Caratteristiche, scopi e redazione
del budget aziendale
di Massimo Ciambotti
Agenda
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Introduzione
Ruolo, funzioni e vantaggi del budget
L’iter di redazione del budget
I budget settoriali
Consolidamento dei budget settoriali e
budget globale d’azienda
Fattori di complessità
Internamente all’azienda: cambiamenti nei modelli
organizzativi, nei fini perseguiti, nei processi
produttivi, negli strumenti di gestione.
Esternamente all’azienda: turbolenza e complessità
dell’ambiente, oscillazione dei mercati e delle
valutazioni, nuovi bisogni da soddisfare, un numero
maggiore di stakeholders
Minore prevedibilità delle dinamiche aziendali
Adattarsi al cambiamento
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Modificare i modelli organizzativi interni
Modificare i processi decisionali interni
Individuare nuove forme di collaborazione esterna
Ampliare la strumentazione informativa a supporto
del processo decisionale
Pianificazione, Programmazione e
Controllo
I controlli dei risultati
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Intendono influenzare i comportamenti individuali
utilizzando meccanismi di collegamento tra
remunerazioni e prestazioni raggiunte
Responsabilizzazione degli individui sugli esiti delle
loro attività
Tale forma di controllo contribuisce a creare un
ambiente meritocratico
Si tratta indifferentemente di controllo dei risultati o
di controllo di gestione
Si basano su una strumentazione tecnico-contabile
di supporto, denominata contabilità direzionale
Programmazione e controllo
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Pianificazione strategica: decisioni di carattere
strategico
Pianificazione: identificazione degli obiettivi di fondo
da raggiungere in un arco di medio-lungo periodo,
correlandovi strategie e mezzi
Programmazione: traduzione degli obiettivi stabiliti
dalla pianificazione in programmi di azione aventi
breve termine
redazione del budget
Confronto tra obiettivi perseguiti e risultati
conseguiti: Analisi delle varianze
Una definizione (formale) di budget
Documento contabile amministrativo che, con
riferimento ad un orizzonte temporale di breve
periodo, traduce in termini quantitativo – monetari i
dati contenuti nel piano aziendale di medio-lungo
andare
Si compone di vari documenti (budget settoriali) relativi
alle singole aree funzionali dell’azienda
A livello globale d’azienda, si sintetizza in un bilancio
preventivo
Una definizione (funzionale) di budget
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È uno strumento di controllo di gestione
Coordina e sintetizza dati relativi alle varie aree
funzionali dell’azienda
Riguarda un orizzonte temporale futuro
Risulta uno strumento di elevata
responsabilizzazione e di incentivazione dei
dipendenti e dei manager dell’azienda, ovvero ne
orienta i comportamenti futuri
Le caratteristiche del budget
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Deriva dal piano strategico aziendale, costituendone
il primo anno
Esprime in termini economico-finanziari gli obiettivi
che l’azienda intende raggiungere nel prossimo
periodo (obiettivi – decisioni – risorse)
È relativo all’azienda nel suo complesso (globalità)
È articolato per centri di responsabilità
È riferito ad intervalli di tempo infrannuali
Il carattere di globalità
Globale perché prende in considerazione tutta l’azienda (aree
funzionali, prodotti, strategie, etc.)
Come si arriva a tale globalità?
- Redazione di singoli budget relativi a ciascuna area aziendale
- Aggregazione dei budget settoriali
- Redazione di un singolo documento aziendale, il budget
Fornisce un vero e proprio riferimento per tutti i dipendenti e
costituisce una sorta di “modello di comportamento globale” per
tutti
Articolazione in centri di responsabilità
Budget per programmi, suddivisi in
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Centri di costo
Centri di ricavo e di profitto (o di risultato)
Siamo in presenza di un c. di costo, di ricavo o di profitto quando è
possibile con chiarezza:
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definire gli obiettivi da raggiungere;
individuare i costi dei fattori dipendenti dagli obiettivi programmati
(“controllabili”);
individuare i costi…indipendenti (“incontrollabili”);
accertare un’unica ed univoca responsabilità nell’uso delle risorse
disponibili.
Intervalli di tempo infrannuali
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L’infrannualità è una specificità essenziale del
budget e ne caratterizza l’utilizzo nel quadro del
processo di pianificazione
Consente una migliore individuazione di
scostamenti e disfunzioni (es. fluttuazioni nella
domanda)
Maggiore possibilità di influenzare i comportamenti
e di incrementare l’efficacia e la tempestività del
processo di programmazione e controllo
Non costituisce una regola fissa: ci possono anche
essere budget pluriennali!
Omogeneizzazione in termini monetari
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Esprimere le previsioni, gli obiettivi, i mezzi e le
scelte in termini quantitativo-monetari.
Costi – Ricavi (aspetto economico della gestione)
Entrate – Uscite (aspetto finanziario della gestione)
Vantaggio: comparabilità dei programmi di gestione
e di tutte le informazioni aziendali
NB: l’obiettivo finale del budget è quello della
redazione di un Bilancio d’esercizio preventivo.
Le funzioni del budget
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Guidare ed orientare le azioni dei manager e dei responsabili
aziendali, assegnando idonee risorse e consentendo anche il
coordinamento ex-ante delle loro azioni
Verificare la fattibilità del piano, alla luce dei vincoli di breve
periodo
Fornire i parametri economico-finanziari necessari al confronto
obiettivi-risultati (vd. meccanismo di feedback): il budget è
strumento di attuazione del piano e di relativo controllo (anche
operativo)
Motivare i dipendenti ed i responsabili al raggiungimento degli
obiettivi (ma: top-down o bottom-up?)
Consentire la valutazione delle prestazioni e dei comportamenti
L’iter di redazione di un budget
Nella sua forma definitiva un budget rappresenta un
Bilancio d’esercizio preventivo, ovvero risulta
composto dai seguenti documenti:
a) budget economico (o conto economico preventivo);
b) budget patrimoniale (o stato patrimoniale
preventivo);
c) budget finanziario (o prospetto di flussi finanziari
preventivi).
Considerazione dei budget settoriali e di iteratività
La redazione del Bilancio preventivo
a) budget economico (o conto economico preventivo): redatto per
scopi interni, raramente ha la stessa forma di quello civilistico;
si focalizza sulla evidenziazione di risultati intermedi (Margine
Lordo di contribuzione, Risultato Operativo, Risultato prima
delle imposte, etc.)
b) budget patrimoniale (o stato patrimoniale preventivo): strutturato
secondo il criterio finanziario (Impieghi e Fonti)
c) budget finanziario (o prospetto di flussi finanziari preventivi):
contiene flussi di natura finanziaria e distingue tra flussi delle
risorse finanziarie globali e flussi di cassa (o di tesoreria)
Presupposti di formulazione del
budget
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Prendere avvio dagli obiettivi generali stabiliti nel
piano aziendale;
il budget deve essere predisposto prima dell’inizio
dell’anno cui si riferisce;
sarebbe preferibile un coinvolgimento dei vari attori
nel processo di redazione;
rispetto della sequenzialità delle fasi di redazione
del budget.
L’agenda da seguire
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Definizione delle linee guida e degli obiettivi generali del
budget;
formulazione del budget delle vendite;
preparazione di massima degli altri budget;
negoziazione tra responsabili, posti a vari livelli gerarchici, ai
fini di un accordo definitivo sui piani;
coordinamento e revisione delle singole componenti del
budget;
approvazione finale;
distribuzione del budget approvato.
Quale approccio nella definizione?
Top-Down
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Stile impositivo
Obiettivi del piano decisi dall’alta direzione
Elevato livello di dettaglio
Mancata partecipazione del manager alla
definizione degli obiettivi: può solo conseguirli…
Scarsa conoscenza dei problemi locali?
Difficile accettazione e demotivazione?
Eccessiva enfasi posta sugli scostamenti negativi
I vantaggi del budget
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Incentiva i vari responsabili dei CdR ad utilizzare le
risorse aziendali in maniera economica e razionale
Svolge un fondamentale ruolo di motivazione dei
manager e dei responsabili di area
Coniuga sia parametri di carattere economicofinanziario sia non monetari
Consente il confronto tra risultati e previsioni e la
conseguente messa in atto di azioni correttive
(meccanismo di feedback )
Gli svantaggi del budget
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In condizioni di forti instabilità e turbolenza
ambientali, le previsioni del budget risultano non
sempre attendibili (vd. uso della simulazione)
Richiede uno spirito aziendale di budget, ovvero
deve essere «accettato»
Talora enfatizza eccessivamente la componente
economica della gestione, rispetto a quella
finanziaria
Deve essere redatto con grande cura
Quale approccio nella definizione?
Bottom-Up
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Stile partecipativo
I CdR formulano le loro proposte di budget
Gli obiettivi di budget vengono concordati tra i vari soggetti
Enfasi sulle cause degli scostamenti
Maggior spazio alle individualità ed agli obiettivi di area?
Scarso coordinamento?
Budget slacks? (riserve di risultato o risorse sovrabbondanti)