l rapporto ann Il rapporto Organizz annuale di una Organizzazione di Volontariato Volontari bilancio e la Il bilancio e la relazione sociale relazione COLLANA g u i d e AUTORI A cura di Fabio Fornasini, Studio Sisociale; Elena D’Alessandro e Lucio Garonzi, CSV Verona Aprile 2011 Il rapporto annuale di una Organizzazione di Volontariato Il bilancio e la relazione sociale Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Premessa Il presente lavoro intende affrontare il tema della rendicontazione nel suo complesso, intesa non solo come sommatoria di valori contabili, ma anche come insieme dei documenti che illustrano i numeri del bilancio al fine di offrire una rappresentazione più ampia dell’associazione: il valore di un “capitale sociale” che va oltre le cifre, per descrivere impegno, azioni ed uso dei fondi. Una guida destinata ad accompagnare le associazioni alla scelta del proprio modello di rendicontazione, tenendo in considerazioni alcuni elementi di partenza: • Il CSV è consapevole che le realtà associative sono molto varie con esigenze e peculiarità uniche. Risulta riduttivo ricondurre tutti ad un unico modello di rendicontazione. Senza una gradualità dei modelli e dei criteri, infatti, le associazioni con una struttura semplice e di ridotte dimensioni rischierebbero un sovraccarico di impegni (si pensi all’eccessivo onere per una piccola associazione alle prese con un vero e proprio bilancio sociale). Per contro, le associazioni con una struttura più articolata, potrebbero trovare un limite in un modello di rendicontazione troppo semplice e riduttivo, probabilmente inadatto ad illustrare la complessità del loro impianto gestionale. • Si aggiunga inoltre la considerazione che vi sono normative di riferimento in tema di rendicontazione. È evidente, quindi, che le diverse opzioni offerte in base alla dimensione associativa sono state rivisitate e integrate alla luce delle valutazioni sulle prescrizioni imposte per legge. Sono pertanto tre i fattori che influiscono sulla scelta del modello di rendicontazione: 1. Ragioni oggettive di dimensioni, di struttura, di volume di entrate e uscite, di risorse umane e di tempo; 2. Tipologia dei risultati da raggiungere (ad esempio, maggior efficacia della domanda di rinnovo dell’iscrizione al Registro regionale del volontariato, obiettivi di trasparenza ed efficacia nella rendicontazione annuale ai soci, ottenimento del marchio Merita Fiducia del CSV, etc.); 3. Indicazioni di legge o di orientamento (ad esempio, applicabilità della L.80/05 sulle donazioni o Linee Guida pubblicate da Agenzia per le ONLUS). All’associazione, dunque, spetta, anche sulla scorta dei consigli e delle indicazioni della presente pubblicazione, il compito di valutare le ragioni oggettive e di opportunità che la condurranno a preferire un modello di rendicontazione più semplice (composto, ad esempio, dal bilancio finanziario e semplice relazione sociale) od optare alternativamente per un modello più complesso e articolato (con bilancio economico e sociale). 3 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato È bene comunque precisare che, a parte alcune prescrizioni di legge, non esiste ad oggi un modello di rendicontazione universale adatto per ogni realtà associativa. L’individuazione del “proprio” modello da parte di una associazione diventerà, di conseguenza, “un percorso” che le consentirà nel tempo di individuare il sistema più congeniale, acquisendo competenza e metodo nella redazione. 4 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 1. Quale rendicontazione per le OdV La rendicontazione sia essa contabile o sociale è un aspetto rilevante e significativo della vita associativa, un tempo e uno spazio in cui l’associazione (attraverso il bilancio) valorizza e fa sintesi sui fondi ricevuti e il loro utilizzo oltre che raccontare (attraverso la relazione sociale) le attività svolte, le scelte effettuate, i risultati raggiunti, le risorse impiegate. 1.1 Quale modello di rendicontazione contabile In merito alla rendicontazione contabile, si ricorda in questa sede, rimandando comunque a pubblicazioni più specifiche per l’approfondimento1, che non esiste un modello di bilancio obbligatorio per le associazioni2 e che nel Codice Civile non vi è alcun obbligo a riguardo, salvo quanto disposto per le associazioni riconosciute (art.20 c.c.)3. Diversamente, invece, è disposto precipuamente per le Organizzazioni di volontariato (OdV) di cui alla L. 266/91 (come recepita dalla normativa regionale L.R. 40/93) la quale prevede un obbligo di formazione del bilancio “(…) dal quale devono risultare i beni, i contributi o i lasciti ricevuti, nonché le modalità dello stesso da parte degli aderenti.” (art. 3.3 L.266/91). L’obbligo di redazione del bilancio pur senza vincoli di forma, viene ribadito dal D.Lgs 460/97 che dispone che le OdV iscritte nei registri del volontariato “(…) possono tenere il rendiconto nei modi e nei termini dell’art. 20 DPR 600/73” (art. 25.4 D.Lgs 460/97), ovvero consentendo una forma di rendiconto libera e disponendo, al medesimo tempo, un obbligo di rendicontazione per l’ente non commerciale che effettui raccolte di fondi (si veda in proposito il capitolo 2.4). Il principio, pertanto, è quello della forma libera di rendiconto, fatti salvi i casi in cui norme speciali o gli stessi Enti con cui l’OdV si relaziona, richiedano obblighi specifici. 1. Gli obblighi contabili per una OdV, Collana Strumenti n.13, CSV di Verona. 2. Fatto salvo quanto approfondito nel capitolo 2.2 della presente pubblicazione, per cui taluni enti richiedono espressamente (e pongono, pertanto, come obbligatorio) il modello di bilancio disposto dalla Regione Veneto con DGR 4314/09. 3. Nelle associazioni riconosciute il patrimonio dell’associazione è distinto dal patrimonio dei singoli associati o degli amministratori, ciò comporta che il creditore dell’associazione non può rivalersi sui patrimoni degli associati e il creditore del socio non può rivalersi sul patrimonio sociale. Gli amministratori rispondono esclusivamente delle obbligazioni assunte per conto dell’associazione. Il riconoscimento è un procedimento, del tutto differente rispetto all’iscrizione nel Registro regionale del volontariato, presso l’Ufficio Persone Giuridiche della Regione Veneto. 5 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Tali casi si possono così riassumere: “Più dai, meno versi” - Obblighi fiscali L.80/05 in tema di donazioni: la norma richiede la tenuta di una contabilità analitica al fine di godere delle relative agevolazioni fiscali4; Obbligo di rendiconto del Cinque per mille 2008: in merito al contributo del Cinque per mille (dal contributo del 2008 e seguenti) l’associazione ha l’obbligo di rendicontare, nel bilancio o con documento esterno, l’utilizzo dei fondi ricevuti5; Obbligo di rendiconto delle raccolte pubbliche di fondi: l’ente che operi raccolte pubbliche di fondi è tenuto alla redazione di apposito rendiconto collegato al bilancio (si veda l’approfondimento al capitolo 2.4); Richiesta di un determinato modello di bilancio da parte di enti: l’Ufficio Volontariato della Regione Veneto richiede espressamente, per il rinnovo triennale dell’iscrizione delle OdV al Registro regionale del Volontariato (ma anche per altri rapporti con gli Uffici regionali, come ad esempio, la richiesta di contributi) la presentazione del modello di bilancio regionale approvato con DGR 4314/096. Allo stesso modo il CSV di Verona, anche per abituare le associazioni all’utilizzo di questo modello di bilancio, richiedono, per i bandi per i quali è richiesto di allegare il rendiconto, il medesimo modello. Oltre alle disposizioni obbligatorie elencate, si deve tener presente anche una serie di orientamenti proveniente dagli enti che, pur non avendo potere legislativo, sono tuttavia riconosciuti come punti di riferimento in materia di associazionismo. Fra i riferimenti si ricorda che: l’Agenzia per le ONLUS ha approvato nel Febbraio 2009, le Linee Guida e schemi per la redazione dei bilanci di esercizio degli Enti non profit. Le Linee Guida dell’Agenzia per le ONLUS, oltre a proporre dei modelli di bilancio per le associazioni, suggeriscono un discrimine di riferimento per orientare in merito al principio contabile da utilizzare nella redazione dei bilancio, articolando così la struttura nelle due seguenti categorie: Associazioni con proventi e ricavi inferiori a 250.000 Euro: possono redigere un rendiconto finanziario (utilizzando dunque la contabilità per cassa) allegando una Situazione Patrimoniale; 4. Per l’approfondimento del tema sulle donazioni e le relative agevolazioni fiscali si vedano del CSV di Verona: “Le agevolazioni fiscali per le organizzazioni di volontariato”, Collana Strumenti, n.1. “Le raccolte fondi”, Collana Strumenti, n. 10 e “Guida alle raccolte fondi”, Collana Guide. 5. In tema di Rendiconto Cinque per mille si veda Rendicontazione Cinque per mille Collana Dossier del CSV di Verona. 6. Si veda modelli di bilancio regionali al capitolo 2.5. 6 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Associazioni con proventi e ricavi superiori a 250.000 Euro: redigono un rendiconto economico (utilizzando dunque la contabilità per competenza) allegando Stato Patrimoniale e Nota Integrativa. Si comprende, in definitiva, che, pur non esistendo un obbligo di forma del bilancio valido universalmente per gli enti non profit, le indicazioni, i modelli di bilancio e gli obblighi derivanti da normative speciali sono numerosi. 1.2 L’apporto informativo della Relazione Sociale Per quanto si scelga, fra i vari elencati sopra, il modello di bilancio più adeguato alla realtà associativa, l’informazione prodotta resterà ancorata al dato finanziario ed economico. Soltanto l’integrazione dei dati con una narrazione semplice ma efficace delle azioni sociali avviate consentirà di dare una corretta informazione, ma ancora di più una comunicazione piena, capace di dare significato all’impegno di tante persone. Anche per questa tipologia di informativa non esiste un modello precostituito e la letteratura in materia (peraltro molto ampia) offre suggerimenti e orientamenti. Sarà obiettivo specifico del Capitolo 3 quello di approfondirne il significato affiancando idee per la compilazione. In ogni caso la scelta del presente testo è quello di suggerire che la Relazione sociale, sia essa nella forma più leggera di Relazione Sociale Semplificata o nella forma di Bilancio Sociale, dovrà essere considerata e letta come parte integrante del bilancio economico/ finanziario. 1.3 Tipologie di associazioni Per orientare nella scelta del model Tipo A (modello di rendicontazione base) lo di rendicontazione più adatto alla Tipo B1 e B2 (modello di rendicontazione propria situazione, il CSV di Verona più elaborato) propone una sorta di classificazi Tipo C1 e C2 (modello di rendicontazione completo). one delle Associazioni, ipotizzando tre “tipologie” (come evidenziato nella riquadro qui affianco) e suggerendo per ognuna modelli diversi di rendicontazione: Ogni Associazione, una volta individuata la tipologia di appartenenza, potrà tramite la Tabella 1 (riportata di seguito) trovare una proposta personalizzata di rendicontazione. Un piccolo esempio può chiarire meglio: un’associazione con proventi annuali per circa 20.000 euro, potrà collocarsi nella tipologia A e sarà orientata ad una modalità di rendicontazione che prevede Bilancio Finanziario, Relazione di 7 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato accompagnamento al bilancio, Relazione sociale semplificata, oltreché, se necessario, l’inventario e lo schema di raccolta fondi. Tabella 1. Orientamento alla rendicontazione per le Associazioni Associazione Tipo A Associazione Tipo B1 Associazione Tipo B2 Associazione Tipo C1 Associazione Tipo C2 Volume proventi Inferiori a 50.000 euro Tra 50.000 e 250.000 euro Tra 50.000 e 250.000 euro (con accensione mutuo) Oltre 250.000 euro Oltre 250.000 euro (aderente Merita Fiducia PLUS) Caratteristiche Piccole, ridotte dimensioni Medie dimensioni, articolate Medie dimensioni, articolate Grandi dimensioni, complesse Grandi dimensioni, complesse BF Mod. 1 Regione Veneto BF Mod. 1 Regione Veneto BE Mod.2 Regione Veneto BE Mod.2 Regione Veneto BE Mod.2 Regione Veneto INV RRF INV RRF INV RRF INV RRF INV RRF Bilancio BF: Bilancio finanziario - Mod.1 BE: Bilancio economico - Mod.2 INV: Inventario RRF: Relazione di raccolta fondi Relazioni al bilancio • RAB • RSS • RAB • RS • RAB • RS • RAB • RS • RAB • BS RAB: Relazione di accompagnamento bilancio RSS: Relazione sociale semplificata RS: Relazione sociale BS: Bilancio sociale CASI PARTICOLARI “Più dai, meno versi”. L.80/05 donazioni Bilancio MOD.2 Bilancio MOD.2 Bilancio MOD.2 Bilancio MOD.2 Bilancio MOD.2 1.4 I requisiti minimi: significato e portata Lo spirito di questa classificazione, vale la pena ribadirlo, è solo quello di orientare, senza vincolare od imporre criteri di rendiconto. È evidente che ogni associazione potrà anche fare scelte diverse avventurandosi, eventualmente, verso modalità di rendicontazione più complesse o addirittura integrando con la docu8 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato mentazione che ritiene più utile per illustrare la vita associativa. A tale principio fanno eccezione i casi in cui l’associazione è tenuta, per obblighi legali o espresse previsioni, a utilizzare un modello anziché un altro. Gli obiettivi insiti nel raccomandare l’uso della classificazione di cui al paragrafo precedente sono quindi: Stabilire uno standard minimo di rendicontazione dal quale partire: in tale modo ogni associazione ha la possibilità di calibrarsi attorno ad uno stile di rendicontazione di base, coerente con quanto risulta necessario in linea generale; Tendere a livelli di rendicontazione crescenti: una volta presa confidenza con i documenti minimi e completato il loro adeguamento secondo il proprio stile, l’associazione potrebbe intravedere la possibilità di passare al livello superiore con documenti più articolati e strutturati. È naturale, quindi, che è ammessa, e anzi consigliata, l’implementazione e l’arricchimento con ulteriori documenti creati ad hoc dall’associazione qualora se ne ravvisi la necessità. L’associazione potrà, inoltre, prestando naturalmente attenzione a rendere omogeneo l’intero sistema di rendicontazione e a non affiancare documenti incoerenti, utilizzare materiale più elaborato, cioè previsto per associazioni più complesse. 9 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2. Il Bilancio 2.1 Il Bilancio e gli obblighi connessi per le OdV1 La L. 266/91 (art.3 comma 3) prevede che nell’atto costitutivo o nello statuto delle Organizzazioni di volontariato (OdV), siano stabiliti: - l’obbligo di formazione del bilancio; - le modalità di approvazione dello stesso da parte dell’Assemblea. La norma non indica schemi di bilancio precostituiti ma si limita a evidenziare che dal bilancio debbano risultare i beni, i contributi o i lasciti ricevuti. Il bilancio per le OdV, quindi, non è altro che uno schema che riassume tutte le Entrate e le Uscite che, durante l’esercizio, sono state segnate nella Prima Nota. Le voci presenti nel bilancio accorpano, classificandole, per tipologia, le singole operazioni effettuate. Approvazione. Il bilancio va approvato dall’Assemblea nei tempi previsti dallo Statuto e necessariamente accompagnato da copia del verbale di approvazione da parte della Assemblea, datato e sottoscritto dal legale rappresentante Allegati. Al bilancio della OdV vanno, pertanto, sempre allegati i seguenti documenti: 1. Relazione di accompagnamento al Bilancio e la Relazione Sociale 2. Verbale di approvazione del Bilancio da parte dell’Assemblea dei soci; 3. Eventuali rendiconti e relazioni illustrative delle singole raccolte fondi effettuate; 4. Eventuale rendiconto della destinazione del cinque per mille ricevuto; 5. Inventario, se l’OdV possiede beni durevoli. Gli allegati n. 3, 4 e 5 sono da allegare al bilancio e da presentare all’Assemblea quali allegati ma non è necessario trasmetterli ad alcun ente, nemmeno all’Ufficio del Registro regionale del Volontariato in sede di rinnovo dell’iscrizione o al CSV in sede di richiesta di contributi, a meno che non siano espressamente richiesti. 2.2 I modelli regionali: Bilancio economico e Bilancio finanziario Con DGR 4314/09 la Regione Veneto, sostituendo il precedente modello di bilancio elaborato con DGR 605/09, ha proposto un modello di bilancio, specifico per le OdV, elaborato con il contributo dei CSV del Veneto, attraverso un tavolo di lavoro in cui sono stati presi in esame anche i modelli già esistenti 1. Paragrafo tratto dalle note illustrative alla Dgr Regione Veneto. n. 4314 del 29/12/2009. 11 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato e le Linee Guida emanate dall’Agenzia delle Onlus e dal Consiglio nazionale dei Dottori Commercialisti. Il modello regionale, che viene usato quale riferimento per la presente pubblicazione, è obbligatorio in caso di rinnovo dell’iscrizione triennale al Registro regionale del Volontariato e in caso di richiesta di contributi. È pertanto altamente consigliato di adeguare il proprio modello di bilancio al modello regionale per facilitare le relazioni con gli enti e riuscire ad elaborare schemi comuni di contabilità. Il modello regionale è articolato in due modelli: Modello (1) per le OdV che utilizzano la contabilità finanziaria e il relativo principio di cassa. Modello (2) per le OdV che adottano la contabilità economica e il relativo principio della competenza (indispensabile, in quanto sistema che permette “una tenuta di scritture contabili complete ed analitiche”, per quelle OdV che ricevono fondi ai sensi della Legge n. 80/05). La scelta tra i due sistemi contabili o tra i due modelli è dettata da numerose variabili (si veda Tabella comparativa n.1 al paragrafo 1.3): si tenga presente che per le associazioni di grosse dimensioni, o per quelle con criticità (ad esempio, l’accensione di un mutuo) o in casi in cui sia esplicitamente richiesto da Regolamenti (ad esempio, richiesta del marchio Merita Fiducia plus del CSV) o da normative (L.80/05), tale scelta è obbligatoriamente direzionata verso il Modello economico. Oltre ai modelli di bilancio è possibile integrare il rendiconto con altri allegati quali l’inventario o un documento obbligatorio di rendiconto di raccolta fondi. 2.3 L’ Inventario L’inventario è l’elenco di beni di proL’inventario è l’elenco di beni di proprietà prietà dell’associazione: si intendono dell’associazione: si intendono per beni tutti per beni tutti gli oggetti di propriegli oggetti di proprietà o comunque utilizzatà o comunque utilizzati dall’ente, ti dall’ente, come ad esempio, il computer, i mobili o le attrezzature. come ad esempio, il computer, i mobili o le attrezzature. I beni da inserire nell’inventario sono i beni mobili (non di modico valore o di consumo) e i beni mobili non registrati: i beni mobili registrati sono i beni che per legge vengono iscritti in pubblici registri, come, ad esempio, gli automezzi. Ad esempio, l’associazione può inserire in inventario: arredi, automezzi, attrezzature, etc. 12 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Solitamente l’inventario viene redatto alla chiusura dell’esercizio ma, qualora il Consiglio Direttivo ne dichiari la necessità, può anche essere compilato precedentemente alla chiusura dell’esercizio, ed è strumento essenziale per definire quali beni appartengono alla associazione e quali sono, ad esempio, solo in uso o in comodato. I beni vanno elencati con numero progressivo e descritti in maniera univoca, con eventualmente l’indicazione del luogo in cui si trovano o con gli estremi identificativi, come, ad esempio, i dati del libretto di circolazione trattandosi di automezzo. Nel momento in cui vengono registrati nell’inventario i beni possono essere segnati con il valore storico di acquisto (comprensivo di oneri e spese varie relative all’acquisto) dei beni e spesso vengono indicati a lato gli ammortamenti. Nella sezione Formulari del sito CSV Verona è presente un modello di Inventario da poter allegare, quale documento integrativo al bilancio, al piano dei conti. 2.4 Il Rendiconto di raccolta fondi Il D. Lgs 460/97 sulle ONLUS, all’art.8 Il formulario per la raccolta fondi e all’art. 26, integra e richiama le dispoNella sezione Formulari del sito CSV è disizioni del D.P.R. 600/73 (scritture consponibile un modello di rendiconto e di tabili degli enti non commerciali) disporelazione illustrativa (mod. 59). nendo, a tutela della fede pubblica, un obbligo di rendicontazione delle attività di raccolta fondi. Art. 8 D. Lgs 460/97: Si sottolinea come la ragione della nor“Indipendentemente dalla redazione ma non sia quella di appesantire l’ordel rendiconto annuale economico e finanziario, gli enti non commerciali dinaria attività delle associazioni ma che effettuano raccolte pubbliche di fonl’esigenza di trasparenza di raccolta e di devono redigere entro quattro mesi gestione di fondi, come sottolineato dalla chiusura dell’esercizio, un apposito dall’art. 3 del DPCM n. 329/2001, che e separato rendiconto annuo tenuto e attribuisce all’Agenzia per le ONLUS la conservato ai sensi dell’art. 22, dal quale devono risultare, anche a mezzo di una vigilanza “sull’attività di raccolta fondi relazione illustrativa, in modo chiaro e e di sollecitazione della fede pubblica, trasparente, le entrate e le spese relative anche attraverso l’impiego di mezzi di a ciascuna delle celebrazioni, ricorrenze o comunicazione svolta dalle organizzacampagne di sensibilizzazione. …” zioni, dal terzo settore e dagli enti non commerciali, allo scopo di assicurare la tutela da abusi e le pari opportunità di accesso ai mezzi di finanziamento”. Indipendentemente dagli obblighi di legge, l’obbligo di rendicontazione si inserisce in quelle “buone pratiche” in tema di donazioni che sono ormai notoria13 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato mente riconosciute come essenziali per incrementare la fiducia dei donatori e per una gestione corretta della attività della Associazione di volontariato. Tornate recentemente molto attuali anche in relazione al 5X1000, queste prassi affondano le radici nella Carta dei Valori del Volontariato, che, si ricorda, ha visto l’ ampia adesione dalla Conferenza Regionale del Volontariato e dalla Regione Veneto, che all’art. 24 riporta: “Le organizzazioni di volontariato ritengono essenziale la legalità e la trasparenza in tutta la loro attività e particolarmente nella raccolta e nell’uso corretto dei fondi e nella formazione dei bilanci. Sono disponibili a sottoporsi a verifica e controllo, anche in relazione all’organizzazione interna. Per esse trasparenza significa apertura all’esterno e disponibilità alla verifica della coerenza tra l’agire quotidiano e i principi enunciati.” Con circolare N. 59/E del 31 ottobre 2007, l’Agenzia delle Entrate ha ribadito e precisato quanto già disciplinato dalle normative in materia: viene sottolineato che nel rendiconto vanno riportate, in modo chiaro e trasparente, le entrate e le spese afferenti a ciascuna delle manifestazioni e l’obbligatorietà di una relazione illustrativa concernenti le entrate e le spese sostenute. La circolare introduce, tuttavia, elementi nuovi rispetto a quanto precedentemente disciplinato: “Occorre, pertanto, individuare e quantificare un rapporto tra la raccolta fondi e la loro destinazione, prevedendo che i costi totali, sia amministrativi sia per l’attività di raccolti fondi, debbano essere contenuti entro limiti ragionevoli e tali da assicurare che, dedotti tali costi, residui, comunque una certa quota di fondi da destinare ai progetti e alle attività per cui la stessa campagna è stata attivata”. L’Agenzia delle Entrate ritiene che la Caratteristiche delle raccolte fondi maggior parte dei proventi della rac Raccolte aperte a tutti; colta fondi debba essere destinata al In occasione di particolari (celebrazioprogetto o all’attività per cui è stata atni, ricorrenze, campagne); Cessione di modico valore; tivata (e non, quindi, utilizzati dall’As Attività occasionali. sociazione per auto-finanziarsi) e che ciò debba risultare da un preciso rapporto tra costi e ricavi, illustrato dalla relazione accompagnatoria al rendiconto, che deve quindi specificare l’importo delle somme raccolte, come risultante dalla documentazione dei singoli versamenti, nonché le somme destinate al progetto o alla specifica attività. Indicazioni e principi orientativi importanti sulle raccolte fondi sono state fornite anche dalla Agenzia per le ONLUS nelle Linee Guida per la raccolta fondi del 2010. 14 2.5 Il Bilancio finanziario: Mod. 1 con criterio di cassa 2.5.1 Le caratteristiche del Bilancio finanziario Mod.1 • La natura finanziaria del rendiconto. I dati inseriti corrispondono alle entrate riscosse e alle uscite sostenute utilizzando la cassa contanti o il conto corrente bancario. Tutti i dati vanno inseriti con il criterio di cassa e non si dovrà, pertanto, inserire alcun dato per competenza (costi da sostenere, somme da incassare o altri costi non monetari come ad esempio gli ammortamenti o accantonamenti a fondi rischi). L’inserimento di dati per competenza sfaserebbe completamente il senso del rendiconto rendendolo poco chiaro nel suo significato. • Il risultato finale. Rappresenta il valore della disponibilità liquida finale al termine dell’esercizio associativo. Comprende le disponibilità di cassa, di banca e il valore aggiornato di eventuali titoli investiti. • Eventuali risultati iniziali o finali negativi. Può accadere che, a causa di momentanee difficoltà nella gestione, l’OdV ricorra alle banche per richiedere piccoli fidi utilizzabili come “scoperto di conto corrente”. Se l’OdV attinge a tali forme di credito e le utilizza è possibile che il saldo (iniziale o finale) possa risultare negativo. In tale caso è bene indicare in Relazione accompagnatoria o relazione degli amministratori le ragioni di tale situazione e come ci si è finanziati attraverso il sistema bancario. • L’uso delle colonne nella scheda di rendiconto. I dati devono essere inseriti soltanto nelle colonne “bianche”. Le sommatorie sono automatiche e risultano nelle colonne di colore grigio. È importante non modificare le colonne “grigie” in quanto già impostate. • Casella saldo iniziale. È un dato da inserire manualmente e rappresenta la sommatoria dei valori in cassa, banca o investiti in titoli presenti a inizio periodo. • Casella saldo finale. È una casella “grigia” che contiene una formula di “somma” già impostata. Il dato comparirà automaticamente indicando il valore finale della liquidità dopo aver gestito tutte le operazioni dell’anno. Se la gestione è stata correttamente effettuata corrisponderà alla sommatoria di: saldo di inizio anno + entrate dell’esercizio - costi dell’esercizio. Il valore ottenuto andrà poi suddiviso tra valori di cassa contanti, valori nel conto corrente bancario e titoli di investimento. 15 IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2.5.2 Lo schema di Mod. 1 BILANCIO FINANZIARIO (Modello 1) IMPORTI PARZIALI 1. LIQUIDITÀ INIZIALE (cassa+Banca+Titoli) IMPORTI TOTALI € 0,00 ENTRATE 1. QUOTE ASSOCIATIVE € 0,00 2. CONTRIBUTI PER PROGETTI E/O ATTIVITÀ (art. 5 L. 266/91) 2.1 da soci (specificare a quale titolo) € 0,00 € 0,00 2.2 da non soci (specificare a quale titolo) € 0,00 2.3 da CSV e Comitato di Gestione € 0,00 2.4 da enti pubblici (comune, provincia, regione, stato) € 0,00 2.5 da Comunità europea e da altri organismi internazionali € 0,00 2.6 da altre Odv (specificare a quale titolo) € 0,00 2.7 dal cinque per mille € 0,00 2.8 altro (specificare) € 0,00 3. DONAZIONI DEDUCIBILI E LASCITI TESTAMENTARI - art. 5 L.266/91 € 0,00 3.1 da soci € 0,00 3.2 da non soci € 0,00 4. RIMBORSI DERIVANTI DA CONVENZIONI CON ENTI PUBBLICI - art. 5 L.266/91 € 0,00 5. ENTRATE DA ATTIVITÀ COMMERCIALI PRODUTTIVE MARGINALI (Raccolta fondi) € 0,00 5.1 da attività di vendite occasionali o iniziative occasionali di solidarietà (D.M. 1995 lett.a) es.eventi, cassettina offerte, tombole, spettacoli € 0,00 5.2 da attività di vendita di beni acquisiti da terzi a titolo gratuito a fini di sovvenzione (D.M. 1995 lett.b) € 0,00 5.3 da attività di somministrazione di alimenti e bevande in occasione di manifestazioni e simili a carattere occasionale (D.M. 1995 lett.d) € 0,00 6. ALTRE ENTRATE DA ATTIVITÀ COMMERCIALI MARGINALI 5.4 cessione di beni prodotti dagli assistiti e dai volontari sempreché la vendita dei prodotti sia curata direttamente dall’organizzazione senza alcun intermediario (D.M. 1995 lett.c) € 0,00 5.5 attività di prestazione di servizi rese in conformità alle finalità istituzionali, non riconducibili nell’ambito applicativo dell’art. 111, comma 3, del TUIR verso pagamento di corrispettivi specifici che non eccedano del 50% i costi di diretta imputazione (D.M. 1995 lett. e) € 0,00 6. ALTRE ENTRATE (comunque ammesse dalla L.266/91) 6.1 rendite patrimoniali (fitti,….) € 0,00 € 0,00 6.2 rendite finanziarie (interessi, dividendi) € 0,00 6.3 altro: specificare € 0,00 7. ANTICIPAZIONI DI CASSA € 0,00 8. PARTITE DI GIRO € 0,00 TOTALE ENTRATE € 0,00 16 USCITE 1. RIMBORSI SPESE AI VOLONTARI (documentate ed effettivamente sostenute) € 0,00 2. ASSICURAZIONI € 0,00 2.1 volontari (malattie, infortuni e resp. civile terzi) - art. 4 L.266/91 € 0,00 2.2 altre: es. veicoli, immobili,…. € 0,00 3. PERSONALE OCCORRENTE A QUALIFICARE E SPECIALIZZARE L’ATTIVITÀ (art. 3 L. 266/91 e art.3 L.R. 40/1993) 3.1 dipendenti € 0,00 € 0,00 3.2 atipici e occasionali € 0,00 3.3 consulenti (es. fisioterapista) € 0,00 4. ACQUISTI DI SERVIZI (es. manutenzione, trasporti, service, consulenza fiscale e del lavoro) € 0,00 5. UTENZE (telefono, luce, riscaldamento,…) € 0,00 6. MATERIALI DI CONSUMO (cancelleria, postali, materie prime, generi alimentari) € 0,00 6.1 per struttura odv € 0,00 6.2 per attività € 0,00 6.3 per soggetti svantaggiati € 0,00 7. GODIMENTO BENI DI TERZI (affitti, noleggio attrezzature, diritti Siae,....) € 0,00 8. ONERI FINANZIARI E PATRIMONIALI (es. interessi passivi su mutui, prestiti, c/c bancario, ecc.…) € 0,00 9. BENI DUREVOLI € 0,00 10. IMPOSTE E TASSE € 0,00 11. RACCOLTE FONDI (vedi allegati Nr. delle singole raccolte fondi di cui ai punti 5.1, 5.2 e 5.3 delle entrate) € 0,00 12. ALTRE USCITE/COSTI € 0,00 12.1 Contributi a soggetti svantaggiati € 0,00 12.2 Quote associative a odv collegate o Federazioni (specificare) € 0,00 12.3 versate ad altre odv (specificare) € 0,00 12.4 Altro (specificare) € 0,00 13. PARTITE DI GIRO € 0,00 TOTALE USCITE € 0,00 LIQUIDITÀ FINALE (Liquidità iniziale + totale entrate - totale uscite) € 0,00 di cui Valori in cassa € 0,00 di cui Valori presso depositi € 0,00 Data Firma 17 IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2.5.3 Guida alla compilazione Mod. 1 ANALISI DELLE ENTRATE La modalità di classificazione • Le macrovoci. Lo schema obbliga a riclassificare le entrate nel modo seguente 1. Quote associative 2. Contributi per progetti e attività 3. Donazioni deducibili e lasciti testamentari 4. Rimborsi derivanti da convenzioni 5. Entrate derivanti da attività commerciali produttive marginali 6. Altre entrate 7. Anticipazioni di cassa 8. Partite di giro • Il significato delle macrovoci. Invitare a distinguere le entrate per tipologie di “fonte” dalla quale provengono. • Utilizzo della classificazione. Per le OdV è importante utilizzare questa classificazione già nel corso dell’esercizio, man mano che si presentano i vari fatti di gestione. In tale caso, a fine anno, è più semplice compilare lo schema di rendiconto. I dati riclassificati si rivelano utili anche per impostare schemi di rendicontazione sociale, oltre che per creare semplici ma significativi indicatori per il monitoraggio della gestione. 1. Quote associative • Occorre indicare le somme incassate come quote associative nell’esercizio. Eventuali maggiori importi riscossi dai soci, non corrispondenti alla quota sociale, sono da riportare nella voce 2.1. 2. Contributi per progetti e attività • 2.1 - Da soci. Somme ricevute da soci e in genere finalizzate alla realizzazione di una iniziativa/progetto. Si tratta di somme che non risultano deducibili per il donatore. Non corrispondono assolutamente alle quote sociali che trovano spazio nella voce 1 • 2.2 - Da altri non soci. Somme ricevute da persone non associate finalizzate alla realizzazione di una iniziativa/ progetto. Si tratta di somme che non risultano deducibili per il donatore. • 2.3 - Da CSV e Comitato di Gestione. Somme che affluiscono all’OdV in seguito alla liquidazione di progetti promossi e sostenuti dal CSV o direttamente dal Comitato di Gestione. È consigliabile specificare l’ente ed eventualmente nella Relazione accompagnatoria al bilancio precisare il progetto/iniziativa. • 2.4-2.5 - Da enti pubblici. Si tratta di somme ricevute a sostegno dell’attività in seguito alla partecipazione a bandi o iniziative. Può trattarsi anche di contributi ottenuti occasionalmente in seguito a richiesta di aiuto e sostegno presentata dalla OdV a enti nazionali e internazionali. È consigliabile specificare l’ente ed eventualmente nella Relazione accompagnatoria al bilancio precisare il progetto/iniziativa. • 2.6 - Da altre OdV (coprogettazione). Somme ricevute attraverso altre OdV in seguito ad attività di coprogettazione. La somma riportata evidenzia la quota di propria competenza rispetto al contributo totale ottenuto. Nella stessa voce possono essere indicati incassi provenienti da OdV a cui si è affiliati. • 2.7 - Da cinque per mille. Va indicata la somma ricevuta dall’Agenzia delle Entrate quale quota del 5x1000 destinata dai donatori all’OdV. La somma va indicata nel periodo in cui viene definitivamente messa a disposizione da parte dell’Amministrazione finanziaria. Le quote che l’Amministrazione finanziaria deve ancora liquidare alla fine dell’esercizio andranno comunque riportate fra i crediti da incassare nello schema “INTEGRAZIONI PATRIMONIALI” (vedi di seguito). • 2.8 - Altro. Introiti da altri soggetti non ricompresi nei precedenti punti 3. Donazioni deducibili-detraibili e lasciti testamentari • 3.1 - 3.2 - Da soci/da non soci. Rappresentano le tipiche somme ricevute da donatori e per le quali si utilizza il sistema di tracciabilità del pagamento (bonifico bancario, ricevuta emessa dalla OdV) che ne garantisce la deducibilità per il donatore. Quando l’associazione applica la L. 80/05, per consentire al beneficiario il beneficio della deduzione, ha inoltre l’obbligo, oltre al rilascio della ricevuta, della tenuta contabile analitica delle donazioni ricevute. • Qualora l’OdV benefici di lasciti testamentari dovranno essere ricompresi in queste voci. 4. Rimborsi derivanti da convenzioni • Somme derivanti dalla sottoscrizione di convenzioni con pubbliche amministrazioni per la gestione di servizi a favore di persone svantaggiate (centri diurni, servizi di trasporto malati, etc.). 18 5. Attività commerciali produttive marginali (comprese raccolte fondi) • La macrovoce accoglie tutte le entrate classificabili secondo le indicazioni del D.M. 25/5/1995*. Pur evidenziando in un’unica sommatoria (casella grigia) tutte le possibili categorie previste dai cinque punti della norma, il rendiconto prevede una suddivisione delle voci in due gruppi: - Un primo gruppo (punti 5.1 - 5.2 - 5.3) che comprende le entrate derivanti dalla vera e propria attività di raccolta fondi e che trova corrispondenza nelle lettere a,b,d del Decreto Ministeriale del 1995. - Un secondo gruppo (punti 5.4 - 5.5) che comprende invece l’attività di vendita di beni e cessioni di servizi realizzati nel contesto dell’attività istituzionale (anche realizzata dagli assistiti e volontari). Tutte le attività marginali, è bene ricordarlo, devono essere realizzate attenendosi ai seguenti principi di riferimento: a) in maniera non prevalente rispetto all’attività istituzionale; b) in funzione della realizzazione del fine istituzionale dell’organizzazione di volontariato iscritta nei registri di cui all’art. 6 della legge n. 266 del 1991; c) senza l’impiego di mezzi organizzati professionalmente per fini di concorrenzialità sul mercato, quali l’uso di pubblicità dei prodotti, di insegne elettriche, di locali attrezzati secondo gli usi dei corrispondenti esercizi commerciali, di distinzione dell’impresa. 6. Altre Entrate • 6.1 - Rendite patrimoniali. Introiti da affitti attivi di immobili. • 6.2 - Rendite finanziarie. Interessi attivi su depositi bancari, titoli, dividendi. • 6.3 - Altre. Non previste ai punti 6.1 - 6.2, sono da specificare. 7. Anticipazioni di cassa • Comprende gli anticipi, per esigenze di cassa, ricevuti da soci o da istituti bancari (finanziamento temporaneo) e che andranno restituiti ad una scadenza prestabilita. Nella relazione di bilancio è bene illustrare la provenienza dell’anticipazione, la natura e le modalità di rimborso. • I rimborsi devono sempre essere disposti e autorizzati da regolamento dell’associazione o da apposita delibera. 8. Partite di giro • Comprende le entrate per iniziative istituzionali, previste dallo Statuto, il cui ricavato viene completamente riversato su un altro soggetto (es. raccolta fondi per Telethon). ANALISI DELLE USCITE La modalità di classificazione • Le macrovoci. Lo schema obbliga a riclassificare le uscite nel modo seguente 1. Rimborsi spese ai volontari 2. Assicurazioni 3. Personale occorrente a qualificare e specializzare l’attività 4. Acquisti di servizi 5. Utenze 6. Materiale di consumo 7. Godimento beni di terzi 8. Oneri finanziari 9. Beni durevoli 10. Imposte e tasse 11. Raccolta fondi 12. Altre uscite e costi 13. Partite di giro 1. Rimborsi ai soci • Si tratta di costi sostenuti per rimborsare spese anticipate dai volontari per lo svolgimento del loro servizio. Può comprendere anche il rimborso chilometrico per viaggi effettuati. • I rimborsi devono sempre essere disposti e autorizzati da regolamento dell’associazione o da apposita delibera. * Il D.M. 25/5/1995 è stato emanato dal Ministero delle Finanze di concerto con il Ministero della Famiglia e della Solidarietà Sociale per chiarire e definire quali siano le attività commerciali e produttive marginali per le Organizzazioni di volontariato così come previste dall’art.8, comma 4, della Legge 11 agosto 1991 n. 266. 19 IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2. Assicurazioni Vanno indicati i premi pagati ripartendoli fra le tipologie di assicurazioni sottoscritte: • 2.1 - assicurazioni obbligatoria dei volontari (malattie, infortuni e resp. civile terzi art. 4 L.266/91) • 2.2. - altre assicurazioni come ad es. veicoli, immobili, etc. N.B.: occorre indicare gli importi effettivamente pagati nell’esercizio. 3. Personale per qualificare l’attività • 3.1 - Dipendenti. Occorre indicare il valore complessivo degli stipendi/compensi pagati comprensivi dei contributi previdenziali e ritenute fiscali versati nell’esercizio. • 3.2 - Atipici e Occasionali. Occorre indicare il valore complessivo degli emolumenti pagati comprensivi dei contributi previdenziali e ritenute fiscali versati nell’esercizio. • 3.3 - Consulenti. Qualora si ricorra a professionisti con partita IVA si dovrà indicare l’importo totale della fattura comprensiva dell’eventuale ritenuta d’acconto versata. Ci si riferisce a professionisti che erogano un servizio strettamente correlato con l’area di attività dell’OdV (personale sanitario, educativo, area psicosociale, etc). 4. Acquisti di servizi • Occorre indicare tutti i servizi a supporto della vita associativa provenienti da strutture esterne. Alcuni esempi: consulenze fiscali, del lavoro, servizi di pulizie, manutenzioni, spese postali, spese bancarie. 5. Utenze • Comprende i costi per i servizi fondamentali: elettricità, acqua, telefono, riscaldamento, smaltimento rifiuti. 6. Materiale di consumo Si tratta di costi sostenuti per l’acquisto di beni di consumo utili alla gestione. La struttura di bilancio prevede la suddivisione degli stessi tra: • 6.1 Costi per la gestione della struttura dell’OdV (esempio:acquisti di cancelleria, materiali per la pulizia, attrezzature di piccolo importo); • 6.2 Costi per le specifiche attività (costi di acquisto collegati a singoli progetti o attività parte dell’attività istituzionale); • 6.3 Costi di acquisto materiali destinati direttamente ai soggetti svantaggiati. Può essere utile predisporre, già nel corso dell’anno, piccoli schemi delle somme spese che consentano, per ogni costo, l’applicazione di semplici ma utili criteri di riparto fra le tre categorie di cui sopra. 7. Godimento beni di terzi • Godimento beni di terzi. Rappresenta il costo sostenuto per usufruire di beni mobili e immobili non di proprietà, attraverso contratti particolari come il noleggio a lungo termine, il leasing, la locazione. I costi più tipici possono essere l’affitto dei locali, il leasing di auto e attrezzature, il noleggio di fotocopiatrici e stampanti, etc. Nella voce in oggetto vanno riportati i canoni pagati nell’esercizio. Il maxicanone iniziale va riportato interamente nell’anno in cui si è verificato l’esborso. L’eventuale riscatto finale va indicato alla voce 9 nei beni durevoli (in quanto il bene diventa di proprietà dell’OdV). 8. Oneri finanziari • La voce si riferisce agli interessi pagati per finanziamenti a medio e lungo termine, per scoperti di conto corrente autorizzati dalle banche. La voce raccoglie tutti gli interessi pagati nel corso dell’esercizio risultanti dai documenti contabili inviati dalle banche o altro ente finanziatore. 9. Beni durevoli • Si tratta di immobilizzazioni sia materiali che immateriali (ad esempio software). Occorre indicare il valore di acquisto del bene come risulta da fattura, comprensivo di eventuali costi di installazione, messa in opera e IVA. Non è da indicare l’eventuale ammortamento che non avrebbe alcun significato in una rendicontazione basata su principi di cassa. 10. Imposte e tasse • Le voci in oggetto si riferiscono a imposte pagate dall’OdV (Modello Unico, Modello Irap, Modello 770, Modello ICI). Le imposte vanno indicate sempre con il principio di cassa, con riferimento al periodo in cui sono pagate con il modello F24/F23 o altro sistema di liquidazione (Ires, Irap, Imposte di registro, ICI, etc). 11. Costi per la Raccolta fondi • 11.1 - 11.2 Costi da raccolta fondi. Si tratta di costi da leggere in modo collegato con le entrate di cui al punto 5.1 - 5.2 - 5.3 e rappresentano le somme spese per organizzare le raccolte fondi. 20 Tali esborsi sono da inserire anche nelle apposite rendicontazioni separate richieste quale documentazione dell’attività di raccolta effettuata. 12. Altre uscite • 12.1 - Contributi a soggetti svantaggiati. Sono da riportare le somme erogate a favore di soggetti beneficiari dei servizi della OdV: offerte, piccole somme consegnate, etc. • 12.2 - Quote associative ad OdV collegate (es. a livello superiore). • 12.3 - Somme versate ad altre OdV. Sono le somme versate ad altre OdV partecipanti ad una co-progettazione e le somme versate da una OdV a altre organizzazioni locali affiliate (es. progetto in partenariato). 13. Partite di giro • Comprende le uscite sostenute per soggetti terzi, il cui ricavato è stato incassato dall’OdV. 2.5.4 Integrazioni patrimoniali (facoltativo) È evidente che uno schema di rendiconto gestionale “per cassa” offre informazioni limitate ai soli movimenti che coinvolgono la cassa e la banca; non risultano, pertanto, informazioni che possano ragguagliare i soci e tutti i portatori d’interesse su altri aspetti della gestione, come ad esempio, i crediti da incassare o i debiti ancora da saldare. Soprattutto fra questi ultimi si annoverano poste contabili significative che possono offrire utili informazioni, ricordiamo in proposito: i debiti verso fornitori per acquisti di beni e servizi, i debiti finanziari verso banche, i debiti verso dipendenti per trattamento di fine rapporto. La stessa liquidità finale, evidenziata nel saldo finale del rendiconto gestionale, avrebbe talvolta bisogno di ulteriori dettagli: liquidità di cassa, saldi attivi bancari, titoli di investimento. Con l’intento di tenere nel giusto conto gli aspetti patrimoniali della gestione, ed offrire un quadro più completo della vita associativa, si propone di integrare il rendiconto con uno schema del seguente genere. Periodo amministrativo Valori in cassa al 31/12 Depositi postali al 31/12 Depositi bancari al 31/12 (A) Totale fondi liquidi Investimenti in titoli (valorizzati al 31/12) (B) Totale titoli investimento Crediti da convenzioni al 31/12 Crediti da contributi progetti da incassare al 31/12 Quote associative da incassare al 31/12 (C) Totale crediti Immobili Attrezzature Automezzi (D) Totale attivo immobilizzato 21 Anno n IL BILANCIO FINANZIARIO: MOD. 1 CON CRITERIO DI CASSA Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato TOTALE ATTIVO (A+B+C+D ) Mutui passivi (debito residuo al 31/12) Accantonamento TFR (debito al 31/12) Debiti verso associati (debito al 31/12) Debiti verso fornitori (debiti da saldare al 31/12) Finanziamenti residui da restituire a Banche al 31/12 Finanziamenti residui da restituire ad altri finanziatori al 31/12 IL BILANCIO ECONOMICO: MOD. 2 CON CRITERIO DI COMPETENZA TOTALE PASSIVO 2.6 Il Bilancio economico: Mod. 2 con criterio di competenza 2.6.1 Le caratteristiche del Bilancio economico Mod.2 Lo schema viene utilizzato principalmente da organizzazioni di grandi dimensioni o comunque supportate da sistemi contabili tipicamente aziendali che consentono una riclassificazione dei fatti di gestione sotto l’aspetto economico e patrimoniale. L’impostazione richiede la tenuta delle scritture contabili analitiche. Elementi essenziali del rendiconto (come peraltro precisato dalla nota introduttiva alla DGR n. 4314 per le organizzazioni che ricevono fondi ai sensi della Legge n. 80/05): • La natura economica del rendiconto. I dati inseriti corrispondono ai costi e ai ricavi maturati nel periodo sebbene non pagati o incassati. • Il risultato finale. Rappresenta un vero e proprio avanzo o perdita di gestione e non corrisponde necessariamente alla liquidità disponibile. • La struttura patrimoniale. L’impostazione del rendiconto comporta la redazione anche del prospetto patrimoniale utilizzando la struttura proposta in fondo alla pagina dei costi. • Beni di uso durevole. Trattandosi di un bilancio per competenza gli acquisti di beni di uso durevole troveranno collocazione nell’attivo dello stato patrimoniale e tra i costi comparirà soltanto la quota di ammortamento periodico. 22 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2.6.2 Lo schema di Mod. 2 IMPORTI PARZIALI IMPORTI TOTALI RICAVI 1. QUOTE ASSOCIATIVE € 0,00 € 0,00 2.1 da soci (specificare a quale titolo) € 0,00 2.2 da non soci (specificare a quale titolo) € 0,00 2.3 da CSV e Comitato di Gestione € 0,00 2.4 da enti pubblici (comune, provincia, regione, stato) € 0,00 2.5 da Comunità europea e da altri organismi internazionali € 0,00 2.6 da altre Odv (specificare a quale titolo) € 0,00 2.7 dal cinque per mille € 0,00 2.8 altro (specificare) € 0,00 3. DONAZIONI DEDUCIBILI E LASCITI TESTAMENTARI - art. 5 L.266/91 € 0,00 3.1 da soci € 0,00 3.2 da non soci € 0,00 4. RIMBORSI DERIVANTI DA CONVENZIONI CON ENTI PUBBLICI - art. 5 L.266/91 € 0,00 5. ENTRATE DA ATTIVITÀ COMMERCIALI PRODUTTIVE MARGINALI (Raccolta fondi) € 0,00 5.1 da attività di vendite occasionali o iniziative occasionali di solidarietà (D.M. 1995 lett.a) es.eventi, cassettina offerte, tombole, spettacoli € 0,00 5.2 da attività di vendita di beni acquisiti da terzi a titolo gratuito a fini di sovvenzione (D.M. 1995 lett.b) € 0,00 5.3 da attività di somministrazione di alimenti e bevande in occasione di manifestazioni e simili a carattere occasionale (D.M. 1995 lett.d) € 0,00 5. ALTRE ENTRATE DA ATTIVITÀ COMMERCIALI MARGINALI 5.4 cessione di beni prodotti dagli assistiti e dai volontari sempreché la vendita dei prodotti sia curata direttamente dall’organizzazione senza alcun intermediario (D.M. 1995 lett.c) € 0,00 5.5 attività di prestazione di servizi rese in conformità alle finalità istituzionali, non riconducibili nell’ambito applicativo dell’art. 111, comma 3, del TUIR verso pagamento di corrispettivi specifici che non eccedano del 50% i costi di diretta imputazione (D.M. 1995 lett. e) € 0,00 6. ALTRE ENTRATE (comunque ammesse dalla L.266/91) € 0,00 6.1 rendite patrimoniali (fitti,….) € 0,00 6.2 rendite finanziarie (interessi, dividendi) € 0,00 6.3 altro: specificare € 0,00 7. ANTICIPAZIONI DI CASSA € 0,00 8. PARTITE DI GIRO € 0,00 TOTALE RICAVI € 0,00 23 IL BILANCIO ECONOMICO: MOD. 2 CON CRITERIO DI COMPETENZA 2. CONTRIBUTI PER PROGETTI E/O ATTIVITÀ (art. 5 L. 266/91) Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato COSTI 1. RIMBORSI SPESE AI VOLONTARI (documentate ed effettivamente sostenute) € 0,00 2. ASSICURAZIONI € 0,00 2.1 volontari (malattie, infortuni e resp. civile terzi) - art. 4 L.266/91 € 0,00 2.2 altre: es. veicoli, immobili,…. € 0,00 IL BILANCIO ECONOMICO: MOD. 2 CON CRITERIO DI COMPETENZA 3. PERSONALE OCCORRENTE A QUALIFICARE E SPECIALIZZARE L’ATTIVITÀ (art. 3 L. 266/91 e art. 3 L.R. 40/1993)) € 0,00 3.1 dipendenti € 0,00 3.2 atipici e occasionali € 0,00 3.3 consulenti (es. fisioterapista) € 0,00 4. ACQUISTI DI SERVIZI (es. manutenzione, trasporti, service, consulenza fiscale e del lavoro) € 0,00 5. UTENZE (telefono, luce, riscaldamento,…) € 0,00 6. MATERIALI DI CONSUMO (cancelleria, postali, materie prime, generi alimentari) € 0,00 6.1 per struttura odv € 0,00 6.2 per attività € 0,00 6.3 per soggetti svantaggiati € 0,00 7. GODIMENTO BENI DI TERZI (affitti, noleggio attrezzature, diritti Siae,....) € 0,00 8. ONERI FINANZIARI E PATRIMONIALI (es. interessi passivi su mutui, prestiti, c/c bancario ..) € 0,00 9. AMMORTAMENTI € 0,00 10. IMPOSTE E TASSE € 0,00 11. RACCOLTE FONDI (vedi allegati Nr. delle singole raccolte fondi di cui ai punti 5.1, 5.2 e 5.3 delle entrate) € 0,00 12. ALTRE USCITE/COSTI € 0,00 12.1 Contributi a soggetti svantaggiati € 0,00 12.2 Quote associative a odv collegate (specificare) € 0,00 12.3 versate ad altre odv (specificare) € 0,00 12.4 Altro (specificare) € 0,00 13. PARTITE DI GIRO € 0,00 TOTALE COSTI € 0,00 STATO PATRIMONIALE ATTIVO PASSIVO BENI DUREVOLI € 0,00 DEBITI € 0,00 CASSA € 0,00 F.DI AMMORTAMENTO BENI E ATTREZZATURE € 0,00 BANCA € 0,00 F.DI DI ACCANTONAMENTO € 0,00 CREDITI € 0,00 NETTO € 0,00 PERDITA DI GESTIONE € 0,00 AVANZO DI GESTIONE € 0,00 TOTALE A PAREGGIO € 0,00 TOTALE A PAREGGIO € 0,00 24 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2.6.3 Guida alla compilazione del Mod.2 1. Quote associative • Occorre indicare le somme incassate come quote associative nell’esercizio. Eventuali maggiori importi riscossi dai soci, non corrispondenti alla quota sociale, sono da riportare nella voce 2.1. 2. Contributi per progetti e attività • 2.1 - Da soci. Somme ricevute da soci e in genere finalizzate alla realizzazione di una iniziativa/progetto. Si tratta di somme che non risultano deducibili per il donatore. Non corrispondono assolutamente alle quote sociali che trovano spazio nella voce 1 • 2.2 - Da altri non soci. Somme ricevute da persone non associate finalizzate alla realizzazione di una iniziativa/ progetto. Si tratta di somme che non risultano deducibili per il donatore. • 2.3 - Da CSV e Comitato di Gestione. Somme che affluiscono all’OdV in seguito alla liquidazione di progetti promossi e sostenuti dal CSV o direttamente dal Comitato di Gestione. È consigliabile specificare l’ente ed eventualmente nella Relazione accompagnatoria al bilancio precisare il progetto/iniziativa. • 2.4-2.5 - Da enti pubblici. Si tratta di somme ricevute a sostegno dell’attività in seguito alla partecipazione a bandi o iniziative. Può trattarsi anche di contributi ottenuti occasionalmente in seguito a richiesta di aiuto e sostegno presentata dalla OdV a enti nazionali e internazionali. È consigliabile specificare l’ente ed eventualmente nella Relazione accompagnatoria al bilancio precisare il progetto/iniziativa. • 2.6 - Da altre OdV (coprogettazione). Somme ricevute attraverso altre OdV in seguito ad attività di coprogettazione. La somma riportata evidenzia la quota di propria competenza rispetto al contributo totale ottenuto. Nella stessa voce possono essere indicati incassi provenienti da OdV a cui si è affiliati. • 2.7 - Da cinque per mille. Va indicata la somma ricevuta dall’Agenzia delle Entrate quale quota del 5x1000 destinata dai donatori all’OdV. La somma va indicata nel periodo in cui viene definitivamente messa a disposizione da parte dell’Amministrazione finanziaria. Le quote che l’Amministrazione finanziaria deve ancora liquidare alla fine dell’esercizio andranno comunque riportate fra i crediti da incassare nello schema “INTEGRAZIONI PATRIMONIALI” (si veda di seguito). • 2.8 - Altro. Introiti da altri soggetti non ricompresi nei precedenti punti . 3. Donazioni deducibili-detraibili e lasciti testamentari • 3.1 - 3.2 - Da soci/da non soci. Rappresentano le tipiche somme ricevute da donatori e per le quali si utilizza il sistema di tracciabilità del pagamento (bonifico bancario, ricevuta emessa dalla OdV) che ne garantisce la deducibilità per il donatore. Quando l’associazione applica la L. 80/05, per consentire al beneficiario il beneficio della deduzione, ha inoltre l’obbligo, oltre al rilascio della ricevuta, della tenuta contabile analitica delle donazioni ricevute. • Qualora l’OdV benefici di lasciti testamentari dovranno essere ricompresi in queste voci. 25 IL BILANCIO ECONOMICO: MOD. 2 CON CRITERIO DI COMPETENZA ANALISI DELLE ENTRATE La modalità di classificazione • Le macrovoci. Lo schema obbliga a riclassificare le entrate nel modo seguente 1. Quote associative 2. Contributi per progetti e attività 3. Donazioni deducibili e lasciti testamentari 4. Rimborsi derivanti da convenzioni 5. Entrate derivanti da attività commerciali produttive marginali 6. Altre entrate 7. Anticipazioni di cassa 8. Partite di giro • Il significato delle macrovoci. Invitare a distinguere le entrate per tipologie di “fonte” dalla quale provengono. • Utilizzo della classificazione. Per le OdV è importante utilizzare questa classificazione già nel corso dell’esercizio, man mano che si presentano i vari fatti di gestione. In tale caso, a fine anno, è più semplice compilare lo schema di rendiconto. I dati riclassificati si rivelano utili anche per impostare schemi di rendicontazione sociale, oltre che per creare semplici ma significativi indicatori per il monitoraggio della gestione. Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato IL BILANCIO ECONOMICO: MOD. 2 CON CRITERIO DI COMPETENZA 4. Rimborsi derivanti da convenzioni • Somme derivanti dalla sottoscrizione di convenzioni con pubbliche amministrazioni per la gestione di servizi a favore di persone svantaggiate (centri diurni, servizi di trasporto malati, etc.). 5. Attività commerciali produttive marginali (comprese raccolte fondi) • La macrovoce accoglie tutte le entrate classificabili secondo le indicazioni del D.M. 25/5/1995*. Pur evidenziando in un’unica sommatoria (casella grigia) tutte le possibili categorie previste dai cinque punti della norma, il rendiconto prevede una suddivisione delle voci in due gruppi: - Un primo gruppo (punti 5.1 - 5.2 - 5.3) che comprende le entrate derivanti dalla vera e propria attività di raccolta fondi e che trova corrispondenza nelle lettere a,b,d del Decreto Ministeriale del 1995. - Un secondo gruppo (punti 5.4 - 5.5) che comprende invece l’attività di vendita di beni e cessioni di servizi realizzati nel contesto dell’attività istituzionale (anche realizzata dagli assistiti e volontari). Tutte le attività marginali, è bene ricordarlo, devono essere realizzate attenendosi ai seguenti principi di riferimento: a) in maniera non prevalente rispetto all’attività istituzionale; b) in funzione della realizzazione del fine istituzionale dell’organizzazione di volontariato iscritta nei registri di cui all’art. 6 della legge n. 266 del 1991; c) senza l’impiego di mezzi organizzati professionalmente per fini di concorrenzialità sul mercato, quali l’uso di pubblicità dei prodotti, di insegne elettriche, di locali attrezzati secondo gli usi dei corrispondenti esercizi commerciali, di distinzione dell’impresa. 6. Altre Entrate • 6.1 - Rendite patrimoniali. Introiti da affitti attivi di immobili. • 6.2 - Rendite finanziarie. Interessi attivi su depositi bancari, titoli, dividendi. • 6.3 - Altre. Non previste ai punti 6.1 - 6.2, sono da specificare. 7. Anticipazioni di cassa • Comprende gli anticipi, per esigenze di cassa, ricevuti da soci o da istituti bancari (finanziamento temporaneo) e che andranno restituiti ad una scadenza prestabilita. Nella relazione di bilancio è bene illustrare la provenienza dell’anticipazione, la natura e le modalità di rimborso. • I rimborsi devono sempre essere disposti e autorizzati da regolamento dell’associazione o da apposita delibera. 8. Partite di giro • Comprende le entrate per iniziative istituzionali, previste dallo Statuto, il cui ricavato viene completamente riversato su un altro soggetto (es. raccolta fondi per Telethon). ANALISI DELLE USCITE La modalità di classificazione • Le macrovoci. Lo schema obbliga a riclassificare le uscite nel modo seguente 1. Rimborsi spese ai volontari 2. Assicurazioni 3. Personale occorrente a qualificare e specializzare l’attività 4. Acquisti di servizi 5. Utenze 6. Materiale di consumo 7. Godimento beni di terzi 8. Oneri finanziari 9. Beni durevoli 10. Imposte e tasse 11. Raccolta fondi 12. Altre uscite e costi 13. Partite di giro * Il D.M. 25/5/1995 è stato emanato dal Ministero delle Finanze di concerto con il Ministero della Famiglia e della Solidarietà Sociale per chiarire e definire quali siano le attività commerciali e produttive marginali per le Organizzazioni di volontariato così come previste dall’art.8, comma 4, della Legge 11 agosto 1991 n. 266. 26 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 1. Rimborsi ai soci • Si tratta di costi sostenuti per rimborsare spese anticipate dai volontari per lo svolgimento del loro servizio. Può comprendere anche il rimborso chilometrico per viaggi effettuati. • I rimborsi devono sempre essere disposti e autorizzati da regolamento dell’associazione o da apposita delibera. 3. Personale per qualificare l’attività • 3.1 - Dipendenti. Occorre indicare il valore complessivo degli stipendi/compensi pagati comprensivi dei contributi previdenziali e ritenute fiscali versati nell’esercizio. • 3.2 - Atipici e Occasionali. Occorre indicare il valore complessivo degli emolumenti pagati comprensivi dei contributi previdenziali e ritenute fiscali versati nell’esercizio. • 3.3 - Consulenti. Qualora si ricorra a professionisti con partita IVA si dovrà indicare i’importo totale della fattura comprensiva dell’eventuale ritenuta d’acconto versata. Ci si riferisce a professionisti che erogano un servizio strettamente correlato con l’area di attività dell’OdV (personale sanitario, educativo, area psicosociale, etc). 4. Acquisti di servizi • Occorre indicare tutti i servizi a supporto della vita associativa provenienti da strutture esterne. Alcuni esempi: consulenze fiscali, del lavoro, servizi di pulizie, manutenzioni, spese postali, spese bancarie. 5. Utenze • Comprende i costi per i servizi fondamentali: elettricità, acqua, telefono, riscaldamento, smaltimento rifiuti. 6. Materiale di consumo Si tratta di costi sostenuti per l’acquisto di beni di consumo utili alla gestione. La struttura di bilancio prevede la suddivisione degli stessi tra: • 6.1 Costi per la gestione della struttura dell’OdV (esempio:acquisti di cancelleria, materiali per la pulizia, attrezzature di piccolo importo); • 6.2 Costi per le specifiche attività (costi di acquisto collegati a singoli progetti o attività parte dell’attività istituzionale); • 6.3 Costi di acquisto materiali destinati direttamente ai soggetti svantaggiati. Può essere utile predisporre, già nel corso dell’anno, piccoli schemi delle somme spese che consentano, per ogni costo, l’applicazione di semplici ma utili criteri di riparto fra le tre categorie di cui sopra. 7. Godimento beni di terzi • Godimento beni di terzi. Rappresenta il costo sostenuto per usufruire di beni mobili e immobili non di proprietà, attraverso contratti particolari come il noleggio a lungo termine, il leasing, la locazione. I costi più tipici possono essere l’affitto dei locali, il leasing di auto e attrezzature, il noleggio di fotocopiatrici e stampanti, etc. Nella voce in oggetto vanno riportati i canoni pagati nell’esercizio. Il maxicanone iniziale va riportato interamente nell’anno in cui si è verificato l’esborso. L’eventuale riscatto finale va indicato alla voce 9 nei beni durevoli (in quanto il bene diventa di proprietà dell’OdV). 8. Oneri finanziari • La voce si riferisce agli interessi pagati per finanziamenti a medio e lungo termine, per scoperti di conto corrente autorizzati dalle banche. La voce raccoglie tutti gli interessi pagati nel corso dell’esercizio risultanti dai documenti contabili inviati dalle banche o altro ente finanziatore. 9. Ammortamenti • L’ammortamento di beni durevoli consente di ripartire i costi sostenuti per l’acquisto dei beni strumentali la cui utilità è suddivisa in più esercizi. In questa voce si deve indicare la quota di ammortamento per ogni singolo anno finché l’intero valore del bene non viene azzerato. ogni associazione è bene che indichi, se possibile, nella relazione di accompagnamento al bilancio, il numero di anno nel corso dei quali ha stabilito di ripartire il costo del bene strumentale. 10. Imposte e tasse • Le voci in oggetto si riferiscono a imposte pagate dall’OdV (Modello Unico, Modello Irap, Modello 770, Modello 27 IL BILANCIO ECONOMICO: MOD. 2 CON CRITERIO DI COMPETENZA 2. Assicurazioni Vanno indicati i premi pagati ripartendoli fra le tipologie di assicurazioni sottoscritte: • 2.1 - assicurazioni obbligatoria dei volontari (malattie, infortuni e resp. civile terzi art. 4 L.266/91) • 2.2. - altre assicurazioni come ad es. veicoli, immobili, etc. N.B.: occorre indicare gli importi effettivamente pagati nell’esercizio. Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato ICI). Le imposte vanno indicate sempre con il principio di cassa, con riferimento al periodo in cui sono pagate con il modello F24/F23 o altro sistema di liquidazione (Ires, Irap, Imposte di registro, ICI, etc). 11. Costi per la Raccolta fondi • 11.1 - 11.2 Costi da raccolta fondi. Si tratta di costi da leggere in modo collegato con le entrate di cui al punto 5.1 - 5.2 - 5.3 e rappresentano le somme spese per organizzare le raccolte fondi. Tali esborsi sono da inserire anche nelle apposite rendicontazioni separate richieste quale documentazione dell’attività di raccolta effettuata. 12. Altre uscite • 12.1 - Contributi a soggetti svantaggiati. Sono da riportare le somme erogate a favore di soggetti beneficiari dei servizi della OdV: offerte, piccole somme consegnate, etc. • 12.2 - Quote associative ad OdV collegate (es. a livello superiore). • 12.3 - Somme versate ad altre OdV. Sono le somme versate ad altre OdV partecipanti ad una coprogettazione e le somme versate da una OdV a altre organizzazioni locali affiliate (es. progetto in partenariato). RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO 13. Partite di giro • Comprende le uscite sostenute per soggetti terzi, il cui ricavato è stato incassato dall’OdV. 2.7 Relazione di Accompagnamento al Bilancio Il bilancio è sicuramente più comprensibile e trasparente se accompagnato da una relazione di tipo amministrativo che ne illustri le voci contabili e l’andamento della gestione nel periodo trascorso. Le modalità di compilazione sono le più varie ed ogni associazione può attrezzarsi come ritiene opportuno non trattandosi di un documento obbligatorio. 2.7.1 Significato della Relazione di accompagnamento al Bilancio delle OdV La Relazione di accompagnamento al Bilancio è fondamentale per chiarire tutti gli aspetti della gestione e dialogare con la vasta rete di portatori d’interesse. In particolare risulta essere: necessaria per “spiegare” le voci di bilancio e i risultati economici ai propri Relazione di accompagnamento al Bilancio e rinnovo iscrizione al Registro regionale L’Ufficio del Volontariato della Regione Veneto richiede, a completamento della pratica, tra gli altri documenti, l’ultimo bilancio dell’associazione con il relativo verbale di approvazione da parte dell’Assemblea e una relazione relativa alle attività compiute dall’associazione. Dalla lettura congiunta di tali documenti si evince quale sia effettivamente l’attività dell’associazione, i servizi concreti che essa offre sul territorio, gli Enti pubblici o gli enti privati con i quali essa collabora e quale sia la provenienza delle entrate che permettono alla associazione di fornire il servizio istituzionale, etc. Pertanto la relazione sulle attività deve essere coerente e lineare con le voci presentate in bilancio per consenire tale lettura congiunta. In particolari situazioni, però, tale relazione non è sufficiente a spiegare le entrate e le uscite del bilancio dell’associazione e emerge quindi la necessità di accompagnare al bilancio una Relazione accompagnatoria in grado di illustrare le voci dello stesso. 28 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 2.7.2 Idee e spunti per la realizzazione Si propone a questo punto una piccola guida per strutturare adeguatamente la Relazione di accompagnamento al Bilancio. Non sono ricomprese in questa parte informazioni di tipo sociale e più in generale sui servizi erogati, per le quali, si rimanda al capitolo successivo interamente dedicato alla Relazione Sociale. La piccola guida che viene di seguito proposta non intende creare un modello rigido e unico di relazione, quanto piuttosto offrire una sorta di Relazione di Accompagnamento al Bilancio Indice tipo A. Introduzione e presentazione dei risultati generali B. Analisi delle entrate: ricavi e proventi C. Analisi delle entrate: raccolte fondi e donazioni D. Gli investimenti E. Il costo del personale retribuito e spese personale specialistico F. Il costo di merci e acquisto servizi/utenze G. Il costo per godimento beni di terzi 2. Si consideri, ad esempio, un bilancio in cui mancasse la voce di Uscita 2.1 (Assicurazioni obbligatorie volontari ex art. 4 L. 266/91) in quanto l’associazione, facente parte di una associazione complessa con dei livelli di coordinamento superiore (provinciale, regionale, nazionale), deleghi al livello di coordinamento superiore (ad esempio il provinciale) il pagamento della propria assicurazione per i volontari. Tale onere, in capo al coordinamento provinciale, viene computato all’interno della quota che l’associazione locale annualmente versa al coordinamento, il quale si incarica, con una quota di essa, di pagare per l’appunto l’assicurazione ai volontari dell’associazione comunale. È necessario, quindi, illustrare tale passaggio nella Relazione accompagnatoria al bilancio, nella quale è possibile illustrare semplicemente la motivazione della mancata presenza della voce di uscita 2.1 (Assicurazione obbligatoria) del bilancio. 3. Per l’approfondimento sul tema del rinnovo dell’iscrizione al Registro regionale del Volontariato si veda “Come costituire una OdV” Collana Strumenti n. 4 del CSV di Verona. 29 RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO soci nel momento di presentazione e approvazione del bilancio all’ assemblea dei soci, essenziale per interagire con gli enti pubblici con i quali si coordina un servizio sul territorio o si propone una collaborazione o si richiedono contributi, utile per chiarire le voci contabili che non sarebbero comprensibili con la sola lettura del valore numerico, importante per assicurare il pieno rispetto di quanto previsto dalla L.266/91 e dalla L.40/93 sul volontariato2. indispensabile per accompagnare il bilancio in sede di rinnovo triennale dell’iscrizione al Registro regionale del Volontariato. Una OdV, infatti, come è noto, deve rinnovare ex L.266/91, ogni tre anni, l’iscrizione al Registro regionale del Volontariato, cui è iscritta, per continuare a mantenere i privilegi (accesso ai contributi, accesso ai servizi del CSV e agevolazioni fiscali, tra i molti) cui essa dà diritto3. Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato “kit di montaggio” formato da tabelle e schede per affrontare adeguatamente ogni punto dell’indice tipo riportato ad inizio paragrafo. Vediamo nel dettaglio tabelle e schede. Le tabelle per la raccolta dei dati Secondo il loro ordine numerico: Tab. 1: Andamento entrate dell’esercizio Tab. 2: Raccolta fondi e donazioni Tab. 3: Beni di uso durevole Tab. 4: Gestione risorse umane Tab. 5: Acquisti dell’esercizio (servizi, utenze e merci) Tab. 6: Finanziamenti Ogni associazione potrà utilizzare quelle che ritiene più utili, eventualmente modificarle o integrarle, o addirittura inventarne di nuove. Per le tabelle riguardanti gli aspetti sociali della gestione si rimanda al capitolo successivo riguardante il tema della Relazione Sociale. TAB. 1. ANDAMENTO ENTRATE ESERCIZIO RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO Tipologia entrate Codice Anno n importo Anno n-1 % Importo Anno n-2 % importo % contributi erogati da soci 0% 0% 0% contributi da altre OdV 0% 0% 0% 5x1000 0% 0% 0% contributi da Csv ed altri enti pubblici 0% 0% 0% convenzioni per servizi erogati 0% 0% 0% altre entrate 0% 0% 0% altro 0% 0% 0% altro 0% 0% 0% Totale entrate 0 30 0 0 0 0 0 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato TAB. 2. RACCOLTA FONDI E DONAZIONI Tipologia entrate Anno n Anno n-1 Anno n-2 importo importo Importo Attività di raccolta fondi numero iniziative nell’anno importo totale raccolta fondi importo medio raccolto per iniziativa 0 0 0 0 0 Donazioni numero donatori soci numero donatori non soci importo totale donazioni Totale entrate 0 TAB. 3. BENI DI USO DUREVOLE Tipologia entrate Anno n Anno n-1 Anno n-2 importo importo Importo RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO Attrezzature di uso interno attrezzature informatiche mezzi di trasporto altro materiale ufficio attrezzature informatiche Attrezzature specialistica per erogare il servizio mezzi deambulazione disabili autoveicoli speciali altro materiale specialistico Totale investimenti 0 0 0 TAB. 4. GESTIONE RISORSE UMANE Dettaglio risorse umane Anno n Anno n-1 Personale retribuito a sostegno vita associativa n. coll. Lavoratori lavoro dipendente n. n. coll. Contratto a progetto/co.co.co. n. 31 Anno n-2 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato totale costo lavoro dipendente euro totale costo lavoro a progetto euro Totale complessivo costo lavoro retribuito euro 0 0 0 0 0 Professionisti a supporto del servizio erogato professionisti area medica n. professionisti area riabilitativa n. professionisti area socio-educativa Totale costo professionisti n. euro Totale costi 0 TAB. 5 ACQUISTI Tipologia costi Anno n Anno n-1 Anno n-2 Importo importo Importo Acquisti per la gestione generale associativa Servizi e utenze Cod. RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO telefono utenze per gestione sede (luce, gas) riscaldamento smaltimento rifiuti gestione adempimenti contabili e fiscali manutenzioni Acquisto di beni Cod. alimentari Cancelleria e materiali consumo Totale acquisti gestione generale Acquisto per la gestione soggetti svantaggiati e beneficiari servizi Servizi e utenze telefono utenze spazi dedicati ai soggetti benef. Riscaldamento smaltimento rifiuti Manutenzioni Acquisto di beni Alimentari Cancelleria e materiali consumo Totale acquisti gestione servizi 32 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato TAB. 6 DETTAGLIO FINANZIAMENTI Tipologia finanziamenti caratteristiche scadenza anno n anno n-1 anno n-2 importo importo Importo Finanziamenti a medio/lungo termine finanziamento a tre/cinque anni mutuo ipotecario Altro Totale Finanziamenti a breve termine fido bancario per scoperto c/c fido per smobilizzo 0 0 0 Elenco delle schede: A. Presentazione risultato finale B. Dettaglio entrate dell’esercizio C. Dettaglio raccolta fondi e donazioni D. Acquisto beni di uso durevole E. Gestione risorse umane F. Gestione acquisto beni servizi e utenze G. Oneri finanziari e godimento beni di terzi SCHEDA A: PRESENTAZIONE RISULTATO FINALE Obiettivo fondamentale: Contiene le informazioni generali sull’andamento della gestione, offre in poche righe un quadro sull’intero esercizio trascorso prendendo spunto dal risultato finale e dai fatti principali che hanno caratterizzato la gestione. È un piccolo riassunto del periodo trascorso. Esercizio non coincidente con l’anno solare: In tale caso è utile evidenziare l’arco di tempo annuale che individua l’esercizio al fine di rendere più utili e interpretabili i dati per il lettore. Risultato finale negativo: Se l’esercizio chiude con un risultato negativo, in seguito all’utilizzo di una linea di credito per scoperto di conto corrente bancario, evidenziare il risultato con un segno meno ed illustrare come è stato possibile sostenere il saldo negativo (fido bancario, finanziamento, etc.). Risultato finale positivo: Se l’esercizio chiude con un risultato positivo (avanzo amministrativo) è importante evidenziare come si è deciso di investire l’avanzo. SCHEDA B: DATI SUI /PROVENTI/INCASSI/SOTTOSCRIZIONE QUOTE ASSOCIATIVE Voci di entrata/ricavo 2-4 33 RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO Totale Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Obiettivo fondamentale; è offrire un dettaglio sulla tipologia di entrate che hanno sostenuto l’organizzazione. Più ampia è la gamma di proventi e maggiore si rivelerà la necessità di offrire dettagli e informazioni. Riferimento Tab.1: Dettaglio entrate dell’esercizio RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO Contributi progetti da enti pubblici: evidenziare quali progetti sono stati sostenuti, da quale ente. Contributi progetti del CsV: evidenziare l’eventuale somma erogata dal CSV in seguito alla partecipazione a bandi dallo stesso emessi. Convenzioni: in caso di significative modifiche di importo evidenziarne le ragioni. 5x1000: può essere utile evidenziare a quale anno si riferisce la somma pervenuta all’associazione dall’Agenzia delle Entrate. Quote associative: Può essere utile indicare a quale calcolo corrisponde il valore complessivo delle quote sottoscritte (quota base x n.° soci). Nel caso di variazione della quota associativa evidenziare il dato. Contributi erogati da soci: è bene chiarire il significato e la modalità di provenienza delle somme incassate attraverso i soci ma non imputabili alla quota associativa (voce 2.1 del rendiconto) e quindi non considerabili donazioni vere e proprie. Contributi da altre OdV per progetti in rete: è’ utile indicare il titolo del progetto, l’obiettivo collegato al contributo e come si è operato in rete. Un dettaglio illustrativo merita anche l’informazione di entrate eventualmente derivanti da progetti in partenariato. Altre entrate: è bene offrire ai soci altre informazioni su questo tipo di entrata soprattutto se è percentualmente rilevante rispetto al totale. SCHEDA C: RACCOLTE FONDI E DONAZIONI Voce di entrata/ricavo 5.1-5.2-5.3 Obiettivo fondamentale: offrire un approfondimento su una particolare area delle entrate, dato il significato rilevante in termini di trasparenza e di impatto etico. Si tenga inoltre presente che le raccolte fondi acquistano particolare importanza per il collegamento con i singoli rendiconti di ogni raccolta. Riferimento Tab.2: Dettaglio entrate dell’esercizio Esposizione raccolte fondi: è utile verificare che il valore complessivo delle raccolte fondi corrisponda alla sommatoria di tutte le singole rendicontazioni di raccolte effettuate. Nella Relazione di accompagnamento al Bilancio riportare il dato complessivo. Eventualmente, a titolo informativo, si può riportare anche l’incidenza dei costi di raccolta rispetto al totale entrato con la raccolta stessa. Promemoria eventuali “segnali di allarme”: - Nel corso dell’anno si sono verificate significative variazioni nella raccolta? - Sono state attivate campagne di raccolta particolari? - L’organizzazione è dipendente in modo significativo (o addirittura esclusivo) da unico donatore? SCHEDA D: ACQUISTO BENI DI USO DUREVOLE Voce di costo/uscita: 9 34 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Obiettivo fondamentale: È il capitolo destinato a porre in evidenza i dati degli acquisti di beni durevoli (investimenti) che l’associazione ha effettuato. Evidentemente si tratta di una parte non sempre necessaria, dal momento che gli investimenti si presentano come fenomeni occasionali e periodici e non sempre continui nella vita delle OdV. Riferimento Tab. 3: Elenco beni di uso durevole. Il riferimento è soltanto per esborsi legati all’acquisto di beni durevoli materiali e immateriali (esempio software), necessari alla vita dell’associazione o legati al sostegno dei loro servizi. In ogni caso deve trattarsi di beni che restano nell’inventario dell’associazione e comunque a lei intestati e di cui abbia la piena proprietà. Acquisti per sostenere attività presso altre strutture: se l’acquisto riguarda beni messi a disposizione di terzi per il sostegno della loro azione sociale e il bene resta comunque nell’inventario dell’associazione, si tratta sempre di investimenti da indicare nel rendiconto. Acquisti in leasing o a noleggio: l’acquisto di beni di uso durevole con contratti come il leasing e il noleggio trovano collocazione nella voce 7 e non rientrano fra quelli da considerare in questa parte della Relazione accompagnatoria al bilancio. Il valore di acquisto: si considera l’importo comprensivo di IVA e spese accessorie all’installazione e impianto. Ammortamento: Se il bilancio è per cassa non è previsto l’ammortamento, in quanto tutto l’esborso si evidenzia con riferimento ad un unico esercizio. Il commento agli ammortamenti si rivelerà necessario soltanto in un bilancio per competenza (Mod.2). Voce di costo/uscita: 3 Obiettivo fondamentale: La scheda in oggetto evidenzia come esporre i dati relativi al personale retribuito per il sostegno dell’attività di volontariato. Si tratta di dati importanti, fondamentali da comunicare al fine di fare bene comprendere come tutto l’onere sostenuto sia di puro sostegno all’erogazione dei servizi in termini di volontariato. Riferimento Tab.4: Gestione Risorse umane È bene verificare l’incidenza del costo del lavoro sul totale dei costi di esercizio: qualora sia superiore al 30% del totale costi è bene approfondire il significato e la portata di tale esborso data la forte incidenza sull’identità e portata di organizzazione di volontariato. Lavoro dipendente: evidenziare il costo complessivo rappresentato da stipendi lordi e contributi. Accantonamento TFR e ferie da utilizzare: Si tenga presente che se il bilancio è impostato con “criteri di cassa” (per cui accoglie solo entrate e uscite effettivamente liquidate per cassa o banca) non conterrà quei particolari costi del lavoro maturati ma non esborsati effettivamente. Ci si riferisce a quelli che contabilmente vengono definiti “costi del lavoro differiti” e comprendono generalmente l’accantonamento trattamento di fine rapporto del lavoro dipendente, le ferie maturate e non utilizzate. Il debito per il TFR andrà riportato nello schema delle “Integrazioni Patrimoniali”(pr.2.5.4). Collaborazione professionale: indicare il costo come da fattura, comprese eventuali ritenute di acconto. È importante considerare solo interventi professionali specialistici per il servizio di volontariato erogato. Gli interventi di professionisti come ad esempio: commercialista, consulente del lavoro o avvocato, si considerano tra i servizi acquistati di cui alla voce 4/5/6 (eventuale Tabella di riferimento n.4). 35 RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO SCHEDA E: COSTO PERSONALE RETRIBUITO E PER IL PERSONALE SPECIALISTICO Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato SCHEDA F: ACQUISTO MERCI E SERVIZI/UTENZE Voce di costo/uscita: 7-8 -6.3 Obiettivo fondamentale: Obiettivo principale è quello di dare informazioni chiare ed esaustive per una serie di costi e oneri particolari, non evidenti in tutti i rendiconti. Riferimento Tab 6: Finanziamenti Esempi di costi di acquisti merci per soggetti “svantaggiati”. Si tratta dei soggetti beneficiari dei servizi erogati dall’associazione e possono comprendere: vitto, vestiario, medicinali, coperte, altre materiali di sostegno. - Esempi di costi di acquisti servizi per soggetti “svantaggiati”. Si tratta di servizi richiesti e pagati per qualificare l’attività sociale erogata. Alcuni esempio: trasporti disabili, viaggi ricreativi dei ragazzi di un centro di aggregazione, spese per l’alloggio di vacanza per disabili. - Esempi di costi acquisti e servizi per la gestione interna dell’associazione. Telefono, utenze luce e gas, RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO SCHEDA G: COSTO PER GODIMENTO BENI DI TERZI, ONERI FINANZIARI, CONTRIBUTI EROGATI A TERZI Voce di costo/uscita: 4-5-6 Obiettivo fondamentale: L’obiettivo è quello di commentare e descrivere i costi sostenuti per l’acquisto di beni e servizi legati alla vita associativa. È importante evidenziare quale parte è stata spesa per la gestione dei soggetti beneficiari dei servizi e quanta invece come gestione organizzativa generale. Riferimento Tab. 5: Acquisti dell’esercizio Come presentare gli oneri finanziari: A completamento dei dati di rendiconto può essere utile evidenziare sia gli interessi passivi pagati che i costi sostenuti per la gestione di conti correnti (spese tenuta conto, diritti di segreteria, imposte di bollo, etc). 2.7.3 Casi di esempio Seguono alcuni casi pratici, articolati in domanda/risposta di applicazioni e utilità concrete della Relazione al bilancio. DOMANDA 1: Quale è il significato della relazione quando non ci sono stati fatti rilevanti? RISPOSTA. È molto riduttivo considerare la Relazione accompagnatoria solamente come un documento necessario in caso di complessità del bilancio. Anche bilanci molto elementari con dati essenziali, potremmo dire di “routine”, possono essere meglio analizzati, e presentati ai soci o agli stakeholders, attraverso poche righe di auto-analisi con un contenuto del seguente tenore: “L’associazione_______ ha concluso il suo esercizio amministrativo conseguendo un risultato finale di Euro _______ corrispondente alle somme presenti in cassa e/o banca. Il risultato finale evidenzia una disponibilità finale (maggiore/minore) rispetto all’esercizio precedente con una variazione di euro_____ . Il risultato rappresenta la somma algebrica fra il saldo di inizio periodo di euro___ , il valore complessivo delle entrate di euro __ e le uscite complessive per euro____. 36 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato La variazione nella disponibilità residua è da imputarsi ai seguenti fatti che hanno influenzato la gestione. Tale avanzo di gestione verrà destinato a_______________”. DOMANDA 2: Come rendicontare gli acquisti di beni durevoli? L’associazione Alfa redige un bilancio sulla base del modello regionale finanziario (Mod. 1) in cui sono presenti le voci Uscite 9 (Beni durevoli). È necessario specificare, nella Relazione accompagnatoria, in cosa consistano queste uscite? E come? RISPOSTA. È decisamente consigliato spiegare in cosa consistano tali acquisti di beni e per cosa si siano resi necessari ai fini dell’attività istituzionale. Nella Relazione accompagnatoria è possibile precisare secondo l’esempio seguente: “Gli acquisti in oggetto si sono resi necessari per_____, sono regolarmente annotati nel libro inventari e nel dettaglio sono rappresentati come nella tabella di seguito”: tipologia bene Importo Utilizzo L’associazione Alfa ha un notevole costo relativo alla voce 3 delle Uscite (personale retribuito). Come è possibile illustrare le sue funzioni e giustificarlo? RISPOSTA. È essenziale spendere qualche parola di approfondimento per chiarire la funzione e il ruolo del lavoro retribuito coinvolto nell’erogazione del servizio. La presenza di lavoro retribuito in un contesto organizzativo che si caratterizza per il volontariato richiede chiarezza e trasparenza informativa in modo che non si offuschi la dimensione volontaristica dell’azione svolta. Si sottolinea, infatti, che essendo prevista dalla L.R 40/93 la presenza del personale retribuito, tra i soggetti di cui possono avvalersi le OdV, esclusivamente nei limiti necessari al loro funzionamento oppure per qualificare e specializzare l’attività, e non per l’esercizio di attività di solidarietà (cioè non per la finalità istituzionale dell’associazione ma solo quale attività secondaria rispetto a quella principale dell’associazione) è necessario che ciò emerga sempre chiaramente dalla Relazione accompagnatoria attraverso una precisazione e una descrizione delle attività del personale retribuito che possono essere qualificanti o agevolative per l’esercizio dell’attività principale che comunque deve sempre essere svolta esclusivamente dai volontari. Nella Relazione di accompagnamento al Bilancio è possibile precisare secondo l’esempio seguente: “L’associazione nel corso dell’esercizio si è avvalsa della collaborazione di personale retribuito per qualificare e specializzare l’attività di volontariato erogata. Nel complesso il costo complessivo evidenziato alla voce 3 dei costi ammonta a euro____ con una variazione (aumento/ diminuzione) rispetto all’esercizio precedente, ed è da imputarsi nel seguente modo:Per euro ___ alla gestione generale, segreteria e supporto organizzativo - Per euro___ per integrare il servizio erogato dai volontari, - Per euro___ per la consulenza e l’intervento di personale specialistico. 37 RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO DOMANDA 3: Come rendicontare il costo del lavoro? Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato L’associazione al termine dell’esercizio evidenzia la sua forza lavoro come evidenziato nella tabella qui di seguito riportata” (come tabella è possibile utilizzarne una come la n. 4 riportata nelle pagine precedenti). DOMANDA 4: Come rendicontare le voci di godimento beni di terzi e contributi per i soggetti svantaggiati? RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO L’associazione Alfa ha difficoltà ad immaginare quale possa essere il contenuto della Relazione in merito alle voci di costo seguenti: Godimento beni di terzi (Voce 7 del Modello), Oneri finanziari e patrimoniali (Voce 8 del Modello) e Contributi per soggetti svantaggiati (Voce 12.1 del Modello). È necessario dettagliare queste voci? RISPOSTA. È sempre utile descrivere tutte le voci del bilancio che non appaiano immediatamente correlate alla vita associativa. Le modalità possono essere descrittive o schematiche, a seconda della scelta o della capacità dell’associazione nella redazione della relazione. L’obiettivo finale è che anche un estraneo all’attività dell’associazione possa interpretare il bilancio alla luce delle spiegazioni fornite. Ad esempio, una illustrazione delle voci in oggetto può essere la seguente: “Godimento beni di terzi. La voce 7 dei costi, godimento beni di terzi, riporta un valore complessivo di euro____ con una variazione di euro ___ rispetto all’esercizio precedente. - Il valore più significativo è rappresentato dall’esborso per la locazione dei locali di segreteria … (o altro) che ammonta a euro. - A partire da questo anno si evidenzia un aumento dovuto alla sottoscrizione di un contratto di noleggio a lungo termine per la fotocopiatrice. Il valore riportato comprende i canoni pagati fino alla chiusura dell’esercizio compreso un maxicanone iniziale di …. - È stato sottoscritto un leasing per euro___, il valore complessivo riportato comprende il maxicanone iniziale di euro. Gli Oneri finanziari (voce 8), ammontano a euro __ e sono rappresentati dal costo complessivo di finanziamenti in essere. Si ricorda che ad oggi l’associazione per sostenere l’attività ha attivato: - un finanziamento triennale con la banca; - un mutuo immobiliare di durata___ per complessivi euro e negli oneri finanziari è riportata la quota interessi pagati nel corso dell’esercizio. - una linea di credito per scoperto di conto corrente con l’intento di fronteggiare momentanee difficoltà di liquidità con la banca___ per euro ____. Il valore riportato tra gli oneri finanziari indica la sommatoria degli interessi maturati nei quattro trimestri. Contributi a soggetti svantaggiati elargiti direttamente come sostegno materiale agli assistiti. Nel corso dell’esercizio l’associazione ha erogato euro____ per contributi diretti agli assistiti, in conformità con i suoi scopi statutari. In particolare …”. DOMANDA 5: Come illustrare la raccolta fondi nella Relazione di accompagnamento? L’associazione Alfa ha organizzato la Festa di raccolta fondi: - un’azienda, in occasione della Festa, per partecipare alla raccolta fondi, ha effettuato un bonifico con causale liberalità: tale importo va inserito nella voce donazioni deducibili (Entrate 3.2) oppure entrate da attività marginali (Entrate 5)? - tutti i costi sostenuti per la Festa vanno inseriti nella voce costi raccolti fondi (Uscite11) oppure 38 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato RISPOSTA. La raccolta fondi deve sempre essere accompagnata da un modello di rendiconto dell’evento (vedi capitolo 2.4. Tuttavia è evidente che se le raccolte fondi sono più di una nel corso dell’esercizio o se si vuole comunque descrivere l’andamento generale delle raccolte fondi, è possibile redigere un paragrafo all’interno della Relazione accompagnatoria al bilancio per la raccolta di fondi. In merito all’inserimento nel bilancio delle entrate si precisa che: -la liberalità dell’azienda va inserita nella voce Entrate 3.2 Donazioni deducibili da non soci, mentre nelle Attività commerciali produttive marginali, infatti, vanno inserite solo e tassativamente le entrate indicate e descritte nelle cinque “lettere” del D. M. 1995 che ci sono nel modello di bilancio; -i costi sostenuti per la raccolta fondi devono essere inseriti nella voce Uscite 11 (costi raccolta fondi) da collegare con il modello di rendiconto dell’evento. Nella Relazione, in generale, si potrebbe riportare: “Il valore complessivo delle raccolte fondi e donazioni ammonta complessivamente a euro___ e rappresenta il __% del totale delle entrate. Le raccolte nel complesso sono cresciute/diminuite rispetto all’esercizio precedente a causa di____. Nel corso dell’esercizio l’associazione ha attivato n.___ raccolte fondi utilizzando i seguenti canali____ e/o le seguenti iniziative.Ogni raccolta è stata regolarmente rendicontata su apposita scheda e la somma complessiva riportata alla voce n. 5 delle entrate rappresenta la voce complessiva delle singole raccolte.Per realizzare le raccolte sono stati sostenuti oneri, peraltro evidenziati nella voce 11 delle uscite, per complessivi euro … La somma definitiva raccolta con la raccolta fondi è di 10.000 Euro, di questi si specifica che 8.000 Euro siano registrati alla voce 5.1 in quanto derivante da vendita di piccoli oggetti durante l’evento e 2.000 Euro siano registrati alla voce 3.2, in quanto derivanti da donazioni a mezzo di bonifico, effettuate durante la raccolta fondi. Le donazioni evidenziano un trend (crescente/decrescente) dovuto a ….” 39 RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO AL BILANCIO suddivisi nelle varie voci tipo godimento beni di terzi (Uscite 7) per il noleggio gazebo, acquisti materiali di consumo (Uscite 6.2) per le piantine da offrire alla Festa, etc? Cosa si può considerare necessario inserire nella Relazione accompagnatoria al bilancio, relativamente alla raccolta fondi? Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 3. La Relazione Sociale e Bilancio Sociale 1. Tra i documenti di approfondimento sul tema della Relazione Sociale e Bilancio Sociale promossi da organizzazioni di riferimento nel campo del non profit: • “Linee Guida per la redazione del bilancio di missione e del bilancio sociale delle organizzazioni di volontariato” promosse dal Coordinamento Nazionale dei Centri di Servizio per il Volontariato (CSVnet), IREF e Fondazione Roma Terzo Settore (2008) www.csvnet.it. • “Linee Guida e schemi di redazione dei bilanci di esercizio degli enti non profit” a cura Agenzia per le Onlus (2008) www.agenziaperleonlus.it • “Linee Guida per la redazione del bilancio sociale delle onp” a cura Agenzia per le Onlus (2010) www.agenziaperleonlus.it • “G.B.S. Gruppo di Studio per il Bilancio Sociale, la rendicontazione sociale del non profit, 2009, Giuffrè Editore. 41 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE 3.1 Significato e uso della Relazioni Sociale A qualche dirigente di associazione può essere capitato di preparare con cura il bilancio, elaborando un documento di buona fattura secondo i dettami regionali e ritrovarsi, alla fine, di fronte ad un problema più di tipo comunicativo che aritmetico: la difficoltà a coinvolgere i soci nell’approvazione del bilancio. Gli stessi soci che con dedizione impegnano ore del proprio tempo libero, faticano, talvolta, a lasciarsi coinvolgere dalla condivisione dell’esito contabile. Certo, il dato contabile corretto, chiaro e ben documentato è il primo passo verso la trasparenza, ma è evidente che da solo non offre a tutti i portatori d’interesse le informazioni più esaustive e interessanti sulla gestione. A volte i modesti volumi di entrate e uscite raccontano e descrivono come piccole le attività che in realtà nascondono, dietro a quelle cifre, un “capitale sociale” ben più significativo, fatto di ore donate, di tempi impegnati nei servizi più disparati alle persone, di competenze e professionalità acquisite con passione, mossi da uno spirito volontaristico che non troverà riscontro nella razionale quadratura dei conti. Si rivela pertanto necessario offrire altre informazioni che chiariscano e illustrino le azioni sociali intraprese, l’impegno assunto sul territorio e il filo conduttore che ha legato per quell’anno le singole ore dei tanti volontari che hanno collaborato. È da tempo che la letteratura contabile e le organizzazioni di riferimento nel campo del non profit sostengono la necessità di integrare i dati contabili e i commenti della relazione puramente amministrativa.1 La stessa Regione Veneto con la DGR n. 4314 del 29/12/2009, istitutiva dei nuovi schemi di Bilancio per le OdV Venete, nelle sue note introduttive, ha rammentato che la Relazione Sociale fa Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato parte dei documenti da allegare al Bilancio. Il CSV di Verona a partire dal 2009 ha inserito tra gli strumenti scaricabili dal sito istituzionale uno schema base di Relazione Sociale. Si è arrivati pertanto alla convinzione che anche le piccole strutture associative debbano fare uno sforzo per informare sotto due aspetti: - da un lato la relazione di tipo amministrativo (che nei paragrafi precedenti abbiamo proposto di denominare “Relazione di accompagnamento al Bilancio”) per illustrare la dimensione contabile; - dall’altro, la Relazione Sociale2 che consente di informare su quanto effettivamente l’associazione svolge e realizza nel contesto della sua attività sociale. La Relazione Sociale e la Relazione di accompagnamento al Bilancio rappresentano quindi due documenti che solo insieme possono offrire differenti criteri di lettura della stessa realtà associativa. Obiettivi fondamentali della Relazione Sociale sono: - evidenziare i tratti essenziali del servizio “istituzionale” svolto; - mostrare l’impegno per sostenere e valorizzare il patrimonio umano; - offrire un quadro di lettura del vero “capitale sociale”, dell’OdV rappresentato dai suoi interventi, dai risultati raggiunti sul territorio e dalle persone coinvolte nel volontariato. È auspicabile che il volontariato trovi tra le informazioni della Relazione Ssociale quanto può servire per aiutarlo a ricomporre il proprio servizio e la propria storia nella vita associativa. LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE 3.2 Le tipologie di Relazione Sociale In questo dossier si considerano due tipologie di documento informativo a carattere sociale: La Relazione Sociale (semplificata o normale a seconda del volume di proventi associativi) Il Bilancio Sociale. Probabilmente viene spontaneo chiedersi: ma dove sta il confine tra la Relazione Sociale e il Bilancio Sociale? Togliamo subito di torno un possibile malinteso: non si tratta di una differenza basata sul numero di pagine! 2. Per le associazioni che aspirano al conseguimento del marchio etico regionale “Merita Fiducia” (versione “plus”) documento di riferimento è il Bilancio Sociale. 42 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Il Bilancio Sociale è un documento che informa su tutti gli aspetti di interesse degli stakeholders3 (portatori d’interesse), va quindi oltre la rendicontazione della sola mission associativa. Per contro la Relazione Sociale è per noi un piccolo Bilancio di Missione, potremmo chiamarla “Relazione di Missione”, ma per dare più uniformità alla terminologia parliamo di Relazione Sociale. Una relazione che è quindi improntata a rendere conto della SOLA finalità istituzionale “o meglio, della missione, nozione più complessa che si riferisce non solo allo scopo, ma anche ai valori ed ai principi etici di riferimento4”. Ricapitolando: - se restiamo nel “solco” descrittivo della sola mission aziendale diamo vita ad una Relazione Sociale; - se andiamo oltre, con informazioni “a tutto tondo” capaci di coinvolgere la vasta area dei portatori d’interesse siamo nel campo del Bilancio Sociale. 3. Due definizioni di riferimento importanti: BILANCIO DI MISSIONE: “si tratta di una rendicontazione relativa al perseguimento della missione istituzionale ed a questioni inerenti le caratteristiche fondamentali e distintive di una OdV” - (tratto da Linee Guida del CSVNet, edizione 2009). BILANCIO SOCIALE: “documento capace di rendicontare su responsabilità, comportamenti e risultati delle azioni di un’organizzazione verso tutti i portatori d’interesse” (stakeholder). Il documento in oggetto si presenta allora come un allargamento del solo bilancio o relazione di missione. (tratto da “Relazione di missione e bilancio sociale” a cura di G. Stiz e G.M. Colombo, monografia della rivista Enti non Profit. Ipsoa,2010.). 4. Tratto da pag. 19 “Relazione di missione e bilancio sociale” a cura di G. Stiz e G.M. Colombo, collana Monografie 2010 di “Enti non Profit” (IPSOA). 43 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Lo schema riportato nella pagina seguente può aiutare a dare una sintesi sull’argomento. Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Relazione Sociale Semplificata Relazione Sociale Bilancio Sociale Riferimento teorico: Riferimento teorico: Riferimento teorico: BILANCIO DI MISSIONE BILANCIO DI MISSIONE BILANCIO SOCIALE “si tratta di una rendicontazione relativa al perseguimento della missione istituzionale ed a questioni inerenti le caratteristiche fondamentali e distintive di una OdV” “si tratta di una rendicontazione relativa al perseguimento della missione istituzionale ed a questioni inerenti le caratteristiche fondamentali e distintive di una OdV” “documento capace di rendicontare su responsabilità, comportamenti e risultati delle azioni di un’organizzazione verso tutti i portatori d’interesse” (stakeholder) Contenuti Contenuti • Identità • Breve presentazione • Descrizione mission • Governo e risorse umane • La compagine sociale • Breve descrizione governo • Attività istituzionali • Descrizione attività istituzionali suddivisa per aree di intervento Volume entrate per ODV con volume entrate inferiori a 50.000 euro • Identità • Breve presentazione • Descrizione mission • Programmi futuri • Governo e risorse umane • La compagine sociale • Breve descrizione governo • Dati sul personale retribuito se presente • Oneri per sostenere il volontariato • Costi eventuale personale retribuito • Attività istituzionali • Descrizione attività istituzionali suddivisa per aree di intervento • Qualche dato sui bisogni sociale ai quali l’OdV risponde sul territorio LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Volume entrate per ODV con volume entrate compreso tra 50.000 e 250.000 euro Contenuti • Identità • Presentazione e storia • Descrizione mission • Governo e risorse umane • La compagine sociale • Breve descrizione governo • Dati sul personale retribuito se presente • Oneri per sostenere il volontariato • Costi eventuale personale retribuito • Attività istituzionali • Descrizione attività istituzionali suddivisa per aree di intervento • Qualche dato sui bisogni sociale ai quali l’OdV risponde sul territorio • Utilizzo di indicatori per monitorare • Attività strumentali • Gestione raccolta fondi • Gestione patrimonio • Obiettivi di miglioramento • Dati contabili di bilancio riclassificati Volume entrate per ODV con volume entrate inferiori a 50.000 euro 44 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 5. Alcuni suggerimenti per la gestione degli indicatori nelle rendicontazioni sociali • Identificare indicatori supportati da indici chiari e non troppo difficili da raccogliere e calcolare. Sistemi troppo complessi possono appesantire il lavoro di valutazione e monitoraggio, allungando i tempi di compilazione; • Sebbene sia vero che un indicatore, a volte, non è sufficiente a definire le proprietà dell’oggetto indagato, è bene non esagerare con il numero di indicatori per descrivere lo stesso fenomeno. Soprattutto se la rendicontazione è ampiamente diffusa e si desidera facilitare la lettura. 45 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE 3.3 Gli indicatori5: strumenti utili per tutte le dimensioni associative I dati della Relazione Sociale possono riTipologie di indicatori sultare ancora più interessanti se integrati Indicatori di efficienza: per misuracon qualche semplice indicatore di monitore l’efficienza nell’utilizzo delle risorse raggio del lavoro svolto. Gli indicatori (perimpiegate (in genere sono tratti da centuali, rapporti, etc) sono valori di sintesi dati contabili e controllo gestionale). Indicatori di processo: per monitoche aiutano a percepire l’andamento di un re la realizzazione del servizio svolto (i fatto della gestione con rapidità e immedati hanno a che fare con volumi di diatezza. attività). Gli indicatori misurano obiettivi e il segno Indicatori di risultato: per misurare il della loro realizzazione. Offrono con imrisultato ottenuto dalla nostra azione. Indicatori di outcome: per misurare mediatezza la fotografia di una situazione come è stata percepita la qualità da particolare della vita organizzativa e dei parte del cliente. servizi, restando più facilmente impressi di molte descrizioni. Se ad esempio, stiamo cercando di descrivere la presenza dei volontari inseriti nei servizi dell’associazione, l’indicatore rappresentato dall’anzianità media di apparte“Se non si misura non si può controllare, se non si può controllare nenza alla vita associativa, offre con rapinon si può gestire, se non si può dità informazioni e spunti di confronto sul gestire non si po’ migliorare, se non si turnover, evidenziando un dato facilmente può migliorare si mettono a rischio la percepibile e sul quale, tra l’altro, è possibistabilità e la competitività”. le costruire obiettivi di miglioramento. Harrington, 1991 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Gli indicatori è bene che siano: • significativi nel catturare il fenomeno da studiare; • idonei ad offrire riferimenti per intervenire sulla gestione; • utili per orientare i comportamenti e le azioni. Si propone qui di seguito un piccolo set di indicatori molto semplici, di portata generale, che consigliamo e proponiamo come dato informativo utile per tutte le forme di rendicontazione presentata. Se ci si abitua a utilizzare gli indicatori, si avrà la possibilità di descrivere con estrema rapidità l’esito di una attività o l’andamento di un certo aspetto gestionale dell’organizzazione6. Area di gestione Aspetti da misurare Indicatori Modalità di misurazione 1. Anzianità media di vita associativa (turnover) Appartenenza alla vita associativa 3. % Partecipazione assemblee Gestione volontariato LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Efficienza gestione 2. Età media degli associati Significatività intervento volontario 4. Quota % di servizio coperta dal volontariato Efficienza raccolta fondi 5. Incidenza % oneri sulla raccolta fondi Mantenimento volontari 6. Costo volontariato Sommatoria anni vita associativa. soci N. soci iscritti Sommatoria età associati N. soci iscritti Soci presenti all’assemblea (valore x 100) N. soci iscritti N. ore servizio di volontari (valore x 100) N. totale servizio (prof.+ vol.) Oneri raccolta fondi (valori x 100) Totale raccolta fondi Sommatoria costo volontariato (sommatoria di tutti i costi necessari per mantenere e gestire i volontari 3.4 Le tabelle a integrazione della Relazione Sociale La Relazione Sociale può essere ulteriormente integrata e valorizzata nella sua esposizione dall’uso di tabelle con l’intento di rendere più immediata la lettura e il confronto dei dati. Ovviamente facciamo riferimento a tabelle che descrivano 6. Per una rassegna ampia di indicatori rimandiamo alle pagine web del sito www.csv.verona.it 46 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato aspetti della gestione sociale, in altre paroI dati inseriti nelle tabelle acquistano le, il raggiungimento della mission. maggior significato e sono più utili Qui di seguito sono disponibili alcuni se è previsto sempre il confronto fra esempi di tabelle in grado di raccogliere almeno due periodi/esercizi diversi. le informazioni più tipiche della gestione sociale; sono evidenziate solo a titolo di esempio e potranno essere modificate ed integrate a seconda delle esigenze delle singole associazioni. TAB. 7. ANDAMENTO DEL SERVIZIO Unità di misura Tipologia di servizi ore. Serv. mat. Raccolti utenti ass. altri criteri Anno n Anno n-1 Totale servizi erogati TAB. 8. SINTESI SCELTE GESTIONALI DELL’ESERCIZIO Azioni intraprese Anno n Anno n-1 Area gestione risorse umane Criteri di gestione volontariato Percorsi di qualità Percorsi di formazione Altro TAB. 9. SINTESI LAVORO IN RETE Dati Anno n Anno n-1 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Numero progetti realizzati Volontari coinvolti nei progetti in rete Numero organizzazioni esterne coinvolte nei progetti in rete Valore dei proventi derivante da progetti in rete 47 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato TAB. 10. GESTIONE VOLONTARIATO Dettaglio Anno n Anno n-1 Numero soci iscritti Soci sostenitori Soci volontari Ore di formazione e qualificazione Competenze richieste al volontariato TAB.11 COSTO DEL VOLONTARIATO Tipologia costo Anno n importo Anno n-1 % sul tot. importo Anno n-2 % sul tot. importo % sul tot. assicurazioni obbligatorie 0% 0% 0% altre assicurazioni specifiche 0% 0% 0% corsi di formazione 0% 0% 0% attrezzatura specialistica 0% 0% 0% rimborsi spese viaggi 0% 0% 0% visite mediche 0% 0% 0% altro 0% 0% 0% altro 0% 0% 0% Totale costo volontariato LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Codice rend. 0 0 0 0 0 0 3.5 Narrare, rappresentare, contare: tre verbi fondamentali per ogni tipo di Relazione Sociale Narrare, Rappresentare e contare. Potremmo sintetizzare in questi tre verbi i passi essenziali da fare per redigere relazioni di tipo sociale. Tre azioni comunicative irrinunciabili, da tenere sempre insieme. Laddove si eccede con una delle tre azioni, la relazione perde un po’ della sua funzione. Esasperando la narrazione biografica (origini, fatti epocali, sviluppo) si rischia di presentarsi pesanti, forse autoreferenziali. Se si eccede descrivendo minuziosamente ciò che l’associazione realizza, è probabile che il lettore si perda fra descrizioni tecniche. Infine, se si “conta” troppo, insomma troppi numeri e dati, è probabile che l’aridità comunicativa emerga, rendendo poco attraente la lettura. Insomma occorre equilibrio. Gradualmente, nel tempo, ogni organizzazione troverà la formula giusta elaborando la propria formula comunicativa. 48 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Non dovrebbe mai mancare in una relazione di tipo sociale... 1. Gestione servizio. Dati e informazioni utili per comprendere l’evoluzione nel tempo del lavoro e del servizio erogato oltre che il suo impatto sui destinatari. Significative e interessanti possono rivelarsi le indicazioni di “vision” futura: brevi riflessioni intorno alle prospettive future del lavoro svolto. 2. Lavoro in rete sul territorio. Approfondimenti per indagare l’eventuale capacità dell’OdV di tessere e gestire relazioni e progetti in un contesto allargato e in partenariato con altre organizzazioni. 3. Gestione risorse umane. Per evidenziare l’impegno e lo sforzo destinato a sostenere e qualificare il patrimonio umano coinvolto nell’organizzazione. 4. Dati economici correlati all’azione sociale. Alcuni dati tratti dai “numeri” del bilancio da utilizzare ad integrazione delle informazioni e utili per chiarire l’efficienza nella gestione. Identità Una Relazione Sociale è bene che sia introdotta da qualche riga dedicata alla presentazione della propria identità. Perché esiste l’associazione? Quali finalità si prefigge attraverso i soci e nel contesto del territorio in cui si opera? Fermarsi a pensare per descrivere l’identità e “scriverla” nella relazione aiuta a evidenziare il filo conduttore della propria storia associativa. In particolare si rivelano utili due contenuti: 49 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE 3.6 La Relazione Sociale Semplificata A questo punto abbiamo tutti gli ingredienti: Contenuti indice dei contenuti, idee per le tabelle e indiIdentità catori, si tratta di unire e dare un senso chiaro Breve presentazione e adatto alle informazioni. Descrizione mission Governo e risorse umane L’obiettivo è quello di giungere ad un breve La compagine sociale ma esaustivo documento, adatto, come si è Breve descrizione governo già anticipato, alle piccole associazioni, per Attività istituzionali descrivere la mission e i dati connessi. Un Descrizione attività istituzionali documento, che insieme alla Relazione di acsuddivisa per aree di intervento compagnamento al Bilancio offra informazioni chiare ed esaustive. Con due/tre pagine di relazione è già possibile offrire dati utili e interessanti, anche per i soci volontari che hanno collaborato. Qui di seguito sono riportate le principali indicazioni per la compilazione. Per ogni punto dell’indice saranno indicati: argomenti utili da inserire, proposte di tabelle e indicatori scelti fra quelli presentati nei paragrafi precedenti. Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Presentazione. Una sintetica storia dell’associazione, descrivendo quando è sorta e qualche tappa importante nella vita associativa. Per alcuni esempi sulle modalità di descrizione della storia vedere il paragrafo 3.8 nelle pagine successive. Mission. Una chiara descrizione della mission (missione), la ragione per cui si opera insieme. Tutti i dati della relazione, in sostanza, servono proprio a chiarire, descrivere ed evidenziare la capacità dell’ente di raggiungere la mission. “La mission è una dichiarazione chiara e distintiva dei valori che persegue l’organizzazione, è la manifestazione della propria identità” Governo e risorse umane È la parte di relazione destinata a far comprendere il modo di operare dell’associazione: come è governata e come funziona il motore propulsivo. Nel dettaglio: Breve descrizione governo. È utile Strumenti utili descrivere come l’associazione riesce a per integrare la descrizione: gestirsi. Tra le possibili informazioni: Tabelle: • Gli organi che la governano: qualTab. 10: Gestione Volontariato che cenno informativo; • L’impegno richiesto per governare Indicatori: (incontri di consiglio, numero asN. 1 Anzianità media vita associativa semblee, etc.); N. 2 Età media associati N. 3 % partecipazione assemblee • Eventuali percorsi di formazione per qualificare l’attività dei consiglieri. La compagine sociale • La struttura base sociale: le tipologie di soci, l’andamento della presenza dei volontari, la presenza di giovani; • L’appartenenza: eventuali attività che sostengono l’appartenenza (formazione, convegni, etc.); • La qualificazione dei volontari per il servizio da svolgere: può essere un dato particolarmente interessante per associazioni che richiedono competenze specifiche per svolgere il servizio (si pensi a settori come l’assistenza domiciliare, il soccorso, interventi di assistenza volontaria negli ospedali). Attività istituzionale Si entra a questo punto del cuore della vita associativa: la descrizione dell’attivi50 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato tà istituzionale. È il capitolo più importante Strumenti utili che illustra l’esito dello sforzo associativo7. per integrare la descrizione: Rappresentazione del servizio: • Classificazione dei servizi: quali serviTabelle: Tab. 7: Andamento Servizio zi? Con che modalità di erogazione? • Andamento dei servizi svolti: qualche Indicatori: dato commentato sui servizi erogati. N. 4: Quota percentuale di servizio • Eventuali servizi o iniziative in spericoperta dal volontariato mentazione. Lavoro in rete sul territorio: se l’associazione ha attivato progetti in rete con altri enti può rivelarsi utile offrire qualche dato per fare comprendere la capacità di collaborare. 7. Ovviamente nel contesto di una Relazione Sociale Semplificata si tratterà di offrire qualche indicazione essenziale, sostenendo il lavoro con alcuni dati in tabella. Nel tempo la capacità di raccogliere dati e informazioni potrà affinarsi, e l’associazione scegliere se passare a sistemi di rendicontazione sociale più approfonditi come la Relazione Sociale completa o addirittura il Bilancio Sociale. 51 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE 3.7 La Relazione Sociale Completa Contenuti Per un’associazione con volume di provenIdentità ti superiore a 50.000 euro si propone una Breve presentazione Relazione Sociale con un livello superiore di Descrizione mission Programmi futuri informazioni. Lo ribadiamo, non si è di fronte Governo e risorse umane ad un obbligo normativo ma semplicemente La compagine sociale ad una linea metodologica che suggerisce Breve descrizione governo una crescita di notizie e informazioni, in pro Dati sul personal retribuito gressione con la crescita delle dimensioni asse presente Oneri per sostenere il volonsociative. tariato La struttura dei contenuti segue perfetta Costi personale retribuito mente la linea di sviluppo della Relazione Attività istituzionali Semplificata, suggerendo, tuttavia, qualche Descrizione attività istituzionali integrazione di dati, evidenziati in grassetto suddivisa per aree di intervento Qualche dato sui bisogni sonel riquadro dei contenuti. Qui di seguito ciali ai quali l’OdV risponde. sono proposte indicazione di compilazione proprio con riferimento alle richieste tipiche di questa versione di relazione, rimandando al paragrafo precedente per le parti che coincidono con quella semplificata. Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Identità Prospettive future. L’elemento che ci si propone di descrivIdea di futuro ere in più rispetto alla relazione semplificata è rappresentato Descrivere la vision proprio dalla visione di futuro, la vision. L’intento è quello di Come cambia il mondo Immagine ideale invitare le associazioni (pencon il nostro impegno di futuro sando proprio alla maggiore dimensione) a proporre nella relazione qualche cenno sulla loro percezione nel tempo: quali prospettive, quali orientamenti per il futuro. In questo modo l’identità dell’associazione arriverà a trovare espressione in tre dimensioni: la storia, la mission e la vision. LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Governo e risorse umane Gli elementi di novità sono i seguenti rispetto al modello semplificato: Dati sul personali retribuito se presente. Qualora l’associazione utilizzi personale retribuito per sostenere il raggiungimento dei fini istituzionali è utile chiarire nella relazione la modalità di utilizzo, in particolare: Strumenti utili • In quale aree dei servizi è inserito, per integrare la descrizione: • Le forme contrattuali utilizzate, Tabelle: • Il costo complessivo del personale reTab.10: Gestione Volontariato tribuito e la sua incidenza sui proventi Tab.11: Costo Volontariato riscossi. Tab. 8: Sintesi scelte gestionali Oneri per sostenere il volontariato. Un altro dato interessante è rappresentaIndicatori: N.4: Quota percentuale di servizio to dagli oneri sostenuti per formare, quacoperta dal volontariato lificare, attrezzare e sostenere in qualsiasi N.6: Costo del Volontariato forma chi presta attività volontaria. Attività istituzionale Qualche dato sui bisogni sociali ai quali l’OdV risponde. Le informazioni sul servizio erogato dall’associazione potranno, nella relazione completa, essere integrate con qualche dato sulla capacità dell’associazione di rispondere ai bisogni del territorio. In pratica si rivela utile fare comprendere quanto l’associazione si confronta con i bisogni dell’ambiente nel quale è inserito. 52 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 3.8 Casi di esempio Seguono alcuni casi pratici, articolati in domanda/risposta di applicazioni e utilità concrete della Relazione al bilancio. DOMANDA 1: Raccontare la storia dell’associazione Raccontare la storia dell’associazione e presentarla nelle sue tappe principali non è semplice, si rischia di scrivere una relazione pesante e poco attraente, quali soluzioni si potrebbero usare per la descrizione? RISPOSTA. La presentazione dell’associativa dovrebbe essere molto semplificata usando schematizzazioni anche grafiche se occorre. Pochi cenni narrativi sono in grado di ripercorrere i momenti più significativi della nostra associazione. Una delle modalità può essere quella di costruire un’asse dei tempi sulla quale mettere in evidenza alcuni momenti importanti della storia associativa. 1955 Apertura sede 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 DOMANDA 2: Vale sempre la pena di fare la Relazione Sociale quando il bilancio è ridottissimo? La nostra associazione ha un volume di proventi molto piccolo, inferiore ai 10.000 euro. È difficile pensare che valga la pena di elaborare addirittura un documento per gli aspetti sociali. Quali motivazioni per fare una relazione sociale in questi casi? RISPOSTA. Per certi aspetti è ancora più utile in questi casi la relazione sociale. I volumi di proventi espressi dal bilancio non sono assolutamente espressivi di tutte le ore di volontariato svolte. Per molte associazioni tutta l’attività è basata sullo svolgimento di servizi da parte dei soci a fronte dei quali si raccolgono pochissimi fondi. Il preziosissimo servizio erogato, senza una relazione sociale resterebbe completamente al di fuori della relazione. Pur svolgendo una grande quantità di ore di volontariato, la nostra associazione, per dare continuità ai servizi educativi si avvale di una segretaria amministrativa e di uno psicologo per la supervisione, entrambi retribuiti. Il dato è evidente nel bilancio tra i costi e sembra in contrasto con lo spirito associativo. La rendicontazione può aiutare a chiarire questo rischio di equivoco? RISPOSTA. La Relazione Sociale può dare spazio ad una chiara precisazione su questo aspetto proprio nel capitolo sulle risorse umane. Oltre a tabelle che possono descrivere i diversi ruoli degli operatori, possono rivelarsi utili alcuni indicatori come ad esempio: • La suddivisione delle ore svolte di servizio, ripartendole tra ore professionali e di volontariato; • Il calcolo dell’incidenza delle ore retribuite su quelle volontarie; 53 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE DOMANDA 3: Come illustrare adeguatamente l’uso di personale retribuito nella Relazione Sociale Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato • La valorizzazione delle ore di volontariato, cioè l’assegnazione ad ogni ora di volontariato di un costo orario. Il calcolo consente di ottenere il costo ” figurativo” del lavoro “volontario” utile per comparazioni e calcoli di indicatori. DOMANDA 4: Come descrivere in Relazione Sociale l’efficienza nella gestione dei fondi disponibili Quali dati contabili provenienti dal bilancio possono essere riclassificati e utilizzati in Relazione Sociale per valorizzare l’efficienza nella gestione. LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE RISPOSTA. Un dato contabile che potrebbe lasciare qualche perplessità nella lettura dei dati contabili di un’associazione è rappresentato dagli esborsi di spese generali non direttamente connessi al servizio svolto (esempi: gestione sede, utenze). Può essere utile evidenziare l’eventuale bassa incidenza delle spese generali rispetto ai proventi. Un dato che si può ottenere facilmente calcolando il rapporto tra spese generali/proventi. 3.9 Il Bilancio Sociale: cenni introduttivi Il presente paragrafo ha solo lo scopo di introdurre il tema del Bilancio Sociale. Approfondirlo richiederebbe una pubblicazione unica e interamente dedicata, per cui ci si limita ad offrire alcuni spunti di presentazione, soprattutto per sottolinearne le peculiarità. Nella tabella riportata qui affianco è evidenziato un esempio di indice tipo di Bilancio Sociale. I contenuti sono molto simili alla Relazione Sociale, anche se ne emergono alcune differenze da tenere presente: - Il Bilancio Sociale tratta un’area più vasta di argomenti: non si limita alla mission associativa ma spazia in tutti i campi di gestione, comprendendo sia la dimensione patrimoniale che la gestione dei fondi raccolti e la gestione accessoria o strumentale. - Il Bilancio Sociale prevede l’inserimento dei dati di bilancio contabile sebbene opportunamente riclassificati. - Il Bilancio Sociale tende a valorizzare molto l’uso di indicatori e obiettivi di miglioramento. Un Bilancio Sociale ben 54 Contenuti Identità Breve presentazione Descrizione mission Programmi futuri Governo e risorse umane La compagine sociale Breve descrizione governo Dati sul personal retribuito se presente Oneri per sostenere il volontariato Costi personale retribuito Attività istituzionali Descrizione attività istituzionali suddivisa per aree di intervento Qualche dato sui bisogni sociale ai quali l’OdV risponde sul territorio Utilizzo di indicatori per monitorare Attività Strumentali Gestione raccolta fondi Gestione patrimonio Obiettivi di miglioramento Dati contabili di bilancio riclassificati Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato curato e strutturato può cosi diventare un vero e proprio cruscotto informativo e gestionale dal quale attingere dati utili per orientare tutta l’attività associativa. È bene quindi tenere in considerazione quanto segue prima di accingersi ad elaborarlo: - Unire insieme Bilancio economico, Relazione Sociale e Relazione di accompagnamento al Bilancio in un unico “faldone” non significa redigere un Bilancio Sociale. Quest’ultimo ha una sua significatività autonoma, da solo rappresenta e descriva tutta la vita associativa e va redatto sapendo di predisporre un documento diverso dalla somma di tutti gli altri. - I dati contabili hanno bisogno di una riclassificazione diversa dal semplice “taglia e incolla” del modello regionale di bilancio finanziario o economico. Per quanto anche questo modello possa essere riportato è bene ipotizzare criteri di riclassificazione delle voci che consentano di descrivere risultati intermedi. Un esempio di riclassificazione è riportato nella tabella a seguire. Riclassificazione dei dati contabili per aree di gestione dell’associazione Obiettivo: ottenere risultati di gestione intermedi facendo emergere l’apporto di ogni area di attività Proposta 1 Area patrimoniale + Proventi da gestione patrimoniale - Oneri da gestione patrimoniale =(B) risultato attività patrimoniale PROVENTI: + Area operativa + Area patrimoniale + Area associativa e strumentale = (a) TOTALE PROVENTI Area associativa e strumentale + Proventi da quote ass.;donazioni, offerte -Oneri da Gestione associativa + Proventi ed oneri da raccolta fondi = (C ) Risultato da attività di raccolta fondi ONERI: • Costi materiale di consumo • Servizi • Godimento beni di terzi • Dipendenti e assimilati • Ammortamenti • Accantonamenti • Svalutazioni • Interessi e oneri finanziari • Oneri straordinari = (b)TOTALE ONERI (A+B+C+D) = risultato (a-b) risultato 55 LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Area operativa + Proventi per attività operative - Oneri per attività operative = (A) risultato attività operative Proposta 2 (semplificata) Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Il CSV propone il Bilancio Sociale soltanto per OdV impegnate nel Marchio Merita Fiducia (PLUS), consapevole di proporre un documento impegnativo, non realizzabile da tutte le organizzazioni e che rende necessarie competenze contabili, narrative e di analisi dei dati, il tutto supportato dalla capacità di replicare il confronto dei dati nel tempo. Con questo non si intende presentare il Bilancio Sociale come uno strumento adatto a “pochi eletti”, quanto piuttosto evidenziare come il suo uso necessiti di una piccola scelta di campo dell’associazione che lo affronta. Per quanto non vi siano obblighi legislativi in materia è bene che sia redatto secondo le principali linee guida di riferimento a livello nazionale (alcune, evidenziate in varie note del presente volume e dedicate al mondo non profit), assicurando : - Comparabilità nel tempo dei dati - Capacità di riclassificare i dati - Uso di indicatori adeguati. È un bel traguardo il cui raggiungimento ha effetti positivi prima di tutto internamente all’associazione. LA RELAZIONE SOCIALE E IL BILANCIO SOCIALE Auguriamo ai lettori che il Bilancio Sociale possa diventare con gradualità il punto di arrivo del personale cammino di rendicontazione perché, come ci è capitato di leggere nell’incipit di un bilancio sociale: “Il Bilancio Sociale è rendicontazione, comunicazione sociale e consuntivo dell’agire sociale. Ma prima di tutto, almeno per noi, è narrazione di una storia e di un percorso. Una storia fatta di passione e competenza, di professionalità e volontariato, di sogni, progetti e difficoltà. Un’altra storia fra le tante, ma è la nostra, quella di cui non vogliamo perdere il “filo”... dentro c’è anche un pezzo della nostra vita”. 56 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Glossario Ammortamento Criterio contabile che consente di ripartire in più esercizi (anni) il costo storico sostenuto per l’acquisto di un bene di uso durevole. La quota annua del costo ripartito prende il nome di “quota ammortamento” e va indicata tra i costi qualora l’associazione utilizzi il mod. 2 di bilancio (per competenza). Avanzo di gestione Rappresenta la somma che avanza dalla gestione (somma algebrica tra entrate dell’esercizio + saldo anno precedente –uscite) , si evidenzia chiaramente nel bilancio Mod. 1 per cassa. Qualora sia presente è bene evidenziarne la destinazione che avrà nell’esercizio successivo. Beni di uso durevole Bene strumentale acquistato dall’associazione per la gestione dell’attività. Può trattarsi di immobilizzazioni materiali (es.:attrezzature, pc, mobilio, etc), di immobilizzazioni immateriali (es.: software per pc). Nel caso di Bilancio Mod. 1 il costo sostenuto va indicato tutto nell’anno di acquisto tra le uscite. Nel caso di Bilancio Mod.2 il costo va evidenziato fra le attività dello Stato Patrimoniale e la quota di ammortamento tra i costi dell’esercizio. Bilancio di missione Si tratta di una rendicontazione relativa al perseguimento della missione istituzionale ed a questioni inerenti le caratteristiche fondamentali e distintive di una OdV. Bilancio economico (mod. 2) Modello di bilancio per le Odv che utilizzano il principio di competenza e sono quindi chiamate a gestire la contabilità in modo ordinario come per le aziende (partita doppia). È stato introdotto con Con DGR 4314/09 della Regione Veneto. Bilancio finanziario (mod.1) Modello di bilancio per le OdV che utilizzano la contabilità finanziaria e il relativo principio di cassa. È stato introdotto con Con DGR 4314/09 della Regione Veneto. Bilancio Sociale Documento capace di rendicontare su responsabilità, comportamenti e risultati delle azioni di un’organizzazione verso tutti i portatori d’interesse. (stakeholder). Documento di sintesi raccolta fondi Documento redatto dalle OdV che effettuano raccolta fondi, secondo quanto prescritto dall’art.8 D.Lgs 460/97: “Indipendentemente dalla redazione del rendiconto annuale economico e finanziario, gli enti non commerciali che effettuano raccolte pubbliche di fondi devono redigere entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio, un apposito e separato rendiconto annuo tenuto e conservato ai sensi dell’art. 22, dal quale devono risultare, anche a mezzo di una relazione illustrativa, 57 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato in modo chiaro e trasparente, le entrate e le spese relative a ciascuna delle celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione...” . Identità associativa È formata dalla storia associativa, mission e vision dell’organizzazione. Indicatori Gli indicatori (percentuali, rapporti, etc) sono valori di sintesi che aiutano a percepire l’andamento di un fatto della gestione con rapidità e immediatezza. Gli indicatori misurano obiettivi e il segno della loro realizzazione. Offrono con immediatezza la fotografia di una situazione particolare della vita organizzativa e dei servizi, restando più facilmente impressi di molte descrizioni. Inventario È l’elenco di beni di proprietà dell’associazione: si intendono per beni tutti gli oggetti di proprietà o comunque utilizzati dall’ente, come ad esempio, il computer. Mission La mission è una dichiarazione chiara e distintiva dei valori che persegue l’organizzazione, è la manifestazione della propria identità. Relazione di accompagnamento al Bilancio Relazione di tipo amministrativo che illustra le voci contabili e l’andamento della gestione amministrativa nel periodo trascorso. Le modalità di compilazione sono le più varie ed ogni associazione può attrezzarsi come ritiene opportuno non trattandosi di un documento obbligatorio. Alcuni suggerimenti operativi per la compilazione sono affrontati nel Par. 2.7 del presente volumetto. Relazione Sociale Semplificata Breve ma esaustivo documento, adatto alle piccole associazioni (proventi inferiori € 50.000) , per descrivere la mission e le attività svolte. Un documento che insieme alla Relazione di accompagnamento al Bilancio offre informazioni chiare ed esaustive sulla vita associativa. Relazione Sociale completa Documento per associazioni con volume di proventi superiore a € 50.000 per descrivere la mission e le attività svolte; la struttura dei contenuti segue perfettamente la linea di sviluppo della Relazione Semplificata, suggerendo tuttavia qualche integrazione di dati. Vision Visione di futuro di un’associazione. È proposta per le Relazioni Sociali Complete. L’intento è quello di invitare le associazioni (pensando proprio alla maggiore dimensione) a proporre nella relazione qualche cenno sulla loro percezione nel tempo: quali prospettive, quali orientamenti per il futuro. 58 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato Indice Premessa .................................................................................................. 3 1. Quale rendicontazione per le OdV ................................................... 1.1 Quale modello di rendicontazione contabile ................................... 1.2 L’apporto informativo della Relazione Sociale ................................. 1.3 Tipologie di associazioni ................................................................ 1.4 I requisiti minimi: significato e portata ............................................ 5 5 7 7 8 2. Il Bilancio ............................................................................................ 2.1 Il Bilancio e gli obblighi connessi per le OdV ................................... 2.2 I modelli regionali: Bilancio economico e Bilancio finanziario .......... 2.3 L’Inventario .................................................................................... 2.4 Il Rendiconto di raccolta fondi ........................................................ 2.5 Il Bilancio finanziario: Mod. 1 con criterio di cassa ..................... 2.5.1 Caratteristiche del Bilancio finanziario Mod. 1 ....................... 2.5.2 Lo schema di Mod.1 ............................................................. 2.5.3 Guida alla compilazione del Mod. 1 ...................................... 2.5.4 Integrazioni patrimoniali (facoltativo) .................................... 2.6 Il Bilancio economico: Mod. 2 con criterio di competenza .......... 2.6.1 Le caratteristiche del Bilancio economico Mod.2 ................... 2.6.2 Lo schema di Mod.2 ............................................................. 2.6.3 Guida alla compilazione del Mod.2 ....................................... 2.7 Relazione di accompagnamento al Bilancio ............................. 2.7.1 Significato della Relazione di accompagnamento al Bilancio .. 2.7.2 Idee e spunti per la realizzazione ........................................... 2.7.3 Casi di esempio .................................................................... 11 11 11 12 13 15 15 16 18 21 22 22 23 25 28 28 29 36 3. La Relazione Sociale e Bilancio Sociale ............................................ 3.1 Significato e uso della Relazione Sociale ......................................... 3.2 Le tipologie di Relazione Sociale ..................................................... 3.3 Gli indicatori: strumenti utili per tutte le dimensioni associative ...... 41 41 42 45 59 Il rapporto annuale di una organizzazione di volontariato 3.4 Le tabelle a integrazione della Relazione Sociale ............................. 3.5 Narrare, rappresentare e contare: tre verbi fondamentali per ogni tipo di Relazione Sociale ................................................... 3.6 La Relazione Sociale Semplificata ................................................... 3.7 La Relazione Sociale Completa ....................................................... 3.8 Casi di esempio ............................................................................. 3.9 Il Bilancio Sociale: cenni introduttivi ................................................. 46 48 49 51 53 54 Glossario .................................................................................................. 57 60 Appunti Appunti Appunti Finito di stampare nel’aprile 2011 da Cierre Grafica via Ciro Ferrari 5, Caselle di Sommacampagna (VR) tel. 045 8580900 fax 045 8580907 www.cierrenet.it CSV Centro Servizio per il Volontariato di Verona Via Cantarane, 24 - ex Caserma Santa Marta - 37129 Verona Tel. 045 8011978 - Fax 045 9273107 www.csv.verona.it - [email protected] Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Belluno via del Piave, 5 - 32100 Belluno Tel. 0437 950374 - Fax 0437 958273 www.csvbelluno.it - [email protected] Centro Servizio Volontariato Rovigo viale Trieste 23 - 45100 Rovigo Tel. 0425 29637 - Fax 0425 461154 www.csvrovigo.it - [email protected] ISBN 7888-96662-13-7 Stampa: Cierre Grafica - Verona