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LABORATORIO SULLA DOCUMENTAZIONE
PROFESSIONALE
https://formazione.uniroma3.it/docente/mciarpi/
LABORATORIO SULLA DOCUMENTAZIONE
PROFESSIONALE
BIBLIOGRAFIA DI RIFERIMENTO
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FREQUENTANTI:
1. Laura Bini, Documentazione e servizio sociale – Manuale di scrittura per gli operatori, Carocci
Faber, 2014;
NON FREQUENTANTI:
1. Laura Bini, Documentazione e servizio sociale – Manuale di scrittura per gli operatori, Carocci
Faber (2014);
2. Marina Riccucci, Scrivere per il servizio sociale, - Guida alla stesura della documentazione,
Carocci Faber (ultima edizione).
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LABORATORIO SULLA DOCUMENTAZIONE PROFESSIONALE
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•
Nell’esercizio professionale, l’assistente sociale utilizza degli strumenti che
gli consentono di agevolare il raggiungimento degli obiettivi di
cambiamento e di aiuto.
Ci sono strumenti che sono finalizzati alla conoscenza e all’intervento
verso l’utenza e gli strumenti legati alla dimensione organizzativa gestionale finalizzati alla promozione, progettazione, organizzazione delle
risorse e dei servizi, la ricerca e la conoscenza della comunità.
Cartella Sociale, Relazione sociale, Colloquio, Visita domiciliare,
Contratto, Lavoro di equipe, Supervisione, Documentazione
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LA DOCUMENTAZIONE
DOCUMENTAZIONE
1. Strumento fondamentale del lavoro sociale
2. Atto dovuto della pubblica amministrazione
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DOCUMENTAZIONE E DOCUMENTO
DOCUMENTAZIONE E DOCUMENTO
1. La documentazione é il complesso delle attività e delle operazioni per
raccogliere e classificare materiale bibliografico, informativo, dimostrativo, ed
è anche l’insieme dei documenti prescritti per la costituzione di una pratica
burocratica o amministrativa (Devoto, Oli, 1990).
2. Il documento é “scrittura atta a fornire una prova o convalida in ambito
burocratico, amministrativo, giuridico; qualsiasi oggetto utilizzabile a fini di
consultazione, ricerca, informazione” (Devoto, Oli, 1990)
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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE
LA DISTINZIONE TRA DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE È
IMPORTANTE:
IL DOCUMENTO:
1. Qualsiasi
mezzo, soprattutto grafico che provi l’esistenza di un fatto
(Vocabolario Treccani);
2. Trasmette un elemento di staticità;
3. E’ prevalentemente collegato al dato. Il dato è elemento per la conoscenza,
suscettibile di elaborazione, conservazione e diffusione;
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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE
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LA DOCUMENTAZIONE:
1. Il lavoro necessario alla raccolta e all’esame dei documenti e di altro
materiale informativo su cui poggia una narrazione storica, un atto
giuridico;
2. L’insieme dei documenti o delle prove e informazioni raccolte;
3. Il complesso delle attività e delle operazioni intellettuali e tecniche,
occorrenti per raccogliere, classificare e mettere a disposizione degli
studiosi il materiale bibliografico;
4. Si connota per l’elemento di dinamicità;
5. L’azione che “analizza” e “interpreta” il
contenuto concettuale del
documento al fine di individuarne le unità informative e diffonderle
con apposite procedure (Bisogno);
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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE
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La documentazione è portatrice di informazioni e conoscenza.
L’Informazione è lo stato dinamico del dato poichè riesce a modificare lo stato
di conoscenza.
La Conoscenza è il grado superiore di descrizione del Mondo rispetto
all’informazione.
Azione intenzionale perchè volta alla raccolta e all’analisi dei dati e delle
informazioni contenuti nei documenti;
Passaggio dall’implicito all’esplicito (significativo per le attività di ricerca).
Elemento costitutivo della documentazione è il recupero dei dati e
dell’informazione.
ABBIAMO:
DOCUMENTO
DOCUMENTAZIONE
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INFORMAZIONE
CONOSCENZA
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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE
L’attendibilità del dato
L’Attendibilità del dato si ricollega all’attendibilità della fonte e alla possibilità
di ricostruzione del processo di produzione del dato. Quest’ultimo aspetto è
particolarmente complesso nel servizio sociale poichè si riferisce a diverse
discipline.
La documentazione dei processi che avvengono nel corso di una relazione di
aiuto e dell’attività di servizio sociale è alquanto complessa, questo perchè
spesso ci si riferisce a processi, eventi e relazioni interpersonali su cui facilmente
possono essere espresse categorie valoriali.
L’oggettività assoluta della documentazione è cosa difficile e nel caso del
servizio sociale si deve porre grande attenzione a definizioni di tipo valoriale,
veicolate da stereotipi e pregiudizi.
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LA DOCUMENTAZIONE
LA DOCUMENTAZIONE SOCIALE
RISPONDE A DUE ESIGENZE
NELL’AZIONE PROFESSIONALE
1. AMMINISTRATIVA: il lavoro svolto è testimoniato attraverso atti e
procedure
vigenti, precisa il mandato, la posizione dell’operatore, la sua
responsabilità;
2. PROFESSIONALE: consente il controllo del processo di aiuto nelle varie fasi
ma anche la possibilità di innescare il processo teoria-prassi-teoria
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LA DOCUMENTAZIONE
FINALITA’ DELLA DOCUMENTAZIONE
1.
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3.
4.
Raccogliere, (de)codificare, memorizzare
Analizzare e rielaborare
Progettare
Verificare
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LA DOCUMENTAZIONE
1. LA DOCUMENTAZIONE è tutta la produzione scritta riguardante gli utenti, il
servizio, l’istituzione e le tematiche che si stanno trattando, studi, progetti, libri,
proposte e materiale inerente la supervisione.
2. La documentazione è importante a livello giuridico perché tiene traccia del
lavoro svolto, garantendo la tutela dell’operatore, dell’utenza e dell’istituzione.
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LA DOCUMENTAZIONE
IN USCITA
Documentazione che l’assistente sociale produce (Relazioni, cartelle sociali,
Verbali d’incontro, note di servizio, lettere, studi, programmi per progetti,
delibere, determine, interventi a conferenze,…)
IN ENTRATA
• Documentazione che l’assistente sociale riceve da organi deliberativi, atti che
tracciano la strada su cui si deve operare (Circolari, disposizioni, domande,
richieste, istanze, certificati…)
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LA DOCUMENTAZIONE
CLASSIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
SECONDO GLI STRUMENTI UTILIZZATI
Documentazione relativa alla casistica
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•
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•
•
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•
Cartella sociale
Diario del caso
Registrazioni di colloqui e visite domiciliari
Estratti da verbali di riunioni per decisioni
relative al caso
Storie di vita e ricostruzione di carriere
Relazioni finalizzate
Scheda di segretariato
Schede www.company.com
precostituite per la rilevazione dei dati
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LA DOCUMENTAZIONE
Documentazione relativa all’organizzazione
•
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•
Agenda di servizio
Modulistica per il segretariato sociale
Modulistica per le richieste di prestazioni
Verbali di riunioni mono e pluridisciplinari relativi a decisioni organizzative
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LA DOCUMENTAZIONE
Documentazione relativa all’attività di riflessività e
supervisione professionale
•
•
•
Diario giornaliero
Registrazione colloqui
Relazione di presentazione
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LA DOCUMENTAZIONE
La cartella socio - assistenziale
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• La
•
•
•
cartella socio-assistenziale è lo strumento informativo e
gestionale principale nel lavoro dell’assistente sociale, che
consente di tenere in memoria i dati necessari alla formulazione di
una valutazione sulla situazione dell’utente.
Viene organizzata in base al contesto istituzionale e alle sue
specificità operative.
Deve essere considerata come uno strumento del servizio e per
questo deve essere leggibile da parte di qualsiasi soggetto
legittimato a farlo (ad esempio un collega a cui viene passata la
presa in carico del caso).
Può inoltre rappresentare un valido strumento di controllo e
monitoraggio dell’evolversi dei bisogni sociali ed individuali, dei
risultati ottenuti e del cambiamento dei fenomeni.
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LA CARTELLA SOCIALE
CARTELLA SOCIALE
COSA DEVE CONTENERE ?
- i dati oggettivi dell'utente;
- la valutazione della situazione problematica e di eventuali urgenze;
- le risorse a disposizione o da reperire;
- il progetto di intervento;
- il contratto con l'utente;
- il diario cronologico del processo di aiuto;
- la registrazione di colloqui importanti;
- i verbali delle riunioni di equipe;
- la copia delle relazioni inviate ad altri enti;
- i risultati raggiunti, le scadenze, i tempi previsti per concludere il processo di
aiuto.
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LA CARTELLA SOCIALE
LA CARTELLA SOCIALE CONSENTE DI:
•
•
•
•
•
tenere memoria dell’evoluzione del processo di aiuto
tutelare l’utente perchè la sua domanda viene registrata e vengono
definiti tempi e impegni assunti
consente di monitorare l’uso delle risorse
facilita la condivisione delle informazioni nell’equipe e nel caso di
passaggio del caso ad un altro operatore
è utile per la ricerca perché mette a disposizione dei dati
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1.
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6.
Il
IL DIARIO CRONOLOGICO
IL DIARIO CRONOLOGICO
Costituisce la prima tipologia di documentazione di base costitutiva della
cartella sociale.
La tecnica più adatta alla redazione risulta quella descrittiva sintetica,
tipica della cronaca.
La formulazione deve essere sufficientemente sintetica ma contenere gli
elementi essenziali affinché chi consulta il diario sia in grado di
comprendere l’importanza della notizia e di decidere se sia necessario o
meno consultare l’eventuale approfondimento e registrazione.
E’ importante sempre annotare la data e l’ora di ogni avvenimento
(telefonata, incontro, riunione, colloquio….).
Al fine di evitare di congestionare il “diario”, che perderebbe la funzione
attribuita, è opportuno effettuare una registrazione del colloquio telefonico
e ricostruire gli scambi comunicativi e relazionali, da inserire in un
apposito contenitore della cartella.
Indicare sempre la fonte delle notizie pervenute
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IL DIARIO CRONOLOGICO
7. E’ importante ricordare che ogni informazione, una volta annotata nel diario,
8.
9.
diventa una documentazione della Pubblica Amministrazione a cui anche
gli utenti e l’Autorità Giudiziaria, possono accedere al fine di valutare
l’adeguatezza degli interventi messi in atto.
Oltre alle segnalazioni, nel diario trovano collocazione anche altri tipi di
note quali colloqui, visite domiciliari, appuntamenti , appuntamenti saltati,
deliberazioni per l’erogazione di contributi, incontri con altri operatori,
disposizioni dell’Autorità Giudiziaria.
Nel caso della visita domiciliare si prevede la registrazione delle persone
presenti e il risultato della verifica.
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STORIE DI VITA
1. E’ uno strumento di grande rilevanza per gli assistenti sociali..
2. Può essere in sé considerato una specie di diario, dal momento che la scansione
3.
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temporale costituisce un elemento, seppure non l’unico, su cui si ricostruisce
qualsiasi storia.
Dal diario rimane esclusa la storia di vita o parte di essa.
Spesso la storia raccontata si disperde nell’insieme della documentazione e
soprattutto non è più facilmente accessibile all’assistente sociale, che perde così
la possibilità di valutazione alla luce della globalità del racconto; può perdersi,
soprattutto, con il cambio di operatore.
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Data
Età
STORIE DI VITA
Raccolta del racconto biografico
Carriera
familiare
Carriera
Scolastica
e
lavorativa
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Carriera
Morale
Carriera
Sanitaria
Carriera
Sociale
Carriera
Istit.le
Carriera
Deviante
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LE STORIE DI VITA
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5. La
perdita e il non utilizzo di notizie sul singolo soggetto
costituiscono un processo di impoverimento non solo del processo di
aiuto ma anche di risorse e conoscenze, avviando un processo di
“burocratizzazione” in conseguenza della perdita di individualità e
singolarità della sua “storia”.
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LA REGISTRAZIONE
1. La registrazione è uno degli strumenti di base di tutta la documentazione e fa
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parte integrante della cartella sociale.
Il paradigma implicito nell’uso della tecnica della registrazione è quello
dell’oggettività della realtà.
L’obiettivo è ricostruire la realtà e, contemporaneamente, porre attenzione al
controllo delle emozioni dell’assistente sociale, quale possibile elemento di
interferenza con l’obiettivo principale.
La redazione e la costruzione di una buona registrazione possono essere
validamente sostenute da uno schema cui riferirsi come linea-guida:
- dati di contesto, data, persone presenti, luogo e scopo;
- argomenti trattati;
- definizione del problema, differenti posizioni espresse;
- programmi ed eventuali compiti attribuiti.
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LA REGISTRAZIONE
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5. Possiamo quindi definire la registrazione la documentazione di base
6.
su cui si strutturano successivamente altre tipologie di
documentazione.
Il Diario e la Registrazioni non devono essere confusi. Mentre il
Diario ha finalità di ricostruzione del percorso cronologico con
l’annotazione dei soli elementi salienti, la registrazione ha lo scopo di
dettagliare un particolare avvenimento sotto diversi profili.
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LA RELAZIONE SOCIALE
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• La relazione sociale è il principale strumento di comunicazione:
- per trasmettere informazioni pertinenti al processo di aiuto ad altri
servizi,
- per fini organizzativi e esigenze amministrativo-gestionali.
• Ogni relazione deve essere pensata e scritta in base:
-allo scopo
-alla tipologia del destinatario,
avendo cura di essere chiari e di selezionare le informazioni utili da
trasmettere.
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SCRIVERE UNA RELAZIONE
INDICAZIONI PER SCRIVERE UNA RELAZIONE
La relazione è un testo espositivo:
1. Organizza le informazioni
2. Mette in ordine le informazioni in modo coerente, rispetto a:
- gerarchia degli eventi
- cronologia degli eventi
- rapporti di causa – effetto
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LA RELAZIONE
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LA RELAZIONE È UN TESTO:
- sintetico
- preciso
- chiaro
- oggettivo
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LA RELAZIONE
LA RELAZIONE RICHIEDE REGOLE COMUNICATIVE SPECIFICHE,
PERTANTO OCCORRE :
- usare un registro formale
- evitare espressioni di registro colloquiale
- non esprimere giudizi
- evitare locuzioni o lessico dell’affettività
- essere sintetici
- evitare i preamboli
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LA RELAZIONE
LE DIFFICOLTÀ E DIFETTI PIÙ COMUNI :
•
•
•
•
•
mancanza di sintesi
mancanza di paragrafazione spesso non vengono visualizzate
l’organizzazione e le unità del ragionamento
un eccessivo uso di tecnicismi con l’obiettivo di alzare il registro
scrittura eccessivamente specialistica, difficile
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LA RELAZIONE
Lessico:
• usare termini specifici, precisi, dell’ambito al quale si riferisce l’argomento
• non usare il lessico del quotidiano parlato.
Aggettivi:
• non usare aggettivi generici (grande, piccolo….)
• non usare aggettivi legati alla soggettività (interessante, notevole, bello….).
Verbi:
• usare la forma impersonale al presente (si osserva, si prende….)
• usare la forma passiva (è stato collocato, è stato preso….)
• usare il gerundio (avendo collocato….).
Avverbi:
• se possibile non usarli
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LA RELAZIONE
USO DEI CONNETTIVI RISPETTO A:
•
Gerarchia degli eventi: si useranno connettivi come innanzitutto, in primo
luogo…..in secondo, poi, infine, in conclusione, per concludere, per finire……
•
Cronologia degli eventi: si useranno connettivi come quando, prima, mentre,
durante, appena che, dopo che, finché……
•
Rapporti di causa – effetto: si useranno connettivi come poiché, dato che,
siccome, visto che, dal momento che, a causa di, così, tanto che, affinché,
per……..
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LA RELAZIONE
Sintassi:
•
periodi brevi, nei quali prevale la Coordinazione
Grafica:
• suddividere in blocchi
• usare, se è opportuno, elenchi puntati
• usare tabelle, grafici per rappresentare dati
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LA RELAZIONE
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BUONE PRASSI PER LA STESURA DI UNA RELAZIONE
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Individuare chi è il destinatario (livello operativo, dirigenziale, istituzionale o
no)
Individuare lo scopo per cui è redatta (informativo, propositivo, di
motivazione,…)
Individuare il contesto (formale o informale)
Stare attenti al contenuto (selezionare le informazioni in base al fatto che siano
pertinenti e significative al fine della trattazione del tema)
Usare frasi brevi ed incisive
Usare un linguaggio adatto al nostro interlocutore
Usare in modo corretto la punteggiatura
Non dare niente per scontato
Fare attenzione alla coerenza logica delle informazioni
Rendere omogeneo stilisticamente il testo
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LA RELAZIONE
COME SI FA UNA RELAZIONE? Ecco alcuni elementi utili:
• titolo/oggetto: ad esempio "Sintetica relazione dell’utente sig. X"
• dati anagrafici (nome, cognome, sesso, età, stato civile, domicilio, professione, nazionalità,
lingua parlata, ecc.)
• procedimenti usati per il caso (numero dei colloqui e di che tipo, interventi di altri
professionisti, clima riscontrato durante i colloqui)
• motivo per cui si è avviato il processo di aiuto, qual’è stata la richiesta
• descrizione sintetica del gruppo familiare
• sviluppo del caso, specificando se l’utente ha partecipato attivamente, se ha stabilito un
buon rapporto, se ha saputo cogliere le risorse dell’ente
• delineare gli aspetti psicologici della relazione (resistenze, difficoltà, caratteristiche di
personalità)
• conclusioni
• prognosi con un’indicazione ("si pensa che la persona possa fare...", giustificare l’invio
della relazione)
• firma e data
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COME SCRIVERE IL
“VERBALE DI UNA RIUNIONE”
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LE CARATTERISTICHE DEL VERBALE
1. SINTESI: Immaginate di scrivere a chi non era presente all’incontro: riportare
unicamente ciò che è veramente importante – Tagliare tutto il resto.
2. COMPLETEZZA:
Fornire una fotografia “esaustiva” di ciò che è successo:
riportare le osservazioni di tutti i presenti.
3. RILEGGERE IL DOCUMENTO PIÙ E PIÙ VOLTE, anche al fine di eliminare
ogni possibile ambiguità.
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COME SCRIVERE IL VERBALE DI UNA RIUNIONE
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LA SCALETTA
1. Dove si è svolta la riunione/Quando/Per fare cosa
2. Chi era presente e con quale funzione
3. Gli argomenti all’ordine del giorno
4. Descrizione essenziale delle fasi del dibattito
5. Riferire se ci sono state delle votazioni, chiarire se la decisione è stata presa
all’unanimità, oppure a maggioranza, chi ha votato contro
6. Decisioni prese, i passi successivi, cosa c’è da fare e chi fa che cosa.
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COME SCRIVERE IL VERBALE DI UNA RIUNIONE
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LO STILE
1. Evitare i giri di parole (es. “prende la parola il Signor Bianchi, che afferma…..).
Della discussione viene riportato il cuore/succo, per es. Si discute dell’attivazione
del servizio di assistenza domiciliare a favore di pazienti oncologici. Argomenti a
favore: (elenco). Argomenti contrari: (elenco).
2.Disporre
in sequenza, senza sovrapporli o confonderli, i vari punti della
discussione (nella gerarchia prevalgono le decisioni prese).
3.IMPORTANTE: Prima di consegnare il verbale, confrontarsi con i colleghi al
fine di eliminare eventuali errori o lacune…
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