UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI FERRARA
Manuale Operativo
Utilizzo Programma
Il presente manuale non affronta problematiche di tipo contabile, è un manuale puramente tecnico
INDICE
Introduzione
pag. 1
Convenzioni Grafiche
pag. 1
Barra delle Funzioni
pag. 1
Barra dei Comandi
pag. 2
Significati Tasto Comando
pag. 2
Maschera di Filtro
pag. 3
Gestione delle Schede
pag. 3
Maschera di Selezione
pag. 4
Filtri negli Elenchi
pag. 4
Ordinamento negli Elenchi
pag. 5
Collegarsi alla Procedura
pag. 6
Menù Anagrafiche
pag. 8
Anagrafica Fornitori/Debitori
pag. 8
Anagrafica Centri di Responsabilità
pag. 12
Menù Bilanci
pag. 15
Anagrafica Bilanci
pag. 15
Anagrafica Voci di Bilancio
pag. 19
Visualizzazione Castelletti
pag. 22
Stanziamenti di Previsione
pag. 23
Riclassificazioni di Bilancio
pag. 25
Attributi di Bilancio
pag. 26
Variazioni di Bilancio
pag. 27
Menù Accertamenti/Impegni
pag. 33
Accertamenti/Impegni
pag. 33
Tipi Accertamenti/Tipi Impegni
pag. 39
Causali Variazione Acc./Impegni
pag. 40
Menù Entrate/Spesa
pag. 41
Registrazione documenti
pag. 41
Liquidazione Tecnica
pag. 51
Liquidazione SIOPE
pag. 52
Gestione Documenti
pag. 53
Menù Incassi/Pagamenti
Emissione Mandati
pag. 59
pag. 59
Gestione Mandati
pag. 62
Interrogazione situazione di cassa
pag. 65
Anagrafiche ABI/CAB-Tipo Incasso -Bollo
pag. 67
Menù Tesoreria
pag. 70
Blocco e trasmissione ordinativi
pag. 70
Gestione elenchi di trasmissione
pag. 72
Importazione flussi e bollette
pag. 74
Gestione ricezione esiti
pag. 75
Menù Professionisti
Ritenuta
Menù Interrogazioni
pag. 76
pag. 76
pag. 78
Partitario Clienti/Fornitori
pag. 78
Partitario Impegni/Accertamenti
pag. 80
Introduzione
Il programma permette la gestione in forma telematica della contabilità finanziaria ed è in grado di
svolgere la funzione di rilevazione economico patrimoniale dei fenomeni gestionali, a supporto di
una contabilità analitica dedicata alla rilevazione dei risultati.
Convenzioni grafiche
All‟interno della procedura CieloNext ci sono alcune convenzioni grafiche che possono aiutare
l‟utente nella navigazione all‟interno della procedura:
Barra delle Funzioni
Questa barra contiene alcuni elementi standard che possono o meno comparire:

E‟ possibile inserire un nuovo elemento (impegno/fattura…)

Ritorno a menù principale

Ritorno al menù precedente

Riclassificazioni

Gestione stampe
Questa barra delle funzioni permette la navigazione attraverso la procedura. Non è possibile
tornare
indietro
nelle
pagine
utilizzando
i
tasti
standard
del
vostro
browser:
Anche negli elenchi possono comparire sul lato destro alcune icone. Per conoscerne il
funzionamento basta posizionarsi con il mouse sull‟icona stessa e, dopo pochi secondi, compare la
descrizione:
Barra dei Comandi
Se non compare la barra delle funzioni vengono messi a disposizione i tasti comando che variano
in base alla funzione che si sta utilizzando.
La barra dei comandi può comparire contemporaneamente sia sotto che sopra come nella
schermata successiva:
In questo caso i due tasti sono speculari ed eseguono la stessa operazione.
Significati Tasto Comando
Conferma l‟operazione e si esce dalla funzione
Aggiunge l‟elemento e rimane nella funzione di inserimento
Reinserisce i dati di ingresso alla funzione eliminando qualsiasi modifica
effettuata
Ritorna al menù precedente
Nella registrazione della fattura estrae le modalità di pagamento del fornitore
Visualizza il castelletto della voce a cui si fa riferimento
La parte superiore del programma permette di scollegarvi dalla procedura e di sapere sempre con
quale azienda e utente siete collegati
Maschera di Filtro
Questa maschera, standard in diverse schermate, serve a filtrare i dati da visualizzare. Si può
decidere di premere sul tasto conferma e, in questo caso, vi mostrerà l‟elenco completo; altrimenti,
inserire una parola chiave (codice o descrizione) in modo da filtrare l‟elenco.
Se vi scollegate dalla procedura utilizzando la funzione di logout vi viene mostrato il seguente
messaggio:
Vi avverte che vi state per scollegare dalla procedura e che avete altre schede aperte con la
procedura (nel caso in cui utilizziate Internet Explorer 7.0 o Firefox come gestore di Internet).
Se chiudete il browser con la X (
) in alto a destra mentre state facendo un‟operazione
non vi dovete più preoccupare che gli archivi vengano aggiornati a metà; verrà annullata l‟intera
operazione appena eseguita.
Gestione delle Schede
Se avete un browser che gestisce le schede (Firefox o Internet Explorer 7.0) vi potrete collegare
con la stessa azienda nelle varie schede. Non è possibile avere più schede nello stesso browser con
aziende diverse, per poterlo fare dovrete aprire un altro Explorer o Firefox.
Maschera di Selezione
Questa maschera permette di filtrare i dati che si vogliono visualizzare nella maschera successiva.
Se come nell‟esempio compare un bollino rosso, significa che l‟immissione del dato è obbligatoria.
Se non si vogliono filtrare i dati e non compare un bollino rosso è sufficiente premere il tasto
conferma e visualizzare la schermata successiva.
Filtri negli elenchi
Per ogni elenco nella procedura è disponibile un campo di filtro che per default viene impostato a
“Tutto”, per cui visualizza tutti gli elementi inseriti nel database:
Selezionando la voce di “Filtro personalizzato” compare la seguente sottomaschera che sarà
diversa in base ai dati che stiamo filtrando:
In questo caso possiamo filtrare i dati tramite codice ISTAT della provincia, Descrizione della
provincia e la sigla della provincia.
Se l‟elenco che stiamo visualizzando è molto lungo viene suddiviso in pagine e in fondo all‟elenco la
procedura offre la possibilità di navigare tra le pagine con la seguente barra:
con questo pulsante è possibile passare da una visualizzazione suddivisa in pagine a
una visualizzazione in una sola pagina.
Ordinamento negli Elenchi
In alcuni elenchi è possibile ordinare i dati in base alla colonna:
Come vediamo nelle due colonne precedenti è presente un tasto
che permette di ordinare
l‟elenco in ordine crescente in base al codice articolo o descrizione articolo (vedi esempio).
Per rimuovere gli ordinamenti applicati basta cliccare sull‟icona
che si trova accanto al filtro.
Collegarsi alla procedura
Non appena aperto il programma viene richiesto l‟inserimento del codice utente e la relativa
password. Per collegarsi basta inserire l‟acronimo della vostra posta elettronica e la relativa
password. Non sarà quindi più necessario modificare la password utente periodicamente. Bisogna
fare attenzione all‟utilizzo delle maiuscole: il programma è KeySensitive, per cui l‟utente CMI per la
procedura è diverso dall‟utente cmi.
Attenzione!!! In tutti i campi in cui è richiesto l‟inserimento di caratteri alfanumerici bisogna fare
attenzione alle maiuscole: il bilancio fu001 è diverso dal bilancio FU001.
Premere il tasto Conferma per continuare con la procedura, oppure invio da tastiera.
Una volta collegati alla procedura potranno apparire differenti opzioni in base alle abilitazioni date
al vostro utente.
 Utente Master/Plesso
Se siete un utente che deve gestire più aziende (dipartimenti o sistemi informativi)
collegandovi alla procedura apparirà la seguente schermata:
Vi viene richiesto di selezionare l‟azienda su cui volete lavorare. Una volta selezionata
l‟azienda premere il tasto conferma.
 Utente Standard
Se invece siete un utente che non deve selezionare l‟azienda verrete direttamente collegati
alla procedura e vedrete il menù collegato al proprio profilo utente.
N.B.: il menù dell‟esempio è puramente indicativo: ogni utente in base alle abilitazioni avrà il suo
menù di ingresso.
Menù Anagrafiche
Anagrafica Fornitori/Debitori
Prima videata: Selezione Fornitori/Debitori
Attraverso questa schermata è possibile:
 tornare a menù
 Non inserire nulla e premere il tasto conferma: verrà visualizzato l‟elenco di tutti i fornitori
inseriti. Per ogni fornitore poi si potranno modificare le informazioni principali o
inserire/modificare le modalità di pagamento. Da qui inoltre sarà possibile eseguire una
stampa dell‟elenco o inserire un nuovo fornitore. Le informazioni relative al fornitore sono
le stesse di C.I.E.Lo.
 Se invece da questa schermata si inserisce, ad esempio, il codice fiscale del fornitore che
vogliamo visualizzare o modificare, una volta premuto il tasto conferma l‟elenco dei fornitori
sarà composto solo dal fornitore selezionato:
Attraverso questa schermata è possibile:
Inserimento: inserire un nuovo fornitore
Stampa: stampare le informazioni anagrafiche del fornitore
È possibile avere due tipi di stampa:
 Stampa fornitori/debitori: stampa tutte le informazioni anagrafiche del fornitore
(Attualmente non funzionante)
 Stampa sintetica fornitori/debitori: stampa un elenco dei fornitori con indicazioni del
codice, ragione sociale, codice fiscale e partita iva
Pagina precedente: tornare alla selezione del fornitore/Debitore
Tornare a menù
Modifica: modificare le informazione del fornitore già inserito
Le informazioni inseribili o modificabili del fornitore sono uguali a quelle presenti in Cielo
Attenzione: codificare sempre i campi che sono seguiti dalla lentina
perché il programma
richiede che nel campo la descrizione della nazione, ad esempio, sia uguale a quella codificata in
tabella. Ad esempio “FERRARA” è diverso da “Ferrara” per la procedura
Modalità di Pagamento: inserire o modificare le modalità di pagamento del fornitore
Attraverso questa schermata è possibile:
Inserimento: inserire una nuova modalità di pagamento
Stampa: stampare le informazioni anagrafiche del fornitore (Attualmente non
funzionante)
Pagina precedente: tornare alla schermata di visualizzazione del fornitore
Tornare a menù
Modifica: modificare le informazione della modalità di pagamento del fornitore
Elimina: eliminare la modalità di pagamento già inserita.
Anagrafica Centri di Responsabilità
Prendiamo per esempio l‟anagrafica dei centri di responsabilità, le altre presenti nel menù
anagrafiche sono speculari come funzioni, si differenziano solo per le informazioni relative alla
singola funzione.
Prima videata: griglia iniziale
Questa videata mostra i centri di responsabilità già inseriti nell‟anagrafica dell‟Azienda, e permette
di inserirne di nuovi. I centri di responsabilità già inseriti, vengono ordinati per Codice (numerico,
lungo 5, su 5 livelli). È possibile cambiare l‟ordinamento cliccando sulle due frecce contrapposte
nel riquadro „Descrizione centro di Responsabilità‟. In tal modo i Centri di Responsabilità già
presenti nell‟anagrafica, verranno evidenziati in ordine alfabetico. Per ritornare all‟ordinamento
iniziale ciccare sul bottone: „Pulisci l‟ordinamento‟
, a fianco della finestra Filtro.
Le icone relative ai Centri di Responsabilità già inseriti (graficamente a fianco della descrizione)
servono:
Modifica: attraverso tale funzione è possibile entrare nell‟anagrafica già inserita e
modificare:
1. la descrizione del centro di responsabilità.
2. il codice e il livello del Centro. Sono previsti tutti i controlli di congruenza previsti per
l‟inserimento: non deve esistere un Centro già codificato con lo stesso numero, mentre se
si modifica un Centro dal secondo livello in giù deve già essere presente in anagrafica
quello di livello superiore (segnalazione troppo generica nel caso non esista il Centro di
livello superiore).
Elimina: attraverso tale funzione è possibile eliminare Centri di Responsabilità già inseriti.
Non è possibile eliminare un Centro di Responsabilità se per quel codice ne esiste uno di livello
inferiore.
Funzioni
Inserimento: questa funzione, aprendo una nuova videata, consente di inserire un nuovo
Centro di Responsabilità. I Centri di Responsabilità sono su 5 livelli, ognuno dei quali può assumere
un valore compreso tra 1 e 99.999. E‟ necessario inserire i Centri di primo livello e
successivamente gli eventuali di livello inferiore. Oltre al codice del Centro di Responsabilità va
inserita la descrizione del centro stesso
Ritorna a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menù iniziale dell‟azienda
Stampa: questa funzione consente la stampa dell‟anagrafica dei Centri di Responsabilità
Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si
vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione
della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:
Attraverso questa schermata si può scegliere di ordinare la stampa per codice o
descrizione, un limite di codice (da – a) o un limite descrizione e in base a una data. Se si
lascia selezionata l‟opzione di “Stampa parametri di selezione” verrà stampato un foglio
con quello che si è scelto nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un‟
anteprima della stampa ed eventualmente poi stamparla.
Menù Bilanci
Anagrafica Bilanci
Prima videata: griglia iniziale
Questa videata mostra bilanci già inseriti nell‟anagrafica dell‟Azienda, e permette di inserirne di
nuovi. I bilanci già inseriti, vengono ordinati per Codice (alfanumerico). E‟ possibile cambiare
l‟ordinamento cliccando sulle due frecce contrapposte
. In tal modo i bilanci già presenti
nell‟anagrafica, verranno evidenziati in ordine alfabetico. Per ritornare all‟ordinamento iniziale
cliccare sul bottone: „Pulisci l‟ordinamento‟
, a fianco della finestra Filtro.
Le icone relative ai bilanci già inseriti (graficamente a fianco della descrizione) servono:
Modifica: attraverso tale funzione è possibile entrare nell‟anagrafica già inserita e
modificare:
il numero di livelli e aggiungere o togliere i livelli di bilancio inseriti:
Elimina: attraverso tale funzione è possibile eliminare bilanci già inseriti. Non è possibile
eliminare un Centro di Responsabilità se per quel codice ne esiste uno di livello inferiore
Funzioni
Inserimento: questa funzione, aprendo una nuova videata, consente di inserire un nuovo
bilancio e i relativi livelli di bilancio:
Ritorna a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menu‟ iniziale dell‟azienda
Stampa: questa funzione consente la stampa dell‟anagrafica bilanci
Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si
vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione
della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:
Attraverso queste schermate si può scegliere l‟anno di stampa. Se si lascia selezionata l‟opzione di
“Stampa parametri di selezione” verrà stampato un foglio con le informazioni che si sono scelte nel
lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un‟ anteprima della stampa ed
eventualmente poi stamparla.
Premere il tasto Ritorna se non si vuole visualizzare o stampare l‟elenco.
Anagrafica Voci di Bilancio
La prima informazione che viene richiesto è il bilancio su cui si vuole lavorare. Se si conosce il
codice basta scriverlo e premere il tasto conferma, altrimenti ci viene in aiuto l‟icona
a fianco
del campo che mostra un elenco dei bilanci inseriti:
Una
volta
premuto
il
tasto
di
conferma
viene
proposta
la
maschera
di
filtro
sul
Titolo/Categoria/Capitolo/Azione. In questa maschera non è presente nessun campo obbligatorio
(non c‟è nessun bollino rosso), per cui possiamo premere il tasto di conferma senza nessun filtro e
il programma mostrerà tutti le voci di bilancio inserite all‟interno del bilancio selezionato.
Le peculiarità di questa funzione sono:
:
Possibilità di inserire una nuova voce di bilancio
: Stampa elenco voci di bilancio
Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si
vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione
della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:
Attraverso queste schermate si può scegliere l‟anno di stampa. Se si lascia selezionata l‟opzione di
“Stampa parametri di selezione” verrà stampato un foglio con le informazioni che si sono scelte nel
lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un‟ anteprima della stampa ed
eventualmente poi stamparla.
Premere il tasto Ritorna se non si vuole visualizzare o stampare l‟elenco.
:
Ritorno a menù principale
:
Ritorno a selezione bilancio
: Possibilità di inserire un sottolivello di bilancio
:
Possibilità di modificare una voce di bilancio
:
Possibilità di inserire solo a livello di capitolo il codice SIOPE
:
Possibilità di visualizzare il castelletto
Visualizzazione Castelletti
I castelletti sono visibili per qualsiasi voce di bilancio e nel momento delle operazioni di base della
procedura (impegni/accertamenti, fatture, mandati/reversali). Il tasto Cast.Padre permette di
visualizzare il castelletto del livello precedente a quello scelto. Nel nostro esempio vedremo il
castelletto della capitolo 0010: possiamo cliccare Cast.Padre fino al primo livello: Titolo 01. Il tasto
Cast. Figlio invece non mostra il livello immediatamente successivo a quello che stiamo
visualizzando ma il livello da cui siamo entrati (nel nostro caso mostrerà il castelletto del capitolo
0010).
Stanziamenti di Previsione
Anche per questa opzione è necessario selezionare il bilancio sul quale si intende lavorare e, se si
vuole, filtrare le voci di bilancio.
Attraverso questa schermata è possibile inserire i vari stanziamenti a livello di Capitolo e Azione
per i tre anni di gestione del bilancio. Inoltre le peculiarità di questa funzione sono:
: Stampa bilancio preventivo
Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si
vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione
della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:
Attraverso questa schermata si può scegliere l‟anno di stampa. Se si lascia selezionata l‟opzione di
“Stampa parametri di selezione” verrà stampato un foglio con le informazioni che si sono scelte nel
lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un‟ anteprima della stampa ed
eventualmente poi stamparla.
Premere il tasto Ritorna se non si vuole visualizzare o stampare l‟elenco.
:
Ritorno a menù principale
:
Ritorno a menù precedente
Riclassificazioni di Bilancio (da non utilizzare attualmente ancora in studio)
Peculiarità di questa funzione sono:
: Stampa (non funzionante)
:
Ritorno a menù principale
:
Ritorno a menù precedente
: Inserimento riclassificazioni di bilancio
Attributi di Bilancio (da non utilizzare attualmente ancora in studio)
Attraverso quest‟opzione abbiamo la possibilità di attribuire alle voci di bilancio
Peculiarità di questa funzione sono:
: Stampa (non funzionante)
:
Ritorno a menù principale
:
Possibilità di modificare un attributo di bilancio
Variazioni di Bilancio
Funzione che permette la gestione delle variazioni di bilancio. Vengono visualizzate un massimo di
100 variazioni. Nei prossimi rilasci della procedura verrà inserita la possibilità di ricercare una
variazione.
Le peculiarità di questa funzione sono:
:
Ritorno a menù principale
: Possibilità di inserire una nuova variazione di bilancio
: Stampa (non funzionante)
Come prima cosa inserire la descrizione della variazione. L‟anno e il numero protocollo non sono
dati obbligatori.
Selezionare attraverso il campo a tendina
il livello di bilancio che vogliamo
variare e attraverso la lentina selezionare con la maschera successiva la voce di bilancio
Premere sul pulsante
per decodificare la voce di bilancio selezionata per decodificarla con la
relativa descrizione e stanziamenti.
Una volta decodificate le voci di bilancio si può inserire l‟importo della variazione (N.B.: per inserire
un importo negativo inserire il segno prima dell‟importo come nell‟esempio e non dopo come si
faceva in Cielo), il segno dell‟importo mi indica se la variazione è positiva o negativa. Premere il
tasto conferma per inserire la variazione che sarà ancora provvisoria.
A questo punto compare la seguente schermata di riepilogo delle informazioni
Premere conferma per approvare in modo provvisorio la variazione Viene creata la variazione e
visualizzato il numero con la seguente videata
A questo punto le possibili operazioni che posso fare sulla variazione sono:
: Stampa della singola variazione.
Elimina: attraverso tale funzione è possibile eliminare una variazione non bloccata o
trasmessa.
:
Possibilità di modificare una variazione di bilancio non bloccata, una volta selezionata
quest‟opzione viene visualizzata la seguente schermata dove è possibile:
:
:
confermare la variazione dopo aver inserito modifiche
ripristinare le condizioni iniziali con cui sono entrata per la modifica della
variazione
:
blocca la variazione ma non la applica, da questo momento la variazione non
è cancellabile ma per vedere le modifiche a livello di bilancio bisogna
premere sul tasto applica rientrando in modifica della variazione, esegue
inoltre un controllo sulla quadratura degli importi.
:
esegue un controllo formale della variazione e mostra gli eventuali messaggi
d‟errore sulla quadratura
:
applica gli stanziamenti in caso in cui la quadratura sia corretta, in questo
caso è comunque applicare la variazione in modo provvisorio o definitivo
:
torna alla schermata precedente senza fare alcuna variazione
Menù Accertamenti/Impegni
Le funzioni della spesa sono speculari a quella dell‟entrata, per cui mostrerò solo le peculiarità delle
funzioni della spesa.
Impegni
Una volta selezionata la voce di Gestione Impegni viene richiesto di selezionare il livello da cui si
intende lavorare: è obbligatorio selezionare almeno il livello del capitolo (bollino rosso) o azione.
È inoltre possibile filtrare la ricerca per anno e numero impegno.
Nel nostro esempio abbiamo selezionato l‟azione 5143: una volta premuto il tasto di conferma il
programma mostra in alto un riepilogo dei dati delle voci di bilancio selezionate e in basso un
elenco degli impegni emessi per quella voce di bilancio.
Nella finestra di riepilogo premendo il tasto
è possibile vedere la situazione a
livello di bilancio della voce selezionata: viene sempre visualizzato l‟anno corrente, con la possibilità
di visualizzare gli eventuali stanziamenti degli anni futuri.
I tasti comando di questa funzione sono:
: attraverso quest‟opzione è possibile vedere la situazione contabile del capitolo,
categoria e titolo.
: attraverso quest‟opzione si visualizza sempre la situazione contabile della voce
con cui siamo entrati nella voce (nel nostro caso la situazione dell‟azione 5143)
Attraverso la barra delle funzioni è possibile:
:
Inserimento di un nuovo impegno
:
Ritorno a menù principale
:
Ritorno a menù precedente
:
Riclassificare
: Stampare il modulo assunzione di un elenco di ‟impegni (nell‟esempio viene stampato il
modulo della sede).
Per ogni singolo impegno è possibile:
:
Visualizzare il castelletto dell‟impegno
:
Scegliere da un elenco le operazioni che vogliamo fare sull‟impegno.
: Stampare il modulo assunzione dell‟impegno su cui siamo posizionati
Sul singolo impegno è quindi possibile manutenerlo, variarne l‟importo, assumere un subimpegno o
suddividerlo.
La schermata precedente mostra le informazioni richieste nell‟inserimento di un impegno. In alto è
visualizzato un riepilogo delle voci di bilancio e della disponibilità all‟impegno mentre, nella seconda
schermata, vengono richieste le informazioni base dell‟impegno. Attraverso i tasti comando è
possibile:
:
:
Confermare l‟inserimento dell‟impegno e uscire dalla funzione
Aggiungere l‟impegno appena inserito e rimanere nella gestione per inserirne
altri
:
:
Ripristinare le condizioni di entrata alla funzione
Tornare all‟elenco degli impegni senza inserire nulla.
Tipi Impegni
Attraverso questa opzione è possibile inserire i Tipi Impegni che verrano utilizzati nell‟emissione
dell‟impegno.
Funzioni:
:
Inserimento nuovo tipo impegno
: Ritorno a menù principale
: Stampa elenco tipi impegno
Non è possibile eliminare un Tipo Impegno una volta creato. Si può disattivare
o modificare
. Inoltre è possibile selezionare il tipo impegno „preferito‟. (quello mostrato per default)
Causali Variazione Impegni
Funzioni:
:
Inserimento nuovo tipo impegno
: Ritorno a menù principale
:Stampa elenco tipi impegno
Attraverso i tasti comando è possibile:
:
:
Confermare l‟inserimento dell‟impegno e uscire dalla funzione
Aggiungere l‟impegno appena inserito e rimanere nella gestione per inserirne
altri
:
:
:
Ripristinare le condizioni di entrata alla funzione
Tornare all‟elenco degli impegni senza inserire nulla.
Eliminare causale appena inserita.
Menù Spesa/Entrate: Fatture e liquidazioni
Registrazione Documenti (Fattura/Preordine)
Prima videata: scelta codice causale
Questa videata permette di selezionare la causale per la registrazione della fattura. La scelta della
causale permette una preimpostazione della parte economica della fattura: vengono preimpostati
ma modificabili il conto di debito, e le righe relative alla contabilità economica. Un volta selezionata
la causale si può confermare la richiesta premendo
o tornare al menù principale
indifferentemente sui due tasti
.
La prima informazione richiesta nell‟inserimento della fattura è il codice del fornitore. Se non lo si
conosce si può fare una ricerca con l‟utilizzo dell‟icona
posta accanto al campo Fornitore.
Possiamo fare la ricerca del fornitore in diversi modi:
1. Se non inserisco nulla nel codice fornitore e clicco sull‟icona
seguente maschera di filtro:
A questo punto è possibile ricercare il fornitore nei seguenti modi:
mi verrà proposta la
a. Inserire il codice per intero (codice di 10 cifre, ad esempio “0000000001”), oppure
inserire il codice in modo parziale: se inserisco 1 il programma ricerca tutti i fornitori
che all‟interno del codice hanno il numero 1.
b. Inserire le iniziali della ragione sociale e selezionare se voglio che la ricerca avvenga
dall‟inizio della ragione sociale o se quello che inserisco è contenuto nella ragione
sociale.
Ad esempio, volendo ricercare il fornitore che ha ragione sociale Colombari Ingrid
inserire “Colombari” e fare la ricerca con “Inizia per”: la procedura mostrerà tutti i
fornitori che nella Ragione Sociale iniziano per “Colombari”. Diversamente possiamo
inserire “Ingrid” e ricercare per “Contenente”: in questo caso verrà mostrato l‟elenco
dei fornitori che nella Ragione Sociale hanno “Ingrid” all‟interno (“Colombari Ingrid”,
“Ingrid Colombari”, “Dott.ssa Colombari Ingrid”)
c. Infine è possibile inserire il codice fiscale o la partita iva, in questo caso devono
essere inseriti per intero e in modo corretto.
Per avviare la ricerca del fornitore cliccare sul tasto
non è corretto occorre cliccare sul tasto
premere il tasto
. Se quello che si è inserito
. Per uscire dalla maschera di filtro
.
2. Se si inserisce il codice fornitore già nella maschera di emissione della fattura e si clicca
sull‟icona
la maschera di filtro fornitore proporrà già il fornitore selezionato.
Una volta inserito e codificato il fornitore occorre inserire le altre informazioni relative alla fattura:
1.
La data di registrazione viene proposta in automatico con la data del giorno: è possibile
modificarla inserendo un‟altra data rispettando la formattazione della data che deve essere
gg/mm/aaaa. Oppure è possibile selezionarla ciccando sull‟icona
che permette di
selezionarla da un calendario.
2.
Inserire una descrizione della fattura
3.
Inserire nel giusto formato la data del documento fornitore. Anche in questo caso è
possibile selezionarla dall‟icona
.
4.
Inserire il numero del documento fornitore.
5.
Selezionare premendo sulla lente il Centro di responsabilità. L‟elenco dei centri di
responsabilità è impostabile attraverso l‟anagrafica dei centri di responsabilità, sotto il menù
delle anagrafiche.
6.
Inserire l‟importo della fattura
7.
Viene già proposto in automatico il conto di debito, impostato in base alla selezione della
causale. È possibile modificarla ciccando sull‟icona
.
Una volta impostato ogni campo avremo la seguente maschera:
A questo punto possiamo cliccare sul tasto
se l‟inserimento è sbagliato o
vogliamo selezionare un‟altra causale, oppure premere sul tasto
per codificare
le modalità di pagamento del fornitore e selezionarne una per la fattura che stiamo eseguendo. La
maschera seguente mostra il risultato dell‟operazione
.
A questo punto è possibile inserire una nuova modalità di pagamento con l‟icona
che si trova
nella barra della funzioni, mentre per inserire una modalità di pagamento diversa da quella di
default ma già codificata in anagrafica fornitori basta cliccare sull‟icona
per vedere tutte le
modalità di pagamento inserite o confermare quello che viene proposto con il tasto
.
A questo punto la fattura è già stata creata. È possibile vederne il numero dal riepilogo in alto .
Da questa schermata è possibile impostare immediatamente la contabilità economica o premere il
tasto
per uscire dalla fattura (47 nel nostro esempio) ed inserirne un‟altra:
andremo poi a modificarne eventualmente la parte economica nella Gestione dei documenti.
Per modificare le righe di contabilità economica è possibile confermare ciò che è stato
preimpostato dalla causale. Oppure, modificando la riga: in questo caso selezionare il codice di
costo attraverso l‟icona
il tasto
e il sottocodice che vogliamo inserire. Oppure è possibile eliminare con
la riga di contabilità economica.
Una volta impostata la riga, occorre impostare la contabilità analitica (se questo lo prevede in caso
di cespite non bisogna applicare un costo). Cliccando sull‟icona
schermata:
, verrà presentata la seguente
Qui selezioniamo dalla lentina
un conto e le righe su cui vogliamo eventualmente suddividerlo.
Se premiamo sul tasto
, confermiamo l‟operazione e usciamo dalla videata. Se
invece premiamo sul pulsante
, ripristiniamo le condizioni d‟accesso alla funzione.
Se infine premiamo sul tasto
, torniamo alla schermata precedente senza aver
fatto nessuna operazione.
A questo punto, una volta tornati alla Gestione Contabilità Economica della fattura, possiamo
premere il tasto
.
In questa schermata viene proposta la precedente videata che permette di quadrare
eventualmente la contabilità economica. Come vediamo infatti dalla schermata, il programma
propone un arrotondamento da applicare in “dare”: per quadrare basta cliccare sul pulsante
. A questo punto viene mostrata la stessa schermata di riepilogo con la
quadratura applicata
in cui possiamo confermare e accettare con il tasto
tasto
. In caso contrario premere il
ed eventualmente quadrare in un secondo momento. La fattura ad ogni
modo è già stata emessa.
A questo punto se la causale lo prevede viene richiesta l‟immissione della ritenuta.
Attenzione: se a questo
punto si preme sul tasto comando
e non viene
immessa la ritenuta, ricordarsi di gestire la ritenuta (all‟interno della gestione del documento)
prima di liquidare la fattura perché altrimenti non viene emessa la reversale in automatico.
La funzione prevede le seguenti operazioni:
Ritornare a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menu‟ iniziale dell‟azienda
Stampa: questa funzione consente la stampa dei documenti (Attualmente non funzionante)
:
Inserire la ritenuta
I tasti comando della precedente schermata eseguono:
: calcola gli importi della ritenuta in base alla ritenuta e all‟importo assoggettato
La procedura a questo punto mi permette di modificare gli importi proposti e mi permette di
aggiungere
la ritenuta per inserirne altri, oppure confermare
la ritenuta e tornare nella gestione della fattura, ricalcolare
alla modifiche fatte, ripristinare le condizioni di entrata alla funzione
la ritenuta in base
, o ritornare
alla maschera precedente senza l‟inserimento della ritenuta.
Liquidazione Tecnica
Prima videata: scelta documento
In questa videata non è obbligatorio l‟inserimento di nessun campo, per cui se premiamo il tasto
la procedura mostrerà tutte le fatture su cui è possibile fare liquidazione
tecnica. Altrimenti è possibile filtrare l‟elenco delle fatture inserendo il Fornitore o l‟anno e il
numero dell‟impegno su cui vogliamo liquidare le fatture.
Non inserendo nulla viene proposto l‟elenco delle fatture e in alto il campo in cui inserire anno e
numero impegno che possiamo ricercare ciccando sull‟icona
.
Una volta inserito l‟impegno su cui vogliamo liquidare selezionare le fatture e premere il tasto
.
Liquidazione SIOPE
Prima videata: scelta documento
Anche questa schermata serve per filtrare le fatture da liquidare. Anche qui se non si inserisce
nulla si vedranno tutte le fatture su cui è possibile fare una liquidazione SIOPE.
A questo punto possiamo aggiungere la liquidazione SIOPE con l‟icona
inserita con l‟icona
o modificare quella già
.
Se si entra nella modifica, ammesso che per quel capitolo sia stato inserito un codice SIOPE si
vedrà la precedente maschera, dove è possibile inserire gli importi. Si può come sempre
confermare l‟operazione o ripristinare le condizioni di accesso alla procedura.
Gestione Documenti
Attraverso quest‟opzione è possibile modificare un documento già immesso, è possibile fare
contestualmente la modifica del documento, la liquidazione tecnica e quella SIOPE senza dover
uscire a menù ogni volta.
Se invece dobbiamo fare più liquidazioni Tecniche in una volta sola possiamo selezionare la voce
“Liquidazione Tecnica” direttamente dal menù.
Le informazioni sono in alternativa, è possibile inserire direttamente il numero e l‟anno del
documento che vogliamo modificare o liquidare o selezionare direttamente il fornitore.
Abbiamo selezionato tutti i documenti emessi sul fornitore “Dipartimento di Architettura”. A questo
punto è possibile:
Ritornare a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menu‟ iniziale dell‟azienda
Stampa: questa funzione consente la stampa dei documenti (Attualmente non funzionante)
:
Ritorno a maschera di selezione
:
Richiamo funzionalità per i documenti
Manutenzione: è possibile modificare l‟intero documento.
Liquidazione tecnica:
:
Ritorno a maschera di selezione
: Possibilità di inserire liquidazione tecnica
Inserire Anno e numero Impegno su cui vogliamo liquidare e selezionare la fattura per poterla
liquidare. Premere il tasto conferma per confermare l‟operazione:
Una volta confermata l‟operazione posso eliminare la liquidazione tecnica appena inserita
oppure inserire la liquidazione SIOPE
:
Basta inserire l‟importo o gli importi relativi ai codici SIOPE che devo utilizzare e confermare
l‟operazione.
Una volta confermata l‟operazione mi compare la precedente maschera che mi mostra la
liquidazione appena effettuata, con la possibilità di modificarla con il tasto
tasto
. Oppure premo il
per tornare alla maschera di riepilogo delle operazioni effettuate sul mio documento:
Questa maschera infatti ci dice che sul mio documento è già stata eseguita sia la liquidazione
tecnica che quella SIOPE. Premendo sul tasto
torno al menù di selezione delle operazioni da
fare sul documento:
Per la gestione delle ritenute vedere la parte già descritta nel momento del‟inserimento del
documento.
Menù Incassi/Pagamenti
Emissione mandati
Prima videata: richiesta parametri emissione mandato.
Nel nostro esempio inseriamo l‟impegno numero 1 per emettere il mandato. L‟anno e il numero
impegno sono gli unici dati obbligatori per l‟emissione del mandato: eventualmente possiamo
inserire anche il numero della fattura o il codice del fornitore.
A questo punto si vedrà l‟elenco di tutte le fatture liquidate sull‟impegno selezionato.
Ora selezionando entrambe le fatture cliccando poi sul tasto
viene aggiornato
l‟importo del mandato con la somma totale degli importi delle fatture.
A questo punto è possibile completare l‟inserimento delle informazioni del mandato (descrizione,
data scadenza, fruttifero, codice cup, protocollo).
I tasti comando hanno i seguenti significati:
:
ripristino le condizioni iniziali (deseleziona le fatture e toglie i valori inseriti
nei campi.
:
torna al menù precedente di inserimento parametri emissione mandato.
:
posso deselezionare una delle due fatture e premere il tasto calcola per
aggiornare l‟importo del mandato.
:
confermo l‟inserimento dei dati ed emetto il mandato, una volta confermato
l‟inserimento se la gestione prevede codici di ritenuta viene mostrata la
gestione delle reversali in automatico legata al mandato:
I tasti comando hanno i seguenti significati:
:
:
confermo l‟inserimento dei dati ed emetto la reversale e il mandato.
:
ripristino le condizioni iniziali
torna al menù precedente.
Mentre i seguenti loghi hanno i seguenti significati:
: visualizza le modalità di pagamento
: visualizza il castelletto del capitolo
: visualizza il castelletto dell‟impegno
: mostra che è stata eseguita in modo corretto la liquidazione siope (in questo caso significa
quindi che è stata inserita in modo corretto anche la liquidazione tecnica).
Gestione mandati
Possiamo visualizzare tutti i documenti emessi dall‟utente collegato (nel nostro esempio è cmi),
oppure tutti
i mandati emessi da tutti gli utenti collegati all‟azienda. Inoltre possiamo
filtrare l‟elenco dei mandati -da a- mandato.
Una volta confermato viene aperta la seguente maschera:
Significato loghi della maschera:
: permette di eseguire le seguenti stampe
La “Stampa del mandato”, permette di stampare un elenco di mandati
La “Stampa dell‟avviso di pagamento” permette di stampare l‟avviso.
Attenzione: attualmente a differenza di Cielo questo è l‟unico punto in cui viene stampato
l‟avviso.
Attraverso la stampa dei mandati annullati e sospesi posso avere un elenco dei mandati annullati o
sospesi nell‟anno prescelto
: ritorno alla maschera di selezione precedente
: ritorno a menù principale
: visualizza un dettaglio del documento
: ritorno a menù principale
: stampa il mandato su cui siamo posizionati
: modificare le informazioni di base del mandato
: cancellare il mandato
Interrogazione situazione di cassa
Attraverso quest‟opzione è possibile visualizzare la situazione generale di cassa. Le informazioni da
inserire sono il Tipo dell‟importo
volta confermato mi visualizza la seguente maschera.
e la situazione a quale data. Una
Anagrafica Banche ABI/CAB - Tipo Incasso/Pagamento – Esenzioni Bollo
Prendiamo ad esempio l‟anagrafica banca ABI speculare a tutte le altre gestioni.
Questa anagrafica gestisce l‟inserimento, la cancellazione o la modifica di una banca.
Le peculiarità di questa funzione sono:
: Inserimento di un nuovo codice ABI
: Stampa elenco codice ABI
:
Ritorno a menù principale
Per ogni riga di codici già inseriti è possibile modificarlo
Una volta cliccato sull‟icona
o cancellarlo
.
viene mostrata la seguente schermata:
Permette l‟inserimento di tutte le informazioni relative all‟ABI di una banca.
Attraverso i tasti comando è possibile:
:
:
Confermare l‟inserimento dell‟ABI e uscire dalla funzione
Aggiungere l‟ABI appena inserito e rimanere nella gestione per inserirne altri
:
:
Ripristinare le condizioni di entrata alla funzione
Tornare all‟elenco dei codici ABI senza inserire nulla.
Una volta cliccato sull‟icona
viene mostrata la seguente schermata:
Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si
vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione
della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:
Attraverso questa schermata si può scegliere di ordinare la stampa per codice ABI o descrizione
ABI, un limite di codice ABI (da – a) o un limite descrizione e in base a una data. Se si lascia
selezionata l‟opzione di “Stampa parametri di selezione” verrà stampato un foglio con quello che si
è scelto nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un‟anteprima della stampa
ed eventualmente poi stamparla.
Menù Tesoreria
Blocco e trasmissione ordinativi
Prima videata: scelta mandati/reversali per trasmissione Tesoreria.
Opzione che permette di selezionare gli ordinativi da mandare in banca. Dalla precedente
maschera è possibile tornare a menù attraverso la barra delle funzioni oppure filtrare l‟elenco dei
mandati/reversali. I campi sono tutti opzionali.
L‟elenco mostra le informazioni principali dei mandati da mandare in banca. Per ogni mandato è
possibile visualizzare un dettaglio con l‟icona
:
Per trasmettere l’ordinativo in banca bisogna prima bloccarlo e poi premere il tasto
trasmetti.
Viene mostrato un riepilogo della trasmissione. Premendo il tasto conferma vengono spediti al
Mandato Informatico per la firma.
Gestione elenchi di trasmissione
Con questa opzione possiamo stampare l‟elenco dei mandati o reversali appena creati.
Basta cliccare sulla stampante accanto all‟elenco interessato.
Importazione flussi e bollette
Con quest‟opzione è possibile importare tutti gli esiti dal mandato informatico. L‟opzione permette
la prima volta di importare i flussi di tutte le aziende ma non di elaborarne l‟esito.
Una volta premuto il tasto conferma esce la seguente schermata
Bisogna attendere la successiva maschera per continuare nell‟importazione
A questo punto abbiamo caricato per tutte le aziende il tracciato ma non l‟abbiamo ancora
allineato.
Sarà a cura di un utente per azienda (il primo che lo esegue alla mattina) rientrare nella funzione
ed eseguire gli stessi passaggi per permettere alla procedura di caricare i flussi.
Quindi inlinea di massima alla mattina sarà a cura della ragioneria caricare gli esiti, verso metà
mattina un utente per azienda deve eseguire l‟operazione per allineare gli esiti.
Gestione ricezione esiti
Con questa opzione è possibile gestire i ritorni del Mandato Informatico. Prima della partenza della
procedura vi verrà mandato un dettaglio con la descrizione dei messaggi con il loro significato che
potreste vedere in questa funzione.
Menù Professionisti
Ritenuta
Attraverso quest‟opzione è possibile aggiornare i dati per l‟emissione automatica della reversale.
Nella prima videata viene visualizzato l‟elenco di tutte le ritenute.
A questo punto per modificare la ritenuta è possibile cliccare sui seguenti loghi:
: cancella una ritenuta già inserita
: modifica le informazioni della ritenuta
Nella precedente maschera è obbligatorio l‟inserimento di alcuni parametri per poter emettere in
automatico la reversale.
Oltre alle informazioni di base è obbligatorio cliccare sull‟opzione reversale automatica, immettere il
centro di responsabilità, anno e numero accertamento e causale registrazione. Mentre è opzionale
per il versamento delle ritenute impostare anche il fornitore, l‟anno e il numero impegno e la
causale di registrazione.
Menù Interrogazioni
Partitario Clienti/Fornitori
Questa opzione permette di interrogare la situazione contabile del fornitore, in Cielo corrispondeva
al tasto F14 nell‟ anagrafica del fornitore.
La prima videata permette di filtrare le informazioni da visualizzare. Sono tutte opzionali tranne il
codice del fornitore.
Una volta premuto il tasto conferma viene visualizzato un elenco dei documenti emessi per quel
fornitore.
Nell‟ elenco vengono visualizzate le informazioni di base, ma è possibile attraverso il tasto
visualizzare tutte le informazioni di dettaglio del documento.
Partitario Impegni / Accertamenti
Questa opzione permette di interrogare la situazione contabile degli impegni.
La prima videata permette di filtrare le informazioni da visualizzare. Sono tutte opzionali per cui si
può anche premere direttamente il tasto conferma senza immettere alcun parametro di filtro
(preferibile naturalmente inserire alcune informazioni)
Le peculiarità della precedente maschera sono:
: Torna al menù principale
: stampa partitario impegni
Una volta premuto sul tasto conferma abbiamo la possibilità di filtrare l‟elenco degli impegni che
verranno stampati. Se non inseriamo alcun dato verranno stampati tutti gli impegni in competenza
(valore immesso per default) senza alcun dettaglio dei documenti.
Tornando alla visualizzazione del nostro partitario degli impegni se premiamo il tasto conferma
senza effettuare alcuna scelta, verrà visualizzato un elenco di tutti gli impegni emessi in
competenza.
Le peculiarità della precedente maschera sono:
: Torna al menù principale
: torna alla maschera di filtro
Mentre per ogni impegno è possibile:
: Visualizzare il castelletto della voce di bilancio a cui fa riferimento il nostro documento
: Visualizzare il castelletto dell‟impegno
: Visualizzare il dettaglio dell‟impegno