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CAPITOLATO D’ONERI SPECIALE PER LA FORNITURA DI
SOFTWARE E SERVIZI PER L'INFORMATIZZAZIONE DEGLI UFFICI
COMUNALI.
Comuni di Asigliano Veneto, Orgiano, Pojana Maggiore, Sossano
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Indice:
Art 1.
Premessa ........................................................................................................................... 3
Art 2.
Oggetto della fornitura...................................................................................................... 3
Art 3.
Tipo di gara e metodologie di valutazione ....................................................................... 7
Art 4.
Situazione attuale dell'infrastruttura informatica............................................................ 12
Art 5.
Individuazione delle Aree interessate all'informatizzazione .......................................... 13
Art 6.
Requisiti tecnici, tecnologici e funzionali del Software proposto .................................. 16
Art 7.
Database.......................................................................................................................... 18
Art 8.
Piattaforma ed architettura Server di riferimento per l'installazione .............................. 20
Art 9.
Dimostrazioni tecniche ................................................................................................... 20
Art 10.
Individuazione del Capo progetto ............................................................................... 22
Art 11.
Tempistiche di riferimento, conversione e normalizzazione delle banche dati in uso
presso l'Ente, avviamento delle procedure .................................................................................... 23
Art 12.
Installazione ................................................................................................................ 26
Art 13.
Formazione del personale ed avviamento delle procedure ......................................... 27
Art 14.
Garanzie, servizio di assistenza e manutenzione ........................................................ 28
Art 15.
Condizioni Generali di fornitura ................................................................................. 31
Art 16.
Offerta tecnica ............................................................................................................. 32
Art 17.
Offerta Economica ...................................................................................................... 33
Art 18.
Richieste peculiari ....................................................................................................... 34
Art 19.
Periodo di avviamento ................................................................................................ 35
Art 20.
Collaudo dei sistemi e dei servizi, fatturazione .......................................................... 36
Art 21.
Cauzioni ...................................................................................................................... 37
Art 22.
Penali........................................................................................................................... 39
Art 23.
Controversie ................................................................................................................ 40
Art 24.
Subappalto................................................................................................................... 40
Art 25.
Garanzia e riservatezza dei dati ex D.Lvo 196/2003 .................................................. 40
Art 26.
Spese di contratto ........................................................................................................ 40
Art 27.
Rinvio .......................................................................................................................... 40
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Art 1.
Premessa
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino, costituita dai Comuni di Asigliano Veneto, Orgiano ,
Pojana Maggiore e Sossano, intende procedere all'avviamento di un progetto per il rinnovo
completo dei software gestionali.
Obiettivo principale del presente Capitolato è quello di definire i requisiti richiesti, per soddisfare
le esigenze informative dei vari uffici e dei servizi al cittadino.
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino ha come obiettivo della presente gara, l'acquisizione di
una soluzione di software e servizi, altamente integrata, dichiarando come presupposto
essenziale, l'intenzione di stabilire una partnership tra cliente e fornitore finalizzata al
raggiungimento dei massimi obiettivi di efficienza dei servizi erogati dagli Enti coinvolti.
Il fornitore dovrà essere in grado di:
•
Fornire un prodotto software funzionale ed altamente integrato tra le diverse applicazioni,
rispettando gli standard evoluti del mercato;
•
Fornire i servizi ed il supporto completo agli utenti finali, in modo da renderli completamente
indipendenti nello svolgimento del proprio lavoro;
•
Fornire l'idonea consulenza e collaborazione agli uffici, per stabilire di comune accordo
metodologie di lavoro più efficienti ed eventuali revisione di particolari procedimenti;
•
Fornire una assistenza completa post-vendita del pacchetto software proposto, con un
servizio tempestivo ed altamente qualificato, che agevoli le attività degli uffici;
•
Fornire un portale WEB completamente integrato con la piattaforma gestionale, orientato
alla pubblicazione automatizzata dei dati e alla creazione di un portale per i servizi ai
cittadini, alle aziende e ai professionisti.
Art 2.
Oggetto della fornitura
La gara ha per oggetto la fornitura a noleggio operativo di software e relativi servizi informatici
per la gestione degli uffici comunali.
In linea con la volontà di stabilire un proficuo rapporto di collaborazione con il fornitore, l'Unione
intende affidare l'informatizzazione per “Aree Omogenee”, con l'esplicita richiesta che il fornitore
sia in grado di fornire e mantenere efficace ed efficiente nel tempo l'informatizzazione dell'intera
Area, anche per sopravvenute esigenze o norme che impongano lo sviluppo di nuove funzioni o
la modifica di quelle esistenti.
Si indicano di seguito le Aree omogenee oggetto di affidamento e, solo a titolo esemplificativo e
non esaustivo, si indicano le funzioni specifiche per singola area:
a) Area Demografici
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Gestione Anagrafe, Elettorale, Leva, Territorio (stradario, unità immobiliari, ecc), Giudici
popolari, Scrutatori, Stato Civile, Gestione risultati elettorali, completi di tutte le funzionalità
gestionali disponibili e degli opportuni strumenti di integrazione tra le procedure.
b) Area Tributi
Gestione del tributo ICI e IMU, collegamento con catasto Terreni ed Urbano, gestione OSAP,
gestione Tributo sui Rifiuti (TARSU/TIA/TARES/TRISE) correlata al servizio di raccolta di
rifiuti, completi di tutte le funzionalità gestionali disponibili.
c) Area Finanziaria
Contabilità Finanziaria (verifica degli equilibri di bilancio, patto di stabilità, controllo di
gestione, gestione PEG finanziario, relazione previsionale e programmatica, gestione
tesoreria, conto consuntivo, professionisti, 770), mutui, contabilità IVA, economato,
inventario, fatturazione, completi di tutte le funzionalità gestionali disponibili.
d) Area Gestione del Personale
Gestione giuridica, Rilevamento presenze, Portale del Dipendente completi di tutte le
funzionalità gestionali disponibili.
e) Area Protocollo, Segreteria, Atti Amministrativi, Messi Comunali, gestione
pubblicazioni e Albo Pretorio on-line, Flussi Documentali
Gestione del Protocollo, Gestione Atti Amministrativi, Gestione dei flussi documentali
integrati al protocollo ed alla produzione degli atti, Albo on-line, Amministrazione trasparente,
completi di tutte le funzionalità gestionali disponibili.
f) Area Applicazioni verticali
In questa area è richiesta la fornitura di software che l'Unione ritiene opportuno richiedere per
migliorare la qualità del lavoro degli uffici, ma che per la loro specificità non ritiene
ricomprendere in altre aree. Gestione Ufficio Commercio compresa integrazione con
l'applicazione SUAP fornita da Infocamere, Gestione cimiteriale, Gestione lampade votive,
Gestione controlli interni ai sensi del D.L. 174/2012, Gestione servizi a domanda individuale
e servizi sociali, Controllo di Gestione, Gestione patrimonio e manutenzioni, integrazione con
procedura regionale per la gestione pratiche edilizie (GPE), che rappresenta lo standard
utilizzato dagli uffici tecnici dell’Unione.
g) Servizi al cittadino via WEB
La suite di prodotti proposta dovrà avere come requisito la possibilità di attivare servizi
integrati tra applicativi gestionali e front-office su WEB per cittadini, imprese e professionisti,
non finalizzata alla sola pubblicazione del dato, ma ad un vero strumento di e-governement,
per uno scambio attivo di informazioni. Tale sistema deve essere fornito e messo in esercizio
nell'ambito del progetto. Lo strumento deve già essere in linea con i requisiti richiesti per
l'accessibilità al portale da parte dei disabili e con gli standard internazionali W3C XHTML,
W3C CSS, W3C WAI AA e W3C WCAG.
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Tipologia di fornitura
La forma di fornitura del software e dei servizi è quella del noleggio operativo a lungo termine
della durata di 7 anni.
L'intestatario del contratto e delle relative licenze d'uso e servizi è l'Unione dei Comuni Basso
Vicentino.
La fornitura a noleggio delle licenze d'uso software, si intende illimitata per numero di server,
client ed Enti per tutta la durata del noleggio sia per l'eventuale rinnovo e/o riscatto al termine di
esecuzione del contratto. L'eventuale aumento del numero di Enti componenti l'Unione non
comporterà pertanto costi aggiuntivi relativi alla cessione in uso di licenze.
Durante l'esecuzione del contratto, la licenza del software dovrà garantire:
il diritto di utilizzo completo del software;
il diritto di sottoporre il software a prove, studio, osservazione e test;
il diritto di riprodurre eventuali supporti, installare e caricare il software su più elaboratori
senza limitazione alcuna di postazioni client o server;
la cessione a terzi delle licenze, con il mantenimento di tutte le condizioni e i diritti pattuiti
dal contratto, incluso il diritto di cessione a terzi, nei soli casi di:
−
confluenza, fusione, unificazione dell'Unione dei Comuni Basso Vicentino in
Enti/Organizzazioni che dovessero essere costituite in futuro. Le licenze, i diritti e le
condizioni saranno cedute al nuovo soggetto;
−
subentro di un soggetto terzo, pubblico o privato, nella gestione dell'ICT: le
licenze, i diritti e le condizioni saranno cedute al nuovo soggetto.
−
fuoriuscita di un Comune o scioglimento dell'Unione: le licenze, i diritti e le
condizioni saranno cedute al singolo Comune
Fuoriuscita di un Ente
Qualora uno dei Comuni dovesse separarsi dall'Unione dei Comuni Basso Vicentino, dovrà
essere ad esso garantito il mantenimento di tutte le condizioni ed i diritti pattuiti dal contratto. Il
Comune provvederà a stipulare un nuovo contratto dalla data di fuoriuscita e fino al termine del
contratto coincidente con il termine del contratto dell'Unione.
Il canone di noleggio operativo sarà rideterminato sia per l'Unione che per il Comune secondo i
costi indicati nell'offerta economica presentata; la somma del valore dei contratti così
rideterminati non dovrà variare rispetto al valore del contratto iniziale.
L'azienda fornitrice dovrà provvedere senza oneri per l'Unione e per il Comune a svolgere tutte
le attività tecniche per l'installazione dei software presso il Comune, che dovrà mettere a
disposizione a proprio carico un ambiente operativo compatibile.
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Il fornitore dovrà inoltre garantire senza costi ulteriori la migrazione dei dati del solo Comune
interessato, provvedendo alla loro cancellazione dai sistemi dell'Unione.
Scioglimento dell'Unione
In caso di scioglimento dell'unione, saranno applicati i criteri precedentemente indicati, per
ciascun Comune, che pertanto provvederà a stipulare un nuovo contratto.
Ingresso di un nuovo Ente
Nel caso di ampliamento dell'Unione ad ulteriori Enti, non sono previsti costi per il numero di
licenze d'uso in quanto concesse in modo illimitato.
Non essendo possibile conoscere a priori i dettagli tecnici necessari per una definizione delle
attività, sarà cura dell'azienda fornitrice quotare i costi per i servizi necessari (conversioni,
formazione, avviamento, ecc) per l'integrazione del nuovo Ente nel Sistema Informativo
dell'Unione.
Una volta verificata la congruità economica di quanto preventivato e sarà concordata una
formula di integrazione della rata di noleggio, senza variare la durata dello stesso.
Rinnovo e riscatto
Al termine del periodo di 7 (sette) anni di esecuzione dei contratto, l'Unione dei Comuni si riserva
di rinnovare il noleggio per ulteriori 7 (sette) anni o, in alternativa, di riscattare le licenze software
acquisendo in tal caso concessione in licenza d'uso non esclusiva a tempo indeterminato di tutto
quanto fornito.
L'Unione si riserva il diritto di riscatto dei software anche al termine dell'eventuale rinnovo
contrattuale.
In caso di riscatto delle licenze, saranno concordati con il fornitore i servizi e le condizioni
economiche per la manutenzione dei software.
Il valore economico del riscatto sarà contrattato alla conclusione del periodo di noleggio (o al
termine del rinnovo) e non potrà avere un valore superiore al 2% del valore del contratto,
escluso il rinnovo.
Devono essere mantenute in entrambi i casi, rinnovo o riscatto, tutte le condizioni ed i diritti
pattuiti dal contratto originario.
Qualora al termine del contratto o del suo rinnovo l'Amministrazione decidesse di non procedere
al riscatto dei software, il fornitore, pur non dovendo garantire alcun servizio, manutenzione o
aggiornamento sui software forniti, garantirà comunque il diritto d'uso ed il funzionamento delle
applicazioni, inteso come possibilità di utilizzo dei software con le medesime funzioni disponibili
al termine del contratto di noleggio, senza blocchi o limitazioni, per ulteriori 36 mesi. Al termine di
questo periodo cesserà ogni diritto d'uso del software e il fornitore potrà procedere alla
disinstallazione dei soli programmi applicativi di cui è titolare dei diritti d'autore. Qualsiasi altro
software utilizzato durante l'esecuzione del contratto, con specifico riferimento a sistemi operativi
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server, database e software di ambiente vari rimarrà installato e disponibile nei sistemi
dell'Unione senza alcun onere.
Art 3.
Tipo di gara e metodologie di valutazione
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino intende aggiudicare la presente fornitura mediante gara
ad evidenza pubblica.
L’aggiudicazione avverrà con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi
del D.Lgs 163/2006 art. 83, e con applicazione dei criteri di valutazione di seguito specificati:
1. Valutazione economica della fornitura: fino a 20 punti come di seguito dettagliati:
a) Maggior convenienza economica della fornitura complessiva: fino a 18 punti.
b) Maggior convenienza economica delle giornate di attività on-site durante
l'esecuzione del contratto: fino a 2 punti.
2. Valutazione tecnica complessiva: fino a 80 punti come di seguito dettagliati:
a) Demo dei prodotti software con valutazione funzionale: fino a 35 punti
b) Valutazione tecnica e tecnologica dei sistemi proposti: fino a 35 punti
c) Migliorie proposte dalla ditta: fino a 10 punti di cui
•
caratteristiche tecniche e tecnologiche della piattaforma per la gestione del frontend al cittadino: fino a 3 punti
•
caratteristiche tecniche e tecnologiche dei software dell'Area “Applicativi verticali”
di cui al successivo art. 5): fino a 3 punti
•
Migliorie proposte per la qualità dei servizi di manutenzione ed assistenza: fino a
1 punti;
•
Ulteriori migliorie proposte dalla ditta: fino a 3 punti
I software saranno oggetto di unica fornitura, per cui i punteggi relativi ai punti 1) e 2) per un
totale massimo di 100 punti, saranno assegnati come segue:
L’assegnazione dei punteggi relativi al comma 1-a) avverrà nel seguente modo:
•
attribuiti 18 punti alla quota complessiva più bassa, le altre riceveranno i punteggi secondo
la formula P=N/A x 18
•
dove N è l’offerta più conveniente;
•
A l’offerta da valutare;
•
P il punteggio da assegnare.
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L’assegnazione dei punteggi relativi al comma 1-b) avverrà nel seguente modo:
•
attribuiti 2 punti alla quota complessiva più bassa, le altre riceveranno i punteggi secondo la
formula P=N/A x 2
•
dove N è l’offerta più conveniente;
•
A l’offerta da valutare;
•
P il punteggio da assegnare;
I punteggi relativi al precedente comma 2 lettera a), saranno attribuiti ad insindacabile giudizio
della Commissione nominata, sulla base delle indicazioni contenute nell’offerta presentata e
sulla base delle dimostrazioni organizzate presso l'Ente, cui parteciperanno anche i dipendenti
addetti dell'Ufficio.
Per ciascuna Area omogenea (di cui al successivo articolo 5), verrà dato un giudizio globale,
formalizzato anche sotto forma di punteggio.
Il calcolo del punteggio complessivo verrà eseguito applicando il criterio della media
matematica dei voti espressi in decimi, e successivamente rapportati al punteggio complessivo
di 35 secondo la formula: media-matematica diviso 60 (punteggio massimo dei voti) moltiplicato
35 (punteggio massimo attribuibile).
I giudizi sono quelli di seguito specificati:
a) Area Demografici: 1 giudizio da 0 (scarso) a 10 (ottimo)
b) Area Tributi: 1 giudizio da 0 (scarso) a 10 (ottimo)
c) Area Finanziaria e Personale: 1 giudizio da 0 (scarso) a 10 (ottimo)
d) Area Protocollo, Segreteria, Messi Comunali, gestione pubblicazioni e Albo Pretorio on-line,
Flussi Documentali: 1 giudizio da 0 (scarso) a 10 (ottimo)
e) Area “Applicazioni verticali”: 1 giudizio da 0 (scarso) a 10 (ottimo)
f) Servizi al cittadino via WEB: 1 giudizio da 0 (scarso) a 10 (ottimo)
I punteggi relativi al precedente comma 2 lettera b), saranno attribuiti ad insindacabile giudizio
della Commissione sulla risultanza dei progetti tecnici presentati in sede di offerta e sulla base
dei riscontri avuti nella presentazione tecnica di cui al successivo art. 9.
In particolare i punteggi tecnici saranno attribuiti secondo il seguente schema che fa riferimento
all'art. 6:
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Comma
Art. 6
p
q
r
s
t
u
v
Descrizione punteggio
Possibilità di gestire il single sign-on
applicativo integrato con il DB LDAP di
Microsoft Active Directory;
Univocità di definizione degli utenti
(account utente) per tutte le procedure
(unico account utente per tutte le
procedure);
Possibilità
DataBase,
scegliere
di supporto
permettendo
di diversi
all'Ente di
Possibilità di utilizzo di DataBase “Open
Source” con riferimento, a titolo di
esempio, a licenze GPL, GNU-GPL, BSD,
MIT. Saranno oggetto di valutazione le
soluzioni
che
garantiscono
il
funzionamento con l'utilizzo di un unico
ed esclusivo RDBMS Open Source, la cui
relativa licenza deve essere rilasciata ed
intestata all'Unione dei Comuni.
Caratteristiche
proposto
del
sistema
Punteggio
massimo
1
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
2
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
1
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
2
database
Possibilità di supporto di diverse
piattaforme Server, permettendo all'Ente
di scegliere;
Possibilità di utilizzo di Sistemi Operativi
Server “Open Source” con riferimento, a
titolo di esempio, a licenze GPL, GNUGPL, BSD, MIT. Saranno oggetto di
attribuzione di punteggio le soluzione che
permettono di installare interamente ed
unicamente le
componenti
Server
(DataBase e Applicazioni) su piattaforme
Metodo calcolo
2
Valutazione
della
Commissione, da un minimo
di zero ad un massimo di due
1
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
1
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
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Open Source, la cui relativa licenza deve
essere rilasciata ed intestata all'Unione
dei Comuni;
w
x
y
z
aa
Semplicità interfaccia video, omogeneità
maschere anche tra diverse applicazioni,
gestione delle maschere per l'utente,
personalizzazione degli ambienti grafici e
delle impostazioni per utente, facility
previste dai sistemi client per la
visualizzazione, la ricerca e l'ordinamento
dei dati, modalità di estrazione dei dati in
formati aperti e standard.
Ambiente di amministrazione del sistema:
semplicità di utilizzo, gestione utenti,
gruppi e profili, gestione aggiornamenti,
management
ambiente,
gestione
eccezioni;
Condivisione dei dati tra applicazioni:
saranno valutate dalla Commissione le
modalità di condivisione, integrazione dei
dati per una ottimale integrazione tra le
applicazioni;
Integrazione applicativa: saranno valutate
le integrazioni tra le diverse applicazioni
finalizzate ad un ottimale gestione da
parte degli uffici, comprese tutti gli
applicativi dell’Area Applicazioni Verticali
e, solo per esempio, GPE e SUAP.
Valutazione
della
Commissione, da un minimo
di zero al massimo previsto.
4
2
Valutazione
della
Commissione, da un minimo
di zero al massimo previsto.
3
Valutazione
della
Commissione, da un minimo
di zero al massimo previsto.
3
Sistema di persistenza dei dati (DB)
5
Valutazione
della
Commissione, da un minimo
di zero al massimo previsto.
Stesso sistema di persistenza
per tutte le applicazioni. Ad
esempio tutte le applicazioni su
medesimo DB (SQL Server,
Oracle. MySQL, Postgres, …) su
univoca versione del DB stesso:
punti 5
-----------------------------------------Stesso sistema di persistenza
per tutte le applicazioni. Ad
esempio tutte le applicazioni su
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medesimo DB (SQL Server,
Oracle. MySQL, Postgres, …) su
diverse versioni: punti 3
------------------------------------------Diversi sistemi di persistenza
(utilizzo di diversi DB): punti 0
bb
cc
Ambiente di lavoro uniforme, omogeneo
ed univoco per tutta la piattaforma
software, a livello di application server, di
interfaccia utente, di accesso alle
applicazioni.
5
Attribuzione del massimo del
punteggio
in
caso
di
possesso del requisito, zero
in caso contrario
Unica modalità di accesso WEB
con medesimo browser per tutte
le applicazioni. Accesso con la
stessa versione del medesimo
browser
(Internet
Explorer,
Mozilla Firefox, …): punti 5.
Modalità di accesso a tutte le applicazioni
5
------------------------------------------Unica modalità di accesso WEB
ma con browser anche diversi:
punti 2.
-----------------------------------------Altre modalità di accesso: punti
0.
I punteggi relativi al precedente comma 2 lettera c), saranno attribuiti ad insindacabile giudizio
della Commissione sulla risultanza dei progetti tecnici presentati in sede di offerta e sulla base
dei riscontri avuti nelle demo dei prodotti.
La fornitura sarà affidata alla ditta che avrà ottenuto il miglior punteggio complessivo, ottenuto
sommando i singoli punteggi di cui al prec. Art. 3 punti 1) e 2).
Nell'ottica di garantire comunque un efficiente prodotto a tutte le Aree individuate, nel caso in
cui gli applicativi di alcune aree non consentissero una buona operatività degli addetti e non
raggiungessero la valutazione minima di 6/10 nei giudizi sopra esplicitati, l'Unione dei Comuni
Basso Vicentino si riserva di acquistare solo in parte gli applicativi, ed i relativi servizi connessi,
scorporando i costi di quanto eventualmente escluso dalla fornitura.
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Art 4.
Situazione attuale dell'infrastruttura informatica
Software applicativi
Si riporta di seguito lo stato dei software applicativi installati nei vari Enti. Tutti gli applicativi
mancanti nella tabella rispetto alla nuova fornitura richiesta non sono attualmente a
disposizione degli Enti
Anagrafe
Comune di
Asigliano
Veneto
Comune di
Orgiano
Comune di
Pojana
Maggiore
Maggioli spa
- Sicr@Web
Maggioli spa
- Sicr@Web
Maggioli spa
- Sicr@Web
Elettorale
Comune di
Sossano
Unione dei
Comuni
Basso
Vicentino
Kibernetes srl NESSUNO
– PE
demografici
Stato Civile
ICI
IMU
Kibernetes srl Kibernetes srl Maggioli spa
– Progetto
– Progetto
Ente
Ente
TARSU
Utiliya spa
Contabilità
Kibernetes srl Kibernetes srl Kibernetes srl Kibernetes srl Kibernetes srl
– Progetto
– Progetto
– Progetto
– Progetto
– Progetto
Ente
Ente
Ente
Ente
Ente
COntabiltà
Economato
A&B
Engineering
NESSUNO
Inventario
Rilevamento Presenze
NESSUNO
Syntesi
Syntesi
Petris Sistemi Syntesi
Protocollo Informatico
Maggioli spa
- e-xflow
Maggioli spa
- SICI
Maggioli spa
- e-xflow
Kibernetes srl Maggioli spa
– Progetto
- e-xflow
Ente Atti
Gestione Atti Amministrativi
NESSUNO
NESSUNO
NESSUNO
Kibernetes srl NESSUNO
– Progetto
Ente
Rete
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino sta procedendo alla realizzazione di una infrastruttura di
rete geografica tra tutti gli Enti aderenti. Tale rete sarà realizzata utilizzando l'infrastruttura
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esistente della rete WIFI della videosorveglianza, utilizzando per lo scopo apparati radio
dedicati alle connessioni dati.
La banda minima netta garantita (traffico TCP) sarà di 10Mbit bidirezionali per ciascuna tratta.
Il centro stella della rete è individuato presso la sede della Polizia Locale nella località di
Cagnano (Comune di Pojana Maggiore).
Presso tale datacenter saranno dislocati anche i server.
Sarà prevista a regime anche una connessione ridondata per ciascuna tratta per garantire il
necessario failover.
Le reti locali LAN degli Enti sono cablate con standard Ethernet cat. 5 e sono dotate di apparati
switch 100Mbit o 1000Mbit.
Server
Sono attualmente in fase di acquisizione i server.
La struttura prevista sarà realizzata su basata su due Server con biprocessore 8 core e 32 GB
RAM, su storage interno e/o SAN connessa in fibra con 2,5 Tb di spazio disponibile.
L'utilizzo della piattaforma VMware vSphere Essential Plus garantisce caratteristiche di
continuità d'esercizio e fault tolerance dell'infrastruttura.
I server sono dedicati all'installazione dei Sistemi Operativi necessari per l'esecuzione del
contratto di noleggio dei software, oltre che altri sistemi operativi Microsoft Windows Server per
la gestione dei servizi di rete Microsoft.
Client
Il parco client è eterogeneo ed include anche alcuni PC dai requisiti hardware limitati (Intel PIV
3Ghz, 1GB RAM).
I sistemi operativi utilizzati sono Microsoft Windows, prevalentemente, XP Pro e 7 Pro.
Art 5.
Individuazione delle Aree interessate all'informatizzazione
Come indicato in precedenza, le Aree dell'Ente interessate all'informatizzazione, sono:
g) Area Demografici
i. Anagrafe APR ed AIRE
ii. Certificazione
iii. Territorio
iv. Elettorale
v. Leva
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vi. Stato Civile
vii. Giudici Popolari e Scrutatori
viii. Elezioni e Risultati elettorali
h) Area Tributi
i. I.C.I.-IMU
ii. T.A.R.S.U./TIA/TARES/TRISE
iii. O.S.A.P.
iv. Ogni altro tributo eventualmente introdotto;
i) Area Finanziaria
i. Contabilità Finanziaria (Bilancio annuale, pluriennale, relazione previsionale e
programmatica, certificazioni, invio modelli alla corte dei conti, gestione patto di stabilità)
ii. Contabilità Economico-Patrimonale
iii. Contabilità IVA
iv. Economato e Agenti Contabili
v. Gestione Mutui
vi. Gestione Inventario, Patrimonio, beni mobili ed immobili
j) Area Gestione del Personale (non prevista parte economica)
i. Gestione Giuridica
ii. Dotazione Organica
iii. Rilevamento presenze
iv. Portale del dipendente per gestione ferie, permessi, ecc
k) Area Protocollo, Segreteria, Messi Comunali, gestione pubblicazioni e Albo Pretorio
on-line, Flussi Documentali
i. Protocollo Informatico
ii. Gestione Atti Deliberativi, Determinazioni ed Atti Vari (Decreti, Ordinanze, Liquidazioni,
ecc)
iii. Gestione Flussi Documentali
iv. Messi comunali
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v. Pubblicazioni
vi. Albo Pretorio on-line e Amministrazione Trasparente
l) Area Applicazioni verticali
i. Gestione Ufficio Commercio con collegamento procedura SUAP Infocamere
ii. Gestione cimiteriale, gestione illuminazione votiva
iii. Gestione controlli interni ai sensi del D.L. 174/2012
iv. Gestione servizi a domanda individuale e servizi sociali
v. Controllo di Gestione
vi. Gestione patrimonio e manutenzioni
vii. Integrazione con applicazione GPE
m) Servizi al cittadino via WEB
I software precedentemente specificati dovranno essere attivati per tutti i Comuni dell'Unione.
Esclusivamente per l'Ente “Unione dei Comuni Basso Vicentino” è previsto l'utilizzo dei software
e dei relativi servizi annessi solo per le Aree di cui ai precedenti commi c), d) ed e).
Poiché ciascun produttore è solito individuare e proporre i propri prodotti software con
suddivisione degli stessi in prodotti, moduli, funzioni che non possono essere univocamente
definiti in questo ambito, le funzioni citate in precedenza sono da ritenersi esemplificative e non
esaustive.
Inoltre si evidenzia e ribadisce che l'Unione dei Comuni Basso Vicentino intende procedere con
un processo di informatizzazione integrato per Area, e per tale motivo si richiede e pretende
che il fornitore, nell'ambito della durata del noleggio e senza aumenti di costo:
1. Proceda ad informatizzare ciascuna singola area fornendo tutti i software prodotti e
disponibili per tale area per una efficiente funzionalità dell'ufficio;
2. Proceda a mantenere opportunamente informatizzata ciascuna area affidata, con
l'aggiornamento costante della piattaforma software fornita;
3. Proceda ad integrare nuove funzioni software o a sviluppare nuovi applicativi software
qualora ciò si renda necessario per migliorare l'informatizzazione dell'area o per
assolvere a nuovi adempimenti normativi;
4. Proceda a fornire eventuali nuove versioni di prodotti software che richiedono il rinnovo
anche delle tecnologie di base (piattaforma hardware, ambiente, database, ecc)
provvedendo altresì a fornire quanto necessario per la loro messa in esercizio (licenze di
database, sistemi operativi, ecc);
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Art 6. Requisiti tecnici, tecnologici e funzionali del Software
proposto
E' necessario porre evidenza sul fatto che i requisiti tecnico-funzionali specificati nel presente
capitolato speciale d'oneri si applicano a tutti i software di cui al precedente art. 5 - commi a), b),
c), d), e), mentre quanto previsto ai commi f) e g) non dovrà possedere i requisiti richiesti. In
particolare per gli applicativi di cui al precedente art. 5 comma f), ritenuti “di nicchia” e utilizzati
da un numero contenuto di addetti, è previsto uno specifico punteggio tecnico da parte della
Commissione.
Anche per quanto previsto all'art 5 comma g) è previsto uno specifico punteggio tecnico per
valutarne le qualità tecniche.
Le soluzioni proposte dovranno avere requisiti tecnologici in linea con gli attuali standard di
mercato, in particolare dovranno avere le caratteristiche e le funzionalità di seguito riportate. E'
inteso che tutti i moduli software, e non solo alcuni tra quelli proposti, debbano avere le
caratteristiche richieste.
Il Sistema proposto dovrà prevedere la condivisione dei dati tra le varie applicazioni per
garantire la massima integrazione tra i dati gestiti dagli uffici.
Caratteristiche obbligatorie dei sistemi software proposti. Il mancato possesso anche di
uno solo dei seguenti requisito è causa di esclusione dalla gara.
a) Il database di lavoro utilizzato deve essere di tipo Relazionale (RDBMS);
b) L'interfaccia applicativa deve essere sviluppata completamente in lingua italiana;
c) La gestione della sicurezza deve rispettare quanto previsto dal D.Lgs 196/2003, con
particolare riferimento all'allegato B; gestione dell'accounting degli utenti con relativa
possibilità di profilazione e gestione scadenza password ed accessi come previsto dalla
citata normativa.
d) Il modello di riferimento dell'architettura applicativa deve essere quello almeno a 3 livelli
(Three-tier): Presentazione, Applicazione, Persistenza dei Dati;
e) Gestione multi-ente degli applicativi.
f) Integrazione completa con una piattaforma di Office Automation Open Source. Gli Enti
dell'Unione Basso Vicentino metteranno a disposizione postazioni client senza
installazione di piattaforme di office automation “proprietarie”.
g) Possibilità da parte degli operatori di esportare i dati secondo formati standard per
consentirne l'utilizzabilità in procedure di elaborazione diverse, anche consultazione e
divulgazione. A titolo esemplificativo dovrà sempre essere possibile, tramite funzioni
dell'applicativo, esportare elenchi a video in formati aperti: txt, csv, html, rtf, xml, docx,
xlsx, pdf, pdf-a, ecc;
h) Supporto di tutte le stampanti utilizzando i drivers di stampa nativi di Windows,
possibilità nativa di stampe in formati aperti;
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i) Gestione di opportuni log sia a livello applicativo che di DataBase per il controllo degli
accessi degli operatori e delle operazioni effettuate;
j) Gestione automatizzata degli aggiornamenti software per i Client: l'aggiornamento a
nuove versioni dei software gestionali, dovrà avvenire in modo completamente
automatizzato e senza intervento di operatori specializzati. I profili di accesso degli utenti
alle postazioni Microsoft Windows XP/7/8 sono quelli di “Power user”: gli aggiornamenti
dovranno autoinstallarsi con questa profilazione;
k) Disponibilità di un modulo per la predisposizione in autonomia di ricerche, viste e
statistiche secondo criteri definibili dall'utente, con la possibilità di fare ricerche su tutti i
dati contenuti negli archivi. Le estrazioni impostate devono poter essere memorizzate
per permetterne il riutilizzo in seguito. Tali funzioni devono essere disponibili da tutte le
postazioni client;
l) Possibilità di impostare report di stampa personalizzati, memorizzabili e riutilizzabili,
secondo modalità di facile utilizzo per l'utente. I moduli per la costruzione dei reports
dovranno permettere di leggere i dati di tutte le tabelle, e dovranno essere chiaramente
comprensibili per gli utilizzatori;
m) Tutti i software devono essere predisposti con help in linea ipertestuali e/o contestuali;
n) Tutti i dati gestiti dai sistemi software proposti devono essere accessibili, non devono
essere presenti blocchi o inibizioni per l'accesso completo ai database;
o) Qualora il fornitore provveda a memorizzare alcuni dati, compresi quelli relativi a
database o repository documentali, utilizzando tecniche di crittografia, dovrà rendere
disponibile sistemi di accesso, consultazione ed esportazione dei dati crittografati sia
puntuali che massivi, per permettere l'estrapolazione completa degli archivi.
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino, si riserva di effettuare eventuali sopralluoghi presso
gli Enti di cui sono state fornite le referenze, per verificare, prima dell'eventuale
aggiudicazione della gara, la rispondenza delle caratteristiche del software rispetto a quanto
dichiarato nell'offerta. Se la Commissione verificherà che non esistono i requisiti richiesti, la
ditta sarà automaticamente esclusa dalla procedura di aggiudicazione, nonché subirà le
conseguenze per la mendace dichiarazione resa ai sensi della normativa vigente in tema di
autocertificazione.
Caratteristiche
Commissione.
dei
sistemi
software
proposti
oggetto
di
valutazione
della
p) Possibilità di gestire il single sign-on applicativo integrato con il DB LDAP di Microsoft
Active Directory;
q) Univocità di definizione degli utenti (account utente) per tutte le procedure (unico
account utente per tutte le procedure;
r) Possibilità di supporto di diversi DataBase, permettendo all'Ente di scegliere;
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s) Possibilità di utilizzo di DataBase “Open Source” con riferimento, a titolo di esempio, a
licenze GPL, GNU-GPL, BSD, MIT. Saranno oggetto di valutazione le soluzioni che
garantiscono il funzionamento con l'utilizzo di un unico ed esclusivo RDBMS Open
Source, la cui relativa licenza deve essere rilasciata ed intestata all'Unione dei Comuni.
t) Caratteristiche del sistema database proposto;
u) Possibilità di supporto di diverse piattaforme Server, permettendo all'Ente di scegliere;
v) Possibilità di utilizzo di Sistemi Operativi Server “Open Source” con riferimento, a titolo
di esempio, a licenze GPL, GNU-GPL, BSD, MIT. Saranno oggetto di attribuzione di
punteggio le soluzione che permettono di installare interamente ed unicamente le
componenti Server (DataBase e Applicazioni) su piattaforme Open Source, la cui
relativa licenza deve essere rilasciata ed intestata all'Unione dei Comuni;
w) Semplicità interfaccia video, omogeneità maschere anche tra diverse applicazioni,
gestione delle maschere per l'utente, personalizzazione degli ambienti grafici e delle
impostazioni per utente, facility previste dai sistemi client per la visualizzazione, la
ricerca e l'ordinamento dei dati, modalità di estrazione dei dati in formati aperti;
x) Ambiente di amministrazione del sistema: semplicità di utilizzo, gestione utenti, gruppi e
profili, gestione aggiornamenti, management ambiente, gestione eccezioni;
y) Condivisione dei dati tra applicazioni: saranno valutate dalla Commissione le modalità di
condivisione, integrazione dei dati per una ottimale integrazione tra le applicazioni;
z) Integrazione applicativa: saranno valutate le integrazioni tra le diverse applicazioni
finalizzate ad un ottimale gestione da parte degli uffici;
aa) Sistema di persistenza dei dati;
bb) Ambiente di lavoro uniforme, omogeneo ed univoco per tutta la piattaforma software, a
livello di application server e di interfaccia utente;
cc) Modalità di accesso a tutte le applicazioni.
All'atto della presentazione del progetto, la ditta dovrà dichiarare, quali tra le caratteristiche
specificate in precedenza siano o no requisiti dei propri prodotti.
Art 7.
Database
La fornitura del Database RDBMS è inclusa nella presente fornitura; nel caso in cui il fornitore
supporti più Database, dovrà specificare le compatibilità del proprio software. La ditta affidataria
dovrà farsi carico anche dell'installazione, della configurazione e della messa a regime del
Database proposto all'Ente. Dovrà essere altresì erogata opportuna assistenza e manutenzione
post-vendita sul prodotto DB fornito, inclusi aggiornamenti e rilascio di nuove versioni
eventualmente necessarie per il funzionamento degli applicativi, senza ulteriori costi per l'Ente.
Il Database Relazionale, dovrà essere l'unico strumento per la gestione e la memorizzazione
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dei dati, che non dovranno essere duplicati o gestiti con altre metodologie. Il Database
Relazionale non deve essere un semplice strumento su cui vengono aggiornate periodicamente
o in tempo reale, le informazioni gestite con database proprietari o non relazionali, ma il reale
strumento su cui tutte le procedure aggiornano, inseriscono, eliminano dati.
Il database relazionale sarà valutato secondo i seguenti requisiti tecnici:
a) Rispetto delle modello relazionale secondo i criteri di valutazione di CODD;
b) Architettura di prodotto che integri tool di sviluppo ed ambiente di gestione;
c) Utilizzo dello standard SQL ANSI per l'interrogazione e manipolazione delle basi di dati,
con una interfaccia per la generazione di query;
d) Gestire alcune caratteristiche necessarie per gli ambienti multiutenza: lock a livello di
singolo record, gestione dell'integrità dati con recovery di transazione, backup e
recovery online senza fermo degli utenti;
e) Possibilità di implementare architetture di fault tolerance e di replica;
f) Gestione dei backup a caldo (online senza interruzioni degli utenti) del database;
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Art 8. Piattaforma ed architettura Server di riferimento per
l'installazione
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino è dotato di piattaforme server Microsoft Windows 2012
Server Standard e si rende disponibile ad installare sulla propria piattaforma di virtualizzazione
VMware vSphere 5.5 eventuali Sistemi Operativi Server virtualizzati necessari per il
funzionamento del sistema proposto. La ditta dovrà inoltre garantire, qualora richiesto dall'Ente,
il porting eventuale delle procedure, del DataBase e dell'intero ambiente di lavoro tra le
piattaforme dichiarate. La ditta dovrà dichiarare se i Server in uso presso l'Ente siano
correttamente dimensionati in termini di CPU, memoria RAM e capacità storage, rispetto alle
caratteristiche del Sistema (Gestionale, Database e/o altri componenti) proposto, ed indicare
eventualmente le caratteristiche non conformi affinché l'Unione dei Comuni possa provvedere
ad integrare i propri sistemi.
Relativamente ai servizi di cui all'Art. 5 g) “Servizi WEB al cittadino”, il fornitore dovrà garantire
incluse nel contratto e per l'intero periodo della sua esecuzione, il servizio di hosting delle
applicazioni WEB su proprie infrastrutture garantendo adeguate livelli di sicurezza e
riservatezza.
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino non è infatti dotata di infrastrutture di rete e connettività in
grado di ospitare le applicazioni per il front-end al cittadino.
Art 9.
Dimostrazioni tecniche
Dimostrazioni dei software gestionali
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino procederà, durante l'esperimento della procedura di gara,
ad organizzare presso le proprie sedi le dimostrazioni pratiche di tutti i programmi software
proposti, per valutarne la qualità ed assegnare i relativi punteggi. Tali dimostrazioni saranno
pianificate secondo un calendario concordato con i singoli concorrenti.
Tali dimostrazioni pratiche avverranno in seduta pubblica, e la Commissione valuterà
principalmente l'aspetto funzionale dei software, con particolare riferimento a:
completezza delle funzioni software per le attività dell'ufficio
ergonomia, usabilità e semplicità del software
possibilità di adattamento del software alle metodologie di lavoro degli uffici
interfaccia video
rispetto ed adeguatezza alla normativa delle funzioni presenti
personalizzazioni da parte degli utenti dell'interfaccia e delle funzioni d'uso comune. A
titolo di esempio: personalizzazione dei colori, personalizzazione di stampanti predefinite
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per stampe specifiche, personalizzazione di maschere video, dimensioni e campi di
colonne
Demo tecnica
Sarà inoltre organizzata una dimostrazione di carattere tecnico, riguardante le tecnologie e
l'ambiente dei software. Tale approfondita dimostrazione è finalizzata a verificare la qualità
tecnologica dei software proposti, la rispondenza ai requisiti obbligatori a pena di esclusione e
ai requisiti oggetto di attribuzione di punteggio in quanto miglioria.
Tale dimostrazione tecnica si dovrà svolgere con le seguenti modalità:
1. il fornitore predisporrà i propri server virtuali che saranno installati sull'infrastruttura di
virtualizzazione dell'Ente;
2. le postazioni client saranno messe a disposizione dall'Unione dei Comuni e saranno
costituite da PC con le seguenti caratteristiche generali:
a) SO Windows 7 Pro, 4 GB RAM, processore Intel/AMD 4 core, HDD 500 GB SATA II, file
system NTFS, connessione al dominio locale e profilazione di utente “Power User”,
Microsoft Internet Explorer ultima versione disponibile, Mozilla Firefox ultima versione
disponibile, Google Chrome ultima versione disponibile.
b) SO Windows XP Pro, 2 GB RAM, processore Intel/AMD dual-core, HDD 200 GB SATA
II, file system NTFS, connessione al dominio locale e profilazione di utente “Power User”,
Microsoft Internet Explorer ultima versione disponibile, Mozilla Firefox ultima versione
disponibile, Google Chrome ultima versione disponibile.
3. la ditta dovrà effettuare le seguenti attività:
a) illustrare dettagliatamente i principi di funzionamento dell'intera piattaforma costituita da
Sistemi Operativi Server, DataBase, Application Server, qualsiasi altro sw necessario
per il funzionamento della piattaforma, verificando operativamente con il personale
tecnico dell'Unione ogni aspetto che sia ritenuto di interesse per la Commissione;
A titolo esemplificativo si provvederà ad eseguire le verifiche di seguito indicate:
b) accedere al DataBase e verificare la struttura dati, le tabelle e le impostazioni di base,
compresa la documentazione di riferimento tra cui lo schema delle relazioni tra tabelle
c) esplicita verifica dell'utilizzo dei vincoli relazionali a livello di database
d) verificare i tool per la generazione di query e report
e) effettuare export massivi di dati
f) effettuare almeno 3 aggiornamenti sia di procedure software che di ambiente sui server
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g) verificare le prestazioni e le performance dei sistemi, nonché l'occupazione di risorse
h) effettuare test per la verifica del sistema di single sign-on integrato con il dominio
Microsoft dell'Unione
i) verificare il sistema di gestione del repository documentale, per tutte le procedure
applicative ma con particolare riguardo a quello relativo al Protocollo Informatico, agli
Atti Amministrativi, al sistema di workflow documentale
j) realizzazione di un iter documentale relativo ad un procedimento di esempio;
simulazione di personalizzazione degli iter di workflow relativi alla produzione di Atti
Amministrativi
k) verifiche e prove di funzionamento per l'interfacciamento alla casella PEC istituzionale
dell'Ente
l) test e prove di gestione delle firme digitali nelle procedure applicative
m) simulazione di un export per l'invio in conservazione sostitutiva di documenti elettronici
n) analisi della soluzione tecnica proposta per la gestione dei servizi al cittadino; verifica
delle modalità di integrazione ed interfacciamento del front-end pubblico con il database
“in produzione” nei server dell'Ente
o) verifica di funzionamento dell'Albo pretorio on-line
p) predisporre tutte le postazioni client di test per il funzionamento con i software
procedendo all'eventuale installazione dei software necessari;
q) procedere alla dimostrazione di almeno 2 operazioni di aggiornamento dei client a
seguito del rilascio di nuove release sia minori che principali;
r) verifiche approfondite delle funzioni lato client per l'ottimizzazione del lavoro degli
operatori, quali ad esempio personalizzazioni di visualizzazione, memorizzazione di
impostazioni personali locali, funzioni comuni alle applicazioni per l'export di dati,
funzionalità ed ergonomia dell'interfaccia applicativa, ecc
4. Saranno testate e valutate operativamente le caratteristiche peculiari descritte nel progetto
tecnico, nonché le eventuali migliorie proposte dall'azienda.
Art 10. Individuazione del Capo progetto
La ditta affidataria dovrà individuare, contestualmente all'affidamento della fornitura, un
referente tecnico di progetto, che sia l'interfaccia unica di riferimento per l'Ente fino alla messa a
regime completa del Sistema proposto. L' Unione dei Comuni Basso Vicentino individuerà a sua
volta un soggetto come proprio referente unico.
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Il Capo progetto indicato dalla ditta dovrà seguire costantemente l'evolversi della situazione,
interfacciandosi con il referente del Unione e con l'Amministrazione, comunicando, almeno
settimanalmente in forma scritta, l'andamento dei lavori, anche in riferimento alle tempistiche
concordate.
Art 11. Tempistiche di riferimento, conversione e normalizzazione
delle banche dati in uso presso l'Ente, avviamento delle procedure
All'atto dell'affidamento della fornitura, l'Unione provvederà a definire un calendario preciso
delle attività da svolgere per ciascuna Area individuata e per ciascun Ente, definendo le date di
inizio e di fine di ciascuna fase.
Il calcolo delle penali di cui al successivo art. 22 si baserà sulle date definite nel citato
calendario.
La ditta aggiudicataria dovrà recepire il calendario e predisporre un piano per la migrazione
degli archivi dall'attuale sistema al nuovo, senza interruzioni di servizio se non quelle
necessarie per lo svolgimento delle attività tecniche ed in grado di garantire la migrazione di
tutte le Banche Dati e quindi l'avviamento delle nuove procedure secondo le tempistiche definite.
A scopo indicativo e per facilitare la programmazione delle attività alla ditta aggiudicataria, si
riporta di seguito una indicazione dei tempi di massima che l'Unione intenderebbe rispettare.
Procedura
Area Demografici
Tempistiche
Avviamento delle procedure nel periodo luglio-ottobre
2014.
Fasi di conversione, preconversione e verifiche delle
Banche Dati in tempo utile per permettere l'avviamento
nei tempi indicati.
Area Tributi
Avviamento delle procedure (ICI/IMU e TARSU) nel
periodo agosto-novembre 2014
Fasi di conversione, preconversione e verifiche delle
Banche Dati in tempo utile per permettere l'avviamento
nei tempi indicati.
Area Finanziaria
Avviamento delle procedure dal 01.01.2015.
Fasi di conversione, preconversione e verifiche delle
Banche Dati in tempo utile per permettere l'avviamento
nei tempi indicati. Si ritiene opportuno che l'avvio della
finanziaria coincida con il caricamento del Bilancio di
Previsione 2015.
Area Personale
Avviamento
delle
procedure
nel
periodo
luglio-
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settembre 2014.
Non sono previste conversioni.
Area Protocollo Segreteria e Flussi, Avviamento delle procedure nel periodo luglio-dicembre
Messi comunali
2014.
Fasi di conversione, preconversione e verifiche delle
Banche Dati in tempo utile per permettere l'avviamento
nei tempi indicati.
Area Applicazioni verticali
Avviamento delle procedure nel periodo gennaio-giugno
2015
Non sono previste attività di conversione.
Servizi WEB al cittadino
Avviamento delle funzioni dei sistemi di front-end in
linea con i rispettivi gestionali di backoffice. Avviamento
di tutto il pacchetto proposto entro giugno 2015
Le banche dati informatizzate dell'Ente da convertire sono riportate di seguito, con le richieste
generiche di conversione richieste. Ciascun fornitore dovrà garantire una conversione
finalizzata al mantenimento di tutti i dati gestiti dagli attuali sistemi, mantenendo inalterati i
vincoli di correlazione tra gli stessi.
a)
Banche dati dei Servizi Demografici. Per la banca dati dell'Anagrafe dovranno
essere convertite tutte le anagrafiche APR ed AIRE presenti nell'archivio, con tutti i dati ad esse
associate (dati di nascita, morte, emigrazione, immigrazione, C.F., codice famiglia, dati di Stato
Civile, indirizzo di residenza, sesso, professione, dati dei documenti, libretto di lavoro,
aggregazioni territoriali definite (frazioni, sezioni di censimento, sezioni elettorali, parrocchie e
qualunque altra forma di aggregazione gestita, …); tutte le movimentazioni storiche presenti
nell'archivio dei movimenti, relativamente a qualunque movimento registrato sia di posizioni
APR che AIRE (immigrazione, emigrazione, variazione di indirizzo, variazioni del nucleo
familiare, variazioni per ristrutturazione del territorio, ….), in modo che sia possibile consultare
con assoluta precisione lo storico ed emettere la relativa certificazione storica corretta. La
migrazione delle banche dati non deve pregiudicare la perdita di alcun dato che sia stato
correttamente gestito e memorizzato con l'attuale procedura. Per gli Enti che hanno
abbandonato la gestione del cartaceo relativamente a Schede di Famiglia e Cartellini individuali,
la conversione dovrà garantire la possibilità di mantenere tale modalità di gestione. La
conversione dovrà quindi garantire il recupero totale degli eventi storici, anche sulla scorta della
scelta dell'abbandono del cartaceo operata dall'Ente.
Per la banca dati dell'elettorale dovranno essere convertiti tutti i dati relativi alla posizione
elettorale dell'individuo (numero di lista generale, numero di lista sezionale, numero di sezione,
numero di tessera elettorale, sesso, professione, aggregazione territoriale delle sezioni, ….). La
migrazione delle banche dati non deve pregiudicare la perdita di alcun dato che sia stato
correttamente gestito e memorizzato con l'attuale procedura. Per gli Enti che hanno
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abbandonato la gestione cartacea della scheda elettorale, la conversione il software proposto
dovrà garantire la possibilità di mantenere tale modalità di gestione, la conversione dovrà
garantire il recupero totale degli eventi storici, anche sulla scorta della scelta dell'abbandono del
cartaceo operata dall'Ente.
Per la banca dati dello Stato Civile: dovranno essere convertiti tutti i dati relativi agli atti
formati (atti di nascita, morte, matrimonio), eventualmente non considerando la stesura dell'atto,
ma solo i dati associati all'atto (cognome e nome, data dell'atto, numero parte e serie
dell'atto, …) incluse le relative annotazioni, al fine di permettere una corretta certificazione dello
Stato Civile. La migrazione delle banche dati non deve pregiudicare la perdita di alcun dato che
sia stato correttamente gestito e memorizzato con l'attuale procedura.
b) Banca dati dell'ICI/IMU.
E' prevista la conversione delle Banche Dati relative all'ICI per le sole annualità oggetto di
attività accertativa da parte degli Uffici. Per la Banca Dati IMU dovranno essere convertiti i dati
di tutte le annualità gestite. E' previsto il recupero completo della Banca Dati relativamente ad
anagrafiche persone fisiche e giuridiche, posizioni, versamenti, dichiarazioni, accertamenti, dati
degli immobili, collegamento alla banca dati del territorio, dati catastali e tutti gli altri dati gestiti.
Gli uffici dovranno essere in grado di procedere con la propria attività utilizzando
esclusivamente i dati convertiti e gestiti con il nuovo software proposto.
c) Banca dati della TARSU
Conversione di tutte le annualità di lavoro, recupero completo della Banca Dati relativamente ad
anagrafiche, posizioni, versamenti, accertamenti, immobili e tutti gli altri dati gestiti. Gli uffici
dovranno essere in grado di procedere con la propria attività utilizzando esclusivamente i dati
convertiti e gestiti con il nuovo software proposto.
d) Banca dati del territorio
Dall'attuale archivio del territorio si dovranno convertire tutti i dati relativi alle unità immobiliari,
allo stradario (vie e civici), mantenendo il collegamento con le famiglie, gli individui e gli immobili.
La Banca dati dovrà essere altresì normalizzata e bonificata, per permettere una gestione
efficiente delle unità immobiliari.
e) Banca dati della Contabilità Finanziaria
Dovranno essere convertiti tutti i dati presenti in archivio relativi agli ultimi 5 esercizi finanziari:
anagrafica creditori/debitori, mandati e reversali, impegni di spesa, accertamenti, capitoli con
relativi sintetici.
f) Banca dati dell'Economato
Recupero completo della Banca Dati.
g) Banca dati dell'Inventario Beni
Recupero completo della Banca Dati.
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h) Banca Dati del Protocollo
Recupero completo della Banca Dati per tutte le annualità, esclusa l'anagrafica
mittenti/destinatari ed oggetti ricorrenti che saranno popolate ex novo dall'ufficio addetto.
Dovranno essere recuperati tutti i dati alfanumerici relativi alla registrazione di protocollo (tipo,
numero, data, ora, oggetto, mittente, destinatario, assegnazioni, classificazione, tipo documento
(cartaceo, elettronico, digitale,..), uffici, mezzo di trasmissione, oltre ai meta-dati relativi ai
documenti associati alla registrazione (scansioni, allegati di vario tipo, mail, PEC)
i)
Banca Dati degli Atti Amministrativi
Recupero completo della Banca Dati per tutte le annualità, per tutti i tipi di atti trattati (Delibere
di Giunta e Consiglio, Determinazioni Dirigenziali, Liquidazioni, Decreti, Ordinanze). Recupero
dei dati alfanumerici relativi agli Atti (Numero, Data, Tipo, Oggetto, Ufficio proponente, firmatari
di atti e pareri, inclusi i testi associati, i documenti finali compilati, gli eventuali allegati gestiti.
La ditta partecipante, a pena d'esclusione dalla trattativa, dovrà effettuare un sopralluogo
tecnico per prendere visione:
dei luoghi;
degli apparecchi in uso per il rilevamento presenze;
degli ambienti applicativi e delle applicazioni in uso;
degli archivi di tutti gli Enti coinvolti.
gli archivi potranno essere visionati tramite accesso ai Database in uso ma in alcun modo
prelevati. All'atto del sopralluogo verrà rilasciata dal funzionario preposto, specifica
dichiarazione di avvenuto sopralluogo da allegare all'offerta amministrativa.
Si specifica che l'Amministrazione appaltante non è in grado di fornire indicazioni tecniche (se
non le credenziali di accesso conosciute) per l'accesso ai database e per le conversioni da
effettuare.
Art 12. Installazione
Sono a carico del fornitore le installazioni relative a:
a) Sistemi Operativi Server sulla piattaforma di virtualizzazione VMware;
b) Database lato server e client;
c) Applicativi lato server e client;
d) Banche dati convertite popolate nel database proposto;
e) Ogni altro eventuale software di ambiente necessario per il funzionamento degli applicativi,
lato server e client;
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Il fornitore dovrà indicare e un piano di installazione di quanto dettagliato, tenendo presente le
caratteristiche della piattaforma tecnologica, del numero dei client e della tipologia della rete.
Tutte le componenti della fornitura dovranno essere installate a cura della ditta, presso le sedi
del Unione dei Comuni Basso Vicentino.
Alla conclusione delle installazioni, dovrà essere predisposto e consegnato, un manuale di
installazione, con la descrizione analitica di tutte le procedure, e di ogni aspetto tecnico relativo.
La ditta aggiudicataria deve configurare ed installare il server e tutti i client e deve essere
rilasciata documentazione dalla quale risulti il piano di installazione.
In ciascuna postazione di lavoro dovranno essere installati tutti gli applicativi forniti, anche se
appartenenti ad altre aree funzionali. Tali documenti saranno oggetto di verifica in sede di
collaudo. Ciascuna procedura dovrà essere attivata e rilasciata all'utente perfettamente
funzionante.
Art 13. Formazione del personale ed avviamento delle procedure
Oltre alla fornitura dei software ed allo svolgimento delle attività tecniche per l'avviamento del
sistema, la ditta dovrà farsi carico della formazione del personale addetto. Le giornate di
formazione ed avviamento saranno concordate compatibilmente con le disponibilità degli uffici
comunali. Dovrà essere presentato un piano, per ogni singolo pacchetto proposto, che preveda,
in linea con le tempistiche di massima definite:
a)
Formazione base, intesa come indipendenza degli addetti nelle operazioni di
normale e quotidiano utilizzo del programma, da attivare nel breve periodo. Dovranno essere
indicati modalità, tempistiche e costi di tutta la fase, oltre che le funzionalità del software che
saranno oggetto di formazione;
b)
Formazione avanzata sulle funzionalità specifiche del software, distribuita nel medio
periodo, finalizzata a rendere gli utilizzatori completamente indipendenti. Dovranno essere
indicati modalità, tempistiche e costi di tutta la fase, oltre che le funzionalità del software che
saranno oggetto di formazione;
In ogni caso la formazione dovrà essere erogata presso le sedi dell'Unione dei Comuni Basso
Vicentino, e non verranno accettate proposte di corsi in videoformazione o telelearning.
La formazione proposta dovrà essere congrua e garantire che l'apprendimento da parte degli
utenti sia completo a tutti i livelli. Di seguito viene dato un parametro di riferimento relativo al
numero minimo di giornate da erogare per ciascuna area:
Area Demografici
16 giornate
Area Tributi
16 giornate
Area Finanziaria
16 giornate
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Area Gestione del Personale 6 giornate
Area Protocollo, Delibere e Flussi documentali, messi e notifiche 22 giornate
Area applicazioni verticali 14 giornate
Formazione del personale addetto al CED, anche relativamente ai servizi WEB al
cittadino, 4 giornate
Le giornate di formazione vengono considerate di 8 ore effettive erogate presso la sede degli
Enti, e sono comprensive di qualunque costo di trasferta e/o di vitto del personale della ditta.
Le giornate di formazione potranno essere diversamente modulate tra le Aree a seconda delle
esigenze, mantenendone inalterato il numero complessivo. Il monte giornate complessivo potrà
essere sfruttato per l'intera durata contrattuale e non solo nelle fasi di avviamento.
Nelle giornate di formazione non sono comprese le eventuali giornate di avviamento necessarie
per installazioni ed attività varie. In particolare si evidenzia che le attività di verifica delle
conversioni effettuate è a completo carico del fornitore e rientra nell'ambito dei costi di
conversione, pertanto durante le giornate di formazione non potranno essere eseguite tali
attività. Il personale dell'Unione si renderà disponibile per effettuare i necessari controlli e
verifiche concordandoli in momenti diversi da quelli della formazione.
Art 14. Garanzie, servizio di assistenza e manutenzione
La ditta appaltatrice si assume l'obbligo di garantire quanto da essa noleggiato, sia per la
qualità dei prodotti, sia per l'installazione dei software, sia per il regolare funzionamento delle
procedure per tutta la durata del contratto, indipendentemente dalle modalità finanziarie relative
sia alla fornitura che all'erogazione del servizio di assistenza.
Per tutte le componenti software fornite, per l'intero periodo di durata del noleggio e senza alcun
onere oltre alla corresponsione del canone di noleggio, deve essere previsto un servizio di
assistenza e manutenzione, che comprenda:
Aggiornamenti software
a)
Rilascio di aggiornamenti per la risoluzione di errori e/o malfunzionamenti;
b)
Rilascio di aggiornamenti per l'adeguamento alle variazioni di normative;
c)
Rilascio di aggiornamenti per apportare migliorie ai software incluse nuovi rilasci;
d)
Implementazione di nuove funzionalità, non originariamente previste nell'applicativo,
dovute all'entrata in vigore di normative da rispettare;
e)
Rilascio di nuovi programmi/moduli/funzioni non esistenti all'atto dell'avviamento ma che
vengono successivamente sviluppati e commercializzati dalla ditta per ampliare e
migliorare la propria suite nel complesso.
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f)
Rilascio di Adeguamenti allo sviluppo del Database prescelto e della piattaforma
tecnologica;
Tali aggiornamenti saranno di norma eseguiti dal personale dell'Unione opportunamente
formato, o con il supporto, quando necessario, dei tecnici specialisti della ditta.
Qualora particolari aggiornamenti richiedessero interventi di complessità superiore, le attività di
installazione saranno a carico completo della ditta fornitrice
Mantenimento delle piattaforme software necessarie per l'utilizzo dei software gestionali
Durante l'intero periodo di esecuzione del contratto, la ditta fornitrice dovrà farsi carico di
mantenere aggiornata anche l'intera infrastruttura software necessaria e propedeutica per il
funzionamento dei propri software gestionali.
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino metterà a disposizione la propria piattaforma server
basata sul sistema di virtualizzazione VMware vSphere 5.5, sulla quale il fornitore provvederà
ad installare le istanze virtuali dei propri server, che saranno a tale esclusivo scopo dedicati e
per tale motivo mantenuti completamente nel corso dell'intera durata del noleggio dal fornitore.
Manutenzione dell'hardware, dei sistemi di virtualizzazione, backup, continuità operativa,
disaster recovery rimangono invece in carico completo all'Unione di Comuni, anche se il
fornitore dovrà fornire il supporto tecnico necessario per garantire la corretta implementazione
di tutte le funzioni precedentemente descritte, con particolare riguardo a backup e sicurezza dei
dati.
A scopo esemplificativo, qualora una nuova release della piattaforma applicativa richiedesse
l'aggiornamento anche del database (o di qualsiasi altro componente software), la ditta dovrà
provvedere senza costi aggiuntivi, a fornire ed installare il nuovo software, facendosi carico
anche degli eventuali costi delle nuove licenze software.
Dovrà per tale motivo provvedere all'aggiornamento quando necessario di:
Sistemi Operativi Server;
Ambienti software e middleware vari;
Database;
Web server;
qualsiasi ulteriore eventuale software necessario.
Assistenza e supporto agli operatori
Durante l'intero periodo di noleggio, il fornitore dovrà erogare i servizi di supporto ed assistenza
agli operatori mettendo a disposizione un servizio di help desk efficiente ed efficace.
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Il servizio di assistenza e supporto potrà essere erogato, a seconda delle esigenze,
telefonicamente, in teleassistenza (con eventuali strumenti di controllo remoto che la ditta dovrà
rendere disponibili), tramite e-mail e con ogni mezzo opportuno per le finalità dell'intervento.
Il fornitore dovrà mettere a disposizione un sistema di ticketing univoco, indipendentemente dal
sistema di apertura della segnalazione, in modo tale che ogni chiamata al servizio risulti
tracciata e univocamente individuata nel corso del tempo, congiuntamente al nominativo del
richiedente.
Dovranno essere messi a disposizione uno o più numeri telefonici per garantire un efficiente ed
immediato servizio, che permetta ai dipendenti di contattare direttamente i tecnici di riferimento.
Il servizio di help-desk dovrà supportare gli operatori:
per rimuovere problematiche di funzionamento dei software;
per rimuovere errori dei software gestionali;
per ripristinare errori dei software forniti a corredo (DataBase, Sistemi Operativi Server,
middleware, ecc)
per dare indicazioni operative e consigli su come eseguire attività o operazioni sia
ordinarie che straordinarie;
per fornire indicazioni per un migliore utilizzo del software;
per supportare il personale durante l'esecuzione di aggiornamenti software;
per installare postazioni client;
per attività di configurazione delle postazioni client;
per risolvere problemi di connessione del software a periferiche quali stampanti, scanner,
etichettatrici, ecc;
per effettuare ottimizzazioni dell'ambiente software (gestionali, database, server, client,
ecc) anche per l'ottimizzazione delle prestazioni;
in generale per la diagnosi di problematiche che possano pregiudicare l'operatività dei
software.
Per alcun motivo potranno essere modificate, a discrezione della ditta, le modalità di erogazione
del servizio di assistenza, senza il consenso e l'approvazione in forma scritta da parte dell'Ente.
Nel caso in cui l'Ente non ritenga vantaggiose le diverse modalità di erogazione del servizio
proposte dalla ditta, le modalità stesse non potranno essere variate.
Livello minimo richiesto per l'erogazione dei servizi
Il servizio di help-desk dovrà essere attivo dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 13.30 e dalle
14.30 alle 18.30, il sabato dalle 8.30 alle 12.30.
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E' richiesto espressamente anche il servizio di assistenza e supporto nei giorni festivi e nei
sabati durante i quali dovessero svolgersi tornate elettorali con orari dalle 8.30 alle 12.30 e dalle
14.30 alle 18.30 per sole procedure relative agli adempimenti dell'ufficio elettorale.
Le tempistiche di intervento massime concesse in caso di malfunzionamenti dei software sono
di seguito indicate.
a) Interventi per la risoluzione di problemi che bloccano o pregiudicano fortemente l'attività
degli uffici, risolvibili con aggiornamenti autoinstallanti, telefonicamente, con connessione ai
sistemi o con intervento di un tecnico presso le sedi dell'Unione dei Comuni Basso Vicentino:
entro e non oltre le 4 ore lavorative successive alla segnalazione;
b) Interventi per la risoluzione di problemi riscontrati che non bloccano o pregiudicano
fortemente l'attività degli uffici, ma causano comunque l'impossibilità di effettuare alcune
operazioni: da effettuarsi con il sistema ritenuto più efficace da parte della ditta, entro e non
oltre 5 giorni lavorativi successivi alla segnalazione, salvo scadenze imposte dalla normativa,
caso in cui il problema deve essere risolto in tempo utile per consentire l'adempimento;
c) Aggiornamenti dovuti per l'adeguamento di funzionalità esistenti alle normative, o per
l'implementazione di nuove funzionalità, anche originariamente non previste, per l'introduzione
di nuove normative: dovranno essere predisposti e regolarmente funzionanti, almeno 10 giorni
lavorativi prima della scadenza imposta dalla normativa;
La discrezionalità sul fatto che il problema riscontrato sia bloccante o meno, rimane di
competenza esclusiva dell'ufficio (o degli uffici) dell'Ente che segnala l'anomalia.
Art 15. Condizioni Generali di fornitura
Nel pieno rispetto della normativa vigente, dovranno essere forniti (gratuitamente), unitamente
alla procedura:
a)
i tracciati record del database utilizzato, che dovranno essere costantemente aggiornati
in caso di variazione. Il Database non dovrà avere alcuna chiave o blocco, in modo da
poterne permettere l'apertura verso qualunque sistema che utilizzi standard SQL e
ODBC; eventuali password per l'accesso amministrativo al Software e al database,
dovranno essere comunicati al personale addetto dell'Ente, che si farà carico di
utilizzarle con il massimo scrupolo ed in maniera concordata con il fornitore.
b)
lo schema dell'organizzazione delle tabelle, delle relazioni e delle chiavi di collegamento
(schema E/R) per permettere all'Ente un controllo completo sulle banche dati ed una
totale autonomia nello sviluppo di query e report. L'Ente garantisce la segretezza di tale
materiale ed il solo utilizzo al fine di sviluppo interno di ricerche e stampe.
c)
Dovranno essere altresì fornite gratuitamente e con tempistiche celeri, in caso di
occorrenza, tutte le informazioni tecniche, relative alle API o ai web-service oltre che alle
funzionalità messe a disposizione dai software, necessarie ed idonee ad integrare e
rendere interoperabile l'applicativo proposto, con applicativi di terze parti o sviluppati
internamente.
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d)
All'atto della presentazione dell'offerta, la ditta dovrà presentare dichiarazione del
deposito sorgenti e tracciati record presso un soggetto terzo (studio notarile), e garantire
l'accesso a tali informazioni in caso di fallimento o cessazione di attività;
e)
I dati prodotti e gestiti dai sistemi sono di esclusiva proprietà dell'Unione dei Comuni,
che ha il pieno diritto di utilizzare durante e successivamente all'esecuzione del contratto
tali dati per i propri scopi. Il fornitore dovrà sempre garantire tempestivamente il supporto
per l'accesso ai dati elaborati dai propri sistemi e fornire le indicazioni tecniche
necessarie.
Tutte le soluzioni proposte, devono essere effettivamente disponibili in una versione
ufficialmente rilasciata, alla data della presentazione dell'offerta da parte della ditta e già
installata presso altre Amministrazioni.
Art 16. Offerta tecnica
Il progetto tecnico presentato dovrà essere esaustivo, e dettagliare ogni aspetto che permetta di
evincerne la qualità e che permetta l'attribuzione dei punteggi tecnici da parte della
Commissione. Dovrà essere sviluppato seguendo e rispettando il sommario di seguito indicato.
Il documento progettuale, pena l'esclusione dalla trattativa, dovrà essere di massimo 30 facciate,
predisposte seguendo le seguenti formattazioni: pagina formato A4, margini superiore, inferiore
e laterali di minimo 2 cm, massimo 53 righe per pagina, massimo 66 caratteri per riga
(riferimento carattere “Courier new” dimensione 12 interlinea singola), numerazione delle
pagine sul margine libero inferiore di 2cm, loghi e riferimenti dell'azienda esclusivamente sul
margine libero superiore di 2cm.
Il progetto tecnico dovrà essere presentato sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto
notorio, sottoscritta da Legale Rappresentante della ditta.
Sommario di riferimento:
1.
Presentazione generale della piattaforma proposta
La ditta dovrà chiarire puntualmente il rispetto dei requisiti minimi obbligatori a pena
d'esclusione previsti all'Art. 6 dettagliando e motivando le soluzioni specifiche adottate per
ciascuno dei commi da a) a q).
Dovranno essere descritte inoltre le caratteristiche migliorative della piattaforma oggetto di
valutazione della Commissione previste al medesimo Art. 6 dettagliando le soluzioni
specifiche adottate per ciascuno dei commi da p) a cc), oltre ad ulteriori eventuali aspetti
qualificanti della soluzione che la ditta ritenga significativi.
2.
Elencazione e descrizione sintetica delle applicazioni e dei moduli funzionali forniti;
Da questa elencazione suddivisa per Area e per modulo software si dovranno individuare le
principali funzioni gestionali messe a disposizione dagli applicativi;
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3.
Caratteristiche tecniche e tecnologiche della piattaforma per la gestione del front-end al
cittadino;
Dovrà essere descritta l'architettura di sistema per la gestione del front-end, i meccanismi di
interazione con i dati e le applicazioni di back-office installate presso l'Unione, le sicurezze
dei sistemi e della protezione dei dati, le caratteristiche dei datacenter che ospitano il
front-end.
4.
Caratteristiche tecniche e tecnologiche dei software dell'Area Applicativi Verticali;
Descrizione delle tecnologie utilizzate per lo sviluppo di ciascuno dei software dettagliati all'art.
5 comma f). Chiarire se eventualmente questi software siano compresi nella piattaforma
già proposta per le altre Aree.
5.
Migliorie proposte per la qualità dei servizi di manutenzione ed assistenza;
La ditta chiarisca eventuali migliorie sostanziali rispetto a quanto già richiesto all'art. 14,
definendo e motivando tali aspetti qualificanti.
6.
Ulteriori migliorie proposte dalla ditta
Vengano descritte eventuali migliorie proposte che non siano riconducibili ad alcuno dei
parametri già oggetto di attribuzione di punteggi da parte della Commissione;
7.
Referenze
La ditta indichi almeno 5 referenze di Enti (Comuni) presso i quali sia stata installata la
medesima piattaforma software proposta, il cui requisito minimo sia quello di minimo 40
postazioni collegate in rete e con installazione degli applicativi lato client. La Commissione
si riserva la possibilità di effettuare visite a campione tra gli Enti indicati per verificare la
rispondenza delle caratteristiche dichiarate e per avere informazioni sia tecniche che
operative sulla qualità dei servizi erogati;
8.
Documentazione
Elenco della documentazione operativa e di riferimento che verrà messa a disposizione
dell'utente finale;
Art 17. Offerta Economica
L'offerta economica dovrà essere formulata, a pena di esclusione, utilizzando l'apposito modulo
predisposto, con apposizione di marca da bollo del valore vigente.
Nella predisposizione dell'offerta economica è richiesto di specificare in modo differenziato:
a) la quotazione per i primi 7 anni di contratto;
b) la quotazione per l'eventuale rinnovo di altri 7
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Tale richiesta è motivata dal fatto che si ritiene che, in caso di rinnovo, il costo di noleggio si
dovrebbe ridurre considerevolmente dato che i servizi di avviamento non devono essere
nuovamente erogati.
L'importo preso in considerazione per l'attribuzione del punteggio di cui all'Art. 3 comma 1-a)
“Maggior convenienza economica della fornitura complessiva” è quindi dato dalla sommatoria
degli importi di cui ai precedenti commi a) e b).
Dovrà inoltre essere specificato un costo unico forfetario onnicomprensivo a giornata per attività
di formazione, sistemistiche, consulenza e supporto da erogare presso le sedi dell'Unione su
specifica richiesta dell'Ente, necessario per l'attribuzione del punteggio di cui all'Art. 3 comma 1b).
Art 18. Richieste peculiari
Conservazione sostitutiva dei documenti
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino intende attivare le nuove procedure con un forte
orientamento al processo di de-materializzazione.
Per tale motivo, sin dall'avvio, procederà a produrre quante più tipologie di atti possibile in modo
elettronico sostitutivo al cartaceo.
L'Unione dei Comuni Basso Vicentino intende sfruttare i servizi messi a disposizione dalla
Regione Veneto appoggiando i servizi di conservazione sostitutiva all'attuale soggetto
appaltatore. Le informazioni tecniche ed i riferimenti sono reperibile sul portale della Regione
Veneto (www.regione.veneto.it) nella sezione Informatica e E-government.
I prodotti forniti dovranno prevedere pertanto specifico interfacciamento per l'invio in
conservazione di Atti Amministrativi (Delibere, Determine, Liquidazioni, Decreti, Ordinanze),
documenti di Protocollo Informatico (PEC, documenti firmati digitalmente,..), mandati di
pagamento, documenti e atti prodotto con il sistema di workflow documentale, o tramite webservice o con invii massivi periodici, entrambi secondo le modalità e specifiche tecniche previste
dalla soluzione delle Regione Veneto.
Apparecchi per il rilevamento presenze
Inclusi nella fornitura a noleggio, dovranno essere installati e messi in esercizio presso tutte le
sedi dell'Unione, ovvero:
i.
nei quattro palazzi Municipali;
ii. nella sede della Polizia Locale della frazione di Cagnano del Comune di Pojana
Maggiore;
iii. presso la Scuola Elementare della frazione “Pilastro” del Comune di Orgiano;
iv. presso il magazzino tecnico di Sossano;
v. presso il magazzino di Pojana Maggiore;
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vi. presso le Scuole di Sossano
vii. nell'Autobus in servizio per il trasporto alunni
I sistemi forniti dovranno essere interconnessi al sistema software tramite connessione di rete
(ethernet RJ45) per quanto indicati ai precedenti commi i e ii, tramite connessione con modem
GSM per tutte le rimanenti.
I sistemi dovranno essere coperti per l'intero periodo di noleggio anche di garanzia e assistenza
hardware con le medesime modalità e tempistiche previste per i software.
Le Amministrazioni, su richiesta, mettono a disposizione i badge utilizzati dai dipendenti per
eventuali verifiche di compatibilità con gli apparecchi proposti.
Qualora l'azienda fornitrice sia intenda riutilizzare gli attuali apparati di rilevamento presenze in
uso presso le sedi, potrà effettuare le verifiche opportune, durante lo svolgimento del
sopralluogo di cui al precedente Art. 11
Avviamento dei software dell'Area Finanziaria
Si specifica, in particolare per i moduli software di questa Area, che le attività di conversione, e
avviamento, dovranno essere sviluppate in modo tale da garantire che le singole
Amministrazioni siano completamente indipendenti nell'espletamento di tutti gli adempimenti
relativi all'esercizio precedente. In particolare tutti gli adempimenti relativi all'anno 2014
Rendiconto, Conto Economico, Conto del Patrimonio, Certificato al Bilancio, Inventario, Bilancio
Consuntivo dovranno essere prodotti con i nuovi software.
Integrazione con la piattaforma GPE in uso, fornita dalla Regione Veneto ai sensi della L.R.
54/88.
Tutti i Comuni aderenti all'Unione sono dotati del software GPE – Regione Veneto per la
gestione delle pratiche edilizie.
E' espressamente richiesta nell'ambito della fornitura, la realizzazione di una integrazione con
l'applicazione GPE, da realizzare secondo un tracciato di riferimento da concordare con la
Regione Veneto. La ditta appaltatrice dovrà realizzare tale funzione di integrazione senza oneri
per l'Unione.
Art 19. Periodo di avviamento
Data la particolare tipologia di fornitura, si rende necessario definire un periodo di avviamento
dei sistemi, della durata non precisamente definibile a priori, ma di numerosi mesi a partire dalla
data di affidamento della fornitura. Tale periodo dovrà essere dedicato alle installazioni, alle
conversioni, all'avvio delle procedure software, alla formazione del personale dipendente,
concordemente con le tempistiche più opportune a seconda delle peculiarità degli uffici e
dell'organizzazione degli stessi. In tale periodo dovranno essere erogati comunque i servizi di
supporto ed assistenza via via che i software vengono avviati, e per tale motivo si procederà ad
effettuare collaudi intermedi per singola Area.
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Via Roma, 9 – 36040 ORGIANO (VI) – C.f./P.i. 03439100243
tel. 0444/874038 int. 6 – fax. 0444/888640 – [email protected]
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Alla conclusione di tale periodo di avviamento verrà effettuato un collaudo finale che potrà dare
corso all'inizio dei 7 anni di contratto.
Durante il periodo di avviamento, a seguito dei collaudi intermedi, potrà essere avviata la
fatturazione parziale come previsto al successivo Art. 20
Art 20. Collaudo dei sistemi e dei servizi, fatturazione
Per le motivazioni di cui al precedente Art. 19, per dar corso alla fatturazione e all'erogazione
dei servizi di manutenzione ed assistenza, si procederà al collaudo delle singole Aree
informatizzate.
Per ciascuna Area, all’atto dell'attivazione del sistema a noleggio e dell'avvenuta regolare
fornitura dei beni e dei relativi servizi, seguirà un verbale di fine lavori parziale, con il quale si
provvederà a certificare ed attestare l’avvenuta consegna dei beni, la messa in esercizio del
sistema, l’erogazione dei servizi previsti.
Non prima di 30 giorni e non oltre 90 dalla data di redazione del verbale di cui al precedente
capoverso, verrà eseguito il collaudo dei sistemi forniti. In caso di esito negativo del collaudo, se
entro 30 giorni, la ditta non avrà risolto le cause del mancato collaudo, la fornitura sarà revocata
e messa a disposizione della ditta per il ritiro, fatto salvo il diritto dell’Ente di rivalersi per il
danno subito.
All'atto di attivazione dell'ultima Area, verrà effettuato comunque un collaudo globale
complessivo dei sistemi, finalizzato ad una verifica puntuale dell'intero sistema realizzato. Tale
collaudo finale darà inizio al conteggio dei 7 anni (84 mesi) di periodo contrattuale, fatto salvo
eventuale rinnovo. In occasione di tale collaudo, si provvederà ad allineare le scadenze delle
mensilità fatturate per le Aree avviate nel tempo, dando inizio alla fatturazione periodica unica di
tutto il sistema.
Le operazioni di collaudo sono intese a verificare la conformità dei beni e servizi forniti al tipo o
ai modelli descritti nel presente capitolato, nell’offerta e nei suoi allegati e saranno effettuati in
contraddittorio con i tecnici della ditta fornitrice dei sistemi.
II regolare collaudo dei prodotti non esonera comunque, l’impresa aggiudicataria per eventuali
difetti o imperfezioni che non siano emersi al momento del collaudo, ma che vengano di seguito
accertati. In tal caso l’impresa aggiudicataria è invitata dall’Ente ad assistere, a mezzo dei suoi
rappresentanti, ad eventuali visite di accertamento, dovendo rispondere ad ogni effetto dei
difetti o delle imperfezioni accertate. In assenza della ditta aggiudicataria o dei suoi incaricati, il
verbale relativo redatto dai funzionari dell’Amministrazione fa ugualmente stato contro la ditta
aggiudicataria.
Sono rifiutate le forniture in qualsiasi modo non rispondenti ai requisiti richiesti. In tal caso
l’impresa aggiudicataria ha l’obbligo, entro 15 giorni dalla data della lettera raccomandata A.R.
o posta elettronica certificata (PEC) inviata dal Comune con la quale si rifiutano i beni e servizi
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forniti, di provvedere alla sostituzione degli stessi con altrettanti dello stesso genere rispondenti
ai requisiti previsti in contratto.
I beni e servizi rifiutati dovranno essere ritirati o ripristinati immediatamente dalla ditta fornitrice
a suo rischio e spese.
La fatturazione delle singole Aree, potrà avvenire esclusivamente ad avvenuto collaudo positivo
dei sistemi e dei beni forniti. Eventuali fatture emesse antecedentemente al collaudo saranno
rifiutate.
Il canone quotato è su base mensile; la fatturazione dei sistemi forniti a noleggio dovrà avvenire
in modalità trimestrale posticipata: l'ultimo giorno di ciascun trimestre solare potrà essere
emessa fattura del relativo trimestre. Ad esempio il 31.03.2016 potrà essere emessa fattura a
copertura del primo trimestre (gennaio-febbraio-marzo), e così di seguito fino ad esaurimento
del periodo di noleggio. Qualora la prima e l'ultima fatturazione siano relativa ad un numero di
mesi inferiore a tre, dovranno essere fatturate le sole mensilità oggetto di noleggio.
Il numero di rate mensili fatturate dovrà corrispondere a complessivi mesi 84, fatto salvo
eventuale rinnovo.
La liquidazione delle fatture avverrà entro 60 giorni dalla data di ricevimento al protocollo.
E' espressamente escluso l'adeguamento ISTAT del canone di noleggio per l'intero periodo
contrattuale e/o per l'eventuale rinnovo.
Art 21. Cauzioni
La cauzione provvisoria, prestata a garanzia della valida partecipazione alla gara d’appalto e
della stipulazione del contratto, è stabilita nella misura del 2% dell’importo totale dei lavori (€), e,
potrà essere effettuata mediante:
• versamento in contanti a favore dell'Unione dei Comuni Basso Vicentino, allegando, quindi,
alla documentazione amministrativa richiesta ai fini dell’ammissione alla gara, bolletta di
versamento e nota contenente l’indicazione dei dati utili per l’effettuazione del bonifico
bancario o mandato diretto ad personam per la restituzione in caso di non aggiudicazione o
al completamento delle operazioni di gara;
• fidejussione bancaria o polizza fideiussoria assicurativa, rilasciata dagli intermediari finanziari
iscritti nell’elenco speciale di cui all’art. 107 del D. Lgs. 01.09.1993 nr. 385, che svolgono in
via esclusiva o prevalente attività di rilascio di garanzie, a ciò autorizzati dal Ministero
dell’Economia e delle Finanze.
La cauzione rimarrà vincolata fino alla stipulazione definitiva del contratto ed alla
comunicazione di svincolo dell’Amministrazione comunale, coprendo la mancata sottoscrizione
del contratto per volontà dell’aggiudicatario; ai non aggiudicatari la medesima cauzione è
restituita entro 30 giorni dall’aggiudicazione.
La fidejussione bancaria o la polizza assicurativa dovranno prevedere espressamente la
rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia
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all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2, del codice civile, la sua operatività a semplice
richiesta scritta della stazione appaltante ed il versamento entro 15 giorni dalla richiesta, la sua
validità per un periodo non inferiore a 180 giorni dalla data di presentazione dell’offerta.
La cauzione provvisoria dovrà essere corredata, a pena di esclusione, dall’impegno di un
istituto fideiubente a rilasciare la cauzione definitiva in caso di aggiudicazione, ai sensi dell’art.
75, comma 8, del D. Lgs. 163/2006, anche nel caso di versamenti in contanti.
Ai sensi dell’art. 75 del D.Lgs. 163/2006 l’importo della garanzia presentata a titolo di cauzione
provvisoria è ridotto del 50% per gli operatori economici ai quali venga rilasciata, da organismi
accreditati, ai sensi delle norme europee della serie UNI CEI EN 45000 e della serie UNI CEI
EN ISO /IEC 17000, la certificazione del sistema di qualità conforme alle norme europee della
serie UNI CEI ISO 9000, ovvero la dichiarazione della presenza di elementi significativi e tra
loro correlati di tale sistema.
Si precisa che le norme della serie CEI riguardano la qualità nel campo dell’elettronica e
pertanto, si presume un errore nel testo della vigente normativa che di fatto impedirebbe la
riduzione al 50% delle cauzioni presentate per la partecipazione a gare d’appalto per lavori,
servizi e forniture non rientranti nel campo dell’elettronica, ma tale risultato evidentemente non
si ritiene in linea con gli scopi del legislatore del Codice dei Contratti; pertanto si ritiene valida la
presentazione di cauzioni provvisorie in misura ridotta da parte delle ditte partecipanti in
possesso delle certificazioni di qualità sopra indicate della serie UNI EN ISO, anche se non
della serie CEI.
Per fruire di tale beneficio la ditta partecipante dovrà presentare copia fotostatica della
certificazione posseduta accompagnata dalla dichiarazione di conformità all’originale resa dal
firmatario dell’istanza di ammissione alla gara ai sensi dell’art. 19 del DPR 445/00.
La cauzione definitiva, di cui all’art. 113 del D. Lgs. 163/2006, e' stabilita nella misura del 10%
dell’importo complessivo di aggiudicazione, iva esclusa.
In caso di ribasso d’asta superiore al 10% la garanzia fideiussoria è aumentata di tanti punti
percentuali quanti sono quelli eccedenti il 10% ed ove il ribasso d’asta sia superiore al 20%,
l’aumento è di due punti percentuali per ogni punto di ribasso superiore al 20%.
Essa dovrà essere depositata in data antecedente alla data fissata per la firma del contratto a
garanzia dell’esatto adempimento delle obbligazioni contrattuali.
La fidejussione bancaria o la polizza assicurativa dovranno prevedere espressamente la
rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia
all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2, del codice civile, la sua operatività a semplice
richiesta scritta della stazione appaltante ed il versamento entro 15 giorni dalla richiesta.
Si precisa che il mancato pagamento del premio assicurativo da parte dell’impresa appaltatrice
non potrà costituire motivo per non procedere al versamento della somma assicurata in caso di
richiesta da parte della stazione appaltante.
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L'Unione avrà pieno diritto di rivalersi sulla cauzione in caso di applicazioni di penali,
risarcimento danni derivanti da inadempimento agli obblighi del presente capitolato, ivi compresi
quelli causati durante il prelievo dati per la conversione degli archivi, all’hardware o al software.
Inoltre, l'Unione avrà pieno diritto di rivalersi sulla cauzione in caso di conversioni incomplete o
scadenti, conteggiando ogni onere verranno conteggiate le ore effettuate dai dipendenti per
inserimenti manuali o sistemare i dati convertiti e l’equivalente economico sarà trattenuto dalla
cauzione, ad insindacabile giudizio dell’Ente.
La cauzione prestata viene restituita o svincolata al termine di esecuzione del contratto.
Art 22. Penali
Le penalità per le violazioni agli obblighi riportati nel presente capitolato, qualora imputabili alla
ditta aggiudicataria, da calcolarsi a partire dalla richiesta dell’Ente, sono le seguenti:
•
Mancato rispetto dei tempi di consegna ed installazione di software, conversioni, formazione
rispetto al calendario concordato: € 200,00 a giorno solare fino al settimo giorno di ritardo
incluso, € 400,00 giornaliere oltre il settimo giorno solare di ritardo;
•
Errate conversioni totali o parziali, con perdita anche solo temporanea dei dati (e quindi
necessità di nuova conversione o caricamento manuale da parte dei dipendenti): € 2.500,00
a banca dati;
•
Interruzioni di servizio causate agli uffici per errate operazioni o malfunzionamenti di
qualsiasi tipo imputabili alla ditta durante la fase di avviamento o durante l'esecuzione del
contratto: € 400,00 a giorno solare fino al settimo giorno di ritardo incluso, € 800,00
giornaliere oltre il settimo giorno solare di ritardo da calcolarsi;
•
Ritardo nel rilascio di aggiornamenti software di cui all'Art. 14 “Aggiornamenti Software” con
particolare riferimento ai commi a), b) e d): € 800,00 a giorno solare fino al settimo giorno di
ritardo incluso, € 1.200,00 giornaliere oltre il settimo giorno solare di ritardo;
•
Ritardati interventi nell'erogazione dei servizi di manutenzione ed assistenza, così come
specificato al prec. Art. 14, € 200,00 a giorno solare fino al settimo giorno di ritardo incluso,
€ 400,00 giornaliere oltre il settimo giorno solare di ritardo;
•
Ritardati interventi nell'erogazione dei servizi di manutenzione ed assistenza per problemi
bloccanti e/o che pregiudicano fortemente l'attività degli uffici, così come specificato al prec.
Art. 14 “Livello minimo richiesto per l'erogazione dei servizi” comma a): € 800,00 a giorno
solare fino al settimo giorno di ritardo incluso, € 1.200,00 giornaliere oltre il settimo giorno
solare di ritardo
L'applicazione delle penalità sopra richiamate avviene mediante contestazione scritta e
motivata da parte del Funzionario responsabile del Servizio Informatico.
La ditta ha la facoltà di presentare giustificazioni e/o controdeduzioni scritte nel termine
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perentorio di giorni TRE decorrenti dal giorno successivo al ricevimento della contestazione
scritta.
L'applicazione definitiva della penalità avverrà con provvedimento motivato del medesimo
Funzionario qualora la ditta non abbia presentato, nel termine indicato, giustificazioni scritte o le
medesime siano ritenute incongrue e/o insufficienti.
La penalità va pagata all'Unione nel termine indicato nel provvedimento sanzionatorio, in difetto
l'Unione preleverà la corrispondente somma dalla cauzione, con l'onere per la ditta di
reintegrarla successivamente.
In caso di scioglimento del contratto per colpa e/o decadenza del concessionario, il Unione avrà
diritto di incamerare la cauzione prestata dalla ditta.
Art 23. Controversie
Tutte le vertenze tra il Unione ed la ditta aggiudicataria, sia durante l'esecuzione del contratto,
sia al termine, saranno deferite, al Tribunale di Vicenza.
Tutte le spese necessarie per l'arbitrato, nessuna esclusa, sono a carico della parte
soccombente.
E' espressamente esclusa dalla competenza arbitrale la materia inerente l'applicazione delle
sanzioni previste nel capitolato.
Art 24. Subappalto
Relativamente al subappalto si rimanda a quanto previsto dalla normativa vigente, con
particolare riferimento all'art. 117 del DLgs 163/2006.
Art 25. Garanzia e riservatezza dei dati ex D.Lvo 196/2003
E' fatto obbligo alla ditta aggiudicataria di garantire la massima riservatezza dei dati e delle
notizie raccolte nell'espletamento dell'incarico applicando la disciplina prevista dal D.lgs
196/2003 e successive modifiche ed integrazioni.
Art 26. Spese di contratto
Sono a carico della ditta aggiudicataria tutte le spese relative, inerenti e conseguenti
all'aggiudicazione e stipulazione del contratto disciplinato dal presente capitolato.
Art 27. Rinvio
Per quanto non espressamente contemplato dal presente Capitolato, si rinvia al Codice Civile
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ed alla vigente legislazione in materia di appalto di servizi di cui al Decreto Legislativo 12 aprile
2006 n. 163. e al DPR n. 207/2010
S.E.T.I. Snc
firmato digitalmente Michele Crepaldi
firmato digitalmente Paolo Foletto
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