ARCHIMEDIA
Il Programma di
ARCHIVIAZIONE OTTICA
Che cosa è ArchiMedia
Concetti Generali
La realizzazione di un archivio informatico di documenti,
presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore
opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari
formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera
completa ed inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto,
inviato o prodotto. ArchiMedia è il software che consente di
svolgere questa attività e di classificare su supporti magneti e
ottici ( hard disk, cd, etc.. ), qualsiasi tipo di documento,
un’immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono,
un video,una email, un documento proveniente da procedure
gestionali realizzato come spool di stampa o documento pdf.
Il programma si presenta come un data base configurabile
dall’utente nel quale possono essere catalogati e
memorizzati i file che rappresentano i documenti.
Funzionalità generale del programma:
Funzioni di scansione permettono di convertire i documenti
cartacei in documenti informatici mentre altri tipi di
documenti come le lettere scritte con Word, i prospetti di
Excel, i messaggi di posta, possono essere facilmente inseriti
così come sono, con semplici operazioni di trascinamento o di
selezione. Trattamento documenti cartacei e informatici:
Gli spool di stampa generati dai sistemi gestionali possono
essere processati tramite apposite funzioni automatiche che
consentono la loro trasformazione in documenti informatici
facilmente visualizzabili. I documenti pdf possono essere
trattati come spool, vengono interpretati, separati e
memorizzati nell’archivio.
Programmi collegabili
ArchiScan
Programma per l’archiviazione massiva di documenti cartacei
e l’interpretazione automatica di testi, fincature, comandi OMR
o Bar Code.
Firma
Programma per l’applicazione della firma digitale e la
generazione di cd rom a norma AIPA.
ArchiMedia Modulo Base Presentazione
Il modulo base del programma fornisce tutti gli strumenti per
attivare un sistema per la gestione informatica dei
documenti. Consente la creazione e la manutenzione degli
archivi, l’inserimento di documenti
sotto forma di file e l’acquisizione di documenti cartacei con
Scanner e fotocamere digitali.
Creazione di Archivi
Il programma dispone delle funzioni per creare in completa
autonomia la struttura degli archivi da utilizzare,di definire i
singoli campi, gli indici di ordinamento, decidere la
dislocazione fisica dei files, attivare l’uso di tabelle, la
gestione di fascicoli, associare permessi utenti ed archivi.
Gli archivi generati con ArchiMedia sono protetti da letture o
modifiche non autorizzate ma possono essere resi compatibili
con lo standard Microsoft Access o Microsoft Sql Server 2000
o esportati in formato xml.
Inserimento documenti di qualsiasi tipo
Definiti gli archivi da utilizzare, il programma permette di
inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le
informazioni necessarie per la sua individuazione. Il
documento può essere un’immagine, un testo, un semplice
file, un file multimediale, un documento proveniente da spool
o da procedure come Word, Excel, Corel Draw, Acrobat.
Questo viene registrato nell’archivio ed il file associato viene
posizionato nelle directory protette di ArchiMedia.
Ricerche rapide e complete
Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in
pochi secondi. Sono supportate ricerche complesse che
utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerche di stringhe di
testo, su singoli campi, sull’intero archivio e su tutto il data
base. Nel caso di documenti archiviati come files non grafici,
può anche essere attivata la ricerca “a tutto testo” per
individuare parole non presenti nei dati identificativi ma
presenti nel corpo dei documenti, sono supportati tutti i file
che contengono testo non compresso come Word, Excel,
PageMaker, Html e numerosi altri. La ricerca a tutto testo,
può essere utilizzata anche sui documenti archiviati da Spool
di Stampa.
Gestione Scanner
Il programma è dotato di un menu per la gestione di Scanner
con interfaccia Twain e di funzioni per l’acquisizione di
documenti multi pagina, l’inserimento e l’esclusione di singoli
fogli, l’accodamento, l’acquisizione programmata del fronte e
retro. Le immagini dei documenti acquisite con Scanner
sonomemorizzate in massima compressione fino ad occupare
50/80 Kb a pagina. (A4 b.n.300 dpi).Ulteriori funzioni di
acquisizione veloce di documenti cartacei, supporto degli
standard ISIS e funzioni automatiche di riconoscimento OCR
OMR BAR CODE , possono essere ottenute con il programma
ArchiScan.
Standard Grafico
Il sistema di memorizzazione dei documenti grafici, utilizza
il formato standard TIF compresso secondo le specifiche
CCITT gruppo 4 che consente la gestione di documenti
multi pagina. Il programma è dotato di un proprio
visualizzatore che permette di accedere direttamente ai file
multi pagina TIF, ai documenti generati da spool di stampa,
alle immagini archiviate in numerosi altri formati grafici.
Tutti gli altri tipi di documenti archiviati, possono essere
visualizzati utilizzando programmi esterni definibili in fase di
configurazione e indipendenti dalle associazioni fornite a
livello di sistema operativo.
Collegamento con Microsoft Outlook, Lotus Notes e
altri programmi di posta
ArchiMedia dispone di un comando per l’invio del
documento con il sistema di posta Microsoft Outlook.L’invio
avviene semplicemente selezionando il documento da
inviare e richiamando una icona, il documento viene inserito
come allegato nel messaggio e possono essere aggiunte
note e oggetto. La funzione di spedizione dei documenti
può essere attivata anche con Lotus Notes vs. 6 o con
qualsiasi altro sistema di posta compatibile MAPI.
Importazione Esportazione Files e Archivi
La possibilità di importare un file già memorizzato, consente
di inserire quei documenti che l’utente ha già disponibili sul
proprio disco. L’esportazione di un documento inserito
consente di ottenere automaticamente il nome originale del
file. Appositi comandi consentono di importare o esportare
interi archivi o partidi essi per consentire il trasferimento dei
documenti a o da altre sedi.
Dizionari
L’inserimento dei dati, laddove non si dispone di spool di
stampa, può essere facilitato con l’uso dei dizionari. I
dizionari sono tabelle che consentono di uniformare le
informazioni inserite nel database e velocizzare l’inserimento
da parte dell’operatore. La creazione dei dizionari può essere
effettuata con l’importazione dei dati da file.
Fascicoli Cartelle e Legami
Ogni documento, indipendentemente dall’archivio in cui è
fisicamente archiviato, può essere associato a cartelle
configurabili e gestibili dall’amministratore del sistema. Le
cartelle sono raggruppate in fascicoli e possono essere create
automaticamente con il modulo ArchiSpool o manualmente
dall’operatore. Il documento presente nella cartella NON E’
UN DUPLICATO del documento originale, ma un collegamento
allo stesso evitando ridondanza di informazioni e duplicazione
di files.Allo stesso modo possono essere creati Legami tra i
documenti. I Legami possono essere generati manualmente o
automaticamente con il modulo spool. Il legame è ereditario
per cui legando un documento che possiede già dei legami,
questi vengono passati anche al nuovo documento. Tipico
esempio di legame è la sequenza Ordine Bolla Fattura.
Gestione Aree
La suddivisione degli archivi in aree di lavoro consente di
amministrare agevolmente sistemi che includono
numerose funzioni. L’organizzazione degli utenti permette
di associare gli archivi indipendentemente dall’area di
appartenenza.