Workshop 2.0
Gestione integrata azienda
SRS software srl
via Campo Roseo 7/C
20069 Vaprio d’Adda –MI- Italy
Telefono +39 02 90989630
Supporto Tecnico +39 02 90988238
Fax +39 02 90989644
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Workshop 2.0
Gestione integrata azienda
Prima edizione, dicembre 2007
Nella stesura di questo manuale, cosiccome durante la implementazione del software, la SRS software si è
avvalsa della preziosa collaborazione di professionisti del settore, cui vanno i nostri ringraziamenti.
IBM, AT e PS/2 sono marchi registrati della International Business Machines, Inc.
Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows Millennium Edition,
Windows XP e Windows Vista sono marchi registrati della Microsoft Corporation
Adobe, Acrobat e il logo Acrobat sono marchi di Adobe Systems Incorporated
SRS software srl – 2007
Questo manuale è stato ideato, scritto e redatto dalla SRS software srl che ne detiene la proprietà letteraria.
Il contenuto e qualunque esempio riportato sono forniti “nello stato in cui si trovano” e sono soggetti a
cambiamento senza preavviso.
L’uso del software descritto in questo manuale è regolato dal Contratto di Licenza Software che lo
accompagna.
La SRS software srl non offre garanzie di alcun tipo riguardo a questo manuale, comprese le garanzie
implicite di commerciabilità e di adeguatezza per un certo scopo, e non limitatamente a queste. La SRS
software srl non potrà in alcun modo essere ritenuta responsabile per errori o danni accidentali conseguenti
in relazione alla fornitura, alle prestazioni o all’uso di questo manuale o degli esempi in esso contenuti.
Pubblicato dalla SRS software srl
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Caratteristiche generali
Benvenuti in Workshop 2.0, il programma per personal computers creato per la gestione della attività di
azienda, più semplice, intuitivo e completo.
Sviluppato con il contributo di utenti che con le loro molteplici esigenze hanno fornito preziosi suggerimenti,
e provato a lungo in ogni condizione operativa, Workshop 2.0 è la soluzione ideale per qualsiasi esigenza.
Workshop 2.0 soddisfa infatti nel migliore dei modi sia le necessità della piccola attività che deve essere in
grado di emettere in pochi secondi le proprie fatture, senza litigare con il PC o dover effettuare complicate
codifiche, sia quelle dell'azienda, che deve tenere sotto controllo il magazzino parti e conoscere nel dettaglio
l'evolvere dei propri affari.
Flessibile e personalizzabile, Workshop 2.0 presenta tutti i comandi e le opzioni disponibili in un ambiente
veramente amichevole, senza fronzoli che disorientano l'utente o moltitudini di icone di difficile
comprensione.
Grazie a Workshop 2.0 emettere un documento non è mai stato così semplice. Nulla DEVE essere
codificato: clienti, prodotti, o ogni altro dato possono essere introdotti, al momento della emissione o in fase
di modifica, senza avere fatto niente prima; sarà Workshop 2.0, se lo desiderate, ad archiviare i dati immessi
in apposite schede facilmente richiamabili in futuro.
Workshop 2.0 non impone un modo di lavorare; oltre ad adattarsi alle esigenze dell'utente, lo guida passo
per passo grazie ai consigli ed aiuti che sa visualizzare al momento opportuno. Impadronirsi delle grandi
potenzialità che rende disponibili ed apprenderne l'utilizzo senza dovere leggere manuali spesso scritti da
tecnici per tecnici è veramente cosa facile.
Workshop 2.0 vince ogni ritrosia di tutti coloro che, non senza qualche fondatezza, ritengono che i computer
ed i relativi programmi siano poco utili e facciano perdere del tempo, perché:
- è operativo sin dal primo istante senza alcuna difficoltà
- permette di svolgere il proprio lavoro in modo più rapido e produttivo
- non promette funzionalità incredibili nella pratica inutilizzabili senza lunghi apprendistati
- è veloce e si adatta a qualsiasi configurazione senza i conflitti ed i problemi che affliggono le applicazioni
troppo "sofisticate"
Novità introdotte nella versione 2.0
La versione 2.0 di Workshop include un numero molto elevato di importanti variazioni apportate al
programma, che interessano tanto aspetti prettamente funzionali dell’applicativo, quanto la struttura
costitutiva del sistema.
Principali modifiche alle funzionalità dell’applicativo
•
Significativo potenziamento della funzionalità di gestione documenti grazie all’adozione dei campi
descrizione e note senza limitazione alcuna di lunghezza del testo immesso. E’ ora possibile, ad
esempio, inserire la descrizione di ogni voce fatturata senza preoccuparsi della lunghezza del testo,
che verrà quindi stampato per esteso senza tagli e limitazione alcuna.
•
Nuova funzionalità di acquisizione ottica e gestione dei documenti esterni all’applicativo. Tanto
l’anagrafica clienti, quanto la gestione documenti contabili e l’anagrafica prodotti presentano ora
nuove schede per l’immissione di informazioni e note nella forma di testo libero senza limitazioni di
lunghezza, e per l’associazione di documenti acquisiti direttamente da Workshop 2.0 via scanner,
archivi preesistenti o nuovi sul PC, immagini, note audio e quant’altro interessi all’utente. E’ quindi
possibile, ad esempio, associare ad un prodotto in anagrafica la sua scheda tecnica in formato
Adobe Acrobat, oppure acquisire via scanner ed archiviare in Workshop 2.0 l’assegno predisposto
-4-
da un cliente in pagamento della fattura emessa, o ancora memorizzare la carta d’identità o il
tesserino fiscale di un cliente o fornitore in anagrafica. E’ inoltre possibile scrivere ad esempio una
lettera di sollecito di pagamento utilizzando Microsoft Word, avviando questo programma
direttamente da Workshop 2.0 in modo tale che la lettera così predisposta rimanga collegata al
documento da pagare senza eseguire operazione alcuna, e possa essere consultata in futuro senza
doversi ricordare dove è stata memorizzata e con quale nome.
•
Nuove funzionalità di stampa copia conforme per documenti contabili, di stampa scheda anagrafica
e scheda prodotto nelle rispettive anagrafiche, di stampa etichette imballo, intestatario e
destinazione nella gestione documenti contabili, e di stampa etichetta prodotto nell’anagrafe prodotti
a magazzino.
•
Notevole potenziamento dell’anagrafica clienti/fornitori, grazie alla possibilità di codificare molteplici
riferimenti (nominativo o descrizione, numero di fax, telefono e cellulare, indirizzo di posta
elettronica) per ogni scheda anagrafica, ed inviare messaggi di posta elettronica direttamente da
Workshop 2.0
•
Nuovo modulo additivo per la gestione della contabilità (prima nota, gestione libri contabili –giornale,
IVA- calcolo versamento IVA, scadenziari e scoperti, estratti conto e schede contabili, bilancio,
apertura e chiusura anno contabile…) con gestione automatizzata anni contabili, possibilità di
effettuare scritture contabili senza aver ancora chiuso l’anno precedente ed aperto quello nuovo, …
•
Nuova funzione di codifica degli utenti abilitati all’utilizzo del programma, ad ognuno dei quali è
possibile consentire l’accesso esclusivamente ad alcune funzionalità dell’applicativo grazie alla
pratica ed intuitiva funzione di blocco degli accessi, che consente di impedire l’utilizzo delle opzioni
consentire dal sistema che non si desidera siano disponibili all’utente specificato. E’ così possibile,
ad esempio, consentire ad un utente di gestire l’anagrafica prodotti senza poter avere accesso alla
gestione documenti contabili, o a parte di essa (ad esempio impedendo che possano essere emessi
nuovi documenti o modificati quelli esistenti).
•
Nuova funzionalità di aggiornamento automatico dell’applicativo via internet, mediante la quale è
possibile aggiornare il programma a nuove release o aggiornamenti rilasciati in modo automatico e
trasparente senza dover conoscere ove connettersi.
•
Nuova funzionalità News da SRS software, che permette di ricevere informazioni e consigli di utilizzo
contestualmente all’effettuazione degli aggiornamenti del programma, e di invio di segnalazioni e di
errori via posta elettronica direttamente da Workshop 2.0, con tutti gli allegati del caso, in modo
automatico e senza complicazione alcuna.
Variazioni strutturali
•
Nuova interfaccia utente, che presenta significativi miglioramenti sia di carattere estetico che in
termini di semplicità di utilizzo e di rapidità di accesso alle informazioni. L’interfaccia è ora
pienamente compatibile con Windows XP e Windows Vista, ed utilizza nuove tipologie di campi
(testo senza limitazioni) ed opzioni (schede di accesso), con abilitazione delle funzioni di copia ed
incolla. Le tabelle di scelta e di consultazione consentono ora una navigazione più rapida ed
efficiente grazie all’accesso per lettera iniziale ed all’ordinamento per colonne, ed è stato inoltre
sostanzialmente implementato l’accesso alle funzioni via scorciatoie di tastiera, utilizzando il tasto Alt
+ la lettera identificante della funzione cui si vuole accedere.
•
Adozione della tecnologia true-multitasking SRS che permette ora di richiamare ed utilizzare in
contemporanea qualsiasi funzione del menu principale di Workshop senza dover avere terminato
ogni eventuale operazione di consultazione, codifica o stampa in essere. E’ ora possibile, ad
esempio, consultare un ordine a fornitore mentre si sta memorizzando una fattura, senza
interrompere alcuna delle due operazioni, oppure caricare il magazzino mentre si sta elaborando le
statistiche sul fatturato, e così via.
•
Nuove funzioni di sicurezza grazie al controllo di accesso (regolato da richiesta di identificazione che
obbliga all'introduzione del nome dell'utente e della sua password) ed al vincolo per ruoli e
competenze: ogni utente del sistema può essere abilitato ad accedere solamente ad alcune opzioni
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dell’applicativo, e grazie ad una semplice ed efficace struttura ad albero è possibile bloccare
praticamente ogni funzione che il sistema rende disponibile.
•
Nuovo Designer per la creazione e modifica delle stampe, caratterizzato dall'interfaccia utente ancor
più intuitiva ed immediata. Ogni modulo di stampa prodotto dal sistema può essere definito in ogni
aspetto, introducendo oggetti di varia natura (testo, immagini, tabelle, linee, rettangoli, ...). Fra le
opzioni disponibili vi sono molteplici funzioni di impostazione grafica (scelta dei colori, dei
riempimenti, …) e la possibilità di inserire blocchi di testo formattati RTF. Il processo di stampa, ora
più snello e flessibile, include svariate funzionalità di esportazione verso formati standard (Adobe
Acrobat Reader, JPEG ed HTML), nonché varie ed importanti opzioni di stampa .
Caratteristiche tecniche
grande semplicità di installazione e di utilizzo; grazie al sofisticato programma di installazione che guida
l'utente in ogni passo, ed alla sua struttura interna studiata in modo tale da non interagire con la delicata
configurazione dei PC odierni su cui viene installato, Workshop 2.0 elimina i traumi derivanti dalle
problematiche di installazione ed uso di un tipico programma per PC.
interfaccia utente funzionale ed intuitiva, per mezzo della quale è possibile consultare e modificare tutte le
informazioni desiderate, i documenti e le schede anagrafiche mediante procedure immediate e di facile
accesso, richiamabili senza abbandonare l'operazione che si sta svolgendo. Ad esempio, nella redazione di
una fattura di un cliente acquisito per il quale sono cambiati alcuni dati anagrafici, è sufficiente compilare il
documento con i nuovi dati, senza uscire, abbandonare la fase di emissione e dover richiamare la
funzionalità di modifica dell'anagrafica: Workshop 2.0 provvede infatti in automatico ad aggiornare la scheda
cliente senza dover eseguire alcuna operazione.
nessun obbligo di codifica; le codifiche, si sa, razionalizzano ed ottimizzano l'immissione dei dati ed il loro
utilizzo da parte dei programmi (perché evitano di riscrivere più volte le stesse informazioni ed eliminano gli
errori che da ciò possono derivare), ma richiedono per l'appunto quella fase di "codifica" spesso per nulla
immediata e semplice. Workshop 2.0 rimuove completamente il problema; è sufficiente emettere un
documento esattamente nello stesso modo con cui lo si farebbe manualmente, e Workshop 2.0 si incarica di
creare in automatico le schede e le codifiche per tutte le informazioni, che possono così essere di seguito
richiamate immediatamente senza essere riscritte.
illimitato archivio storico dei documenti emessi e dei lavori svolti; Workshop 2.0 è in grado di archiviare tutti i
documenti gestiti nel corso dei vari anni di attività, permettendone la consultazione in qualsiasi momento, in
quanto non obbliga l'utente ad alcuna operazione di chiusura ed apertura dell'anno di attività (con perdita dei
dati degli anni precedenti, come molti altri programmi invece causano). Grazie a questa impostazione
Workshop 2.0 rende così possibile, fra le varie opportunità, la consultazione immediata di tutto il fatturato per
un dato cliente.
totale personalizzabilità dei moduli di stampa, e massimo sfruttamento delle caratteristiche della stampante
posseduta. Grazie al potentissimo designer dei moduli a foglio singolo, ed ai moduli già predisposti in
Workshop 2.0, è possibile stampare qualsiasi documento su carta intestata o addirittura su foglio bianco
(laddove permesso dalle normative vigenti) mediante stampante laser o a getto di inchiostro, senza dover
rivolgersi ad una tipografia per la stampa dei moduli. Grazie al gestore dei moduli continui è invece possibile,
mediante stampante ad aghi, utilizzare i Vostri moduli e stampare tutte le informazioni dei vari documenti
negli spazi già predisposti dal tipografo che Ve li ha stampati.
elevato livello di sicurezza dei dati grazie all'accesso protetto da password
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Funzionalità
- emissione, modifica e stampa di preventivi, ordini fornitori, commesse dei clienti, bolle di consegna, fatture,
ricevute, note credito e note debito, con eventuale copia da documento già esistente dell'intero
documento, della sola intestazione o di voci del corpo
- analisi e visualizzazione delle commesse scoperte, nonchè degli ordini fornitori e delle commesse in attesa
ricerca dei documenti per intestatario, nominativo e per prodotto
- gestione spedizioni
- gestione operatori, per diversificare i documenti in base a chi li ha emessi
- anagrafica clienti/fornitori, con suddivisione per gruppi e per criteri definiti dall'utente, sconti e listini
personalizzati, memorizzazione riferimenti multipli, invio diretto di messaggi di posta elettronica
- gestione magazzino parti con movimentazione automatica, carico magazzino e possibilità di emettere in
automatico ordini al fornitore in funzione dello stato dello stock
- archiviazione ottica di documenti, associazione di archivi, suoni, immagini, … alle schede dell’anagrafica
prodotti e clienti/fornitori e ad ogni singolo documento contabile emesso
- gestione parti in garanzia
- statistiche sull'ordinato e sul fatturato su periodo eventualmente diversificate per clienti/fornitori, codici
prodotto, operatore
- modulo di gestione contabile
- aggiornamento dell’applicativo automatico via internet
- accesso diversificato per utente con possibilità di impostare blocchi di utilizzo su singole funzioni
dell’applicativo
- funzionamento su singolo computer o in rete locale (ovvero mediante computers collegati fra di loro), nella
versione server per la condivisione e l'uso contemporaneo delle informazioni (ad esempio l'officina
gestisce le commesse e l'ufficio amministrativo emette le fatture)
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Requisiti
Per poter utilizzare Workshop 2.0 è richiesta la seguente configurazione minima:
- personal computer IBM o compatibile con processore Pentium 400MHz o più potente
- sistema operativo Windows 98/Millennium Edition,NT Workstation,2000, XP o Vista
- 64 MBytes di memoria RAM
- almeno 40 MBytes di spazio libero su disco fisso
- scheda video capace di visualizzare almeno 256 colori nella risoluzione minima di 800*600 punti
Prima di procedere alla installazione dell’applicativo ed alla sua abilitazione è bene verificare che i requisiti
minimi richiesti siano soddisfatti.
Si ricorda che l’abilitazione del programma determina l’automatica decadenza della clausola del diritto di
recesso.
Workshop 2.0 supporta al meglio qualsiasi tipo di stampante. Si consiglia comunque di utilizzare una
stampante ad aghi per la stampa dei documenti che hanno valenza fiscale (fatture e ricevute), e di utilizzare
una stampante a getto di inchiostro o laser (che garantisce una migliore qualità ed una maggiore velocità di
stampa) per tutte le altre stampe prodotte dall’applicativo.
Il modo più semplice per gestire due stampanti è averle connesse alla porta parallela del PC mediante un
commutatore meccanico; una soluzione più sofisticata consiste nell’avere un PC con più porte parallele o le
stampanti collegate su differenti porte di comunicazione del computer (ad esempio una sulla parallela e
l’altra su USB).
La stampante ad aghi utilizzata con i moduli continui deve in ogni caso essere collegata alla porta parallela.
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Installazione, avvio ed abilitazione
L’installazione di Workshop 2.0 è semplice e guidata da una apposita procedura. Essa si avvia
semplicemente introducendo il CD del programma nella unità di lettura del proprio personal computer.
Compare la seguente maschera
Se ciò non avviene bisogna procedere all’avvio manuale della procedura di abilitazione, in quanto sul proprio
PC è disabilitata la funzione notifica inserimento automatico della unità di lettura compact disc. Si deve
pertanto fare click col tasto sinistro del mouse sul tasto Start, selezionare la voce Esegui in modo che
compaia la seguente finestra
si deve premere il tasto Sfoglia
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selezionare Risorse del computer,
selezionare l’unità che contiene il CD di Workshop 2.0
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ed infine fare due volte click con il mouse sulla voce Setup.EXE
L’operazione di installazione potrà essere completata con successo semplicemente seguendo le chiare
istruzioni proposte dalle varie maschere di volta in volta evidenziate.
Essa propone varie opzioni che debbono essere seguite a seconda del tipo di licenza che è stata acquistata:
nel caso di licenza che includa la possibilità di utilizzare il programma in rete locale la procedura di setup
provvede a richiedere le impostazioni necessarie per configurare l’ambiente di rete, recuperare dati da un
ambiente Workshop preesistente, oppure installare semplicemente il client su un terminale di rete.
Per completare la procedura di setup in Windows Vista è necessario che l’utente abbia i privilegi di
amministratore (anche se non è necessario essere connessi con tali privilegi: sarà Windows Vista ad
elevare momentaneamente i privilegi a questo livello richiedendo l’immissione della password di
Amministratore durante l’installazione). In Windows Vista installare Workshop nella cartella proposta
dalla procedura di installazione: in ogni caso NON effettuare mai l’installazione del software nella
cartella Programmi o in Program Files, pena il mancato funzionamento dell’applicativo.
E’ del tutto inutile scegliere una qualsiasi delle opzioni di installazione di rete così come da finestra di seguito
riportata, qualora non sia stata acquistata una licenza che includa la possibilità di utilizzare il programma in
rete locale, poiché se all’avvio non si immette valido numero di serie per l’utilizzo in ambiente di rete il
software opera solamente in locale.
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Per installare il programma al fine di testarne le varie funzionalità, utilizzandolo in modalità demo, premere
sempre Avanti senza modificare le opzioni proposte.
Nel caso di aggiornamento da versione precedente di Workshop la procedura di installazione verifica
l’esistenza sul computer dell’applicativo. Nel caso essa procede alla definizione dell’ambiente operativo per
la nuova versione senza sovrascrivere la versione preesistente: è inoltre possibile, rispondendo nel modo
opportuno al seguente quesito, travasare i dati già codificati e le impostazioni di stampa nella nuova
installazione
Una volta completata la copia degli archivi e confermata con la pressione del tasto Fine la conclusione della
procedura di installazione, verranno mostrate in sequenza una finestra di memorandum per ricordarsi di
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compilare ed inviare il contratto di assistenza (al fine di beneficiare di un anno gratuito di assistenza
telefonica, via fax o posta elettronica all’uso del software)
e di immettere al primo avvio l’utente e la password predefinite per accedere al programma
Al termine della procedura l’applicativo potrà essere avviato semplicemente facendo due volte click sulla
icona che troverete sul “desktop” (la parte dello schermo che contiene tutte le icone e che viene
normalmente visualizzata al termine dell’avvio del computer o quando non è visualizzata la maschera di
alcun programma), oppure facendo click su Start, Programmi, Workshop 2.0 Win32 ed infine Workshop 2.0.
Al primo avvio comparirà la finestra di registrazione ed abilitazione simile a questa
in cui l’utente deve introdurre i propri dati, comunicare l’identificatore di sistema alla SRS software per
ottenere il numero di serie, ed immettere il numero di serie così ottenuto nel relativo campo per rendere
funzionante il programma sul proprio PC.
In alternativa è possibile premere il tasto Modo DEMO per attivare la modalità di prova che permettere di
testare tutte le funzionalità del programma per non più di 30 esecuzioni e non più di 15 giorni dal primo
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utilizzo del programma. E’ sempre possibile passare dal modo demo a quello definitivo immettendo un valido
numero di serie e premendo il tasto di Attivazione.
Si noti bene che durante l’uso in modalità demo la SRS software srl non assume alcuna
obbligazione, non presta nessun tipo di garanzia, e in nessun caso risponderà di danni a qualunque
titolo connessi o conseguenti ad eventuali vizi di qualità, adeguatezza, uso, mancato uso e
utilizzabilità del software.
Si ricorda che l’abilitazione del programma determina l’automatica decadenza della clausola del diritto di
recesso.
Attivata la copia del software o scelta la modalità demo, viene mostrata la maschera di benvenuto, sui cui si
deve premere il tasto Avanti,
quindi la finestra di identificazione di accesso, in cui digitare il codice e la password dell’utente che utilizza il
programma.
Al primo avvio del programma il codice da immettere è amministratore e la password è password.
Per modificare il codice e la password utente (amministratore) si deve utilizzare la funzione Password e
personalizzazioni inclusa nel menu Utilità. Per creare utenti abilitati all’uso con codice e password
diversificate, utilizzare la funzione Utenti abilitati nel menu Gestione.
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Uso della tastiera e del mouse
Ogni programma permette all’utente di interagire con il personal computer mediante l’utilizzo del mouse e
della tastiera, mediante i quali è possibile immettere e modificare i dati e selezionare le funzionalità e le
opzioni che interessano.
Lo schema che segue mostra il layout di una moderna tastiera per PC, e riporta la disposizione dei tasti
utilizzati più di frequente, nonché la locazione dei tasti del mouse.
Il significato, lo scopo e l’uso di questi tasti dipende dal contesto in cui ci si trova, ed è descritto di seguito.
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Scelta di un menù e delle relative opzioni in esso contenute
Un menù di una finestra è un insieme di opzioni rese disponibili dall’applicativo in quel contesto: se
disponibile esso è contenuto in un’area della finestra denominata barra dei menu come dal seguente
esempio:
Alle opzioni in esso contenute si può accedere secondo due differenti modalità:
Mediante Mouse
E’ sufficiente spostare la freccia del mouse sulla voce del menu che interessa e premere una sola volta (in
gergo fare click) il tasto sinistro del mouse così come qui indicato, in modo tale da fare comparire l’elenco
delle opzioni:
Ciascuna delle opzioni può essere selezionata semplicemente spostando su di essa la freccia del mouse ed
ancora una volta premendo il tasto sinistro del mouse.
Mediante tastiera
Si deve premere e mentenere premuto il tasto ALT, quindi si deve premere il tasto corrispondente alla lettera
sottolineata contenuta nel nome del menù da aprire (Alt-O per il menù di esempio sopra riportato) per
visualizzare l’elenco delle opzioni; per selezionare una delle opzioni essa deve essere evidenziata
(operazione questa che si compie mediante i tasti di cursore verso l’alto o il basso), e poi deve essere
premuto il tasto INVIO. Una volta aperto un menù è inoltre possibile spostarsi sul menu precedente oppure
su quello successivo premendo i tasti di cursore verso sinistra o destra.
I tasti virtuali
I tasti virtuali (detti anche tasti finestra) sono tasti generati dal programma e visualizzati nella finestra
corrente allo scopo di facilitare il completamento di una certa operazione o selezionare rapidamente una
certa funzionalità.
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Essi si comportano come veri e propri interruttori, che possono essere “premuti” mediante mouse
puntandone la freccia sopra e premendo una sola volta il tasto sinistro, oppure mediante tastiera premendo
e mantenendo premuto il tasto ALT seguito dal tasto corrispondente alla lettera sottolineata presente nella
descrizione del tasto virtuale (pertanto per il caso di esempio premendo Alt-S oppure Alt-N).
Le finestre elenco
Le finestre elenco sono finestre in cui compare un elenco di opzioni/voci che possono essere selezionate,
come dal seguente esempio.
Così come per i menu, su queste finestre si può operare secondo due differenti modalità:
Mediante Mouse
E’ sufficiente spostare la freccia del mouse sulla opzione/voce che interessa, premere una prima volta il
tasto sinistro del mouse per evidenziarla, quindi una seconda volta per confermare la scelta (la seconda
pressione del tasto sinistro del mouse non deve essere in rapida successione alla prima, altrimenti il sistema
operativo interpreta l’operazione come un doppio click che in questa sede non è operativo)
Mediante tastiera
Per selezionare una delle opzioni/voci disponibili, essa deve essere evidenziata (operazione questa che si
compie mediante i tasti di cursore verso l’alto o il basso), e poi si deve premere il tasto INVIO.
Per abbandonare una finestra elenco senza effettuare alcuna selezione si deve premere il tasto della
tastiera ESC, oppure operare mediante mouse premendone il tasto sinistro quando la freccia è posta sopra il
tasto di chiusura (contraddistinto da una X) posto presso il vertice in alto a destra della finestra stessa
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Le finestre di immissione dei dati
Le finestre di immissione dei dati sono finestre in cui l’utente inserisce le informazioni necessarie per il
completamento di una certa operazione (ad esempio l’emissione di una fattura) mediante opportuni campi
atti a contenere i dati.
La immissione dei dati segue alcune regole fondamentali qui esposte:
- per immettere un dato in un certo campo, esso deve essere selezionato, cioè su di esso deve comparire il
cursore lampeggiante
- per evidenziare un campo ci si può spostare su di esso o mediante il mouse oppure mediante tastiera.
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Operando con il mouse è sufficiente puntare la relativa freccia su di esso e premere una sola volta il tasto
sinistro in modo da evidenziare l’intero campo, il cui contenuto compare scritto in bianco su fondo blu.
Se si preme e si mantiene premuto il tasto sinistro del mouse, e si sposta la relativa freccia verso destra o
verso sinistra è possibile evidenziare un certo numero di caratteri voluto.
Operando con la tastiera lo spostamento fra i vari campi avviene mediante i tasti cursore verso il basso o
verso l’alto: pertanto la pressione del tasto freccia verso il basso comporta lo spostamento del cursore di
immissione verso il campo successivo, il cui contenuto viene interamente evidenziato. Per posizionare il
cursore in una posizione specifica fra i caratteri del campo si debbono premere i tasti di cursore verso
sinistra o verso destra, mentre per evidenziare un certo numero di caratteri bisogna posizionarsi alla sinistra
del primo che interessa, quindi premere e mantenere il tasto SHIFT e premere il tasto cursore verso destra
- i caratteri digitati da tastiera su un certo campo ne sostituiscono quelli eventualmente evidenziati
- i dati debbono essere digitati nel campo relativo e sempre confermati mediante la pressione del tasto
INVIO. Una volta confermato un dato viene evidenziato il campo immediatamente successivo a quello su
cui si stava operando
- il tasto CANC cancella l’insieme dei caratteri evidenziati
- il tasto TAB di tabulazione si comporta esattamente come il tasto INVIO, pertanto conferma il dato immesso
e sposta il cursore di immissione verso il campo successivo
- mantenendo premuto il tasto SHIFT e premendo il tasto di tabulazione viene confermato il dato immesso
ed il cursore di immissione viene spostato sul campo precedente
- se si preme il tasto di cursore verso l’alto o verso il basso dopo avere digitato alcuni caratteri in un campo,
essi NON vengono confermati e sul relativo campo viene ripristinato il contenuto preesistente prima della
immissione non confermata
- l’immissione dei valori nei campi destinati a contenere una data è agevolata da un pratico ed intuitivo
calendario cui si accede mediante tastiera premendo il tasto di aiuto F2, oppure mediante mouse
premendo una sola volta il tasto sinistro sul tastino alla destra del campo data.
La pressione del tasto sinistro del mouse sui tastini del calendario, oppure l’uso combinato dei tasti cursore
verso destra (indietro di un giorno), sinistra (avanti di un giorno), alto (indietro di una settimana), basso
(avanti di una settimana), TAB (avanti di un mese), SHIFT mantenuto premuto e TAB (indietro di un mese),
permettono di evidenziare una data voluta; la conferma mediante tastiera si effettua premendo il tasto della
barra spazio, mentre invece il tasto ESC annulla la selezione eventualmente effettuata, chiude il calendario e
ripristina il valore di data preesistente nel campo.
- l’immissione dei dati di tutti quei campi connessi a codifiche preesistenti (codice cliente o fornitore, codice
prodotto, ecc.), che sono caratterizzati da un piccolo tastino presente alla destra del campo stesso e
riportante una piccola freccia verso il basso, è agevolata da maschere di aiuto cui si accede mediante
tastiera premendo il tasto di aiuto F2, oppure mediante mouse premendo una sola volta il tasto sinistro
sul tastino alla destra del campo.
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L‘uso delle finestre di aiuto è descritto nel prossimo paragrafo.
- la chiusura di una finestra di immissione dei dati può essere effettuata mediante mouse premendone il
tasto sinistro una sola volta quando la freccia è posta al di sopra del tasto di chiusura (contraddistinto da
una X) posto presso il vertice in alto a destra della finestra stessa, oppure mediante eventuali tasti virtuali
del tipo Avanti o Uscita opzionalmente presenti a seconda del contesto nella parte bassa della finestra
stessa
Le finestre di aiuto alla scelta fra codifiche
Le finestre di aiuto alla scelta fra codifiche precedentemente effettuate (prodotti a magazzino, clienti,
fornitori, ecc.) compaiono quando si preme il tasto F2 o, mediante il mouse, il tastino di aiuto in fase di
immissione ed hanno generalmente una struttura a tabella (ovvero il contenuto è organizzato in righe e
colonne) simile alla seguente:
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Il tasto virtuale posto al di sotto della tabella e contraddistinto da una lente di ingrandimento su un foglio
permette la ricerca di una particolare codifica, richiedendone il valore mediante apposita finestra (nella
quale, se si tratta di codici non numerici, non è necessario immettere l’intero valore ma i primi caratteri
significativi a sinistra. Per spostarsi fra le varie codifiche su cui effettuare la propria scelta si può operare
mediante mouse, premendo sui tasti virtuali presenti alla destra e sotto la tabella stessa, o puntando la
freccia su una codifica e premendo una sola volta il tasto sinistro per evidenziarla, ed una successiva volta
per sceglierla, oppure mediante tastiera secondo le seguenti regole:
-
il tasto cursore verso il basso sposta l’evidenziazione in basso di una codifica
il tasto cursore verso l’alto sposta l’evidenziazione in alto di una codifica
il tasto PageDown sposta l’evidenziazione in basso di quante codifiche ne contiene una schermata
il tasto PageUp sposta l’evidenziazione in alto di quante codifiche ne contiene una schermata
il tasto CTRL tenuto premuto seguito dalla pressione di PageDown sposta l’evidenziazione sull’ultima
codifica disponibile
il tasto CTRL tenuto premuto seguito dalla pressione di PageUp sposta l’evidenziazione sulla prima
codifica disponibile
il tasto INVIO conferma la scelta della codifica evidenziata e ne trasferisce il valore nel relativo campo
Le tabelle
Le tabelle sono finestre strutturalmente simili alle finestre di aiuto alla scelta fra codifiche, che tuttavia
possono permettere l’inserimento, modifica, consultazione, cancellazione e stampa di informazioni e
possono includere funzionalità particolari accessibili mediante tasti virtuali o menù.
A differenza delle finestre di aiuto alla scelta fra codifiche, la pressione del tasto Invio o la pressione del tasto
sinistro del mouse quando la freccia è posizionata su una voce evidenziata permette, ove consentito, la
modifica dell’intera codifica o di parte di essa, oppure la visualizzazione di particolari informazioni ad essa
associate. Sono inoltre operativi (a seconda del contesto):
-
il tasto INS, o il tasto virtuale caratterizzato da una cartelletta, per inserire una nuova codifica
il tasto CANC, o il tasto virtuale caratterizzato da un cestino, per cancellare la codifica evidenziata
il tasto virtuale contraddistinto da una stampante, per stampare il contenuto della tabella
il tasto virtuale contraddistinto da un occhio, per visualizzare particolari informazioni associate alla
codifica evidenziata
Sulle tabelle è possibile:
-
ridimensionare una colonna puntando con il mouse sull’estremità destra dell’intestazione di colonna, fino
a che compare una doppia barretta con una doppia freccia verso destra e verso sinistra, quindi
premendo il tasto sinistro del mouse e spostando sino alla larghezza desiderata
- 21 -
-
invertire le posizioni delle colonne, puntando con il mouse sulla intestazione di colonna, premendo il
tasto sinistro del mouse, quindi spostando la colonna nella posizione desiderata
-
cambiare l’ordine di visualizzazione della tabella in funzione del contenuto della colonna (nel caso in cui
la tabella sia ordinabile rispetto alla colonna stessa), puntando col mouse sull’estremo sinistro della
intestazione di colonna sino a che compare una freccia verso il basso, quindi premendo il tasto sinistro
del mouse
- 22 -
Immettere i dati dell’officina
La prima volta che si avvia il programma compare la seguente videata
in cui è possibile introdurre i dati dell’officina ed alcune altre informazioni utili per impostare il funzionamento
secondo le proprie esigenze.
In particolare modo è possibile immettere:
- i dati dell’officina
- otto linee di testo che il programma stamperà nella intestazione dei documenti
e scegliere:
- un archivio immagine (opzionale) in formato bmp che il programma stampa come logo su ogni documento
E’ importante sottolineare che questa operazione NON è obbligatoria, e che l’utente può procedere senza
inserire alcunché semplicemente premendo il tasto finestra Avanti; i relativi dati potranno essere immessi
successivamente mediante una funzione appositamente prevista e descritta più avanti.
Si supponga ad esempio che la Vostra officina si chiami:
Azienda VERDI & C s.n.c.
via del Belvedere 1
20071 Casalpusterlengo –LOche la intestazione che desiderate venga stampata su ogni documento sia:
Azienda VERDI & C. s.n.c.
- 23 -
via del Belvedere 1
20071 Casalpusterlengo –LodiTelefono 03779876543 Fax 03771234567
E-Mail [email protected]
Codice fiscale VRDGSP60B14F205E Partita IVA 12345678901
Capitale sociale 50000 Euro i.v.
Tribunale di Lodi n. 123456 – Reg. Soc. n. fasc. 1234/59
che l’archivio immagine si chiami LOGO.BMP e sia memorizzato nella cartella (detta anche directory)
C:\Workshop2\Report.
Per introdurre queste informazioni nella maschera di immissione dei dati dell’officina, anche alla luce delle
istruzioni riportate nella sezione Uso della tastiera e del mouse, basta semplicemente operare in questo
modo:
1- accertarsi che il campo evidenziato sia quello relativo alla Denominazione (questo è il campo evidenziato
in automatico quando si entra nella maschera di immissione dei dati – un campo è evidenziato quando il
suo sfondo è blu). Se così non fosse spostare la freccia del mouse in un punto qualsiasi del campo e fare
click con il tasto di sinistra, oppure premere i tasti cursore verso l’alto o verso il basso fino ad evidenziare
il campo voluto.
2- digitare la denominazione della Vostra officina (esempio:Autofficina VERDI & C s.n.c.) e premere il tasto
di INVIO; verrà evidenziato il campo Indirizzo
3- scrivere l’indirizzo e premere il tasto di INVIO; verrà evidenziato il campo Località
4- ripetere l’operazione per tutti gli altri dati fino alla immissione e la conferma dell’ultima linea descrittiva di
intestazione dei documenti; tornerà ad essere evidenziato il campo Denominazione
5- per scegliere l’archivio immagine, qualora lo si abbia, fare click sul tasto Modifica o premere Alt in
contemporanea con la lettera M; compare la finestra di scelta dell’archivio immagine. Si tratta di una
finestra standard del sistema operativo su cui si opera come spiegato nel relativo manuale. Spostarsi
sulla cartella (o directory) che contiene l’archivio immagine e premere il tasto Apri
Per memorizzare tutti i dati immessi e le scelte operate fare click col tasto sinistro del mouse su Avanti o
premere Alt in contemporanea con il tasto A.
- 24 -
Comparirà la richiesta:
Premere S o fare click col tasto sinistro del mouse sul tasto Si per confermare, oppure premere N o fare click
sul tasto No per annullare. Il programma tornerà alla maschera principale.
- 25 -
Cosa fare adesso
Completato l’inserimento dei dati dell’officina il programma si posiziona sulla finestra principale da cui si
accede alle varie funzionalità mediante i menu di seguito visualizzati:
Come spiegato nella sezione Uso della tastiera e del mouse, per richiamare ed eseguire una particolare
funzionalità del programma si deve aprire il menu che la contiene secondo due differenti modalità:
- mediante il mouse posizionandone il cursore sopra la voce di menu e premendone il tasto sinistro
- mediante tastiera premendo contemporaneamente il tasto Alt ed il tasto della lettera sottolineata (ad
esempio Alt G se si intende aprire il menu Gestione)
Così facendo il relativo menu viene aperto e visualizzato
e su di esso è possibile scegliere la voce desiderata mediante mouse oppure utilizzando i tasti di cursore
verso l’alto ed il basso e premendo il tasto INVIO. E’ inoltre possibile passare al menu precedente o
successivo da tastiera semplicemente premendo i tasti di cursore verso destra o sinistra, oppure con il
mouse facendo click sul tasto sinistro quando il cursore è posizionato sul menu da aprire.
Gestione
Anagrafica clienti/fornitori
Prodotti
Documenti contabili
Carico magazzino
Utenti abilitati
Statistiche sull’ordinato
Statistiche sul fatturato
Messaggi di posta elettronica
Creazione backup dati
Ripristino backup dati
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Contabilità (opzionale)
Scritture contabili
Ufficializzazione scritture
Scelta anno contabile
Elenchi
Elenco documenti scoperti
Elenco ricevute/fatture/note emesse
Stampe
Estratti conto
Schede contabili
Stampa lettere di sollecito
Lettera invio assegni
Libri contabili
Libro giornale
Libro IVA acquisti
Libro IVA vendite
Libro IVA acquisti CEE
Libro IVA vendite CEE
Versamento IVA
Scadenziari
Scoperto attuale debiti
Scoperto attuale crediti
Scoperto periodo debiti
Scoperto periodo crediti
Scoperto riepilogativo debiti
Scoperto riepilogativo crediti
Scadenziario debiti
Scadenziario crediti
Bilancio
Stampa del bilancio
Bilancio parziale
Chiusura di bilancio
Apertura di bilancio
Tabelle
Piano dei conti
Stampa piano dei conti
Causali contabili
Condizioni di pagamento
Utilità
Cancellazione registri
Rigenerazione libro documenti
Tabelle
Comuni
Province
Regioni
Valute
Pagamento
Resa
Causale trasporto
Aspetto dei beni
Tabella IVA
Operatori
Configurazione
Dati dell’azienda
Password ed impostazioni
- 27 -
Impostazioni stampe
Stampanti modulo continuo
Ricostruzione e compattazione archivi
Istruzioni per la modifica dei moduli di stampa
Istruzioni per la gestione dei documenti esterni
Ordine via internet
Modulo di registrazione
Contratto di assistenza
Aggiornamento di Workshop Win 32 2.0 via internet
Supporto al prodotto
Segnalazione di errori o suggerimenti
Elenco news da SRS software
Si ricorda inoltre che premendo il tasto F1 si può accedere in ogni istante all’aiuto all’utilizzo del programma,
sensibile al contesto, ovvero in grado di mostrare l’aiuto che serve nel contesto in cui ci si trova.
Si può ovviamente concludere l’elaborazione dell’applicativo ed uscire da esso premendo il tasto ESC
oppure facendo click col tasto destro del mouse quando il suo cursore è posizionato sul tasto finestra che
contiene una croce visualizzato in alto a destra dello schermo
Compare la richiesta:
cui si risponde premendo il tasto S, o facendo click col tasto sinistro del mouse quando il cursore è
posizionato sul tasto finestra Sì, per confermare la conclusione dell’elaborazione del programma.
Completata la descrizione generale delle modalità di accesso alle varie opzioni proposte dal programma
(che per non appesantire le spiegazioni non verranno descritte tutte, dal momento che il loro utilizzo risulterà
pienamente intuibile e comprensibile), nelle prossime sezioni verrà descritto come procedere effettivamente
all’uso di esse a partire dalla principale necessità, ovvero la emissione di documenti. Per fare ciò si deve
aprire il menu Gestione e selezionare la voce Documenti contabili.
- 28 -
Emettere un nuovo documento
Quando si seleziona la funzione Documenti contabili contenuta nel menu Gestione della finestra principale
dell’applicativo compare la seguente finestra:
Date per assunte le modalità di utilizzo della tastiera e del mouse, nonché le regole per immettere i dati e
gestire i menu (in caso contrario si rimanda alla sezione Uso della tastiera e del mouse di questo aiuto), di
seguito si descrive il modo per emettere nuovi documenti a partire da un semplice caso di esempio: la fattura
ad un Cliente.
Supponiamo che i dati del Cliente siano i seguenti:
SRS software srl
via Campo Roseo 7/C
20069 Vaprio d’Adda
Partita IVA 09271960156
e che il lavoro svolto sia una consulenza per il progetto grafico di una nuova campagna pubblicitaria.
Supponiamo inoltre che paghi alla presentazione della fattura.
Per emettere una nuova fattura selezionare innanzitutto la funzione Emissione nuovo documento della
finestra precedentemente visualizzata. Compare la finestra di scelta del tipo di documento,
- 29 -
su cui si deve scegliere per il caso di esempio la voce Fattura. Il programma visualizza la maschera in cui
immettere (se necessario) il numero del documento
Si noti bene che la numerazione dei nuovi documenti e basata sulla seguente impostazione:
numero documento , anno documento (ad esempio 1247,2007)
che permette di mantenere in memoria tutti i documenti emessi senza eseguire strane e scomode
inizializzazioni e cancellazioni, ed è gestita automaticamente dal programma all’interno di un anno, in quanto
per un nuovo documento l’applicativo propone in automatico il numero immediatamente successivo all’ultimo
emesso per lo stesso tipo di documento. Se tuttavia si deve emettere il primo documento per un nuovo anno
si deve immettere
1 , nuovo anno (ad esempio 1,2007)
Si ricordi che un dato digitato deve SEMPRE essere confermato premendo il tasto INVIO oppure il tasto
TAB.
Fatto ciò e premuto il tasto finestra Avanti viene proposta la richiesta di conferma dell’emissione del
documento
seguita se confermata dalla richiesta di copia dei dati da altro documento (ovviamente già memorizzato) cui
per il caso di esempio si deve rispondere No.
- 30 -
Ciò fatto compare la maschera vera e propria di immissione dei dati del documento (e la finestrella che
mostra i consigli d’uso dell’applicativo, se questa opzione è attiva, che può essere chiusa premendo il tasto
finestra Uscita in essa contenuto)
Immettere la data del documento (se differente da quella proposta) e spostarsi con il mouse, il tasto cursore
verso il basso, il tasto INVIO o il tasto TAB, fino al campo Denominazione della sezione Destinazione merci.
Questa sezione è presente per gestire al meglio il caso di documento con spedizione di merce (ad esempio
reso merce ad un fornitore) ed è utile compilarla sempre, con gli stessi dati di intestazione del documento.
Il campo Denominazione deve contenere il nome della azienda, in caso di società o imprese, oppure il
cognome, nel caso di documento a privato o attività personale.
Immettere il cognome del cliente e premere INVIO. Il valore immesso viene in automatico introdotto anche
nel corrispondente campo della sezione Intestazione documento (se vuoto), in modo tale da semplificare e
- 31 -
velocizzare la fase di introduzione dei dati. Immettere S nel campo Persona fis. per indicare che si tratta di
persona fisica e proseguire con l’introduzione dei dati anagrafici sino al campo del codice di avviamento
postale. Noterete che, immettendone il valore e confermandolo con l’INVIO, compare la finestra di aiuto che
mostra l’elenco dei comuni con quel codice di avviamento postale (nel caso in cui siano più di uno), su cui
effettuare la scelta corretta
Eseguita questa operazione vengono automaticamente riempiti i campi della provincia e del comune, che
possono essere in ogni caso sovrascritti qualora non siano corretti o siano intervenute variazioni
anagrafiche.
Completare l’introduzione dei dati anagrafici del Cliente inserendo il codice fiscale e la partita IVA nei relativi
campi in modo da avere la seguente finestra:
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Spostarsi sino al campo Pagamento. Come molti altri simili campi gestiti dall’applicativo, esso è in realtà
diviso in due sezioni,
- la prima delle quali (a sinistra) permette di richiamare il codice di una modalità di pagamento
precedentemente memorizzata (per evitare di ridigitarne la descrizione) o di specificare un nuovo codice
per la modalità che si va ad immettere (per consentirne la memorizzazione in automatico ed il richiamo
successivo per nuovi documenti)
- la seconda delle quali (a destra) permette di immetterne la descrizione
Per il caso di esempio non verrà effettuata alcuna memorizzazione della modalità di pagamento né
richiamato alcun valore precedentemente memorizzato (queste fasi verranno descritte in seguito), ma
immessa semplicemente la descrizione nella sezione di destra come di seguito evidenziato
- 33 -
Ciò fatto la finestra di immissione dei dati dovrà essere la seguente:
E’ importante sottolineare che tutti i dati immessi vengono automaticamente memorizzati senza la necessità
di eseguire alcuna funzione di memorizzazione.
Si passi ora alla introduzione del corpo del documento. Per fare ciò si deve premere il tasto finestra Corpo
del documento, che visualizza un elenco (vuoto per un nuovo documento) di tutte le voci in documento,
nonchè i totali imponibile, iva, posta, bolli e del documento, con il controvalore nell’altra valuta (fra lire ed
euro) rispetto a quella specificata per il documento.
Su questo elenco si deve premere il tasto INS o il tasto finestra Nuovo per introdurre una nuova voce,
oppure il tasto CANC o il tasto finestra Cancella per cancellare quella evidenziata.
Inserire la voce relativa allla consulenza eseguita premendo il tasto INS. Compare la richiesta:
- 34 -
cui nel caso in esempio rispondiamo No. L’applicativo visualizza la maschera di introduzione della voce del
documento
Poiché non si intende fare uso per questo esempio delle codifiche:
1. spostarsi direttamente al primo dei campi descrizione, ed immettere il testo Consulenza per progetto
grafico campagna pubblicitaria Workshop
2. spostarsi sino al campo Prezzo ed immetterne il valore al netto di IVA (ad esempio 10 mila euro)
3. spostarsi sino al campo Codice IVA, premere il tasto funzione F2 (oppure fare click col tasto sinistro del
mouse quando il corrispondente cursore è posizionato sul tasto finestra contenente la piccola freccia
verso il basso posto alla destra del campo codice IVA) per visualizzare l’elenco delle codifiche disponibili
e scegliere il codice relativo all’aliquota 20%
Fatto ciò l’introduzione dei dati della prima voce della fattura d’esempio è completata
- 35 -
Premere il tasto ESC (o il tasto finestra Uscita) per proseguire. Compare la richiesta di conferma della
memorizzazione della voce introdotta,
cui si deve rispondere Si. Compare inoltre la richiesta
cui per il caso di esempio si risponde No.
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La finestra elenco delle voci nel corpo del documento sarà la seguente:
Ogni voce introdotta e che compare nell’elenco può essere richiamata e modificata in qualsiasi istante
evidenziandola con il mouse o i tasti di cursore e premendo il tasto di INVIO oppure facendo click con il tasto
sinistro del mouse quando il suo cursore è posizionato sulla voce evidenziata.
Uscire dall’elenco premendo il tasto ESC o il tasto finestra Uscita per ritornare alla maschera di introduzione
del documento.
Il documento è stato così introdotto e memorizzato, ed è pronto per essere stampato come spiegato nelle
sezioni successive di questo aiuto.
Prima di procedere è tuttavia necessario spiegare il senso del campo Stato contenuto in questa finestra.
Innanzitutto esso può contenere i seguenti valori:
A
E
C
in attesa
emesso
chiuso
ed assume rilevanza per i seguenti documenti:
- ordini a fornitore
- commesse del cliente
Lo stato E è lo stato naturale del documento appena generato. Lo stato A può essere impostato
manualmente dall’operatore su un ordine o commessa emesso, ad indicare che per qualche particolare
ragione l’ordine o la commessa sono in attesa di essere evasi. Lo stato C viene generato automaticamente
quando il documento è chiuso da un punto di vista gestionale, ovvero è stato evaso. Ciò capita:
- per gli ordini a fornitore, quando arriva la merce e viene eseguito un carico di magazzino che fa riferimento
a questo ordine
- 37 -
- per le commesse, quando viene generato il documento che fiscalmente chiude la commessa, vale a dire
una bolla, una fattura o una ricevuta fiscale. E’ importante notare che questa operazione può essere
eseguita automaticamente dal programma solo nel caso in cui il documento di chiusura venga generato
mediante copia dell’intero documento o delle singole voci dalla commessa di partenza.
Per uscire dalla finestra dei dati di intestazione del documento e tornare alla finestra principale del
programma premere il tasto ESC o il tasto finestra Uscita. Compare la richiesta
cui per il caso di esempio si risponde No, così come si risponde No alla successiva richiesta di
memorizzazione dei dati dell’intestatario nell’anagrafica.
- 38 -
Modificare, ricercare e cancellare un documento
Per modificare un documento già memorizzato è sufficiente richiamare il menu Gestione della finestra
principale dell’applicativo e selezionare la funzione Documenti contabili. Comparirà la finestra di scelta
dell’operazione
su cui si deve selezionare la opzione Modifica documento esistente. Va quindi scelto il tipo di documento
che si desidera modificare nella finestra del tipo documento
e nel successivo elenco che segue si deve selezionare il documento da modificare
- 39 -
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Si noti che in questo elenco, premendo i tasti Alt e V, oppure il tasto finestra Info è possibile consultare e
modificare direttamente il corpo del documento evidenziato nell’elenco senza doverne aprire l’intestazione.
Altrimenti la pressione del tasto di INVIO su una voce evidenziata in elenco documenti o il click col tasto
sinistro del mouse quando il suo cursore è posizionato su una voce in elenco determina l’apertura del
documento stesso, ovvero la possibilità di modificarne il contenuto seguendo la stessa procedura indicata
per la emissione.
La pressione della combinazione di tasti Alt ed R, oppure del tasto finestra Ricerca sull’elenco dei documenti
consente invece di ricercare un documento semplicemente immettendone il numero nella finestra di richiesta
Il numero del documento può essere immesso in modo parziale, ovvero indicandone il solo anno (con il che
l’applicativo posizionerà l’evidenziazione sul primo documento del tipo selezionato emesso nell’anno
specificato), oppure in modo completo; il formato da utilizzarsi nella specifica del numero del documento è:
AAAANNNNN
ove:
- AAAA è l’anno del documento
- NNNNN è il numero del documento
Se pertanto si deve ricercare il documento numero 23 dell’anno 2000 si deve digitare 2000, seguito da tre
spazi, quindi 23 e confermare con l’INVIO.
Per cancellare un documento è necessario preventivamente aprirlo seguendo le istruzioni precedentemente
indicate per la modifica di un documento. Sulla finestra Emissione documenti che compare dopo averlo
aperto bisogna selezionare il menu Archivio e quindi la voce cancellazione documento. Comparirà la
richiesta di conferma della cancellazione a cui si deve rispondere in funzione delle proprie esigenze.
Si noti bene che la cancellazione di un documento che ha valenza fiscale, se non è l’ultimo emesso, produce
una discontinuità nella numerazione dei documenti che non è ovviamente corretta ed ammissibile. Questa
operazione va pertanto eseguita con la massima attenzione ed il documento eventualmente cancellato deve
essere sostituito con un altro che in ogni caso deve effettivamente sostituire quello eliminato ai fini fiscali (le
cui copie cartacee debbono pertanto essere annullate) la cui data deve essere compatibile con quella dei
documenti che lo precedono e lo seguono (ovvero non antecedente a quello che lo precede e non
successiva a quello che lo segue).
- 41 -
Stampare un documento
Il processo di stampa di un documento è gestito da Workshop 2.0 in modo da trarre il massimo possibile
dalla stampante che si intende utilizzare.
Alcuni documenti possono infatti richiedere, in funzione della normativa fiscale vigente al momento, la
stampa su modulistica predisposta che deve essere necessariamente effettuata con stampanti ad aghi,
mentre per altri documenti non esiste alcun vincolo particolare ed è pertanto possibile ricorrere a mezzi di
stampa più efficienti e veloci che permettono di ottenere risultati esteticamente migliori.
L’utente può pertanto decidere di connettere al proprio PC più di una stampante, attraverso più interfacce
oppure mediante deviatore meccanico, in modo tale da utilizzare la stampante ad aghi per le fatture o le
ricevute fiscali, e quella a getto di inchiostro o laser per gli altri documenti (in ogni caso la stampante ad aghi
deve essere connessa alla porta parallela del personal computer).
Sia che si utilizzi solo ed esclusivamente la stampante ad aghi, sia che si ricorra a soluzioni più sofisticate,
Workshop 2.0 offre molteplici possibilità per personalizzare al massimo il documento che si intende produrre,
con la sola differenza che mentre utilizzando la stampante ad aghi il modulo deve essere graficamente già
stato predisposto e stampato (in modo tale che il programma lo riempia con le informazioni del documento)
dal proprio tipografo oppure acquistando i moduli predisposti per stampanti negli appositi negozi di
modulistica per ufficio, nel caso di stampante a getto di inchiostro o laser il modulo può essere
completamente disegnato dall’utente, ed è possibile vederne l’anteprima in fase di stampa.
Maggiori dettagli relativi alla predisposizione dei moduli per le stampanti a getto di inchiostro o laser sono
riportati nel manuale Il designer dei layout di stampa fornito separatamente in forma elettronica a chi voglia
approfondire l’argomento; in ogni caso si tenga qui presente che Workshop 2.0 viene già fornito con
sofisticati moduli predisposti da professionisti del settore, che l’utente può modificare a proprio piacimento; in
questa sede viene invece descritta la creazione e personalizzazione delle stampe su modulo continuo.
Nel caso di stampa mediante stampante ad aghi può rendersi necessaria la impostazione del corretto tipo di
stampante in uso; Workshop 2.0 è preimpostato per gestire stampanti ad aghi EPSON o compatibili
connesse alla porta LPT1, pertanto nella stragrande maggioranza dei casi non bisogna effettuare alcuna
modifica in quanto quasi tutte le stampanti ad aghi operano in emulazione EPSON, ma in particolari casi può
rendersi necessaria una differente impostazione che si può effettuare premendo il tasto funzione F4 o
selezionando la voce Stampanti modulo continuo contenuta nel menu Configurazione della finestra
principale dell’applicativo. Viene visualizzata la finestra
Premere TAB per visualizzare l’elenco delle stampanti disponibili
- 42 -
Portarsi sulla stampante posseduta (o su un modello compatibile) e premere il tasto di INVIO. Immettere la
porta di comunicazione cui la stampante è connessa (LPT1 è la porta parallela – se il proprio PC possiede
una seconda porta parallela e ad essa è collegata la stampante ad aghi selezionare LPT2) e premere il tasto
finestra Uscita per proseguire.
Per avviare la stampa di un documento basta semplicemente premere il tasto finestra Stampa (oppure i tasti
Alt in combinazione con S) quando si è sulla finestra di Emissione documenti. Se il documento è una bolla,
fattura o ricevuta fiscale e non è stato specificato alcun dato nella maschera dei dati di spedizione, compare
il seguente messaggio
che semplicemente avverte che mancano i dati di spedizione e che quindi non verrà stampata la relativa
sezione del documento.
Viene quindi visualizzata la seguente domanda
la cui risposta è Si se si stampa utilizzando la stampante ad aghi ed il modulo continuo, altrimenti No se si
utilizza la stampante a getto di inchiostro o laser. Poiché in questa sede si intende approfondire il primo
caso, si deve rispondere Si.
Il programma propone quindi la richiesta
- 43 -
Poiché inizialmente non esiste alcuna impostazione prefissata all’interno del programma, poiché ogni utente
può avere un modulo assai probabilmente diverso da quello di un suo collega e non è pertanto
preimpostabile un modulo generale, bisogna necessariamente procedere alla predisposizione del modulo
rispondendo Si al quesito proposto ed ancora Si alla richiesta di stampa.
Compare la maschera di impostazione del layout del documento, il cui contenuto iniziale è il seguente
- 44 -
Per “disegnare” il proprio modulo bisogna seguire alcuni semplici passi.
Innanzitutto bisogna inserire nella stampante un foglio in tutto e per tutto identico a quello originale; in
generale le tipografie che stampano i moduli fiscali ne forniscono alcuni ai propri clienti non numerati proprio
per effettuare le prove di stampa. In alternativa si può ricorrere ad un foglio bianco (sempre in modulo
continuo ovvero con le guide perforate per il trattore della stampante) che abbia le stesse dimensioni del
modulo originale.
Fatto ciò si apra il menu Opzioni e si selezioni la voce Stampa dima. Comparirà la domanda
cui bisogna rispondere di conseguenza a seconda che il foglio sia (come tradizione) più lungo che largo
(quindi orientato in verticale) oppure più largo che lungo (quindi orientato in orizzontale).
Effettuare la scelta, accertarsi che la stampante sia pronta e con il foglio inserito, e rispondere Si alla
richiesta di stampa. Workshop 2.0 stamperà un foglio di aiuto per l’indicazione dell’esatta posizione dei
campi che si desidera stampare, contenente una griglia di numeri che rappresentano le coordinate delle
righe e colonne da impostare a seconda della posizione.
Utilizzare il foglio così stampato per rilevare i dati che servono per il posizionamento dei campi, in modo
diretto se si tratta di foglio prova oppure sovrapponendolo in trasparenza al modulo originale.
Nella impostazione del layout del modulo di stampa si deve tenere presente che esso è costituito da due
differenti sezioni:
- il corpo del documento, che contiene le voci
- l’intestazione del documento, ovvero tutto ciò che non è voci
che richiedono differenti impostazioni. La finestra di definizione del layout ricalca questa impostazione, ed i
campi che possono essere stampati (elencati nella colonna Campo) riportano la sezione cui appartengono
nella relativa colonna.
Il significato di ogni campo è descritto di seguito:
Intestazione1
Intestazione2
Intestazione3
Intestazione4
Intestazione5
Intestazione6
Intestazione7
Intestazione8
DesTipoDocume
CodTipoDocume
NumeDocumento
DocRifCliFor
DataDocumento
Valuta
Operatore
Prima linea di intestazione impostata nei dati di officina
Seconda linea di intestazione impostata nei dati di officina
Terza linea di intestazione impostata nei dati di officina
Quarta linea di intestazione impostata nei dati di officina
Quinta linea di intestazione impostata nei dati di officina
Sesta linea di intestazione impostata nei dati di officina
Settima linea di intestazione impostata nei dati di officina
Ottava linea di intestazione impostata nei dati di officina
Descrizione tipo documento
Codice tipo documento
Numero del documento
Numero del documento del cliente/fornitore
Data del documento
Valuta del documento
Codice operatore
- 45 -
ID-Codice
ID-Denominaz
ID-Riferimen
ID-Indirizzo
ID-Localita
ID-CodiceFisc
ID-PartitaIVA
DM-Codice
DM-Denominaz
DM-Riferimen
DM-Indirizzo
DM-Localita
CommessaNu
OrdineNume
OrdineData
OrdineConf
Pagamento
BancaAppo
TotaleMerce
SpeseTrasp
SpeseImbal
SpesePosta
Bolli
ScontoPer
ScontoVal
TotaleNetto
IVA1-Importo
IVA1-ImpoIVA
IVA1-Aliquot
IVA1-Descriz
IVA2-Importo
IVA2-ImpoIVA
IVA2-Aliquot
IVA2-Descriz
IVA3-Importo
IVA3-ImpoIVA
IVA3-Aliquot
IVA3-Descriz
IVA4-Importo
IVA4-ImpoIVA
IVA4-Aliquot
IVA4-Descriz
IVA5-Importo
IVA5-ImpoIVA
IVA5-Aliquot
IVA5-Descriz
TotaleImpon
TotaleImIva
TotaleDocum
SpedizModo
SpedizResa
SpedizCaus
SpedizAspe
SpedizData
SpedizVett
SpedizNumS
Codice intestatario documento
Denominazione intestatario documento
Riferimento intestatario documento
Indirizzo intestatario documento
Località intestatario documento
Codice fiscale intestatario documento
Partita IVA intestatario documento
Codice destinazione merci
Denominazione destinazione merci
Riferimento destinazione merci
Indirizzo destinazione merci
Località destinazione merci
Numero commessa
Numero ordine
Data ordine
Conferma d’ordine
Modalità di pagamento
Banca di appoggio
Totale merce (corpo del documento)
Spese di trasporto
Spese di imballo
Spese postali
Spese bolli
Sconto in percentuale sull’intero documento
Sconto in valore assoluto
Totale al netto di imposte
Imponibile IVA prima aliquota
Importo IVA prima aliquota
Valore in % prima aliquota
Descrizione prima aliquota
Imponibile IVA seconda aliquota (stampato se c’è)
Importo IVA seconda aliquota (stampato se c’è)
Valore in % seconda aliquota (stampato se c’è)
Descrizione prima aliquota (stampata se c’è)
Imponibile IVA terza aliquota (stampato se c’è)
Importo IVA terza aliquota (stampato se c’è)
Valore in % terza aliquota (stampato se c’è)
Descrizione terza aliquota (stampata se c’è)
Imponibile IVA quarta aliquota (stampato se c’è)
Importo IVA quarta aliquota (stampato se c’è)
Valore in % quarta aliquota (stampato se c’è)
Descrizione quarta aliquota (stampata se c’è)
Imponibile IVA quinta aliquota (stampato se c’è)
Importo IVA quinta aliquota (stampato se c’è)
Valore in % quinta aliquota (stampato se c’è)
Descrizione quinta aliquota (stampata se c’è)
Totale imponibile
Totale IVA
Totale documento
Modalità di spedizione (mittente, vettore, …)
Resa spedizione
Causale spedizione
Aspetto spedizione
Data di spedizione
Vettore
Numero di spedizione
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TotaleLire
TotaleEuro
Numero di colli
Peso colli in kg.
Contrassegno (S oppure N)
Contenuto dei colli
Dimensione colli
Istruzioni di spedizione
Autorizzazione al rientro
Valore assicurato
Nota del documento
Numero della pagina
Controvalore del totale documento
Valuta del controvalore
Croce di indicazione del tipo di documento
(per tutti qui moduli in cui è previsto uno spazio da crocettare in funzione del
tipo di documento)
Totale documento in lire
Totale documento in euro
Progressivo
IntDesDoc
Codice
Descriz
UnitMis
Quantita
Sconto
Prezzo
Totale
AliqIva
NumSerDes
AbbonDes
NotaDes
Numero progressivo della voce nel corpo del documento
Linea di intestazione/separazione delle voci per documenti raggruppati
Codice prodotto
Descrizione prodotto
Unità di misura
Quantità
Sconto in %
Prezzo
Totale voce
Aliquota IVA in %
Numero di serie del prodotto
Numero/descrizione abbonamento
Nota della voce
SpedizColl
SpedizPeso
SpedizCont
SpedizCntn
SpedizDime
SpedizIstr
SpedizAutR
SpedizVAss
Nota
NumPagina
ControValore
ControValuta
CroceDocum
Per impostare un parametro di stampa di un certo campo (ad esempio la riga di stampa), lo si deve
evidenziare e si deve premere il tasto di INVIO (o fare click con il tasto sinistro del mouse su di esso) in
modo tale che compaia la seguente finestra
I dati che debbono essere in essa immessi dipendono dalla sezione del documento cui il campo appartiene.
Se si tratta di intestazione:
- Riga/Riga iniz. deve contenere il numero della riga (rilevato mediante la dima stampata) su cui deve essere
stampato il campo
- Col./Riga fin. deve contenere il numero della colonna di sinistra (rilevato mediante la dima stampata) da cui
deve partire la stampa del campo. Mentre il contenuto dei campi contenenti semplicemente testo viene
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stampato da sinistra verso destra esattamente a partire dalla colonna specificata, i campi contenenti
numeri (importi) sono normalmente caratterizzati da una “formattazione” predisposta internamente al
programma in modo tale che, se incolonnati, risultino perfettamente allineati senza che si generi l’effetto
fisarmonica. Tipicamente se l’importo è in lire esso viene stampato secondo la seguente maschera
NN,NNN,NNN,NNN
mentre se è in euro viene stampato secondo la seguente maschera
NNN,NNN,NNN.NN
ove la virgola rappresenta il separatore delle migliaia e il punto quello decimale.
-
Stampa deve contenere il valore N se il campo non deve essere stampato, ed il valore S se deve essere
stampato
-
Formato serve per modificare la “formattazione”, ovvero il modo con cui viene predisposta la stampa dei
seguenti campi: numero colli e peso nella intestazione del documento, quantità nel corpo del
documento. Per questi dati Workshop 2.0 utilizza una “maschera” con cui vengono stampati che è
preimpostata rispettivamente a 999, 999.99 e 9,999,999.99 (ove ogni 9 rappresenta lo spazio per una
cifra, la virgola il separatore delle migliaia ed il punto quello dei decimali). Immettendo una nuova
“maschera” nel formato il valore del relativo campo verrà mostrato nel modo voluto.
-
Lung. Campo (accessibile solo per i campi testo a lunghezza variabile) permette di specificare la
larghezza massima in caratteri di ogni linea stampata per il campo in questione
-
Max. righe (accessibile solo per i campi testo a lunghezza variabile) consente di indicare lo spazio
massimo in righe disponibile sul modulo per il campo in questione. Impostando questo campo a 99 né
verrà di volta in volta stampato l’intero contenuto
Nel caso che il campo appartenga al corpo del documento, resta invariato il significato di Stampa e di
Col./Riga fin., ma varia quello di Riga/Riga iniz..
Per meglio spiegare come operare si ricorre ad un semplice esempio. Posto che non tutte le informazioni di
una voce del documento possono essere stampate per ragioni di spazio sulla stessa riga, si supponga di
voler organizzare la stampa di ogni voce in modo tale che:
1. la prima riga contenga l’eventuale intestazione del documento di separazione delle voci nel caso di
documento raggruppato (più commesse in una fattura)
2. la seconda riga di ogni voce contenga il progressivo della voce in documento, il codice prodotto, la
descrizione, l’unità di misura, la quantità, lo sconto, il prezzo, il totale e l’aliquota IVA
3. la terza riga di ogni voce contenga l’eventuale seconda linea di descrizione del prodotto
4. la quarta riga di ogni voce contenga l’eventuale terza linea di descrizione del prodotto
5. la sesta riga di ogni voce contenga l’eventuale numero di serie del prodotto
Riga/Riga iniz. deve allora contenere proprio il numero di riga di stampa all’interno di ogni voce del relativo
campo (quindi ad esempio 1 per IntDesDoc, 2 per Progressivo, Codice, Descriz, UnitMis, Quantita, Sconto,
Prezzo, Totale, AliqIVA, 3 per NumSerDes, ...).
Si noti che al momento della stampa di una voce i campi di testo a lunghezza variabile vengono gestiti dal
programma in modo automatico utilizzando le righe necessarie in funzione dell’effettivo contenuto e dei
parametri impostati.
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Inoltre se al momento della stampa di una voce alcuni dei campi non sono contengono valore Workshop non
lascia linee bianche ma provvede in automatico a compattarle eliminando quelle vuote.
Un campo di fondamentale importanza nella impostazione del modulo è il campo CorpoDocume, che non
corrisponde ad alcuna informazione del documento ma che deve essere opportunamente impostato per
indicare all’applicativo dove incomincia sulla pagina del modulo il corpo del documento e dove finisce. I suoi
parametri di impostazione assumono pertanto il seguente significato:
- Riga/Riga iniz. deve contenere il numero della riga da dove incomincia la stampa del corpo del documento
- Col./Riga fin. deve contenere il numero dell’ultima riga su cui può essere stampato il corpo del documento,
prima di passare ad una pagina successiva.
Il salto ad ogni nuova pagina nel caso in cui il corpo del documento ecceda lo spazio disponibile sul modulo
è gestito automaticamente dall’applicativo, che fra l’altro rende disponibile la possibilità di stampare il
numero della pagina del documento mediante il campo NumPagina.
Terminata la fase di impostazione del modulo di stampa si può procedere con la stampa del documento
uscendo dalla finestra Layout documento e rispondendo Si alla richiesta di procedere con la stampa.
Una volta creato il layout di un documento, se il modulo non cambia è semplice procedere alla creazione di
quello di un altro, dal momento che nella finestra di impostazione del layout il menu Opzioni contiene la
funzione Copia layout da che permette di specificare il layout (già creato) da cui copiare le impostazioni da
trasferire per il nuovo documento.
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Velocizzare il processo di stampa
Come si è visto Workshop 2.0 implementa molteplici possibilità di stampa che permettono di ottenere il
meglio dalla stampante posseduta. Tuttavia per fare ciò bisogna ogni volta rispondere ad una serie di
domande, tutte assolutamente necessarie, che a lungo andare possono però rendere il lavoro più lento.
Quando a regime sono state definite le opzioni ottimali per ogni tipo di documento che si desidera stampare,
è possibile ottimizzare la stampa preimpostando le risposte desiderate alle domande proposte in fase di
stampa in modo tale che non vengano più proposte.
Per fare ciò è sufficiente selezionare il menu Utilità della finestra principale dell’applicativo, e scegliere la
voce Impostazioni stampe. Compare la maschera
che permette di impostare vari parametri di funzionamento del programma, e personalizzare le opzioni di
stampa.
Per ogni documento è infatti possibile impostare:
- se la stampa deve essere effettuata mediante modulo continuo o su foglio libero. I valori che possono
essere immessi per questa scelta sono
N
S
per la stampa su foglio libero
per la stampa su modulo continuo
oppure uno spazio; in questo ultimo caso l’applicativo richiederà sempre ad ogni stampa su che supporto
si desidera stampare
- se è permessa la modifica del layout di stampa (ovvero il posizionamento dei campi e degli elementi grafici
ed estetici). I valori che possono essere immessi per questa scelta sono
N
S
non viene richiesta la modifica del layout
viene ad ogni stampa richiesta la modifica del layout
- il numero di copie prodotte in stampa (se non si richiama l’anteprima). Non confondere questo valore con il
numero di copie dei moduli autoricalcanti: esso rappresenta il numero di volte che l’applicativo stampa lo
stesso documento, indipendentemente dal numero di copie permesso dal modulo utilizzato
- se si desidera l’anteprima di stampa (solo per stampe su foglio libero). I valori che possono essere immessi
per questa scelta sono
N
se non si desidera l’anteprima di stampa
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S
se si desidera l’anteprima di stampa
oppure uno spazio; in questo ultimo caso l’applicativo richiederà sempre ad ogni stampa se si desidera
l’anteprima di stampa.
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Memorizzare i dati ricorrenti
In Emettere un documento sono riportate tutte le istruzioni che debbono essere seguite per creare e
memorizzare un nuovo documento, indipendentemente dal tipo del documento stesso (ordine, commessa,
fattura, …).
Capita praticamente sempre che alcune delle informazioni che debbono essere specificate all’interno di un
documento siano eguali a quelle già immesse per un altro documento già memorizzato, vuoi perché il
Cliente è lo stesso, vuoi perché alcune (o tutte) le voci del corpo documento sono le stesse, vuoi perché la
modalità di pagamento è la medesima, … e così via.
L’uso del computer non risulterebbe particolarmente comodo se fosse necessario ogni volta riscrivere tutti
questi dati senza beneficiare del lavoro già svolto in precedenza.
Ricorrendo invece alle così dette codifiche, ovvero a particolari operazioni di memorizzazione, praticamente
tutti i programmi per computer consentono di recuperare informazioni già memorizzate senza doverle
riscrivere. Il problema è che molto spesso per creare queste codifiche la maggioranza dei programmi impone
delle sequenze di operazioni per nulla intuitive e difficili da apprendere.
Uno dei punti di forza di Workshop 2.0 è al contrario l’estrema semplicità nel memorizzare e richiamare dati
ricorrenti.
Di seguito sono descritte le potenti funzionalità che il programma rende disponibili per fare tutto ciò nel modo
più immediato possibile.
Memorizzare i dati anagrafici di un Cliente
Questa è una operazione assai semplice in Workshop 2.0. Per capire come essa si svolge si richiami il
documento emesso come esempio nella sezione Emettere un documento.
Come si è già visto in quel contesto, uscendo dalla finestra Emissione documenti (ad esempio perché si è
premuto il tasto finestra Uscita) compare la richiesta
Se si risponde Si l’applicativo propone la finestra
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mediante la quale viene proposto un codice da utilizzarsi per richiamare in futuro più rapidamente i dati del
Cliente. Il codice proposto dal programma è numerico e generato automaticamente, ma nulla vieta all’utente
di sostituirlo con un codice qualsiasi costituito da un massimo di 5 caratteri alfabetici.
Ciò fatto premendo il tasto finestra Avanti i dati vengono automaticamente memorizzati nell’Anagrafica e
possono essere riutilizzati in seguito semplicemente richiamando il codice opportuno nei relativi campi.
Ad esempio in fase di emissione di un nuovo documento è assai semplice richiamare i dati di un Cliente già
memorizzato; basta andare sul campo Codice della sezione Destinazione merci o Intestazione documento, e
digitarne il valore. Se non si ricorda il codice basta semplicemente premere il tasto di aiuto F2 oppure il
tastino finestra con la freccia rivolta verso il basso posto alla destra dello stesso campo.
Memorizzare un prodotto o un servizio
Così come è semplice memorizzare i dati di un Cliente, è semplice ed assai comodo e vantaggioso
memorizzare i dati di un prodotto o di un servizio (ad esempio la manodopera, oppure un certo tipo di
lavorazione, …).
Si riprenda il documento memorizzato come esempio e si apra il corpo del documento. Premendo il tasto di
INVIO sulla prima voce in documento, quella relativa alla consulenza, o facendo click con il tasto sinistro del
mouse quando essa è evidenziata, compare la finestra dei dati della voce
Uscendo da questa finestra e rispondendo Si alla richiesta di memorizzazione compare la già vista finestra
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alla quale rispondendo Si segue una ulteriore finestra in cui si chiede all’utente di immettere un codice per
memorizzare ed identificare il prodotto
Il codice può essere una qualsiasi combinazione di caratteri alfanumerici lunghi sino a 18 caratteri;
confermandone l’immissione si ritorna all’elenco delle voci nel corpo del documento, in cui per quella
selezionata compare ora il codice attribuito. Se si rientra nuovamente nella finestra dei dati della voce
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viene ora visualizzato il codice specificato nel campo Codice prodotto, a conferma del fatto che il codice è
stato memorizzato.
Si noti che per la verità non è necessario uscire dalla finestra di immissione dei dati della voce nel corpo
documento per attribuire un codice ad un nuovo prodotto.
Se infatti all’interno della finestra
si procede subito ad introdurre un codice nel campo relativo (Codice prodotto), il prodotto verrà
automaticamente memorizzato nell’anagrafica dei prodotti nel momento in cui si completa la immissione dei
dati della voce e la si memorizza nel documento.
Memorizzare le altre informazioni ricorrenti
In fase di immissione dei dati della fattura di esempio nella sessione Emettere un documento si è visto che
alcune informazioni, come quelle relative alle modalità di pagamento, possono essere immesse in campi
divisi in due sezioni
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- la prima delle quali (a sinistra) permette di richiamare il codice della informazione precedentemente
memorizzata (per evitare di ridigitarne la descrizione) o di specificare un nuovo codice per la
informazione che si va ad immettere (per consentirne la memorizzazione in automatico ed il richiamo
successivo per nuovi documenti)
- la seconda delle quali (a destra) permette di immetterne la descrizione
E’ questo il caso:
- della resa, della causale trasporto, dell’aspetto delle merci e dei dati del vettore nella finestra dei dati di
spedizione
- della categoria e del codice guasto nella finestra di introduzione dei dati della voce di un documento
- della categoria nella scheda dei prodotti
Proprio questa caratteristica permette all’utente di memorizzare queste informazioni per poter essere riprese
in seguito (ed anche con il preciso scopo di organizzare meglio i dati gestiti dall’applicativo) in modo
semplice ed immediato.
Per fare ciò è sufficiente immettere il codice voluto nel sezione di sinistra del campo del dato che si sta
immettendo, e la relativa descrizione nella sezione di destra dello stesso campo; i dati così introdotti
verranno memorizzati nelle relative tabelle quando si uscirà dalla finestra in cui le si sta immettendo, e si
confermerà la memorizzazione.
Recuperare successivamente la informazione memorizzata è conseguentemente cosa semplicissima, in
quanto basta sfruttare una delle tre possibilità offerte, ovvero:
- digitarne il codice nella sezione di sinistra del campo
- premere il tasto funzione F2 quando si è posizionati nella sezione di sinistra del campo, per richiamare la
tabella dei codici già memorizzati e scegliere quello desiderato (o premere ESC per uscire dalla tabella
senza sceglierne alcuno)
- fare click con il tasto sinistro del mouse quando il suo cursore è posizionato sul tasto con la piccola freccia
rivolta verso il basso, che divide le due sezioni del campo, per richiamare la tabella dei codici già
memorizzati e scegliere quello desiderato (o premere ESC per uscire dalla tabella senza sceglierne
alcuno).
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Raggruppare i documenti
La sezione Recuperare le codifiche spiega come copiare un intero documento in uno nuovo, oppure parte di
esso in un altro (la sola intestazione oppure alcune voci del corpo), o ancora come recuperare singole
codifiche precedentemente memorizzate (un prodotto, una modalità di pagamento o altro ancora).
In alcune circostanze può sorgere la necessità di produrre un singolo documento a fronte di altri
precedentemente emessi. E’ questo il caso in cui si debba presentare una fattura consuntiva di fine mese a
fronte di vari lavori effettuati nel corso dello stesso (ad esempio per una società di noleggio automezzi per
conto della quale si fa assistenza ai suoi veicoli).
Workshop 2.0 rende tutto ciò semplice e veloce, senza dover scrivere fogliettini (che si possono facilmente
perdere) per ricordarsi cosa fatturare al momento dovuto.
Per fare ciò bisogna innanzitutto gestire ogni singolo lavoro svolto durante il mese emettendo ogni volta un
documento commessa del cliente in cui si vanno a memorizzare tutti i dati e le voci che gli competono.
Quando poi giunge il momento di emettere la fattura, si deve operare in questo modo:
- prima di tutto bisogna emettere la fattura copiandone i dati dalla prima commessa del cliente che deve
essere inclusa in fattura (ovvero rispondendo Si alla richiesta Copia da altro documento? che compare in
fase di emissione della fattura, scegliendo Commessa cliente come tipo documento, selezionando la
commessa corretta nel successivo elenco che compare, ed infine rispondendo No alla richiesta Copia
solo intestazione?). In questo modo viene copiata l’intera intestazione e tutto il corpo della commessa
nella nuova fattura
- per aggiungere le altre commesse alla fattura si deve andare nel corpo documento, premere il tasto INS
per inserire nuove voci (oltre a quelle già copiate dalla prima commessa selezionata), rispondere Si alla
richiesta Copia da altro documento?, selezionare Commessa cliente come tipo documento e scegliere la
successiva commessa da aggiungere alla fattura. Compare la finestra
in cui si deve premere il tasto finestra Copia di tutte le voci per procedere, e quindi rispondere Si alla
richiesta di memorizzazione che segue.
Il passo precedente deve essere ripetuto per ogni altra commessa da aggiungere alla fattura.
Operando in questo modo ed indi stampando il documento tutte le voci di ogni commessa potranno essere
precedute dalla linea di intestazione che riporta i dati della commessa (numero, data e dati del veicolo).
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La stessa procedura può essere seguita per generare una bolla da più commesse o una fattura/ricevuta da
più bolle.
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Gestire le spedizioni
Nello svolgimento della propria attività può rendersi necessario il caso di effettuare delle spedizioni (a mezzo
posta, vettore, proprio, …) e conseguentemente di emettere i documenti richiesti (bolla o fattura) che
riportino tutte le informazioni relative alle modalità e causali della spedizione.
Workshop 2.0 permette di gestire al meglio queste necessità, grazie all’apposita sezione Dati spedizione
all’interno della Emissione documenti, che permette di specificare tutti i dati del caso
secondo le consuete modalità di immissione dei dati già descritte in precedenza.
In questa sede è importante evidenziare che:
- non è necessario immettere la data e l’ora del ritiro della merce; se questi valori non vengono specificati
sarà Workshop 2.0 a memorizzarli in automatico all’atto della stampa del documento
- il campo Trasporto ha importanza fondamentale, in quanto permette di indicare se ed in quale modo viene
effettuata spedizione della merce. I valori ammissibili per questo campo sono:
M
D
V
P
mittente
destinatario
vettore
posta
oppure semplicemente uno spazio per indicare che non vi è spedizione della merce. In questo caso i
relativi campi e sezioni NON verranno prodotti in stampa.
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E se ho un vecchio documento in lire ?
Poiché Workshop 2.0 è un prodotto estremamente flessibile, la scelta della valuta dei documenti è cosa
semplice e modificabile in ogni istante.
La conversione dei valori è automatica e non richiede alcuna variazione e/o reimmissione di tutti i valori già
memorizzati.
L’operazione è assai semplice, immediata e non richiede alcuna conversione o reimmissione di dati; è
sufficiente richiamare il documento che interessa se già esiste (o emettere un nuovo documento),
posizionarsi sul campo Valuta e digitare
1 ed INVIO per impostare la valuta del documento a Lire
2 ed INVIO per impostare la valuta del documento a Euro
Impostare a Lire (o Euro) la valuta di un dato documento implica che tutti gli importi in esso contenuti (spese
varie e prezzi delle singole voci del corpo del documento) dovranno ovviamente essere immessi nella valuta
specificata, e l’intero documento verrà stampato esponendo gli importi nella valuta scelta, indicando alla fine
come totale documento anche il controvalore nell’altra valuta.
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Codificare i clienti e fornitori
Nelle sezioni Emettere un nuovo documento e Memorizzare i dati ricorrenti si è visto che in fase di
memorizzazione di un documento è possibile archiviare i dati del destinatario e dell’intestatario del
documento in apposite schede anagrafiche, il cui contenuto può essere richiamato velocemente
semplicemente facendo uso dei codici ad esse attribuiti.
All’anagrafica dei clienti e fornitori si può avere accesso in svariati modi:
- attraverso il menu Gestione della finestra principale dell’applicativo, selezionando la voce Anagrafica
clienti/fornitori
- premendo il tasto funzione F5, quando si è su un documento: operando in questo modo viene direttamente
aperta la scheda dell’intestatario del documento, se precedentemente codificato
In ambo i casi viene mostrata la seguente finestra
all’interno della quale è possibile codificare nuovi clienti, fornitori, vettori o altri interlocutori, o modificare i
dati di un interlocutore già esistente richiamandone la scheda secondo due modalità:
- digitandone il codice nel relativo campo
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- premendo i tasti finestra Elenco per codice oppure Elenco alfabetico, selezionando la classificazione di
appartenenza (se sono state memorizzate delle classi anagrafiche), evidenziando l’interlocutore che
interessa e premendo il tasto INVIO o facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse su di esso.
La introduzione o modifica dei dati di un interlocutore segue le stesse modalità descritte per la emissione di
un documento.
In questa sede è importante evidenziare le seguenti cose:
- il Codice può essere alfanumerico, ovvero una qualsiasi combinazione di numeri e lettere
- i campi Classificazione e Gruppo sono due criteri assolutamente liberi, dati all’utente per diversificare le
schede anagrafiche immesse, che si alimentano direttamente in sede di creazione delle schede
anagrafiche oppure mediante le relative tabelle accessibili e modificabili mediante il menu Informazioni
dell’anagrafica. Ad esempio il criterio di Classificazione può essere utilizzato per differenziare la tipologia
dell’interlocutore (cliente, fornitore, vettore, …) mentre il Gruppo può rappresentare l’area geografica, ma
è evidente che le relative codifiche possono rispondere ad esigenze e criteri assai differenti a seconda
delle necessità dell’utente
- il campo Accesso può contenere un valore compreso fra 1 e 3, serve per limitare la visibilità delle schede
anagrafiche immesse, ed è connesso alla password (eventualmente) utilizzata per proteggere l’accesso
al programma. Avviando Workshop 2.0 con la password di Avvio (clienti con accesso 1/2/3) è possibile
richiamare, visualizzare e modificare tutte le schede anagrafiche: avviando Workshop 2.0 con la
password di Avvio (clienti con accesso 2/3) è possibile operare sulle schede anagrafiche con Accesso
impostato a 2 o 3, risultando così invisibili quelle con Accesso impostato a 1, mentre infine con la
password di Avvio (clienti con accesso 3) risultano invisibili tutti gli interlocutori con Accesso pari a 1 o 2
- l’indirizzo A corrisponde ai campi della intestazione documento nella maschera dei dati del documento
- l’indirizzo B corrisponde ai campi della destinazione merci nella maschera dei dati del documento
- eventuali valori o codifiche immessi nei campi Sconto e Pagamento alimentano i corrispettivi campi dei dati
di ogni nuovo documento il cui intestatario sia specificato digitandone il codice
Si tenga ben presente che ogni modifica o nuova codifica introdotta deve essere sempre confermata
premendo il tasto Memorizzazione, o rispondendo in modo affermativo alla similare richiesta di
memorizzazione che compare abbandonando la scheda che si sta consultando, altrimenti ogni nuova
informazione viene persa.
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Listini prezzi
Oltre agli sconti che possono essere indicati su ogni singola voce di un documento, sull’intero documento e
nella scheda anagrafica di ogni cliente o fornitore, è possibile memorizzare condizioni specifiche applicate
ad un cliente o fornitore mediante la codifica dei relativi listini prezzi cui si accede mediante il tasto Listino
prezzi della scheda anagrafica del cliente o fornitore.
Compare la finestra:
all’interno della quale è possibile codificare i prodotti che per il cliente/fornitore in esame sono soggetti a
prezzi differenti da quelli specificati nell’anagrafica prodotti.
Come per ogni altra tabella, per immettere una nuova voce in listino basta premere il tasto INS o la relativa
icona in calce alla tabella stessa. Viene mostrata la finestra
in cui immettere i dati del prodotto.
Si noti che:
- il prodotto deve già essere stato codificato nell’anagrafica prodotti
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- è possibile immettere una descrizione differente che verrà riportata in ogni nuovo documento emesso
relativo al cliente/fornitore che contenga il codice in questione nel suo corpo
Nel menu Opzioni della finestra Listino cliente/fornitore sono inoltre presenti le seguenti funzioni di utilità:
- Riduzione/Incremento in %, che permette di ridurre o aumentare il listino prezzi del cliente/fornitore
mediante una unica operazione in base ad un valore % eguale a tutte le voci in listino
- Sconto su listino (in %) che immette nel campo sconto di tutte le voci del listino il valore così specificato
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Codificare i prodotti
Nella sezione Memorizzare i dati ricorrenti si è visto quanto sia facile memorizzare i prodotti nella relativa
anagrafica di Workshop 2.0.
Ad essa si può accedere, sia per modifica che per nuove memorizzazioni, in differenti modi:
- dalla finestra dei dati della voce in documento, premendo il tasto finestra Scheda prodotto, che nel caso in
cui il prodotto immesso nella voce sia già stato codificato e memorizzato, visualizza la scheda prodotto
aperta sui dati di quel prodotto
- dal menu Gestione della finestra principale dell’applicativo selezionando la voce Prodotti
Compare la finestra
all’interno della quale è possibile codificare nuovi prodotti o modificare i dati di un prodotto già esistente
richiamandone la scheda secondo due modalità:
- digitandone il codice nel relativo campo
- premendo il tasto finestra Elenco prodotti, specificando se si desidera che la visualizzazione privilegi i dati
di magazzino (rispondendo Si alla richiesta Con visualizzazione disponibilità) oppure i dati descrittivi,
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selezionando la categoria di appartenenza (se sono state memorizzate delle categorie di prodotti),
evidenziando il prodotto che interessa e rispondendo No alla richiesta Modifica prezzo e dati di
magazzino (una risposta affermativa a quest’ultimo quesito determina la visualizzazione di una maschera
di modifica del solo prezzo e dei dati di magazzino senza che sia abbandonato l’elenco dei prodotti e che
sia caricata la scheda del prodotto)
La introduzione o modifica dei dati di un prodotto segue le stesse modalità descritte per la emissione di un
documento.
In questa sede è importante evidenziare le seguenti cose:
- se si desidera memorizzare un nuovo prodotto i cui dati sono simili a quelli di un altro precedentemente
codificato, basta richiamare la scheda del prodotto già memorizzato, digitare il codice del nuovo prodotto
(che ovviamente non deve già esistere) e rispondere No alla richiesta
- se il prodotto è soggetto a movimentazione a magazzino (perché è effettivamente un prodotto a
magazzino), bisogna impostare a S il relativo campo. In questo modo Workshop 2.0 provvede in
automatico ad eseguire le seguenti operazioni:
1. aumentare la disponibilità ad ogni nuovo carico di magazzino
2. diminuire la disponibilità a seguito della emissione di un documento di uscita merce (bolla, fattura o
ricevuta fiscale)
3. aumentare l’impegno a seguito di ogni nuova commessa
4. diminuire l’impegno a seguito della chiusura di ogni nuova commessa (le commesse vengono chiuse in
conseguenza della emissione di una bolla, fattura o ricevuta fiscale che ne copi il contenuto)
5. aumentare l’ordinato a seguito di ogni nuovo ordine a fornitore
6. diminuire l’ordinato a seguito di ogni nuovo carico di magazzino
I valori contenuti nei campi sopra descritti possono comunque essere modificati manualmente da parte
dell’operatore semplicemente digitando e confermando il nuovo valore.
Un prodotto non deve essere codificato come soggetto a movimentazione a magazzino se si tratta ad
esempio di un servizio svolto (manodopera, controllo gas di scarico, …)
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Caricare il magazzino
La corretta gestione del magazzino presuppone che, oltre alle operazioni che movimentano le merci in
uscita, vengano svolte anche le relative operazioni di carico quando viene effettuata la consegna.
Per svolgere questa operazione bisogna richiamare la funzione Carico magazzino contenuta nel menu
Gestione della finestra principale dell’applicativo. Compare la richiesta del tipo di operazione che si intende
svolgere
e nel caso di nuova emissione compare la richiesta di immissione del numero del carico, che segue le
stesse regole già descritte per la numerazione dei documenti.
Inserito il numero del documento viene richiesta conferma della emissione e, rispondendo Si, compare la
finestra di immissione dei dati del carico di magazzino
Per immettere le voci del carico si deve premere il tasto finestra Corpo del carico, che mostra l’elenco delle
voci già introdotte (se ci sono) per il carico in questione.
- 67 -
Per introdurre una nuova voce si deve premere il tasto INS o il tasto finestra Nuovo. Se il carico è
conseguente ad un ordine emesso a fornitore e memorizzato in Workshop 2.0, affinchè esso venga
correttamente gestito e chiuso bisogna rispondere Si alla richiesta
indi selezionare l’ordine di riferimento dall’elenco che compare, e specificare le quantità in carico per le varie
voci nella finestra
Altrimenti, se non esiste alcun ordine a fornitore memorizzato, si deve rispondere No alla richiesta Da ordine
fornitore cosicchè compare la finestra di introduzione dati della voce
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Il prodotto deve ovviamente essere già stato memorizzato nella anagrafica e pertanto se ne deve specificare
il codice nel relativo campo; se così non fosse, è sempre possibile effettuare la codifica del prodotto senza
abbandonare l’operazione in corso semplicemente mediante il tasto finestra Scheda prodotto.
Specificato il prodotto e la quantità caricata, si può ovviamente uscire e memorizzare oppure è possibile
immettere i numeri di serie di ognuna delle parti ricevute (per la gestione delle garanzie) premendo il tasto
finestra Numeri di serie che visualizza la tabella dei numeri di serie
Per inserire un nuovo numero di serie si deve premere il tasto INS o il tasto finestra Nuovo che generano
una nuova linea nella tabella, quindi premere il tasto INVIO o fare click col tasto sinistro del mouse quando il
suo cursore è posizionato sulla nuova linea, per visualizzare la maschera di introduzione del numero di serie
uscendo dalla quale l’applicativo richiede conferma per la memorizzazione.
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La sicurezza e le impostazioni
Premessa
Workshop 2.0 implementa un sistema di controllo degli accessi all’applicativo basato su due differenti
tipologie di informazione:
-
la stazione di lavoro connessa
l’utente abilitato
Il primo tipo di informazione viene definito univocamente in sede di installazione del client su ogni stazione di
lavoro, mediante l’impostazione di un codice macchina di 5 caratteri alfanumerici.
Il secondo tipo di informazione viene codificato in Workshop 2.0 attraverso la procedura Utenti abilitati cui si
accede dal menu Gestione.
E’ tuttavia necessario preventivamente definire un profilo di amministratore di Workshop 2.0, cui non
corrisponde uno specifico utente, e che permette l’accesso all’applicativo e a tutte le sue funzionalità senza
alcun limite o blocco.
L’amministratore di sistema
L’amministratore di sistema in Workshop 2.0 è un particolare profilo utente dotato di tutti i privilegi. Esso è
identificato univocamente da una coppia di informazioni che deve essere immessa nei campi Account
amministratore e Password amministratore nella finestra Password e personalizzazioni cui si accede dal
menu Utilità, come di seguito mostrato:
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Considerate le peculiari caratteristiche del profilo dell’amministratore di sistema, è ovvio che la sua
password, una volta definita, non deve essere divulgata se non agli utenti autorizzati ad accedere
all’applicativo con tutti i privilegi.
E’ inoltre fondamentale che venga immessa la password di accesso alla modifica delle password.
La memorizzazione delle informazioni del profilo di amministratore attiva automaticamente il funzionamento
dei profili utente. Da quel momento non sarà più possibile accedere a Workshop 2.0 se non immettendo la
password dell’amministratore o di un qualsiasi profilo utente, definito come di seguito spiegato.
Definizione dei profili utente
Per definire i profili utente in Workshop 2.0 si deve richiamare la funzione Utenti abilitati contenuta nel menu
Gestione. Comparirà la seguente maschera:
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ove è possibile inserire o cancellare i profili utente mediante gli opportuni tasti mostrati a video.
Per creare un nuovo profilo utente si deve premere il tasto Nuovo. Workshop 2.0 mostra la videata:
nella quale si deve immettere il nome utente e la relativa password (il campo Accesso alla contabilità è al
momento attivo solo se si è acquistata la licenza comprendente il modulo della contabilità).
Per il significato del campo Livello di accesso ai dati si consulti la sezione dedicata alla codifica
dell’anagrafica clienti/fornitori.
La password deve essere univoca per ogni profilo utente generato
Premendo il tasto Blocchi è poi possibile definire quali delle funzionalità di Workshop 2.0 possono essere
utilizzate dall’utente così generato.
E’ importante tenere presente che se non si impostano blocchi, i profili utenti hanno di default
accesso a tutte le funzionalità dell’applicativo.
Compare la maschera:
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su cui si opera semplicemente ciccando due volte sulla funzione dell’applicativo che si intende bloccare o
sbloccare.
Le modifiche così operate NON sono operative sul profilo utente, all’atto della modifica, ma solo al
successivo accesso all’applicativo da parte dell’utente.
Modificare le impostazioni di funzionamento
Dalla finestra Password e personalizzazioni del menu Utilità è possibile impostare alcuni parametri che
mutano il comportamento del software o rendono utilizzabili alcune funzionalità del software
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Il campo Modo di immissione Windows compatibile attiva o disattiva l’auto conferma dei valori in sede di
immissione dei dati. Quando essa è attiva (opzione di default) non è necessario premere il tasto Invio per
confermare un dato digitato, quando si raggiunge la lunghezza di campo massima: in tale situazione il
controllo passa automaticamente al campo successivo.
Il campo Visualizzazione dei consigli permette di attivare (o riattivare) o disattivare la visualizzazione
automatica dei consigli proposti dal software. Si ricordi che è sempre possibile accedere ai consigli proposti
dal software per una data funzionalità del programma, anche quando questa opzione è impostata a N,
semplicemente premendo il tasto funzione F3 sulla tastiera.
I campi di Identificazione utente per aggiornamenti debbono essere valorizzati con le informazioni trasmesse
dalla SRS software al Cliente successivamente alla richiesta di abilitazione del software: esse servono per
consentire al programma di connettersi in automatico via internet al server della SRS e scaricare gli
aggiornamenti eventualmente rilasciati dal produttore del software.
I Parametri di connessione alla posta elettronica debbono essere impostati per consentire a Workshop 2.0 di
inviare messaggi di posta elettronica, tanto alla SRS software quando si tratta di segnalazioni di errori o
suggerimenti, quanto ai clienti o fornitori codificati per i quali sia stato memorizzato nel software l’indirizzo di
posta elettronica. I valori da immettere debbono essere reperiti nella documentazione di contratto con il
proprio provider o richiesti ad esso.
I Parametri tecnici presiedono al corretto funzionamento delle procedure di aggiornamento automatico del
software via internet. Essi non debbono essere modificati, se non altrimenti comunicato dalla SRS
software.
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Il campo Numero di serie contiene il valore del numero di serie per una copia abilitata del software così
come comunicato dalla SRS software: esso non deve essere cambiato, se non nel caso in cui si effettui un
upgrade ad una differente versione del programma. L’impostazione di un valore non corretto disabilita il
funzionamento di Workshop, la cui copia dovrà essere riabilitata al primo avvio successivo.
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La gestione dei documenti cartacei e degli archivi
La gestione della attività di officina mediante strumenti informatici come i software applicativi gestionali non
si può concludere con la semplice emissione di una fattura o ricevuta fiscale, o al massimo con
l’effettuazione degli adempimenti di natura contabile e fiscale: questo è solamente il passo iniziale. Nella
realà nel corso della attività quotidiana sorge la necessità di coordinare ed archiviare una serie di documenti
(contratti di vendita, documenti di identità, schede tecniche dei prodotti, libretti di circolazione, ...) di varia
natura ed origine, che possono anche andare persi.
Spesso bisogna ricordarsi di fare (o far fare) questo o quell’altro documento, e praticamente tutto ciò si
concretizza in una marea di fogli e foglietti, Post-it o altre note che non razionalizzano e semplificano di certo
la propria attività.
Un buon software gestionale deve essere in grado di venire incontro a queste esigenze, e di farlo nel modo
più semplice ed immediato possibile.
Coerentemente con questa logica, Workshop 2.0 implementa la nuova funzionalità di acquisizione ottica e
gestione dei documenti esterni all’applicativo. Tanto l’anagrafica clienti, quanto la gestione documenti
contabili e l’anagrafica prodotti presentano ora nuove schede per l’immissione di informazioni e note nella
forma di testo libero senza limitazioni di lunghezza, e per l’associazione di documenti acquisiti direttamente
da Workshop 2.0 via scanner, archivi preesistenti o nuovi sul PC, immagini, note audio e quant’altro interessi
all’utente. E’ quindi possibile, ad esempio, associare ad un prodotto in anagrafica la sua scheda tecnica in
formato Adobe Acrobat, oppure acquisire via scanner ed archiviare in Workshop 2.0 l’assegno predisposto
da un cliente in pagamento della fattura emessa, o ancora memorizzare la carta d’identità o il tesserino
fiscale di un cliente o fornitore in anagrafica, o il libretto di circolazione di un veicolo. E’ inoltre possibile
scrivere ad esempio una lettera di sollecito di pagamento utilizzando Microsoft Word, avviando questo
programma direttamente da Workshop 2.0 in modo tale che la lettera così predisposta rimanga collegata al
documento da pagare senza eseguire operazione alcuna, e possa essere consultata in futuro senza doversi
ricordare dove è stata memorizzata e con quale nome.
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Gestire le informazioni
Gli ambiti di Workshop 2.0 nei quali è possibile effettuare l’acquisizione ottica dei documenti e la gestione
degli archivi esterni all’applicativo sono tutti quelli nei quali si effettuino registrazioni anagrafiche o
documentali, ovvero l’anagrafica clienti/fornitori, l’anagrafica prodotti e la gestione documenti contabili.
Le finestre di queste funzionalità del software presentano infatti le schede Informazioni e note e Archivi e
documenti atte a permettere questo tipo di attività.
Immissione di informazioni e note in forma di testo libero
Qualora si desideri annotare una qualsiasi informazione (un numero di telefono, un indirizzo, una
osservazione, ...) si può utilizzare il pratico blocco cui si accede facendo click con il tasto sinistro del mouse
sulla scheda Informazioni e note.
La visualizzazione muta come qui evidenziato:
e Workshop 2.0 mostra una finestra in cui vengono visualizzate le informazioni e note eventualmente
immesse in precedenza, che è possibile modificare semplicemente scrivendo ove interessa.
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In questo ambito è quindi possibile scrivere quanto si desidera operando come all’interno di qualsiasi
programma di videoscrittura.
Al termine delle operazioni di scrittura/modifica non si deve eseguire alcuna operazione di conferma per la
memorizzazione: il nuovo testo introdotto verrà memorizzato in sede di memorizzazione della codifica
anagrafica (clienti/fornitori o prodotto) o del documento.
Acquisizione ottica di documenti via scanner
Per poter effettuare questa operazione deve ovviamente essere connesso al computer uno scanner digitale,
che sia gestibile mediante driver TWAIN (come di fatto lo sono praticamente tutti gli scanner in commercio).
Si deve quindi fare click con il tasto sinistro del mouse sulla scheda Archivi e documenti.
Viene mostrata la seguente maschera:
che elenca tutti i documenti ed archivi già eventualmente associati alla codifica.
Premendo il tasto Acquisisci si avvia la procedura di acquisizione ottica dei documenti. Compare la relativa
finestra:
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mediante la quale è possibile:
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-
premendo il tasto Seleziona sorgente, scegliere l’apparecchiatura Twain connessa al PC da
utilizzarsi per l’acquisizione del documento (quella correntemente attiva è comunque indicata in alto
nella finestra stessa)
facendo click con il mouse sul tasto freccia verso il basso nel campo Tipo di acquisizione, stabilire
che tipo di acquisizione effettuare. Sono possibili tre differenti modalità di acquisizione: Documento
multipagina in formato PDF, permette di creare un unico archivio nel formato standard di mercato
Adobe Acrobat contenente una o più pagine acquisite con lo scanner (il numero di pagine da
acquisire deve essere impostato facendo click sui tasti di freccia alto o basso nel campo Numero di
pagine da acquisire), Singola immagine in formato JPEG consente di acquisire un solo
documento, che verrà memorizzato come archivio compatto con estensione JPG, ed infine Singola
immagine in formato Bitmap permette di acquisire un solo documento, che verrà memorizzato
come archivio nel formato BMP senza perdita di informazione, ma occupando uno spazio su disco
considerevolmente più grande di un archivio in formato JPEG
mutando le impostazioni nella sezione Risoluzione del documento finale (solo per Documento
multipagina in formato PDF) stabilire quanto fedele all’originale, ma inevitabilemente più grosso in
termini di spazio su disco, dovrà essere l’archivio contenente le pagine acquisite
Si tenga ben presente che tutte le ulteriori impostazioni di acquisizione (risoluzione, dimensione del foglio,
acquisizione in bianco e nero, in scale di grigio o a colori, ...) dovranno essere effettuate all’interno del
programma vero e proprio di acquisizione, differente da produttore a produttore e da modello a modello.
Volendo ad esempio acquisire un documento di identità in fronte e retro, si può scegliere come tipo di
acquisizione Documento multipagina in formato PDF, lasciare invariate le impostazioni di Risoluzione del
documento, quindi premere il tasto Acquisizione: verrà eseguito il programma di acquisizione dello scanner
installato. Ad esempio comparirà:
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Per il caso di esempio si consiglia di scegliere Modalità colore foto, una risoluzione di output non inferiore a
200 dpi, e di dimensionare l’area da acquisire mediante gli opportuni strumenti offerti dal programma.
Per fogli contenti solo testo si consiglia di impostare la modalità colore su bianco e nero: laddove vi siano
delle immagini e non interessi il colore è bene optare sulla modalità colore scale di grigio. Tutte queste
impostazioni consentono infatti un considerevole risparmio di spazio su disco.
Nel caso in questione, dopo avere effettuato l’anteprima, si tratta di tracciare il rettangolo di scansione
definitiva intorno all’area che interessa.
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Completata la scansione definitiva come consentito dal programma dello scanner (premendo Scansione nel
caso di esempio), verrà registrata la pagina acquisita e rilanciato nuovamente il programma per acquisire la
parte esterna del documento. Si dovrà quindi effettuare la scansione come sopra indicato, ed al termine
comparirà il messaggio:
Premendo Avanti verrà mostrata la finestra per l’immissione del nome del documento da archiviare (la
cartella predefinita è sempre Document, contenuta nella cartella dei dati di Workshop 2.0), in cui il campo
nome file è già preimpostato con un nome di comodo corrispondente all’operazione svolta ed al momento in
cui è stata effettuata. Naturalmente questo nome può essere mutato a piacere digitandone il valore
desiderato.
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Premendo Apri verrà infine creato l’archivio così come definito in fase di impostazione della scansione (in
questo caso un Documento multipagina in formato PDF) e verrà richiesta una descrizione con cui il
documento comparirà nell’elenco dei documenti collegati: la descrizione proposta in automatico da
Workshop 2.0 è pari al nome con cui è stato creato l’archivio, ma può essere variata a piacere:
Premendo Avanti l’operazione di acquisizione verrà completata ed il documento apparirà nella lista dei
documenti collegati
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Per visualizzarne il contenuto sarà sufficiente fare click due volte con il tasto sinistro del mouse sulla riga
dell’elenco corrispondente. Verrà automaticamente eseguita l’applicazione associata a quel tipo di archivio:
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Registrazione di note audio
Per poter effettuare questa operazione il PC deve essere dotato di scheda audio alla quale deve essere
connesso un microfono, e lo stesso deve essere attivato come strumento di registrazione (si verifichi il tutto
dal pannello di controllo di Windows).
Registrare note audio da allegare alla codifica è semplicissimo. Dalla scheda Archivi e documenti si deve
infatti solamente premere il tasto Registra. Comparirà l’utilità di registrazione il cui uso è immediato:
Al termine della registrazione comparirà la finestra per l’immissione del nome della nota audio da archiviare
(la cartella predefinita è sempre Document, contenuta nella cartella di installazione di Workshop 2.0), in cui il
campo nome file è già preimpostato con un nome di comodo corrispondente all’operazione svolta ed al
momento in cui è stata effettuata. Naturalmente questo nome può essere mutato a piacere digitandone il
valore desiderato.
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Premendo Apri verrà infine creato l’archivio e verrà richiesta una descrizione con cui il la nota audio
comparirà nell’elenco dei documenti collegati: la descrizione proposta in automatico da Workshop 2.0 è pari
al nome con cui è stato creato l’archivio, ma può essere variata a piacere:
Premendo Avanti l’operazione di registrazione verrà completata e la nota apparirà nella lista dei documenti
collegati
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Per visualizzarne il contenuto sarà sufficiente fare click due volte con il tasto sinistro del mouse sulla riga
dell’elenco corrispondente. Verrà automaticamente eseguito Windows Media Player (o altro player
eventualmente associato agli archivi audio di tipo WAV).
Associare archivi preesistenti nel disco rigido del proprio computer
Alcuni documenti possono essere già esistenti e memorizzati in forma di archivio sul disco rigido del proprio
PC. Possono essere ad esempio archivi allegati a messaggi di posta elettronica ricevuti, oppure lettere
scritte con Word, o ancora conteggi effettuati con Excel.
In questo caso è sufficiente, dalla scheda Archivi e documenti, premere il tasto Associa. Comparirà la
finestra di scelta dell’archivio da allegare, e lo si dovrà quindi selezionare navigando all’interno delle unità di
memorizzazione sino al percorso in cui è locato.
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Premendo Apri verrà infine richiesta una descrizione con cui il l’archivio comparirà nell’elenco dei documenti
collegati: la descrizione proposta in automatico da Workshop 2.0 è pari al nome archivio selezionato in
precedenza, ma può essere variata a piacere:
Premendo Avanti l’associazione verrà completata e l’archivio apparirà nella lista dei documenti collegati
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Per visualizzarne il contenuto sarà sufficiente fare click due volte con il tasto sinistro del mouse sulla riga
dell’elenco corrispondente. Verrà automaticamente eseguita l’applicazione associata a quel tipo di archivio.
Creare nuovi archivi a partire dai tipi registrati nel proprio PC
Le principali applicazioni per PC, che creano e gestiscono determinati tipi di archivi (come ad esempio i
documenti DOC di Microsoft Word o i fogli elettronici XLS di Microsoft Excel), normalmente si installano in
modo tale che un nuovo archivio del relativo tipo possa essere immediatamente creato dall’utente senza
avviare il relativo programma, semplicemente posizionandosi sulla cartella all’interno della quale si desidera
memorizzare l’archivio nelle Risorse del computer, premendo Nuovo dal menu File, quindi scegliendo il tipo
di archivio dal menu che così compare.
Sfruttando la caratteristica dei tipi preregistrati, Workshop 2.0 fa molto di più e molto più semplicemente.
Premendo il tasto Nuovo dalla scheda Archivi e documenti è infatti possibile creare direttamente dal
Workshop 2.0 una lettera Word o un foglio Excel, senza preoccuparsi né del nome dell’archivio né del
percorso in cui memorizzare l’archivio stesso. Compare infatti l’elenco di selezione fra i tipi di archivio
possibili:
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in cui si deve selezionare quello desiderato (supponiamo un foglio Excel). Verrà quindi automaticamente
lanciata l’applicazione corrispondente:
e si potrà procedere alla immissione dei dati. Al termine si dovrà uscire dal programma memorizzando le
modifiche apportate nell’archivio proposto dall’applicativo:
ed al ritorno in Workshop 2.0 si dovrà confermare con Avanti la finestra messaggio visualizzata:
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Verrà quindi mostrata la finestra per l’immissione del nome dell’archivio da memorizzare (la cartella
predefinita è sempre Document, contenuta nella cartella di installazione di Workshop 2.0), in cui il campo
nome file è già preimpostato con un nome di comodo corrispondente al tipo di archivio ed al momento in cui
è stato generato. Naturalmente questo nome può essere mutato a piacere digitandone il valore desiderato:
Premendo Apri verrà infine creato l’archivio così come selezionato fra i tipi possibili e verrà richiesta una
descrizione con cui il documento comparirà nell’elenco dei documenti collegati: la descrizione proposta in
automatico da Workshop 2.0 è pari al nome con cui è stato creato l’archivio, ma può essere variata a
piacere:
Premendo Avanti l’operazione di creazione verrà completata ed il documento apparirà nella lista dei
documenti collegati
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Per visualizzarne il contenuto sarà sufficiente fare click due volte con il tasto sinistro del mouse sulla riga
dell’elenco corrispondente. Verrà automaticamente eseguita l’applicazione associata a quel tipo di archivio:
Riprendere un archivio preesistente, e memorizzarlo con un nuovo nome
Molto spesso capita che un archivio uguale o simile sia già presente sul disco del proprio computer, e che ad
esso si debbano applicare solo lievi modifiche. Per fare ciò in modo automatico senza complicate e tediose
operazioni di copia di archivi, è sufficiente premere il tasto Riprendi dalla scheda Archivi e documenti.
Comparirà la finestra di scelta dell’archivio da cui riprenderne il contenuto:
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Scelto quello desiderato evidenziandolo e premendo il tasto Apri, verrà eseguita l’applicazione associata
all’archivio scelto, che opererà su una copia temporanea dell’archivio di origine, senza quindi
comprometterne il contenuto. Si procederà quindi alla effettuazione delle modifiche volute, e si uscirà
dall’applicativo memorizzando le modifiche compiute.
Al ritorno in Workshop 2.0 si dovrà confermare con Avanti la finestra messaggio visualizzata:
Verrà quindi mostrata la finestra per l’immissione del nome dell’archivio da memorizzare (la cartella
predefinita è sempre Document, contenuta nella cartella di installazione di Workshop 2.0), in cui il campo
nome file è già preimpostato con un nome di comodo corrispondente al tipo di archivio ed al momento in cui
è stato generato. Naturalmente questo nome può essere mutato a piacere digitandone il valore desiderato.
Premendo Apri verrà infine creato l’archivio così come selezionato fra i tipi possibili e verrà richiesta una
descrizione con cui il documento comparirà nell’elenco dei documenti collegati: la descrizione proposta in
automatico da Workshop è pari al nome con cui è stato creato l’archivio, ma può essere variata a piacere.
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Premendo Avanti l’operazione di modifica verrà completata ed il documento apparirà nella lista dei
documenti collegati.
Per visualizzarne il contenuto sarà sufficiente fare click due volte con il tasto sinistro del mouse sulla riga
dell’elenco corrispondente. Verrà automaticamente eseguita l’applicazione associata a quel tipo di archivio.
Eliminare archivi dall’elenco documenti collegati
Questa operazione si effettua premendo il tasto Elimina dalla scheda Archivi e documenti, dopo aver
evidenziato l’archivio nell’elenco documenti. Comparirà la richiesta:
e, se confermata, sarà inoltre possibile cancellare dal disco l’archivio relativo premendo Si nella maschera
che così compare:
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Supporto Tecnico
La SRS software srl offre una vasta gamma di servizi di supporto all’installazione ed all’uso di questo
applicativo, a mezzo telefono, fax, posta, e-mail ed internet.
Prima di contattarci
Qualora sia necessario fruire dei nostri servizi di supporto, è bene:
-
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avere a disposizione la documentazione del PC posseduto, ed in ogni caso conoscerne la marca ed il
modello, il processore montato, la quantità di RAM installata, la scheda video disponibile, le impostazioni
dello schermo, nonché il sistema operativo e la relativa versione. Alcune di queste informazioni possono
essere reperite avviando il pannello di controllo del sistema operativo.
conoscere la marca ed il modello della stampante utilizzata, nonché il suo driver installato e la relativa
versione, se si tratta di un problema di stampa
indicare chiaramente (in caso di contatto via fax, posta, posta elettronica o internet) il proprio nominativo
o quello della propria azienda, il nome della persona da contattare e il periodo di reperibilità, il numero
telefonico e di fax, l’indirizzo per spedizioni postali e l’indirizzo di posta elettronica (se disponibile)
Qualora parte di queste informazioni non sia stata correttamente fornita, è possibile che i nostri tecnici non
siano in grado di entrare in contatto con Voi e che pertanto la pratica rimanga aperta.
Come contattarci
a mezzo telefono allo 02/90988238
Orari
dal lunedì al venerdì
mattina dalle ore 9 alle 12.30
pomeriggio dalle ore 14 alle 17
inviando un fax allo 02/90989644
a mezzo posta scrivendo al seguente indirizzo
SRS software srl
via Campo Roseo 7/C
20069 Vaprio d’Adda –MI- Italy
inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo [email protected]
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consultando il nostro sito all’indirizzo www.srssoftware.com
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Indice
CARATTERISTICHE GENERALI ..................................................................................................................... 4
NOVITÀ INTRODOTTE NELLA VERSIONE 2.0......................................................................................................... 4
CARATTERISTICHE TECNICHE ............................................................................................................................ 6
FUNZIONALITÀ .................................................................................................................................................. 7
REQUISITI......................................................................................................................................................... 8
INSTALLAZIONE, AVVIO ED ABILITAZIONE ................................................................................................ 9
USO DELLA TASTIERA E DEL MOUSE ....................................................................................................... 15
SCELTA DI UN MENÙ E DELLE RELATIVE OPZIONI IN ESSO CONTENUTE ................................................................ 16
I TASTI VIRTUALI ............................................................................................................................................. 16
LE FINESTRE ELENCO...................................................................................................................................... 17
LE FINESTRE DI IMMISSIONE DEI DATI ............................................................................................................... 18
LE FINESTRE DI AIUTO ALLA SCELTA FRA CODIFICHE.......................................................................................... 20
LE TABELLE .................................................................................................................................................... 21
IMMETTERE I DATI DELL’OFFICINA............................................................................................................ 23
COSA FARE ADESSO ................................................................................................................................... 26
EMETTERE UN NUOVO DOCUMENTO ........................................................................................................ 29
MODIFICARE, RICERCARE E CANCELLARE UN DOCUMENTO .............................................................. 39
STAMPARE UN DOCUMENTO...................................................................................................................... 42
VELOCIZZARE IL PROCESSO DI STAMPA................................................................................................. 50
MEMORIZZARE I DATI RICORRENTI ........................................................................................................... 52
MEMORIZZARE I DATI ANAGRAFICI DI UN CLIENTE.............................................................................................. 52
MEMORIZZARE UN PRODOTTO O UN SERVIZIO ................................................................................................... 53
MEMORIZZARE LE ALTRE INFORMAZIONI RICORRENTI ........................................................................................ 55
RAGGRUPPARE I DOCUMENTI ................................................................................................................... 57
GESTIRE LE SPEDIZIONI.............................................................................................................................. 59
E SE HO UN VECCHIO DOCUMENTO IN LIRE ?....................................................................................... 600
CODIFICARE I CLIENTI E FORNITORI ....................................................................................................... 611
LISTINI PREZZI............................................................................................................................................. 633
CODIFICARE I PRODOTTI........................................................................................................................... 655
CARICARE IL MAGAZZINO......................................................................................................................... 677
LA SICUREZZA E LE IMPOSTAZIONI ........................................................................................................ 700
PREMESSA ................................................................................................................................................... 700
L’AMMINISTRATORE DI SISTEMA ..................................................................................................................... 700
DEFINIZIONE DEI PROFILI UTENTE .................................................................................................................. 711
MODIFICARE LE IMPOSTAZIONI DI FUNZIONAMENTO ........................................................................................... 73
LA GESTIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI E DEGLI ARCHIVI ............................................................. 766
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GESTIRE LE INFORMAZIONI ............................................................................................................................ 777
IMMISSIONE DI INFORMAZIONI E NOTE IN FORMA DI TESTO LIBERO .................................................................... 777
ACQUISIZIONE OTTICA DI DOCUMENTI VIA SCANNER ........................................................................................ 788
ASSOCIARE ARCHIVI PREESISTENTI NEL DISCO RIGIDO DEL PROPRIO COMPUTER .............................................. 866
CREARE NUOVI ARCHIVI A PARTIRE DAI TIPI REGISTRATI NEL PROPRIO PC........................................................ 888
RIPRENDERE UN ARCHIVIO PREESISTENTE, E MEMORIZZARLO CON UN NUOVO NOME ........................................ 922
ELIMINARE ARCHIVI DALL’ELENCO DOCUMENTI COLLEGATI .............................................................................. 944
SUPPORTO TECNICO ................................................................................................................................. 955
PRIMA DI CONTATTARCI................................................................................................................................. 955
COME CONTATTARCI ..................................................................................................................................... 955
INDICE............................................................................................................................................................. 97
- 98 -