Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo acquisti e pagamenti
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Definizioni
Il Ciclo Acquisti
Il ciclo acquisti è caratterizzato da tutte quelle attività
relative all’acquisizione di beni e servizi e al correlato
pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori.
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Definizioni
L’operazione di acquisto
Un’operazione di acquisto generalmente inizia con la
formalizzazione della richiesta di acquisto da parte di
un ufficio o reparto aziendale, che la inoltra all’ufficio
acquisti.
Quest’ultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte dei
fornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitore
selezionato. Allorchè i beni siano ricevuti o i servizi
siano resi, l’azienda rileva il costo e la correlata
passività nei confronti del fornitore. Infine, l’azienda
paga il fornitore.
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Definizioni
Debiti
Il raggruppamento D - DEBITI accoglie tutte le passività CERTE e
DETERMINATE nell'importo e nella data di maturazione. I debiti
rappresentano quindi obbligazioni a pagare un ammontare determinato
ad una data stabilita. Tale obbligazione matura con il passare del tempo
o sorge al verificarsi di un evento specifico.
Alcuni esempi possono essere :
a) acquisizione di beni e servizi;
b) ottenimento di finanziamenti;
c) fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai dipendenti);
d) debiti nei confronti dell'Erario per imposte.
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Principi contabili di riferimento
• Principio contabile n. 19 – I fondi per rischi ed oneri. Il
trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato. Le
passività.
• Principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in moneta
estera
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Costi e Debiti
Costo
Nella determinazione del reddito il termine costo è riferito
all’acquisto dei fattori produttivi.
Debiti
Obbligazioni a pagare ammontari determinati ad una
data prestabilita.
CNDCeR - P.C. n.19 modificato dall’OIC
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Conti di Bilancio
S. P.
D) DEBITI, CON SEPARATA
INDICAZIONE PER CIASCUNA
VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI
OLTRE L’ESERCIZIO SUCCESSIVO
1) obbligazioni
2) obbligazioni convertibili
3) debiti verso soci per finanziamenti
4) debiti verso banche
C.E.
B) COSTI PRODUZIONE
6) Per materie prime,
sussidiarie, di consumo e
merci
7) per servizi
8) per godimento di beni di
terzi
9) per il personale
5) debiti verso altri finanziatori
6) acconti
7) debiti verso fornitori
8) debiti rappresentati da titoli di credito
9) debiti verso imprese controllate
10) debiti verso imprese collegate
11) debiti verso controllanti
12) debiti tributari
13) debiti verso istituti di previdenza di
sicurezza sociale
14) altri debiti
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Conti di Bilancio
D) DEBITI
4. Debiti verso banche
vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneri
accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge l’obbligazione
dell’impresa verso la controparte.
• c/mutui non garantiti
• c/ mutui ipotecari
• per anticipazioni
• c/anticipazioni estere
• c/corr. ordinario
• c/ricevute bancarie all’incasso
• c/valori all’incasso
5. Debiti verso altri finanziatori
v/ Società finanziarie
v/ Soci c/finanziamento
v/ Terzi c/finanziamento
7. Debiti verso fornitori
Devono essere registrati al netto dei soli sconti
commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti
fra i proventi finanziari nel momento del pagamento
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Conti di Bilancio
D) DEBITI
12. Debiti tributari
14. Altri debiti
per imposte correnti
per ritenute alla fonte
per IVA
per rateizzazione imposte
per condoni
per accertamenti tributari definitivi
Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da
dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i
costi del personale)
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Conti di Bilancio
B) COSTI DELLA PRODUZIONE
1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
Si registrano quando passa la proprietà degli stessi (generalmente con
la consegna da parte del fornitore)
2) Per servizi
Il costo d’acquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specifici
secondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati.
3) Per godimento di beni di terzi
Locazione di beni mobili (leasing operativo)
1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto
(se rilevanti da ammortizzare)
2) Stipula del contratto: Conti d’ordine
3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla base
della durata del contratto
4) Pagamento dei canoni:
Canone leasing
IVA a credito
Banca c/c
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Conti di Bilancio
B) COSTI DELLA PRODUZIONE
4) Per il personale
1.
2.
3.
4.
5.
salari e stipendi
oneri sociali
trattamento di fine rapporto
trattamento di quiescenza e simili
altri costi
9) Oneri diversi di gestione
Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dell’esercizio
Perdite su crediti non coperte da specifico fondo
Contributi ad associazioni sindacali e di categoria
Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinaria
Omaggi
Oneri di utilità sociale
Liberalità
Abbonamenti
Sopravvenienze e insussistenze passive
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Criteri di contabilizzazione
In corso d’esercizio:
Tutte le fatture ricevute nell’esercizio e relative ad acquisti e/o a
prestazioni ricevuti nell’esercizio.
Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestante
l’obbligazione (ad es. contratto di mutuo).
A fine esercizio (scritture d’assestamento):
Stanziamenti per fatture da ricevere e accantonamenti per altre
tipologie di costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e non
godute) maturati, ma per i quali non è ancora stato emesso il
documento finale.
Vedi Ratei e risconti attivi e passivi
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Criteri di classificazione
Per scadenza del debito
breve
media
lunga
Per vincolo di garanzia
del debito
senza garanzie
assistiti da garanzie
(reali o personali di terzi)
Per natura del debito
commerciale
finanziaria
diversa
Per natura del creditore
fornitori
società del Gruppo
istituti previdenziali
Erario
altri
Per grado di certezza del debito
certi e determinati
certi e determinabili sulla base di stima
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Rischi di revisione
• Principali rischi di revisione:
• Mancata rilevazione delle passività certe sorte a fronte di
obbligazioni esistenti
• Errato cut-off degli acquisti
• Non corretta rilevazione dei costi
• Inesistenza delle passività
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Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map
EXISTENCE (E)
RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)
La società è tenuta
pagare tutti gli acquisti
e i debiti verso fornitori
alla chiusura
dell’esercizio? (RO,V)
Gli acquisti e i
debiti verso
fornitori esistono
realmente?
(C,E,RO)
CUT-OFF
(CO)
Sono state incluse nel
bilancio le transazioni
effettuate prima della
chiusura? (CO)
Sono state escluse
le transazioni
effettuate dopo la
chiusura del
bilancio? (CO)
COMPLETENESS (C)
ACCURACY (A)
Sono stati registrati tutti
gli acquisti e i debiti
verso fornitori?
(C)
Ho totalizzato
correttamente i miei
acquisti e i debiti
verso fornitori?
(C,E,V)
$$$
Tutti gli acquisti e i debiti verso
fornitori sono stati correttamente
inseriti e classificati nel bilancio ?
(P&D)
VALUATION (V)
PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)
La registrazione dei
miei acquisti individuali
e dei debiti verso
fornitori è accurata?
(A, E)
Ci sono acquisti e debiti verso
verso società consociate?
(P&D)
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Il processo acquisti e pagamenti
Ricavi
R&R
Immobilizzazioni
Materiali
Acquisti (P&P)
Contabilità Generale
(GL)
Paghe e personale
Magazzino
Preparazione
Bilancio fine anno
Transazioni finanziarie
significative
Processi di Business
Bilancio
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Il processo acquisti e pagamenti
Obiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli del ciclo
•impatto del ciclo sul bilancio di esercizio
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Il processo acquisti e pagamenti
Process Overview
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
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Il processo acquisti e pagamenti
Esercizio – Rischi
Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati al
processo acquisti e pagamenti
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Esistenza
di una
necessità di
business
Valutazione
della
necessità di
business
Ordine dei
beni/servizi
Monitoraggio
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Esistenza di una necessità di Business
•I dipendenti inoltrano una richiesta per:
• Servizi
• Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino)
• Materiali di consumo
• Immobilizzazioni
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Valutazione della necessità di business
• La richiesta è rivista
• Approvazione per confermare che la richiesta è
una valida necessità del business
• Ottenimento proposte
• Selezione del fornitore preferito
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ordine di beni/servizi
•Creazione dell’ordine di acquisto
•Approvazione
•Invio dell’ordine di acquisto al fornitore
•Accettazione da parte del fornitore
•Acquisti centralizzati vs. decentralizzati
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Monitoraggio
•Monitoraggio delle consegne attese
•Monitoraggio degli ordini non evasi
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi di Financial reporting
•La creazione di richieste di acquisto errate o
inappropriate porta a spese non valide.
•Gli ordini non rilevati a sistema possono generare
mancate contabilizzazioni di costo/debito.
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
•Gli acquisti non sono effettuati puntualmente,
traducendosi nell’incapacità di far fronte alle
esigenze del cliente o del business.
•Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza
beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business.
•Le alternative a basso costo non sono considerate.
•Benefici derivanti da economie di scala e da sconti
di acquisto non sono considerati.
•Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un
numero limitato di fornitori.
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Processo acquisti e pagamenti
Allineamento degli obiettivi di controllo
Rischi
Esempio di Obiettivo di controllo
La creazione di richieste di acquisto
Ordini di acquisto validi sono imputati
errate o inappropriate porta a spese non per essere processati completamente e
valide.
accuratamente.
Ordini di acquisto doppi hanno come
conseguenza beni e servizi in eccesso,
non richiesti dal business.
Gli ordini di acquisto sono immessi nel
sistema accuratamente ed una volta
sola.
Potenziali mancate consegne a fronte di Ordini di acquisto non evasi da lungo
ordini di acquisto portano a perdite non tempo sono investigati e risolti.
individuabili.
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
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Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento
Ricevimento
beni
Ricevimento
Servizi
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Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento
Ricevimento beni
•Il fornitore consegna i beni
•Riconoscimento ricevimento beni
•Controllo consegna
•Accettazione o rifiuto dei beni
•I beni rispecchiano l’ordine di acquisto
•I beni rifiutati sono resi
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Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento
Ricevimento servizi
•Il fornitore presta il servizio
•Confronto del servizio prestato con le aspettative o
con l’ordine di acquisto
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Financial reporting risks
•Potenziali entrate di merce non registrate a fronte
di ordini di acquisto portano alla mancata
rilevazione di debiti
•Le merci ricevute non sono correttamente inserite
nel sistema, quindi la rappresentazione del valore
di magazzino è inaccurata.
•I servizi prestati dai fornitori non sono
accuratamente riconosciuti, quindi le passività non
sono correttamente calcolate.
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
•Le esigenze operative e di business non sono
soddisfatte a causa di acquisti non realizzati.
•La qualità dei beni ricevuti non è in linea con le
aspettative di business.
•Le consegne non sono processate puntualmente,
conducendo quindi a ritardi nella produzione.
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Ricevimento
e gestione
della fattura
Verifica
della
fattura
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Ricevimento e gestione delle fatture
•I fornitori inviano le fatture
•Le fatture vengono processate dal sistema
•Le fatture vengono immesse in batch o
individualmente
•Categorie di fatture (Non PO vs. PO)
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Verifica delle fatture – Fatture PO
•3-way matching – Ordine,Bolla, Fattura
•2-way matching – Ordine, Fattura
•Approvazione della fattura
•Tolleranze
•Fatture sospese
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Verifica fatture – Non PO
•Registrazione fattura
•Approvazione fattura
•Fattura processata dal sistema
•Revisione delle fatture
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione - Esercizio
Ponetevi nei panni di un addetto fornitori all’interno di un
dipartimento contabile, come vi comportereste nelle
seguenti situazioni?
1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di acquisto
2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto
3) Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma l’ammontare della
fattura è del 20% maggiore rispetto al prezzo indicato
nell’ordine di acquisto.
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Financial reporting risks
•Le fatture gestite manualmente sono processate
anche se non riflettono reali necessità di business e
non sono autorizzate, quindi si verificano delle
spese non appropriate.
•Le fatture doppie possono avere come
conseguenza pagamenti verso i fornitori
inappropriati e in eccesso.
•Le fatture sono processate a fronte di beni e servizi
non ricevuti o solo parzialmente ricevuti, avendo
come conseguenza pagamenti inappropriati.
Slide 45
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
•Eccessivo numero di fatture processate dallo staff
addetto.
•Eccessivo numero di fatture manuali.
•Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano
gli ordini di acquisto.
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Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
Slide 47
Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Autorizzazione
delle
transazioni di
pagamento
Selezione
delle
transazioni per
il pagamento
Scrittura
dei
pagamenti
Monitoraggio
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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Autorizzazione delle transazioni di pagamento
•Generazione automatica di gruppi/registri di
pagamento
• Non è richiesta un’approvazione esplicita se
esiste un severo controllo sull’approvazione degli
ordini ed il matching (l’approvazione è implicita)
• Controlli autorizzativi severi sono richiesti su
pagamenti manuali/non-PO
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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Selezione delle transazioni per il pagamento
•Creazione di gruppi/registri di pagamento
• Selezione automatica in base alle condizioni di
pagamento
• Selezione manuale / pagamenti sospesi
•Revisione dei gruppi/registri di pagamento
•Una volta selezionato il pagamento, questo non
può essere nuovamente selezionato
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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Scrittura dei pagamenti
•Basata sui gruppi/registri di pagamento
• Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia)
• Tramite bonifico bancario
• Home Banking / Internet banking
•Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dal
master file
•Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori
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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Monitoraggio
•Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti
•Revisione dei pagamenti doppi
•Conti fornitori /Riconciliazione creditori
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Financial reporting risks
•Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori sbagliati e/o
per fatture o importi errati.
•Pagamenti fraudolenti dovuti all’accesso non ristretto ad
assegni non emessi e a strumenti di firma degli assegni.
•Pagamenti fraudolenti processati tramite sistemi elettronici di
trasferimento fondi.
Slide 53
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
•Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i
fornitori portano a costi eccessivi.
•Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a
sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato
pagamento dei fornitori.
• Processi di approvazione dei pagamenti troppo
complessi dovuti al mancato sfruttamento della
funzionalità del sistema.
Slide 54
Processo acquisti e pagamenti
Process Overview
Adjustments & Ledger Maintenance
Manutenzione Dati Fissi
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Processo acquisti e pagamenti
Adjustments and ledger maintenance
Rettifiche
monetarie
Rettifiche
non
monetarie
Aggiornamento
dei conti
Monitoraggio
•Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale delle
fatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sul
valore delle fatture)
•L’aggiornamento dei conti può avvenire on-line o per batch
•Come parte dell’aggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziario
sia applicato un corretto cut-off
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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Inserimento
di un nuovo
fornitore
Manutenzione
anagrafica
fornitori
Altra
manutenzione
ai dati fissi
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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Inserimento di un nuovo fornitore
• Necessità di beni/servizi per il business
• Fornitori esistenti non sono in grado di
soddisfare la necessità
• Processo di selezione dei fornitori
• Approvazione del nuovo fornitore
• Inserimento del fornitore nel sistema
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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Manutenzione Fornitore
• Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es.
coordinate bancarie, indirizzo o termini di
pagamento)
• Nuove informazioni ricevute dal fornitore
• Approvazione e verifica delle variazioni
• Sospensione del fornitore
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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Altra manutenzione ai dati fissi
• Listini prezzi
• Cataloghi
• Prodotti / Articoli
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Financial reporting risks
•La società sta effettuando acquisti da fornitori non validi o
inappropriati.
•I fornitori inappropriati sono mantenuti e quindi i pagamenti
sono effettuati nei loro confronti.
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
•I criteri di selezione dei fornitori non sono
appropriatamente definiti.
•Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato di
fornitori.
•Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienze
nella gestione degli ordini.
•Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori,
rinunciando a potenziali risparmi.
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Processo acquisti e pagamenti
Ruoli e responsabilità
Acquisti / Procurement
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Magazzino
Addetto alle fatture
Contabilità fornitori
Pagamento
Senior Finance Management
Adjustments
& Ledger Maintenance
Senior Finance Management
Manutenzione
Dati Fissi
Acquisti / Procurement
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Processo acquisti e pagamenti – diagramma di
flusso - collegamento ai conti
Financial
Statements
ERP system
Inventory
Accrual
(BS)
(BS)
DR
Cash
(BS)
Accounts
Payable
(BS)
CR
DR
CR
CR
DR
Purchase Order
Receiving
Invoicing
Payments
ERP system
ERP system
ERP system
ERP system
Master data
(Inventory &
Supplier)
Inventory
Cycle
Master data
(Inventory &
Supplier)
ERP system
ERP system
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Azienda S. p. A.
Ciclo acquisti e pagamenti
Diagramma di flusso
Financial Statements
SW / SO / Piattaforma
Debiti per fatture
da ricevere
(SP)
Costo per
acquisto
(CE)
Banca
(SP)
A
D
Debiti verso
fornitori
(SP)
D
A
D
Gestione RdA
SW / SO /
Piattaforma
Selezione
fornitori
SW / SO /
Piattaforma
Anagrafica
fornitori
SW / SO /
Piattaforma
Gestione OdA
SW / SO /
Piattaforma
Ricevimento
merce
SW / SO /
Piattaforma
Controllo merce
SW / SO /
Piattaforma
Resi su acquisti
(CE)
Ve. Fa. e
contabilizzazione
SW / SO /
Piattaforma
A
A
D
Gestione resi
Pagamento
SW / SO /
Piattaforma
SW / SO /
Piattaforma
Gestione contratti
di fornitura
N/A
Ciclo Magazzino
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Flowchart del processo
Ufficio acquisti
Gestione RdA
1.1
Ufficio acquisti
Ricerca fornitori
1.2
Ufficio acquisti
Gestione OdA
1.5
Ufficio accettazione
Ricevimento Merce
1.6
Controllo Qualità
Controllo merce
1.7
Contabilità Fornitori
Ve. Fa. e
contabilizzazione
1.8
Amministrazione
Gestione resi
1.9
Tesoreria/Cont. Pag.
Pagamento e
registrazione
1.10
Descrizione
1.1 Gestione RdA
La Richiesta di Acquisto (RdA) è emessa per qualsiasi tipo di necessità, in merito
all’approvvigionamento di materie prime, semilavorati e materiali ausiliari, che rientrano
nelle attività aziendali di competenza dei Richiedenti. La RdA deve essere stampata e
firmata dal Richiedente. In strutture organizzative piuttosto ampie, potrebbero essere
stabiliti limiti di ammontare massimo acquisibile, articolati in funzione del livello gerarchico
del Richiedente. L’iter di approvazione prevede che la richiesta d’acquisto venga inoltrata
all’Ufficio Acquisti, che la autorizza, dopo aver valutato l’adeguatezza, tanto quantitativa
che qualitativa.
1.2 Selezione fornitori
L’Ufficio Acquisti provvede alla scelta del “miglior” fornitore presente sul mercato,
vantaggioso per l’azienda in termini di qualità dei prodotti, di costi e di tempi di consegna.
A tal scopo, potrà essere consultato il database contenente l’anagrafica dei diversi
fornitori dell’azienda o in alternativa verrà contattato un nuovo outsourcer/fornitore,
nell’ipotesi in cui quelli presenti a sistema non offrano condizioni economiche vantaggiose
per l’azienda. In questo secondo caso, l’Ufficio Acquisti provvederà ad aggiornare
l’anagrafica inserendo i dati del nuovo fornitore.
1.5 Gestione OdA
Valutata l’adeguatezza, qualitativa e quantitativa della RdA, l’Ufficio Acquisti procede alla
trasformazione della stessa in Ordine di Acquisto (OdA). L’OdA viene spedito al fornitore
mediante e-mail, fax,… e, contestualmente, a tutti quegli uffici/reparti aziendali coinvolti
nell’acquisto (Ufficio Accettazione, Magazzino, Ufficio Contabilità Fornitori).
1.6 Ricevimento Merce
Quando la merce arriva è accompagnata dal relativo DDT, che il trasportatore consegna
all’Ufficio Accettazione. E’ in questo momento che sorge giuridicamente e contabilmente il
debito verso il fornitore. L’Accettazione controlla che la tipologia e la quantità della merce
arrivata siano corrette, confrontando DDT e OdA. Se riscontrerà la conformità, accetterà la
merce e firmerà il DDT, riconsegnandolo al trasportatore; a questo punto, la merce verrà
posizionata nella zona di collaudo. Nel caso opposto, l’Ufficio rifiuterà la merce,
riconsegnandola al trasportatore. Qualora l’oggetto della fornitura sia un servizio, per
rendere concretamente evidente all’interno dell’organizzazione l’avvenuta prestazione, si
utilizzano documenti appositamente predisposti allo scopo, come ad esempio buoni di
servizio, verbali controfirmati di eseguita manutenzione,… L’Ufficio predispone un
documento di ricevimento, che inoltrerà alla Contabilità Fornitori, insieme al DDT.
1.7 Controllo merce
L’apposito Ufficio Controllo Qualità provvederà ad effettuare un ulteriore controllo per
verificare che le caratteristiche qualitative della merce posizionata nell’area adibita al
collaudo, rispondano a determinati canoni standard definiti preliminarmente dall’azienda
stessa.
1.8 Ve. Fa. E contabilizzazione
Una volta ricevuta la fattura, l’Ufficio provvede a controllare tutta la documentazione in
suo possesso (copia dell’OdA, DDT e documento di ricevimento) e a verificare,
contestualmente, il rispetto dei termini commerciali, il prezzo della merce e la loro
quantità. Qualora queste informazioni concordino, viene autorizzato il pagamento per la
merce/prestazione e rilevato il costo in contabilità. Tutti i documenti connessi all’acquisto
devono essere vistati in modo tale da non essere più riconsiderati in futuro.
1.9 Gestione resi
Nel caso in cui la merce arrivata sia ritenuta non conforme, in base al controllo della
Qualità, la Logistica emette il reso a fornitore e la merce viene scaricata dal magazzino e
resa al fornitore. L’Amministrazione emette una nota di addebito verso il fornitore oppure
il fornitore emette una nota di accredito verso la Società.
1.10 Pagamento e registrazione
Una volta ricevuta la conferma su validità e importo del debito registrato, la Tesoreria
predispone i documenti necessari per procedere al saldo di quanto dovuto al fornitore.
Esistono diverse modalità di regolazione: ad esempio, cassa, assegno, girata, MAV,
Ri.Ba.,...
Dopodichè la Tesoreria inoltra alla Contabilità Pagamenti un’apposita notifica di avvenuto
pagamento (specifica per ciascuna modalità di regolazione), permettendo al medesimo
Ufficio di provvedere alla rilevazione del fatto amministrativo in Contabilità Generale, che
avviene movimentando i conti accesi alle risorse liquide, da un lato, e quelli intestati ai
singoli fornitori dall’altro.
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Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzione
di bilancio
Transazioni
Acquisti
Pagamenti
Saldi Finali
Debiti
Existence/
Occurrence
(E/O)
Gli acquisti di periodo
contabilizzati si riferiscono a
beni o a servizi effettivamente
ricevuti
I pagamenti di periodo
contabilizzati si riferiscono a
risorse monetarie effettivamente
uscite
I debiti esposti in bilancio derivano da beni o
servizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e le
rettifiche effettivamente avvenuti sono rilevati
in diminuzione dei debiti esposti in bilancio.
Cut-off (CO)
Gli acquisti sono contabilizzati
nel periodo di competenza
I pagamenti sono contabilizzati
nel periodo di competenza
Tutti i beni ed i servizi ricevuti
effettuate sono contabilizzate
nel periodo di competenza
Tutte le risorse monetarie
effettivamente uscite sono
contabilizzate nel periodo di
competenza
Tutte le risorse monetarie
effettivamente uscite sono
contabilizzate senza duplicati
I debiti esposti in bilancio derivano da
operazioni rilevate, per competenza, entro la
data di riferimento del bilancio
Tutte le operazioni avvenute, per competenza,
entro la data di riferimento di bilancio, da cui
derivano variazioni dei debiti verso fornitori,
sono correttamente rilevate
Tutti gli acquisti di beni e servizi che originano
debiti verso fornitori sono esposti in bilancio. I
debiti esposti in bilancio sono diminuiti per
effetto di pagamenti e rettifiche effettivamente
avvenuti
I debiti esposti in bilancio rappresentano
obbligazioni di pagamento giuridicamente
valide nei confronti dei fornitori.
Completeness Tutti i beni e servizi ricevuti
( C)
sono contabilizzati senza
duplicati
Rights &
Obbligations
(RO)
Gli acquisti contabilizzati
determinano obbligazioni di
pagamento giuridicamente
valide nei confronti dei fornitori
Accuracy (A)
Gli ammontari degli acquisti di
beni o servizi ricevuti sono
correttamente quantificati,
valorizzati e contabilizzati,
secondo processi di calcolo
aritmetico corretti
I pagamenti contabilizzati
rappresentano obbligazioni di
pagamento estinte,
giuridicamente valide nei
confronti dei fornitori
Gli ammontari delle risorse
monetarie uscite sono
correttamente quantificati,
valorizzati e contabilizzati,
secondo processi di calcolo
aritmetico corretti
Gli ammontari delle operazioni da cui derivano
i debiti esposti in bilancio sono correttamente
quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo
processi di calcolo aritmetico corretti
Slide 67
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Transazioni
Asserzioni di
bilancio
Acquisti
Pagamenti
Valuation (V)
Gli acquisti esposti in
I pagamenti esposti in bilancio
bilancio derivano da corretti derivano da corretti processi di
processi di accumulazione accumulazione e riepilogo dei dati
e riepilogo dei dati relativi
relativi alle singole transazioni
alle singole transazioni
registrate
registrate
Saldi Finali
Debiti
I debiti esposti in bilancio derivano da corretti
processi di accumulazione e riepilogo dei dati
relativi alle singole transazioni registrate
Presentation & La rappresentazione in
Disclosure
bilancio è adeguatamente
(PD)
supportata da informazioni
di dettaglio sulle operazioni
di acquisto
La rappresentazione in bilancio è
adeguatamente supportata da
informazioni di dettaglio sulle
operazioni di pagamento
La rappresentazione in bilancio è
adeguatamente supportata da informazioni di
dettaglio sui debiti verso fornitori
I pagamenti sono correttamente
classificati secondo il piano dei
conti aziendale e le esigenze della
rappresentazione in bilancio
I debiti sono correttamente classificati secondo
il piano dei conti aziendale e le esigenze della
rappresentazione in bilancio
Gli acquisti sono
correttamente classificati
secondo il piano dei conti
aziendale e le esigenze
della rappresentazione in
bilancio
I debiti sono stati valutati in conformità ai
principi contabili statuiti, tenendo conto dei
fattori che possono influire sul loro valore. E'
rispettato il criterio di uniformità dei principi
contabili, salvo deroghe ammissibili e
giustificate
Slide 68
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli Acquisti
Fasi
Attività
Rischio
Punti di controllo
necessari
Test dei Controlli
Financial Statement
Assertion
E/O C A
1.1
Ricevute
di
Acquisto
Possono essere
inoltrate richieste
di Acquisto non
autorizzate
Possono essere
1.2
Emissione effettuati acquisti
dell'ordine non autorizzati
di
Acquisto
Possono essere
ricevuti beni non
ordinati
Sono formalizzate,
utilizzate e
opportunamente
aggiornate delle
procedure interne di
autorizzazione delle
Rda
Gli ordini di acquisto
sono processati solo
su Rda
opportunamente
autorizzate
Presenza di un
Ordine di Acquisto
approvato per ogni
bene ricevuto
1.3
Il responsabile di Ogni passaggio dal
Ricevimen
magazzino
”ricevimento merce” al
to beni
potrebbe negare magazzino è
di aver ricevuto la registrato da una
merce affidatagli ricevuta firmata
in custodia
IPO
C P R
V C
O D O
A
V
R
Verificare la presenza e l'utilizzo
delle procedure di
autorizzazione
a
a
Verifica degli ordini di acquisto
per verificare la presenza di
Rda approvate
a
a
Verifica dei documenti di
ricevimento per abbinarli con i
relativi ordini di acquisto
a
a
Verifica delle ricevute firmate
a
a
a
Slide 69
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli Acquisti
Fasi
Attività
Rischio
Il responsabile di
magazzino
potrebbe negare
1.4
Custodia dei di aver ricevuto
la merce
Beni
affidatagli in
custodia
Possono essere
1.5
registrate fatture
Approvazione
per beni non
fattura
ricevuti
Le fatture
1.6
Registrazione possono essere
registrate in
Contabile
maniera
scorretta o non
registrate
Punti di controllo
necessari
Financial Statement
Assertion
Test dei Controlli
Ogni passaggio dal
“ricevimento merce” al
magazzino è registrato da
una ricevuta firmata
Verifica delle ricevute
firmate
Abbinamento delle fatture
con i relativi documenti di
ricevimento
Esame della
documentazione a
supporto delle fatture di
acquisto
Esame dell'evidenza
dell'esame indipendente
Sono svolti esami
indipendenti delle
registrazioni contabili
E' svolta una review
periodica dei documenti di
supporto alla registrazione
contabile
Osservazione delle
procedure di test e
conformità svolte
periodicamente
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
a
a
a
a
a a a
a a
a
a
a a
a a
Slide 70
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli Acquisti
Fasi
Attività
Financial Statement
Assertion
Rischio
Le fatture
possono
essere
1.6
registrate in
Registrazi maniera
one
scorretta o non
Contabile registrate
Acquisto
registrato a
fronte di beni
non ordinati o
non ricevuti
Punti di controllo necessari
Test dei Controlli
Verifica sulla accuratezza
matematica della fattura di
acquisto
Ricalcolo della accuratezza
matematica delle fatture di
acquisto
Verifica di concordanza tra
ordine di acquisto, documento
di ricevimento e fattura di
acquisto con riguardo a
descrizione, quantità, prezzo
e spese accessorie
Separazione delle mansioni
Controllo incrociato delle
informazioni contenute in un
campione di documenti in
merito a descrizione, quantità,
prezzo e spese accessorie
Impedimento della
registrazione dell'acquisto in
mancanza di Ordine
approvato e di documento di
ricevimento della merce (e di
fattura)
Gli ordini di Acquisto e i
documenti di ricevimento
sono numerati
sequenzialmente e le fatture
di acquisto sono protocollate
Osservazione e valutazione
della adeguatezza della
separazione dei compiti
Verifica su un campione di
registrazioni per accertare la
presenza di ordini di acquisto
approvati e dei relativi
documenti di ricevimento (e
fatture)
Revisione e verifica delle
procedure per l'adozione della
sequenza numerica e della
protocollazione.
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
a a
a
a a
a
a
a
a
a a a
a
a
a
a
a
a
a
Slide 71
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli Acquisti
Fasi
Attività
Rischio
Acquisto effettuato ma
non registrato
1.6
Registrazi
one
Contabile
Punti di controllo
necessari
Abbinamento delle fatture
dei documenti di
ricevimento alle fatture di
acquisto e registrazione di
queste ultime in contabilità
Riconciliazione tra le
fatture di acquisto e le
registrazioni in contabilità
fornitori
Test dei Controlli
Financial Statement
Assertion
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
Abbinamento di un
campione di documenti di
ricevimento alle rispettive
fatture di acquisto;
abbinamento di un
campione di fatture di
acquisto alle registrazioni
contabili
Test su un campione di
riconciliazioni periodiche
(per verificare il numero
delle operazioni e il
valore delle operazioni)
a a
a a
a a
a a a
Slide 72
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Acquisti
Fasi
Attività
Rischio
Punti di controllo necessari
Test dei Controlli
Financial Statement
Assertion
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
Operazioni di
acquisto
contabilizzate
in un periodo
sbagliato
1.6
Registrazio
ne
Contabile
Operazioni di
acquisto non
correttamente
classificate
Inoltro dei documenti alla
contabiità fornitori su base
giornaliera
Confronto tra le date delle
fatture e quelle di
trasmissione alla contabilità
fornitori
a
a
Tempestiva registrazione degli
acquisti dopo il ricevimento
della documentazione (fattura)
Confronto tra le date dei
documenti di acquisto
(fatture) e le date della loro
registrazione in contabilità
a
a
La Società effettua delle
verifiche sulla adeguatezza del
piano dei conti
Revisione della contabilità
generale per verificare la
ragionevolezza dei conti
utilizzati
E' prevista una approvazione
indipendente dei conti
movimentati per la registrazione
degli acquisti
Esame di un campione di
registrazioni per verificare
l'approvazione indipendente
e l'adeguatezza della
classificazione
a
a
a
a
Slide 73
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli Pagamenti
Fasi
Attività
Rischio
Punti di controllo
necessari
Possono essere
I responsabili dei
effettuati pagamenti pagamenti effettuano un
non autorizzati
esame preventivo della
documentazione di
supporto al pagamento
Annullamento delle fatture
Una fattura può
essere pagata due pagate e della relativa
2.1
documentazione di
volte
Disposizione
supporto con
dei Pagamenti
l'apposizione del timbro
'pagato'
Utilizzo esclusivo dei
documenti in originale
Test dei Controlli
Financial Statement
Assertion
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
Verifica che i responsabili
dei pagamenti effettuino
un esame preliminare
a
della documentazione di
supporto
Verifica del timbro
'pagato' sulle fatture
pagate.
a
Esame della
documentazione di
supporto per verificare
che sia in originale
a
a
a
a
a
a
a
Slide 74
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Pagamenti
Fasi
Attività
Rischio
Punti di controllo necessari
Mancata
Utilizzo di mezzi di pagamento pre2.2
registrazione numerati
Registrazion dei pagamenti
e Pagamenti
E' svolto periodicamente un confronto
Errore nella
registrazione indipendente delle registrazioni
dei pagamenti contabili con i documenti di
pagamento
IPO
E/
C P R
C A
V C
O
O D O
A V R
Test dei Controlli
Esame dell'uso di
strumenti di
pagamento prenumerati
Osservazione delle
evidenze del
confronto
indipendente
E' effettuata periodicamente una
Esame delle
riconciliazione bancaria indipendente riconciliazioni
bancarie
Riconciliazione e controllo
indipendente degli estratti conto
fornitori con le registrazioni nei
partitari
Financial Statement
Assertion
a
a
a aa
a a
a
a
a
Verifica della
riconciliazione e della
verifica indipendente a
a
a a a
a
a a a
Riconciliazione mensile o settimanale Verifica della
e controllo indipendente degli estratti riconciliazione
conto bancari
bancaria e del
controllo
indipendente
a
a a
Slide 75
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Pagamenti
Financial Statement
Fasi
Attività
Rischio
Punti di controllo necessari
Assertion
Test dei Controlli
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
Ritardo nella
registrazione dei
pagamenti
Pagamento
effettuato ma non
2.2
Registrazi registrato
one
Pagamenti
Pagamenti
registrati in un
periodo errato
Errata totalizzazione
dei pagamenti a libro
cassa, a libro
giornale e nelle
ulteriori evidenze di
supporto
(scadenzario)
Non è assicurata
Segregati un adeguata
on of
segregazione dei
duties- ruoli
E' svolta periodicamente una
analisi indipendente dei tempi che
intercorrono tra le date di
registrazione dei pagamenti e le
date indicate sui documenti di
pagamento
Riconciliazione giornaliera dei
pagamenti con le rilevazioni nei
partitari
Riconciliazione giornaliera dei
pagamenti effettuati con le
registrazioni nella prima nota
cassa e nei partitari
Verifica delle esame
indipendente
a
Revisione delle
riconciliazioni
giornaliere dei
pagamenti con le
rilevazioni nei partitari
Verifica delle
riconciiazioni
giornaliere
Riconciliazioni del libro cassa,
delle registrazioni in contabilità
generale e delle ulteriori evidenze
a supporto
Revisione della
concordanza tra i totali
delle varie fonti
informative
E' previsto un sistema di accessi al
sistema controllato (ad esempio sono
controllati e separati gli accessi al
sistema relativamente a : Oda, Rda,
Pagamenti, custodia dei beni e servizi..)
Verificare che siano
previsti dei blocchi
autorizzativi
automatici/manuali
a
a
a
a a a
a
a a
a a a a
a a
a
a a a
a
a
Slide 76
Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo acquisti e
pagamenti
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
Slide 77
Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)
Conflitti di alto livello
Slide 78
Separazione dei compiti (“Segregation of duties”)
Principi di 'segregazione' minimale
dei ruoli
1. Separazione tra le attività di
movimentazione e custodia dei beni e le
attività di rilevazione contabile della
movimentazione e custodia dei beni
medesimi
Applicazione SOD al Ciclo Acquisti
Funzione Acquisti versus Reparto
Operativo che emette la Richiesta di Acquisto
(RdA)
Funzione Acquisti versus Magazzino
Ricevimento merci
Registrazione della fattura passiva versus
Funzione Contabilità Fornitori
2. Separazione tra l'attività di rilevazione
contabile e le responsabilità operative di
gestione
Contabilità Fornitori versus Tesoreria
Contabilità Fornitori versus Contabilità
Pagamenti
Contabilità Fornitori versus Contabilità
Generale
Slide 79
Aspetti legati alle frodi
•Pagamenti non autorizzati
• Beneficiari fraudolenti
• Detenzione di assegni non emessi / Trasferimento elettronico
di fondi
• Mancanza di segregazione dei compiti e di revisione del
management
•Accesso alla cassa
•Collusione tra ufficio acquisti e fornitori
•Assegnazione di contratti di fornitura
Slide 80
Domande?
Slide 81