Manuale
Gestione biblioteca scolastica by Rosset Pier Angelo
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Premessa
Gestione Biblioteca scolastica è un software che permette di gestire in maniera sufficientemente
semplice la biblioteca di una Istituzione scolastica.
Con questo software si possono, infatti, inserire i libri e gestire i prestiti.
Tutte le procedure sono spiegate dettagliatamente in questo manuale.
Il manuale è suddiviso in tre sezioni, sezioni che corrispondono ai tre utenti di default che possono
utilizzare il software, e cioè:
- admin;
- editor;
- utente.
Oltre a queste tre sezioni vi è l’introduzione che è semplicemente la spiegazione del funzionamento
del login per l’accesso dell’applicativo.
I tre utenti hanno permessi diversi:
- l’admin può inserire, modificare e cancellare qualsiasi elemento (autori, editori, libri, utenti...) e può
effettuare i prestiti;
- l’editor può inserire qualsiasi elemento, tranne nuovi utenti, e può effettuare i prestiti ma non può
né modificare né calcellare alcunché;
- l’utente può solo consultare i libri presenti in archivio.
La filosofia del programma prevede che l’admin possa essere aiutato nel suo compito (inserimento
libri e prestito) dall’editor e che login e password dell’utente (utente, utente) vengano comunicati a
tutti coloro che possono richiedere libri in prestito.
In ogni caso l’admin potrà creare nuovi utenti e potrà scegliere se essi saranno a loro volta editor o
admin, con i diritti del caso.
Per quanto riguarda i tre utenti di default, l’utente non può essere né cancellato, né modificato mentre
per gli altri due (admin e editor) potranno, e dovranno, essere cambiate solo le password.
Gli utenti che verranno creati in seguito, invece potranno essere modificati in qualsiasi momento o
anche cancellati.
I login e le password di default sono:
Utente admin
login: admin
password: admin (da cambiare al primo accesso)
Utente editor
login: editor
password: editor (che l’admin dovrà cambiare al più presto)
Utente utente
login: utente
password: utente
i dati dell’utente non possono essere modificati
Introduzione
Il software può essere installato senza nessun problema su tutti i siti ospitati sul server Webécole,
sui siti non ospitati sul server Webécole ci sono dei vincoli, e cioé:
- il server deve essere Linux, se non fosse Linux deve poter far girare applicativi in PHP (elemento
essenziale in quanto il software è realizzato con quel linguaggio)
- gli utenti devono aver la possibilità di poter intervenire su un database MySql per creare le tabelle
necessarie al funzionamento del software.
Per le Istituzioni ospitate su server Webécole, sarà il nostro servizio ad effettuare tutte le operazioni
necessarie, chi gestisce il sito dovrà semplicemente aggiungere una voce di menu che punti a libri/.
In pratica l’indirizzo esteso del software sarà:
www.istituzione.scuole.vda.it/libri
Raggiungendo quell’indirizzo apparirà la schermata di login.
Login
A questo punto, inserendo gli appositi login e password, il software provvederà ad inviare gli utenti
nella sezione desiderata, ovvero ci farà entrare come admin, editor o utente.
Sezione admin
Entrando come admin (ricordarsi di cambiare la password al primo ingresso) otterremo la schermata
seguente:
Cliccando sull’icona di Gestione utenti entreremo nella sezione relativa mentre per la Gestione libri,
la Gestione prestiti e le Ricerche, dovremo cliccare sull’icona sottostante riferita all’operazione che
vogliamo svolgere.
Cliccando su Esci, si ritorna al menu.
Gestione utenti
Cliccando su Gestione utenti si entrerà nella sezione che permette all’admin di creare, cancellare
o modificare nuovi utenti.
Come potete vedere, la schermata è divisa in due parti, la parte superiore permette di inserire un
nuovo utente, sarà sufficiente scrivere nelle caselle opportune quanto richiesto, scegliere con i pulsanti se il nuovo utente sarà editor (scelta di default) o admin e cliccando su Inserisci l’utente verrà
creato. Automaticamente la pagina verrà ricaricata ed il nuovo utente apparirà nella sezione inferiore.
Nell’immagine che segue, viene riportato quanto appare nella sezione inferiore della schermata dopo
aver inserito l’utente prova.
Come potete vedere, è possibile, agendo sulle icone sulla destra della schermata, modificare i dati
dell’utente, cancellarlo o cambiare la password.
Come detto in precedenza, potete notare come non si possa intervenire sull’utente utente, infatti le
icone sono sbarrate e non sono attive, come degli utenti editor e admin si possa (e si debba, lo ricordo) modificare solo la password, mentre come per il nuovo utente prova si possano effettuare
tutte le modifiche.
Se cliccheremo sull’icona di modifica dell’utente prova, apparirà la schermata che segue:
In pratica verrà riproposta la parte superiore della schermata iniziale dove nelle caselle di inserimento
saranno già presenti i dati dell’utente, potremo, pertanto, modificare i dati e confermarli tramite il
tasto Modifica. Il tasto Esci ci riporterà alla schermata precedente.
Cliccando sull’icona del cestino (Cancella) potremo eliminare l’utente desiderato, ci verrà richiesto
di confermare la cancellazione.
Cliccando su Conferma procederemo alla cancellazione e verrà ricaricata la pagina iniziale nella
quale, nella parte bassa della schermata, potremo vedere che l’utente selezionato non esiste più.
Cliccando su Annulla, ritorneremo nella pagina iniziale.
Cliccando sull’icona delle chiavi (Resetta password) potremo cambiare la password all’utente selezionato.
Nella finestra di testo si inserirà la nuova password e cliccando su Inserisci la nuova password sarà
registrata. Cliccando su Annulla si tornerà alla pagina iniziale.
Considerato che, con ogni probabilità, difficilmente ci sarà un numero elevato di utenti (nulla impedisce di comunicare a più di una persona la password - una volta modificata - di editor, mentre tutti
coloro che debbono consultare l’archivio devono usare l’utente utente), e che gli eventuali utenti non
necessariamente possono riferirsi a persone specifiche (possiamo inserire l’utente scuola xx, ad
esempio), le password non sono criptate.
Gestione libri
Per gestire i libri, dovremo scegliere una delle opzioni (Gestione categorie, Gestione Autori, Gestione Editori e gestione titoli.
Per evitare problemi nella ricerca e nella consultazione dovuti ad inserimenti diversi dello stesso
soggetto, ad esempio per un autore Ugo Foscolo oppure Foscolo Ugo o ancora U. Foscolo, alcuni
campi dell’inserimento dei titoli sono effettuati, come vedremo, con menù a discesa.
Questo comporta il fatto che le categorie, gli autori e le case editrici debbano essere inseriti prima
di inserire i libri (titoli).
Questa sezione permette di fare ciò.
Gestione categorie (autori e case editrici)
Cliccando su Gestione categorie, apparirà la seguente schermata.
Come potete vedere, la struttura è analoga a quella della pagina relativa agli utenti.
La pagina è suddivisa in due parti, nella superiore, analogamente a quanto previsto per gli utenti,
potremo inserire una nuova categoria, mentre nella parte inferiore troveremo l’elenco delle categorie
già presenti, o l’indicazione che non esistono categorie se il programma è al primo avvio, che potremo
modificare o cancellare con modalità analoghe a quanto descritto per gli utenti.
Modificando una categoria, questa verrà modificata anche in tutti i libri che appartenevano a quella
categoria. Ad esempio se ho 3 libri appartenenti alla categoria Storia, se io modifico la categoria Storia in Storia1 anche nei 3 libri la categoria diventerà Storia1.
ATTENZIONE! Cancellando una categoria, previa richiesta di conferma, verranno cancellati anche
tutti i libri di quella categoria, riprendendo l’esempio precedente oltre alla categoria Storia verranno
cancellati anche i 3 libri che appartenevano a quella categoria.
La gestione Autori e la gestione Case Editrici funzionano nella stessa identica maniera per cui non
stiamo a ripetere quanto già indicato.
Gestione titoli
La gestione titoli ci permette di inserire, modificare o cancellare titoli.
Come potete vedere, la pagina è analoga a quella iniziale, qui abbiamo Inserisci titolo che è un’icona
unica, mentre se vogliamo cancellare o modificare un titolo, potremo scegliere, cliccando le icone
sottostanti, quale metodo vogliamo utilizzare per identificare il libro da modificare o cancellare.
Cliccando su Inserisci titolo, verremo inviati alla schermata che ci permette di effettuare tale operazione.
Come indicato in precedenza, potete notare che la Categoria, l’Autore e l’Editore sono delle caselle
a scelta multipla che contengono i dati che necessariamente dovremo aver inserito in precedenza.
Infatti la frase al fondo della schermata ricorda che se non fosse presente una delle voci sopraindicate
dovremo uscire da questa pagina ed inserirla utilizzando le apposite procedure.
É necessario fare alcune considerazioni su questa pagina che è il cuore di tutto il programma.
Innanzitutto il Codice, questo deve essere univoco, ci può essere per un libro un solo codice e un
solo codice per un libro. Dato questo per acquisito, le biblioteche scolastiche si connotano per avere
più copie di ogni singolo libro, dovremo quindi stabilire un codice per un libro ed inserire quello nel
programma e sui libri fisicamente mettere il codice /1, 2, 3 per ogni copia del libro ad esempio:
primo libro - codice 1234/1 e nel software inseriremo solo 1234, seconda copia dello stesso libro
codice 1234/2, e così via...
Il programma controlla, inoltre, che non si cerchi di inserire un codice già presente, come abbiamo
detto il codice deve essere univoco.
Sul titolo non c’è nulla di particolare da dire, il programma controlla solamente che ci sia scritto qualcosa altrimenti non vi lascia proseguire nell’inserimento.
Questo controllo non viene fatto per quanto riguarda la categoria, l’autore e l’editore in quanto se
sono già state inseriti, di default viene presentata nei vari menù a discesa la prima voce che verrà
registrata se non si effettuerà nessuna scelta.
Nel campo collana, potremo inserire il nome della collana a cui appartiene il titolo, anche su questo
campo non viene effettuato alcun controllo.
Il campo Copie dovrà contenere il numero di copie per ogni titolo, il programma controllerà che ci
sia scritto qualcosa (il campo non può essere vuoto), e che quel qualcosa sia effettivamente un numero. Questo campo permetterà nelle consultazioni dell’archivio di verificare, a seguito di prestiti effettuati di un titolo, quante copie sono ancora disponibili e non permetterà di effettuare prestiti di un
numero di copie superiore a quelle effettivamente a disposizione.
Il campo Ubicazione permette, volendo, infatti può essere lasciato vuoto, di inserire dove si trova il
libro, l’ubicazione può essere in una scuola, in una classe, in una stanza, in uno scaffale, ecc...
Potete inserire ciò che volete, il programma non fa nessun controllo di ciò che viene scritto.
Seguono cinque campi in ognuno dei quali potete, analogamente al campo Ubicazione, inserire una
parola chiave per ogni titolo. Queste parole chiave, come vedremo, potranno essere utilizzate nella
ricerca dei titoli. Ad esempio potremmo inserire, come parola chiave in uno qualsiasi dei campi previsti, la parola infanzia, nella consultazione potremo inserire infanzia in uno dei campi delle parole
chiave e il programma troverà tutti i libri che contengono questa parola chiave.
Nell’ultimo campo, Riassunto, si ha lo spazio per poter scrivere un riassunto, parte della trama del
libro o una frase significativa in modo che l’utente finale possa avere un’idea di ciò che contiene il
libro.
Completata la compilazione dei campi, cliccando su Inserisci il libro verrà inserito nell’archivio.
Il programma prevede anche che per ogni libro possa essere inserita la foto della copertina del libro,
l’inserimento lo vedremo quando tratteremo la modifica e/o cancellazione di un titolo perché in quella
finestra vi è la possibilità di inserire l’immagine della copertina del libro.
Se, invece vogliamo modificare o cancellare un titolo, dovremo individuarlo, la schermata della Gestione titoli, come abbiamo visto prima, ci permette di cercare un titolo con diverse modalità, ovvero
per categoria, per autore, per casa editrice, per titolo o vedendo tutti i titoli ordinati a seconda del
nome dell’autore.
Utilizzando una qualsiasi delle tipologie di ricerca che si differenziano solo per il tipo di dato (nella
ricerca per categoria sceglieremo una tra le categorie presenti, analogamente faremo nella ricerca
per autore o per casa editrice mentre nella ricerca per titolo inseriremo liberamente il titolo, questo
può creare delle difficoltà a seconda di come è stato inserito il titolo e di come lo si cerca, infine nel
Vedi tutto x autore verranno visualizzati tutti i titoli) apparirà la schermata che segue.
Analogamente alla gestione degli utenti, cliccando sull’icone Modifica o l’icona cancella, potremo
modificare o cancellare il titolo.
Per quanto riguarda la cancellazione verrà solo richiesta una conferma e il titolo verrà eliminato,
mentre per quanto riguarda la modifica apparirà una scheda analoga a quella dell’inserimento del titolo già visto in precedenza. L’unica differenza, come potrete notare, è che non si può modificare il
codice, tutto il resto può essere modificato.
Bisogna solo considerare, ma non dovrebbe essere possibile, che non possono esserci prestiti superiori al numero di copie una volta fatta la modifica.
Evidentemente se si deve modificare il numero di copie è perché i libri sono da dismettere perché
danneggiati o persi e quindi non possono essere in prestito o comunque, in caso di smarrimento è
stata effettuata e registrata la restituzione.
Come abbiamo detto poc’anzi, questa pagina vi permette di inserire l’immagine della copertina, cliccando sull’icona corrispondente, apparirà la schermata seguente.
Dovremo scegliere il file della copertina, che dobbiamo aver prima scannerizzato o di cui abbiamo
un’immagine, cliccando su Scegli file.
Il software, come si vede dalla pagina del Login, può essere utilizzato in tre lingue, però il tasto Scegli
file e la scritta Nessun file selezionato appariranno, indipendentemente dalla scelta della lingua
fatta, nella lingua impostata di default del vostro computer.
Una volta scelto il file, il cui nome apparirà al posto di Nessun file selezionato, potremo inserirlo tramite il tasto Inserisci.
A questo punto il programma caricherà l’immagine sul server e la ridimensionerà in modo da evitare
immagini enormi che comporterebbero problemi sia di occupazione di spazio, sia di visualizzazione.
L’immagine, che potremo vedere nella pagina relativa alla vista della scheda del titolo, avrà la dimensione di 100x130 pixel. Il programma si occuperà anche di variare le proporzioni dell’immagine
a seconda se quest’ultima sia orizzontale o verticale.
Prestito libri
Nella schermata iniziale, abbiamo la possibilità di gestire i prestiti dei libri.
Cliccando sull’icona Prestito potremo effettuare il prestito di un libro, apparirà la schermata
che segue.
Se ci viene richiesto un libro ovviamente ne siamo in possesso, per cui possiamo leggere il codice
dello stesso, non abbiamo quindi l’esigenza di fare delle ricerche particolari.
Una volta inserito il codice apparirà la schermata che segue.
Prestito libri
Cliccando su Prestito libri apparirà la schermata seguente.
Ci verrà ricordato il titolo e l’autore, potremo quindi controllare se il codice è corretto, e potremo inserire a chi viene prestato il libro e il numero delle copie.
Il programma controllerà che non cerchiamo di prestare un numero di copie superiore al numero
massimo aggiungendo alle copie richieste anche tutte quelle già in prestito. In pratica, se di un titolo
ho 10 copie e ne ho già prestate 5, il programma non mi permetterà di prestarne più di 5.
Cliccando su inserisci il prestito verrà effettuato con la data del giorno attuale.
Restituzione libri
Cliccando sull’icona Restituzione, potremo inserire la restituzione del libro.
La procedura di restituzione è analoga a quella del prestito, una volta inserito il codice del
libro, e anche qui non è necessaria nessuna ricerca particolare perché al momento della
restituzione ci vengono consegnati i libri e quindi possiamo leggere il codice, apparirà una schermata
dove sono presenti tutte le schede di prestito di quel titolo.
La schermata potrebbe essere come quella che segue.
Qui dovremo cliccare sull’icona di restituzione del prestito corrispondente a chi ci sta restituendo i
libri.
Automaticamente verrà registrata la restituzione in data corrente.
Effettuata la restituzione verremo rimandati alla pagina di cui sopra dove vedrete che non ci sarà
più il prestito di cui si è effettuata la restituzione.
Prestiti in corso
Cliccando su Prestiti in corso potremo vedere tutti i prestiti che sono in corso, la particolarità, come si può vedere nella schermata che segue, è che i prestiti in corso da più
di 60 giorni vengono contrassegnati con un pallino rosso, quelli in corso da meno di 60
giorni con un pallino verde.
Cliccando su Elimina prestiti esauriti, potremo eliminare tutti i prestiti di cui sia avvenuta
la restituzione.
Verrà richiesta conferma tramite la schermata che segue.
Se si confermerà, tutti i prestiti di cui è avvenuta la restituzione verranno eliminati.
Ricerche
Questa parte del programma, che è la stessa per l’editore e per l’utente, permette di indicare dei criteri di ricerca inclusivi per trovare un libro o di vedere tutti i libri presenti ordinati per autore.
Cliccando su Tutti i libri, apparirà una schermata che conterrà tutti i libri ordinati per autore.
Cliccando su Ricerca avanzata, apparirà una schermata in cui potremo inserire dei criteri
di ricerca
Potremo cercare per parole chiave, per categoria, per titolo e per autore.
La ricerca sarà inclusiva, nel senso che se indicheremo una categoria e una parola chiave, appariranno nella schermata successiva tutti i libri che rispondono ad uno o a tutti e due i criteri, quindi
tutti i libri in cui compare la parola chiave indicata e tutti i libri di quella categoria e non i libri di quella
categoria che contengono la parola chiave indicata.
La schermata successiva sarà analoga a quella che appare cliccando su Vedi tutti i libri solo che saranno presenti esclusivamente i libri che corrispondono ai criteri di ricerca.
Ad esempio cercando per Autore, potremmo avere la situazione seguente.
Sia che cerchiamo vedendo tutti i libri, sia cercando con i criteri di ricerca che ci servono, se la ricerca è positiva, nell’elenco dei libri avremo, sulla destra, per ciascun libro, l’icona Vedi scheda.
Cliccando su quaest’icona apparirà una schermata che ci darà delle informazioni sul libro che ci
interessa.
In questa scheda noi potremo vedere tutti i dati del libro, se vi sono ancora copie disponibili al prestito,
l’immagine della copertina, se è stata inserita, ma non solo, potremo vedere i commenti dei lettori
che hanno già letto il libro se ce ne sono, e potremo, a nostra volta, inserire un commento.
Sezione editor
La sezione editor è analoga alla sezione admin tranne che non è presente la Getione degli utenti.
Nella gestione libri potremo inserire nuove categorie, nuovi autori, nuove case editrici con le stesse
procedure viste per l’utente admin, ma non potremo né modificare, né cancellare nulla.
Non esiste la Gestione titoli ma solo l’inserimento di un nuovo titolo.
Gli inserimenti e le ricerche si effettuano con le stesse modalità dell’utente admin.
Sezione utente
Entrando con login e password dell’utente apparirà una schermata che ci permetterà solamente di
consultare l’archivio.
Potremo vedere tutti i libri presenti in archivio oppure effettuare la consultazione dell’archivio che si
svolgerà con le stesse modalità dell’utente admin o dell’utente editor.