CENTRO SPERIMENTALE DI CINEMATOGRAFIA
REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO E CONTABILE
Il Regolamento amministrativo e contabile della Fondazione Centro Sperimentale di
Cinematografia, d’ora in avanti denominata semplicemente Fondazione, disciplina il
sistema contabile integrato tra la contabilità civilistica ( art. 9, comma 3, del Decreto
Legislativo 18 novembre 1997 n. 426) e la contabilità finanziaria pubblica in
attuazione a quanto stabilito dal Decreto Ministeriale 27 marzo 2013, emanato ai
sensi dell’art. 16 del Decreto Legislativo n. 91 del 31 maggio 2011 recante “
Disposizioni recanti attuazione dell’art. 2 della legge 31 dicembre 2009, n. 196, in
materia di armonizzazione dei sistemi contabili”.
TITOLO I
Gestione Finanziaria
CAPITOLO I
ESERCIZIO FINANZIARIO E BILANCIO
PREVENTIVO
Art. 1
(Autonomia Finanziaria)
La Fondazione provvede autonomamente alla gestione delle risorse finanziarie
necessarie ai propri fini istituzionali, in base alle vigenti disposizioni di legge in
materia contabile ed alle norme del presente Regolamento.
Art. 2
(Esercizio, Bilancio Preventivo, Budget economico annuale, Budget economico
Pluriennale)
1)
2)
L’esercizio ha la durata di un anno e coincide con l’anno solare.
La gestione finanziaria si svolge in base al bilancio preventivo annuale redatto
in termini di competenza. Il progetto di bilancio preventivo è predisposto dal
Direttore Generale ai sensi dell’art. 8, comma 2, dello Statuto della
Fondazione, per centri di costo entro il 30 novembre dell’anno solare
precedente l’anno di riferimento del bilancio stesso.
3)
Il progetto di bilancio preventivo, unitamente al Budget economico annuale e
pluriennale, viene sottoposto all’approvazione del Consiglio di
Amministrazione, acquisita la relazione del Collegio dei Revisori dei Conti,
entro il 31 dicembre, ai sensi di quanto previsto dall’art. 24 del Decreto
Legislativo 91/2011. Qualora il Consiglio di Amministrazione non sia nella
condizione di approvare il bilancio entro il suddetto termine del 31 dicembre, il
Presidente della Fondazione autorizza il ricorso all’esercizio provvisorio che
non potrà protrarsi per un periodo superiore a quattro mesi e che si svolge in
dodicesimi commisurati all’ultimo bilancio preventivo deliberato.
Art 3
( Struttura del bilancio preventivo, del budget economico annuale e pluriennale )
1)
2)
3)
4)
Il Bilancio preventivo della Fondazione espone le risorse e le spese per il
funzionamento della Fondazione in coerenza con i principi e con i criteri fissati
dal Decreto Legislativo n. 426/97.
Le risorse devono essere iscritte in bilancio al lordo delle spese di riscossione e
di altre eventuali spese ad esse connesse. Esse sono costituite da:
a) i contributi ordinari e straordinari stanziati per ciascun anno dal Ministero
per i Beni e le Attività Culturali e del Turismo;
b) i contributi ordinari e straordinari stanziati per ciascun anno dalle Regioni o
altri enti locali che sostengono finanziariamente le Sedi Distaccate;
c) eventuali proventi elargiti da enti e soggetti pubblici e privati;
d) proventi derivanti dall’uso di beni materiali ed immateriali di proprietà della
Fondazione;
e) proventi finanziari;
f) proventi per prestazioni di servizi e per cessione di prodotti;
g) ogni eventuale ulteriore introito.
Le spese , iscritte in bilancio integralmente, senza alcuna riduzione delle
correlative risorse, sono ripartite in unità previsionale di base, individuate nel
bilancio preventivo ed affidate alla gestione unitaria di centri di responsabilità
amministrativa denominati “ centri di costo”.
Ai sensi dell’art. 1 del D.M. 27 marzo 2013 il processo di pianificazione,
programmazione e budget è rappresentato, oltre che dal bilancio preventivo,
dai seguenti documenti:
1- Budget economico pluriennale ( allegato. n.1 al presente Regolamento).
copre un periodi di tre anni in relazione alle strategie delineate nei
documenti di programmazione pluriennale approvati dal Consiglio di
Amministrazione; è formulato in termini di competenza economica e
5)
6)
presenta un’articolazione delle poste coincidente con quella del budget
economico annuale . Esso è periodicamente aggiornato in occasione della
presentazione del budget economico annuale.
2- Budget economico annuale.( allegato n 2 al presente Regolamento)
redatto sempre in termini di competenza economica deve essere
riclassificato secondo lo schema di cui all’allegato 2 del presente
Regolamento.
Costituiscono allegati al budget economico annuale:
- Il budget economico pluriennale;
- La relazione illustrativa
- Il prospetto delle previsioni di spesa;
- Il piano degli indicatori e dei risultati attesi;
- Le relazione del collegio sindacale.
Il bilancio preventivo ha carattere autorizzativo e costituisce limite agli
impegni di spesa.
Art. 4
( La relazione illustrativa)
La relazione illustrativa descrive le scelte che hanno presieduto alla formazione del
bilancio preventivo della Fondazione, il loro collegamento con le linee
programmatiche e gli obiettivi pluriennali e fornisce tutte le informazioni relative alla
consistenza patrimoniale , agli investimenti e alle diverse attività gestionali della
Fondazione.
Art. 5
( Il prospetto delle previsioni di spesa complessiva)
Ai sensi di quanto stabilito dall’art. 2, comma 4, lett. c) del D.M. 27 marzo 2013, al
budget annuale deve essere allegato un prospetto (allegato n. 3 al presente
Regolamento) con l’indicazione della spesa complessiva riferita a ciascuna delle
attività svolte, articolato secondo una aggregazione per missioni e programmi
accompagnata dalla corrispondente classificazione secondo la nomenclatura COFOG
di secondo livello, in ottemperanza alla tassonomia di cui all’art.17 del Decreto
legislativo n. 91/2011.
1)
Le missioni costituiscono le funzioni principali definite in base allo scopo
istituzionale della Fondazione così come individuato dal Decreto legislativo n.
426/1997 e dallo Statuto.
2)
I programmi identificano aggregati omogenei di attività realizzate dalla
Fondazione per il perseguimento delle finalità individuate nelle singole
missioni.
Art. 6
( Il piano degli indicatori e dei risultati attesi)
1) Contestualmente al bilancio preventivo viene predisposto il piano degli
indicatori e risultati attesi di bilancio di seguito denominato “piano.” Ai sensi
dell’art. 2 e seguenti del DPCM 18 settembre 2012 il piano è redatto sulla base
delle linee guida in esso contenute.
Esso illustra gli obiettivi perseguiti attraverso i programmi di spesa del bilancio
della Fondazione in termini di livello, copertura e qualità dei servizi erogati,
nonché la finalità ultima che i programmi di spesa perseguono in relazione alla
collettività, al sistema economico ed al contesto di riferimento.
2) Per ogni programma di spesa il piano fornisce:
a) Una descrizione sintetica degli obiettivi da cui emergano le modalità con le
quali ogni obiettivo concorre al raggiungimento delle finalità del
programma, le attività che la Fondazione pone in essere per il
conseguimento dell’obiettivo e l’individuazione dei potenziali destinatari
del servizio;
b) L’arco temporale di riferimento ( il triennio).
3) Un numero di indicatori che consenta di misurare ciascun obiettivo e di
monitorarne la realizzazione.
4) Per ogni singolo indicatore il “piano” fornisce la tipologia di indicatore
utilizzata, la definizione tecnica del singolo indicatore che specifica cosa
misura e l’unità di misure di rifermento, la fonte dei dati, il metodo o
l’algoritmo dell’indicatore, il “valore dell’obiettivo” ossia il risultato atteso
dell’indicatore con riferimento alla tempistica di realizzazione e, se disponibile,
il valore effettivamente osservato dall’indicatore nell’esercizio finanziario
immediatamente precedente al triennio di programmazione.
5) I principali elementi del “piano” sono rappresentati da: i programmi di spesa,
gli obiettivi , i portatori di interesse, i centri di costo (a cui è attribuita la
realizzazione dei ciascun obiettivo), gli indicatori di misurazione dei singoli
obiettivi, i valori target, i valori a consuntivo (in sede di predisposizione degli
allegati al consuntivo), le risorse finanziarie e la fonte dei dati.
6) Le tipologie di indicatori utilizzabili nel “piano” sono:
a) indicatori di realizzazione fisica
b) indicatori di risultato
c) indicatori di impatto
d) indicatori di realizzazione finanziaria
e) indicatori che possano fornire il grado di raggiungimento dell’obiettivo.
7) Nel piano sono inserite le azioni che la Fondazione ha avviato per il
consolidamento del sistema degli indicatori .
8) Il piano ed i documenti ad esso allegati sono pubblicati sul sito della
Fondazione nella sezione trasparenza. Tuttavia, ai sensi dell’art. 8 del citato
DPCM del 18 settembre 2012 si resta in attesa dei provvedimenti attuativi del
ministero vigilante.
Art. 7
( La relazione del collegio dei Revisori dei Conti)
Ai sensi dell’art. 3 del DPCM 27 marzo 2013, lo schema di budget economico
annuale, corredato dalla relazione illustrativa, è sottoposto almeno 15 giorni prima
dell’approvazione al collegio dei Revisori dei Conti che, a conclusione del proprio
esame, redige apposita relazione.
Art. 8
(Variazioni di Bilancio)
1) Nel corso dell’esercizio finanziario il Direttore Generale della Fondazione
procede alla verifica delle complessive esigenze finanziarie anche per proporre,
se necessarie, eventuali variazioni di bilancio. Le variazioni di bilancio sono
disposte dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione, su proposta del
Direttore Generale stesso, di norma entro il 30 novembre dell’esercizio in
corso.
2) Le maggiori risorse a destinazione vincolata che dovessero essere conseguite
nel corso dell’esercizio, sono direttamente assegnate, con provvedimento del
Direttore Generale, al competente centro di costo.
3) I conseguenti provvedimenti attuativi emanati dal Direttore Generale, sono
allegati al rendiconto dell’esercizio al quale si riferiscono e trasmessi
all’Ufficio Controllo di Gestione.
Art. 8
(Revisione del budget economico annuale)
Nel rispetto dei principi di flessibilità e degli equilibri di bilancio nel corso
dell’esercizio sono consentite revisioni e variazioni del budget economico annuale
con le stesse modalità e procedure previste per l’adozione dello stesso.
CAPITOLO II
GESTIONE DELLE ENTRATE E DELLE SPESE
Art. 9
(Accertamento e riscossione delle entrate)
L’accertamento delle entrate costituisce la prima fase di gestione delle entrate
con cui la Fondazione, sulla base di idonea documentazione, verifica la ragione
del credito e la sussistenza di idoneo titolo giuridico, l’individuazione del
debitore, la quantificazione della somma da incassare anche ai fini di eventuali
variazioni di bilancio, ai sensi di quanto previsto all’articolo 7 del presente
Regolamento.
2) Le risorse, iscritte nel bilancio al lordo delle spese di riscossione e di altre
eventuali spese ad esse connesse, affluiscono su uno o più appositi conti
correnti bancari, anche presso Istituti diversi, intestati alla Fondazione.
3) I crediti accertati sono estinti mediante versamento sui conti correnti bancari di
cui al comma precedente ovvero presso l’Ufficio Cassa della Fondazione. Gli
atti formali che attestano il diritto alla riscossione devono essere trasmessi alla
Divisione Amministrativa - Ufficio Ragioneria - al fine della loro registrazione
nelle risorse dell’esercizio. Rimane a carico del Direttore competente
l’espletamento di tutte le procedure occorrenti - ove occorra anche con l’ausilio
del competente Ufficio legale – a conseguire il pagamento delle somme dovute.
Dell’attività contenziosa il Direttore competente è tenuto a darne tempestiva e
aggiornata informativa al Direttore Generale, anche al fine di valutare
l’opportunità del ricorso alle procedure giudiziali.
4) Le entrate sono riscosse:
1)
a)
dalla Divisione Amministrativa - Ufficio Cassa ed Economato - presso la
sede centrale della Fondazione tramite accettazione di denaro contante o
titoli bancari, di cui rilascerà ricevuta di quietanza al debitore;
b)
dagli Istituti di credito, che gestiscono i conti correnti di cui al primo
comma, mediante:
- contabile di accredito per somme ricevute attraverso bonifico bancario;
- ricevuta di distinta di versamento di titoli bancari o di denaro.
L’Ufficio Cassa provvede giornalmente a compilare un giornale cronologico
delle movimentazioni di titoli bancari, denaro contante, valori bollati.
Tale giornale deve analiticamente esporre:
a)
la consistenza di cassa all’inizio della giornata (la stessa della chiusura
della giornata precedente);
b)
le movimentazioni in entrata ed in uscita;
c)
la consistenza di cassa alla chiusura della giornata.
Copia di tale giornale viene fornita all’Ufficio Ragioneria, unitamente a tutta la
documentazione che ha originato il movimento di cassa, per le dovute
annotazioni nella contabilità generale.
Le copie dei bonifici bancari attivi e delle distinte di versamento devono essere
firmate dal Direttore della Divisione Amministrativa o da un suo delegato, e
conservate cronologicamente in ordine di data.
Art. 10
(Disciplina delle spese)
La gestione delle spese si articola nell’assunzione dell’impegno, nell’ordinazione,
nella liquidazione e nel pagamento.
Le spese devono rientrare nell’ambito del bilancio preventivo di cui al precedente
art. 3, con particolare riferimento a quanto indicato al punto 3) dello stesso art. 3, e
debbono essere coerenti con gli obbiettivi e le previsioni contenute nei budget
finanziari assegnati ai centri di costo della Fondazione.
Devono essere iscritte in bilancio integralmente, senza alcuna riduzione delle
correlative risorse.
Art. 11
(Assunzione dell’impegno)
Le spese relative ad obblighi insorti per norme di legge e regolamenti e le spese
relative a contratti di somministrazione con aziende erogatrici di beni e servizi,
nonché quelle ordinarie per il personale, sono effettuate senza necessità di specifiche
autorizzazioni né di ordinazioni.
Le spese diverse da quelle previste dal comma precedente sono autorizzate, previo
assenso del Direttore Generale e munite del visto dell’Ufficio Controllo di Gestione:
- dai Direttori dei Settori, delle Sedi Distaccate e delle Divisioni entro
l’importo di Euro 10.000,00.
- dal Direttore Generale entro l’importo di Euro 100.000,00
- dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione per importi superiori ad
Euro 100.000,00.
Per importi inferiori ad Euro 1.000,00, nonché per le spese di cui al successivo art.
14, è consentita l’ordinazione della spesa senza formale atto di assunzione della
stessa mediante richiesta inviata all’Ufficio Controllo di Gestione tramite ordinativo.
Tale procedura può essere attivata solamente in caso di dimostrata necessità ed
urgenza e comunque per un importo complessivo su base semestrale, non superiore
ad Euro 10.000,00.
Gli importi indicati ai precedenti commi e all’art. 13 sono da intendere al netto
dell’IVA.
Art. 12
(Copertura delle spese)
Gli atti che comportano formale assunzione dell’impegno di spesa vengono
autorizzati solo previa verifica da parte dell’Ufficio Controllo di Gestione della
regolarità della documentazione e dell’esistenza dei fondi nello stanziamento del
relativo centro di costo.
Il suddetto ufficio dà corso agli atti ritenuti regolari e formula le proprie osservazioni,
di merito e di legittimità, in ordine alle spese eccedenti lo stanziamento di bilancio
ovvero alle irregolarità formali di procedura e documentazione, dandone
comunicazione al Direttore Generale al quale trasmette gli atti per i successivi
provvedimenti. adempimenti operativi o formali.
I Direttori dei Settori, delle Sedi Distaccate e delle Divisioni devono trasmettere alla
Divisione Amministrativa - Ufficio Ragioneria tutti gli atti di spesa assunti dalla
propria struttura e debbono tenere in opportuna evidenza gli impegni assunti a fronte
dello stanziamento ricevuto. Devono inoltre provvedere all’inserimento degli atti di
spesa autorizzati nell’apposito gestionale “controllo di gestione” rispettando la
suddivisione delle spese come indicato nel bilancio preventivo. Debbono inoltre
provvedere all’inserimento della documentazione di spesa al fine di rilevare eventuali
residui e chiederne l’autorizzazione all’utilizzo per altre finalità.
Art. 13
(Ordinazione delle spese)
Le spese così come assunte ai sensi dei precedenti artt. 11 e 12 sono ordinate secondo
i medesimi limiti di spesa ivi riportati:
Art. 14
(Liquidazione delle spese)
1) La liquidazione della spesa avviene attraverso:
a) la determinazione dell’esatto importo da pagare;
b) l’individuazione del soggetto creditore;
c) l’accertamento dell’esistenza dei titoli e documenti comprovanti il diritto del
creditore, tra i quali:
- documento di trasporto, debitamente firmato per ricezione del bene mobile
o dei materiali di consumo;
- fattura elettronica;
- scontrino fiscale, dettagliato o accompagnato da apposita attestazione del
Direttore;
- ricevuta fiscale;
- attestazione comprovante la regolare esecuzione dei lavori, forniture e
servizi, rilasciata dal Direttore competente;
- verbali di collaudo, ove richiesti, ovvero verbali di conformità o di regolare
esecuzione;
- attestazione di regolare esecuzione del mandato – per i professionisti e
collaboratori esterni – munita di visto di congruità del compenso dovuto,
apposto dal Direttore competente.
- atto di impegno di spesa nei casi in cui non sia espressamente indicato nella
fattura elettronica.
2) Oltre alla attestazione del Direttore competente, la documentazione deve essere
accompagnata – per i beni mobili – dal buono di inventariazione firmato per
accettazione dal consegnatario del bene assunto in carico.
3) Tutta la documentazione in originale deve essere conservata dall’Ufficio
Ragioneria. Una copia autenticata di detta documentazione può essere conservata
presso il Settore, la Sede Distaccata o la Divisione che ha liquidato la spesa.
4) Nessun altro formale duplicato della documentazione può essere emesso
dall’Ufficio Ragioneria se non per imprescindibili necessità.
Art. 15
( Fattura Elettronica)
L’art. 1 comma 209 della legge 24 dicembre 2007 n. 244 ha introdotto
obbligatoriamente l’utilizzo della fattura elettronica nei rapporti tra gli enti di cui
all’art. 1, comma 2, della Legge 196/2009 e i fornitori. L’art. 25 del decreto legge 24
aprile 2014 n. 66, coordinato con la legge di conversione 23giugno 2014 n. 89, ha
anticipato al 31 marzo 2015 tale obbligo. Pertanto, a partire da tale data la
Fondazione non riceve più fatture in formato cartaceo. Tale obbligo rappresenta
l’unica eccezione rispetto alle consuete regole fiscali stabilite dal D.P.R. n. 633/72. In
ottemperanza a quanto stabilito al paragrafo 2) dell’allegato A) del D. M. n. 55/2013
la fattura elettronica emessa nei confronti della Fondazione, oltre alle informazioni
fiscali richieste dagli art. 21 e 21-bis del D.P.R 633/1972, deve riportare
obbligatoriamente anche:
 l’esatta indicazione del Codice Univoco Ufficio (CUU). Per tutti i tipi di
contratto (tranne i casi di esclusione dall’obbligo della fattura P.A. di cui al
capoverso successivo) deve essere indicato a cura del Direttore competente tale
codice. La Fondazione ha provveduto ad identificare gli uffici deputati in via
esclusiva a ricevere le fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio;
ad ogni Settore, Sede Distaccata e Divisione è assegnato un CUU.
 Il codice CUP (Codice Unico Progetto) quando richiesto, ossia per i progetti di
investimento pubblico
 Il codice CIG (Codice Identificativo Gara) tranne i casi di esclusione previsti
dalla normativa e dal regolamento spese economali.
 I dati integrativi utili per la completa dematerializzazione del processo del ciclo
passivo (riferimento all’ordine di acquisto dal quale scaturisce la
cessione/prestazione, contratto, delibera, disposizione, determinazione o
ordinativo)
Art. 16
(Pagamento delle spese)
1)
Il pagamento delle spese viene disposto mediante emissione di titoli (assegni
circolari, bonifici bancari) diretti a favore dei creditori utilizzando uno dei conti
correnti bancari intestati alla Fondazione, anche con l’ausilio di eventuali
procedure informatiche e nel rispetto delle procedure sulla tracciabilità dei
flussi, ai sensi dell’art. 3 della legge n. 136/2010 e s.m.i.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
E’ fatto assoluto divieto di imputare il pagamento di una spesa ad un Centro di
costo diverso da quello cui la spesa afferisce.
Al Centro di costo va imputata la spesa per l’importo lordo, anche se il
pagamento è per una somma netta. L’eventuale economia realizzata va
registrata a credito del Centro di costo.
Le disposizioni di pagamento sono firmate dal Direttore Generale o, in caso di
sua assenza o impedimento, da altro Direttore da questi delegato. Ai fini della
responsabilità nei confronti dei terzi, le disposizioni sono firmate, altresì,
congiuntamente da uno dei Direttori. Per la responsabilità interna in ordine alla
regolarità formale, nonché alla registrazione nelle scritture contabili, sono
firmate dal Direttore della Divisione Amministrativa.
Possono essere emessi ordini collettivi di pagamento a favore di diversi
creditori, purché l’ordinativo di pagamento elenchi analiticamente e
distintamente il creditore con i titoli che hanno originato il credito.
ai sensi di quanto previsto dal Decreto Legislativo n. 231/2002, così come
modificato dal Decreto Legislativo n. 192/2012, Il pagamento delle spese
avviene inderogabilmente entro 30 giorni dalla data di ricevimento della
fattura elettronica sulla casella di posta elettronica certificata assegnata al
Direttore. E’ possibile pattuire, per iscritto, un termine di pagamento superiore
ai trenta giorni, anche se mai superiore a 60 giorni, quando ciò sia giustificato
dalla natura o dall’oggetto del contratto o dalle circostanze esistenti al
momento della conclusione dell’affidamento o dell’acquisto.
I Direttori dei Settori, delle Sedi Distaccate e delle Divisioni autorizzano il
pagamento sulla base della documentazione necessaria a comprovare il diritto
del creditore, e dopo aver effettuato i riscontri sulla conformità dei requisiti
quantitativi e qualitativi alle condizioni pattuite.
La divisione Amministrativa – Ufficio Ragioneria – provvede al pagamento
delle fatture elettroniche e delle ricevute, anche dei collaboratori, acquisita
l’autorizzazione dal Direttore competente, in due distinte scadenze mensili e
precisamente il giorno 10 (per le fatture ricevute dal 15 al 31 del mese
precedente) ed il giorno 20 (per le fatture ricevute dal giorno 1 al giorno 14 del
mese corrente). Al fine di consentire la preventiva ed obbligatoria registrazione
nei registri contabili è necessario che le fatture da porre in pagamento vengano
consegnate presso l’Ufficio Ragioneria, rispettivamente, il giorno 7 ed il giorno
16 precedenti le suddette date di pagamento. Le fatture ricevute oltre le
predette date saranno poste in pagamento alla scadenza successiva.
eventuali pagamenti anticipati possono effettuarsi quando riguardano:
a) contratti di assicurazione;
b) acquisti all’estero, qualora non venga consentita la fornitura del bene o del
servizio senza previo pagamento degli stessi e fino all’emanazione di apposito
decreto;
c) situazioni eccezionali, debitamente motivate dal Direttore competente e previa
specifica autorizzazione del Direttore Generale, e nel limite dei casi esclusione
dall’obbligo della fattura elettronica.
Di seguito si riepilogano le tipologie di pagamenti esenti da Fattura Elettronica:
- Prestazioni di servizi postali (telegrammi, spese postali)
- Assicurazioni
- Biglietti per trasporto urbano
- Corsi di aggiornamento e formazione resi da scuole Statali,
Pubbliche amministrazioni e da ONLUS
- Spese minute con fondo cassa economale ( per gli acquisti
effettuati presso commercianti al minuto è possibile
documentare la spesa con scontrino fiscale o ricevuta fiscale nel
limite massimo di Euro 300,00 ad acquisto)
- Prestazioni di lavoro occasionale rese da soggetti che non siano
titolari di partita IVA
- Abbonamenti a riviste periodiche
- Casi di acquisti o prestazioni rese da soggetti residenti al di fuori
del territorio italiano, fatte salve le eventuali e diverse
prescrizioni di legge.
Tranne i suindicati casi di esclusione la Fondazione non potrà procedere al
pagamento in forma anticipata, ma solo dopo il ricevimento della fattura in
formato elettronico.
Art. 17
(Gestione piccole spese e spese di rappresentanza)
1)
Il Presidente ed il Direttore Generale possono utilizzare una carta di credito
con disponibilità non superiore a Euro 5.000,00, reintegrabili, a valere su uno
dei conti correnti bancari della Fondazione per spese di rappresentanza e per
spese che si renda necessario sostenere fuori sede nell’ambito
dell’espletamento delle attività istituzionali della Fondazione spessa.
In particolari ed eccezionali situazioni potranno essere autorizzati a sostenere
spese di rappresentanza anche i Direttori dei Settori, delle Sedi distaccate e
delle Divisioni o i funzionare della Fondazione. Tali autorizzazioni sono
concesse dal Direttore Generale sulla base di motivate richieste scritte.
2)) Il Direttore Generale può autorizzare l’utilizzo di carte di credito prepagate con
disponibilità non superiore ad Euro 3.000,00, reintegrabili, a valere su uno dei
3)
4)
conti correnti bancari della Fondazione, da parte dei Direttori della Fondazione
che ne facciano motivata richiesta per esigenze di funzionalità ed efficienza
comunque connesse all’espletamento delle attività istituzionali della
Fondazione stessa.
Il rendiconto delle spese effettuate con le carte di credito prepagate deve essere
corredato da documenti giustificativi fiscalmente validi, anche al fine della loro
imputazione ai singoli centri di costo.
L’ufficio Cassa può essere dotato di un fondo non superiore ad Euro 10.000,00
reintegrabile. Con tale fondo si può provvedere esclusivamente al pagamento
delle minute spese di ufficio, per piccole riparazioni di mobili e locali, spese
postali, di vettura, per acquisto di giornali e riviste, per spese di rappresentanza,
per approvvigionamento di beni materiali di modico valore, per un importo non
superiore ad Euro 300,00 per ogni singola spesa. Le anticipazioni di denaro
contante devono essere documentate e/o restituite entro 7 giorni lavorativi.
Analogamente, le Sedi Distaccate posso essere dotate di un fondo cassa non
superiore ad Euro 5.000,00 per le medesime esigenze di spesa.
Art. 18
(Partite di giro)
Le partite di giro comprendono le entrate e le spese per conto terzi e pertanto
costituiscono, al tempo stesso, un debito ed un credito per la Fondazione.
Art. 19
(Inesigibilità dei crediti)
1) Le inesigibilità dei crediti iscritti nella Situazione Patrimoniale costituiscono
“Sopravvenienze passive” disciplinate dal Codice Civile e dal Testo Unico delle
Imposte Dirette.
2) Il Consiglio di Amministrazione, su proposta del Direttore generale, dopo
l’espletamento degli accertamenti in ordine alle cause ed alle eventuali
responsabilità, e previo parere del Collegio dei Revisori dei Conti, ne dichiara la
definitiva inesigibilità.
CAPITOLO III
SCRITTURE CONTABILI
Art. 20
(Sistema delle scritture)
1)
2)
3)
La Fondazione, in base a quanto stabilito al comma 3, dell’art. 9, del Decreto
Legislativo n. 426 del 18 novembre 1997 “anche quando non esercita attività
commerciale, deve tenere i libri e le altre scritture contabili prescritti dall’art.
2214 del codice civile”. Pertanto, in relazione alle norme contenute nel codice
civile e alle norme tributarie, sono obbligatori i seguenti libri e scritture:
a) Libro giornale;
b) Libro inventari;
c) Registro delle fatture emesse, registro delle fatture di acquisto e
corrispettivi;
d) libri specifici, ai sensi dell’art. 2421 del Codice Civile, i quali prima di
essere utilizzati, vanno numerati progressivamente in ogni pagina e
bollati in ogni foglio dall’Ufficio del Registro delle Imprese o da un
notaio secondo quanto disposto dall’art. 2215 c.c. come modificato
dall’art.8 comma 1, della Legge n. 383/2000. Tali libri sono:
- i libri dei verbali delle riunioni e delle deliberazioni del
Consiglio di Amministrazione;
- il libro dei verbali delle riunioni del Collegio dei Revisori dei
Conti;
- il libro delle Deliberazioni d’urgenza adottate dal Presidente ai
sensi della lettera c), comma 1, dell’articolo 5 dello Statuto della
Fondazione;
- conti epilogativi (partitari) intestati ad ogni singola voce di
bilancio contenenti il saldo all’inizio dell’esercizio, gli
incrementi e i decrementi subiti nell’esercizio, il saldo a fine
esercizio.
Ai fini della legislazione del lavoro è tenuto il libro unico secondo quanto
stabilito dall’art. 2219 del c.c..
Nell’ambito delle prescrizioni di legge, la Fondazione può istituire delle
scritture cosiddette “ausiliarie” tendenti ad identificare:
a) previsione e rendiconto suddiviso per ogni Centro di costo;
b) scostamenti fra lo stanziamento iniziale e finale per Centro di costo;
c) somme accertate, riscosse ed ancora da riscuotere per Centro di costo;
d) somme impegnate, pagate e da pagare per Centro di costo.
CAPITOLO IV
CONTO CONSUNTIVO
Art. 21
(Bilancio di esercizio)
1) Il Bilancio di Esercizio si chiude al 31 dicembre di ogni anno e, nella sua
articolazione nonché nei suoi contenuti, come stabilito dal Decreto Legislativo n.
426/97 e s.m.i., viene redatto ai sensi degli artt. 2423 e seguenti del Codice Civile
e viene predisposto dal Direttore Generale ai sensi dell’art. 8, comma 2, dello
Statuto della Fondazione.
2) I termini e le modalità di approvazione sono quelli previsti dal Codice Civile
nonché dall’art. 14 dello Statuto della Fondazione e dall’art. 24 del Decreto
Legislativo n. 91/2011.
3) I criteri di iscrizione in bilancio e di valutazione degli elementi patrimoniali ed
economici sono conformi alla disciplina civilistica (art. 2423-bis del c.c.), ai
principi contabili nazionali formulati dall’organo Italiano di Contabilità e ai
principi contabili generali previsti dall’art. 2, comma 2, allegato 1, del Decreto
Legislativo n. 91/2011. Il bilancio consuntivo si compone di:
- Stato Patrimoniale artt. 2424/2424 – bis del Codice Civile
- Conto Economico artt. 2425/2425-bis del Codice Civile
- Nota Integrativa art. 2427 del Codice Civile
- Relazione sulla gestione art. 7 D.M. 27 marzo 2012
- Il rendiconto finanziario art. 6 D.M. 27 marzo 2013
- Relazione del Collegio dei Revisori dei Conti
In ottemperanza a quanto disposto dall’art. 5, comma 3, del D.M. 27 marzo 2013
devono essere allegati al bilancio di esercizio i seguenti documenti:
- Conto consuntivo in termini di cassa;
- Rapporto sui risultati redatto in conformità alle linee guida
contenute del D.P.C.M. 18 settembre 2012.
Il bilancio di esercizio, completo degli allegati e dei documenti previsti al precedente
punto, è trasmessi all’Amministrazione vigilante e al Ministero dell’Economia e delle
Finanze entro 10 giorni dalla data di approvazione da parte del consiglio di
amministrazione della Fondazione.
TITOLO II
Gestione patrimoniale
CAPITOLO V
BENI MOBILI E IMMOBILI
Art. 22
(Beni)
I beni della Fondazione si distinguono in immobili, mobili e mobili iscritti nei
pubblici registri secondo le norme del Codice Civile.
Essi sono descritti in separati inventari.
Art. 23
(Beni immobili)
Nell’inventario non devono essere inclusi i beni di terzi eventualmente concessi in
uso, usufrutto o comunque posseduti senza titolo di proprietà.
L’inventario dei beni immobili deve contenere:
a) la denominazione, l’ubicazione, l’uso cui sono destinati;
b) il titolo di provenienza, le risultanze dei registri immobiliari, i dati catastali e
la rendita imponibile
c) le servitù, i pesi e gli oneri di cui sono eventualmente gravati;
d) il valore iniziale e le eventuali successive variazioni;
e) gli eventuali redditi;
f) gli impianti fissi ed amovibili che costituiscono pertinenze dell’immobile in
cui si trovano, per cui non sono inseriti nell’inventario dei beni mobili in
quanto costituiscono variazione di valore dell’immobile.
Art. 24
(Consegnatario dei beni immobili)
1) I beni immobili sono dati in consegna al Direttore della Divisione Tecnica, per la
salvaguardia e la manutenzione.
2) La consegna viene effettuata in base a verbali redatti in contraddittorio fra chi
effettua la consegna e chi la riceve.
Art. 25
(beni Mobili)
I beni mobili della Fondazione si classificano in quattro gruppi:
1) AUTOMEZZI
Appartengono a questo gruppo le autovetture e gli autoveicoli da trasporto.
Il Direttore della Divisione Tecnica nomina un consegnatario degli automezzi
che ne controlla l’uso accertando che:
a) La loro utilizzazione sia regolarmente autorizzata dal Direttore che dispone
il servizio;
b) Il rifornimento ed il chilometraggio risultino da apposito libretto di marcia;
c) Che siano state accese forme integrative di assicurazioni, oltre a quelle di
legge, per particolari esigenze;
d) Si provveda alla manutenzione ed alle piccole riparazioni.
2) IMPIANTI E MACCCHINARI
in questo gruppo sono ricomprese le seguenti categorie :
- Apparecchiature fotografiche;
- Attrezzatura mensa e bar;
- Impianti e mezzi di sollevamento;
- Macchinari ed apparecchiature varie;
- Macchinari CED ( beni informatici);
- Macchinari generici e mezzi tecnici.
4) ATTREZZATURA
Rientrano in questo gruppo due categorie di attrezzatura;
- Di importo superiore ad Euro 516,00;
- Di importo inferiore ad Euro 516,00 (non ammortizzabile ma
che deve necessariamente essere inventariata.
5) ARREDI E COMPLEMENTI D’UFFICIO
Le categorie di questo gruppo sono:
- Materiali fotografici, manifesti e locandine, materiali della
videoteca,
- Mobili per ufficio ed arredamenti vari;
- Macchine ufficio elettroniche .
Il Direttore della Divisione Tecnica nomina un consegnatario dei beni mobili al quale
viene affidata la gestione e la tenuta dell’inventario.
L’inventario dei beni mobili deve contenere le seguenti indicazioni:
a) la denominazione e la descrizione secondo la loro natura e specie;
b) la classificazione in gruppi e categorie omogenee così come previsto dalle
vigenti Tabelle ministeriali;
c) il titolo e la data di acquisizione;
d) il luogo in cui si trovano;
e) la quantità ed il numero
f) il valore, determinato dal prezzo di acquisto, ovvero di stima o di mercato,
ove si tratti di beni pervenuti per altra causa.
Le aliquote di deperimento sono stabilite per legge, come dal punto b) del presente
articolo, e trovano annualmente evidenziazione nell’apposito fondo passivo della
Situazione Patrimoniale.
Art. 26
(Carico e scarico dei beni mobili)
1) I beni mobili sono inventariati sulla base della documentazione civilistica e
fiscalmente valida, nonché dei buoni di carico emessi dal consegnatario.
2) I beni mobili sono assegnati dal consegnatario, tramite buoni di scarico, ai singoli
soggetti (denominati assegnatari) che, all’interno della Fondazione, utilizzano i
beni stessi.
3) I trasferimenti di beni all’interno della Fondazione devono essere accompagnati da
un buono di scarico del precedente assegnatario e da un buono di carico del nuovo
assegnatario.
4) La cancellazione dagli inventari dei beni mobili per fuori uso, perdita, cessione o
altri motivi è disposta dal Direttore Generale sulla base di specifica richiesta
fattane dal consegnatario.
5) Il provvedimento di cui al precedente comma accerta anche l’eventuale obbligo di
reintegro o di risarcimento dei danni a carico dei responsabili ed è portato a
conoscenza del consegnatario al fine della redazione del verbale di scarico.
L’Ufficio Ragioneria, sulla scorta di tale verbale, provvede all’aggiornamento
delle scritture patrimoniali.
6) Il Direttore della Divisione Tecnica della Fondazione provvede all’alienazione dei
beni dichiarati fuori uso.
7) Nel caso in cui le operazioni di cessione non abbiano avuto esito favorevole,
neppure tramite la ONLUS, i beni dichiarati fuori uso, dopo la cancellazione dagli
inventari, devono essere smaltiti con l’osservanza delle norme in materia di tutela
ambientale.
Art. 27
(Chiusura annuale degli inventari)
Gli inventari sono tenuti aggiornati dalla Divisione Amministrativa – Ufficio
Gestione Beni Mobili e sono chiusi e valorizzati al termine di ogni anno
finanziario; entro due mesi dalla chiusura dell’anno finanziario le risultanze degli
inventari vanno confrontate con l’Ufficio Ragioneria per le conseguenti quadrature
con le scritture contabili della situazione patrimoniale
Art. 28
(Ricognizione dei beni e rinnovo degli inventari)
Almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni mobili e del loro
valore ed almeno ogni dieci anni al rinnovo degli inventari.
TITOLO I I I
Attività contrattuale
CAPITOLO VI
Art. 29
(Attività contrattuale in materia di appalti di lavori, di servizi e di forniture)
L’attività contrattuale posta in essere dalla Fondazione - finalizzata all’appalto dei
lavori ed opere concernenti il patrimonio immobiliare, nonché all’acquisizione dei
servizi e di beni occorrenti al perseguimento degli scopi istituzionali – si espleta in
conformità alle disposizioni previste dal Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163
(Codice degli appalti) e successive modificazioni. Le relative procedure di gara e gli
adempimenti amministrativi e negoziali conseguenti sono esperite dalla competente
Divisione Amministrativa – Ufficio gare e contratti.
Il presente Regolamento entra in vigore dalla data di approvazione da parte del
Consiglio di Amministrazione.