Laurea Specialistica in Management dello Sport
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Scuola Regionale dello Sport
Comitato Regionale CONI della Toscana
---Laurea Specialistica in Management dello Sport
Universita’ degli Studi di Firenze
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Organizzazione e Gestione Eventi Sportivi Agonistici
Riccardo Ingallina
… prima di iniziare
Non si organizza da soli!
Perché organizziamo
Per celebrare un momento particolare
Per inaugurare un nuovo impianto
Per promuovere un’attività
Per raccogliere fondi
Per ottenere risultati tecnici di rilievo
Per ogni altra buona ragione
Obiettivi
Tecnico-Agonistici
Promozionali
Sociali
(Associazioni benemerite – Campagne Promozionali)
Infrastrutturali
(Ristrutturazione o Costruzione Impianti e Infrastrutture)
Economici
(Coni e FSN – Società Sportive - Organizzazioni Private – Enti LocaliSponsor – Media)
i fattori caratterizzanti
Limiti territoriali
Categoria, Numero e Livello Atleti partecipanti
Luogo di gara
Periodicità
Durata
Importanza
Disciplina
Presenza ai Giochi Olimpici
altri fattori caratterizzanti
punti forza
punti di debolezza
Come si organizza?
Se possibile non così …
percorso/azioni
IDEARE
RICERCARE LE RISORSE
PROGRAMMARE
ESEGUIRE
ANALIZZARE
ideazione
Idea iniziale e definizione degli scopi e degli obiettivi
Comitato Promotore
Individuazione del Gruppo predisposto al progetto
Comitato Organizzatore ed eventuale COL
Comitato d’Onore
Budget e Tempi di Realizzazione
Check-list di interventi, azioni e verifiche
CANDIDATURA
BIDDING
ASSEGNAZIONE
RICHIESTA
agli organi competenti
copertura delle spese
località
impianti e/o permessi
fiducia nelle persone/certezza nella riuscita
ASSEGNAZIONE
entità Organizzatrici
Comitato Organizzatore
Presidente
Vice Presidente/i
Segretario Generale
(Direttore Generale)
Settori Operativi
strumento indispensabile
un Piano Organizzativo
essenziale per:
organizzare bene
rispettare le scadenze
per dare una guida precisa
per standardizzare la struttura organizzativa
la costruzione di un Piano Organizzativo
Chiara Identificazione del Management
Definizione dei Progetti e dei Sottoprogetti
Attribuzione delle Responsabilità
ricerca risorse
Analisi delle risorse necessarie
di cui si dispone e da reperire
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Ricerca delle Risorse
Richieste e Permessi
Verifica concreta obiettivi e relativa realizzabilità
Risorse/Necessità
ECONOMICHE
Contributi da EPS, FSN o Coni
Contributi Istituzioni
Contributi di Sponsor o Supplier
Biglietteria
Merchandising
Diritti Televisivi
Contributi da Federazioni Internazionali o Cio
Risorse/Necessità
UMANE
Individuazione delle specifiche figure professionali
Attivazione di forti motivazioni nello staff
Reclutamento e coinvolgimento di un grande numero di volontari
Coinvolgimento del territorio
(auspicata cultura sportiva e sociale)
Risorse/Necessità
IMPIANTISTICHE
Precisa conoscenza delle necessità di attrezzature e di impianti
Censimento del patrimonio esistente
Valutazione tecnico/economica del completamento
Adeguamento
Risorse/Necessità
LOGISTICHE
Valutazione necessità dirette ed indirette (indotto)
Individuazione dei “siti” disponibili
Valutazione delle infrastrutture disponibili/necessarie
Viabilità e Trasporti locali
Parco Automezzi del COL
Catering, Rinfreschi, ecc…
Budget e Bilancio di Previsione
Budget
Elementi astratti preventivabili
Elementi certi
Bilancio di Previsione di spesa a copertura dei costi
necessari alla realizzazione dell’evento e dei suoi obiettivi
Spese sostenute in altri eventi simili
Variazione dei costi di materiali e servizi
Revisione dei programmi
Continuo Aggiornamento
Mediatori tra i settori
programmazione
Bilancio di Previsione
Tempificazione degli interventi organizzativi
Predisposizione dei Programmi
Creazione di unità operative
Addestramento dello staff
Controllo e modifiche ai programmi
Entità Organizzatrici
Settori Operativi
Obiettivo minimo (gara scolastica)
Segreteria
Tecnico
Giurie
Entità Organizzatrici
Settori Operativi
Obiettivo medio (evento regionale)
Segreteria
Tecnico
Giurie
Sanitario
Immagine
Stampa e Relazioni Pubblica (ev. TV)
Enti Locali
Sponsor e Partner
Ricevimento ed Accoglienza
Amministrazione
Grafica, segnaletica e decorazioni
Trasporti
Concorsi
Sicurezza
Impianti
Entità Organizzatrici
Settori Operativi
Obiettivo massimo (evento internazionale)
Segreteria
Tecnico
Giurie
Sanitario
Immagine
Comunicazione e Media
Enti Locali e Governativi
Sponsor e Partner
Ricevimento ed Accoglienza
Amministrazione
Grafica, segnaletica e decorazioni
Trasporti
Concorsi
Sicurezza
Impianti
Promozione/Biglietteria
Accrediti
Affari Generali
Villaggio/Logistica
Informatica
Volontari
Interpreti
Assicurativi e Legali
Attività Culturali
Festa Finale
esecuzione
realizzazione dei Programmi
controllo dei settori operativi
verifiche ed eventuali modifiche ai programmi
analisi
verifica del realizzato
consuntivo
rapporto Finale
Analisi finale in dettaglio…
Risultati
Rassegna Stampa
Dati copertura Televisiva
Sponsor Final Report
Ringraziamenti
Consuntivo
Final Report
Il Piano Organizzativo
un esempio in dettaglio
Fonte: SPAR European Cup Firenze 2003/2005
Management dell’Evento
Management generale
Management operativo
area generale
Progetti
Rapporti con Autorità
Struttura Organizzativa, Event Planning, Organizzazione Generale
Finanziamenti e Budget
Management Ospiti
Infrastrutture del Luogo di Gara
Comunicazione
rapporti con autorità
sottoprogetti
Patrocini/Comitato d’Onore
Presenza nel Comitato Organizzatore
Aspetti legali
struttura organizzativa
event planning
organizzazione generale
sottoprogetti
Management della Struttura
(Incarichi e Responsabilità)
Tempificazione
(Azioni, Scadenze)
Riunioni
(Agende)
finanze e budgets
sottoprogetti
Entrate
Uscite
Controllo Gestione
management ospiti
sottoprogetti
Relazioni e Comunicazione con Ospiti
(Protocollo, Programma Sociale, Vip)
Relazioni e Comunicazione con Federazione/i
(Riunioni di controllo, Protocollo, Programma Sociale, Vip)
infrastrutture del luogo di gara
sottoprogetti
Mappe e Planimetrie
Piano delle installazioni
comunicazione
sottoprogetti
Identità
(Grafica - event design)
Comunicazione interna ed esterna
(materiale promozionale pre evento, bollettini ufficiali, informazioni)
Data Base
Web site management
area operazionale
Progetti
Logistico
Tecnico
Televisioni e Media
Marketing
Promozione
Cerimonie
Amministrazione
logistico
sottoprogetti
Piano Sistemazione Alberghiera
(Management Ospiti-Hotels-Catering-Uffici e sale Riunioni)
Villaggio Atleti
(Management Villaggio-Catering-Team Attaches-Sicurezza)
Arrivi-Accoglienza-Partenze
(Visti-Trasporto Bagagli/Attrezzature-Desk Informazioni-Management Partenze)
Piano Trasporti
(Sistema Trasporto-Gestione Auto ed Autisti-Parcheggi)
Accreditamento e Sicurezza
(Sistema Accrediti-Accessi e Percorsi-Centro AccreditiProcedure di distribuzione-Piano Sicurezza-Mappe)
Uffici e Sale Riunioni
Abbigliamento Ufficiale
Sanitario e Emergenze
tecnico
sottoprogetti
Infrastrutture
(Luogo di gara-Area di Riscaldamento-Attrezzature Elettroniche)
Management della Competizione
(Orario-Campo di Gara-Sanitario e Doping-Attrezzature Tecniche-Management GiurieRiunione Tecnica-Team Manual/Disposizioni Tecniche e Regolamentari)
Servizi Tecnici
(Crono-Misurazioni-Data Processing-Grafica-Video System-Video Screen ManagementVideo Board Management-Event presentation-Speaker)
Logistica per i Servizi Tecnici ed il Competition Management
(Arrivi-Partenze-Accrediti-Ristori)
Centro Informazioni (T.I.C.)
(Dislocazione-Risultati-Centro Copie-Procedure di distribuzione)
televisioni e media
sottoprogetti
Televisioni, Radio, Stampa scritta, Fotografi
Sistemazione Alberghiera e Trasporti
Centro Stampa - Tribuna Stampa
Produzione Tecnica - Camera Plan
Infrastrutture - area necessaria
Accrediti – Bibs (pettorali)
Mixed Area - Interviste - ConferenzeRinfreschi
marketing
sottoprogetti
Management dei diritti
(Advertising – Clean Venue)
Partner/Sponsor
(International-National-Supplier-Insitutions)
(Contratti-operativo-back office-accoglienza-ospitalità-assistenza)
Merchandising
Sponsor Villagge
promozione
sottoprogetti
Biglietteria
(Design-Prezzi e piano distribuzione)
Piano Promozione
Event Design
(Grafica-Logo-Mascot)
Materiale Stampato
(Piano di Produzione-Bollettini Informativi-Programma Ufficiale-Poster-Pubblicazioni)
Decorazione e Pubblicità Stadio
(Advertising Board-Composite Board-Decorazioni-Podio-Segnaletica)
cerimonie
sottoprogetti
Apertura
Premiazioni
Chiusura
(Protocollo, Medaglie/Premi, Discorsi, Inni, Bandiere)
amministrazione
sottoprogetti
Personale
Cassa
Magazzino
Assicurazione
Aspetti Legali