SOMMARIO
Perché Gecos
3
Principali caratteristiche del software
4
Gestione Personale
6
Dati anagrafici
6
Rapporto di lavoro
7
Assegnazioni
8
Situazione debiti-crediti ore
9
C.V. – Corsi di Formazione - Gestione Colloqui
9
Gestione account
11
Gestione Attività
12
Anagrafica progetti/servizi
12
Mansioni e Assegnazioni
12
Pianificazione
14
NEW: Modulo turni
15
Gestione sostituzioni
15
Costi e Ricavi
16
Andamento
17
Fatturazione
18
Rendicontazione presenze
19
Rendicontazione via web
19
Inserimento ore
20
Rimborsi km, altri rimborsi e indennità
21
Convalide
21
Integrazione con software paghe
22
Rilevazione presenze tramite smartphone, tablet e timbratrici
22
Ricerche secondo criteri multipli
22
Scadenzario
24
Promemoria25
Personalizzazione del sistema
26
Gestione Documentale
27
Pubblicazione online cedolini paga e CUD
28
Business Intelligence Integrata
29
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Perché Gecos
Gecos nasce nel 2004 da un progetto di collaborazione tra importanti realtà del privato
sociale (Cooperative Sociali) e un gruppo di esperti informatici provenienti dal settore della
cooperazione sociale.
L’obiettivo del progetto consisteva nel realizzare un software in grado di semplificare le
esigenze e i processi di lavoro tipici delle Imprese Sociali, integrando in un’unica soluzione
una serie di strumenti “artigianali” creati appositamente (strumenti cartacei, fogli excel,
database access, ecc…), per loro natura poco efficaci ed efficienti, che impongono la continua duplicazione dei dati in funzione delle finalità di utilizzo.
L’applicativo web per la Gestione delle Cooperative Sociali “Gecos” rappresenta il risultato
di uno sviluppo progettuale partito da un’accurata analisi dei bisogni, da un intenso lavoro
di programmazione, e da una fase approfondita di test operativi realizzati unitamente alle
Cooperative Sociali coinvolte. Oggi, a distanza di 10 anni, Gecos è cresciuto grazie anche
all’apporto di tutte le persone che a vario livello ogni giorno vi lavorano, raggiungendo un
livello di sviluppo da farne il software più utilizzato dalle Cooperative Sociali in Italia.
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Principali caratteristiche del software
• Accessibile tramite browser da qualsiasi postazione connessa in rete locale o internet da
più utenti contemporaneamente con privilegi d’accesso differenziati
• Gestione anagrafiche e contratti, monte ore operatori, assegnazione progetti/servizi,
assenze e sostituzioni, turni, banca ore/flessibilità.
• Strumenti integrati per la compilazione e verifica dei fogli presenza, esportazione dati
per elaborazione cedolini paghe e stampa Libro Unico del Lavoro (LUL).
• Reportistica avanzata per lettura aggregata dei dati di maggior interesse in forma
tabellare e grafica.
• Funzionalità avanzate per la pianificazione delle attività, la gestione delle scadenze ed il
monitoraggio dell’andamento dei progetti/servizi.
Figura 1: Menù principale
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Gestione personale
Dati anagrafici, rubrica, dati bancari, etc..
Ricerche secondo
criteri multipli
Rapporto di lavoro, contratti, quadri orari
contrattuali, sospensioni.
Scadenzario
Assegnazioni, assenze e sostituzioni.
Situazione debiti/crediti ore.
Profilo professionale/Curriculum Vitae
Europeo.
Account, ruoli e privilegi di accesso.
Gestione attività
Promemoria
Personalizzazione
del sistema
Anagrafica progetti, servizi, corsi di
formazione.
Gestione Documentale
Mansioni/utenti.
Pubblicazione on line
cedolini paga e CUD
Pianificazione servizi stanziali e
domiciliari.
Turni strutture complesse.
Monitoraggio andamento servizi/progetti
Scadenze fatturazione e calcolo importi.
Business Intelligence
Integrata
Rendicontazione presenze
Calendario ore lavorate
Calendario ore non lavorate
Rimborsi km
Altri rimborsi e indennità
Stampa Libro Unico del Lavoro
Integrazione Software Paghe
Integrazione apparati (fissi e mobili) di
rilevazione presenze
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Gestione Personale
Dati anagrafici
Scheda anagrafica completa e funzionale con la quale mantenere l’aggiornamento dei dati
riguardanti gli operatori.
NEW: scadenzario personalizzabile per ciascun operatore attraverso il quale monitorare le
scadenze personali: patente, permesso di soggiorno, libretto sanitario, etc…
Figura 2: Anagrafica personale
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Rapporto di lavoro
Le tipologie di rapporto di lavoro e dei rispettivi parametri sono strutturate nel rispetto
della normativa vigente.
Un’accurata procedura di controllo garantisce automaticamente la coerenza dei dati inseriti
in relazione alla tipologia del rapporto di lavoro selezionato (dipendente, collaboratore o
consulente esterno).
Figura 3: Rapporto di lavoro
È possibile definire e gestire la posizione societaria per il lavoratore “socio” della Cooperativa.
Il sistema consente la storicizzazione dei rapporti di lavoro conclusi con possibilità di
visualizzarne i dati relativi in qualsiasi momento.
NEW: funzione multi-CCNL per poter gestire rapporti di lavoro appartenenti a diverse
categorie contrattuali (sociale, sanità, agricoli, etc.)
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Assegnazioni
Sezione dedicata alle assegnazioni degli operatori ai progetti/servizi; tramite un’interfaccia
semplice ed intuitiva ogni operatore può essere assegnato (incaricato) ai servizi/progetti
sui quali dovrà operare. Si tratta di una delle aree maggiormente utili all’automazione dei
processi di gestione dell’organizzazione..
Il sistema consente la storicizzazione della assegnazioni concluse con possibilità di
visualizzarne i dati relativi in qualsiasi momento.
Figura 4: Assegnazioni
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Situazione debiti-crediti ore
Per quelle cooperative che lo prevedono, è stato implementato il calcolo automatico della
situazione debiti-crediti ore (banca ore o flessibilità). In una tabella semplice e funzionale è
possibile tenere sotto controllo (ed eventualmente modificare) la situazione di ogni singolo
lavoratore.
Figura 5: Situazione debiti-crediti ore
C.V. – Corsi di Formazione - Gestione Colloqui
Ad ogni operatore registrato è associato un profilo professionale organizzato secondo gli
standard europei; la funzione è finalizzata anche a facilitare l’eventuale assegnazione dello
stesso operatore a progetti/servizi sulla base delle caratteristiche professionali e personali
d’interesse.
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Il sistema consente l’inserimento e l’archiviazione dei corsi di formazione rivolti al personale
promossi dall’organizzazione o da enti esterni. Per ogni attività formativa è possibile inserire
le date degli incontri con le relative sedi, i docenti coinvolti e i partecipanti.
È possibile ottenere la stampa del Curriculum Vitae (formato europeo) in tempo reale.
Figura 6: Profilo
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La funzione consente inoltre di gestire un’agenda di colloqui per la selezione e gestione del
personale. Fissati gli appuntamenti il sistema notifica attraverso promemoria le informazioni
relative ai colloqui imminenti.
Figura 7: Colloqui di selezione e gestione personale
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Gestione account
Ogni scheda anagrafica è dotata di un account individuale tramite il quale è possibile concedere
un accesso profilato a tutti gli operatori. Un’apposita sezione consente di differenziare livelli
e responsabilità di azione e visualizzazione all’interno del sistema.
Figura 8: Account
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Gestione Attività
Anagrafica progetti/servizi
Registrazione dei dati generali relativi ad ogni progetto/servizio.
Figura 9: Anagrafica progetti/servizi
Mansioni e Assegnazioni
Per ogni attività è possibile specificare la tipologia delle mansioni previste; per ciascuna
di esse è pensato l’inserimento del periodo di validità, del monte ore settimanale e totale,
della professione richiesta, della tariffa di vendita e della competenza del costo aziendale
(finanziamento o co-finanziamento).
Una tabella esterna permette di definire inoltre ricavi (tariffe di vendita) e costi del personale
al fine di elaborare agevolmente bilanci previsionali (budget) e consuntivi.
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Ad ogni mansione vengono quindi assegnati gli operatori prescelti, i quali possono a loro
volta essere assegnati anche ad altre attività e relative mansioni; funzionalità questa
che consente la gestione informatizzata di incarichi multipli, con la tipica flessibilità che
contraddistingue le cooperative sociali.
Figura 10: Mansioni
Per agevolare il controllo di gestione, le diverse assegnazioni riferite ad una mansione
vengono visualizzate in un’apposita finestra, così da rendere immediatamente accessibile il
dato relativo ad eventuali mansioni non ricoperte o parzialmente assegnate.
Il sistema prevede la possibilità di gestire due tipologie di mansione: mansione generale e
mansione utente. La prima è utilizzata quando l’azione è rivolta indistintamente a più utenti
all’interno di un progetto/servizio (es. servizi diurni/residenziali per minori o disabili); la
seconda è mirata alla pianificazione, gestione e rendicontazione di interventi individualizzati,
i cui dati sono ripartiti per ciascun utente (es. servizi di assistenza domiciliare, assistenza
scolastica, etc.).
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Pianificazione
La pianificazione delle attività è una pratica connotata da più variabili, per la quale Gecos
consente di scegliere la soluzione più funzionale alle proprie esigenze. Partendo da un livello
minimo in cui viene attribuito un monte ore settimanale alle varie mansioni, si può proseguire
nel livello di dettaglio sino a programmare le fasce orarie giornaliere in cui si dovrà svolgere
una determinata mansione, con possibilità di assegnarvi gli operatori interessati in funzione
del giorno e dell’orario previsto, ottenendo in questo modo una pianificazione puntale e
dettagliata sia della mansione che dell’attività di cui fa parte.
Figura 11: Fasce orarie
Attraverso una visualizzazione funzionale ed efficace si può inoltre gestire assenze e
sostituzioni, cambiamenti di turno, etc..
Figura 12: Visualizzazione turni/fasce
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NEW: Modulo turni
Il modulo turni fornisce tutti gli strumenti necessari per la corretta pianificazione degli
orari di lavoro di operatori incaricati presso servizi che richiedono una turnazione complessa
(strutture diurne o residenziali - h24).
Figura 13: Turnazione
Definito lo schema base di turnazione previsto è possibile assegnare i turni settimanali agli
operatori e generare automaticamente il piano turni all’interno di un periodo selezionato.
Il modulo consente una gestione facile e immediata sia delle indisponibilità programmate
che di assenze/sostituzioni grazie a percorsi guidati.
Gestione sostituzioni
Con Gecos è semplice inserire l’indisponibilità di un operatore e inserire il sostituto, per il
periodo definito.
La ricerca di un potenziale sostituto può essere effettuata attraverso l’attivazione
contemporanea di molteplici criteri di filtro (disponibilità nel giorno, attività assegnate,
genere, età, titolo di studio, etc.)
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Costi e Ricavi
In un’apposita sezione è possibile inserire tutti i dati relativi a costi e ricavi extra-personale
inerenti alla gestione di ciascun servizio/progetto: costi come spese di gestione, utenze,
materiali, etc.; ricavi come liberalità, rette, voucher, etc..
È possibile registrare ogni singola voce sia a preventivo che a consuntivo, garantendo il
controllo di gestione dell’attività.
Figura 14: Costi e Ricavi
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Andamento
Grazie ad una potente e compatta struttura ad albero è possibile monitorare costantemente,
in modo facile e immediato, l’andamento dei servizi/progetti a vari livelli di dettaglio (dal
progetto nel suo complesso fino ad arrivare ad ogni singola voce), sia dal punto di vista
economico (costi e ricavi del personale e di gestione attività) che del tempo lavoro (teorico
ed effettivo). Per ciascuna attività è possibile inoltre elaborare budget previsionali e bilanci
a consuntivo in grado di contemplare i valori relativi al personale e all’attività di gestione,
utili al monitoraggio dell’andamento economico dell’attività stessa.
Figura 15: Andamento progetto/sevizio/cantiere
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Fatturazione
Questa sezione si configura in forma di scadenzario. Ogni quota di pagamento da fatturare
viene definita rispetto a specifici parametri; il sistema offre anche la possibilità di
gestire fatture per quote fisse o calcolate sul lavoro erogato. Alla scadenza di un periodo
di fatturazione viene generato e inviato automaticamente un promemoria all’operatore
responsabile della gestione economica delle attività.
Figura 16: Fatturazione
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Rendicontazione presenze
Rendicontazione via web
La compilazione online della scheda di rendicontazione mensile del tempo lavorato da parte degli
operatori rappresenta uno dei punti di forza del sistema, perché facilita e riduce efficacemente i tempi
di verifica e controllo del lavoro svolto, eliminando contestualmente possibili fonti di errore connesse
alla compilazione manuale o su foglio elettronico (es. Excel) delle singole schede.
Ogni operatore, accedendo alla propria scheda di rendicontazione, visualizza il calendario del mese
selezionato. Nel riquadro altro a sinistra della schermata vengono mostrate le sole assegnazioni per lui
valide nel periodo.
Figura 17: Calendario mensile
Il calendario permette di visualizzare in forma compatta, per singola assegnazione o globalmente, il
riepilogo delle ore previste, lavorate, non lavorate (ferie, permessi, malattie...), dei saldi mensili, dei
rimborsi vari, kilometrici e autostradali.
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Inserimento ore
Selezionando un giorno sul calendario si accede alla schermata di inserimento.
Figura 18: Inserimento ore lavorate
L’inserimento dei dati di rendicontazione è semplice ed intuitivo. Per ogni assegnazione selezionata,
e per ogni giorno del mese, è possibile inserire gli orari di lavoro effettuato, i giustificativi d’assenza
ed i rimborsi da richiedere per le spese sostenute. Le frecce di navigazione permettono di spostarsi
rapidamente da un giorno all’altro. Durante gli spostamenti i dati inseriti vengono automaticamente
salvati ed i riepiloghi aggiornati, garantendo il costante monitoraggio di quanto registrato evitando la
perdita di dati.
Le descrizioni del tipo di ore da rendicontare (ore giorno, notte, ferie, permessi, reperibilità ecc...)
vengono selezionate da appositi menu a tendina personalizzabili in funzione delle esigenze aziendali.
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Rimborsi km, altri rimborsi e indennità
Per il rimborso km il sistema permette ad ogni operatore di registrare i propri veicoli,
memorizzare e riutilizzare rapidamente i luoghi di partenza e destinazione e calcolare in
automatico l’entità del rimborso a partire dalla quota kilometrica prevista.
Analogamente ogni operatore può rendicontare eventuali altre spese sostenute (da portare
a rimborso) o indennità riconosciute scegliendone la tipologia da etichette predefinite
dall’impresa.
Figura 19: Inserimento rimborsi kilometrici
Convalide
Terminate le operazioni di inserimento dati nella propria scheda di rendicontazione ogni
operatore può convalidarne il contenuto rendendola in questo modo definitiva e disponibile
al controllo da parte delle figure responsabili, alle quali apparirà un’apposita notifica.
Ogni coordinatore ha la possibilità di visualizzare e convalidare a sua volta le schede degli
operatori assegnati ai progetti/servizi coordinati.
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L’ultimo livello di convalida applicato dall’amministrazione abilita contestualmente la
trasmissione e l’aggiornamento dei dati all’interno delle varie sezioni del sistema evitandone
la trascrizione (calcolo costi del personale su progetti/servizi, calcolo della situazione
debiti-crediti ore, calcolo fatturazione, invio dati allo studio paghe, ecc...).
Integrazione con software paghe
Il sistema produce mensilmente il riepilogo del lavoro effettuato dagli operatori utile sia ai
fini della registrazione per il Libro Unico del Lavoro (LUL), sia per la trasmissione dei dati
allo studio paghe.
Gecos è predisposto anche per l’esportazione dello stesso riepilogo mensile in formato
elettronico consentendo a un software paghe l’importazione automatica dei dati, evitandone
la trascrizione, garantendone la correttezza, abbattendo tempi e costi di elaborazione dei
cedolini paghe.
Rilevazione presenze tramite
smartphone, tablet e timbratrici
Gecos è configurato per comunicare con i sistemi di rilevazione presenze (fissi o mobili)
permettendo l’acquisizione automatica dei dati al momento della loro rilevazione.
Per la rendicontazione del lavoro svolto presso servizi domiciliari e/o attività fuori sede
esiste un sistema appositamente realizzato e brevettato da SIxS che ne consente la gestione
in maniera semplice e sicura tramite l’impiego di smartphone e/o tablet.
Ricerche secondo criteri multipli
Il sistema consente di recuperare rapidamente le informazioni contenute nel database
attraverso una funzione modulare di ricerca libera efficace e flessibile che permette di
combinare più criteri di filtro in funzione delle esigenze, facilitando le consuete operazioni
di controllo e gestione ordinaria delle attività.
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Per quanto riguarda i dati relativi al personale i criteri di ricerca previsti sono i seguenti:
• nome e/o matricola
• comune di residenza
• aree di intervento
• attività assegnata
• rapporto di lavoro (dip. a tempo ind., a
tempo det., collaboratore, etc..)
• stato del contratto (da formalizzare,
firmato, etc..)
• tempo pieno/part time
• qualifica contratto
• variazioni contrattuali
• posizione societaria
• titolo di studio
• competenze specifiche
Figura 20: Ricerca personale secondo criteri multipli
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Scadenzario
Questa funzione consente la gestione delle scadenze (relative ad attività, fatture, contratti
o assegnazioni, etc.) offrendo il vantaggio di abbandonare la metodologia confusiva del
“lavoro per urgenza” per passare a quella più efficace e funzionale del “lavoro pianificato”.
Figura 21: Scadenzario
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Promemoria
Per rendere più efficace la gestione degli eventi il sistema genera automaticamente dei
messaggi ad essi inerenti che vengono inviati alle figure con i rispettivi ruoli di responsabilità.
Figura 22: Promemoria
Ogni messaggio, una volta letto, può essere successivamente eliminato o richiamato con
segnalazione automatica inviata dal sistema a una data e ora da selezionare.
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Personalizzazione del sistema
Gecos offre la possibilità di personalizzare una serie di voci e parametri utilizzati nel suo
funzionamento sulla base delle proprie esigenze o preferenze.
Figura 23: Personalizzazioni
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27
Gestione Documentale
Il modulo di gestione documentale integrato, attivo in diverse sezioni del sistema, consente
di allegare, condividere e scaricare qualsiasi tipo di documento: contratti, variazioni
contrattuali, lettere di incarico, C.V., convezioni, cartelle utenti, etc..
Figura 24: Gestione documentale
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Pubblicazione online cedolini paga e CUD
Un modulo dedicato consente di importare il file PDF generato dal software paghe, cumulativo
dei cedolini di tutti i dipendenti, di suddividere gli stessi per ciascun dipendente e allegarli
al rispettivo account. Ogni operatore ha quindi la possibilità in autonomia di visualizzare
via web, scaricare o mantenere in archivio del proprio profilo il documento, eliminando così
spreco di risorse umane ed economiche dedicate alla stampa e alla consegna mensile dei
cedolini.
Figura 25: Gestione documentale
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Business Intelligence Integrata
Gecos è integrato ad una piattaforma di Business Intelligence, un sistema web per l’analisi
dei dati (Business Analytics), la produzione e pubblicazione di report di sintesi (tabelle,
grafici, mappe geografiche, Tag-cloud, cruscotti, ecc…), che riorganizza i dati dell’impresa
(contenuti nel database Gecos o presso altre fonti) in forma strutturata, intelligibile,
facilmente consultabile. La suite di Business Intelligence consente di migliorare efficacia
ed efficienza grazie al monitoraggio preciso e puntuale della gestione aziendale, rivelandosi
assolutamente funzionale per le scelte strategiche dell’impresa.
È prevista inoltre la possibilità di pubblicare tramite web informazioni espressamente
dedicate agli interlocutori pubblici, semplificando di conseguenza il lavoro di trasmissione,
monitoraggio e condivisione dei dati tra ente gestore ed ente committente di servizi e/o
progetti.
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