Il modello delle competenze per la
gestione del personale
Incontri con il personale tecnico
amministrativo della Scuola Superiore
Sant’Anna
10 - 13 maggio 2005
Le competenze
PARTECIPAZIONE
CONDIVISIONE
COMPETENZE
TRASPARENZA
RESPONSABILIZZAZIONE
L’organigramma
Direzione
Presidenza
Poli
Segreteria di
Direzione
Servizi Amm.vi di
Direzione
Segreteria di
Presidenza
Segreteria Presidi
Placement
Affari Internazionali
U.O. Biblioteche
Divisione F.U.R.
Divisione A.F.
U.O. Segreteria
Organizzativa Polo
S.Anna Valdera
U.O. Controllo
Strategico
Direzione
Amministrativa
Divisione R.
Qualità
Coordinamento
Operativo
Valorizzazione
Ricerche
Progetto
Implementazione N.O.
Centri/Laboratori
Tecnici
Orientamento
Servizi Amm.vi
Coordinamento
Operativo
Segreteria di
Direzione
U.O.
Comunicazione
U.O. Affari Legali
U.O. Affari Generali
Coordinamento
Operativo
U.O. Allievi Ordinari
Servizi Amm.vi
Servizi Amm.vi
U.O. Allievi
Perfezionandi
U.O. Corsi
Istituzionali e
Master
Area Personale e
Organizzazione
U.O. Corsi su
Commissione
Area Contabilità e
Bilancio
Area Servizi
Generali e
Provveditorato
Area Servizi
Informatici
Area Servizi Tecnici
e Immobiliari
U.O. Progetti
Complessi
U.O.
Amministrazione
del Personale
U.O. Contabilità
Generale
U.O. Provveditorato
U.O. Servizi
Essenziali
U.O. Ambiente e
626
U.O. Stipendi e
Competenze
Diverse
U.O. Attività C.Terzi
e Fiscale
U.O. Servizi
Generali
U.O. Gestione
Applicazioni
U.O. Ufficio Tecnico
U.O. Progetti U.E.
U.O. Altri Progetti
Il modello delle competenze
Una definizione di competenza
(Spencer & Spencer)
Caratteristica intrinseca di un individuo
causalmente correlata ad una
performance efficace o superiore, nello
svolgimento di una mansione o in una
situazione, misurata sulla base di un
criterio prestabilito
Per questo le organizzazioni che puntano
sullo sviluppo delle persone sono
interessate a
censire, misurare e premiare le competenze
Il modello delle competenze
I sistemi di gestione delle risorse umane sono
efficaci quando realizzano l’allineamento tra
le prestazioni individuali e le aspettative
dell’organizzazione finalizzate al
raggiungimento degli obiettivi dichiarati
Competenze
individuali
Competenze di
ruolo
Le competenze sono l’anello che
consente di creare tale allineamento
Il modello delle competenze
Censire e misurare le competenze fornisce numerose
informazioni all’organizzazione relativamente alle posizioni
organizzative e quindi ai titolari delle stesse.
In particolare:
•
Consente di valutare il possesso delle caratteristiche
personali e professionali che sono significative ai fini di
prestazioni eccellenti.
•
Consente, a fronte dell’individuazione di carenze di
competenze, di programmare adeguati piani formativi.
•
Consente di agganciare la leva gestionale della formazione
direttamente all’organizzazione e non solo alla disponibilità
delle persone o alla sensibilità dei responsabili di struttura.
•
Consente di premiare i possessori delle competenze
significative.
Il modello delle competenze applicato alla Scuola
Punto di partenza: definizione del set di competenze
•
Competenze generali: caratteristiche comuni per
l’”impiegabilità” di un soggetto alla Scuola.
•
Competenze tecniche di area/settore
(specialistiche): caratteristiche di uno specifico ruolo
professionale.
•
Competenze trasversali (o organizzative):
caratteristiche legate alla sfera comportamentale e
manageriale.
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
definizione delle librerie
Competenze Generali (sintesi del set)
•
Conoscenza del contesto: conoscenza
dell’ordinamento universitario, della struttura della
Scuola, delle fonti interne ecc.
•
Normative: privacy, sicurezza
•
Office automation: es.conoscenza del sistema
operativo in uso, capacità di elaborare testi,
conoscenza degli strumenti di presentazione, reti
ecc.
•
Lingua: conoscenza della lingua inglese a diversi
livelli.
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
definizione delle librerie
Competenze Tecniche di area/settore (set di competenze
qualificanti).
Alcuni esempi per l’APO:
•
Conoscenza del CCNL
•
Conoscenza degli elementi fondamentali del budget del costo del
lavoro
•
Conoscenza e applicazione delle procedure legate alla gestione
degli aspetti fiscali e contributivi riguardanti il personale
•
Conoscenze di analisi organizzativa
•
Capacità di organizzare e gestire l’attività formativa
Sono state concordate con i responsabili delle
diverse aree/divisioni
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
definizione delle librerie
Competenze Trasversali (set competenze macro)
•
Gestione delle persone e dei gruppi
•
Gestione delle relazioni
•
Collaborazione e lavoro in team
•
Previsione, programmazione e controllo
•
Visione d’insieme/approccio sistemico
•
Orientamento al risultato
•
Orientamento all’utente
•
Orientamento all’innovazione
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
definizione delle librerie
Le macro competenze trasversali sono state a loro volta
scomposte in micro competenze che rimandano ad
elementi più facilmente riscontrabili nel comportamento
quotidiano e quindi più facilmente misurabili.
Alcuni esempi:
Gestione delle
persone e dei gruppi
•Capacità di coordinare più persone
nello svolgimento di un’attività
indirizzandole al raggiungimento di un
obiettivo
•Capacità di motivare, responsabilizzare
e dare autonomia operativa ai propri
collaboratori attraverso la delega,
valutandone prestazioni e competenze
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
definizione delle librerie
Gestione delle relazioni
•Capacità di esprimersi in modo
chiaro e preciso, adattando il proprio
linguaggio alle situazioni e agli
interlocutori.
•Capacità di negoziare individuando
soluzioni che soddisfino tutte le parti
coinvolte.
Orientamento al risultato
•Essere disponibile a portare a
termine gli impegni presi per
raggiungere i risultati attesi nel
rispetto delle scadenze.
•Contribuire agli obiettivi comuni da
raggiungere ricorrendo anche alla
propria esperienza e autonomia
operativa.
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
definizione dei profili
Il profilo professionale di competenza associato ad ogni posizione
organizzativa presente in organigramma è così costituito:
selezione di
competenze
generali
+
selezione di
competenze
tecniche di
area
+
profilo di
competenze
trasversali
definito per
ogni categoria
professionale*
*Per ciascuna categoria professionale (B,C,D,EP) è stato estrapolato
dalla libreria trasversale un set di competenze che costituisce il
profilo trasversale associato a tutte le posizioni organizzative che si
identificano con quella specifica categoria professionale
I profili trasversali così definititi sono stati condivisi con le
OOSS/RSU in sede di contrattazione decentrata
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
il processo
Attività
Chi la svolge
Tempi
• ELABORAZIONE
DEI PROFILI
• RESPONSABILI DI
AREA/DIVISIONE
completata
• CONDIVISIONE
DEI PROFILI
• PERSONALE DELLE
AREE/DIVISIONI
Maggio 2005
• VALIDAZIONE
DEI PROFILI
• COMITATO
VALIDAZIONE/VALUTAZIONE
Maggio 2005
(composto da: direttore amministrativo,
delegato per il personale, e dai
responsabili delle divisioni interessate)
• VALUTAZIONE
• RESPONSABILI DI
AREA/DIVISIONE (+ COMITATO
VALIDAZIONE/VALUTAZIONE)
Dicembre
2005
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
la scheda
selezione di
competenze
tecniche di
area
PUNTEGGIO PUNTEGGIO
ATTESO
ASSEGNATO
DESCRIZIONE
Conoscenza delle fonti normative sulle tipologie di
5
rapporto di lavoro nella P.A.
APOB_00002 Conoscenza degli elementi fondamentali del
4
budget del costo del lavoro.
APOSP_0001 Conoscenza delle procedure di valutazione
comparativa e di tutti gli aspetti legati alla gestione
5
delle carriere del personale docente.
APO
APOSP_0002 Conoscenza e capacità di gestione di tutti gli
SPECIALISTICHE
aspetti legati al personale tecnico amministrativo e
5
ai dirigenti.
APO
APOSP_0004 Conoscenza software CINECA per procedure di
5
SPECIALISTICHE
valutazione comparativa.
SOTTOTIPO
APO TECNICHE
DI BASE
APO TECNICHE
DI BASE
APO
SPECIALISTICHE
CODICE
APOB_00001
APO
APOSP_0005 Conoscenza software CINECA relativo allo stato
SPECIALISTICHE
giuridico ed economico del personale.
selezione di
competenze
generali
APO
APOSP_0014 Conoscenza del sistema di classificazione e
SPECIALISTICHE
valutazione delle competenze e capacità di
redazione dei profili di ruolo (aree di
responsabilità, mansioni, competenze)
CONOSCENZA
BCO_000001 Conoscenza dell'ordinamento universitario.
DEL CONTESTO
CONOSCENZA
BCO_000002 Conoscenza della struttura della Scuola.
DEL CONTESTO
CONOSCENZA
BCO_000003 Conoscenza degli elementi fondamentali di un
DEL CONTESTO
budget.
CONOSCENZA
BCO_000004 Conoscenza delle fonti interne della Scuola.
DEL CONTESTO
NORMATIVE
BNORM_0001 Conoscenza e applicazione della normativa
vigente in materia di privacy.
NORMATIVE
BNORM_0002 Conoscenza e applicazione della normativa
vigente in materia di sicurezza.
OFFICE
BINF_00002
Elaborazione testi (creare tabelle, grafici, immagini,
AUTOMATION
formattare e rifinire documenti).
OFFICE
BINF_00003
Fogli elettronici (creare e formattare un foglio di
AUTOMATION
calcolo elettronico, utilizzare le funzioni aritmetiche
e logiche di base).
OFFICE
BINF_00004
Basi di dati (creare e gestire una base di dati
AUTOMATION
usando un pacchetto software standard).
OFFICE
BINF_00005
Strumenti di presentazione (predisporre
AUTOMATION
presentazioni con animazioni, disegni, grafici e
suoni rivolte a target di pubblico diversi).
OFFICE
BINF_00006
Reti informatiche (internet, navigazione e ricerca in
AUTOMATION
web e posta elettronica).
LINGUA INGLESE BING_00001 Conoscenza della lingua inglese.
Responsabile
U.O.
Ammnistrazione
del Personale
3
3
3
4
Scala dei
punteggi:
3
4
3
3
3
3
3
3
4
3
1 min – 5 max
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
la scheda
SOTTOTIPO
profilo di
competenze
trasversali
definito per la
categoria D
responsabile
TRA
TRA
TRA
TRA
TRELA_0003
TRA
TRELA_0004
TRA
TCOLL_0001
TRA
TCOLL_0002
TRA
TCOLL_0003
TRA
TCOLL_0004
TRA
TRA
Scala dei
punteggi:
1 min – 4 max
PUNTEGGIO PUNTEGGIO
ATTESO
ASSEGNATO
DESCRIZIONE
Capacità di coordinare più persone nello
TGEST_0001 svolgimento di un'attività indirizzandole al
raggiungimento di un obiettivo.
4
Capacità di esprimersi in modo chiaro e preciso,
TRELA_0001 adattando il proprio linguaggio alle situazioni e agli
4
interlocutori.
Capacità di formulare richieste, esprimere giudizi
TRELA_0002 "negativi" o opposizione, mantenendo una
4
relazione positiva con l'interlocutore.
CODICE
TRA
TRA
TRA
TRA
TRA
TRA
TRA
Ascoltare, interagire attivamente con l'interlocutore
attraverso domande e richieste di chiarimentio per
migliorare il risultato della comunicazione.
Capacità di negoziare individuando soluzioni che
soddisfino tutte le parti coinvolte.
Disponibilità a condividere le proprie conoscenze,
informazioni e risorse con l'intento di favorire la
tempestiva soluzione dei problemi.
Continuità nel rispettare gli impegni presi con i
colleghi.
Disponibilità a modificare le proprie prassi
operative per integrarsi positivamente con i
colleghi.
Disponibilità a collaborare con altri anche al di fuori
delle proprie aree di responsabilità o competenza.
Operare con costanza per la realizzazione degli
TORRI_0001 obiettivi anche in situazioni di incertezza e di rischio
(informazioni poco chiare e definite).
Di fronte ai problemi che si presentano, fornire
TORRI_0003 alternative di soluzioni realistiche, fattibili e coerenti
con gli obiettivi.
Contribuire agli obiettivi comuni da raggiungere
TORRI_0004 ricorrendo anche alla propria esperienza e
autonomia operativa.
Operare concretamente alla soddisfazione delle
TORUT_0002
necessità e delle richieste degli utenti.
Orientamento a migliorare la propria
TINNO_0001 professionalità utilizzando tutti gli strumenti a
disposizione.
Calibrare le proprie azioni di fronte a situazioni
TINNO_0002 nuove, privilegiando la ricerca di soluzioni inedite e
la sperimentazione di prassi innovative.
Capacità di proporre modifiche all'organizzazione
TINNO_0004 in funzione dei cambiamenti interni o esterni alla
Scuola.
Capacità di elaborare e gestire un piano di lavoro
TPIAN_0001
(almeno) settimanale per sé e per la propria
struttura.
Capacità di definire scadenze e di operare gli
TPIAN_0003
opportuni controlli.
TPIAN_0004
TRA
TRA
TVISIO_001
TRA
TVISIO_004
Capacità di operare nell'ambito di progetti
coordinando se necessario diversi interlocutori, e
gestendo le normali variazioni di programma
Capacità di mantenere equilibrio emozionale e
capacità di giudizio, anche nei momenti critici o
sotto pressione.
Capacità di individuare e correlare gli aspetti
essenziali dei problemi mettendo in atto soluzioni
tempestive e compatibili.
4
3
4
4
3
4
3
4
3
4
4
3
4
4
4
3
3
3
Responsabile
U.O.
Ammnistrazione
del Personale
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
logiche di funzionamento
Profilo professionale di competenza
PUNTEGGIO
Posizione
organizzativa
1
Competenze
Generali
La valutazione
evidenzia la
differenza tra il
profilo atteso e
le competenze
espresse dalla
persona titolare
della posizione
Competenze
Tecniche di
Area
Competenze
Trasversali
2
3
4
5
Gap di
competenza
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
logiche di funzionamento
Valutazione della
persona da parte del
Responsabile
Processo di
omogeneizzazione
delle valutazioni
operato dal Comitato
di Valutazione
Verifica del
piano con i
responsabili
di struttura
Definizione di iniziative
personalizzate per
colmare i gap
(formazione o altro)
Raccolta dei dati nel software
elaborato dal CINECA
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
le finalità a partire dal 2006
Finalità
• Valutare tutto il personale tecnico
amministrativo per determinarne il
fabbisogno formativo
• Valutare i responsabili di unità
organizzativa per l’attribuzione di una
parte della retribuzione di risultato (la
rimanente è legata al raggiungimento o
meno di obiettivi*)
• Sostenere il sistema di valutazione del
personale ai fini della determinazione del
premio incentivante
• Supportare la progressione economica del
personale nell’ambito della categoria di
appartenenza
Competenze coinvolte
Intero profilo di
competenze =
competenze generali +
competenze tecniche
+ competenze
trasversali
Competenze
trasversali definite
per la categoria
professionale di
appartenenza
* Ad oggi sono stati assegnati obiettivi a 2 UO della Direzione Amministrativa
(Affari Generali e Affari Legali) e a 1 della Direzione (Biblioteca)
Il modello delle competenze applicato alla Scuola:
prossime scadenze
1. Condivisione dei profili: da terminare entro
maggio 2005
2. Validazione dei profili: da terminare entro
maggio 2005
3. Attività formativa rivolta ai valutati e ai
valutatori: da svolgere entro luglio 2005