Consorzio
Interuniversitario per le Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione
CNR-CILEA: una collaborazione utile alla creazione di un ERM
consortile
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CILEA
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CDL: CILEA Digital Library
Il CILEA offre vari servizi destinati all’utenza scientifica e alle
biblioteche.
Per dare un contributo alla realizzazione di una biblioteca digitale per
la comunità scientifica nazionale, ha avviato, nel 1998, il progetto
della CDL CILEA Digital Library.
Scopo del servizio è permettere l’acquisizione, l’accesso e la
conservazione di documenti digitali (riviste, monografie e banche
dati).
Fornisce organizzazione, supporto commerciale e tecnico-gestionale
ad iniziative consortili e nazionali e assistenza per l’accesso.
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CDL: CILEA Digital Library
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ATTIVITA’ CDL
Oltre 9 persone sono coinvolte nelle attività della CDL:
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contatti con gli editori;
contatti con i possibili clienti (raccolta interessi);
gestione della trattativa;
gestione dei posseduti (caso in cui contratti siano
vincolati al mantenimento delle sottoscrizioni);
determinazione algoritmo calcolo quote;
invio preventivi/offerte;
raccolta adesioni;
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ATTIVITA’ CDL
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gestione amministrativa clienti;
gestione amministrativa fornitori.
Altre attività:
 gestione server SDoS (Science Direct on Site)
 sviluppo loader per caricamento dati su server SDoS
 help-desk
 seminari
 Internet forum e mailing list
 produzione delle statistiche d’uso
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UTENTI CDL
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Oltre 50 università italiane
La maggior parte delle sedi CNR
Oltre 20 enti di ricerca (INFN, ENEA, INGV, …)
Oltre 100 aziende ospedaliere e istituti ospedalieri
(Bibliosan, SBBL, Provincia Autonoma di Bolzano,
Servizio Sanitario Emilia Romagna, Servizio Sanitario
Regionale Friuli Venezia Giulia, Servizio Sanitario
Regione Liguria, Servizio Sanitario Regione Piemonte)
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CONTRATTI DA GESTIRE
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Quasi 50 contratti in essere relativi a sottoscrizioni di ejournals, databases e e-books.
Contratti consortili, a livello nazionale, siglati in collaborazione
con altri consorzi, sotto egida CARE.
Alcune caratteristiche da dover gestire: durata
(annuale/pluriennale), price-cap, opt-out, possibilità di
sottoscrivere collezioni, singoli prodotti, vincolo a
mantenimento sottoscrizioni attive nel corso dell’anno
precedente.
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PERCHE’ UN ERM
• Mole
di informazioni da gestire in continuo aumento.
• Numero sempre più crescente di istituzioni che sottoscrivono i
servizi CDL.
• Numero sempre più crescente di contratti gestiti da CDL a
livello consortile, interconsortile e sotto egida CARE.
• Necessità da parte del gruppo CDL di utilizzare uno strumento
informatico in grado di ottimizzare il lavoro.
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SVILUPPO ERM
• Il
CILEA ha intrapreso lo sviluppo di un proprio ERM grazie
alla consulenza del Dott. Di Cintio utilizzando alcuni moduli del
sistema ERMS-CNR.
• Ad oggi sono stati implementati e rilasciati tutti i moduli relativi
alla gestione anagrafica e alla gestione contratti.
• Si sta lavorando per la realizzazione di una nuova veste
grafica e per l’implementazione di tutti gli altri moduli.
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VANTAGGI UTILIZZO ERM
Si intende garantire una gestione integrata e una disponibilità
immediata di diverse tipologie di informazioni in relazione tra
loro:
 Gestione utenti
– Gestione IP
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Gestione contratti
– Gestione titoli (disponibilità liste editori)
– Gestione sottoscrizioni
– Facilitazioni pratiche nella gestione dei contratti
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GESTIONE UTENTI
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Gestione anagrafica degli utenti (Denominazione dell’ente,
indirizzo fisico, Codice Cliente, Partita IVA, tipologia ente,
dimensione ente, FTE, URL, riferimenti contatto principale,
riferimenti contatto amministrativo, ecc.)
Eventuale ripartizione dell’ente in sotto-enti
Gestione IP (inserimento/modifica/cancellazione)
Esportazione di tutti gli IP
Visualizzazione storico degli IP, IP doppi, enti senza IP
Invio email multiple con possibilità di allegare documenti (info
per nuovo contratto, lancio nuovo prodotto, quote contrattuali)
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GESTIONE UTENTI
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GESTIONE UTENTI
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GESTIONE UTENTI/IP
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GESTIONE UTENTI/INVIO EMAIL
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GESTIONE CONTRATTI
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Registrazione contratti (Denominazione del contratto, tipologia
prodotto, durata, referente consortile)
Possibilità allegare documenti e fare export per i vari anni di
durata contratto
Inserimento catalogo riviste associato al contratto
Lista sottoscrittori e/o eventuali nuovi sottoscrittori
(Denominazione ente, FTE, Referente dell’ente, eventuale
lista di riviste possedute per il contratto in essere e relativa
quota)
Costi del contratto
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GESTIONE CONTRATTI
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GESTIONE CONTRATTI
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GESTIONE CONTRATTI
La registrazione delle informazioni relative ad un contratto in
essere permette:
 Calcolo delle quote e relative ripartizioni
 Notifiche agli enti sottoscrittori
 Export di dati amministrativi e gestionali
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GESTIONE TITOLISOTTOSCRIZIONI
Disponibilità lista titoli dei vari editori (contratti in essere)
(informazioni relative al nome del titolo, ISSN, Annate
disponibili, Consistenza, URL) al fine della:
 Gestione sottoscrizioni attive
 Controllo eventuale cambio di editori per i singoli titoli
 Validazione liste per ciascun cliente (nel caso in cui sia
vincolante il mantenimento dei titoli sottoscritti, operazione
molto onerosa nel caso di contratti in cui è prevista ancora
l’opzione print+elettronico come Wiley, Blackwell, ecc.)
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VANTAGGI UTENTI
Nel futuro si può prevedere di ampliare l’accessibilità da parte
delle istituzioni rendendo disponibile il caricamento delle
informazioni utili alla definizione delle quote contrattuali
(holding, FTE,…) e l’eventuale integrazione agli ILS dei
sistemi bibliotecari.
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Contatti CDL
http://cdl.cilea.it
Ing. Giovanni Meloni
[email protected]
Dott.ssa Eleonora Rodi
[email protected]
Dott. Domenico Dellisanti
[email protected]
Dott.ssa Anna Marini
[email protected]
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