Hotnet – DMS Liguria
Manuale d’uso
DMS Hotnet
Liguria
Utente: Struttura ricettiva
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Sommario
1.
Introduzione ............................................................................................................................................ 4
2.
Accedere al sistema................................................................................................................................. 5
3.
Main Menu.............................................................................................................................................. 6
4
5
3.1
Dati personali ................................................................................................................................ 6
3.2
Circolari ......................................................................................................................................... 7
3.3
Manuale ........................................................................................................................................ 8
3.4
Logs ............................................................................................................................................... 8
3.5
Logout ........................................................................................................................................... 9
Hotels: aggiornamento dati e impostazioni di base................................................................................ 9
4.1
Dati generali................................................................................................................................ 10
4.2
Servizi & Cat. ............................................................................................................................... 12
4.3
Comfort ....................................................................................................................................... 12
4.4
Prenotazioni ................................................................................................................................ 13
4.5
Meeting rooms............................................................................................................................ 14
4.6
Gestione mappa.......................................................................................................................... 15
4.7
Foto Upload................................................................................................................................. 16
4.8
Pacchetti ..................................................................................................................................... 17
4.9
Offerte......................................................................................................................................... 21
Aggiornamento Prezzi e Disponibilità in modalità TURISMO................................................................ 22
5.1
Cat. Camere................................................................................................................................. 22
5.2
Stagioni Hotel.............................................................................................................................. 23
5.3
Prodotti ....................................................................................................................................... 24
5.3.1 Prodotti – Supplementi e Riduzioni ................................................................................ 25
5.3.2 Prodotti – Caparre confermative .................................................................................... 28
5.3.3 Prodotti - Altri Prodotti .................................................................................................. 29
5.4
Prezzi ........................................................................................................................................... 30
5.5
Disponibilità ................................................................................................................................ 32
5.5.1 Disponibilità – Normal .................................................................................................... 32
5.5.2 Disponibilità – Quick ....................................................................................................... 33
5.5.3 Conversione da listino Turismo a Business..................................................................... 33
5.6
Condizioni Generali..................................................................................................................... 34
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5.6.1 Condizioni Hotel.............................................................................................................. 34
5.6.2 Condizioni Generali......................................................................................................... 35
6
Aggiornamento Prezzi e Disponibilità in modalità BUSINESS ............................................................... 37
6.1
Cat. Camere................................................................................................................................. 37
6.1.1 Cat. Camere – configurazione di base ............................................................................ 37
6.1.2 Cat. Camere – Prezzo per camera................................................................................... 38
6.1.3 Cat. Camere – Prezzo per persona.................................................................................. 39
6.2
Minimum stay ............................................................................................................................. 40
6.3
Prezzi ........................................................................................................................................... 41
6.3.1 Prezzi – Detail.................................................................................................................. 41
6.3.2 Prezzi – Quick.................................................................................................................. 43
6.4
Condiz. Hotel............................................................................................................................... 43
6.5
Disponibilità ................................................................................................................................ 44
6.5.1 Disponibilità – Normal .................................................................................................... 45
6.5.2 Disponibilità – Quick ....................................................................................................... 46
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1. Introduzione
Il presente manuale d’uso si propone di guidare l’utente di tipo “Hotel” nelle attività di aggiornamento dati,
prezzi e disponibilità attraverso il DMS Hotnet.
I contenuti vengono suddivisi distinguendo tra aggiornamento dati generali (dati anagrafici, impostazioni e
funzionalità varie) e aggiornamento prezzi e disponibilità. L’aggiornamento dati generali è uguale per tutte
le strutture ricettive inserite nel DMS, mentre l’aggiornamento prezzi e disponibilità varia a seconda delle
impostazioni decise nella prima parte. In particolare si hanno rilevanti differenze in termini di
aggiornamento dati tra le strutture che optano per un tipo di prezzi su base persona/giorno (modalità
turismo) e strutture che adottano un listino su base camera-appartamento/giorno (modalità business).
NB: si consiglia pertanto di prestare molta attenzione alle indicazioni relative alle impostazioni di base (Dati
Generali > Flags) ed all’inserimento dei prezzi nelle due modalità.
Nel corso del documento si potranno incontrare dei simboli, che hanno lo scopo di attirare l’attenzione su
alcuni passaggi di particolare importanza:
serve ad indicare dati il cui aggiornamento ha particolare importanza ai fini della correttezza
complessiva del data entry, o più in genere funzionalità alle quali prestare attenzione.
serve ad indicare funzionalità o scorciatoie che possono semplificare e/o velocizzare il lavoro di
aggiornamento dati, o più in generale funzionalità che consentono grande flessibilità di aggiornamento.
NB: i dati inseriti nel DMS Hotnet possono essere pubblicati in uno o più siti internet di riferimento e/o
sistemi di booking ad uso degli operatori turistici.
Visto che però le sezioni ed i campi messi a disposizione dal sistema DMS nel suo complesso, possono
andare aldilà di quanto ritenuto necessario pubblicare sul frontend , la loro visualizzazione va sempre
messa in relazione alle esigenze di promo-commercializzazione del sito e va tenuto presente che alcuni dati
possono essere stati volutamente esclusi dalla pubblicazione online, in sede di definizione del sito stesso.
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2. Accedere al sistema
Aprire il browser e collegarsi all’indirizzo liguria.hotnet.it. Inserire userid e password consegnate
dall’amministratore del sistema e confermare con il tasto “Invio” sulla tastiera, oppure cliccare il tasto
“Enter”.
Una volta entrati nel back office la schermata che si presenta propone il menu di navigazione del DMS a
sinistra, all’interno del quale è possibile muoversi per utilizzare le funzionalità desiderate. La voce di menu
Main Menu è quella che consente di tornare al menu di navigazione principale da qualsiasi sezione.
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In tutte le pagine in cui compaiono i pulsanti di servizio, è necessario effettuare il
salvataggio dei dati mediante il pulsante “Salva” prima di uscire dal back office. È
inoltre possibile procedere alla cancellazione degli elementi con il pulsante
“Cancella” e tornare all’elenco degli elementi mediante il pulsante “Lista”.
L’ultima versione del browser Internet Explorer visualizza un’etichetta esplicativa
quando si pone il mouse sopra l’icona in oggetto.
3. Main Menu
Il menu principale al quale accede il gestore della struttura ricettiva all’atto del login è il seguente:
Si affronteranno di seguito in dettaglio tutte le funzionalità delle singole voci di menu comprese sotto il
menu Hotels, che è quello nel quale il gestore è chiamato a fare il lavoro di data entry maggiore.
Si passano ora invece velocemente in rassegna i punti di menu inferiori, da Dati Personali a Logout.
3.1
Dati personali
Qui l’utente può aggiornare con facilità i propri dati di utente. Si raccomanda il cambio della
password all’atto del primo accesso al sistema e successivamente in maniera periodica.
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Il menu a tendina “Lingua” consente al gestore di scegliere se visualizzare l’intero back office di hotnet in
lingua straniera.
3.2
Circolari
Al click sul punto di menu Circolari, questo si esplode nei sottopunti visibili in figura.
La sezione in oggetto è quella nella quale il gestore della struttura ricettiva riceve eventuali circolari di
servizio diramate dall’amministratore del sistema attraverso il DMS e dirette alla ricettività. Queste
comunicazioni vengono rese visibili nel punto di menu News, dove il gestore può accedere al contenuto
delle Circolari rivoltegli.
Alla voce “Archivio” è possibile visualizzare, per mese, lo storico delle comunicazioni.
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3.3
Manuale
Il punto di menu Manuale permette di accedere al manuale del DMS. In alcune configurazioni del sistema la
voce di menu in oggetto è sostituita da una guida online che descrive in maniera specifica le funzionalità
della pagina nella quale si trova. Questa guida contestuale al contenuto della pagina è accessibile dalla voce
“Help online” posta in basso a sinistra nello schermo.
3.4
Logs
Il punto di menu Logs fornisce per ogni struttura ricettiva, lo storico degli accessi al back office da parte
degli utenti di riferimento. I tre tipi di attività loggati sono gli accessi al back office, le operazioni di modifica
dei prezzi e della disponibilità. È disponibile una panoramica per l’anno in corso e per il precedente.
Un dettaglio delle attività di modifica della disponibilità, riportante la tipologia di camera per la quale è
stata effettuata la variazione, quantità predicente e successiva alla variazione, è presente nella sezione
Disponibilità – Normal (vedi di seguito nel documento).
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3.5
Logout
Effettua la sconnessione dal DMS Hotnet.
4 Hotels: aggiornamento dati e impostazioni di base
Passiamo ora alla voce del Main menu “Hotels” ed ai suoi sottopunti di menu, nei quali come detto viene
effettuato il grosso del data entry da parte del gestore.
NB: Il menu di navigazione del singolo hotel potrà essere diverso da struttura a struttura a seconda
del tipo di inserimento prezzi prescelto dal gestore. Si potrà optare, come spiegato più avanti, per
l’inserimento di un listino di tipo “business” (prezzi espressi a camera/giorno) o turistico (prezzi espressi a
persona/giorno) ed in funzione di questa scelta varieranno le voci del menu di navigazione laterale:
l’utente di tipo turismo vedrà sezioni che l’utente di tipo business non vedrà e viceversa.
I due menu differiscono come indicato in figura: turismo a sinistra e business a destra
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Per l’utente di tipo hotel è possibile passare in corso d’opera da una modalità di inserimento del listino
all’altra. È a disposizione una conversione guidata (wizard descritto più avanti) solo per il passaggio dalla
modalità Turismo a Business.
Vediamo ora di seguito il menu del back office di hotnet della struttura ricettiva, partendo dalle voci di
menu condivise da tutti. Più avanti affronteremo in due capitoli distinti le specifiche modalità di
inserimento dei listini prezzo e delle disponibilità per strutture Business e Turismo.
4.1
Dati generali
Nella sezione Dati generali sono presenti i campi relativi ai principali dati anagrafici della struttura ricettiva
(Area, località, nome, categoria, classifica, ecc. ecc.). Di questi ve ne sono alcuni che non sono modificabili
dall’utente di tipo hotel, bensì solo dall’utente amministratore del DMS.
Tali dati non modificabili appariranno in grigio nel back office della struttura ricettiva e non saranno
editabili dal gestore.
Tutte le sezioni del punto di menu Dati generali si aprono al click sull’icona
e consentono
l’inserimento di dati di dettaglio relativi ai vari raggruppamenti. I campi che necessitano l’inserimento di
porzioni di testo sono riprodotte tante volte quante sono le lingue del sito internet nel quale compaiono i
dati del DMS.
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NB: per rendere la struttura prenotabile è necessario inserire un indirizzo e-mail valido nel campo
Phone&Web – E-mail per prenotazione, che sarà l’indirizzo al quale verranno notificate le prenotazioni
avvenute mediante il sito internet / modulo cityoffice ad uso degli uffici turistici.
In una delle ultime sezioni della scheda Dati Generali, denominata Flags, è possibile operare alcune
configurazioni di base della struttura ricettiva mediante semplici menu a tendina. Si segnalano in
particolare le tendine relative alla configurazione di:
- Tipo gestione prezzi
- Tipologia prezzo
- Modalità conferma booking
(Business / Turismo)
(Prezzo per camere / Prezzo per persona)
(Manuale / Automatica)
Tipo gestione prezzi: è relativa come detto più sopra al tipo di listino prezzi della
struttura ricettiva in questione. La scelta sarà Business se il listino riporta esclusivamente o
prevalentemente basato su una tariffa di tipo prodotto/giorno (camera o appartamento, ecc); Turismo se il
listino riporta prezzi espressi a persona/giorno. È possibile passare da una configurazione all’altra, ma non
tutte le informazioni già inserite possono adattarsi alla modalità alternativa, quindi potrà essere necessario
effettuare nuovamente parte del data entry.
Tipologia prezzo: consente una parziale variazione del tipo di listino business e
permette, a chi opta per la configurazione “Prezzo per persona”, la possibilità di inserire determinate
scontistiche basate sull’età dei bambini (nella sez. Cat. Camere). Tali sconti saranno visibili nella sez. Cat.
Camere (vedi oltre).
Queste due varianti hanno efficacia solo nell’ambito della modalità di inserimento dei prezzi di tipo
Business e non trovano applicazione in quella Turismo. Sulle differenze tra queste due principali modalità di
inserimento dei prezzi si veda oltre.
Modalità conferma booking: indica come la singola struttura ricettiva intende dare
conferma definitive all’utente della prenotazione avvenuta online. La conferma può cioè essere automatica
(il gestore indica l’esatta quantità della propria disponibilità di camere/appartamenti, l’ospite la consulta ed
eventualmente la prenota online ricevendo immediata conferma) o manuale (la prenotazione dell’ospite
richiede un’ulteriore accettazione manuale da parte del gestore nel proprio back office, a seguito della
quale l’ospite riceve definitiva conferma).
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4.2
Servizi & Cat.
In questa sezione vengono aggiornati mediante flags i campi Servizi, Categoria e Carte di credito accettate.
Il primo serve ad indicare le tipologie di trattamento offerte dalla struttura ricettiva (Solo pernottamento,
B&B, Mezza pensione ecc.) e per i quali si intende andare ad inserire i prezzi; il secondo ad attribuire una
categorizzazione alla struttura ricettiva.
La categoria è peraltro già indicata alla pagina Dati Generali ed è un dato non modificabile dalla struttura
ricettiva. Si può dare il caso tuttavia di strutture con più licenze d’esercizio (per es. Hotel e RTA), che
possono categorizzarsi in questa scheda apponendo un flag alla voce adatta, per comparire sul sito di
riferimento in entrambe gli elenchi o a fronte di una ricerca effettuata dal turista per strutture di ambo le
tipologie.
4.3
Comfort
La sezione in oggetto propone un elenco di dotazioni, tra le quali il gestore della struttura ricettiva può
scegliere quelle che offre, apponendo un flag in corrispondenza del comfort.
I comfort sono raccolti in gruppi e la loro visualizzazione sul frontend varierà a seconda delle scelte di
layout che vengono fatte in sede di definizione del sito internet di riferimento.
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4.4
Prenotazioni
Il punto di menu Prenotazioni è quello nel quale vengono archiviati i dati relativi alle prenotazioni ricevute
dalla struttura ricettiva. Nella prima schermata di insieme vengono proposti i principali dati identificativi
della prenotazione:
-
data di effettuazione
nominativo del cliente
nazionalità
tipo di acconto (se richiesto)
tipo di conferma (manuale / automatica; vedi Dati Generali > Flags)
conferma: “sì” (o “no” in caso di conferma manuale negata)
Nel dettaglio della singola prenotazione si rintracciano tutti i dati relativi al singolo booking. Questi
cambiano a seconda di quanti e quali dati il sito internet richiede obbligatoriamente per consentire
all’utente di portare a termine la prenotazione. Sono in ogni caso riportati i dati relativi al tipo di
sistemazione, al numero ed età degli occupanti, alle date della vacanza e nr. pernottamenti.
!
In caso di conferma manuale, in fondo alla pagina si avranno i pulsanti che servono al gestore per
dare definitiva conferma della prenotazione, od eventualmente negarla. In base all’azione eseguita, il
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sistema veicola istantaneamente all’ospite un’e-mail di definitiva conferma della prenotazione o di disdetta
della stessa.
NB: per le strutture che opteranno per una gestione manuale della prenotazione, si impone l’obbligo di una
conferma/disdetta il più tempestiva possibile a fronte della prima e-mail che il sistema veicola per avvisare
che nel back office c’è una pre-prenotazione da evadere.
4.5
Meeting rooms
Per le strutture dotate di sale congressi/convegni e simili, la voce di menu Meeting rooms consente di
creare e definire uno più di questi oggetti, andando ad inserire un dettaglio esaustivo delle dotazioni
presenti. La scheda ha al suo interno anche dei campi di testo multilingui nei quali possono essere inserite
descrizioni estese in tutte le lingue del sito.
La visualizzazione dei dati sul sito internet di riferimento dipenderà dal tipo di layout che si è impostato per
questo tipo di informazione.
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4.6
Gestione mappa
La sezione Gestione mappa serve al posizionamento della struttura ricettiva sulla mappa che verrà
visualizzata sul sito internet di riferimento. Il componente integrato dal DMS è quello di Microsoft Virtual
Earth / Bing, che propone una veduta satellitare nella metà superiore della pagina e la visualizzazione
“Bird’s eye” nella metà inferiore, per un più esatto posizionamento.
Per impostare la posizione della struttura ricettiva è sufficiente, raggiunto il livello di zoom desiderato,
effettuare un click con il pulsante destro del mouse sulla zona esatta.
I campi posti sopra la mappa consentono di inquadrare la porzione di territorio di riferimento, o il punto
esatto, mediante inserimento delle coordinate di latitudine e longitudine, oppure inserendo un indirizzo
che sia mappato nella banca dati di Microsoft Bing.
La visualizzazione della mappa sul sito di riferimento potrà eventualmente essere diversa a seconda del
componente utilizzato al quale viene trasferita la posizione dell’hotel (ad es. Google maps).
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4.7
Foto Upload
La sezione in oggetto è quella nella quale va caricato il materiale fotografico relativo alla struttura ricettiva,
che verrà visualizzato dall’utenza sul sito online di riferimento. La maschera di data entry si presenta come
in figura sotto e consente la definizione dei seguenti valori:
-
file: il pulsante “Browse” permette di esplorare le risorse del proprio pc per l’upload delle immagini
categoria: le categorie vengono definite dall’amministratore del DMS e variano in funzione dei
luoghi del sito nei quali le immagini verranno materialmente visualizzate.
nome: nome dell’immagine
note: ad uso interno (consente ad es. l’inserimento di dati quali “esterno – inverno 09/10)
ordinamento: priorità che si vuole dare alla foto in un’ipotetica fotogallery rispetto alle altre
immagini
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-
alt text: è un testo che compare sotto forma di etichetta quando l’utente passa con il mouse sopra
all’immagine sul sito internet. Il testo in questione può essere oggetto di indicizzazione da parte dei
motori di ricerca e quindi può fornire un contributo al posizionamento delle pagine della struttura
ricettiva. Si consiglia a tal fine come standard di inserire il nome della struttura, accompagnato dal
nome della località ed eventualmente da una brevissima descrizione di quanto raffigurato in
immagine. Una volta definito l’alt text, va scelta dal menu a tendina a fianco la lingua
. La sequenza corretta è quella
corrispondente e va operato il salvataggio mediante il pulsante
indicata in figura. È possibile e anzi consigliabile inserire gli alt text per tutte le lingue disponibili, a
vantaggio dell’utenza che visita il sito in lingua straniera, nonché per una possibile indicizzazione da
parte degli spider dei motori di ricerca in lingua.
4.8
Pacchetti
La sezione pacchetti è quella che consente al gestore di inserire offerte prenotabili online, che
comprendono da un lato un servizio di ricettività di base (alloggio più vitto), dall’altro dei servizi aggiuntivi e
che hanno un prezzo complessivo unitario. Il pacchetto così composto può essere reso prenotabile sul sito
di riferimento gestendo la disponibilità delle camere associate ad esso.
La maschera di inserimento visibile in figura consente la definizione di diversi parametri del pacchetto.
Vediamo i principali :
Tipologia: consente di indicare se il pacchetto è un originale (Master) o una copia (Slave). Una volta inserito
un primo pacchetto cioè, sarà possibile crearne un altro e selezionando la voce “Slave” nel radio button il
sistema ci chiederà di quale pacchetto il presente deve essere una copia. Sarà così possibile per esempio
creare più pacchetti uguali nei contenuti e nei prezzi, ma validi per date diverse dell’anno.
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Categoria: i pacchetti potranno essere categorizzati dai gestori, selezionando una o più categorie (per la
scelta multipla tenere premuto il tasto Ctrl ed effettuare le scelte con il tasto sinistro del mouse) tra quelle
messe a disposizione dall’amministratore del sistema. Le categorie che saranno visibili nel box identificano
le “motivazioni vacanza” individuate dall’Agenzia ed il gestore potrà collegare il proprio pacchetto ad una o
più di esse se i contenuti del pacchetto sono effettivamente coerenti con esse.
Attivo: consente, tendenzialmente alla fine del data entry, di rendere il pacchetto attivo e quindi
potenzialmente pubblicabile sul sito.
Nome interno: si tratta di un nome interno, non cioè quello pubblicato sul sito.
da €: è un prezzo indicativo, tendenzialmente il più vantaggioso tra quelli associati al pacchetto, se ce n’è
più di uno. Ha valenza promozionale e può essere visualizzato in corrispondenza del pacchetto nelle pagine
di elenco come pura indicazione di massima.
Inizio/Fine offerta: è il periodo nel quale viene effettuato il soggiorno collegato al pacchetto
Inizio/Fine periodo: è il periodo di pubblicazione online. Quindi per es. un pacchetto per il capodanno che
preveda 7 pernottamenti, collocati obbligatoriamente tra il 26/12 ed il 2/1, potrà avere come inizio del
periodo online il 1/12 e come fine il 25/12.
Validità: consente di indicare se si tratta di un pacchetto legato al fine settimana, ai giorni feriali o a tutta la
settimana.
Nr. giorni offerta: sono gli effettivi pernottamenti ai quali si riferisce il prezzo del pacchetto.
Supplemento weekend: consente al gestore di indicare un sovrapprezzo per i pernottamenti che cadono tra
le giornate di venerdì e sabato, sabato e domenica. In caso di prenotazione del pacchetto quindi, al costo
normale dei pernottamenti verrà applicata la maggiorazione scelta.
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Il pacchetto può poi essere descritto in maniera efficace, servendosi dei campi sottostanti, che consentono
l’inserimento di immagini, titolo, titolo breve, abstract (descrizione breve), descrizione lunga e che
verranno visualizzati sul frontend nelle posizioni più opportune, per promuovere l’offerta. Il campo di
descrizione estesa dispone di un editor che consente le principali formattazioni di word. In base agli stili
adottati dal sito, queste potranno essere visualizzate o uniformate nel layout del sito stesso.
Il prezzo viene indicato in riferimento alla singola tipologia di stanza e all’intero soggiorno, cioè al
numero di pernottamenti indicato nel campo Nr. giorni offerta.
La disponibilità infine viene indicata dal gestore sempre in riferimento alle stanze create nel back office
della propria struttura. Sarà pertanto possibile associare al pacchetto solo alcune tipologie di stanza con la
quantità desiderata. La quantità potrà inoltre variare per ogni singolo giorni di calendario all’interno
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dell’intervallo impostato come Periodo dell’offerta.
Alla gestione della disponibilità si giunge dalla pagina di riepilogo dei pacchetti, cliccando sulla voce
Freesale hotels, come in figura sotto.
La gestione della disponibilità camere legata al pacchetto nel DMS è duplice e consente volendo di
non dover aggiornare per i pacchetti un contingente di camere separato da quello normale, come indicato
sopra.
È cioè possibile attivare un’impostazione nel punto di menu Dati Generali, che consente di rendere
automaticamente prenotabili i pacchetti inseriti (e resi attivi) se le stanze cui sono associati sono a loro
volta prenotabili (in base a quanto indicato nel punto di menu Disponibilità).
Questa impostazione permette di non dover aggiornare due insiemi di camere (le camere vendibili
autonomamente e le camere associate ai pacchetti) e fornisce quindi una maggior sicurezza rispetto
all’eventualità di un overbooking.
Per contro la gestione separata, consente di indicare per ogni giorno di calendario qual è il numero di
stanze che si vuole dedicare al pacchetto, in maniera indipendente dalla disponibilità delle camere ed
impedisce che il pacchetto diventi non-prenotabile nel caso in cui le camere vengano vendute tutte.
La diversa modalità è gestibile nel punto di menu Dati Generali > Flags > Gestione disponibilità pacchetti,
come visibile sotto.
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Offerte
La voce di menu Offerte consente un inserimento dati simile a quello visto nella sezione pacchetti, con la
sostanziale differenza che l’offerta ha una componente di prezzi e variabili inferiore, in quanto non è
pensata per il booking online. L’offerta è quindi prevalentemente un contenuto testuale di valenza
promozionale, che può essere pubblicato sul sito di riferimento in affiancamento o in sostituzione dei
pacchetti e che tende a generare semplici richieste di prenotazione all’indirizzo della struttura ricettiva, alle
quali il gestore risponderà per e-mail.
I campi da compilare sono analoghi a quelli visti nella sezione pacchetti, compreso l’editor di testo per tutte
le lingue attive sul frontend.
La schermata del DMS permette potenzialmente di differenziare le date di validità e di pubblicazione
dell’offerta a seconda che questa venga vista sul portale di riferimento, o solo nella scheda di dettaglio
della struttura ricettiva. Ciò dipenderà dalla struttura del sito.
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5 Aggiornamento Prezzi e Disponibilità in modalità TURISMO
Proseguiamo con le informazioni relative alle voci di menu per le strutture che hanno optato per
l’inserimento dei prezzi in modalità turismo. Per le strutture Business si veda oltre.
Ricordiamo che il Tipo di gestione prezzi Turismo equivale a quello dei listini dove il prezzo è espresso in
maniera prevalente a persona/giorno (in contrapposizione ai prezzi alloggio/giorno della modalità
Business).
5.1
Cat. Camere
Qui vengono definite le categorie di alloggio presenti nella struttura ricettiva. Le informazioni di base da
inserire per ogni nuova tipologia di alloggio sono le seguenti:
-
-
Tipologia: consente di legare la nuova tipologia di camera creata ad una macro-categoria. Le macrocategorie vengono definite dal gestore del DMS. Solo legando la propria camera ad una tipologia di
alloggio, verranno notificati al gestore della struttura i pacchetti offerta creati dal gestore del sito,
per un’eventuale adesione con il numero di stanze desiderato.
Codice: si tratta di un codice interno (ad es. “cd” per camera doppia) che può risultare utile al
gestore della struttura per identificare le tipologie di alloggio in fase di aggiornamento prezzi.
Tipo: sono le macrocategorie di alloggio gestibili dal DMS
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-
-
-
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Nome: ricorre tante volte quante sono le lingue attive sul sito di riferimento e consentono al
gestore di inserire il nome dell’alloggio (per es: Doppia comfort) e la relativa descrizione.
Nr. MIN e MAX Occupanti: sono valori molto importanti e servono ad indicare il numero di
persone che può entrare in ciascuna tipologia di alloggio. Il dato va inserito nei campi visibili nella
maschera sotto ed è necessario al corretto calcolo del prezzo, oltreché ai fini della prenotabilità
dell’alloggio.
Nr. MIN Occupanti è il numero minimo di persone alle quali è consentito prenotare un dato
alloggio (per es. 2 persone minimo in caso di camera tripla); il Nr. MAX Occupanti è il numero di
persone massimo consentito per ciascuna tipologia di alloggio (per es. 2 persone massimo in caso di
camera doppia che non consenta il letto aggiunto).
NB: nel DMS il gestore può inserire tutte le tipologie di alloggio presenti presso la struttura.
Tuttavia, si consiglia almeno in una prima fase l’inserimento delle tipologie principali, quelle cioè che
rappresentano la maggior parte della capienza della struttura ricettiva (per es. doppie e multiple nel caso di
hotel), tralasciando le tipologie minoritarie o con caratteristiche che rappresentano un’eccezione alla
regola. Così facendo ci si potrà concentrare sulle tipologie più importanti, che più spesso vengono
prenotate dagli ospiti online ed in corso d’opera non ci si obbligherà a tenere aggiornate le disponibilità di
un numero troppo alto di tipologie di camere.
5.2
Stagioni Hotel
Nella sezione in oggetto il gestore ha la possibilità di impostare i propri periodi di prezzo, ossia i periodi di
alta stagione, bassa stagione ecc., compresi periodi con tariffe specifiche per eventi sporadici (fiere,
congressi ecc.) che verranno applicati a specifiche tipologie di alloggio.
In base all’attuale configurazione, ogni struttura ricettiva ha la possibilità di personalizzare le proprie
stagioni; il DMS può tuttavia funzionare anche con stagioni pre-impostate a livello centrale e quindi uguali
per tutti gli esercizi (stagioni uguali a livello di Area o di Località). In questo modo le stagioni vengono
inserite dall’amministratore del sistema una volta sola e possono essere utilizzate da tutti gli esercizi per
l'inserimento dei prezzi.
La creazione della nuova stagione comporta l’indicazione dei seguenti dati:
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NB: Le stagioni che vengono inserite devono essere consecutive e non sovrapporsi. Diversamente il sistema
segnalerà comunque con un alert la presenza di stagioni con date di calendario in comune.
5.3
Prodotti
I prodotti possono essere interpretati come una specializzazione delle categorie di camere. Il gestore ha la
facoltà di poter declinare per esempio le proprie camere doppie in varie tipologie (es: camera doppia vista
mare, camera doppia vista monte ecc.) che sono rappresentate dai prodotti ai quali poi verranno abbinati i
prezzi.
Accederemo a questa voce di menu in due momenti diversi dell’aggiornamento dati. In un primo tempo
creeremo tutti i prodotti con i dati generali e le descrizioni, poi passeremo all'inserimento dei prezzi e, in un
secondo momento, torneremo in Prodotti per impostare supplementi, riduzioni, prodotti aggiuntivi e
caparre, abbinandole ai prodotti/alloggi creati in precedenza.
NB: in fase di inserimento dei prodotti bisogna fare particolare attenzione a:
-
Categoria camera: ovvero a quale categoria appartiene il prodotto
Tipologia di gestione del prezzo (Persona/Notte, Persona/Settimana, Camera/notte,
Camera/Settimana) in base al tipo di listino in vigore presso la struttura
PAX: il numero di persone per le quali viene calcolato il prezzo standard della camera (ovvero il
numero di persone per il quale non verranno impostati supplementi o riduzioni per questo tipo di
camera).
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5.3.1 Prodotti – Supplementi e Riduzioni
Alla sezione Supplementi & Riduzioni si accede dalla voce di menu Prodotti. Qui è possibile definire gli
sconti e le maggiorazioni presenti nel listino prezzi, per poi associarle alle tipologie di stanza alle quali si
applicano.
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Hotnet – DMS Liguria
Nome interno: (ad uso interno) serve ad identificare il tipo di sconto/supplemento che si sta definendo, in
modo da poterlo riconoscere ed associare quando ci si trova nella scheda di dettaglio del prodotto (quindi
per es. “Sconto terzo aggiunto”, “Sconto quarto aggiunto”, “Supplemento uso singola”, ecc.).
Inizio periodo / Fine periodo: per ogni supplemento/riduzione è possibile impostare un periodo di inizio e di
fine di applicazione della condizione. Ciò consente di differenziare le condizioni applicabili nei periodi di
bassa, alta stagione ecc.
Tipo input: va definito se si tratta di una variazione espressa in € o in % (la percentuale è espressa in base al
prezzo persona/giorno definito in caso di occupazione standard).
Tipo: va indicata l’unità di misura dello sconto/riduzione (Pers/Notte - Pers/Sett – Room/notte - Room/Sett
– forfettario) per comunicare all'applicazione quale tipo di calcolo effettuare.
PAX: (importante!) occorre indicare a quale occupante della stanza si riferisce lo sconto/riduzione che si sta
inserendo (per es. per uno sconto terzo letto, il valore PAX dovrà essere 3, per un supplemento doppia uso
singola il valore PAX sarà 1).
Sotto quanti giorni scatta il supplemento: consente di definire supplementi che si applicano solo in caso di
soggiorni brevi (per es. supplementi di x% in caso di pernottamenti più brevi di 3 gg.)
Sopra quanti giorni scatta la riduzione: consente di definire sconti che si applicano solo in caso di soggiorni
lunghi (per es. sconti di x% in caso di pernottamenti più lunghi di 10 gg.). In questi due ultimi campi il
sistema imposta per default i valori 99 e 0, che possono essere ignorati qualora si stiano inserendo
sconti/supplementi riferiti all’occupazione e non alla durata del soggiorno.
Anni: la griglia sottostante consente di indicare il valore della variazione di prezzo (in Euro o in percentuale,
in base a quanto deciso sopra) per ogni fascia d’età dell'occupante della camera, fino ai 18 anni ed infine
per gli adulti.
NB: se vogliamo impostare un supplemento i valori saranno positivi, se invece stiamo creando una
riduzione i valori dovranno essere negativi (es: -50).
Per facilitare le operazioni di input, il sistema completa autonomamente le caselle lasciate vuote con
il valore che trova nella prima cella completa successiva. Non sarà quindi necessario inserire uno sconto per
ciascuna età dell’occupante, bensì solo per l’età fino alla quale un certo sconto è applicato. Le età
precedenti verranno completate automaticamente.
La maschera completata nell’esempio riportato sotto a sinistra, all’atto del salvataggio si completa come
riportato a destra.
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Titolo e descrizione: i campi di testo consentono di corredare la condizione di sconto/supplemento con
spiegazioni ed indicazioni che potranno all’occorrenza essere portate a conoscenza del turista tramite un
campo apposito del sito internet.
Una volta definiti sconti e supplementi, la pagina di riepilogo li presenta su più righe come esemplificato
sotto. La schermata propone due ulteriori funzionalità:
- una funzione di copia rapida dello sconto tramite click sulla dicitura “ok” posta a destra. Consente di
copiare lo sconto/supplemento creato e modificarne solo pochi valori, come ad es. l’occupante (PAX) al
quale si riferisce lo sconto.
una funzione di simulazione del calcolo prezzi, accessibile tramite click sulla dicitura
“TEST supplementi & riduzioni”. Sarà possibile tramite la mascherina che il software mette a disposizione,
appurare se il data entry eseguito è completo, alla luce della verifica della correttezza del prezzo totale
periodo
un dato periodo.
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NB: una volta impostati tutti gli sconti/supplementi esistenti come da listino, per renderli operativi occorre
tornare nella sezione prodotti e selezionare di volta in volta le camere create, selezionando per ciascuna gli
sconti/supplementi applicabili.
5.3.2 Prodotti – Caparre confermative
Sempre dal punto di menu prodotti è possibile inserire una o più caparre confermative, che come nel caso
degli sconti/supplementi, possono essere differenziate a seconda del periodo, inserendo una data di inizio
e di fine.
Si possono inserire molti record relativi alle caparre in quanto ogni record é delimitabile nel tempo da una
data di validità iniziale e una finale. È quindi possibile avere condizioni diverse da applicare alle diverse
stagioni della struttura, differenziando tra bassa stagione, alta stagione ecc.
Importo % sul totale: indica la % di caparra richiesta in ragione dell’anticipo con sui si prenota la vacanza. È
quindi possibile inserire una % diversa a seconda che la prenotazione venga effettuata con più o meno di x
gg. dall’arrivo in hotel (quindi per esempio prenotazioni sotto data potranno richiedere caparre più alte).
Importo minimo accettabile: in considerazione del fatto che la % per una prenotazione di 1 solo giorno
potrebbe rivelarsi inadeguata, è comunque possibile inserire un importo minimo valido come caparra sotto
il quale non è possibile andare.
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Tipo: permette di definire se la caparra è riferita alla persona o all’unità abitativa.
Come per gli sconti/supplementi, l’associazione delle caparre confermative all’alloggio viene effettuato
nella scheda di dettaglio del singolo prodotto.
5.3.3 Prodotti - Altri Prodotti
Dalla voce di menu Prodotti è infine possibile definire condizioni particolari per prodotti/servizi aggiuntivi e
complementari all’alloggio prenotato.
Nome interno: identifica il prodotto/servizio
Inizio/ Fine periodo: consente come sopra di variare il costo del prodotto in funzione del periodo
stagionale.
Prezzo: espresso in Euro
Tipo: stabilisce l’unità di misura del calcolo
Titolo e descrizione: forniscono maggiori informazioni in merito all’utente sul sito.
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Come sopra, l’associazione di particolari prodotti a specifiche stanze/prodotti, va fatta mediante selezione
dei prodotti stessi nella scheda di dettaglio del prodotto (checkbox in fondo alla scheda).
NB: le possibilità offerte dal DMS di creare prodotti aggiuntivi che possono essere collegati ai
prodotti/alloggi a piacere dal gestore, devono poter essere rappresentati adeguatamente sul sito di
riferimento per consentire un booking online congiunto di alloggi e servizi. Va quindi valutata la struttura
del sito per capire se il data entry di queste specifiche sezioni venga o meno recepita sul frontend.
5.4
Prezzi
È la sezione nella quale è possibile aggiornare i prezzi delle tipologie di alloggio create, in base alle stagioni
definite precedentemente ed al trattamento.
La maschera di creazione della nuova stagione (click su
) consente di applicare un prezzo di vendita
a ciascuna tipologia di stanza – prodotto creato. La maschera di data entry appare come in figura e propone
tante righe quanti sono i prodotti definiti e tante colonne predefinite (prz. min., max e prezzo di vendita)
quanti sono i trattamenti attivi presso la struttura ricettiva.
Le colorazioni, di cui è presente una legenda, servono ad identificare in maniera semplice e veloce la
tipologia di prezzo e di stagione che si sta andando ad aggiornare. I colori nella metà superiore della
maschera si riferiscono all’unità di misura presa a base per il prezzo in fase di configurazione del prodotto
(prezzo persona/giorno, prezzo persona/settimana ecc.).
I colori nella metà inferiore della maschera si riferiscono al tipo di stagioni che vengono considerate nella
definizione del listino (se cioè quelle proprie dell’hotel – configurazione attuale – o quelle decise
dall’amministratore del DMS).
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NB: nell’attuale configurazione il campo da compilare è quello corrispondente al “prezzo di vendita”, in
base al quale vengono calcolati i prezzi d’acquisto sul sito. Il DMS può peraltro accogliere anche forbici di
prezzo indicative delle tariffe minime e massime in vigore, per la visualizzazione sul frontend di
informazioni di massima, utili per l’utente sebbene inadatte ai fini del booking online.
Una volta definito il prezzo, nella metà inferiore della maschera è possibile selezionare le stagioni alle quali
la tariffa si applica, in modo da velocizzare il data entry di tariffe che ricorrono più volte nel corso dell’anno.
Nella maschera di riepilogo (alla quale si accede semplicemente cliccando sul punto di menu Prezzi) le
stagioni vengono ordinate in ordine cronologico nella colonna di sinistra, a fianco vengono indicati i
prodotti ed in terza colonna i trattamenti. Nella colonna di destra sono visibili i prezzi di vendita salvati.
Cancella tutti i prezzi: cancella tutti i prezzi di tutte le stagioni inserite.
Cancella prezzi vecchi: cancella i soli prezzi associati alle stagioni antecedenti la data odierna.
Filtro Stagione: consente di filtrare la maschera e visualizzare i prezzi di tutte le tipologie di stanza per una
sola camera/appartamento
Filtro Prodotti: consente di filtrare la maschera e visualizzare i prezzi di tutte le stagioni di una sola tipologia
di camera/appartamento.
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Hotnet – DMS Liguria
: consente la cancellazione di una singola riga/tariffa
5.5
Disponibilità
La voce di menu Disponibilità permette di aggiornare la disponibilità degli alloggi indicando, per ciascuna
tipologia, l’esatto contingente disponibile per ciascun giorno di calendario. Un menu a tendina consente di
visualizzare il mese prescelto e di procedere al data entry giorno per giorno, oppure utilizzando le funzioni
di aggiornamento rapido che consentono di impostare o cancellare un determinato numero di alloggi per
tutto il mese.
5.5.1 Disponibilità – Normal
La pagina propone dei link che consentono di visualizzare il riepilogo dell’anno in corso e del successivo, con
una panoramica del totale di alloggi resi prenotabili.
Nell’attuale configurazione del sistema, il gestore aggiorna la disponibilità delle camere prenotabili. È
peraltro possibile gestire all’interno del DMS altre categorie di alloggio (camere libere e camere a
contingente) che vengono identificate da diversi colori.
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Sempre nella sezione Disponibilità – Normal è presente un riepilogo delle operazioni di modifica delle
disponibilità effettuate nel back office. Al riepilogo si accede tramite l’icona “Log operations” evidenziata in
figura:
Da qui si accede allo storico delle modifiche che riporta, per ciascun giorno, l’utente che ha effettuato le
modifiche, la tipologia di stanza modificata, il periodo oggetto di modifica, la quantità di alloggi prima e
dopo la modifica.
5.5.2 Disponibilità – Quick
La voce di menu in questione ha la stessa logica del punto di menu Disponibilità Normal, solo che consente
un aggiornamento rapido del contingente di camere prenotabile, per periodi più lunghi dell’anno. Consente
cioè di impostare una data di inizio ed una data di fine e di indicare il numero di alloggi liberi per la tipologia
che si è selezionata nel menu a tendina. Il tasto ok posto a destra nella maschera effettua il salvataggio
dell’inserimento.
Anche qui è presente una colorazione diversa a seconda della tipologia di camere che si stano aggiornando.
Nella configurazione del DMS fatta per la Regione Liguria, le camere aggiornabili appartengono al gruppo
“Camere prenotabili”.
5.5.3 Conversione da listino Turismo a Business
Esiste nel DMS una funzionalità di conversione di un listino prezzi da Turismo a Business. È
cioè possibile, anche dopo aver inserito i prezzi in modalità turismo, convertire il data entry alla modalità
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Business; il processo non è però reversibile, in quanto non esiste analoga funzione di conversione da
Business a Turismo.
Alla funzionalità si accede dall’icona evidenziata in figura, posta all’interno della sezione Disponibilità –
Normal. La pagina alla quale si accede propone una sequenza di step guidati che consentono il passaggio
dall’una all’altra configurazione. Tutte le funzioni di modifica, cancellazione, stampa, inserimento, ecc.
necessarie alla conversione, sono accessibili direttamente dal wizard, nella stessa pagina.
5.6
Condizioni Generali
Il punto di menu in oggetto consente l’inserimento delle condizioni applicate presso la struttura ricettiva
alle prenotazioni che avvengono online. Queste vengono differenziate a seconda che si tratti di condizioni
che si applicano specificamente alla prenotazione in base al periodo in cui cade (condizioni generali),
oppure che si tratti di condizioni generiche riguardanti le condizioni di servizio (condizioni hotel).
È quindi possibile definire condizioni diverse selezionando la tipologia di condizione voluta dal pulsante
visibile in figura.
5.6.1
Condizioni Hotel
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Tramite il pulsante Nuovo
è possibile configurare le condizioni.
La schermata riferita alle condizioni dell’hotel è pensata per accogliere condizioni quali gli orari di check-in
e check-out, costi per servizi supplementari quali possono essere garage, accesso ad aree wellness, ecc. il
tutto nelle lingue del sito, in modo da fornire un’informazione completa a tutti gli utenti del sito.
Possono essere create più condizioni, riferite a specifiche situazioni, o più semplicemente un’unica
condizione denominata “Condizioni generali” nella quale si riassumono tutte le condizioni applicate dalla
struttura ricettiva.
5.6.2 Condizioni Generali
Le condizioni generali consentono di definire, per ciascun periodo dell’anno (tendenzialmente gli stessi
periodi definiti nella sezione Stagioni) specifiche condizioni di vendita dei prodotti che devono venire
rispettate, pena l’impossibilità di portare a termine la prenotazione online.
È quindi possibile per ogni periodo definire alcuni importanti parametri cui la prenotazione andrà soggetta:
-
la commissione massima applicabile
il soggiorno minimo previsto per quel dato periodo (per es. 7gg. nel periodo di alta stagione)
il tipo di calcolo che l’applicazione dovrà fare nel caso in cui la vacanza del cliente sia a cavallo di
due o più periodi di prezzo. In tal caso si potrà decidere di applicare a tutti i giorni della vacanza la
tariffa in vigore nel giorno di arrivo, quella in vigore nel giorno di checkout, oppure di calcolare
giorno per giorno la tariffa esatta in base al periodo di appartenenza (quindi per es. 2 gg. al prezzo
della bassa stagione e 5 gg. al prezzo dell’alta stagione).
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giorni di arrivo e di partenza consentiti. Questo dato ha particolare importanza per le strutture che
vogliono vincolare i giorni di arrivo e partenza in modo da pianificare il cambio della clientela con
cadenza settimanale.
seguono dei campi testuali, per ciascuna delle lingue attivate sul sito di riferimento.
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6 Aggiornamento Prezzi e Disponibilità in modalità BUSINESS
6.1
Cat. Camere
Qui vengono definite le categorie di alloggio presenti nella struttura ricettiva. La pagina di data entry ha una
parte di configurazione fondamentale sempre uguale, ed una parte di parametri variabili a seconda delle
impostazioni scelte e a monte. La pag. Cat. Camere consente cioè (vedi punti 6.1.1 e 6.1.2) pur nell’ambito
delle modalità turismo di avvicinarsi più o meno alla modalità Turismo (=prezzo a persona/giorno) a
seconda di quanto si è scelto nella voce di menu Dati Generali > Flags > Tipologia prezzo.
Si forniscono di seguito indicazioni puntuali sui campi che avrà la pagina Cat. camere nelle sue due versioni,
partendo dalla parte sempre uguale (6.1.1) ed affrontando poi la parte variabile (6.1.2). Quest’ultima avrà a
seconda dei casi Last minute, Short stay, Long stay e Supplemento letto aggiunto, oppure Last minute,
Short stay, Long Stay e Sconti per varie fasce d’età bambino.
6.1.1 Cat. Camere – configurazione di base
Le informazioni di base da inserire per ogni nuova tipologia di alloggio sono le seguenti:
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Rack rate > Tariffa di base” è la tariffa in vigore presso la struttura (tendenzialmente la tariffa da
listino, senza gli sconti e le riduzioni applicabili in fase di dettaglio del prezzo) che verrà applicata
qualora non vengano definiti prezzi più di dettaglio (differenziando anche su base giornaliera) nelle
sezioni indicate di seguito. Il Rack rate è indicato per ciascuno dei trattamenti /B&B, half board
ecc.) che sono stati attivati nella sezione Servizi & Cat.
Rack rate > “Prz. Min / Max” sono i prezzi denunciati annualmente dalle singole strutture ricettive
alle Province e che verranno pubblicati sul sito per le strutture che non aderiscono al DMS e non
hanno pertanto la possibilità di inserire il proprio listino prezzi più nel dettaglio.
Tipologia: consente di legare la nuova tipologia di camera creata ad una macro-categoria. Le macrocategorie vengono definite dal gestore del DMS. Solo legando la propria camera ad una tipologia di
alloggio, verranno notificati al gestore della struttura i pacchetti offerta creati dal gestore del sito,
per un’eventuale adesione con il numero di stanze desiderato.
Codice: si tratta di un codice interno (ad es. “cd” per camera doppia) che può risultare utile al
gestore della struttura per identificare le tipologie di alloggio in fase di aggiornamento prezzi.
Tipo: sono le macrocategorie di alloggio gestibili dal DMS
Nome: ricorre tante volte quante sono le lingue attive sul sito di riferimento e consentono al
gestore di inserire il nome dell’alloggio (per es: Doppia comfort) e la relativa descrizione.
Nr. MIN e MAX Occupanti: sono campi di particolare importanza perché servono ad
indicare il numero di persone che può entrare in ciascuna tipologia di alloggio e che quindi la può
prenotare online. Il dato va inserito nei campi visibili nella maschera sotto ed è necessario anche al
corretto calcolo del prezzo.
Nr. MIN Occupanti è il numero minimo di persone alle quali è consentito prenotare un dato
alloggio (per es. 2 persone minimo in caso di camera tripla); il Nr. MAX Occupanti è il numero di
persone massimo consentito per ciascuna tipologia di alloggio (per es. 2 persone massimo in caso di
camera doppia che non consenta il letto aggiunto).
6.1.2 Cat. Camere – Prezzo per camera
Quando in modalità business, nella scheda Dati Generali > Flags > Tipologia prezzo si sceglie il
valore Prezzo per camera, la sezione Cat. camere consente nella metà inferiore il data entry dei seguenti
valori:
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-
Last minute: consente di indicare una % di sconto per le prenotazioni effettuate con un anticipo di X
gg. rispetto alla data di check-in. Lo sconto viene calcolato come riduzione in % sul prezzo standard
(rack rate) dell’alloggio diviso per il numero di persone che rappresentano l’occupazione standard
dell’alloggio stesso.
Short stay: consente di imporre un supplemento in % per i soggiorni più brevi di X gg.
Long stay: consente di concedere riduzioni in % per soggiorni più lunghii di X gg.
Supplemento letto aggiunto: consente di definire l’occupazione standard per l’alloggio in questione
e di definire un supplemento in % per le persone eccedenti l’occupazione standard (sempre entro
l’occupazione massima definita sopra).
6.1.3 Cat. Camere – Prezzo per persona
Quando in modalità business, nella scheda Dati Generali > Flags > Tipologia prezzo si sceglie il valore Prezzo
per persona, la sezione Cat. camere consente nella metà inferiore il data entry dei valori visti sopra, con la
differenza degli sconti per bambini, visibili in figura.
In tal caso per ognuna delle 8 fasce d’età previste (per es. da 0 a 3 anni; da 3 a 7 anni ecc.) è possibile
definire una specifica % di sconto legata alla tipologia di camera che si sta definendo.
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NB: nel DMS il gestore può inserire tutte le tipologie di alloggio presenti presso la struttura. Tuttavia, si
consiglia almeno in una prima fase l’inserimento delle tipologie principali, quelle cioè che rappresentano la
maggior parte della capienza della struttura ricettiva (per es. doppie e multiple nel caso di hotel),
tralasciando le tipologie minoritarie o con caratteristiche che rappresentano un’eccezione alla regola. Così
facendo ci si potrà concentrare sulle tipologie più importanti, che più spesso vengono prenotate dagli ospiti
online ed in corso d’opera non ci si obbligherà a tenere aggiornate le disponibilità di un numero troppo alto
di tipologie di camere.
6.2
Minimum stay
“Minimum stay” è il numero minimo di pernottamenti accettato in un dato periodo, vale a dire il numero
minimo di pernottamenti per i quali è possibile effettuare la prenotazione di una data camera, in un dato
periodo dell’anno. Nella sezione in oggetto il gestore deve impostare almeno una categoria di minimum
stay, per poterla successivamente associare ai propri alloggi in fase di aggiornamento delle disponibilità.
NB: per rendere prenotabile una struttura è necessario dare almeno un valore al minimum stay.
Ogni valore di minimum stay è associato ad un’area di testo per l’inserimento delle politiche di
cancellazione in vigore. Ciò significa che sarà possibile specificare condizioni di cancellazione diverse in
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Hotnet – DMS Liguria
funzione del soggiorno minimo richiesto in un dato periodo. Quindi per esempio il minimum stay di 1
giorno, verrà associato a politiche di cancellazione meno severe di quelle che verranno associate ai periodi
con minimum stay = 7.
6.3
Prezzi
Anche per la modalità Business esistono due modalità di aggiornamento dei prezzi degli alloggi, una
normale ed una maschera di quick insert per l’aggiornamento rapido.
6.3.1 Prezzi – Detail
La maschera di dettaglio propone una griglia nella quale le colonne sono rappresentate dalle tipologie di
stanza inserite e le righe dai singoli giorni di calendario. Per ogni tipo di alloggio vengono poi riprodotte
tante colonne quanti sono i trattamenti attivati nella sezione Servizi & Cat.
Dei link posti nella parte superiore della pagina consentono di muoversi sulle videate del mese precedente
e successivo.
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La schermata consente al gestore di variare su base quotidiana il prezzo inserito
precedentemente nei campi rack rate, andando ad imporre piccole variazione in dipendenza di eventi,
festività, ecc.
La tariffa base (rack rate) viene comunque indicata tra parentesi in grigio come parametro di riferimento ed
in tutti i casi in cui non venga imposto un prezzo differente, il sistema applicherà appunto il rack rate come
tariffa di default.
La colonna denominata “M. Stay” visibile a destra, indica per ciascuno dei giorni di calendario il numero di
pernottamenti minimo (minimum stay) richiesto. Sarà quindi possibile prevedere, in determinati periodi
dell’anno o in occasione dei fine settimana, la regola per cui la prenotazione online è consentita solo se
rispetta tale soggiorno minimo. La
di calendario.
a fianco consente di azzerare il valore impostato, per il singolo giorno
Nella barra di servizio posta in alto sopra la maschera, sono presenti delle icone tramite le quali si accede
ad ulteriori funzionalità. Con il click sull’icona visibile sotto in figura “Quick insert”, si passa alla maschera di
aggiornamento rapido, che verrà spiegata in dettaglio subito dopo.
Con la seconda icona, “Log variazioni prezzi”, è possibile consultare lo storico delle ultime variazioni
apportate ai prezzi degli alloggi. Per ogni giorno di calendario per il quale sono state apportate variazioni,
verrà visualizzato il dettaglio del cambio. Questo riporta:
- il numero di record modificati
- il nome della struttura
- le date nelle quali sono stati variati i prezzi
- la tipologia di alloggio modificata
- i trattamenti sui quali è stato variato il prezzo
- il prezzo di dettaglio precedente e successivo alla modifica. (Non viene indicato il rack rate – tariffa
standard, che è unico e sempre visibile in grigio nella maschera)
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6.3.2 Prezzi – Quick
La maschera di inserimento rapido è studiata per apportare variazioni di prezzo alla tariffa
standard (rack rate) per periodi di tempo più lunghi, senza cioè dover modificare il dettaglio del singolo
giorno di calendario. La maschera consente di selezionare la tipologia di alloggio preferita, di variare il
prezzo in funzione del trattamento e di impostare contestualmente il minimum stay.
6.4
Condiz. Hotel
Alla voce di menu Condiz. Hotel è possibile stabilire le condizioni di vendita degli alloggi da parte delle
strutture ricettive inserite nel DMS. Le informazioni salvate potranno a seconda della struttura del sito,
essere visualizzate nelle pagine di dettaglio della struttura, nel corso del processo di checkout durante la
prenotazione online, o ancora essere incluse nelle offerte di camere/appartamenti veicolate dagli uffici
turistici. Lo scopo è quello di informare l’utente finale delle condizioni cui è soggetta la prenotazione.
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Possono essere create più condizioni, una per ciascun tipo di variazione di prezzo o condizione di servizio,
oppure un’unica condizione nella quale si riassumono a beneficio dell’ospite le condizioni di servizio
applicate dalla struttura. Il tutto andrà inserito nelle lingue nelle quali è pubblicato il sito di riferimento,
servendosi dei campi di testo visibili nella scheda di dettaglio.
6.5
Disponibilità
La voce di menu Disponibilità permette di aggiornare la disponibilità degli alloggi indicando, per ciascuna
tipologia, l’esatto contingente disponibile per ciascun giorno di calendario. Un menu a tendina consente di
visualizzare il mese prescelto e di procedere al data entry giorno per giorno, oppure utilizzando le funzioni
di aggiornamento rapido che consentono di impostare o cancellare un determinato numero di alloggi per
tutto il mese.
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6.5.1 Disponibilità – Normal
La pagina propone dei link che consentono di visualizzare il riepilogo dell’anno in corso e del successivo, con
una panoramica del totale di alloggi resi prenotabili.
Nell’attuale configurazione del sistema, il gestore aggiorna la disponibilità delle camere prenotabili (fascia
giallo ocra). È peraltro possibile gestire all’interno del DMS altre categorie di alloggio (camere libere e
camere a contingente) che vengono identificate da diversi colori.
Un’ulteriore funzionalità gestibile dalla schermata in oggetto è quella di cancellazione/chiusura
rapida delle disponibilità per un dato periodo. Anziché cancellare le camere per ogni singolo giorno di
calendario, è possibile servirsi della maschera visibile in figura, indicando data di inizio e fine, nr. degli
alloggi da sottrarre dall’attuale disponibilità e confermare con il pulsante “ok” a lato. Il campo Note
sottostante consente di archiviare dei memo, che vengono inseriti nel log dell’operazione e quindi
resteranno consultabili anche successivamente.
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Sempre nella sezione Disponibilità – Normal è presente un riepilogo delle operazioni di modifica delle
disponibilità effettuate nel back office. Al riepilogo si accede tramite l’icona “Log operations” evidenziata in
figura:
Da qui si accede allo storico delle modifiche che riporta, per ciascun giorno, l’utente che ha effettuato le
modifiche, la tipologia di stanza modificata, il periodo oggetto di modifica, la quantità di alloggi prima e
dopo la modifica.
6.5.2 Disponibilità – Quick
La voce di menu in questione ha la stessa logica del punto di menu Disponibilità Normal, solo
che consente un aggiornamento rapido del contingente di camere prenotabile, per periodi più lunghi
dell’anno. Consente cioè di impostare una data di inizio ed una data di fine e di indicare il numero di alloggi
liberi per la tipologia che si è selezionata nel menu a tendina.
Il tasto ok posto a destra nella maschera effettua il salvataggio dell’inserimento.
Anche qui è presente una colorazione diversa a seconda della tipologia di camere che si stano aggiornando.
Nella configurazione del DMS fatta per la Regione Liguria, le camere aggiornabili appartengono al gruppo
“Camere prenotabili”.
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