FORMAZIONE TELEMATICA
“Casi notarili di diritto dell'informatica”
16 Gennaio 2013
COPIE GLIFATE, CDU INFORMATICI CENNI SUGLI
ESTRATTI DA SCRITTURE CONTABILI
GEA ARCELLA
Notaio in Buja
L'autenticità del certificato
La necessità di assicurare certezza del diritto e valore legale dei
documenti informatici è intrinsecamente legata alla garanzia di
autenticità ed integrità di tali documenti.
la validità giuridica dei certificati amministrativi in formato
digitale deve rispettare:
- artt. 20 e ss. del CAD sul valore probatorio del documento
informatico
- artt. 34 e ss. del CAD dettati in tema di sottoscrizione di
documenti informatici della PA con rilevanza esterna.
La sottoscrizione elettronica del documento, ed in particolare la
firma digitale o qualificata, permette allo stesso tempo di
renderlo immodificabile e di imputarlo in modo giuridicamente
rilevante al suo firmatario.
L'autenticità del certificato
a) L'attuale disciplina del Cad prevede il rilascio di certificati di
firma solo ed unicamente a persone fisiche
(v. art.1, comma 1 lett. aa) che definisce il titolare come: " la
persona fisica cui e' attribuita la firma elettronica e che ha
accesso ai dispositivi per la creazione della firma elettronica);
b) la normativa sullo stato civile prevede il rilascio di certificati
e/o estratti da parte dell'ufficiale di stato civile o di un suo
delegato, ugualmente per i cdu essi devono essere rilasciati dal
dirigente o responsabile del competente ufficio comunale (art.
30, D.P.R. n. 380/2001);
c) l'apposizione della firma digitale " integra e sostituisce
l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di
qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente" (v.
art.24, comma 2 del Cad)
L'autenticità del certificato
Solo attraverso i dati contenuti nel certificato di firma o
eventualmente dal certificato di attributo (v. DPCM 6 settembre
2012 ) può essere individuato l'incardinamento di un soggetto
fisico all'interno di una PA e la sua qualifica.
In mancanza di qualsiasi indicazione nel certificato di firma
dell'appartenenza del firmatario alla PA emittente, il documento
potrebbe essere disconosciuto dalla stessa.
Non è possibile surrogare nel documento digitale l'utilizzo di
particolari tipi di carta (v. l'art. 15 quinquies del D.L. 415/1989
convertito con modificazioni dalla L. n. 38/1990 sul rilascio
automatico delle certificazioni che prevede l'utilizzo della carta
filigranata in caso di rilascio di certificati con firma a stampa) o
l'opposizione di timbri o punzoni attestanti la provenienza e
l'appartenenza del soggetto firmatario ad una specifica P.A.
L'autenticità del certificato
L'appartenenza del soggetto alla PA emittente può essere
attestata nel certificato qualificato:
- dall'indicazione della PA competente (es. Comune) con il
relativo Codice fiscale nel campo cd. organization Name ed,
eventualmente specificata nel campo cd. OrganizationUnitName
(es. direzione Urbanistica);
- la qualifica specifica del titolare all’interno del predetto ufficio
preposto al rilascio potrebbe essere indicata nel campo cd. Title
(come ad esempio per i notai o i Conservatori dei RR.II.) o
attestata dal c.d. certificato di attributo
Il timbro digitale o glifo
Nel rapporto tra la pubblica amministrazione i suoi utenti
(cittadini e imprese) esistono numerosi casi d’uso in cui
documenti informatici, dei quali occorre garantire l’autenticità,
possono attraversare, nel corso del loro ciclo di vita, uno o più
passaggi attraverso la carta.
Nasce l'esigenza di creare un’equivalenza tra documento digitale e
sua versione cartacea
Il timbro digitale o glifo
Definizione:
Rappresentazione bidimensionale di un dato o di un documento
informatico stampabile su carta dalla quale è possibile risalire
all'originario dato/documento informatico rappresentato nel
glifo stesso.
Valore legale art. 23 ter CAD:
“Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all'originale,
sulle copie analogiche di documenti informatici, è apposto a
stampa, sulla base dei criteri definiti con linee guida emanate da
DigitPA, un contrassegno generato elettronicamente, formato nel
rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 e
tale da consentire la verifica automatica della conformità del
documento analogico a quello informatico”.
Il timbro digitale o glifo
Con la stampa su carta vengono meno i contrassegni di validità
dell'originario documento informatico:
- non viene riprodotta nella stampa su carta in nessun modo
l'esistenza di una firma digitale o di una marca temporale
Il glifo ha valore unicamente nella misura in cui permette la
collazione tra il documento cartaceo ed il documento
informatico riprodotto a stampa.
Esso è mera riproduzione di un documento informatico a cui è
necessario risalire per appurarne l'autenticità e l'integrità.
Il glifo non è il documento informatico, è solo un diverso
tipo di supporto del documento informatico .
Il timbro digitale o glifo: conclusioni
(a) Il glifo è solo un mezzo per la rappresentazione di un file
stampabile su supporto fisico,
(b) Se il glifo contiene (o punta a) un documento firmato
digitalmente, si potrà fare affidamento sul valore giuridico di
quest'ultimo; si farà ricorso alle normali procedure di verifica per
l’uso (ad esempio) delle copie digitali delle procure bancarie o dei
dupli delle note di trascrizione o iscrizione.
(c) Il glifo non conferma, autentica o verifica in alcun modo le
risultanze a stampa del certificato, ma offre una fonte di
informazione alternativa, pertanto il notaio, una volta verificato
con collazione che le informazioni contenute nel documento
informatico firmato digitalmente corrispondono a quelle
contenute sul supporto cartaceo, stenda su quest’ultimo
certificazione delle operazioni eseguite.
Il timbro digitale o glifo: formula
Io sottoscritto, dottor Romolo ROMANI, notaio in Roma,
iscritto al Collegio dei Distretti Riuniti di Roma, Velletri e
Civitavecchia, attesto che il documento sopra riportato,
composto da n.*** pagine, è copia fedele e conforme in tutte le
sue componenti del documento informatico contenuto nel
[oppure richiamato dal] glifo riportato a margine/in calce di detto
documento, la cui firma digitale ho verificato alla data odierna
con esito positivo.
Roma, li ***
Formula sintetica ripresa dallo Studio CNN 1-2012/DI. Il Glifo nell'attività
notarile, Ugo Bechini e Eugenio Stucchi, in CNN Notizie 26 giugno 2012
Il cdu informatico: sequenza operativa
- il notaio dovrà procedere alla verifica della firma apposta al cdu
che deve essere digitale o qualificata
- il certificato di firma utilizzato deve essere in ogni caso
“qualificato”
- nel certificato di firma devono essere analizzate le informazioni
relative alle qualifiche del soggetto firmatario
- il soggetto certificatore (ovvero colui che rilascia il certificato di
firma), ai sensi dell’art. 34 del CAD, trattandosi di servizio di
firma digitale relativo ad una pubblica amministrazione, deve
necessariamente essere accreditato presso DigitPA ora Agenzia
per l'Italia Digitale;
Il cdu informatico: sequenza operativa
-ai fini dell’allegazione del CDU all’atto da stipulare, sarà
necessario effettuare la copia cartacea del medesimo, ai sensi
dell’art. 23 del D.Lgs. n. 82/2005 ed ai sensi dell’art. 57-bis,
secondo comma, della LN novellata seguendo il medesimo
procedimento utilizzato, ad esempio, nella predisposizione della
copia della nota di trascrizione rilasciata dal Conservatore in
formato elettronico;
- il notaio inserirà nella copia cartacea del CDU la formula di
certificazione di conformità all’originale
Il cdu informatico: formule
“Io sottoscritto …, notaio in … iscritto al Ruolo del Collegio
Notarile di …, certifico che la presente copia, composta di … fogli per
... facciate, è conforme al documento informatico in formato PDF/A
sottoscritto con firma digitale/qualificata, il cui certificato di firma
(numero di serie …) è intestato a …, è stato rilasciato, da......., valido
e non revocato è stato verificato positivamente all’indirizzo
http://vol.ca.notariato.it/ - oppure con e-Sign, dike - altro in data …
alle ore … (crl n...)
Luogo e data di rilascio”
Oppure
“Copia in conformità del documento informatico, composta di …
fogli per n. … facciate, munito della prescritta firma
digitale/qualificata il cui certificato è valido e non revocato.
Luogo e data di rilascio”
Estratti da scritture contabili: cenni
Le scritture “meccanizzate”:
tenute meccanograficamente (ora informaticamente) temporaneamente, da stampare
entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni
fiscali. (Art. 7, comma 4-ter del d.l. n. 357/1994, convertito con la legge n. 489/1994)
Le scritture “conservate” ex DM MEF 23 gennaio 2004
- l'emissione e la tenuta in forma informatica dei documenti fiscali
- la conservazione informatica di documenti originariamente cartacei (conversione
dell’archivio)
Le scritture ex 2215-bis c.c.
“I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto
previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e
2710 del codice civile.(omissis)
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di
regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le
norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni”
(come da ultimo modificato dalla Legge 12 luglio 2011, n. 106)