LINEA GUIDA PER LA GESTIONE DEI MATERASSI ANTIDECUBITO
Versione 16 maggio 2008
INDICE
Informazioni sul prodotto e sul servizio......................................................................................................2
Servizi accessori .....................................................................................................................................3
Monitoraggio del servizio .........................................................................................................................3
Tempi di avvio della nuova fornitura..........................................................................................................3
Modalità di richiesta, gestione e manutenzione ..........................................................................................3
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata AIR WORK SURE...............................................................4
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata SOFTECH 3000 NXT ..........................................................4
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata QUATTRO PLUS................................................................5
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata NIMBUS 3 ..........................................................................5
Formazione ............................................................................................................................................6
Controllo dei consumi e dei costi ..............................................................................................................6
Algoritmo di scelta del materasso antidecubito a chiamata fino al 31 maggio 2008........................................7
Allegato 1 .............................................................................................................................................16
Scheda tecnica LOTTO 1.......................................................................................................................16
Allegato 2 .............................................................................................................................................17
Scheda tecnica LOTTO 2:......................................................................................................................17
Allegato 3 .............................................................................................................................................18
Scheda tecnica LOTTO 3:......................................................................................................................18
Allegato 4 .............................................................................................................................................19
Scheda tecnica LOTTO 4.......................................................................................................................19
Facsimile scheda di gestione e monitoraggio disponibile in formato Excel fino al 31 maggio 2008 ................20
La linea guida è disponibile nel sito del servizio infermieristico nella sezione Coordinatori:
http://www.med.unibo.it/reparti_servizi/servinfer/coordinatori.htm.
Le variazioni dal 1° giugno 2008 sono contornata da bordo rosso.
1
Informazioni sul prodotto e sul servizio
La nostra azienda ha aderito alla convenzione regionale per il noleggio continuativo o a chiamata dei
materassi per la prevenzione e la cura delle lesioni da decubito.
La fornitura è divisa in lotti ed a ciascuno di essi corrisponde uno specifico prodotto fornito dalla ditta che si è
aggiudicata il lotto.
La fornitura prevede due modalità di utilizzo del servizio: a chiamata o a presenza continuativa.
Nel primo caso viene richiesto il prodotto chiamando il fornitore e dopo l’utilizzo per uno specifico paziente
viene restituito al fornitore stesso. Nel secondo caso il materasso rimane a disposizione del reparto in via
continuativa. Questa seconda modalità consente di ottenere un risparmio economico a fronte dello stesso
prodotto.
Quando conviene il noleggio continuativo?
Se utilizziamo per pochi giorni il materasso e poi lo accantoniamo allora il noleggio continuativo NON
CONVIENE. In genere, se in un mese si utilizza il materasso per più di 23 giorni di seguito allora conviene.
E’ importante precisare che, anche se non utilizzato, il materasso fornito in modalità continuativa prevede il
pagamento del canone mensile, per cui se rimane senza utilizzo è conveniente restituirlo.
Per il 2° semestre 2007 il quantitativo dei materassi in fornitura continuativa è già stato definito e concordato
con gli specifici reparti che riceveranno i materassi dei singoli lotti nei primi 10 giorni di luglio, salvo chiusure o
riduzioni dei reparti.
LOTTO
PRODOTTO
FORNITORE
LOTTO 1
LOTTO 2
LOTTO 3
AIR WORK SURE (AWS)
SOFTECH 3000
QUATTRO PLUS
LOTTO 4
NIMBUS 3
KCI
SANITARIA SCALIGERA
TALLEY GROUP+
SANITARIA SCALIGERA
SERVICE MED + SERV.
OSPEDALIERI
COSTO A
CHIAMATA A
GIORNO
€ 9,36
€ 9,60
€ 7,20
COSTO A
CANONE MESE
€ 15,60
€ 379,56
€ 225,00
€ 252,00
€ 162,00
–
Le caratteristiche tecniche dei prodotti sono descritti negli allegati 1, 2, 3 e 4.
–
L’attivazione del servizio avviene su chiamata diretta dal reparto alla ditta.
–
L’intervento per mal funzionamento o guasto deve avvenire entro le 24 ore dal ricevimento della richiesta.
–
Gli apparecchi non riparabili dovranno essere immediatamente sostituiti.
–
E’ a carico della ditta la fornitura di sistemi per il contenimento dei materassi sporchi.
–
E’ a carico della ditta la sanificazione e la pulizia.
–
E’ a carico della ditta la manutenzione dei prodotti.
In particolare per il noleggio continuativo:
–
La ditta provvede all’installazione.
–
Garantisce la sostituzione del telo coprimaterasso quando necessario.
–
Ritira i teli sporchi e consegna quelli puliti e fornisce una scorta presso il reparto.
2
–
Effettua un ritiro ogni due mesi per la sanificazione dei materassi a noleggio continuativo
– Assicura l’assistenza tecnica su materasso e pompa entro le 24 ore dal ricevimento della
richiesta.
Servizi accessori
Sono previsti nella convenzione:
–
La formazione del personale.
–
Il Call center.
Monitoraggio del servizio
Sono previste delle penali a carico della ditta nei seguenti casi:
–
fornitura di prodotti sporchi;
–
ritardi dei tempi previsti di consegna e ritiro;
–
ritardi negli interventi di manutenzione;
per cui, in caso di Non Conformità, si richiede di inviare una e-mail all’infermiera Mirella Fontana
([email protected])
Tempi di avvio della nuova fornitura
La fornitura dei materassi con la nuova convenzione viene attivata con le seguenti modalità:
1. reparto con utilizzo di materassi sia a noleggio continuativo che a chiamata:
dal 1 luglio 2007 posizionamento materassi a noleggio continuativo. Solo successivamente inizio del
noleggio a chiamata
2. reparto con utilizzo di materassi solo chiamata avvio dal 1 di luglio 2007.
E’ previsto che il cambio avvenga in tutta la struttura sanitaria entro il 10 di luglio 2007.
Si prega di avvisare tempestivamente l’infermiera Mirella Fontana (interno 1462 o 1226), qualora ci siano
reparti in chiusura feriale, per cui non necessitano di ricevere i materassi a noleggio continuativo, o comunque
in quantità diverse rispetto a quelle previste nel budget di ogni reparto.
Modalità di richiesta, gestione e manutenzione
Per la scelta del materasso a chiamata dal 1° giungo 2008 tenere conto delle seguenti indicazioni
assistenziali:
Paziente senza lesioni e con braden <= a 13: materasso QUATTRO PLUS o AIR WORK SURE
Paziente con lesioni 1° o 2° stadio e Braden > 13 e <= 16: materasso QUATTRO PLUS
Paziente con lesioni 1° o 2° stadio e Braden <= a 13: materasso QUATTRO PLUS o AIR WORK SURE
3
Paziente con lesioni 3° o 4° stadio e Braden umidità 1 o 2: materasso SOFTECH 3000
Paziente con lesioni 3° o 4° stadio e Braden umidità 3 o 4: materasso NIMBUS 3
Alla fine della linea guida è riportato l’algoritmo di scelta utilizzato dal programma informatico per
automatizzare la richiesta dei materassi.
Di seguito vengono fornite le modalità ed i tempi per effettuare le richieste di installazione, disinstallazione,
manutenzione, etc. Per qualsiasi necessità si prega di inviare una mail o di telefonare all’infermiera Fontana
Mirella. E-mail: [email protected] Tel.n. 1462 o 1226.
LOTTO 1
AIR WORK SURE (AWS)
FORNITORE: KCI
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata AIR WORK SURE
Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire al Call Center della ditta KCI:
–
Tel 02/457174218 (servizio attivo 24 ore su 24 – 365 gg. all’anno)
–
Fax 02/457174223 (dal lun. al sab. dalle ore 8.00 alle ore 17.00)
Dopo gli orari d’ufficio e nei giorni di chiusura (festivi) la chiamata sarà automaticamente inoltrata al
servizio di assistenza centralizzata.
Dal 1° giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica
informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative.
Tempi di attivazione:
–
entro 18 ore dalla richiesta per 365 gg. all’anno dalle 8.00 alle 20.00.
–
per le UU.OO. Intensive, la consegna verrà effettuata entro 6 ore dalla ricezione della richiesta.
Il personale tecnico provvederà all’installazione del presidio sul letto, verificandone il funzionamento.
LOTTO 2
SOFTECH 3000 NXT
FORNITORE: SANITARIA SCALIGERA
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata SOFTECH 3000 NXT
Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire:
–
Richiesta telefonica al numero 0458 378 555 nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30-18,00.
–
Fax di richiesta al numero 0458 378 556 nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30 - 18,00.
4
–
Richiesta telefonica o invio fax al numero 02 341 648 del servizio Call Center Linea Care nelle ore
serali (h 18:00...h 8:30) e lungo tutto l'arco delle 24 ore nei giorni festivi e nelle festività.
Dal 1° giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica
informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative.
Tempi di attivazione:
Entro 24 ore dalla richiesta telefonica o via fax ed entro 7 ore per le UU.OO. Intensive.
La consegna del presidio comprende sempre l’installazione e l’attivazione dello stesso, effettuata dal
personale stesso di consegna. Il servizio include una verifica del perfetto funzionamento del presidio
consegnato.
LOTTO 3
QUATTRO PLUS
FORNITORE: TALLEY GROUP + SANITARIA SCALIGERA
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata QUATTRO PLUS
Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire:
–
Richiesta telefonica al numero 0458 378 555 nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30-18,00.
–
Fax di richiesta al numero 0458 378 556 nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30 - 18,00.
–
Richiesta telefonica o invio fax al numero 02 341 648 del servizio Call Center Linea Care nelle ore
serali (h 18:00...h 8:30) e lungo tutto l' arco delle 24 ore nei giorni festivi e nelle festività.
Dal 1° giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica
informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative.
Tempi di attivazione:
Entro 24 ore dalla richiesta telefonica o via fax, entro 7 ore per le UU.OO. Intensive.
La consegna del presidio comprende sempre l’installazione e l’attivazione dello stesso, effettuata dal
personale stesso di consegna. Il servizio include una verifica del perfetto funzionamento del presidio
consegnato.
LOTTO 4
NIMBUS 3
FORNITORE: SERVICE MED + MEDI-ART+ SERVIZI OSPEDALIERI
Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata NIMBUS 3
Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire:
•
•
Richiesta telefonica al numero 045/6717441
Fax di richiesta al munsero 045/7156992
5
•
Dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle 18.00; dalle 18.00 alle ore 8.30 e il sabato, domenica, e festivi
sarà attiva un servizio di segreteria telefonica con rilevazione automatica a distanza a mezzo
radiomobile.
Il noleggio ed il ritiro verrà effettuato dalle 8.00 alle ore 20.00, sette giorni su sette
Dal 1° giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica
informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative.
Tempi di attivazione:
Entro 24 ore dalla richiesta telefonica o via fax, entro 8 ore per le UU.OO. intensive.
La consegna del presidio comprende l’installazione. Verrà fornito anche la protezione idonea al
contenimento dei sistema sporco. In caso di malfunzionamento del presidio non riparabile in loco, verrà
sostituito.
Formazione
Il personale che consegna il presidio è tenuto ad addestrare gli infermieri all’uso del presidio stesso.
Considerato il periodo estivo di avvio della nuova fornitura si sta valutando la possibilità di organizzare incontri
formativi con le 4 ditte.
Controllo dei consumi e dei costi
Fino al 31 maggio 2008, mensilmente, entro il 10 del mese successivo, il coordinatore di UU.OO avrà cura di
inviare alla Direzione attività Economali al Fax interno n. 1205 oppure una e-mail a [email protected] il
modulo attestante il consumo mensile dei prodotti. E’ consigliabile:
–
procedere alla compilazione del modulo su formato elettronico (file excel scaricabile dal sito del
servizio infermieristico nella sezione coordinatori:
http://www.med.unibo.it/reparti_servizi/servinfer/coordinatori.htm
–
effettuare la compilazione del modulo in excel man mano che viene installato un nuovo materasso
e non a fine mese.
Si raccomanda la completa e chiara compilazione del modulo al fine di poter effettuare gli opportuni conteggi
e controlli contabili. Si raccomanda l’invio nei tempi previsti.
Per qualsiasi necessità si prega di inviare una mail o di telefonare alla Direzione Attività Economali.
Ogni tre mesi verrà fornito un report che sintetizzi i consumi ed i relativi costi nonché gli scostamenti rispetto al
budget previsto per l’anno in corso.
E’ in preparazione il programma informatico per la gestione ed il controllo dei materassi antidecubito.
6
Dal 1° giugno non occorre effettuare alcuna procedura, in quanto il dato è desumibile dal sistema
informatico. Alle UU.OO. mensilmente verrà fornito il report della movimentazione dei materassi
antidecub to a chiamata.
Algoritmo di scelta del materasso antidecubito a chiamata fino al 31 maggio 2008
Paziente con lesione da decubito?
NO
Braden <=16
AIR WORK SURE
SI
Braden <= 13
Lesione 1° o 2°
AIR WORK SURE
Braden >13 <=18
Lesione 3° o 4°
Braden umidità 1 o 2
SOFTECH 3000
QUATTRO PLUS
Braden umidità 3 o 4
NIMBUS 3
7
Algoritmo di scelta del materasso antidecubito a chiamata dal 1° giugno 2008
Paziente con lesione da
decubito e valutazione
clinica di allettamento?
Braden >13<=16
NO
SI
Braden >13 <=16
Materasso
antidecubito
senza motore
Braden <=13
Braden <= 13
e allettamento
QUATTRO PLUS
QUATTRO PLUS
AIR WORK SURE
Lesione 1° o 2°
QUATTRO PLUS
Lesione 3° o 4°
Braden umidità 1 o 2
Braden umidità 3 o 4
AIR WORK SURE
SOFTECH 3000
NIMBUS 3
8
Procedura informatica per la richiesta dei materassi antidecubito a chiamata dal 1° giugno 2008
Aprire la procedura SSO cliccando sull’apposita icona.
Inserire il nome utente e la password e cliccare Login
Cliccare su Cartella Infermieristica
9
Cliccare sul nome del paziente prescelto.
Videata della cartella infermieristica del paziente
10
Accertarsi di avere compilato nella sezione accertamento la scala di Braden
Scala di Braden compilata
Il totale della scala di Braden viene calcolato in automatico. Validare la scheda.
11
Aprire la scheda materassi cliccando sull’icona corrispondente
Voci da selezionare:
12
Cliccare sul pulsante Calcolo auto per la scelta automatica del materasso antidecubito o scegliere
un altro tipo di materasso motivando la scelta
Cliccare su Richiesta per richiedere il materasso. ATTENZIONE non validare la scheda fino
alla riconsegna del materasso antidecubito.
Viene richiesta la conferma dell’ordine e parte automaticamente una e-mail idirizzata alla ditta
fornitrice, al coordinatore per conferma ordina e al settore sorveglianza LDD.
13
Il testo della e-mail contiene:
1. Data inoltro:”dd/mm/yyyy” (data della e-mail)
2. Ora inoltro:”hh.mm” (ora della e-mail)
3. Iniziale cognome:”C” (iniziale maiuscola del cognome del paziente)
4. Iniziale nome:”N” (iniziale maiuscola del nome del paziente)
5. Data nascita:”dd/mm/yyyy” (data nascita del paziente)
6. Nosologico:”aaaa/nnnnnn” (campo composto da anno_ricovero/numero_ricovero)
7. Tipo richiesta: (deve contenere una delle opzioni indicate)
i. “richiesta”
ii. “sollecito”
iii. “ritiro”
iv. “malfunzionamento”
8. Note:”testo libero “ (testo libero di 100 caratteri da inserire in fondo alla scheda
materassi. Da utilizzare prevalentemente per inserire eventuale urgenza o note sul
malfunzionamento)
9. Reparto:”AAAAAA” (codice del Centro di Costo del reparto 10. Des-reparto:”descrizione reparto” (è la descrizione che compare in alto nella scheda
materassi)
11. Utente di riferimento:”Cognome e Nome utente richiedente” (cognome e nome ricavati
dal login di collegamento)
12. Data termine terapia:”dd/mm/yyyy” (obbligatorio solo in caso di ritiro – è il campo
termine della scheda materassi)
13. N. matricola materasso:”xxxxxxxxxx” (obbligatorio solo per malfunzionamento – al
momento non trattato)
14. Tipo materasso:”nome materasso” (corrisponde alla descrizione della superficie richiesta
della scheda materassi)
E si presenta nel seguente formato:
"12/05/2008","16.14","F","F","21/10/1925","2008/026989","richiesta","","2002","Geriatria 2
Bertoncelli - Geriatria","","","","Softech 3000"
All’arrivo del materasso cliccare sul pulsante Consegna
Sempre in modo automatico è possibile sollecitare l’invio del materasso antidecubito, segnalare un
malfunzionamento selezionado il pulsante Problema, indicando nelle Note il tipo di
malfunzionamento e indicando il N. matricola materasso.
Tutte le operazioni inviano e-mail automatiche ed il programma registra automaticamente le date e
le ore di effettuazioni delle operazioni.
Al termine della necessità del materasso cliccare sul pulsante Termine per inviare la e-mail di
ritiro.
14
Videata della cartella completata con la richiesta di ritiro materasso.
A questo punto è possibile validare la scheda
15
Allegato 1
Scheda tecnica LOTTO 1
AirWorks Sure KCI medical s.r.l.
Sistema per la prevenzione delle lesioni, con il principio della pressione alternata, completamente sostitutivo
del materasso ospedaliero.
Per quali pazienti è indicato:
•
Pazienti a rischio d’insorgenza di lesioni (indice di Braden =< a 16) che hanno perso la capacità di
muoversi in autonomia nel letto
•
Pazienti a rischio d’insorgenza di lesioni da decubito e/o con lesioni di 1° - 2° stadio e che hanno
perso la capacità di muoversi in autonomia nel letto.
Peso massimo del paziente 153 Kg
CPR: per attivare il comando scollegare il connettore multitubo posto sulla destra dell’unità motore, lo
sgonfiaggio avverrà in 7 secondi.
16
Allegato 2
Scheda tecnica LOTTO 2:
Softech 3000 NXT – Ditta Scaligera Spa
Sistema di supporto ad alta tecnologia a cessione d'aria, statica e continua con la funzione di trasporto,
regolazione della temperatura e funzione di pulsoterapia.
Per quali pazienti è indicato
• Pazienti ad alto rischio d’insorgenza di lesioni da decubito (LdD) con indice di Braden tra 6 e 13 con
problemi di esposizione della cute all’umidità (incontinenza urinaria, fecale con feci liquide,
sudorazioni profuse, trasudati ecc.)
• Pazienti a rischio d’insorgenza di LdD (indice di Braden =< a 16), con problemi di esposizione della
cute all’umidità (incontinenza urinaria, fecale con feci liquide, sudorazioni profuse, trasudati ecc.)
Peso massimo del paziente 160 Kg
CPR: girando la manopola posata a lato dell’unità motore, si inverte il flusso d' aria, aspirando l'aria dal
materasso e consentendo uno sgonfiaggio ultrarapido in caso di emergenza.
17
Allegato 3
Scheda tecnica LOTTO 3:
Quattro plus – Ditta Scaligera Spa
Sistema di supporto, ad alta tecnologia, a bassa pressione
continua
Per quali pazienti è indicato
Pazienti ad alto rischio d’insorgenza di lesioni da decubito (LdD) con indice di Braden =<18 (indicato per
pazienti ricoverati in ortopedia e rianimazione)
Peso massimo del paziente 160 Kg
CPR: tramite manopola posta sul materasso, azionandola, il materasso si sgonfia in pochi secondi
18
Allegato 4
Scheda tecnica LOTTO 4
NIMBUS 3 SERVICE-MED S.r.l.
Sistema di supporto terapeutico, ad alta tecnologia, a pressione alternata.
Per quali pazienti è indicato:
• Pazienti ad alto/altissimo rischio, (indice di Braden < a 13) con presenza di lesioni da decubito di 3° 4° stadio, che per le particolari condizioni cliniche non è possibile effettuare cambi posturali
Peso massimo del paziente 250 Kg
CPR: per mezzo di una valvola posta ai piedi del materasso, in 4 sec si ottiene lo sgonfiamento della zona
toracica e in meno di 10 sec dell’intero materasso.
19
Facsimile scheda di gestione e monitoraggio disponibile in formato Excel fino al 31 maggio 2008
RXXX
UTILIZZO MATERASSI ANTIDECUBITO
MESE:
ANNO:
Alla cortese attenzione
Direzione Attività
Rev. 0
economali.
Pag. 1/1
Fax interno n. 1205 eData di
mail:
applicazione: [email protected]
e
[email protected]
Denominazione UU.OO/Servizio e Centro di costo (timbro):
N. telefono e fax:
UTILIZZO MATERASSO A CHIAMATA
Utilizzo a "chiamata": vanno conteggiate le giornate di utilizzo
Cognome e Nome Paziente
Continua
nel mese CONTA
Data Data
Nome
inizio fine richiedente successivo? GG
Tipo Presidio
AWS
SOFT 3000
AWS
SOFT 3000
AWS
SOFT 3000
SOFT 3000
AWS
SOFT 3000
SOFT 3000
AWS
SOFT 3000
SOFT 3000
AWS
SOFT 3000
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
QUATTRO
PLUS
NIMBUS 3
QUATTRO
PLUS
NIMBUS 3
QUATTRO
PLUS
NIMBUS 3
NIMBUS 3
QUATTRO
PLUS
NIMBUS 3
NIMBUS 3
QUATTRO
PLUS
NIMBUS 3
NIMBUS 3
QUATTRO
PLUS
NIMBUS 3
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
SI
NO
NO
SI
NO
NO
SI
NO
0
0
0
0
0
0
UTILIZZO MATERASSO PRESENZA CONTINUATIVA
Utilizzo a "presenza continuativa": vanno conteggiati il n. di materassi presenti nel mese
Tipo
Indicare la quantità di materassi per
Tipologia di materasso
AWS
N.
Tipo
SOFT
3000
N.
Tipo
QUATTRO
PLUS
N.
Tipo
N.
NIMBUS 3
20