Corso SOL
Servizi interbibliotecari
21 settembre 2009
23 settembre 2009
5 ottobre 2009
Contenuti del corso
Mattino
L’anagrafe biblioteche
Esercitazioni
RICHIESTE IMMESSE:
VERSO altre
biblioteche
Esercitazioni
Pomeriggio
RICHIESTE RICEVUTE:
DA altre biblioteche
Esercitazioni
I controlli
Elenco movimenti ILL
Statistiche movimenti ILL
Esercitazioni
L’anagrafe biblioteche SOL
L’anagrafe delle biblioteche
È condivisa da tutto il polo UNIMI
Non è scaricabile da elenchi esterni
Va compilata manualmente dagli operatori
Non va gestita dalla funzione “gestione utenti” ma
da “amministrazione sistema”
Utilizzare le LG per mantenere ordine negli elenchi
CERCHIAMO DI TENERLA IN ORDINE
Accesso all’anagrafe biblioteche
Ricercare una biblioteca
Tutte le biblioteche devono appartenere
ad un POLO. Se non lo conosco, lascio in
bianco la stringa di ricerca
I POLI di SOL
In SOL sono presenti tutti i poli SBN con sigla e
denominazione corrispondente ad anagrafe ICCU
I Poli italiani non SBN sono stati creati per ogni
regione e hanno denominazione
X + sigla regione
I poli stranieri non SBN sono stati creati per ogni
stato (quelli più utilizzati) e hanno denominazione
Y + sigla paese
Esempi di Poli non SBN
Elenco biblioteche trovate
Se la biblioteca non è nell’elenco va inserita a mano
usando il pulsante Nuovo
Associazione biblioteca ai servizi ILL (1)
L’utente biblioteca deve essere associato ai servizi
ILL per poter essere utilizzato nel modulo ILL
Dopo aver creato o aggiornato la scheda anagrafica,
associare la biblioteca ai servizi ILL
Dettaglio utente Associa
Associazione biblioteca ai servizi ILL (2)
Esercitazioni sull’anagrafe
biblioteche
RICHIESTE IMMESSE
Le richieste per i nostri utenti rivolte
ad altre biblioteche
Prestiti e servizi ILL
Inserire o gestire una richiesta immessa
Richieste immesse
Richiesta di prestito interbibliotecario
Document delivery interbibliotecario
Sono transazioni rivolte a biblioteche che non
appartengono all’Università di Milano
Scelta della biblioteca
Se la biblioteca scelta non è associata alla
nostra
Devo andare nell’anagrafe biblioteche e
associare la biblioteca di lavoro oppure …
Associazione biblioteca di lavoro
Indicare l’utente per cui viene fatta la
richiesta
Tutti gli utenti devono essere presenti nell’anagrafe
di SOL, altrimenti vanno aggiunti manualmente
Se l’utente ha prestiti o prestiti interbibliotecari
scaduti il sistema segnala il problema
Documento non nel catalogo
Per le richieste immesse utilizzare solo la funzione
documento non presente nel catalogo
Registrazione effettuata
Se la registrazione è corretta, dopo aver compilato i
campi utili otterrò come risultato:
Inviare la richiesta alla biblioteca
Per la notifica della richiesta alla biblioteca fornitrice è
necessario provvedere con i sistemi tradizionali
E-Mail
Fax
Telefono
Altro…
È stata disabilitata tutta la messaggistica automatica di
SOL
L’iter della richiesta
Aggiornamento degli stati
Richiesta inviata a biblioteca
Annullato
Respinto
Accettato
Richiesta condizionata
Doc. spedito a bibl. richiedente
Doc. arrivato in bibl. rich.
Passaggi di stato obbligatori
Non è possibile saltare dal primo all’ultimo stato
senza eseguire alcuni passaggi intermedi. Alcuni
passaggi non sono noti al bibliotecario ma
andranno eseguiti ugualmente
Passaggi obbligati
Richiesta inviata a bibliotecadocumento arrivato in
biblioteca richiedente(doc. consegnato al
lettore)doc. rispedito a bibl. prestanterientrato
Visualizza iter degli stati
Il lettore nello suo spazio personale
Documento al lettore: durata del prestito
È possibile settare i giorni del prestito in funzione
della durata consentita dalla biblioteca prestante,
ma solo riducendo i giorni. Come per il prestito
locale
La durata del prestito
La scadenza del prestito
L’utente e le scadenze nell’area personale
L’utente dall’Opac non sempre può capire
quale documento in prestito ILL è scaduto
Proroghe e consultazione
Il servizio di prestito ILL prevede la possibilità di
richiedere proroghe
Non è prevista la riconsegna parziale del
documento, in analogia alla consultazione del
prestito locale
Cancellazione ultimo stato dell’iter
Una volta consegnato il documento all’utente non è
possibile cancellare l’ultimo stato della richiesta
Aggiornamento pagamento
Alla fine della transazione è possibile aggiornare lo
stato dei pagamenti
Richieste di DD immesse
Il numero di iter è minore rispetto al prestito ILL e la
consegna al lettore corrisponde all’evasione
I messaggi ad utenti e biblioteche
È possibile inviare mail a utente e biblioteca
partendo dalla gestione della transazione
Testo e-mail da compilare
Esercitazioni su richieste
immesse
RICHIESTE RICEVUTE
Le richieste da altre biblioteche
Richieste ricevute
Le richieste ricevute si gestiscono in modo analogo
a quelle immesse, ma in questo caso non sono
coinvolti utenti UNIMI
Documento nel catalogo
Permette di collegare il prestito al numero di
inventario del documento e cattura i dati del
documento (righe ISBD). Il prestito in corso è
visibile in Opac
È possibile compilare manualmente la maschera
“documento non presente nel catalogo”, ma in
questo caso non c’è legame con l’inventario e la
compilazione è completamente manuale. Il prestito
in corso non è visibile in Opac
Visualizzazione in Opac del prestito ILL
Documenti prenotabili dall’Opac
Prestare più documenti alla stesa biblioteca
1 operazione per più documenti (1)
1 operazione per più documenti (2)
Rischio
La procedura permette solo il rientro contestuale di
entrambi i documenti
Nel caso in cui i volumi tornino separatamente il
sistema non può gestirli in due momenti
diversificati
Problema richieste ricevute
Una richiesta di dd interbibliotecario su una parte di
monografia può bloccare un prestito locale o un
prestito ILL sullo stesso documento
Una procedura di DD su un certo inventario si
conclude solo con l’evasione del documento
Non posso prestare il volume fino a quando non
completo l’iter dello scambio
Esercitazioni su richieste
ricevute
I controlli
Prestito locale e prestito ILL
Alcune funzioni di verifica sui volumi prestati ad
altre biblioteche si trovano insieme ai controlli del
prestito locale o ad altre funzioni di verifica sugli
inventari in uso
Controllo prestiti
Reports prestiti
Statistiche utenti e servizi
Controllo prestiti (1)
Le procedure di controllo sono automatiche
Se l’utente ha l’indirizzo mail nell’anagrafe arriva il
sollecito via posta elettronica, come per il prestito
locale
I solleciti alle biblioteche possono solo essere
stampati in pdf
I controlli sulle scadenze riguardano gli utenti o le
biblioteche
Controllo prestiti (2)
Automatico dal
sistema
Su scelta del
bibliotecario
Reports prestiti
I reports dei prestiti contengono informazioni sui
documenti prestati ad altre biblioteche
Numero movimenti per documento
Statistiche utenti e servizi
Elenchi movimenti ILL (1)
Elenchi movimenti ILL (2)
Il pdf, rtf e xls permette di avere informazioni sui
documenti prestati o presi in prestito potendo
scegliere lo stato della transazione
In dettaglio:
biblioteca fornitrice o richiedente
Utente richiedente per cui è stato fatto il servizio
il costo e il rimborso
pagato o non pagato
Collocazione e inventario
Statistiche sui servizi ILL (1)
Statistiche sui servizi ILL (2)
Permette di conteggiare il rapporto di scambio con
altre biblioteche anche in funzione del tipo di
utente richiedente
Elenco biblioteche partner
Elenco biblioteche partner
Permette di avere gli elenchi delle biblioteche di
SOL, con il dettaglio di quali sono attive con la
propria e quali no.
Manca l’elaborazione in fomato xls
Contatti
[email protected]
[email protected] Biblioteca centrale di
Farmacia
[email protected] Biblioteca di
Giurisprudenza e Lettere & Filosofia
[email protected] Biblioteca di
Giurisprudenza e Lettere & Filosofia