Giornate ERASMUS 2004
Agenzia Nazionale Socrates Italia
Roma, 15 luglio 2004
Rapporto Annuale
ERASMUS
A.A. 2002/2003
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Roma, 15 luglio 2004
Istituti partecipanti
100
2000/01
105
2001/02
116
2002/03
121
2003/04
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Roma, 15 luglio 2004
127
2004/05
anno accademico
Agenzia Nazionale Socrates Italia
Roma, 15 luglio 2004
9.271
1997/98
2003/04
2002/03
2001/02
2000/01
1999/00
17.068
15.225
13.940
13.236
12.421
10.875
8.907
1996/97
1998/99
8.969
7.217
1994/95
1995/96
6.808
5.308
4.202
3.355
2.295
1.365
220
1993/94
1992/93
1991/92
1990/91
1989/90
1988/89
1987/88
n° studenti
Mobilità studenti (SM)
73
23
4
33
3
28
6
24
0
67
1
44
7
74
0
84
8
1.
09
6
96
1
1.
37
7
1.
23
4
1.
75
0
1.
93
6
2.
99
9
Mobilità studenti
Aree Disciplinari
09
14
04
06
10
08
12
02
03
15
13
11
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01
05
07
16
Mobilità studenti
Livello di studio
A
5,6%
D
0,7%
I
93,6%
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Mobilità studenti
INCOMING
10.982
9.862
8.739
2000/01
2001/02
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2002/03
Mobilità docenti (TS)
1.184
n° docenti
922
648
735
825
897
anno accademico
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2003/04
2002/03
2001/02
2000/01
1999/00
1998/99
1997/98
541
4
11
15
21
24
46
46
48
56
59
58
66
76
90
10
3
17
4
Mobilità docenti
Aree Disciplinari
09
03
06
14
12
02
13
08
04
10
11
07
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01
05
16
15
Mobilità docenti
Livello di docenza
Junior
24%
Associato
38%
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Senior
38%
Mobilità docenti
INCOMING
1.650
1.492
1.306
2000/01
2001/02
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2002/03
Controllo Finanziario
Istituti prescelti
1. Politecnico di Bari (SM+TS)
2. Università degli Studi di Brescia (SM+TS)
3. Università della Calabria (SM+TS)
4. Scuola Superiore per Mediatori Linguistici di
Milano (SM+TS)
5. Accademia di Belle Arti di Torino (SM+TS)
6. Università degli Studi di Urbino (TS)
7. Università degli Studi della Tuscia (SM+TS)
8. Università per Stranieri di Siena (ILPC)
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Controllo Finanziario
SM – documenti controllati
Accordi Istituto/Studente (ed eventuale documentazione inerente le
richieste e le autorizzazioni di prolungamento)
Prova del versamento della borsa (mandato di pagamento, con
eventuali distinte di pagamento, comprovante il nominativo e l’importo
della borsa del singolo studente)
Quietanza della banca comprovante la data di effettivo pagamento
della borsa
Eventuale documentazione inerente i rimborsi da parte degli studenti
Attestato rilasciato dall’Istituto ospitante, debitamente firmato, che
confermi la data di inizio e di termine del periodo di studi, nonché una
nota sull’effettivo svolgimento del programma convenuto e una nota sui
risultati conseguiti (transcript of records)
Rapporto Narrativo dello studente
Learning agreement stipulato prima della partenza (OBBLIGATORIO)
Accordo bilaterale stipulato con l’Istituto ospitante
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Controllo Finanziario
TS – documenti controllati
Accordo Istituto/Docente
Prova del versamento della borsa (mandato di pagamento, con
eventuali distinte di pagamento, comprovante il nominativo e l’importo
della borsa del singolo docente)
Quietanza della banca comprovante la data di effettivo pagamento del
contributo
Rapporto Narrativo del docente
Certificato rilasciato dall’Istituto ospitante, attestante il periodo di
docenza all’estero
Documentazione giustificativa delle spese:
REGIME FORFETARIO
Biglietto del viaggio A/R (con relative carte di imbarco)
Documentazione inerente il calcolo del contributo forfetario per il soggiorno
REGIME PIE’ DI LISTA
Biglietto del viaggio A/R (con relative carte di imbarco)
Fatture/Ricevute/Scontrini validi ai fini fiscali delle spese di vitto,
alloggio, trasporti urbani
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Controllo Finanziario
Tutta la documentazione inerente i Controlli
Finanziari deve essere inviata in copia
conforme all’originale
(all’Ufficio Finanziario di Firenze)
→
→
Autentica apposta su ogni pagina
Autentica apposta sulla prima pagina con indicazione del N° di
pagine di cui è composto il documento
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Controllo Finanziario
SM - PROBLEMI RISCONTRATI
Calcolo errato delle mensilità: arrotondamento per difetto se la
frazione del periodo ERASMUS è inferiore o uguale a 14 gg;
arrotondamento per eccesso se la frazione del periodo è uguale
o maggiore a 15 gg. (ES. 3 mesi e 11 gg. = 3 mesi; 3 mesi e 18 gg.
= 4 mesi)
Mancanza dell’Attestato di partecipazione e/o del Transcript of
records rilasciati dal Partner o loro incompletezza
Mancanza della documentazione inerente la richiesta di
prolungamenti e la loro autorizzazione
Mancanza dei Rapporti Narrativi degli Studenti
Incompletezza della documentazione controllata: mancanza di
data e firma nei Rapporti Narrativi degli studenti, nei Learning
Agreement e negli Accordi Bilaterali
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Controllo Finanziario
SM - PROBLEMI RISCONTRATI
Ritardo nell’erogazione dei finanziamenti ai beneficiari spesso a causa
della mancanza di cooperazione tra l’Ufficio ERASMUS e l’Ufficio
Ragioneria dell’Istituto
Applicazione di commissioni bancarie sui contributi ERASMUS
(Studenti e Docenti)
Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i
fondi Erasmus → da rendicontare come Mensilità senza contributo
Ritardo nella stipula degli Accordi con gli studenti, successivamente
all’invio dell’Accordo da parte dell’AN
Mancanza di distinzione negli Accordi con gli studenti tra Mensilità
pagate con fondi ERASMUS e Mensilità pagate con fondi di Ateneo
Mancanza di alcune clausole minime obbligatorie negli accordi stipulati
con gli Studenti
Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di
pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di
pagamento (Es. acconto prima della partenza e saldo al rientro)
Autocertificazione → la documentazione giustificativa delle spese o gli
Attestati di partecipazione non possono essere sostituiti da
Autocertificazioni (Mobilità Studenti e Docenti)
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Controllo Finanziario
TS - PROBLEMI RISCONTRATI
Il contributo di 800 € non è un contributo forfetario:
→ giustificazione dei costi di viaggio A/R
→ giustificazione dei costi di soggiorno oppure applicazione delle tariffe forfetarie
Attività inferiori ad una settimana (5 gg. lavorativi):
→ obbligo di indicazione nell’Attestato di partecipazione del N° di ore di insegnamento
svolte (MIN. 8 ore)
Costo del viaggio A/R:
→ se il biglietto non riporta il costo deve essere presente una ricevuta dell’agenzia di
viaggi indicante il prezzo pagato
Utilizzo del mezzo proprio e del taxi:
→ costi non ammissibili e pertanto non rendicontabili all’AN
→ possibilità di rendicontare l’equivalente costo del treno I classe → prova della
realizzazione del viaggio (ricevuta taxi; pedaggi autostradali)
Soggiorno: mancanza di chiarezze nella scelta tra Regime piè di lista e Regime
forfetario
→ indicazione nell’Accordo stipulato con il docente o in altro documento da allegare
alla pratica
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Controllo Finanziario
TS - PROBLEMI RISCONTRATI
Durata ammissibile della Mobilità:
→ giorni indicati nell’Attestato di partecipazione
→ se l’Attestato non riporta i giorni del viaggio A/R: calcolare i giorni di
viaggio ammissibili sulla base delle date del biglietto (Es. massimo 1 o 2
gg. all’Andata e massimo 1 o 2 gg. al Ritorno)
Soggiorno - Rimborso Piè di lista:
→ rendicontare il minimo importo tra la somma dei documenti di spesa e
l’importo derivante dall’applicazione delle tariffe forfetarie
Soggiorno - Rimborso Forfetario:
→ si possono utilizzare importi diversi da quelli indicati dall’AN, purché
questi siano inferiori a quelli indicati dall’AN e siano espressamente
indicati
Spese in valuta diversa dall’EURO:
→ deve essere indicato il tasso di cambio utilizzato per la conversione in Euro
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Audit in situ
Organizzazione amministrativa dell’Istituto
nell’ambito ERASMUS
Gestione della Mobilità degli Studenti
(informazioni, bando, contratti, monitoraggio,
riconoscimento degli esami/ECTS)
Gestione della Mobilità dei Docenti (informazioni,
bando, contratti, materiale prodotto)
Gestione finanziaria dei contributi comunitari
(sono stati controllati gli stessi documenti richiesti
per il controllo finanziario)
Incontro con un campione di studenti e docenti
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Audit in situ
RACCOMANDAZIONI
Maggiore informazione didattica agli studenti
Maggiore collaborazione da parte dei docenti
Learning agreement: assicurarsi che venga
firmato prima della partenza dello studente
“Eliminazione” dei colloqui integrativi
Riconoscimento degli esami: copia della
documentazione presso l’ufficio ERASMUS
SM: rendicontazione delle aree disciplinari di
appartenenza
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Audit in situ
BEST PRACTICE
Organizzazione Istituti/Uffici ERASMUS
Informazioni (anche attività extra
ERASMUS)
Sito internet / Box internet
Collaborazione con le Associazioni
Studentesche (incoming students)
Co finanziamento
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Audit in situ
BEST PRACTICE SM
Guide informative
Bando / selezione
“Attestato” già predisposto dall’Istituto di
appartenenza
Documentazione relativa al prolungamento
Libretto per la certificazione dei titoli di studio
acquisiti all’estero / libretto di valutazione /
grade’s book (outgoing e incoming)
Preparazione linguistica
Attività di monitoraggio (dati statistici, rapporti)
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Audit in situ
BEST PRACTICE TS
Attività di monitoraggio svolta nei confronti
degli studenti durante il TS
Materiale prodotto prima e/o dopo il TS
Stipula di nuovi Accordi Bilaterali
ERASMUS e/o estensione di Accordi già
esistenti
Stipula di Accordi internazionali extra
ERASMUS
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Monitoraggio in situ
EPS (Politica di Strategia Europea)
Organizzazione amministrativa dell’Istituto
nell’ambito ERASMUS
Informazione/selezione/preparazione/accoglienza
e controllo degli studenti e/o docenti che
partecipano agli scambi ERASMUS (in uscita e in
entrata)
Attività di monitoraggio svolta dall’Istituto
Procedure relative al riconoscimento del periodo
di studio e/o di docenza ERASMUS (ECTS e
altro)
Co finanziamenti previsti dall’Istituto e/o da altri
Enti
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Mobilità degli studenti (SM)
a.a. 2003/2004
MESI FINANZIATI DA NAP: 108.200
MESI DA MONITORAGGIO: 119.867 ↑
STUDENTI DA MONITORAGGIO: 17.068 ↑
ADDENDUM: accordato il 5,5% della richiesta
iniziale con minimo 10 mensilità, nei limiti del
richiesto a Monitoraggio
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Mobilità dei docenti (TS)
a.a. 2003/2004
FLUSSI FINANZIATI DA NAP: 1.200
FLUSSI DA MONITORAGGIO: 1.184 ↑
ADDENDUM: accordato solo agli Istituti
richiedenti che hanno compilato
correttamente la modulistica
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Budget CE – a.a. 2004/2005
BUDGET SM
€ 13.461.332,00 ↑
BUDGET TS
€ 1.007.104,00 ↔
BUDGET OM
€ 2.190.002,00 ↑
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Istituti partecipanti
a.a. 2004/2005
EUC old
121
EUC nuove candidature 15
(di cui 2 univ. e 13 non univ.)
EUC nuove approvate
6
(di cui 2 univ. e 4 non univ.)
Istituti partecipanti
127
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Roma, 15 luglio 2004
Mobilità degli studenti – SM
a.a. 2004/2005
IMPORTO ISTITUTI UNIVERSITARI
120,00 €/mese
finanziamento totale di n° 107.305 mesi
IMPORTO ISTITUTI NON UNIVERSITARI
170,00 €/mese
finanziamento totale di n° 2.346 mesi
TOTALE MESI FINANZIATI 109.651
(pari al 65,57% del richiesto e con un
incremento di n° 1.451 mesi rispetto al 2003/04)
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Roma, 15 luglio 2004
Mobilità degli studenti – SM
a.a. 2004/2005
EILC
•
BORSE PREVISTE
n° 250
•
IMPORTO CE
€ 500,00
•
ADDENDUM ALL’ACCORDO FINANZIARIO
•
MODELLO CONTRATTO (sito internet AN)
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Roma, 15 luglio 2004
Mobilità dei docenti – TS
a.a. 2004/2005
IMPORTO FLUSSO € 800,00
TOTALE FLUSSI FINANZIATI 1.200
(pari al 38,12% del richiesto e con n° 0
incremento dei flussi finanziati rispetto al
2003/04)
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Roma, 15 luglio 2004
Bando disabili
a.a. 2004/2005
BANDO AN:
1 giugno 2004
(prot. n.16015/D9ER)
SCADENZA BANDO : 30 GIUGNO 2004
BUDGET CE : € 47.746,00
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Bando disabili
a.a. 2004/2005
N. CANDIDATURE SM : 47
(di cui 17 richieste per gli special needs)
N. CANDIDATURE TS : 1
N. ISTITUTI:
24
(di cui n°1 Istituto non universitario)
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Studenti disabili
ERASMUS
47
(candidature)
34
22
15
8
2000/01
2001/02
2002/03
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Roma, 15 luglio 2004
2003/04
2004/05