PROCEDURE MECCANOGRAFICHE CON
ELABORAZIONE SEQUENZIALE
c. bonfanti - 2007
1
A complemento dell’excursus storico, si ritiene necessario un chiarimento sulle modalità d’impiego dell’elaborazione
meccanografica dei dati (DP: Data Processing).
Lo faremo in modo euristico prendendo in esame una ipotetica e molto semplice procedura tratta dall’enorme
repertorio delle elaborazioni d’interesse aziendale che, giova ripeterlo, sono state il settore applicativo di gran lunga
prevalente della meccanografia.
E’ anche l’occasione per dare un senso ad alcuni termini di gergo meccanografico, molti dei quali sono stati poi trasfusi
tali e quali nell’ambiente informatico.
Per record (letteralmente “registrazione”), o meglio per record logico, s’intende una stringa di dati, allocati ciascuno in
un campo (field) di posizioni (colonne) adiacenti sulla scheda, relativi a una determinata entità e disposti secondo una
struttura predefinita (tracciato record). Un record logico può eventualmente estendersi su più di una scheda (scheda =
record fisico) anche se la consuetudine di far coincidere, se possibile, la lunghezza del record logico con la capacità
della scheda standard (80 colonne) ha indotto a considerare impropriamente “scheda” e “record” come sinonimi.
L’entità a cui si riferisce il record, quando non sia univocamente implicita nel contesto elaborativo, è indicata da un
campo identificatore, sovente espresso come codice numerico, detto anche chiave o semplicemente codice.
Infine il file (quasi equivalente al più tardo termine data set) è una collezione di record omogenei tra loro, tranne il caso
dei file temporanei che incontreremo più avanti; in italiano, flusso e archivio sono stati considerati sinonimi di file.
2
Procedure meccanografiche con elaborazione sequenziale:
un esempio.
L’esempio consiste in una procedura settimanale per la
preparazione di fatture.
Le informazioni necessarie sono registrate su schede relative alle
entità “clienti”, “articoli” e “consegne effettuate nella settimana”
(in breve: “consegne”).
La figura che segue presenta i tracciati record dei tre file che
intervengono nella procedura.
Come chiarito appresso, le schede sono rappresentate in una forma
schematizzata a scopo illustrativo.
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Scheda “cliente”
10001
ROSSI - V. PO 7 - MI
Campi della scheda:
a = tipo scheda
b = codice cliente
c = descrizione cliente
a b
Scheda “articolo”
2
c
0002 5
GRISSINI - CONF.20
Campi della scheda:
a = tipo scheda
b = codice articolo
c = prezzo unitario
a
b
c
d
d = descrizione articolo
Scheda “consegne”
300090002
5
Campi della scheda:
a = tipo scheda
b = codice cliente
c = codice articolo
a b
c
d e f
g
d = prezzo unitario
e = quantità consegnata
f = importo da fatturare
g = descrizione articolo
4
10001
ROSSI - V. PO 7 - MI
Rappresentazione
schematica della scheda,
a scopo illustrativo
_
1000 1
ROS S I
V.
t. cod.
s. cli.
descrizione cliente
PO 7
_
MI
Aspetto reale della scheda
5
La stessa scheda, come “vista” dalle macchine meccanografiche.
Interessano solo le perforazioni; tutto il resto (tracciato-scheda
prefincato, caratteri stampati in chiaro, …) è solo a beneficio
dell’operatore umano.
6
Procedura “fatturazione”.
Passo 1: il file “anagrafico clienti” viene ordinato in sequenza
ascendente del “codice cliente”.
Passi 2, 3: i file “anagrafico articoli” e “consegne”, ciascuno per
conto suo, vengono ordinati in sequenza ascendente del “codice
articolo”.
Le figure che seguono illustrano il risultato di queste elaborazioni
che vengono eseguite mediante la macchina ordinatrice (sorter).
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File “anagrafico clienti”
10009
ROSSI - V. ADIGE 12/A - PA
10006
BIANCHINI - V. ARNO 71 - FI
10005
ROSSINI - V. OGLIO 34 - RM
10003
BIANCHI - P. TARO 6 - MI
10002
VERDI - V. RENO 9 - TS
10001
ROSSI - V. PO 7 - MI
Campi della scheda:
a = tipo scheda (1)
a b
c
b = codice cliente (chiave di ordinamento del file)
c = descrizione cliente
8
File “anagrafico articoli”
2
0006 2
VASO MARMELL.
2
0004 2
SCAT. CORN FL.
2
0003 8
6 CONF. BISCOTTI
2
0002 5
GRISSINI - CONF.20
a
b
a
a
Campi della scheda:
a = tipo scheda (2)
b
a
b
b
c
d
c
d
c
c
d
d
b = codice articolo (chiave di ordinamento del file)
c = prezzo unitario
d = descrizione articolo
9
File temporaneo
“consegne” effettuate
nella settimana
Campi della scheda:
a = tipo scheda (3)
300090006
6
300030006
5
300060004
5
300090004
2
300060002
10
300010002
3
300090002 a b5 c d e f
g
a b c d e f
g
a b c d e f
g
a b c d e f
g
a b c d e f
g
a b c d e f
g
a b c d e f
g
b = codice cliente
c = codice articolo (chiave di ordinamento del file)
d = prezzo unitario (inizialmente vuoto)
e = quantità consegnata
f = importo da fatturare (inizialmente vuoto)
g = descrizione articolo (inizialmente vuoto)
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Procedura “fatturazione”.
Passo 4: con una macchina apposita (inseritrice) le schede dei file
“anagrafico articoli” e “consegne” vengono intercalate (fusione o
merge di file) in modo che ad ogni scheda articolo (t.s.= 2) segua il
gruppo di schede consegna (t.s.= 3) con uguale codice articolo. Si
ottiene il file “di lavoro” che chiameremo FLA.
La stessa macchina raggruppa a parte le schede articolo che non si
abbinano a nessuna consegna.
Passo 5: elaborando il file FLA con una macchina apposita, da ogni
scheda articolo si prelevano il prezzo unitario e la descrizione
articolo e li si riproduce, perforandoli nei corrispondenti campi di
tutte le schede consegna (eventualmente nessuna) con uguale
codice articolo che la seguono immediatamente.
La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.
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File di lavoro FLA
300090006 2 6
VASO MARMELL.
300030006 2 5
VASO MARMELL.
2
0006 2
VASO MARMELL.
300060004 2 5
SCAT. CORN FL.
300090004 2 2
SCAT. CORN FL.
2
0004 2
SCAT. CORN FL.
300060002 a5 10
b c GRISSINI
d e f - CONF.20g
300010002 5 3
GRISSINI - CONF.20
300090002
5 5
GRISSINI - CONF.20
3
2
0002 a5 b c GRISSINI
d e f - CONF.20g
a b c d e f
a b c d e f
g
g
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Passo 6: con la macchina sorter si separano le schede articolo
(t.s.= 2) dalle schede consegna (t.s.= 3) contenute nel file FLA;
l’ordinamento interno dei due gruppi rimane invariato.
Le schede consegna sono adesso parzialmente completate nei
campi inizialmente vuoti e costituiscono un nuovo file di lavoro
che chiameremo FLB.
Passo 7: il file FLB viene passato alla moltiplicatrice veloce che,
per ciascuna scheda, calcola il prodotto “prezzo unitario” x
“quantità consegnata” e lo perfora nel campo “importo” della
medesima scheda.
Le schede consegna del file FLB sono adesso complete in tutti i
loro campi.
La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.
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File di lavoro FLB
300090006 2 6 12VASO MARMELL.
300030006 2 5 10VASO MARMELL.
300080004 2 5 10SCAT. CORN FL.
300090004 2 2 4SCAT. CORN FL.
300080002 5 10 50GRISSINI - CONF.20
300010002 5 3 15GRISSINI - CONF.20
300090002 a5 b5 25GRISSINI
c d e f - CONF.20g
a b
c
d e f
a b c d e f
a b c d e f
g
g
g
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Passo 8: (analogo al Passo 4) con la macchina inseritrice, le schede
dei file “anagrafico articoli” e FLB vengono intercalate in modo
che ad ogni scheda cliente (t.s.= 1) segua il gruppo di schede
consegna (t.s.= 3) con uguale codice cliente. Si ottiene il file di
lavoro che chiameremo FLC.
La stessa macchina raggruppa a parte le schede cliente che non si
abbinano ad alcuna consegna.
La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.
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File di lavoro FLC
10010
POLI - P. LARIO 22 - TS
300090002 5 5 25GRISSINI - CONF.20
300090004 2 2 4SCAT. CORN FL.
300090006 2 6 12VASO MARMELL.
10009
ROSSI - V. ADIGE 12/A - PA
300060004 2 5 10SCAT. CORN FL.
300060002 5 10 50GRISSINI - CONF.20
10006
BIANCHINI - V. ARNO 71 - FI
300030006 2 5 10VASO MARMELL.
10003
BIANCHI
a b c - P.
d TARO
e f 6 - MI
g
300010002 5 3 15GRISSINI - CONF.20
10001
ROSSI
a b - cV. PO
d 7e- MI
f
g
a b c d e f
g
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Passo 9: il file TC contiene ora, nella corretta sequenza, tutti gli
elementi che consentono alla tabulatrice di stampare le fatture: il
codice e la descrizione del cliente e, per ogni articolo consegnato, la
descrizione, la quantità e l’importo.
La tabulatrice è “programmata”, mediante l’apposito pannello, per
sommare gli importi pertinenti allo stesso cliente per calcolare il
“totale fattura”.
Il “programma” avverte anche di “chiudere” una fattura e di “aprire”
la prossima allorché il codice cliente della scheda letta è diverso da
quello della scheda precedente (“rottura” della sequenza), salvo gli
accorgimenti a inizio/fine file.
Sfruttando un altro registro della tabulatrice, a fine lavoro si ottiene
anche il totale fatturato. Nell’esempio si sono omessi dettagli quali il
calcolo dell’IVA e il numero e data della fattura.
La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.
N.B. A fine lavoro, i file anagrafici vengono ricomposti nella loro
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interezza.
Tabulazione delle fatture, su modulo continuo prefincato,
con calcolo del totale.
°
° Spett. ROSSI - V. ADIGE 12/A - PA
° Fattura per merci consegnate:
° cod. descrizione
0006 VASO MARMELL.
° 0004 SCAT. CORN FL.
° 0002 GRISSINI - CONF.20
°
°
°
° Spett. POLI - P. LARIO 22 - TS
totale fattura
15
cod. 0009
pr.unit. quant. importo
2
6
12
2
2
4
5
5
25
totale fattura
41
cod. 0010
18
°
°
°
°
°
°
°
°
°
°
La procedura che è stata ora descritta mette in evidenza i due concetti basilari della elaborazione sequenziale:
- l’ordinamento secondo il contenuto di uno o più campi chiave (codici identificativi e tipo scheda, nel nostro esempio);
- l’azione comandata dalla permanenza o dal cambiamento (rottura di sequenza) del valore di un campo chiave nel
passaggio da una scheda alla successiva (p.e., al Passo 9, la stampa dell’intestazione e del totale fattura a “rottura” del codice
cliente).
Altro aspetto rilevante è la distinzione tra diverse categorie di file:
- quelli anagrafici (detti anche “principali” o “master”) i quali, pur essendo essi stessi soggetti a procedure collaterali di
aggiornamento (i clienti o i loro attributi possono infatti cambiare, così come il listino articoli), descrivono stabilmente le entità
strutturali dell’attività aziendale;
- quelli temporanei o di movimentazione (detti anche “slave”, secondari o semplicemente “movimenti”) che descrivono le
attività realizzate in un determinato periodo di tempo;
- quelli di lavoro che non aggiungono elementi informativi autonomi ma aggregano momentaneamente le informazioni in
modo acconcio allo svolgimento della procedura (nel nostro esempio sono tali i file FLA, FLB, FLC).
Risultano anche evidenti i vantaggi che si conseguono mediante l’uso appropriato delle macchine specializzate in specifiche
funzioni. In particolare si può riflettere sul confronto tra il nostro esempio e una situazione in cui, in mancanza delle
apparecchiature adatte, si fosse costretti a introdurre fin dall’inizio le informazioni inizialmente mancanti nelle “schede
consegna” (sovraccarico del lavoro di perforazione; consultazione manuale del listino prezzi; moltiplicazioni da eseguire a
mano o con calcolatrice da tavolo; possibilità di errore su informazioni ripetitive; …).
Per di più, non è difficile immaginare gli innumerevoli ampliamenti a cui potrebbe dar luogo, con l’aggiunta di altre categorie
di dati, una procedura così scarna quale quella descritta nell’esempio. S’intuisce la potenziale estensibilità del sistema verso
altri processi elaborativi d’interesse aziendale come ad esempio l’analisi delle vendite (per zona geografica, per stagionalità,
per tipologia di prodotti), l’analisi del rendimento del personale commerciale, il controllo e reintegro delle scorte di prodotti a
magazzino, e via elencando.
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Si deve quindi sottolineare come l’estensione funzionale delle procedure e l’uso plurimo delle svariate classi di informazioni
hanno in effetti costituito, per la meccanografia, la chiave del successo presso gli utilizzatori e lo stimolo al progresso della
tecnologia da parte dei produttori.
In senso generale e storicamente più rilevante, si deve infine valutare l’enorme impatto che la tecnica meccanografica ha avuto
sulla cultura e sulla prassi organizzativa delle aziende e degli enti che li hanno adottati: altri ausili all’epoca disponibili per il
trattamento delle informazioni (schedari cartacei, calcolatrici da tavolo, macchine da scrivere) non avrebbero mai consentito
comparabili livelli di razionalità e di efficienza.
Tutto questo introduce uno degli elementi di riflessione sulle modalità della transizione dalla meccanografia all’elaborazione
elettronica dei dati (EDP: Electonic Data Processing).
L’elaboratore elettronico, da calcolatore scientifico quale ere nato, divenne infatti un vero strumento gestionale non appena si
riuscì a collegarvi memorie di massa a nastro magnetico; essendo i nastri dei supporti intrinsecamente sequenziali (in cui cioè i
record dei file registrati su nastro si elaborano uno dopo l’altro così come le schede di un file meccanografico) gli elaboratori
dotati di unità di lettura/scrittura su nastro magnetico apparvero come il sostituto naturale e tecnologicamente avanzato dei
sistemi meccanografici.
E non è un caso che i programmi di sort/merge siano stati fin dall’inizio, e siano tuttora, tra i software applicativi di più largo e
frequente impiego.
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