“La lotta agli sprechi nella P.A.
attraverso l’uso delle tecnologie”
Forum P.A. , 10 maggio 2005
L’uso della tecnologia dell’informazione e della
comunicazione è essenziale per il Ministero degli
Esteri, per la sua stessa natura.
Abbiamo una rete di 336 sedi estere, la seconda in
Europa dopo quella della Francia, costituita da 120
Ambasciate, 11 Rappresentanze Permanenti, 116
Uffici consolari, 89 Istituti di Cultura.
Ad essi si aggiungono le nuove strutture integrate
MAE-ICE per il sostegno alle imprese che sono oggi
29 e passerano a 36 nei prossimi mesi e a 73 a fine
2006 con le risorse previste dalla Legge
sull’Internazionalizzazione.
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Delle circa 8.200 persone che lavorano al Ministero,
5.150 prestano servizio all’estero.
Di qui la necessità di investire in tecnologia per
assicurare comunicazioni rapide, sicure ed
economiche all’interno della rete e per fornire una
efficace comunicazione al pubblico che non è solo
quello italiano, ma quello estero.
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Prima di illustrare la situazione attuale e i
programmi futuri vorrei ripercorrere brevemente
quanto abbiamo fatto negli ultimi 10 anni
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Il primo salto tecnologico venne attuato a partire
dalla fine degli anni 90, quando mettemmo in rete
tutti gli Uffici del Ministero e tutte le sedi estere.
Da allora, abbiamo sostituito tutte le vecchie forme di
trasmissione:
• la maggior parte delle comunicazioni circola via
Internet direttamente sui computer di ciascun
funzionario;
• per le comunicazioni riservate è stato
completamente ammodernato il sistema di
trasmissione in cifra;
• è stata introdotta la posta elettronica.
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Il risultato fu un enorme risparmio di carta (da 17
tonnellate a meno di 3 nell’arco di tre anni), guadagni
in termini di velocità e di contatti diretti fra il
personale interessato, un vero e proprio
cambiamento del metodo di lavoro.
Basta ricordare che il Ministero raggiunse con tre anni
di anticipo gli obiettivi che erano stati fissati dall’AIPA
per il 2002 per il complesso della Pubblica
Amministrazione.
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Disporre di collegamenti rapidi e diretti non è però di
per sé sufficiente.
Negli ultimi due anni abbiamo lavorato lungo sei
filoni:
1. informatizzazione delle procedure:
• abbiamo informatizzato la gestione del personale,
tutta la contabilità delle sedi estere e altre
procedure amministrative.
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2. diffusione delle informazioni che è essenziale in
un’organizzazione con una struttura a rete come
la nostra, sia all’interno – fra il personale del
Ministero – sia all’esterno:
• abbiamo attuato una revisione completa della
Intranet divenuto uno strumento di lavoro e di
aggiornamento per tutto il personale, in particolare
quello all’estero;
• abbiamo rinnovato il sito web del Ministero e
armonizzato e potenziato i siti web delle Ambasciate
e dei Consolati (il Capo del Servizio Stampa farà
una presentazione specifica in un altro Convegno
del Forum).
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3. regolamentazione dell’uso della posta elettronica:
• in questi giorni uscirà una nuova circolare che
risponde alle indicazioni del Ministro Stanca e
anticipa l’introduzione della posta elettronica
certificata.
4. ammodernamento dei sistemi di trasmissione:
• entro quest’anno entrerà in funzione un sistema di
messaggistica di seconda generazione, molto più
potente e sicuro di quello attuale che consentirà
ulteriori risparmi (grazie all’eliminazione delle
comunicazioni telegrafiche) e una completa
interoperabilità con altri sistemi informatici, inclusa
la posta certificata.
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5. uso generalizzato del protocollo elettronico:
• introdotto per la prima volta nel 97, il protocollo
informatico è ora unico per tutto il Ministero e
consente il tracciamento elettronico dei documenti
scambiati all’interno della Farnesina.
6. introduzione di un sistema informatico per il
controllo di gestione:
• d’intesa con il CNIPA ed il Ministero per le
Infrastrutture ed i Trasporti stiamo conducendo un
progetto innovativo che prevede il “riuso” del
programma informatico per il controllo di gestione
realizzato dal Ministero delle Infrastrutture e
Trasporti, con evidenti risparmi per l’erario.
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Alcuni dati illustrano bene i progressi compiuti negli
ultimi anni:
 il numero di caselle di posta elettronica è cresciuto da
2.500 a 4.300.
4.300
2.500
2000
2004
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 i messaggi di posta elettronica sono passati da oltre 3
milioni a oltre 8 milioni.
interna
4.200.000
4.000.000
via internet
2.800.000
300.000
2000
2004
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 le comunicazioni ufficiali trasmesse via Internet tra il
Ministero e le sedi estere sono più che raddoppiate.
inviate dalle Sedi
163.831
inviate dal MAE
95.960
67.917
40.072
67.871
27.845
2000
2004
13
 i documenti tracciati elettronicamente grazie al
protocollo informatico sono passati da 50.000 a
120.000.
120.000
50.000
2000
2004
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Sono segnali di un buon progresso, ma siamo ben
consapevoli che resta da percorrere un lungo
cammino.
C’è ancora molto da fare – ad esempio – in tema di
flusso documentale, di fascicolazione ed archiviazione
elettronica, di firma elettronica.
Sono interventi che renderanno possibili nel tempo
risparmi importanti, ma che richiederanno
investimenti in risorse aggiuntive.
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La decisione del Governo di incaricare il
CNIPA di costituire la Rete Internazionale delle
Pubbliche Amministrazioni metterà a disposizione
del Ministero l’infrastruttura necessaria
per compiere un secondo grande salto di qualità
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Vorrei ricordare che l’idea della RIPA nacque da un
approfondimento condotto nel 2001 - su impulso del
Ministro Stanca - dal nostro Ministero insieme al
Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologie.
L’obiettivo era di creare una rete privata che
collegasse tutte le Amministrazioni che operano con
l’estero e che consentisse di trasportare in condizioni
di sicurezza una crescente quantità di dati.
Come noto, la RIPA sarà introdotta gradualmente a
partire dal secondo semestre di quest’anno per essere
completata entro il dicembre del 2006.
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I vantaggi saranno enormi e ci consentiranno non
solo di ridurre drasticamente i costi di gestione, ma
anche di offrire servizi più rapidi ai cittadini italiani.
Vorrei qui citare solo tre progetti che saranno resi
possibili dall’esistenza della RIPA:
1. la gestione dei dati relativa ai nostri cittadini
residenti all’estero;
2. l’uso della tecnologia VoIP;
3. la videoconferenza.
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Gestione dei dati relativa ai cittadini
residenti all’estero
 L’esistenza di una autostrada informatica privata capace di
trasmettere cospicue quantità di informazioni ci permetterà
di eliminare il trasporto di di atti e di documenti fra i
Consolati, il Ministero e i Comuni italiani che ancora
avviene per corriere con grandi spese, ma soprattutto con
enorme lentezza.
 Proprio in questi giorni, nel quadro dell’iniziativa “Lotta
contro gli sprechi” abbiamo presentato al Ministro Stanca,
congiuntamente con il Ministero degli Interni, il progetto
“Gestione elettronica per le funzioni consolari” per la
digitalizzazione della gestione anagrafica ed elettorale sia
nei Consolati all’estero che nei Comuni italiani.
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Uso della tecnologia VoIP
L’introduzione in maniera sistematica della telefonia via
Internet sarà una vera e propria rivoluzione, sotto il profilo
della riduzione dei costi, dell’efficienza del servizio, della
sicurezza delle comunicazioni.
Abbiamo già un progetto pilota che prevede l’adozione
della tecnologia VoIP in una prima serie di rappresentanze
(23 in tutto) in Europa e nel Nord America che
utilizzeranno la RIPA già nel secondo semestre di
quest’anno.
A regime, alla fine del 2006, quando la maggioranza delle
nostre sedi sarà collegata, prevediamo una riduzione
dell’ordine del 60% dei costi complessivi per telefonia, pari
nel 2004 a 6 milioni di Euro (v. dimostrazione della VoIP
allo stand).
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Videoconferenza
 Una terza applicazione significativa sotto il profilo
della riduzione dei costi sarà la possibilità di ricorrere
sistematicamente alle videoconferenze.
 Già ora utilizziamo le videoconferenze per la
prevenzione e la gestione delle situazioni di crisi.
 Con la nuova infrastruttura potremo trasformarla in
una pratica standard che consentirà di abbattere
considerevolmente il numero delle riunioni e le
relative spese.
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