al fine di definire la corretta posizione
giuridica e stipendiale (ivi compreso il trattamento accessorio) e
trasmettere all'ufficio Gestione Economica del personale tutte le
informazioni utili all'erogazione degli emolumenti dovuti.
40
Principali funzioni e compiti
2. Gestisce il trattamento di quiescenza, l’indennità di buonuscita, le
cause di servizio e l’equo indennizzo per il personale amministrato.
(segue)
Carriere e
Amministrazione
del personale
Tecnico e Amministrativo
E convenzionato con il S.S.N.
3. Effettua la ricostruzione delle situazioni pensionistiche (pensioni
provvisorie, definitive, privilegiate) per il personale tecnico e
amministrativo, verificando l'esattezza delle attività inerenti i riscatti,
le ricongiunzioni, le ricostruzioni di carriera, etc.; si interfaccia con
gli enti previdenziali fornendo loro l'informativa utile alla
ricostruzione delle posizioni pensionistiche.
4. Collabora con l’Ufficio Rapporti per il contenzioso in materie
sanitarie
5. Soddisfa le esigenze di conoscibilità da parte dell’utenza dei
preventivi di pensione e di buonuscita.
6. Collabora con il Servizio Affari Legali e il Servizio Relazioni
Sindacali e Normativa del lavoro ed per la risoluzione degli eventuali
contenziosi aperti dal personale amministrato.
7. Assicura l’efficace informatizzazione delle attività e dei processi
gestiti, in coerenza con i principi di politica informatica generale.
41
Principali funzioni e compiti
1.Garantisce l'attività di calcolo degli stipendi netti e dei compensi del
personale e dei soggetti che a qualsiasi titolo collaborano con
l'Ateneo, sulla base degli importi lordi e dei dati di presenza
trasmessi dagli uffici dell'Amministrazione Giuridica del personale,
assicurando l'applicazione delle diverse tipologie di contratto e delle
norme fiscali e previdenziali.
Stipendi e Trattamento
Accessorio
del personale
2. Garantisce l’amministrazione e l’erogazione di tutte le voci
retributive accessorie spettanti al personale, nonché di compensi
particolari legati a funzioni quali l'appartenenza a Commissioni, al
Consiglio di Amministrazione e alla partecipazione alle Commissioni
Comparative e agli esami di Stato.
3. Garantisce il pagamento delle indennità di missione del personale
del Rettorato, dei compensi relativi alle collaborazioni coordinate e
continuative, alle borse di studio per dottorato di ricerca e delle
scuole di specializzazione e al pagamento degli assegni di ricerca.
42
Principali funzioni e compiti
4. Garantisce la gestione delle voci accessorie riguardanti i dipendenti
dell’Università operanti presso le strutture ospedaliere, emettendo
una rendicontazione mensile e mantenendo i rapporti con le Aziende
ospedaliere.
5. Assicura l’effettuazione dei versamenti dei prelievi effettuati sulle
retribuzioni a favore degli enti destinatari, nelle forme previste e nel
rispetto delle scadenze di legge, inviando agli enti stessi i riepiloghi
annuali.
Stipendi e Trattamento
Accessorio
del personale
(segue)
6. Contribuisce alla formazione del Bilancio Preventivo, sulla base
delle indicazioni ricevute dagli uffici dell’Amministrazione del
personale relative ai flussi del personale e collabora anche in sede di
bilancio consuntivo per le voci di propria competenza.
7. Esercita la supervisione sulla corretta imputazione contabile delle
operazioni inerenti agli stipendi e agli altri compensi al personale e
assicura l’emissione e la firma dei relativi mandati di pagamento.
8. Garantisce la rendicontazione dettagliata al Ministero dell’Economia
e delle Finanze e all’Aran del costo generale del personale,
attraverso l’elaborazione del conto annuale.
43
Divisione Servizi Finanziari
ORGANICO ATTUALE
ORGANICO A TENDERE
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
Dirigente:
EP/D:
D:
C:
TOTALE:
3
8
11
22
Dirigente
1
9
12
2
24.
Programmazione e Pianificazione
Risorse Finanziarie
(Formazione Bilanci e Cash Flow)
Budget e
Controllo di gestione
Innovazione e Sistemi
Informativi
Gestione Risorse
Finanziarie
(Gestione delle Entrate
e delle Uscite)
Attività Commerciale
e Imposte Dirette
e Indirette
44
Principali funzioni e compiti
• Rilevazione, monitoraggio e analisi dei costi e dei rendimenti delle singole
strutture universitarie e delle singole attività (didattica e ricerca) dei centri
di responsabilità autorizzati e dei progetti approvati.
• Attività di report periodico agli organi di governo garantendo una corretta
ed accurata attività di rilevamento dei dati ed individuando indicatori di
efficienza che consentano un efficace comprensione dei fenomeni
gestionali.
Budget e
Controllo di Gestione
• Fornire supporto per la ripartizione dei fondi sia per il funzionamento delle
unità amministrative decentrate sia per incarichi contratti di docenza
esterna e supplenze.
• Collaborazione con l’Ufficio Bilancio, nella presentazione dei bilancio
preventivo e consuntivo predisponendo specifiche elaborazioni.
• Coordinamento con il sistema informativo per la definizione del sistema di
controllo di gestione di Ateneo.
45
Principali funzioni e compiti
• Elaborazione del bilancio preventivo triennale sulla base delle linee generali di
programmazione dell’Ateneo e delle indicazioni di spesa e investimenti dei settori
dell’amministrazione centrale e delle unità amministrative decentrate.
• Formulazione della proposta di bilancio preventivo attraverso la ricognizione
delle risorse finanziarie disponibili, la valutazione dei progetti di budget formulati
dai responsabili di settori dell’Ateneo e rielaborazione finale degli stessi nel
rispetto della compatibilità di bilancio e degli indirizzi degli organi di governo.
• Predisposizione di proposte al Consiglio di Amministrazione di variazioni da
apportare al bilancio preventivo e di assestamento dello stesso.
Programmazione
e Pianificazione
Risorse Finanziarie
(Formazione Bilanci e Cash Flow)
• Elaborazione del Bilancio consuntivo.
• Redazione trimestrale del bilancio ad uso del Ministero dell’Economia e Finanza e
annuale ad uso statistico (ISTAT)
• Riclassificazione dei conti consuntivi d’Ateneo al fine di consentire l’analisi delle
spese finali e il consolidamento dei conti del settore pubblico allargato (MIUR)
• Supporto nei rapporti con i Revisori dei Conti.
• Monitoraggio dei flussi di cassa finalizzato al controllo del rispetto dei limiti di
prelevamento sul conto di tesoreria unica e del fabbisogno statale.
Analisi e programmazione dei movimenti di entrata e di uscita per consentire agli
organi di governo la tempestiva adozione di interventi diretti a garantire la
copertura delle spese.
Predisposizione istanze di concessione della deroga ai limiti dei prelevamenti.
46
Principali funzioni e compiti
Innovazione e Sistemi
Informativi
1. Definisce, in collaborazione con il CSIAF che le attuerà, i requisiti
funzionali nonché, nei casi in cui è richiesto dalla tipologia degli interventi
da effettuare, le specifiche tecniche del Sistema della Contabilità Integrata
di Ateneo, al fine di garantire il loro costante adeguamento alla evoluzione
normativa.
2. Supporta gli utenti delle procedure di gestione contabile, per quanto
riguarda la funzionalità del sistema e la normativa contabile e fiscale, in
collaborazione con gli uffici dell’Amministrazione Centrale e delle altre
strutture organizzative dell’Ateneo.
47
Principali funzioni e compiti
• Gestione degli incassi dell’Ateneo e trasferimento dei fondi pervenuti
all’Amministrazione Centrale dal Ministero e dagli altri enti alle unità
amministrative periferiche.
• Controllo dei documenti contabili e degli stanziamenti relativi; corretta
imputazione delle spese e delle entrate ai capitoli di bilancio, emissione di
mandati di pagamento e reversali di incasso all’istituto cassiere.
• Gestione dei fondi per l’edilizia, interagendo con gli uffici tecnici, ai fini di
produrre i rendiconti richiesti dalla legge.
Contabilità
• Interazione con l’Ufficio Bilancio per le operazioni di chiusura e verifica
della situazione debitoria/creditoria a fine anno, riporto dei dati contabili al
nuovo esercizio.
• Fornitura di dati finanziari ai diversi uffici dell’Ateneo per produzione di
rendiconti previsti dalla legge ed a fini statistici.
• Ripartizione di tasse di iscrizione a scuole e masters non gestite dal
sistema informatico.
• Archiviazione di mandati, reversali e di documenti contabili relativi alle
operazioni finanziarie effettuate sul bilancio d’Ateneo, loro conservazione
nei modi e nei tempi previsti dalle leggi vigenti.
48
Principali funzioni e compiti
• Coordinamento della gestione contabile dell’attività c/terzi dell’Ateneo e
accertamento delle quote dei proventi di spettanza del bilancio
d’Ateneo.
Attività Commerciale
e Imposte Dirette
e Indirette
• Adempimenti tributari dell’Ateneo, sia dichiarativi che di versamento,
relativi ai seguenti tributi:
- IVA
- IRPEG
- IRAP (con esclusione dell’IRAP sugli stipendi cui provvede l’Uff.
Stipendi)
- Bollo Virtuale
• Dichiarazione del sostituto d’Imposta mod.770 (con esclusione della
parte del 770 relativo agli stipendi, curata dall’ufficio Stipendi.
• Coordinamento degli adempimenti tributari delle U.A., consulenza
verso le stesse, informazione costante sulle novità fiscali.
49
Divisione dei Servizi Patrimoniali
Direttore Amministrativo
(Datore di lavoro agli effetti
del D.Lgs. n. 626/94)
Responsabile Unico
Responsabile Unico
Responsabile Unico
del procedimento
per la realizzazione dei lavori
(art. 7 L. n.109/94)
Dirigente
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
TOTALE:
6
4
12
3
25
Ufficio Tecnico Immobiliare
(Perizie, Pratiche Catastali e
Archivio elettronico patrimoniale)
Programmazione e
Pianificazione Fabbisogni
Edilizia Universitaria
e Rendicontazione Budget
Mobility Manager
Attività e consulenze legali,
finanziarie e contrattuali
Gestione
Beni Mobili e Immobili
(Amministrazione e
Gestione Spazi,
Servizi Generali e
Logistici)
ORGANICO A TENDERE
Acquisti
Beni
e Servizi
e Cassa
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
1
8
12
19
40
50
Divisione dei Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza
Direttore Amministrativo
(Datore di lavoro agli effetti
del D.Lgs. n. 626/94)
Responsabile Servizio
Protezione, Prevenzione
Formazione per la Sicurezza
(Artt.4, lett. a), 21 e 22
D.Lgs. n. 626/94)
Dirigente
Responsabile Unico
Responsabile Unico
Responsabile Unico
del procedimento
per la realizzazione dei lavori
(art. 7 L. n.109/94)
Pianificazione
Fabbisogni e Lavori
Energy Manager
Gestione Tecnica
Energia e Utenze
Amministrazione
e Rendicontazione
del Budget
Attività e consulenze
legali e contrattuali
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
TOTALE:
3
2
15
2
22
ORGANICO A TENDERE
Servizi Tecnici
(Progettazione,
Direzione, Collaudi
e Contabilità
Lavori)
Ufficio
Ambiente
e
Sicurezza
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
1
8
10
24
43
51
Interazioni tra Divisione dei Servizi Patrimoniali
e Divisione dei Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza
Direttore Amministrativo
(Datore di lavoro agli effetti
del D.Lgs. n. 626/94)
Responsabile Servizio
Protezione, Prevenzione
Formazione per la Sicurezza
(Artt.4, lett. a), 21 e 22
D.Lgs. n. 626/94)
Dirigente
Divisione
Servizi
Patrimoniali
Ufficio Tecnico Immobiliare
(Perizie, Pratiche Catastali e
Archivio elettronico patrimoniale)
Mobility Manager
Gestione
Beni Mobili e Immobili
(Amministrazione e
Gestione Spazi,
Servizi Generali e
Logistici)
Dirigente
Divisione
Servizi Tecnici,
Ambiente e Sicurezza
Responsabile Unico
Responsabile Unico
Responsabile Unico
del procedimento
per la realizzazione dei lavori
(art. 7 L. n.109/94)
Programmazione e
Pianificazione Fabbisogni
Edilizia Universitaria
e Rendicontazione Budget
Attività e consulenze legali,
finanziari e contrattuali
Acquisti
Beni
e Servizi
e Cassa
Pianificazione
Fabbisogni e Lavori
Energy Manager
Gestione Tecnica
Energia e Utenze
Servizi Tecnici
(Progettazione,
Direzione, Collaudi
e Contabilità
Lavori)
Amministrazione
e Rendicontazione
del Budget
Attività e consulenze
legali e contrattuali
Ufficio
Ambiente
e
Sicurezza
52
Principali funzioni e compiti
Programmazione e
Pianificazione Fabbisogni
Edilizia Universitaria
e Rendicontazione Budget
Ufficio tecnico
Immobiliare
• Provvede alla predisposizione del programma edilizio triennale.
• Il programma indica, per tipologia e in relazione alle specifiche
categorie degli interventi, le loro finalità, i risultati attesi, le priorità,
le localizzazioni, le problematiche di ordine ambientale, paesistico ed
urbanistico-territoriale, le relazioni con piani di assetto territoriale o
di settore, il grado di soddisfacimento della domanda correlata alle
risorse disponibili, alla stima dei costi e dei relativi tempi di
attuazione.
• Provvede altresì alla raccolta delle esigenze provenienti dai Poli al
fine di redigere un programma di attuazione privilegiando quelle che
risultano necessarie nell’ambito delle direttive degli organi politici e
strategici.
Provvede:
• Alla tenuta ordinata e coordinata attraverso un adeguato sistema
informatizzato dell’intero patrimonio immobiliare di proprietà e a
qualsiasi titolo detenuto, corredata delle consistenze, cespiti,
identificativi catastali, rapporto d’uso con relativo periodico
aggiornamento.
• Alla predisposizione e tenuta di tutti gli atti tecnici, amministrativi,
catastali, ipotecari, edilizi, e peritali preliminari e conseguenti
all’acquisizione o dismissione del patrimonio immobiliare.
• Aggiornamento del valore patrimoniale immobiliare da porre al
bilancio.
53
Principali funzioni e compiti
Ufficio Acquisti
Beni e Servizi
e Cassa
Provvede:
Alla definizione delle linee guida impartite dall’organo politico,
organizza l’aggiornamento del sistema approvvigionatorio di Ateneo.
Alla gestione dei rapporti con CONSIP e organismi similari.
Al monitoraggio della spesa, la valutazione dei fornitori, costituzione e
identificazione della codifica dei beni e servizi.
Tenuta ordinata e coordinata delle utenze relative alla fornitura di :
fonìa
energia elettrica
gas
acqua.
54
Principali funzioni e compiti
Provvede per il Settore Mobiliare
• All’acquisizione delle informazioni,, attraverso un periodico
monitoraggio dell’uso di tutti i beni mobili dell’Ateneo al fine di favorire
un miglior uso anche attraverso lo scambio tra diverse Unità
Amministrative, con definizione delle linee guida per una corretta
gestione amministrativa contabile, oltre che ad un aggiornamento
delle procedure gestionali.
• Alla costituzione e identificazione della codifica dei beni per la prevista
tenuta dell'inventario, compreso quelli identificati come Patrimonio
artistico e storico.
• All’aggiornamento del valore patrimoniale mobiliare da porre a
bilancio.
Gestione Beni Mobili
e Immobili
Provvede per il Settore Immobiliare:
• Alla gestione amministrativa, contabile e di imposte dei beni immobili
occupati per uso istituzionale, nonché di quelli da porre a reddito
compreso l’esistente patrimonio agricolo.
• Al monitoraggio per l’integrazione e l’aggiornamento di una banca dati
delle situazioni d’uso degli immobili, con aggiornamento delle attività
che in essi si svolgono, verificandone costantemente la compatibilità
con le esigenze e fabbisogni generali dell’Ateneo.
• All'aggiornamento costante delle informazioni modificative pervenute
dalla Unità di Polo nonché alla predisposizione degli Atti istruttori e
documentali per l'assegnazione degli spazi alle varie UADR, sulla base
delle indicazioni del Polo.
55
Principali funzioni e compiti
Responsabile Servizio
Prevenzione e Protezione
(art.8 D.Lgs.626/94)
Servizio Prevenzione
e Protezione
(art.9 D.Lgs.626/94)
Informazione e Formazione
(art.21 e 22 D.Lgs.626/94)
Per il Settore attuativo:
• Garantisce l'univocità di interpretazione di tutta la Normativa che regola la
Sicurezza nei Luoghi di lavoro e nei Cantieri.
• Garantisce la corretta attuazione del vigente Regolamento di Ateneo e ciò al
fine di assicurare da parte di tutte le Strutture dell'Università, Centrali e
Decentrate, il rispetto degli obblighi stabiliti per Legge in materia di
"Sicurezza e Ambiente di Lavoro" in nome e per conto del Datore di Lavoro.
• Elabora e redige il Piano della Sicurezza generale di Ateneo e per le singole
Unità Amministrative.
• Elabora e redige il Documento per la valutazione dei rischi - per assicurare
il rispetto della Normativa vigente ai sensi dell'art.4 del D.Lgs. 626/94.
• Adempie in particolare agli obblighi previsti dai Decreti Legislativi 626/94 e
494/96 redigendo per ogni Cantiere temporaneo o mobile i relativi
- - P.S.C. (Piano di Sicurezza e di Coordinamento)
- - P.O.S. (Piano Operativo di Sicurezza)
- - Redige ed attua i Piani di Coordinamento in fase di Progettazione ed in
fase di realizzazione dell’Opera Pubblica
Per il Settore Informazione e Formazione :
• Coordina la ricerca ordinata e la diffusione delle Norme di sicurezza
• Provvede attraverso periodiche rilevazioni per “questionario” i bisogni
formativi dei dipendenti dell’intero Ateneo, compresi gli utenti/studenti
• Programma, pianifica ed organizza l’attuazione dei processi formativi e di
aggiornamento periodico in adempimento ai disposti di cui agli artt.21 e 22
del D.Lgs.626/94 e relativo Regolamento per la Sicurezza di Ateneo
• Individua e tiene le relazioni con le RLS, con gli Uffici interni di Formazione
e con gli Enti esterni della ASL e dell’Ispettorato del Lavoro, al fine di
realizzare Corsi di Formazione accompagnati da specifiche dispense
esplicative per la migliore gestione della Sicurezza nei luoghi di lavoro.
56
Principali funzioni e compiti
Ufficio Igiene
e Sicurezza
nei Luoghi di Lavoro
• Programma, pianifica ed esegue gli interventi per il miglioramento
della sicurezza nei luoghi di lavoro, in conseguenza della redazione
del Documento di Valutazione dei rischi (art.4, D.Lgs.626/94)
• Garantisce l'unicità di esecuzione degli interventi dell’Unità
Amministrativa Centrale e di di quelle Decentrate, in applicazione
della Normativa generale in materia di ambiente e sicurezza.
• Garantisce il supporto ed il coordinamento alle azioni specifiche
intraprese in favore delle strutture di riferimento dei Poli.
• Assicura il coordinamento delle attività di stoccaggio e smaltimento
dei rifiuti tossici e nocivi e dei rifiuti speciali, compreso quelli
radioattivi.
• Attiva ogni iniziativa di procedura e di documentazione per tutti gli
Atti tecnici-progettuali ed amministrativi per l'ottenimento delle
Certificazioni in materia di Sicurezza del lavoro ed in specifico :
• Certificati Prevenzione Incendi (CPI) - Comando VV.F
• Certificato di agibilità ed uso- Comune • Redige e tiene in costante aggiornamento la documentazione di
impianto e di manutenzione per ogni Immobile, così da formulare il
Libretto di edificio.
57
Principali funzioni e compiti
Servizi Tecnici
Progettazione, Direzione Lavori,
Contabilità dei lavori, Collaudo
PROGETTAZIONE
• La Progettazione ha come fine fondamentale la realizzazione di un
intervento di qualità e tecnicamente valido, nel rispetto del miglior
rapporto fra i benefici e i costi globali di costruzione, manutenzione
e gestione, massima manutenibilità, durabilità dei materiali e dei
componenti, sostituibilità degli elementi, compatibilità dei materiali
ed agevole controllabilità delle prestazioni dell'intervento nel tempo.
Tale processo si compie attraverso la redazione e l’attuazione di
diverse fasi progettuali, richiamate dall’art.18 all’art.45 del DPR
554/99.
• Progetto preliminare - Relazione illustrativa della tipologia e
categoria degli interventi, studi ambientali geologici, idrogeologici
ed archeologici, planimetrie generali di riferimento, prime indicazioni
per la stesura dei Piani di sicurezza, calcolo sommario della spesa
• Progetto definitivo - Relazione illustrativa e descrittiva contenente
tutti gli elementi necessari ai fini del rilascio della concessione
edilizia od altra Autorizzazione o Nulla-osta; Relazioni tecniche di
topo geologico, idrogeologico, sismico, ecc.; Rilievi planoaltimetrici
e studio di inserimento urbanistico ed impatto ambientale; elaborati
grafici(planimetrici, di sezione e di prospetto); calcoli preliminari di
strutture e di impianti; piani di esproprio; computi metrici e quadro
economico di insieme
• Progetto esecutivo - Relazioni generali e specialistiche, elaborati
grafici di dettaglio compresi quelli delle strutture e degli impianti
nonché di miglioramento ambientale completi di calcoli; Piani di
manutenzione dell’opera, piani di sicurezza e di coordinamento,
computi metrici-estimativi e quadro economico generale,
cronoprogramma; Atti propedeutici alla predisposizione di schema
di contratto e Capitolato Speciale d’Appalto.
58
Principali funzioni e compiti
DIREZIONE LAVORI
Servizi Tecnici
Progettazione, Direzione Lavori,
Contabilità dei lavori, Collaudo
• L'Ufficio di Direzione Lavori è preposto alla direzione ed al controllo
tecnico, contabile e amministrativo dell'esecuzione dell'intervento
secondo le disposizioni che seguono e nel rispetto degli impegni
contrattuali.
• Il Direttore dei lavori cura che gli stessi cui è preposto siano eseguiti
a regola d'arte ed in conformità al progetto e al contratto.
• Il Direttore dei lavori ha la responsabilità del coordinamento e della
supervisione dell'attività di tutto l'ufficio di Direzione dei lavori, ed
interloquisce in via esclusiva con l'appaltatore in merito agli aspetti
tecnici ed economici del contratto.
• Il Direttore dei Lavori ha la responsabilità di tutte le attività ed i
compiti allo stesso demandati dalla Legge e dal Regolamento DPR
n.554/99 in particolare ha l’obbligo di verificare il possesso dei
requisiti normativi previsti per le Imprese ed i suoi dipendenti,
verifica la validità dell’andamento del programma di manutenzione,
sovrintende alle funzioni delegate ai Direttori operativi (art.125 del
DPR 554/99) e degli Ispettori di Cantiere (art.126 DPR 554/99).
• Il Direttore dei lavori assume le funzioni del Coordinatore per
l’esecuzione dei lavori previsti dalla vigente normativa sulla
sicurezza nei cantieri (D.Lgs.494/96 e D.Lgs.528/99) regolamentato
dall’art.127 del DPR 554/99.
• Il Direttore dei lavori ha l’obbligo di segnalare al Committente o al
responsabile unico dei lavori le eventuali inosservanze alle
disposizioni in materia di sicurezza, proponendo, se del caso, la
sospensione dei lavori stessi.
59
Principali funzioni e compiti
Servizi Tecnici
Progettazione,
Direzione Lavori,
Contabilità dei lavori,
Collaudo
COLLAUDO (art.187 DPR 554/99)
• Il Collaudo ha lo scopo di verificare e certificare che l’opera appaltata o il
lavoro assegnato siano stati eseguiti a regola d’arte e secondo le
prescrizioni tecniche prestabilite, in conformità del Contratto d’Appalto e
delle eventuali e successive varianti e dei conseguenti Atti di
Sottomissione o Aggiuntivi che dovranno essere sottoposti alla
superiore approvazione.
• Il Collaudo ha altresì lo scopo di verificare che le risultanze della
contabilità e dei documenti giustificativi, per opere aggiuntive diverse od
eseguite in economia, corrispondano fra loro e con lo stato di fatto
accertato dell’opera, non solo per le dimensioni, forma e quantità, ma
anche per la qualità dei materiali e dei componenti impiegati nonché
delle provviste.
• Il Collaudo comprende altresì tutte quelle verifiche preliminari sul
Progetto nonché quelle successive di tipo tecnico previste dalle leggi di
settore
• Il Collaudo in ultimo dovrà anche provvedere all’esame delle possibili ed
eventuali riserve avanzate dall’Appaltatore in ordine ai lavori eseguiti ed
alla corrispondente redatta contabilità, sulle quali non sia già intervenuta
una risoluzione definitiva in via amministrativa, se iscritte nel registro di
Contabilità e sul Conto Finale, nei termini e nei modi stabiliti dal DPR
554/99.
• Il Collaudo può essere necessario anche in corso d’opera, nei casi
previsti dall’art.187, comma 3 dalla lettera a) alla lettera g) del richiamato
DPR.
60
Principali funzioni e compiti
Pianificazione,
Fabbisogni e Lavori
• Provvede periodicamente (semestralmente) alla raccolta ordinata
delle richieste di opere ed interventi non classificati di Ordinaria
Manutenzione proposti dall’Ufficio Centrale o dalle Strutture di Polo
• Verifica la compatibilità degli interventi con il Programma generale di
indirizzo di Ateneo e ne attesta la fattibilità redigendo un Elaborato di
Progetto Preliminare
• Determina, tenuto conto del parere del singolo Comitato di Polo, la
priorità tra il singolo intervento e quelli complessivi proposti
• Determina la priorità degli interventi in ordine a tutti quelli proposti
sia dall’Ufficio Centrale che dai Poli
• Individua il costo sommario delle singole opere richieste ed
ammesse ad esecuzione attraverso la compilazione di Perizie di
Spesa
• Redige un piano organico temporale di interventi da sottoporre
all’approvazione della Commissione Edilizia di Ateneo e/o al
Comitato di Coordinamento per il relativo finanziamento
• Individua le procedure semplificative per l’ottenimento di eventuali
permessi e/o nulla-osta da parte degli Enti di Controllo Esterni
• Completa una scheda informativa dell’escursus della richiesta, così
da favorire la fase di Progettazione definitiva.
61
Principali funzioni e compiti
Detta Struttura provvede a tutte le funzioni di supporto all’attività
Amministrativa e Contabile degli Uffici Tecnici:
Amministrazione
e Rendicontazione
del Budget
• Raccolta e tenuta ordinata della Legislazione tecnica con particolare
riferimento a quella inerente la Progettazione,l’Esecuzione e
Collaudazione dell’Opera Pubblica
• Raccoglie le deliberazioni degli Organi di governo relative
all’approvazione dei finanziamenti relativi alle Opere di competenza
• Predispone tutta la parte documentale per l’avvio delle procedure di
gara (computi metrici, perizie, capitolati speciali, ecc.)o affidamento
dei lavori per emissione di Buono d’Ordine
• Provvede alla compilazione di tutti gli Atti preliminari alla consegna
dei lavori, compreso quelli che si renderanno necessari durante il
loro corso, nonché quelli che saranno Atti conclusivi degli stessi
• Provvede alla tenuta contabile dei singoli stati di avanzamento per
ogni Lavoro o Cantiere affidato, provvedendo alla loro redazione fino
alla emissione del Certificato di pagamento
• Controlla e verifica le Fatture in conseguenza dei lavori eseguiti
imputandole nel giusto capitolo di spesa ed annotandole in apposita
scheda di cantiere, così da garantire il continuo controllo della spesa
che sarà congiuntamente verificata, periodicamente, con gli Uffici
dell’Area Finanziaria di Ateneo per controllarne i flussi in rapporto
alle disponibilità di cassa
• Raccoglie, ordina e predispone tutta la documentazione necessaria
alla redazione degli Atti di Collaudo
• Costituisce, tiene ed aggiorna l’Elenco dei Fornitori.
62
Principali funzioni e compiti
Gestione Tecnica
Energia ed Utenze
• Provvede alla gestione del Contratto per Servizio Calore e
Condizionamento e relative opere di miglioramento Tecnico ed
Adeguamento Normativo degli impianti esistenti o di nuova
realizzazione
• Provvede al controllo periodico della rispondenza dei Servizi Prestati
con quanto previsto dalle Norme contrattuali sorvegliandone
l’attuazione
• Attiva la sorveglianza sulla buona esecuzione delle opere ed
interventi a carico della Ditta Appaltatrice con funzioni di Direzione
dei Lavori
• Tiene la prescritta contabilità del Servizio e delle opere eseguite,
secondo quanto disposto dal DPR 554/99, provvedendo alla
redazione dei relativi Atti Contabili fino alla loro liquidazione
• Cura con proprie proposte l’azione di contenimento del consumo
energetico in sintonia tecnica ed operativa con la Figura dell’Energy
Manager
• Cura con un costante monitoraggio di tipo informatico i consumi
energetici, compresi quelli di tipo idrico ed elettrico, così da
verificarne periodicamente il consumo ed attraverso analisi
comparative proporre sistemi migliorativi per un più corretto uso
dell’energia
• Cura i contatti con gli Enti esterni di controllo e verifica sui consumi
energetici
• Aggiorna costantemente le procedure tecnico-amministrative per il
mantenimento ed eventuale nuovo ottenimento di permessi e nullaosta da parte degli Enti di Controllo Esterni
• Detiene l’archivio tecnico di tutti i Permessi, Nulla-Osta e
Certificazioni previste per gli impianti ai sensi della Legge 10/91 e
legge 46/90
63
Principali funzioni e compiti
Attività e Consulenze
Legali e Contrattuali
64
Area dei Servizi decentrati di Polo - Polo Biomedico
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
TAC:
1
TOTALE:
15
oltre SGAT
Segr.Studenti
ORGANICO MINIMALE
Dirigente
1
5
1
7
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
8
11
Dirigente:
EP:
D:
C:
Tac:
1
1
7
27
9
TOTALE:
45
oltre SGAT
Segr.Studenti
8
11
Servizi
Finanziari
ORGANICO A TENDERE
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
SIP - Servizi Informatici
di Polo
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
19
68
47
TOTALE:
135
OLTRE SGAT
SEGR.STUD.
8
11
Servizi Bibliotecari
di Area
65
Area dei Servizi decentrati di Polo - Careggi
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
TOTALE:
1
oltre SGAT
Segr. Studenti
ORGANICO MINIMALE
Dirigente
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
12
4
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
5
9
2
TOTALE:
17
oltre SGAT
Segr. Studenti
12
4
Servizi
Finanziari
ORGANICO A TENDERE
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
SIP - Servizi Informatici
di Polo
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
12
34
7
TOTALE:
76
Oltre SGAT
Segr. Studenti
12
4
Servizi Bibliotecari
di Area
66
Area dei Servizi decentrati di Polo - Sesto
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
0
0
3
TOTALE:
4
Oltre SGAT
Segr. Studenti
4
6
ORGANICO MINIMALE
Dirigente
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
5
9
3
TOTALE:
18
Oltre SGAT
Segr. Studenti
4
6
Servizi
Finanziari
ORGANICO A TENDERE
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
SIP - Servizi Informatici
di Polo
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
5
9
3
TOTALE:
18
Oltre SGAT
Segr. Studenti
4
6
Servizi Bibliotecari
di Area
67
Area dei Servizi decentrati di Polo - Novoli
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
TOTALE:
2
Oltre SGAT:
Segr. Stud.
14
19
ORGANICO A TENDERE
1
1
Dirigente
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
12
22
15
TOTALE:
50
Oltre SGAT:
Segr. Stud.
Operai
14
19
2
Servizi
Finanziari
ORGANICO MINIMALE
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
SIP - Servizi Informatici
di Polo
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
1
5
7
9
0
TOTALE:
23
Oltre SGAT:
Segr. Stud.
14
19
Servizi Bibliotecari
di Area
68
Area dei Servizi decentrati di Polo – Centro Storico 1
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
1
TOTALE:
6
Oltre SGAT
Segr. Studenti
48
20
ORGANICO MINIMALE
Dirigente
1
3
1
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
1
4
12
18
TOTALE:
35
Oltre SGAT
Segr. Studenti
48
20
Servizi
Finanziari
ORGANICO A TENDERE
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
SIP - Servizi Informatici
di Polo
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
15
16
22
TOTALE:
58
Oltre SGAT
Segr. Studenti
48
20
Servizi Bibliotecari
di Area
69
Area dei Servizi decentrati di Polo – Centro Storico 2 - Agraria
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
TOTALE:
1
Oltre SGAT
Segr. Studenti
7
3
ORGANICO MINIMALE
Dirigente
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
5
2
6
TOTALE:
25
Oltre SGAT
Segr. Studenti
Operai
7
3
1
Servizi
Finanziari
ORGANICO A TENDERE
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
SIP - Servizi Informatici
di Polo
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
Dirigente:
EP:
D:
C:
1
12
21
10
TOTALE:
44
Oltre SGAT
Segr. Studenti
Operai
7
3
1
Servizi Bibliotecari
di Area
70
Principali funzioni e compiti
Settore della Programmazione, pianificazione e gestione fabbisogni e
risorse di polo
Interazione tra le funzioni del coordinatore di Polo e gli uffici operativi per
facilitare la definizione delle azioni da intraprendere. In particolare:
· Analisi delle risorse finanziarie ed umane necessarie per il funzionamento
dei servizi di Polo
· Analisi delle attività e dei fabbisogni delle UADR
Affari Generali
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
· Gestione ottimale delle risorse umane e finanziarie
· Pianificazione e monitoraggio attività
· Analisi dei processi e correlata ottimizzazione delle procedure, sulla base
delle linee guida dell’Amm.ne Centrale, in coordinamento trasversale con gli
altri uffici all’interno del Polo e di concerto con gli altri Poli
· Analisi e proposte di interventi formativi
· Rapporti con le Aziende Sanitarie (Polo Biomedico)
Settore Gestione servizi legali, contratti e convenzioni
· Consulenza e attività istruttoria per la stipula di contratti di acquisto e
fornitura di beni e servizi
· Provvedere all’espletamento di gare e alla successiva redazione contratti
71
Principali funzioni e compiti
· Consulenza e supporto per stipula di convenzioni, acquisizione donazioni
· Supportare rapidamente ed efficacemente gli utenti nelle denunce di
infortunio, furti e danneggiamenti
· Raccogliere le proposte che provengono dall’utenza per eventuali
modifiche a Regolamenti attuativi e/o procedure e inviarle agli organi
competenti (es. Regolamento missioni, donazioni, ecc)
· Consulenza e supporto per la corretta gestione dei rapporti con personale
parastrutturato
Affari Generali
Messa a punto di modulistica on line per C.C.C., convenzioni, contratti, ecc
(Fabbisogni,
Attività Legali,
Contratti e Convenzioni)
Settore Acquisti
segue
· Ricognizione delle attività svolte dalle unità produttive e conoscenze delle
tipologie dei prodotti da acquistare
· Contrattazione in stretta collaborazione con l’ufficio servizi legali di Polo
· Raccolta fabbisogni comuni alle UADR di Polo e programmazione
acquisizione di prodotti comuni e specifici;
· Supporto specialistico alle UADR nell’acquisto di beni e servizi;
· Assistenza alle UADR per il monitoraggio del livello di qualità del servizio
e collaborazione alle indagini condotte a livello d’Ateneo
72
Principali funzioni e compiti
· Semplificazione, omogeneizzazione e razionalizzazione delle
procedure
· Elaborazione struttura bilancio in CIA
· Variazioni tecniche di bilancio
· Monitoraggio crediti e relative informazioni in tempo reale alle UADR
· Studio per la redazione delle relazioni ai sensi degli artt. 18 e 21 del
RAFC
· Elaborazione consolidato di Polo
· Controllo di gestione
· Gestione cassa di Polo
Servizi
Finanziari
· Gestione crediti
· Creazione progetti e ripartizioni in CIA
· Validazione mandati e reversali e tenuta rapporti con il cassiere
· Gestione incarichi di lavoro autonomo
· Adempimenti fiscali, assistenziali e previdenziali
· Tenuta registri IVA
·Tenuta registri INAIL
· Dichiarazioni doganali
· Registrazione in CIA delle fatture attive
· Stretta interazione con l’ufficio Risorse Finanziarie dell’Amm.ne
Centrale per l’ottimizzazione e dei trasferimenti di risorse
73
Principali funzioni e compiti
Ricerca
· Supporto informativo e divulgativo per la predisposizione delle
richieste di finanziamento;
· Consulenza ai docenti durante lo svolgimento dei programmi di
ricerca al fine di ottimizzare l’utilizzazione delle risorse finanziarie e
di consentire la corretta imputazione delle spese
· Supporto alla rendicontazione dei progetti di ricerca
· Attività di ricerca in c/terzi:
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
- supporto alle UADR nella fase contrattuale (in raccordo con l'ufficio
Affari legali di Polo)
-
repertorio contratti;
· Raccolta e verifica progetti giovani ricercatori e relative delibere di
fattibilità dei Consigli delle UADR
· Dottorato di ricerca:
- procedure relative al concorso comprese le nomine commissioni e
decreti rettorali, controllo e approvazione atti;
gestione rapporti con gli organi del dottorato
74
Principali funzioni e compiti
Relazioni Internazionali
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
(segue)
·
Attività di diffusione mirata per la partecipazione a
programmi comunitari di ricerca e cooperazione; supporto alle
strutture di didattica e di ricerca per tali programmi relativamente
alle seguenti fasi: predisposizione dei progetti, negoziazione della
proposta e successiva stipula del contratto; gestione e
rendicontazione contabile dei fondi (in particolare sulla base delle
informazioni trasmesse dall’Ufficio centrale si svolgono attività di
sensibilizzazione verso i Docenti – invio note di “remind”,
organizzazione di incontri mirati per il settore di interesse, richiesta
di organizzazione di seminari di formazione per il personale Tecnico
amministrativo. Elaborazione, in stretta collaborazione con l’Ufficio
Centrale, di linee direttive per la omogeneizzazione delle procedure
amministrative e contabili per la stesura dei progetti e la gestione
dei relativi finanziamenti)
·
Supporto nell’elaborazione dei progetti attraverso un
“gruppo di lavoro integrato” che lavora in costante interazione con
l’Ufficio Centrale, formato non solo dal personale dell’Ufficio, ma
anche dei referenti dell’Ufficio Contabilità e Ricerca Scientifica di
Polo formati ad hoc, in modo da formare un “team di tecnici
specializzati del settore”. Ove necessario il team potrà essere
coadiuvato da personale esterno in seguito ad accordo con
l’Amministrazione centrale

75
Principali funzioni e compiti
Servizi alla Ricerca e
Relazioni Internazionali
(segue)
 Supporto alle strutture di didattica e ricerca per la partecipazione a
programmi nazionali e locali per la cooperazione interuniversitaria
internazionale e per la mobilità internazionale, per i finanziamenti
speciali di Ateneo per favorire lo sviluppo internazionale della
ricerca e della didattica relativamente alle seguenti fasi: gestione
dei fondi e rendicontazione dei contributi (in particolare trattasi
della gestione amministrativo contabile degli scambi previsti dagli
accordi di docenti ricercatori e docenti da e verso l’Italia)
·
Collaborazione con l’Ufficio centrale per il monitoraggio costante
delle attività svolte nell’ambito degli accordi internazionali (es.
numero scambi di docenti e studenti, pubblicazioni, seminari
scientifici ecc.)
76
Principali funzioni e compiti
Didattica
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
Verifica della regolarità delle procedure di nomina dei responsabili
delle strutture didattiche e predisposizione del D.R. di nomina (in
particolare: riscontra il numero legale degli aventi diritto e dei
presenti, gestisce i termini di decadenza dei responsabili delle
strutture didattiche; utilizza il fac-simile in uso per i D.R. di nomina
definito a livello centrale); supporto alle strutture didattiche per la
costituzione di organismi previsti dallo Statuto e dai Regolamenti (es.
Giunte di Facoltà, commissioni) (in particolare offre informazioni,
consulenza sulla corretta interpretazione e applicazione di quanto
contenuto nei regolamenti e statuto)
 Supporto normativo agli organi delle strutture didattiche per la
predisposizione di delibere relative a proposte di adozione e revisione
del Regolamento Didattico d’Ateneo (in particolare assicura che siano
rispettati i requisiti minimi ed i vincoli ministeriali (L.509/99) che
consentono il buon esito delle proposte di revisione del regolamento
didattico di ateneo)
 Supporto normativo agli organi delle strutture didattiche per la
predisposizione di delibere relative a proposte di adozione e revisione
dei regolamenti didattici dei corsi di laurea e laurea specialistica (in
particolare assicura che siano rispettati i requisiti minimi ed i vincoli
ministeriali (L.509/99) che consentono il buon esito delle proposte di
revisione del regolamento didattico di ateneo);
77
Principali funzioni e compiti
 Supporto normativo e di valutazione gestionale (risorse impegnabili,
analisi dei costi e degli impatti organizzativi, ecc…) agli organi delle
strutture didattiche per l’adozione di delibere attinenti l’istituzione
annuale dei Master di I° e II° livello e dei Corsi di perfezionamento (in
particolare secondo quanto già avviene per la formulazione delle
proposte di nuovi corsi di laurea a cura della Facoltà, fornisce agli
organi delle strutture didattiche preposte alla preparazione delle
delibere di istituzione di master e corsi di perfezionamento i dati e le
informazioni utili a verificare la rispondenza dei requisiti normativi, es.
minimo dei crediti prodotti dal master e la valutazione delle voci di
costo per l’organizzazione, la logistica, numero iscritti potenziali etc.);
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
 Convenzioni didattiche d’Ateneo: esame tecnico preliminare delle
proposte avanzate dalle strutture didattiche e raccordo con gli uffici
dell’Amm.ne Centrale per la definizione della bozza di convenzione (in
particolare assicura alle UADR il supporto tecnico normativo
nell’ambito delle norme, schemi e regolamenti disciplinanti la materia
a livello di ateneo, allo scopo di predisporre d’intesa con gli uffici
dell’amm.ne centrale le convenzioni favorendone la rapida
sottoscrizione ;
Supporto amm.vo alle attività di rilevazione e valutazione della
didattica (in particolare individua il numero di studenti interessato per
la rilevazione semestralizzata; provvede al reclutamento di personale
con contratti di collaborazione occasionale finalizzato alla
distribuzione delle schede di valutazione e quindi provvede al
pagamento dei relativi compensi);
78
Principali funzioni e compiti
Servizi agli studenti
· Coordinamento, gestione e sviluppo delle attività delle Segreterie
Studenti (gestione del personale, logistica, riorganizzazione attività);
· Realizzazione servizi di accoglienza studenti in entrata, in itinere e in
uscita:
Servizi alla
Didattica
e agli Studenti
o
- stage e tirocini
o
- mobilità internazionale
o
- sviluppo iniziative legate al placement
o
- orientamento primo livello
·
Gestione servizi on line presenti e da implementare
·
Gestione collaborazioni a tempo parziale degli studenti;
· Gestione delle Iniziative didattiche, culturali e sociali promosse
dagli studenti
Supporto per gli altri Uffici di Polo relativamente agli aspetti connessi
alla comunicazione e all’informazione interna ed esterna
· Ottimizzare la visibilità nel territorio delle strutture afferenti al Polo
Ufficio Relazioni
con il Pubblico
(Servizi al Territorio)
· Supportare, promuovere e sviluppare le relazioni esterne:
- rapporti con il territorio
- collaborazione con enti esterni e imprese per allargare e migliorare le
opportunità di stage e tirocinio degli studenti
- contatto con il mondo del lavoro nell’ambito dell’orientamento in
uscita
· Curare e sviluppare le pagine web di Polo
79
Principali funzioni e compiti
Servizi patrimoniali e tecnici
· Programmazione e pianificazione, in accordo con l’UAC, degli
interventi e delle innovazioni patrimoniali, funzionali e per il
miglioramento della sicurezza;
· Mantenimento e conservazione degli edifici in relazione alle effettive
esigenze manifestate dalle UADR
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
· Gestione dei contratti di tipo edilizio, impiantistico e tecnologico
predisposti a livello centrale
· Istruzione, sottoscrizione e gestione dei contratti di tipo edilizio,
impiantistico e tecnologico propri del Polo
· Collaborazione alla redazione del Piano di Sicurezza e del
Documento per la Valutazione del Rischio predisposti a livello
centrale
· Smaltimento rifiuti radioattivi ed inquinanti
80
Principali funzioni e compiti
Logistica
· Gestione spazi, assegnazione e cambiamenti di destinazione d’uso
degli spazi assegnati al Polo
· Gestione tecnico informatica archivio patrimonio immobiliare
· Gestione aule e spazi didattici
Servizi Patrimoniali
e Tecnici
· Gestione servizi di portineria
· Collaborazione per la stipula di contratti di vigilanza e loro gestione
· Collaborazione per la stipula di contratti di pulizie e loro gestione
· Gestione servizi particolari di Polo oltre a pulizie, traslochi e
facchinaggi
· Proposta all’UAC per l’acquisizione di nuovi spazi laddove non
disponibili all’interno delle strutture di Polo
81
Area dei Servizi Bibliotecari e Documentali di Ateneo
Comitato
tecnico
di gestione
Dirigente Area dei Servizi
Bibliotecari e Documentali
(Sistema bibliotecario di Ateneo)
Coordinamento centrale biblioteche
Commissione
centrale
biblioteche
Comitato di
coordinamento
SBA-CSIAF
Biblioteche di area
Biomedica
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
TOTALE:
1
11
50
127
5
194
ORGANICO A TENDERE
Scienze
Scienze sociali
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
1
57
142
38
238
Scienze tecnologiche
Umanistica
Progetti per l’innovazione
Firenze University Press
Centro documentale di ateneo
82
Coordinamento centrale biblioteche
Comitato tecnico
di gestione
Dirigente del
Sistema bibliotecario
Biblioteca
biomedica
Commissione
biblioteche
Biblioteca
di scienze
Biblioteca di
scienze sociali
Coordinamento
SBA-CSIAF
Biblioteca di
scienze
tecnologiche
Biblioteca
umanistica
Monitoraggio e valutazione
Biblioteca digitale
Formazione professionale
Attività cooperative
Gestione e manutenzione del catalogo
Orientamento all’utenza
Prestito interbibliotecario
Amministrazione e contabilità
Organico attuale (10 persone)
1 dirigente a contratto
1 EP area biblioteche
3 C area biblioteche
3 D area amministrativo-contabile
2 C area amminitrativo contabile
Pianta organica (18 persone)
1 dirigente a contratto
7 EP area biblioteche
2 D area biblioteche
1 EP area amministrativo-contabile
5 D area amministrativo-contabile
3 C area amminitrativo contabile
83
Principali funzioni e compiti
1.
Dirigente del
Sistema bibliotecario
Il Coordinatore centrale del Sistema bibliotecario sovrintende
alla realizzazione dei programmi ed al raggiungimento degli
obiettivi indicati dalla Commissione per le biblioteche ed
esplica una generale attività di coordinamento,
programmazione e valutazione nei confronti del personale
bibliotecario e sorveglia sul buon funzionamento delle strutture
del Sistema. Per l’espletamento delle sue funzioni il
Coordinatore centrale dispone delle risorse finanziarie attribuite
dal Consiglio di Amministrazione.
2. Il Coordinatore centrale ha le seguenti funzioni:
•
distribuisce le risorse di personale in relazione alle esigenze di
funzionamento delle singole biblioteche e alla realizzazione di
progetti di sviluppo del Sistema bibliotecario secondo criteri di
mobilità e di flessibilità organizzativa;
•
predispone il Piano strategico di sviluppo pluriennale ed il
Rapporto annuale sullo stato del Sistema bibliotecario
d’Ateneo;
•
effettua la verifica periodica dei carichi di lavoro e della
produttività dei servizi bibliotecari;
•
formula agli organi competenti ogni proposta utile allo sviluppo
e alla organizzazione delle attività bibliotecarie;
•
cura la partecipazione del Sistema bibliotecario a progetti
regionali, nazionali, comunitari e internazionali concernenti le
biblioteche.
84
Principali funzioni e compiti
Monitoraggio e valutazione
• Raccoglie, elabora e promuove tutte le informazioni sul Sistema
Bibliotecario di Ateneo, mantenendo aggiornata una banca dati e
producendo indicatori, strumenti di misurazione e valutazione dei
risultati raggiunti dal Sistema. Predispone questionari per la
valutazione del grado di soddisfazione dell’utenza per i servizi
offerti dal Sistema bibliotecario d’Ateneo.
• Sviluppa le tecniche di misurazione e di monitoraggio dei servizi,
partecipa a progetti nazionali e internazionali sullo sviluppo e
standardizzazione di indicatori per la valutazione dei Sistemi
bibliotecari italiani.
• Fornisce il supporto tecnico per la redazione di rapporti e relazioni
sullo stato dello SBA, l’elaborazione di modelli di distribuzione dei
finanziamenti e di fabbisogno del personale
Biblioteca digitale
• Sviluppo della collezione digitale (periodici elettronici, basi dati
bibliografiche, risorse di rete selezionate, digitalizzazione di
collezioni storiche) in sinergia con il gruppo delle attività
cooperative. Analisi, implementazione, manutenzione, sviluppo e
integrazione, in collaborazione con il Settore informatico, di sistemi
gestionali e informativi automatizzati del Sistema bibliotecario di
Ateneo; applicazione della tecnologia ai servizi bibliotecari.
Manutenzione e sviluppo dell’OPAC e dei cataloghi speciali
dell’ateneo.Integrazione delle diverse forme di accesso
all’informazione. Gestione e sviluppo del sito web del Sistema
bibliotecario, da considerare come un vero e proprio servizio di
biblioteca, luogo privilegiato di accesso remoto alle informazioni
offerte dal Sistema. Manutenzione e sviluppo delle attrezzature
85
informatiche del Sistema bibliotecario.
Principali funzioni e compiti
Biblioteca digitale
(segue)
• Comprende i sottogruppi:
• Banche dati (per coordinare la politica degli accessi integrando i
diversi sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; valutare
le risorse, oltre che sulla base dei dati statistici relativi all’uso delle
banche dati, anche considerando altri parametri relativi al
contenuto ed all’interfaccia, e avvalendosi degli strumenti tecnici
utili a supportare in questo senso la politica degli acquisti;
promuovere i servizi di consultazione delle banche dati, tramite
informazione/formazione dell’utenza e del personale; garantire agli
utenti l’assistenza necessaria attraverso un help desk telematico.Il
gruppo inoltre collabora col gruppo periodici elettronici per
l’attivazione dei link al testo pieno dei periodici elettronici per le
basi dati che lo prevedono;collabora con il gruppo Web per
migliorare, integrare e facilitare ulteriormente l’accesso ai diversi
sistemi di condivisione in rete e di accesso remoto; collabora col
gruppo Monitoraggio e valutazione per lo sviluppo nel
monitoraggio dell’uso delle banche dati)
• Periodici elettronici (per offrire accesso integrato e piena
consultabilità, attraverso liste tematica e alfabetica con
integrazione nell’OPAC, dei periodici elettronici per i quali, a vario
titolo, le biblioteche dell’Università di Firenze hanno ottenuto
l’accesso; valutare la diversificazione delle modalità di
acquisizione; garantire all’utenza l’assistenza necessaria attraverso
un help desk telematico; informare in modo capillare l’utenza
sull’evoluzione del servizio; monitorare l’uso dei periodici
elettronici per migliorare la politica degli acquisti; istruire l’utenza e
il personale sull’uso dei periodici elettronici. Il gruppo deve inoltre
collaborare col gruppo banche dati per l’attivazione dei link al testo
pieno dei periodici elettronici per le basi dati che lo prevedono, e
con il gruppo Web per migliorare, integrare e facilitare
86
Principali funzioni e compiti
Biblioteca digitale
(segue)
• ulteriormente l’accesso ai diversi sistemi di condivisione in rete e di
accesso remoto)
• Risorse di rete (per creare una collezione di risorse Web
organizzate in maniera funzionale alla migliore fruizione da parte
dell’utenza ed integrate con gli altri prodotti che costituiscono
l’offerta informativa del sistema bibliotecario di ateneo (riviste
elettroniche, basi dati), definendo validi criteri di valutazione per la
selezione delle risorse)
• Collezioni storiche (per creare una raccolta digitale attraverso la
digitalizzazione di collezioni di particolare rilevanza storica e
culturale)
• Gestione dei cataloghi automatizzati (curare la manutenzione e lo
sviluppo dei cataloghi automatizzati, con una costante attenzione
alle esigenze dell’utenza, con l’intento di eliminare gli ostacoli alla
corretta fruizione dell’informazione)
• Web del Sistema bibliotecario (per gestire e sviluppare il sito web
del Sistema Bibliotecario di Ateneo, ponendo attenzione alle
problematiche dell’usabilità e accessibilità, eliminando le barriere
tecnologiche alla fruizione dell’informazione e curando
l’impostazione della struttura del sito per facilitare e incrementare
l’accesso alle risorse; il gruppo deve inoltre coordinare il lavoro dei
gruppi che si occupano della creazione e manutenzione delle
pagine web delle singole biblioteche di area)
• Gestione delle attrezzature informatiche (per coordinare le attività
dei gruppi che operano nelle biblioteche per la gestione delle
attrezzature; studiare sistemi per la gestione degli strumenti
informatici che facilitino l’accesso dell’utenza eliminando i rischi di
malfunzionamenti e di utilizzo non corretto delle attrezzature; il
gruppo deve inoltre mantenere la banca dati centralizzata delle
attrezzature informatiche)
87
Principali funzioni e compiti
Formazione professionale
• Crescita professionale del personale per la gestione
dell’innovazione; Addestramento, aggiornamento e formazione dei
bibliotecari, di concerto con l’Ufficio Gestione e sviluppo risorse
umane dell’Amministrazione centrale
Attività cooperative
• Farsi carico di tutte le iniziative finalizzate all’attuazione di progetti
cooperativi per lo sviluppo dei servizi, in particolare per lo sviluppo
delle acquisizioni dei formati digitali
Gestione e manutenzione
del catalogo
• Manutenzione e correzione del catalogo SBN del polo Università;
gestione allineamenti, gestione duplicazioni (autori, collane,
periodici, monografie a livelli); esame delle proposte di correzione e
predisposizione di corsi di aggiornamento per il personale.
• Comprende il sottogruppo:
• Libro antico (per la preparazione di un corso di formazione per il
personale dell’Università al fine di assicurare, in ogni biblioteca
d’area, la presenza di almeno un bibliotecario in grado di trattare in
SBN materiale pubblicato prima del 1830. Successivamente il
sottogruppo si applichera’ alla definizione di progetti mirati al
recupero e alla valorizzazione del patrimonio storico delle
biblioteche dell’Università)
Orientamento all’utenza
• Svolgere un’attività permanente di assistenza e orientamento
all’utenza sui servizi delle biblioteche, in particolare sulle risorse
elettroniche. Promuovere i servizi in particolare presso i docenti per
arrivare gradualmente ad integrare i corsi sulle risorse elettroniche
nei curriculum formativi degli studenti
88
Principali funzioni e compiti
Orientamento all’utenza
(segue)
• Comprende i sottogruppi:
• Corsi di orientamento all’utenza (per l’organizzazione di corsi di
base e corsi per disciplina con cadenza almeno quindicinale per
ogni tipo di corso, in particolare sulle risorse elettroniche.
Pubblicazione su web dei calendari, dei programmi e della
documentazione dei corsi. Organizzazione visite guidate alle
biblioteche, nei mesi ottobre/dicembre, per le matricole.
Organizzazione incontri con docenti universitari e ricercatori per la
promozione delle risorse elettroniche e per sviluppare una
collaborazione con il fine di integrare progressivamente i corsi nel
curriculum formativo degli studenti. Potenziamento delle
attrezzature e individuazione di aule idonee allo svolgimento dei
corsi. Promozione dei servizi anche in collaborazione con le
Presidenze di Facoltà)
• Promozione dei servizi (per curare la promozione dei servizi del
Sistema bibliotecario di Ateneo attraverso la redazione di appositi
depliant illustrativi tematici o dedicati alle singole biblioteche)
• Servizi ai disabili (per l’organizzazione dei servizi nelle biblioteche
secondo i due aspetti del progetto approvato dalla Commissione
Disabilità di Ateneo: installazione nelle biblioteche di alcuni PC con
programmi di sintesi vocale per ipo e non vedenti dopo l’analisi
delle priorità e delle problematiche logistiche delle biblioteche.
Organizzazione della formazione del personale sul programma.
Assistenza e istruzione degli utenti disabili da parte del personale
bibliotecario. Promozione del servizio di consultazione dei PC per
disabili presso gli utenti. attivazione servizio di prestito a domicilio
per disabili attraverso la convenzione con un corriere analisi e
verifica dei risultati anche attraverso interviste e questionari agli
utenti sulla soddisfazione dei servizi per disabili; programmazione
dello sviluppo dei servizi)
89
Principali funzioni e compiti
•
•
•
•
Gestione del prestito
interbibliotecario
Aumento del document delivery elettronico;
Aumento dei prestiti interfacoltà per gli studenti residenti a Prato;
Organizzazione del prestito a domicilio per gli studenti disabili;
Promozione del prestito interbibliotecario con le biblioteche della
Provincia, del Comune di Firenze e dei Sistemi bibliotecari della
Regione Toscana;
• Sperimentazione e definizione di software per la gestione completa
e integrata del prestito interbibliotecario;
• Utilizzo di ARIEL in tutti i punti di servizio;
• Monitoraggio del servizio ILL-DD
Amministrazione e
contabilità
• Adempimenti degli obblighi amministrativi-contabili e finanziari
derivanti dall’istituzione della piena autonomia delle biblioteche del
Sistema bibliotecario d’Ateneo;
• Supporto ai Direttori nella predisposizione dei documenti contabili
da sottoporre all’approvazione dei Comitati di Biblioteca:
assestamento dei bilanci annuali e collaborazione alla redazione
della relazione sulle previsioni d’entrata nell’anno finanziario
successivo e nei due seguenti;
• Prelevamento dai fondi di riserva, variazioni e storni di bilancio
deliberati dagli organi competenti;
• Gestione, attraverso l’utilizzo della procedura CIA, dei processi di
entrata e di uscita dei fondi delle biblioteche; rapporti finanziari con
i fornitori, i committenti e con l’istituto cassiere;
• Registrazione degli incassi mensili delle attività conto terzi nel
registro dei corrispettivi, predisposizione del prospetto mensile, e
versamento degli incassi presso l’istituto cassiere;
• Adempimenti di tutti gli obblighi di natura fiscale derivanti
dall’attività svolta dalle biblioteche;
• Adempimenti degli obblighi amministrativi-contabili e finanziari
90
relativi al Sistema bibliotecario
Biblioteca biomedica
Comitato tecnico
di gestione
Comitato di
biblioteca
Direttore
Gestione
collezione
Servizi al
pubblico
Comunicazione
Web e
Gestione delle
Attrezzature
informatiche
Supporto
Alla
gestione
Sviluppo dei servizi di area locale
E raccordo con i fondi librari
Organico attuale (15 persone)
1 EP area biblioteche
4 D area biblioteche
10 C area biblioteche
Pianta organica (17 persone)
4 EP area biblioteche
11 D area biblioteche
2 C area biblioteche
91
Biblioteca di scienze
Comitato tecnico
di gestione
Comitato di
biblioteca
Direttore
Gestione
collezione
Servizi al
pubblico
Monografie
Servizi di
base
Periodici
ILL-DD
Amministrazione
e logistica
Banche
dati
Corsi
Presenze
Recupero
Del
pregresso
Informazione
Bibliografica
assistita
Formazione
Comunicazione,
Web e
gestione
Attrezzature
informatiche
Supporto
Alla
gestione
Segreteria
E comun.
interna
Fondi
speciali
Antropologia, Biologia animale,
Botanica, Geomineralogia
Matematica
Chimica e fisica
Organico attuale (27 persone)
1 EP area biblioteche
4 D area biblioteche
22 C area biblioteche
Pianta organica (29 persone)
7 EP area biblioteche
20 D area biblioteche
2 C area biblioteche
92
Biblioteca di scienze sociali
Comitato tecnico
di gestione
Comitato di
biblioteca
Direttore
Gestione
collezione
Servizi di
Consultazione
E prestito
Informazione
E
comunicazione
Monografie
Servizi di
base
Corsi
Segreteria e
Comun.interna
Periodici
ILL-DD
Informazione
Bibliografica
assistita
Amministr. E
logistica
Web e
promozione
Presenze
Banche
dati
Risorse
web
Gestione delle
Attrezzature
informatiche
Supporto
Alla
gestione
Formazione
Fondi
speciali
Conservazione
Gruppo disciplinare Diritto
Gruppo disciplinare Economia
Gruppo disciplinare Scienze politiche
Organico attuale (50 persone)
2 EP area biblioteche
12 D area biblioteche
35 C area biblioteche
1 B area servizi generali
Pianta organica (52 persone)
11 EP area biblioteche
38 D area biblioteche
3 C area biblioteche
93
Biblioteca di scienze tecnologiche
Comitato tecnico
di gestione
Comitato di
biblioteca
Direttore
Gestione
collezione
Servizi di
Consultazione
E prestito
Informazione
E
comunicazione
Monografie
Servizi di
base
Corsi
Segreteria
Logistica
E presenze
Periodici
ILL-DD
Informazione
Bibliografica
assistita
Formazione
Banche
dati
Gestione delle
Attrezzature
informatiche
Supporto
Alla
gestione
Web e
promozione
Risorse web
Conservazione
Gruppo disciplinare Agraria
Gruppo disciplinareArchitettura
Gruppo disciplinare Ingegneria
Archivi e fondi speciali
Organico attuale (33 persone)
1 EP area biblioteche
10 D area biblioteche
20 C area biblioteche
2 B area amministrativo-contabile
Pianta organica (42 persone)
9 EP area biblioteche
23 D area biblioteche
10 C area biblioteche
94
Biblioteca umanistica
Comitato tecnico
di gestione
Comitato di
biblioteca
Direttore
Gestione
collezione
Servizi di
consultazione
e prestito
Informazione
e
comunicazione
Periodici
Servizi
di base
Orientamento
Segreteria e
Comunicazione
interna
Recupero del
pregresso
ILL-DD
Informazione
Bibliografica
assistita
Presenze
Web
Amministrazione
E logistica
Lingue e letterature antiche
Gestione delle
Attrezzature
informatiche
Supporto
alla gestione
Formazione
Filosofia e psicologia
Storia e geografia
Lingue e letterature moderne
Scienze dell’educazione
Storia dell’arte e dello spettacolo
Fondi antichi
Organico attuale (50 persone)
2 EP area biblioteche
16 D area biblioteche
30 C area biblioteche
2 B area servizi generali
Pianta organica (62 persone)
13 EP area biblioteche
35 D area biblioteche
14 C area biblioteche
95
Principali funzioni e compiti
Direttore
• Il direttore di Biblioteca di area, sulla base delle direttive generali
impartite dal Coordinatore centrale del Sistema bibliotecario di
ateneo, è responsabile dei servizi e della loro qualità;
• Coordina e dirige il personale assegnato alla Biblioteca
• predispone il bilancio preventivo e consuntivo annuale e il
preventivo triennale che sottopone all’esame del Comitato di
Biblioteca in qualità di responsabile dell’azione amministrativocontabile;
• E’ responsabile della gestione e conservazione del patrimonio
librario, dell’uso dei locali e delle attrezzature di cui la biblioteca
dispone;
• Predispone annualmente un progetto di attività, sulla base del
piano di sviluppo elaborato dal Coordinatore centrale, ed in
collaborazione con il Gruppo di gestione della Biblioteca, da
presentare al Comitato della Biblioteca;
• Predispone annualmente una relazione consuntiva da presentare al
Comitato della Biblioteca e una relazione triennale per il
Coordinamento centrale:
• Cura l’attivazione e la gestione di relazioni con l’esterno, che
favoriscano lo sviluppo dei servizi bibliotecari
96
Principali funzioni e compiti
Sviluppo e gestione della collezione documentale, nei vari formati e
per tutte le tipologie di documenti:
•
Sviluppo della collezione monografica; Realizzazione dei
programmi di acquisto di materiale bibliografico (scelta
fornitori); Acquisizione e catalogazione originale o derivata di
libri e materiali della biblioteca, nel rispetto dei tempi stabiliti e
della soddisfazione dell’utenza; Monitoraggio del processo di
trattamento del libro
•
Sviluppo della collezione dei periodici (scelta fornitori,
acquisizione, catalogazione); Creazione accessi al full-text;
Manutenzione del file gestionale; Monitoraggio dell’uso dei
periodici elettronici per migliorare la politica degli acquisti;
Istruzione degli utenti sull’utilizzo dei periodici elettronici;
Integrazione dell’accesso con il servizio Fornitura Elettronica
Documenti (Ariel) e con le basi dati che hanno già attivato il
servizio accessi a banche dati locali e/o remote, attraverso la
loro selezione, l’individuazione e la realizzazione di soluzioni e
di strumenti più idonei a facilitarne l’accesso
•
Sviluppo degli accessi alle risorse informative, attraverso la loro
selezione, l’individuazione e la realizzazione di soluzioni e di
strumenti più idonei a facilitare l’accesso alle stesse; Politica
degli accessi alle banche dati ed integrazione fra le diverse
forme di abbonamento per offrire un accesso il più possibile
integrato e facilitato ai diversi sistemi di condivisione in rete e
di accesso remoto; Promozione delle banche dati; Monitoraggio
in funzione anche della politica degli acquisti; Collaborazione
con il gruppo periodici elettronici per l’attivazione dei link al
testo pieno e con il gruppo web per l’integrazione dei sistemi di
97
accesso
Gestione collezione
Principali funzioni e compiti
•
Creazione di una collezione di risorse Web, organizzate in
maniera funzionale alla migliore fruizione da parte dell’utenza,
ed integrate con gli altri prodotti che costituiscono l’offerta
informativa del sistema bibliotecario di ateneo (riviste
elettroniche, basi dati); Selezione e aggiornamento dei link alle
fonti informative sulla pagina Web della Biblioteca
•
Censimento, catalogazione e digitalizzazione dei fondi speciali,
antichi, rari e di pregio della Biblioteca; Gestione e sviluppo del
servizio di consultazione dei fondi antichi, rari e di pregio della
biblioteca; Manutenzione dei cataloghi storici; Valorizzazione
degli archivi della biblioteca
•
Recupero nel catalogo automatizzato del patrimonio pregresso;
•
Conservazione e manutenzione della collezione; Rilegature dei
volumi di riviste; Manutenzione delle collezioni nel magazzino e
nello scaffale aperto
Gestione collezione
(segue)
Servizi al pubblico
Servizi di consultazione
e prestito
Informazione e
comunicazione
• Gestione dei servizi di base della Biblioteca perseguendo la
standardizzazione, la semplificazione delle procedure e lo stile del
servizio;
• Accesso e fruibilità delle strutture;
• Distribuzione del materiale collocato nel pozzo librario;
• Prestito locale
• Orientamento e quick reference;
• Servizi a disabili;
• Cura e manutenzione del materiale di consultazione collocato a
scaffale aperto
• Sviluppo e gestione dei servizi di prestito interbibliotecario e
98
document delivery;
Principali funzioni e compiti
• Sviluppo delle tecnologie legate al servizio (Ariel, file Excel, ecc.)
Servizi al pubblico
Servizi di consultazione
e prestito
Informazione e
Comunicazione
(segue)
Realizzazione delle attività di Informazione e Comunicazione:
• Corsi per l’istruzione degli utenti sulle risorse informative della
Biblioteca; Incontri con docenti e ricercatori per la promozione
delle risorse elettroniche e sviluppo di una collaborazione con il
fine di integrare progressivamente i corsi nel curriculum formativo
degli studenti; Visite guidate alla Biblioteca (matricole, studenti di
scuole superiori, ecc.)
• Promozione dei servizi della Biblioteca; Creazione e manutenzione
delle pagine web della Biblioteca; Pubblicazione su web dei
calendari, dei programmi e della documentazione dei corsi;
Segnaletica ai servizi della biblioteca; D’intesa con le iniziative SBA
redazione di depliants, di guide e di apposito materiale illustrativo
Servizi di informazione bibliografica assistita:
• Individuazione e soddisfazione dei bisogni informativi dell’utenza,
suggerendo le più opportune strategie di ricerca nei cataloghi,
repertori, banche dati, siti web, usando tutti i filtri, tutti gli operatori
logici e tutti i canali che consentano di ottenere risposte rilevanti,
precise, aggiornate e affidabili;
• Supporto all’apprendimento delle abilità di ricerca per gli studenti
universitari
99
Principali funzioni e compiti
Gestione delle attrezzature
informatiche
• Gestione delle attrezzature informatiche:
• Manutenzione e sviluppo della strumentazione hardware e software
della Biblioteca;
• Organizzazione delle risorse tecnologiche;
• Attività di raccordo con il relativo gruppo di ateneo (mantenimento
della banca dati centralizzata delle attrezzature informatiche);
• Allestimento e gestione di aule idonee allo svolgimento dei corsi;
• Manutenzione del server di Biblioteca;
• Funzionalità del sito WEB della Biblioteca;
• Addestramento dei colleghi all’utilizzo delle strumentazioni
elettroniche;
• Supporto ai colleghi nella creazione di data base gestionali;
• Coordinamento e realizzazione dell’implementazione e del
mantenimento dei servizi elettronici della biblioteca(sistema di
automazione, rete delle banche dati, sistema di database
networking);
• Monitoraggio costante dell’offerta di mercato applicativa e
tecnologica inerente HW, SW e infrastrutture di rete per valutare la
convenienza della realizzazione o dell’acquisto dei pacchetti
100
Principali funzioni e compiti
Supporto alla gestione
Gruppi disciplinari
• Segreteria interna alla Biblioteca, con particolare riferimento alla
manutenzione del protocollo e alle attività del Comitato della
Biblioteca;
• Comunicazione interna
• Gestione dei beni non librari: supporto all’attività di individuazione
e selezione dei fornitori; supporto all’acquisto, in conformità della
normativa vigente in tema di sicurezza; gestione dell’inventario;
• Supporto all’attività amministrativa del prestito interbibliotecario;
• Attività di raccordo con il settore amministrativo contabile;
• Supporto tecnico alla definizione dei contratti di manutenzione e
supervisione della manutenzione dei locali e delle attrezzature
• Rapporti con unità di servizio esterne e/o interne all’Ateneo per la
manutenzione dei locali;
• Gestione delle presenze tramite software dedicato;
• Manutenzione archivio corrispondenza sul personale;
• Gestione ticket mensa
• Supporto alla gestione turni
• Individuazione delle occasioni formative utili per perseguire gli
obiettivi della biblioteca, in collaborazione con il gruppo di ateneo
• Pianificazione delle attività di formazione esterna ed interna
Soddisfazione dell’utenza relativa alla specifica area disciplinare,
attraverso l’utilizzo di competenze di carattere specialistico,
mirando a:
1. uno sviluppo della collezione in linea con gli interessi degli utenti
2. la selezione, acquisizione e sfruttamento delle risorse informative
disciplinari
101
Principali funzioni e compiti
Gruppi disciplinari
(segue)
Sviluppo dei servizi
di area locale e
raccordo con i Fondi librari
3. la realizzazione di un punto di contatto con Facoltà, Dipartimenti
o corsi di laurea, per garantire il raccordo costante con i bisogni
della ricerca e della didattica
4. l’integrazione tra le diverse attività svolte nelle unità
organizzative funzionali, nell’ambito delle discipline di competenza,
per la soddisfazione della specifica utenza, e tra queste in
particolare:
a) d’intesa con il servizio di gestione della collezione: la selezione
del materiale collaborando con il Comitato della Biblioteca, e con
le strutture di riferimento disciplinare; l’acquisizione la
catalogazione descrittiva e semantica delle monografie
b) d’intesa con i servizi al pubblico: la manutenzione del materiale
di riferimento disciplinare a scaffale aperto
c) d’intesa con i servizi di informazione e comunicazione:
promozione e istruzione degli utenti sulle risorse informative
disciplinari; servizi di informazione bibliografica assistita, con
particolare riferimento all’attività di supporto all’apprendimento
delle abilità di ricerca per gli studenti universitari
• Rapporto con istituzioni professionali (in particolare, per l’area
biomedica, l’azienda ospedaliera) e/o territoriali per lo sviluppo e
l’interoperabilità dei servizi;
• Raccordo con i Fondi librari: attività di coordinamento tra la
documentazione della sede centrale e quella collocata presso i
dipartimenti dell’area
102
Centro documentale di ateneo
Commissione
archivi
Responsabile
progetto
Archivio di
deposito
Archivio
storico
Archivio
studenti
Archivio
tesi
Archivi storici biblioteche
Tesi
Organico attuale (3 persone)
2 EP area biblioteche
1 C area amministrativa
Pianta organica (8 persone)
2 EP area biblioteche
3 D area archivistica
3 C area archivistica
103
Principali funzioni e compiti
Centro documentale di Ateneo
Archivio di deposito
• Nell’ambito del Sistema Bibliotecario e documentale di Ateneo e
sulla base degli indirizzi e delle direttive fornite dagli organi di
governo e di gestione dell’Ateneo assicura la promozione di
iniziative mirate alla migliore conservazione e fruizione della
memoria storica dell’Ateneo e dell’attività di ricerca documentale.
• In particolare determina il modello da seguire per la costituzione
dell’archivio di deposito e storico dell’Ateneo attraverso la
creazione di una struttura tecnico-amministrativa capace di
garantire l’armonizzazione delle diverse attività del settore.
• Assicura il trattamento archivistico e la gestione uniforme dei
materiali documentari e iconografici di interesse storico degli
archivi di Enti e di personalità donati o acquisiti dall’Università
depositati principalmente presso le biblioteche.
• Garantisce la gestione e la consultazione del materiale
documentale
• Redige gli inventari sommari per il versamento del materiale da
trasferire all’archivio storico.
• Cura la gestione del piano di versamento dei fascicoli relativi ad
affari e a procedimenti amministrativi conclusi da parte degli uffici
dell’Amministrazione centrale e degli uffici delle Unità
amministrative decentrate.
• Registra, riproduce, archivia e colloca gli atti, tesi comprese.
• Assicura la ricerca e reperimento fisico dei documenti richiesti
dagli utenti.
• Garantisce la gestione dei fascicoli studenti.
• Supporta i responsabili dei procedimenti amministrativi delle Unità
amministrative sulla corretta conservazione e custodia dei
documenti.
• Analizza la documentazione per la predisposizione di elenchi per
la
104
conservazione e scarto del materiale.
Principali funzioni e compiti
Archivio di deposito
(segue)
Archivio storico
• Cura e diffonde informazioni all’utenza.
• Svolge ogni attività necessaria all’aggiornamento e alla gestione
degli strumenti di consultazione.
• Redige e aggiorna l’inventario scientifico e degli altri mezzi di
corredo: guide, repertori, ecc.
• Aggiorna il titolario.
• Cura il riordino, il recupero e il restauro dei documenti.
• Assicura l’individuazione, la classificazione, l’archiviazione e la
collocazione degli atti.
• Supporta i responsabili delle Unità amministrative decentrate sulla
cura e la gestione degli archivi storici conservati presso le stesse.
• Assicura tutte le operazione di conservazione e di scarto dei
documenti.
• Garantisce la gestione della sala di consultazione: informazione
all’utenza, consulenza su ricerche documentarie e sull’utilizzo dei
cataloghi cartacei e/o on-line, sull’accesso a banche dati e alla
documentazione in rete
105
Firenze University Press
Comitato
editoriale
Direttore
Processo
editoriale
Accesso
e
promozione
Gestione
Archivio doc.
elettronicie
Marketing
E
distribuzione
Monografie
E riviste
Monitoraggio
Utenza
Promozione
Materiale
didattico
Accesso
web
Digitalizzazioni
E database
Metadati
Ricerca e
Sviluppo
Progetti di
ricerca
Progettazione
e speriment.
nuovi prodotti e
gestione
del documento
Gestione
Propietà
intellettuale
Supporto alla gestione
Organico attuale (6 persone)
1 EP area biblioteche
0.50 D area biblioteche
0.50 D area tecnico-scientifica
4 C area biblioteche
Pianta organica (9 persone)
3 EP area biblioteche
3 D area biblioteche
1 D area informatica
1 D area amministrativa
1 C area amministrativa
106
Principali funzioni e compiti
Direttore
• Coordinamento e gestione delle risorse umane e delle attività
editoriali,
• Piano editoriale di sviluppo;
• Bilancio preventivo e consuntivo;
• Adeguamento innovativo nel settore dell’editoria elettronica
attraverso progetto di ricerca e di sviluppo.
•
•
•
•
Processo editoriale
•
•
•
•
Assistenza editoriale agli autori
Controllo editoriale
Gestione delle procedure del ciclo di lavorazione
Progetti su diversi prodotti editoriali: collane digitali, siti web
scientifici, e-book, riviste elettroniche, basi dati iconografiche e
bibliografiche.
Produzione di materiale didattico
Traduzioni
Progetti di digitalizzazioni
Gestione archivio di self-authoring
107
Principali funzioni e compiti
Accesso e promozione
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Relazione con distributori
Sito web
Diffusioni in repertori bibliografici
Promozione interna del servizio editoriale FUP
Gestione degli archivi utenti
Promozione e marketing
Collaborazioni con university presses, consorzi e università
Presentazioni prodotti editoriali
Assegnazione identificatori
Indicizzazione pubblicazioni elettroniche, abstracting
Catalogazione e metadati
Raccordo con attività di catalogazione dello SBA e SBN
Traduzione in inglese di abstract, parole chiave e testi pubblicati
dalla FUP
• Gestione delle proprietà intellettuale: contratti, liberatorie,
registrazioni
Ricerca e sviluppo
• Partecipazione a progetti nazionali e internazionali
• Progettazione di servizi tecnologicamente innovativi nel settore
della editoria scientifica
• Progettazione e realizzazione di prodotti editoriali multimediali
• Gestione del documento informativo
• Integrazione con la biblioteca digitale di Ateneo e con il progetto di
e-learning.
Supporto alla gestione
• Attività varie di segreteria e supporto alle attività amministrativocontabili.
• Supporto organizzativo al tirocinio formativo previsto dal nuovo
ordinamento didattico (stages, tirocinanti di corsi di
108
perfezionamento e altro).
• Gestione presenze del personale.
ORGANICO ATTUALE
Dirigente:
EP:
D:
C:
B:
Tac:
TOTALE:
1
7
22
27
2
13
72
Area dei Servizi Informatici (CSIAF)
Comitato di Gestione
ORGANICO A TENDERE
Comitato Consultivo
Utenza
Presidente
Dirigente:
EP:
D:
C:
TOTALE:
1
23
48
27
99
Dirigente
(Direttore Tecnico)
Servizi all’utenza
e Marketing
Progetto e-learning
e Formazione
Master plan
(Pianificazione
e controllo)
Qualità e Sicurezza
SIP di Polo Biom.
SIP di Polo Careggi
SIP di Polo Sesto
SIP di Polo Novoli
SIP di Polo CS 1
SIP di Polo CS 2
Formazione
Sviluppo risorse,
Controllo Gestione,
Acquisti
Siti WEB e video
on line
Aree operative
Server Farm
Posta
elettronica
Sistemi
Informativi
e Processi
Servizi
di rete
Fonia
Servizi
on line
Servizi
Studenti
Contabilità
e patrimonio
beni mobili
Biblioteche
Personale
Produzione
Contenuti
Multimediali
Protocollo
Patrimonio
beni
immobili
Ricerca
Audio
Video
Grafica
109
Principali funzioni e compiti
Redige piani per la fornitura di prodotti e servizi
Gestisce le relazioni con i principali gruppi di utenti
Servizi all’utenza e Marketing
Propone “Service Level Agreements” (SLAs) per gli utenti,
verificandone l’osservanza e relazionando sui risultati
Programma, gestisce, monitora e valuta i servizi di supporto agli
utenti, anche attraverso il servizio di helpdesk di cui è responsabile
Identifica lacune di competenze (attuali e potenziali) e stende un piano
di formazione e addestramento per gli utenti
Produce, aggiorna e controlla il piano dei sistemi integrati dell’Ateneo
ed il piano economico-finanziario del CSIAF
Master plan
Analizza l’impatto dei fattori interni ed esterni sulle scelte di strategie
del CSIAF per quanto di propria competenza
Crea, monitora ed aggiorna piani per la realizzazione degli obiettivi del
CSIAF
Valuta i servizi ed i prodotti offerti
Definisce e verifica l’osservanza degli standard, protocolli e procedure
sulla qualità e sicurezza
Qualità e Sicurezza
Analizza e predispone le misure per minimizzare i rischi; definisce e
verifica l’osservanza dei regolamenti di sicurezza in linea con le
norme
Sviluppa le proprie conoscenze e competenze, e quelle dei colleghi, in
linea con le esigenze di qualità e sicurezza
110
Principali funzioni e compiti
Assicura tempestività e correttezza ai processi interni del CSIAF
relativi ad approvvigionamenti e controllo di spesa
Valuta costantemente le implicazioni economiche delle azioni
pianificate e ne assicura la compatibilità con le risorse
Sviluppo risorse,
controllo gestione, acquisti
Valuta dal punto di vista economico e finanziario fornitori attuali e
potenziali, gestisce gare e acquisti di beni e servizi, assegna
appalti, stipula contratti, in ottemperanza a norme e disposizioni
vigenti
Adempie agli obblighi derivanti dalla normativa amministrativa,
contabile e di igiene e sicurezza dell’Ateneo
Garantisce la predisposizione di normative e protocolli amministrativi
atti ad assicurare la corretta gestione dei servizi
Monitora e verifica l’osservanza dei termini dei contratti da parte dei
fornitori
Organizza e mantiene rapporti professionali sul piano giuridico e
finanziario con utenti e strutture interne ed esterne all’Ateneo
Definisce, progetta e sviluppa il sito web di Ateneo, assicurandone lo
stile editoriale, il webmastering (con interventi sulla struttura, sulla
grafica e sulle parti multimediali) e fornendo il supporto nel web
content design
Siti web e video on-line
Gestisce le basi dati di supporto al sito web di Ateneo
Gestisce i servizi di videostreaming per eventi live e video on demand
Organizza le infrastrutture per videoconferenze on-line
Progetta e realizza siti web per le unità amministrative dell’Ateneo e
111
per Enti GARR
Principali funzioni e compiti
Assicura lo sviluppo e la gestione di supporti tecnologici alla didattica
di Ateneo per innovare i metodi di apprendimento e di
insegnamento anche a distanza
Individua servizi e prodotti progettando e gestendo la loro
realizzazione
Progetto e-learning
e formazione
Gestisce le risorse assegnate e pianifica lo sviluppo dei progetti
assegnati, monitorandone lo stato di avanzamento e assicurandone
la conclusione
Identifica lacune di competenze (attuali e potenziali) e stende piani di
formazione e addestramento
Cura la progettazione di attività e-learning e le relative piattaforme
Organizza ed è responsabile della realizzazione dei corsi di
formazione del CSIAF
112
Principali funzioni e compiti
Assicura la gestione della server Farm di Ateneo ed i relativi livelli di
sicurezza e qualità del servizio
Server farm
Cura l’efficienza e lo sviluppo della infrastruttura in linea con
l’evoluzione tecnologica
Garantisce il funzionamento e la continuità del servizio
Gestisce il servizio di posta elettronica di Ateneo, le liste di
distribuzione centralizzate, il servizio di News ed FTP attraverso
una specifica unità organizzativa alle proprie dipendenze
Assicura l’evoluzione della tecnologia e dei servizi di
telecomunicazione integrata dati/voce/immagini attraverso la
valutazione delle tecnologie disponibili sul mercato, la definizione
tecnica dei fabbisogni dell’Ateneo ed il monitoraggio
Mantiene le relazioni con gli organi istituzionali esterni per l’area di
competenza (GARR, AIPA)
Sevizi di rete
Gestisce e garantisce il funzionamento della rete di Ateneo, dei relativi
accessi e la sua interconnessione con la rete GARR
Controlla e assicura l’osservanza delle norme GARR (standard,
protocolli, sicurezza, sperimentazioni)
Cura la progettazione degli impianti telematici e di fonia nelle varie
sedi universitarie
113
Principali funzioni e compiti
Assicura la gestione del Sistema Informativo di Ateneo fornendo
all’utenza risorse e capacità progettuale
Gestisce e monitora l’avanzamento dei progetti di propria competenza
fino alla loro conclusione, anche attraverso specifici gruppi di
progetto alle proprie dipendenze
Gestisce lo sviluppo di servizi e prodotti e il soddisfacimento delle
esigenze della Direzione Amministrativa
Sistemi informativi
e Processi
Garantisce il funzionamento e la continuità dei servizi applicativi
esistenti attraverso specifiche unità organizzative di area alle
proprie dipendenze (Contabilità e Patrimonio Beni Mobili,
Biblioteche, Studenti….)
Monitora e valuta i servizi applicativi forniti da terze parti (in relazione
ai contratti esistenti)
114
Principali funzioni e compiti
Assicura la produzione di prodotti e servizi con tecnologie
multimediali e la loro diffusione
Produzione Contenuti
Multimediali
Individua, progetta, realizza e gestisce prodotti e servizi di editoria
elettronica multimediale attraverso unità organizzative alle proprie
dipendenze
Gestisce la videoteca di Ateneo
Gestisce le reti locali di propria competenza, curandone sicurezza ed
efficienza, nel rispetto delle normative definite dal CSIAF
Gestisce le aule attrezzate di polo
Servizio Informatico di Polo
(SIP)
Cura i servizi di assistenza agli utenti (docenti e personale
tecnico/amministrativo)
Promuove i servizi del CSIAF e realizza il monitoraggio della qualità
dei servizi erogati
115
116
Progetto grafico e coordinamento dati a cura di Paola Zampi – Organizzazione, Innovazione e Sistemi – Giugno 2002