INDICE
GENERALITA’ ----------------------------------------------------------------------------------- 5
UTILIZZO DEL MENÙ ------------------------------------------------------------------------------------ 5
NEWS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
SPOSTAMENTO TRA CASELLE DI TESTO ------------------------------------------------------------------- 6
VIRGOLE, DATE E ORARI -------------------------------------------------------------------------------- 6
TASTI DI ACCESSO RAPIDO ----------------------------------------------------------------------------- 6
RICERCA VELOCE --------------------------------------------------------------------------------------- 7
BARRA DEGLI STRUMENTI ------------------------------------------------------------------------------- 8
POLIS_FORM ------------------------------------------------------------------------------------------- 8
FILTRI ------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
STAMPE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10
GESTIONE -------------------------------------------------------------------------------------- 12
SOCIO ----------------------------------------------------------------------------------------------- 12
Anagrafica Socio ---------------------------------------------------------------------------------- 12
Come inserire una nuova anagrafica -------------------------------------------------------------- 12
REGISTRAZIONI CONTABILI ISCRIZIONE ALLA COOPERATIVA---------------------------------- 16
Incontri con il socio ------------------------------------------------------------------------------- 20
COOPERATIVA ----------------------------------------------------------------------------------------- 21
Delibere del CdA ---------------------------------------------------------------------------------- 21
Iscrizione a Graduatorie -------------------------------------------------------------------------- 22
UFFICIO TECNICO ---------------------------------------------------------------------------------- 22
Anagrafica Aree Immobiliari (ufficio tecnico) ------------------------------------------------ 22
Anagrafica Interventi ----------------------------------------------------------------------------- 23
Anagrafica Unità Immobiliare -------------------------------------------------------------------- 24
GESTIONE GUASTI ------------------------------------------------------------------------------------- 25
Gestione Guasti ----------------------------------------------------------------------------------- 26
Stampa elenco guasti ----------------------------------------------------------------------------- 26
Inserire un guasto -------------------------------------------------------------------------------- 27
Tabella operatori della cooperativa -------------------------------------------------------------- 28
Tabella tecnici imprese operative ---------------------------------------------------------------- 28
Tabella stato del guasto -------------------------------------------------------------------------- 28
Tabella tipo guasto -------------------------------------------------------------------------------- 28
SERVIZI ---------------------------------------------------------------------------------------------- 29
Copia Aree Immobiliari --------------------------------------------------------------------------- 29
Copia Interventi ----------------------------------------------------------------------------------- 29
Copia Unità Immobiliari--------------------------------------------------------------------------- 29
Copia Tipologie Immobiliari ---------------------------------------------------------------------- 29
GESTIONE ECONOMICA ---------------------------------------------------------------------------- 30
Piano Finanziario ---------------------------------------------------------------------------------- 30
Budget Intervento ---------------------------------------------------------------------------------- 30
Generare un modello di budget -------------------------------------------------------------------- 31
Richiamare un modello di budget ------------------------------------------------------------------ 31
Gestione Appalti ------------------------------------------------------------------------------------ 32
Generatore piani finanziari ------------------------------------------------------------------------- 33 1
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Piano Finanziario Standard ------------------------------------------------------------------------- 33
Piano Finanziario Unità Immobiliare --------------------------------------------------------------- 33
Rilevazione rate c/costruzione --------------------------------------------------------------------- 35
Incasso Rate c/costruzione ------------------------------------------------------------------------ 36
Distribuire incasso generico ------------------------------------------------------------------------ 38
Chiusura Forzata rate piano finanziario ----------------------------------------------------------- 38
Spostamento rate piano finanziario --------------------------------------------------------------- 39
Gestione facilitata voci di spesa ------------------------------------------------------------------- 39
Gestione gruppi voci di spesa ---------------------------------------------------------------------- 40
Tipo Rata Piano Finanziario ------------------------------------------------------------------------ 41
QUOTE ASSOCIATIVE ------------------------------------------------------------------------------ 42
Rilevazioni Quote Associative Annuali ----------------------------------------------------------- 42
Incasso Quote Associative Annuali --------------------------------------------------------------- 43
Incassi Automatici (RID/MAV/Bollettini Postali) ------------------------------------------------- 44
PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTI ------------------------------------------------------------ 45
PROTOCOLLO DOCUMENTI ENTRATA --------------------------------------------------------------------- 46
PROTOCOLLO DOCUMENTI USCITA ----------------------------------------------------------------------- 46
VISUALIZZA DOCUMENTI PROTOCOLLATI ----------------------------------------------------------------- 46
VISUALIZZA DOCUMENTI ENTRATA -------------------------------------------------------------------- 47
VISUALIZZA DOCUMENTI USCITA ---------------------------------------------------------------------- 47
TABELLA PROTOCOLLAZIONI ---------------------------------------------------------------------------- 47
Codici di Protocollo -------------------------------------------------------------------------------- 47
Tipo Argomento del Documento ------------------------------------------------------------------ 47
Tipo di documento -------------------------------------------------------------------------------- 47
Categoria del documento Stampa Unione ------------------------------------------------------- 47
Ufficio Interessato Alla protocollazione ---------------------------------------------------------- 47
Gestione Documenti Stampa Unione ------------------------------------------------------------- 48
Inserire un Documenti di Stampa Unione --------------------------------------------------------- 48
Numeratore dei Protocolli ------------------------------------------------------------------------ 48
LIBRETTI ------------------------------------------------------------------------------------------ 49
LIBRETTI NORMALI ------------------------------------------------------------------------------------ 49
Apertura e movimentazione ---------------------------------------------------------------------- 49
Chiusura scadenza da libretto -------------------------------------------------------------------- 51
Stampe Libretti------------------------------------------------------------------------------------ 51
PARAMETRIZZAZIONI----------------------------------------------------------------------------------- 52
Tipo Libretto --------------------------------------------------------------------------------------- 52
Tassi d’interesse ---------------------------------------------------------------------------------- 52
Parametri di gestione ----------------------------------------------------------------------------- 53
CALCOLO INTERESSI ----------------------------------------------------------------------------------- 54
LIBRETTI VINCOLATI----------------------------------------------------------------------------- 54
Tipo di vincolo ------------------------------------------------------------------------------------- 55
Calcolo interessi ----------------------------------------------------------------------------------- 55
FATTURAZIONE -------------------------------------------------------------------------------- 56
INSERIMENTO / VARIAZIONE FATTURE ------------------------------------------------------------------- 56
STAMPA FATTURE -------------------------------------------------------------------------------------- 57
STAMPA ELENCO FATTURE ------------------------------------------------------------------------------ 58
CANCELLAZIONE / DEFATTURAZIONE -------------------------------------------------------------------- 59
PREDISPOSIZIONE INCASSO FATTURA ------------------------------------------------------------------- 59
INCASSO MANUALE FATTURA ---------------------------------------------------------------------------- 60 2
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GESTIONE GRUPPO FATTURA---------------------------------------------------------------------------- 61
UTILITY – COPIA FATTURE ------------------------------------------------------------------------------ 62
FATTURAZIONE INDIVISA -------------------------------------------------------------------- 63
GESTIONE -------------------------------------------------------------------------------------------- 64
Predisposizione fatture --------------------------------------------------------------------------- 64
Conguagli ------------------------------------------------------------------------------------------ 66
Budget indivisa ------------------------------------------------------------------------------------ 67
Voci di spesa -------------------------------------------------------------------------------------- 68
Reversali------------------------------------------------------------------------------------------- 69
Costi Periodici ------------------------------------------------------------------------------------- 70
Generazione reversali da contatore -------------------------------------------------------------- 70
REPORTISTICA----------------------------------------------------------------------------------------- 72
Situazione pagamento fatture soci/clienti ------------------------------------------------------- 72
Interessi ritardato pagamento ------------------------------------------------------------------- 73
Ripartizione ricavo -------------------------------------------------------------------------------- 73
TABELLE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 73
Gestione costi periodici --------------------------------------------------------------------------- 73
Gestione reversali --------------------------------------------------------------------------------- 74
Tabella voce di spesa ----------------------------------------------------------------------------- 74
Tabella costi periodici ----------------------------------------------------------------------------- 74
Tabella reversali ---------------------------------------------------------------------------------- 75
Cancellazione costi periodici ---------------------------------------------------------------------- 75
Cancellazione reversali --------------------------------------------------------------------------- 75
UTILITY ----------------------------------------------------------------------------------------------- 76
Tabella ISTAT ------------------------------------------------------------------------------------- 76
Rivalutazione / adeguamento ISTAT ------------------------------------------------------------- 76
Aggiornamento valori di consumo --------------------------------------------------------------- 77
Aggiornamento manuale canoni e valori di consumo. ------------------------------------------ 77
FATTURAZIONE C/TO ANTICIPI ------------------------------------------------------------- 78
RESIDENZA UNIVERSITARIA ----------------------------------------------------------------- 81
Anagrafica studenti ------------------------------------------------------------------------------- 81
Anagrafica alloggi --------------------------------------------------------------------------------- 82
Contratto locazione alloggio ---------------------------------------------------------------------- 83
Inserimentro, recesso, spostamento alloggio --------------------------------------------------- 83
Gestione guasti residenza universitaria ----------------------------------------------------------- 85
STAMPE ED ESTRAZIONI --------------------------------------------------------------------- 87
SOCI ------------------------------------------------------------------------------------------------ 87
Estrazione soci con filtro -------------------------------------------------------------------------- 87
COOPERATIVA -------------------------------------------------------------------------------------- 88
Libro soci ------------------------------------------------------------------------------------------ 88
Graduatorie --------------------------------------------------------------------------------------- 88
Aree Immobiliari ------------------------------------------------------------------------------------ 88
Interventi ------------------------------------------------------------------------------------------- 89
Tipologie unità -------------------------------------------------------------------------------------- 89
TABELLE ---------------------------------------------------------------------------------------- 90
SERVIZI E PARAMETRIZZAZIONI ------------------------------------------------------------ 91 3
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NUMERAZIONI ----------------------------------------------------------------------------------------- 91
ATTIVA / DISATTIVA NEWS ----------------------------------------------------------------------------- 91
UTENTI E DIRITTI----------------------------------------------------------------------------------- 91
Gestione Gruppi / Utenti -------------------------------------------------------------------------- 91
Cambio Password --------------------------------------------------------------------------------- 92
Attribuzione diritti --------------------------------------------------------------------------------- 92
PARAMETRIZZAZIONI ------------------------------------------------------------------------------ 94
Cooperativa: dati cooperativa -------------------------------------------------------------------- 94
Cooperativa: settaggi cooperativa --------------------------------------------------------------- 94
SETTAGGIO MODULI ------------------------------------------------------------------------------- 96
SETTAGGIO
INDIVISA --------------------------------------------------------------------------- 99
Contabile (parametrizzazioni) -------------------------------------------------------------------- 99
Assistenza (parametrizzazioni) ----------------------------------------------------------------- 100
EFFETTUA COPIE BACKUP ---------------------------------------------------------------------------- 101
INFORMAZIONI SU… --------------------------------------------------------------------------------- 101
GLOSSARIO ---------------------------------------------------------------------------------- 102
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GENERALITA’
Polis.Lev è una procedura per la gestione di Cooperative di abitazione. Il linguaggio con cui è
stato sviluppato è Visual Basic.NET con database SQLServer.
In questo capitolo, vi forniremo le nozioni base per l’utilizzo del programma e spiegheremo nel
dettaglio le funzioni che fanno di questa procedura, un potente strumento di lavoro per le
cooperative di abitazione.
Utilizzo del Menù
Il menù (vedi immagine sotto) è riportato, in alto, nel classico aspetto windows (1) ma è
riproposto anche sulla parte sinistra dello schermo, nella tipologia ad albero (3).
E’ prevista inoltre la possibilità di creare un menù personalizzato (2) per ogni singolo
utente.
Per inserire una nuova icona nel menù personalizzato basta cliccare col tasto destro del mouse
su una voce del menù ad albero e selezionare “inserisci in menù personalizzato”.
Per eliminare una voce dal menù personalizzato cliccare col tasto destro del mouse sull’icona
che si desidera rimuovere e selezionare “togli dal menù personalizzato”.
Per variare l’ordinamento delle icone nel menù personalizzato cliccare col tasto destro su una
voce e selezionare “sposta a sinistra” o “sposta a destra” fino a quando non si sarà raggiunto
la posizione desiderata.
News
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Nella parte sottostante il menù ad albero è
presente una sezione dedicata alle news:
cliccando su una voce verrà visualizzata nel
centro della pagina il dettaglio.
Per chiudere la pagina cliccare sul pulsante
“togli pagina web” .
Per non visualizzare più le news vedi la
sezione “servizi e parametrizzazioni”.
Spostamento tra Caselle di Testo
Come in tutti i programmi di Windows lo spostamento tra caselle di testo avviene tramite l’uso
del tasto TAB. In questo programma, per mantenere la compatibilità con i software precedenti,
è stato rimappato il tasto INVIO cosicché i due possano essere utilizzati indifferentemente. Si
consiglia, comunque, di prendere l’abitudine ad utilizzare il tasto TAB sia per compatibilità
future o verso altri programmi, sia perché in eventi particolari il tasto INVIO non può
rimpiazzare le funzioni del tasto TAB.
Il mouse può essere usato per spostarsi tra caselle di testo, nel caso si voglia utilizzare, basta
fare un click col tasto sinistro sulla casella interessata.
Virgole, Date e Orari
VIRGOLE Le caselle di testo che devono contenere numeri sono state create in modo che il “.”
(punto) sia automaticamente riconvertito in “ , ” (virgola). L’Utente quindi può liberamente
scegliere se indicare l’inizio della parte decimale con un “ . ” (punto) o una “ , “ (virgola).
DATE Per quanto riguarda le date l’utente può liberamente decidere di:
Esempio: 2 Febbraio 2007
- non utilizzare i separatori
- utilizzare qualsiasi tipo di separatore (/ - . )
020207 oppure 02022007
02/02/07 oppure 02.02.2007
NB: Su alcune date sono stati inseriti dei controlli: infatti nel caso venga digitata una data
posteriore a quella rilevata dal sistema, il programma visualizzerà un avviso.
ORARI Gli orari hanno come separatore il punto o i due punti ( . : ). La lunghezza del dato
inserito deve essere almeno di tre caratteri e deve comprendere il separatori
Esempio : 1.1 diventa 01:01 ; 9.15 diventa 09:15 ; 10. diventa 10:00 ; .10 diventa 00:10.
Tasti di Accesso Rapido
Per utilizzare le opzioni di un programma visuale come Polis.Lev occorre ciccare su quegli
oggetti che fanno scaturire degli eventi (bottoni, link , voci di menù …)
Il programma è stato scritto per utilizzare e sfruttare al massimo le peculiarità della tastiera.
Ogni bottone, cliccando il tasto ALT, mette a disposizione un accesso facilitato evidenziato
dalla lettera che appare sottolineata.
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Pertanto cliccando insieme i due tasti sarà eseguita la funzione.
Ad esempio il bottone Salva premendo ALT diventerà Salva questo indica che premendo
contemporaneamente il tasto ALT e il tasto “S” verrà effettuato il salvataggio.
Sui comandi che necessitano di una scelta più forte e consapevole da parte dell’utente non è
stata applicata questa funzione. Ad esempio in nessuna parte del programma dove compare il
tasto Cancella è data la possibilità di usare tasti di accesso rapidi, quindi solo cliccando su
Cancella e successivamente “sei sicuro di voler cancellare” scegliendo “si” viene eliminata la
voce o la modifica effettuata . Questo per obbligare l’utente a riflettere maggiormente sulla
scelta che sta effettuando e ridurre il rischio di errore involontario.
Ricerca Veloce
Sono previsti più metodi di ricerca:
1 - Su ogni campo codice è abilitata la ricerca: digitando nel campo un valore esistente, nella
casella collegata verrà riportato il valore assegnato.
(Ad esempio : inserisco un codice socio
esistente e nella casella collegata
compare la relativa descrizione).
2 - Dal campo codice è possibile accedere alla maschera di ricerca facilitata facendo doppio
click o premendo la freccia verso il basso.
Se la casella del codice è vuota verrà fatta la ricerca su tutto l’archivio collegato mentre se è
già stato digitato parte del codice verranno ricercati i valori che hanno come inizio quello
indicato.
Una volta aperta la maschera di ricerca saranno visualizzati i record che soddisfano la scelta
ordinati per codice.
In alto ci sono delle caselle in grigio che
permettono una sottoricerca. Digitando
dentro quei campi i record selezionati, si
filtrano ulteriormente e si ordinano per
quel campo sul quale il filtro viene
applicato. Per modificare i criteri di ricerca
è sufficiente scrivere i nuovi dati desiderati
e cliccare sul tasto Ricerca. Facendo
doppio
click
sulla
riga
scelta
o
selezionandola e premendo Conferma si
compie
la
scelta
che
ritorna
automaticamente al codice chiamato.
3 - Una ricerca aggiuntiva può essere svolta premendo i tasti CTRL + Spazio sul campo del
codice. In questo modo si apre una riga colorata: via via che si inserirà parte della
DESCRIZIONE sarà visualizzato il primo valore corrispondente alla ricerca. Anche in questo
caso, inserendo le prime lettere della descrizione e facendo doppio click (o freccia verso il
basso) si accede a una maschera di ricerca, ma questa volta filtrata e ordinata per descrizione.
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Barra degli Strumenti
In alto a sinistra di ogni maschera, se disponibili, saranno visualizzate delle icone. Queste
potranno essere utilizzate per accedere alle funzioni collegate senza dover passare dal menù.
Soffermandosi col mouse sulle icone verrà visualizzato l’azione a cui rimandano.
NB: ogni pulsante visualizzato funziona solo se lanciato dalla giusta posizione.
Esempio: sulla destra è riportata la barra degli strumenti
che compare nella maschera anagrafica soci. La prima
icona rappresenta la “graduatoria area” : per potervi accedere sarà necessario posizionarsi
sulla pagina “Iscrizioni/prenotazioni”, selezionare un’area e poi cliccare sul pulsante
“graduatoria area”. Il secondo pulsante rappresenta “l’anagrafica intervento” perciò allo stesso
modo l’utente dovrà posizionarsi nella sezione “iscrizioni/prenotazioni” selezionare un
intervento e poi cliccare sul pulsante “anagrafica intervento”, ecc..
Polis_Form
Ogni maschera, in alto a destra, contiene la Polis_Form: un pratico strumento ideato per avere
sempre a portata di mano utilità o suggerimenti.
1 - STAMPA UNIONE: Cliccando sulla freccetta accanto al simbolo è possibile scegliere se:
GENERARE DOCUMENTO STAMPA UNIONE: da la possibilità di indicare quali sono le stampe
che il programma lancerà in automatico prima di salvare le eventuali modifiche apportate in
una determinata form (maschera).
Nella
sezione
“documenti
scelti”
saranno visualizzati i documenti che il
programma lancerà in automatico
prima di uscire dalla form. Nella
sezione “documenti selezionabili” sono
riportati tutti i documenti che è
possibile stampare: quelli relativi alla
form, quelli appartenenti ad una
categoria da selezionare oppure tutti i
documenti esistenti. Per riportare tra i
documenti scelti una voce di stampa è
sufficiente un doppio click sulla voce
stessa: in questo modo, prima di
uscire dalla form, verrà effettuata
anche quella stampa. Per cancellare
una stampa dai documenti scelti fare
doppio click sulla voce da eliminare.
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NB: utilizzando questa procedura, anche in caso di modifiche ad alcuni campi della form il
programma stamperà i dati presenti PRIMA DI SALVARE LE MODIFICHE.
Ad esempio lanciando questo comando nell’anagrafica socio e andando a modificare l’indirizzo
del socio stesso, una volta salvato il programma effettuerà la stampa dell’anagrafica così
com’era prima della variazione dell’indirizzo.
LANCIA DOCUMENTO STAMPA UNIONE A FINE FORM: utilizzando questa procedura, il
programma prima salverà le eventuali modifiche apportate alla form e poi eseguirà la stampa
riportando i dati aggiornati. Ad esempio: lanciando questo comando nell’anagrafica socio e
andando a modificare l’indirizzo del socio stesso, una volta salvato, il programma effettuerà la
stampa dell’anagrafica con l’indirizzo nuovo ovvero quello presente DOPO AVER SALVATO LE
MODIFICHE.
2 - PRONTUARIO: Questa funzione è stata pensata per dare una linea guida su come devono
essere eseguite alcune procedure o per facilitare l’esecuzione di quelle operazioni che vengono
effettuate saltuariamente.
Cliccando sull’icona apparirà un menù a tendina e sarà possibile visualizzare, inserire,
modificare oppure cancellare delle voci.
Se si sceglie di inserire una nuova voce di
prontuario potrà essere inserito:
TITOLO: argomento a cui si riferisce la voce
di prontuario.
DESCRIZIONE SINTETICA: qualche riga
relativa all’argomento trattato.
DESCRIZIONE
DETTAGLIATA:
minuziosa
spiegazione su come deve essere eseguita
quella
determinata
mansione.
Più
la
descrizione sarà particolareggiata più facile
sarà per l’operatore svolgere il compito senza
dover consultare altre fonti.
PERCORSO FILE ALLEGATO: ad ogni voce di
prontuario è possibile collegare un documento
della rete (word, excel, pdf, ecc) contenente
informazioni inerenti utili allo svolgimento
dell’operazione.
3 - TELEASSISTENZA: se l’utente è abilitato, tramite un click sull’icona, potrà collegarsi da
remoto con un operatore che in questo modo potrà prestare assistenza in tempo reale.
4 - SKYPE-ME TEXT: tramite questa funzione l’utente potrà ciattare con un operatore dell’help
desk per chiarire eventuali dubbi sulla procedura che sta svolgendo.
5 - SKYPE-ME VOICE: tramite questa funzione l’utente potrà contattare tramite Skype un
operatore dell’help desk per ricevere aiuto.
6 - HELP ON LINE: con questo tasto si potrà accedere al manuale di Polis.Lev
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Filtri
Nelle maschere che contengono delle griglie è presente una barra degli strumenti che
permette:
1 - inserire nuove righe;
2 - modificare la riga selezionata;
3 - cancellare la riga selezionata;
4 - visualizzare il dettaglio della riga selezionata;
5 - reimpostare la griglia standard alla prossima apertura della maschera (l’ordinamento delle
colonne può infatti essere modificato dall’utente in base alle proprie esigenze);
6 - filtrare i dati: cliccare sulla colonna per la quale si vuole applicare il filtro; la scritta
descrittiva verrà visualizzata in rosso; scegliere il tipo di filtro che si vuole applicare (inizia con
o contiene) e scrivere nell’apposita casella il testo di ricerca.
7 - annulla filtro;
Stampe
Alla maggior parte delle stampe è possibile applicare dei filtri; nel caso di stampe ricorrenti è
possibile salvare i filtri e richiamarli in un momento successivo: questo permette di risparmiare
tempo e di evitare possibili errori o dimenticanze. Quando lancerete una stampa verrà
visualizzata un’anteprima: a questo punto potrete scegliere semplicemente di stampare il
documento tramite il tasto “Print”, oppure potrete selezionare una delle operazioni presenti
sulla barra in alto a sinistra della maschera:
ESPORTA IN WORD: il programma genererà un file di word e vi chiederà di scegliere dove
salvarlo.
ESPORTA IN EXCEL: il programma genererà un file di excel. Scegliendo questa operazione il
file generato sarà tale e quale a quello visualizzato nell’anteprima (dati, eventuali loghi,
immagini, ecc.)
ESPORTA IN PDF: il programma genererà un file di PDF e vi chiederà di scegliere dove
salvarlo.
ESPORTA IN XLS: il programma esporterà i dati in un file di Excel. Scegliendo questa
operazione il programma esporterà un numero maggiori di dati rispetto a quelli visualizzati
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nell’anteprima. Questa funzione può essere particolarmente utile nel caso si abbia la necessità
di elaborare ulteriormente i dati.
INVIA VIA MAIL: ( se installato il modulo protocollazione) : Cliccando sulla freccia potrete
scegliere se allegare la stampa sotto forma di file word o pdf. Si aprirà una maschera dove
sarà chiesto di scegliere un indirizzo mail da un’anagrafica (soci, clienti, fornitori, outlook, ecc)
e dove sarà possibile inserire il testo del messaggio.
PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTI: ( se installato il modulo protocollazione) : Cliccando sulla
freccia potrete scegliere se protocollare la stampa sotto forma di file word o pdf. Si aprirà una
maschera dove andranno inseriti gli estremi per la protocollazione: tipo di protocollo, data,
riferimento socio, intervento, personale interessato, ecc.. (più dati saranno inseriti più facile
sarà in un secondo momento richiamare il file).
A questo punto sarà possibile:
- procedere con la protocollazione;
- protocollare e inviare il file agli indirizzi mail indicati;
- inviare il file agli indirizzi mail indicati senza protocollare.
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GESTIONE
SOCIO
Anagrafica Socio
Quest’area può essere definita il cuore del programma; tutti i dati sono suddivisi su più finestre
per consentire una più rapida consultazione e per rendere estremamente semplice
l’inserimento dei dati. Da questa sezione sarà possibile inserire, modificare o consultare i dati
di un socio.
Come inserire una nuova anagrafica
Nella maschera anagrafica soci, digitare un nuovo codice per il socio che si desidera inserire e
premere ricerca.
il programma darà un messaggio: “Codice socio inesistente, inserire un nuovo socio?” Se la
risposta sarà affermativa comparirà una finestra informativa con indicazioni generali sulle
modalità di inserimento dei dati:
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La maschera dell’anagrafica socio è stata suddivisa in più sezioni per facilitare l’inserimento e
la consultazione dei dati.
In altro a destra sono presenti due caselle:
In quella Contabilità, una volta salvato il
nuovo socio, comparirà il codice cliente
associato per il programma di contabilità.
Nella casella Riservato, sarà invece assegnato un codice univoco al socio (calcolato attraverso
un algoritmo) che potrà essere utilizzato per accessi ad aree riservate di siti internet o per
l’utilizzo di carte speciali, ecc..
NB: Questo codice sarà visualizzato solo se nella sezione PARAMETRIZZAZIONI COOPERATIVA - SETTAGGI COOPERATIVA sarà stata attivata la funzione “Codici Random”.
DATI GENERALI
Nella prima finestra, dovranno essere inseriti i dati identificativi del socio come nome,
cognome, codice fiscale ecc. (il nominativo, il luogo e la data di nascita sono campi
obbligatori); inoltre dovranno essere inseriti:
Dati residenza: luogo, indirizzo, cap, provincia,
ed eventualmente persona presso la quale risiede;
In questa sezione è presente un pulsante “vecchie
residenze” che permette di visualizzare lo storico
su tutte le residenze del socio. In presenza del
modulo Antiriciclaggio il programma effettuerà
anche i controlli di legge sulle residenze.
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Documenti identità: dovranno essere inseriti
tutti i dati relativi al documento fornito dal socio.
In questa sezione è presente un pulsante “vecchi
documenti” che permette di visualizzare lo storico
di tutti i documenti del socio. In presenza del
modulo Antiriciclaggio il programma effettuerà
anche i controlli di legge sui documenti.
Dati di interesse della cooperativa:
sarà possibile indicare il responsabile del
socio e la cooperativa di riferimento.
Sulla destra sono stati inseriti due ceck box (caselle selezionabili) per agevolare le stampe:
includi in filtri personalizzati: spuntandolo, in fase di stampa anagrafiche soci con filtri, sarà
possibile effettuare una stampa personalizzata di tutti i soci contrassegnati anche se non
hanno caratteristiche omogenee.
escludi da ogni filtro: se spuntato l’anagrafica non sarà mai presa in considerazione per le
stampe.
Dati prematrimoniali: in caso di
matrimonio, sarà possibile tenere traccia
dei dati anagrafici della donna prima del
matrimonio.
COMUNICAZIONI
La seconda finestra raggruppa tutte le
informazioni necessarie per inviare le
comunicazioni al socio: l’indirizzo per la
posta (da inserire solo se diverso dalla
residenza), numeri di telefono, fax, email, ecc). Alcuni di questi dati verranno
poi visualizzati anche nella maschera
“dati socio” dalla voce di menù incontri
col socio.
SOCIALE
Questa
sezione
è
particolarmente
interessante in quanto contiene tutti i
dati che identificano il socio all’interno
della cooperativa.
POSIZIONE IN COOP: identifica lo stato
del socio all’interno della cooperativa
(socio, richiedente, ex socio, ecc); il
programma assegna di default al nuovo
socio lo stato di RICHIEDENTE, questo
significa che una volta confermato
l’inserimento, il programma provvederà,
oltre che a creare le varie posizioni
del socio, a generare le scritture contabili per la richiesta di ammissione a socio.
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Tra le varie posizioni è possibile assegnare al socio quella di INFORMAZIONE: in questo caso al
salvataggio dei dati il programma NON genererà le varie posizioni del socio.
DATA RICHIESTA e ORA RICHIESTA: se lasciati vuoti il programma assegnerà l’orario e la data
del salvataggio dell’anagrafica;
I campi sottostanti (data ammissione, numero verbale, data uscita, progressivo socio, ecc)
saranno compilati automaticamente dal programma in seguito all’inserimento delle delibere del
CdA; è comunque data la facoltà all’utente di inserirli manualmente.
ASPETTO CONTABILE: il programma riporterà i dati inseriti nelle parametrizzazioni
(vedi menù PARAMETRIZZAZIONI - COOPERATIVA - SETTAGGI COOPERATIVA)
INCONTRI
In questa sezione saranno visualizzati
tutti gli incontri intervenuti col socio.
L’inserimento,
la
modifica
e
la
cancellazione di un incontro potrà essere
effettuata da questa sezione, oppure
dall’apposita voce di menù incontri con il
socio (vedi GESTIONE - SOCI - INCONTRI
CON IL SOCIO).
NB: non è possibile accedere a questa maschera in fase di inserimento soci; l’utente dovrà
prima completare i dati e poi cliccare sul pulsante in alto: salva e continua.
COLLEGATI / DELEGATI
Questa finestra è stata suddivisa in tre sezioni:
DELEGATI:
In questa sezione dovranno essere inserite quelle persone (anche non soci) che hanno ricevuto
autorizzazione da parte del socio ad effettuare operazioni per suo conto.
Quando si andrà ad inserire un nuovo delegato verrà visualizzata una maschera di inserimento:
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Socio/non socio: dovrà essere indicato se la
persona delegata è un socio o no (a seconda
della scelta sarà attivo un campo diverso);
Data inizio delega: data dalla quale la persona
ha potere di delega (OBBLIGATORIO);
Data termine delega: data in cui la delega
perde validità (OBBLIGATORIA);
Data blocco: Da inserire nel caso in cui il socio
decida di interrompere la delega prima della
data termine;
Versamento massimo: importo massimo che il
delegato può versare.
Prelievo massimo: importo massimo
prelevabile dal delegato;
Libretto abilitato ( se installato il modulo
libretti): se in questo campo viene inserito un
libretto significa che il delegato ha i poteri di
delega SOLO per quel libretto.
Libretto NON abilitato ( se installato il modulo libretti): se in questo campo viene inserito un
libretto significa che il delegato ha i poteri di delega per tutti i libretti TRANNE che quello
indicato.
NB: Nel caso in cui i campi “libretto abilitato” e “libretto non abilitato” siano lasciati vuoti, il
delegato ha poteri di delega su TUTTI i libretti.
COLLEGATI: Dovranno essere inseriti i nominativi di coloro che in qualche modo sono in
relazione con il socio (amici, compagni, ecc..)
Per inserire un nuovo collegato premere l’apposito tasto; selezionando un codice socio tutti gli
altri campi saranno auto compilati;
NUCLEO FAMILIARE: Dovranno essere inseriti i nominativi delle persone che compongono il
nucleo familiare.
Al momento dell’inserimento verrà visualizzata una maschera dove andrà inserito il
nominativo, il grado di parentela e la data di nascita.
NB: Nel caso in cui, ad esempio, un componente del nucleo familiare del socio, abbia anche
ricevuto la delega per effettuare operazioni, dovrà essere inserito sia nella sezione “delegati”
che “nucleo familiare”.
REGISTRAZIONI CONTABILI ISCRIZIONE ALLA COOPERATIVA
Quando un socio viene registrato come richiedente, oltre a generare le varie posizioni del
socio, vengono anche effettuate le registrazioni contabili per l’iscrizione alla cooperativa.
I valori contabili interessati vengono ripresi dall’anagrafica socio: capitale sociale, tassa
ammissione e quota associativa; a seconda di come è stata impostata la parametrizzazione
verrà richiesta solo la prima oppure anche le altre.
Nella finestra della registrazione sarà evidenziato il totale da richiedere al socio.
NB: l’importo incassato NON può essere superiore a quello richiesto.
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- Se l’importo incassato è uguale al richiesto ogni voce viene totalmente chiusa e la
registrazione contabile che ne deriva è la seguente:
“Cassa Contanti
a
Debiti Verso Aspiranti Soci (FA)”
- Se l’importo è inferiore la registrazione contabile sarà:
“Crediti diversi (CD)
Cassa Contanti
a
Debiti Verso Aspiranti Soci (FA)”
NB: Dopo aver eseguito il primo salvataggio, in alto sulla barra del menù, comparirà un nuovo
pulsante che permetterà di effettuare nuovamente la registrazione di Richiesta ammissione
socio.
ISCRIZIONI / PRENOTAZIONI
La maschera è stata suddivisa in quattro sezioni: aree, interventi, tipologia, unità immobiliare.
Ricordiamo che non è possibile accedere a questa maschera in fase di inserimento soci;
prima completare i dati e poi cliccare sul pulsante in alto: salva e continua.
L’inserimento dei dati può essere effettuato indistintamente da questa finestra o dalle apposite
voci di menù GESTIONE - COOPERATIVA - ISCRIZIONE A GRADUATORIE.
(Per maggiori chiarimenti sulle modalità di inserimento consultare il manuale nella sezione iscrizione a graduatorie).
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ATTENZIONE! La sezione UNITA’ IMMOBILIARE diventa attiva nel momento in cui un socio è
collegato ad un’unità immobiliare; solo allora sarà possibile modificare i dati. Per collegare un
socio ad un’unità vedi GESTIONE - UFFICIO TECNICO - AREE IMMOBILIARI
DATI STATISTICI
Questa pagina può essere un valido
strumento per compiere delle statistiche
sulla compagine sociale.
Qui
potranno
essere
riportate
le
informazioni relative al lavoro del socio
(tipologia, luogo di lavoro, ecc), alle
motivazioni che lo hanno spinto a cercare
l’alloggio, ecc..
Inoltre sono presenti due tabelle per
inserire il reddito personale e quello del
nucleo familiare.
Sono stati previsti due campi descrittivi
per permettere all’utente di inserire delle
note.
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SITUAZIONE CONTABILE
In questa maschera sono presenti i dati della banca di appoggio e tutte le movimentazioni
contabili riguardanti il socio:
In
automatico
il
programma
visualizzerà i saldi per ogni posizione
del socio; per visualizzare invece
l’elenco dei movimenti sarà sufficiente
cliccare sull’apposto bottone in alto a
destra
Per visualizzare, invece, il dettaglio di
un
movimento,
cliccare
il
tasto
“visualizza dettaglio movimento” (lente
di ingrandimento).
Per tornare nuovamente a visualizzare i
saldi dei mastri, premere l’apposito
pulsante in altro a destra
Apponendo un flag sullo specifico campo è possibile dire al programma di scalare i pagamenti
dagli eventuali libretti ( se installato il modulo Libretti).
DOCUMENTI ( se installato il modulo Protocollazione Documenti).
In questa sezione sono riepilogati tutti i documenti protocollati (emessi o ricevuti) riguardanti il
socio.
Oltre che da questa finestra i documenti potranno essere visualizzati, modificati o inseriti
dall’apposita voce di menù GESTIONE - PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTI.
(Per maggiori chiarimenti sulle modalità di inserimento consultare il manuale nella sezione Protocollazione documenti).
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Incontri con il socio
Da questa sezione sarà possibile
ricercare o inserire nuovi incontri col
socio. Per la ricerca inserire il codice
socio e cliccare il tasto Ricerca: una
maschera visualizzerà tutti gli incontri di
quel socio; con un doppio click su un
incontro sarà possibile visualizzare il dettaglio. Per inserire un NUOVO incontro sarà sufficiente
digitare un codice cliente e premere il tasto Inserisci; il programma chiederà conferma e poi
visualizzerà la maschera per l’inserimento dei dati, che per facilitarne la lettura è stata
suddivisa in più pagine.
DATI GENERALI: Contiene le informazioni generiche relative all’incontro come la data, una
breve descrizioni e informazioni sulla tipologia di alloggio che sta cercando;
RICHIESTE: raggruppa dati sulla tipologia di alloggio cercata come il tipo di edificio, il comune,
eventuale interesse ad interventi già in corso, ecc..
NOTE INCONTRO: pagina ad inserimento libero per annotare osservazioni o promemoria
sull’incontro avvenuto;
DATI SOCIO: in questa maschera sono riportati i dati inseriti all’interno dell’anagrafica socio
nella sezione “comunicazione” e “dati statistici”; se i campi saranno modificati, in automatico
verranno cambiati anche nell’anagrafica.
NB: Per la stampa estrazioni socio con filtro, nel caso che un socio abbia più incontri registrati,
saranno presi in considerazioni i dati inseriti nell’ultimo incontro salvato.
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Cooperativa
Delibere del CdA
Per inserire una NUOVA DELIBERA sarà necessario digitare la data e premere il tasto ricerca.
Il programma aprirà una maschera suddivisa in tre finestre:
DATI GENERALI: In questa sezione dovrà
essere inserita una breve descrizione della
delibera e il link al verbale del consiglio
allegato.
Il numero prima ricevuta sta ad indicare il
numero della prima ricevuta rilasciata per
ammissioni o dimissioni soci;
Nel caso si voglia rendere definitiva la
delibera dovrà essere spuntato l’apposito
campo e indicata
la data
in cui
dovranno essere effettuate le registrazioni.
PARTECIPANTI AL CdA: in questa pagina,
utilizzando l’apposita barra degli strumenti,
potranno essere inseriti i partecipanti al
consiglio di Amministrazione, sia soci che
non; nel campo carica sarà visualizzata
l’eventuale mansione del socio all’interno
della cooperativa (quella inserita all’interno
dell’anagrafica socio nella campo “carica in
cooperativa” nella sezione Sociale).
SOCI DELIBERATI: in questa pagina
dovranno risultare tutti i soci che sono stati
deliberati nel consiglio di amministrazione;
tramite la barra degli strumenti scegliere
inserisci
e
selezionare
un
socio;
il
programma visualizzerà il socio e il relativo
stato attuale: all’operatore il compito di
selezionare il nuovo status e premere
conferma per salvare i dati.
Per ricercare una DELIBERA ESISTENTE digitare la data della delibera e premere ricerca;
Se la delibera NON è DEFINITIVA l’utente potrà modificare tutti i campi. Se si sceglie di
visualizzare una delibera DEFINITIVA le sezioni “partecipanti al CdA” e “Soci Deliberati” non
saranno modificabili; per poterle cambiare sarà necessario togliere il flag alla dicitura “Delibera
definitiva”: in questo modo sarà possibile aggiungere o togliere partecipanti al CdA e
solamente aggiungere Soci deliberati.
NB: Una volta salvata come definitiva, una delibera resta tale anche se viene tolto il flag alla
voce “delibera definitiva”.
Per eliminare un socio deliberato sarà necessario agire manualmente nell’anagrafica
riportando lo status del socio a quello precedente la delibera, inoltre dovranno essere
cancellate manualmente le registrazioni contabili.
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NB: Si sconsiglia vivamente di eseguire questa procedura!
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Iscrizione a Graduatorie
Da questa sezione è possibile accedere alle varie graduatorie: aree, tipologia o intervento;
la logica di inserimento o modifica è la stessa per tutte e tre le graduatorie, pertanto ne
spiegheremo solo una a titolo esemplificativo.
Selezionare un tipo di graduatoria ed inserire
il nominativo di un socio. Se il socio risulta già
iscritto a qualche graduatoria, comparirà una
lista con riepilogato la descrizione, la data di
iscrizione e la posizione attuale.
Per modificare, aggiungere o cancellare una
graduatoria, utilizzare gli appositi tasti
funzione sulla barra degli strumenti.
NB: è possibile modificare la data iscrizione
con una precedente: cliccando il tasto salva il
programma ricalcolerà la graduatoria.
La creazione, modifica o cancellazione di
un’iscrizione a graduatoria può essere
effettuata anche dall’anagrafica socio nella
pagina “iscrizioni / prenotazioni”.
UFFICIO TECNICO
Anagrafica Aree Immobiliari (ufficio tecnico)
Accedendo all’anagrafica aree immobiliari
verrà visualizzata una maschera: nella parte
sottostante verranno visualizzati gli interventi
presenti nell’area selezionata.
Tramite gli apposti tasti funzione sarà
possibile accedere direttamente all’anagrafica
Interventi,
per
poter
visualizzare
le
informazioni presenti, oppure per inserire un
nuovo intervento con le solite modalità.
Questo permette una più rapida consultazione
dei dati: se un socio è interessato ad una
certa area di intervento l’operatore sarà
subito in grado di visualizzare gli interventi in
corso e gli eventuali alloggi disponibili.
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Anagrafica Interventi
Da qui è possibile accedere all’anagrafica degli interventi; per richiamare un intervento
ricercare un codice esistente, altrimenti digitarne uno nuovo per inserire un altro intervento;
L’anagrafica interventi è stata suddivisa
in più finestre per facilitarne l’utilizzo.
DATI
GENERALI:
contiene
le
informazioni base come la descrizione,
l’area,
la
banca
dell’intervento,
riferimenti concessione edilizia, ecc..
CANTIERE: contiene i dati relativo al
tipo di intervento, impresa appaltatrice,
direttore dei lavori, legge agevolazione,
ecc..
MUTUI: è possibile collegare mutui già
presenti (inseriti dall’apposita voce di
menù) oppure aggiungerne di nuovi da
questa pagina.
SUPERFICI E FOTO: qui potranno essere
riportate le misure delle superfici
(calpestabile, utile, terrazzi, garage,
ecc..) e allegate le foto dell’intervento
oppure le piantine o qual si voglia
immagine.
DATI ICI: informazioni utili per il calcolo ici.
DOCUMENTI: ( se installato il modulo Protocollazione Documenti) riepiloga tutti i documenti
correlati all’intervento.
UNITA’ IMMOBILIARI: In questa sezione sarà possibile visualizzare tutte le unità immobiliari
dell’intervento. Attraverso i consueti tasti funzione l’utente potrà visualizzare il dettaglio di
un’unità immobiliare, inserire o modificare i dati direttamente dall’anagrafica intervento, senza
necessariamente dover passare dal menù.
NB: Nella pagina dati generali è prevista la possibilità di spuntare la casella “intervento
chiuso” in modo che il programma evidenzi l’anomalia quando questo codice viene usato. E’
prevista comunque la possibilità di forzatura per poter rivedere dati storici.
Sempre nella pagina generale è data la possibilità di indicare se l’intervento è indivisa; in
questo modo solo i codici giusti vengono abilitati alla gestione dell’indivisa rendendo
soprattutto più lineare e rapido l’inserimento dei dati nell’Unità immobiliari della proprietà
divisa, per i quali non vengono chieste le date dei ripartitori.
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Anagrafica Unità Immobiliare
Per visualizzare il dettaglio di un’unità immobiliare esistente selezionare negli appositi spazi
l’intervento e l’unità immobiliare.
Per inserire una nuova unità selezionare l’intervento e digitare un nuovo codice unità.
La maschera è stata suddivisa in più sezioni per facilitarne l’inserimento e la consultazione.
DATI GENERALI: Raggruppa i dati identificativi
dell’immobile come la descrizione e l’indirizzo
dell’unità, il socio acquirente e l’eventuale
cointestatario (particolarmente importane per la
gestione delle fatture c/to anticipi), il numero dei
vani, la scala, il piano, i dati di riferimento
dell’eventuale box e del posto auto, ecc..
In una tabella è possibile indicare se si tratta
dell’unità immobiliare principale e riportare le
unità immobiliari collegate. In una sezione
economica potrà essere inserito l’importo
dell’unità, quello del mutuo e del budget. Se parametrizzato nei settaggi della cooperativa,
accanto al nominativo del socio apparirà il simbolo di un lucchetto che consente di sbloccare e
cambiare il socio collegato anche se esso e’ legato ad un Piano Finanziario. Nel Caso di Piano
Finanziario definitivo tutte le scadenze verranno sconnesse ma le registrazioni ovviamente
restano in essere.
DATI TECNICI: Questa pagina raggruppa le
informazioni relative alla tipologia dell’edificio, alla
tipologia dell’alloggio, al tipo di destinazione e alla
categoria dell’edificio.
VARIE: Questa pagina contiene informazioni
come la data del contratto, la data di consegna
dell’unità, la data e il numero di rogito e il
notaio che l’ha stipulato.
Un apposito campo consente di indicare
l’eventuale assegnazione a un NON socio.
Sono stati previsti inoltre tre campi per
permettere l’inserimento di note.
SUPERFICI E FOTO: La pagina è composta da
due tabelle; nella sezione superfici, tramite
l’apposita barra degli strumenti dovranno
essere indicate le superfici che compongono
l’unità; nella sezione foto sarà invece possibile
allegare delle immagini dell’unità.
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DATI ICI: ( se installato il modulo ICI) la
maschera contiene tutti i dati utili ai fini ICI come
categoria, classe, foglio, particella, sub, rendita,
eventuali detrazioni personali, acconti versati,
ecc..
DATI INDIVISA: ( se installato il modulo
Gestione Indivisa): raggruppa tutte le
informazioni necessarie per la gestione
indivisa, come canoni di godimento,
valore storico utenze, valore attuale delle
utenze, aliquote iva a cui sono soggette le
varie voci da fatturare, il mastro, il conto
per la fatturazione, ecc..
(Per
il
dettaglio
vedi
la
sezione
Fatturazione Indivisa).
CHIAMATE PER GUASTI: ( se installato il
modulo
Guasti):
permette
di
gestire
direttamente dall’unità le chiamate per guasti.
(Per maggiori chiarimenti sulle modalità di inserimento consultare il manuale nella sezione gestione guasti).
DOCUMENTI: ( se installato il modulo
Protocollazione
Documenti):
permette
di
protocollare tutti i documenti collegati all’unità.
(Per maggiori chiarimenti sulle modalità di inserimento consultare il manuale nella sezione Protocollazione Documenti).
Gestione Guasti
Questo modulo consente di gestire e monitorare i guasti verificati agli interventi o alle singole
unità abitative, in modo da poter pianificare le riparazioni, gestire i preventivi, le fatture dei
fornitori ed eventualmente riaddebitare i costi a terzi.
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Gestione Guasti
La maschera principale è suddivisa in più sezioni per facilitare la ricerca di un guasto
precedentemente inserito:
Segnalatore: indicare chi ha evidenziato il guasto. La ricerca può essere effettuata sia
all’interno dell’anagrafica soci che nelle anagrafica non soci (selezionando gli appositi check
box).
Stampa elenco guasti
Da questa sezione è possibile effettuare la stampa relativa ai guasti.
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La maschera è stata divisa in più sezioni di filtri.
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Segnalazione: da la possibilità di effettuare la ricerca in base a chi ha segnalato il guasto.
Dati occupante: possibilità di inserire l’intervento o l’unità di riferimento e il nominativo
dell’inquilino.
Altri filtri: è possibile selezionare il tipo di guasto, tecnico intervenuto, stato del guasto, ecc.
Periodo di interesse: permette di filtrare i guasti in base alle date inserite (data segnalazione,
data inizio lavori, dato fine lavori, ecc..)
Guasti aperti o chiusi: filtra ulteriormente i risultati di stampa in base allo stato del guasto.
Tipologia del report: da la possibilità di scegliere il tipo di stampa da effettuare.
Inserire un guasto
Nella maschera gestione guasti è presente una pulsante “inserisci guasto”.
La maschera è suddivisa in tre sezioni:
- dati generali: dovranno essere inseriti i dati della segnalazione, i dati dell’occupante l’unità, i
riferimenti del tecnico, ed eventualmente le foto.
- dettaglio: qui dovranno essere riportati i dati relativi al dettaglio della chiamata; è possibile
inserire il fornitore anche senza richiamare il codice, nel caso in cui l’anagrafica non sia stata
ancora inserita nel programma di contabilità. Nella sezione “consuntivi costi” potranno essere
riepilogate una o più fatture della ditta che ha effettuato le riparazioni del guasto. Nella tabella
del riaddebito potranno essere indicati gli eventuali nominativi ai quali dovranno essere
riaddebitato i costi.
- appuntamenti e documenti: in questa sezione potranno essere riepilogato gli appuntamenti
relativi al guasto, e protocollato i documenti relativi.
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Tabella operatori della cooperativa
Da questa maschera è possibile inserire l’anagrafica degli operatori in cooperativa:
digitare un nuovo codice operatore:
all’interno della maschera potranno essere inserite
tutte le generalità dell’operatore, come nominativo,
indirizzo, recapiti telefonici, ecc..
Tabella tecnici imprese operative
Da questa sezione sarà possibile gestire le
anagrafiche dei tecnici, con la possibilità di inserire
l’impresa per cui lavorano e i recapiti.
Tabella stato del guasto
Questa tabelle è formata da un codice e una descrizione. Per procedere all’inserimento digitare
un nuovo codice ed immettere la relativa descrizione.
Per cancellare selezionare un codice esistente e premere “cancella”.
Tabella tipo guasto
Questa tabelle è formata da un codice e una descrizione. Per procedere all’inserimento digitare
un nuovo codice ed immettere la relativa descrizione.
Per cancellare selezionare un codice esistente e premere “cancella”.
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Servizi
Copia Aree Immobiliari
Tramite questa funzione è possibile duplicare
delle aree già esistenti.
E’ possibile indicare un nuovo codice area
oppure copiare i dati su un area esistente: nel
secondo caso i vecchi dati saranno sostituiti
con quelli dell’area di origine. In automatico
saranno copiate anche le graduatorie.
Copia Interventi
Tramite questa funzione è possibile duplicare
degli interventi già esistenti.
Sarà sufficiente indicare l’intervento di origine
e inserire un codice mai usato per generare il
nuovo intervento; è data la possibilità
all’utente di scegliere se duplicare o meno le
graduatorie.
Copia Unità Immobiliari
Tramite questa funzione è possibile duplicare
delle unità immobiliari esistenti.
Dovrà essere inserito l’intervento e l’unità di
origine, poi dovrà essere indicato l’intervento
di destinazione (che può essere anche uguale
a quello di origine) e un nuovo codice unità.
Copia Tipologie Immobiliari
Tramite questa funzione è possibile duplicare
tipologie immobiliari già esistenti.
E’ possibile indicare un nuovo codice tipologia
oppure copiare i dati su una tipologia
esistente: nel secondo caso i vecchi dati
saranno sostituiti con quelli della tipologia di
origine. In automatico saranno copiate anche
le graduatorie..
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GESTIONE ECONOMICA
Piano Finanziario
Budget Intervento
Inserire un intervento nella maschera principale e confermare.
Questa sarà la schermata visualizzata: in alto
a sinistra tramite il pulsante “tipo budget”
sarà possibile scegliere se visualizzare il
budget economico (proposto di default) o
quello finanziario. Le colonne presenti nella
griglia possono essere spostate a piacimento
dell’utente; per ripristinare la disposizione
iniziale utilizzare l’apposito pulsante “carica
griglia standard”.
NB: L’inserimento dati è consentito soltanto
dal budget economico.
Tramite il pulsante “archivia” nella parte inferiore della maschera, inserendo un nome, è
possibile storicizzare i dati inseriti, in modo tale da archiviarli e poterli utilizzare in seguito nelle
stampe; tramite il tasto “visualizza” verranno mostrati i nomi dei precedenti salvataggi (che
volendo potranno anche essere sovrascritti).
Per inserire una nuova voce nel budget premere il tasto inserisci:
Nella parte superiore dovranno essere indicati i
dati economici ovvero la voce di spesa e
l’importo; inserendo il codice iva il programma
utilizzerà, nelle scadenze finanziare, l’importo
iva inclusa. Nel caso in cui la voce di spesa che
si sta inserendo sia collegata a una voce di
spesa principale, i campi “data, giorni di attesa,
da voce di spesa”, saranno auto compilati.
E’ possibile collegare due voci di spesa anche in
fase di inserimento budget: in questo caso il
collegamento sarà valido solo per la riga inserita.
La parte inferiore, permette di gestire il lato
finanziario. Le scadenze potranno essere inserite
manualmente tramite il pulsante “inserisci”,
oppure utilizzare il pulsante “inserimento
tramite generazione facilitata”.
NB: fino a quando l’importo del budget economico e di quello finanziario non coincideranno
non sarà possibile confermare l’inserimento dei dati.
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Scadenze finanziarie: inserimento tramite generazione facilitata
Nella maschera saranno riportati i dati inseriti
nella gestione economica, ovvero l’importo e
la data; a questo punto sarà possibile
scegliere:
1) gestire le scadenze indicando una forma di
pagamento: ad esempio, scegliendo un 30-60
FM il programma genererà due scadenze con
periodicità mensile e cadenza ogni 30 gg.
2) gestire le date delle scadenze indicando la
periodicità in giorni o in mesi, e il valore della
rata indicando o il n. delle rate, o l’importo o
la percentuale;
Tramite il pulsante in alto a sinistra “genera ripartizione” il programma creerà le rate,
visualizzando nuovamente la maschera iniziale.
Generare un modello di budget
Nella gestione del budget di intervento, in alto a sinistra è presente un pulsante
Cliccando questo tasto è possibile salvare un budget inserito per un intervento come modello
da poter utilizzare in futuro per altri interventi.
NB: se dopo aver inserito tutte le voci di spesa su un intervento si salva un modello, per
memorizzare i dati nell’intervento è comunque necessario premere il tasto salva o salva e
continua.
Richiamare un modello di budget
Se in un intervento non è ancora stato inserito nessuna riga di budget è possibile richiamare
un modello precedentemente salvato.
Dal menù “Budget intervento” richiamare l’intervento e premere il tasto
selezionare un modello dall’elenco.
e
In automatico il programma riporterà nell’intervento le righe di budget del modello selezionato
SENZA importi e SENZA scadenze.
Nel caso in cui si desideri riportare il modello di budget così com’è stato salvato sarà sufficiente
togliere il flag dalla voce “richiama budget senza importo e senza scadenze”.
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Gestione Appalti
Questa funzione serve per inserire gli appalti ai fornitori; l’inserimento può essere effettuato
utilizzando voci di budget inserite nell’apposita sezione oppure da nuovo.
Richiamando un intervento dalla schermata principale, il programma visualizzerà in maniera
sintetica gli appalti presenti. Tramite il pulsante in alto a sinistra sarà possibile scegliere il tipo
di visione:
- sintetica: righe di budget
- analitica: righe di appalto
- finanziaria: dettaglio scadenze dell’appalto;
INSERIRE UN APPALTO DA VOCE DI BUDGET:
L’inserimento può essere effettuato solo dalla
visione sintetica premendo il tasto “inserisci”.
Il programma visualizzerà una finestra
suddivisa in due sezioni: una economica e
una finanziaria;
in quella economica dovrà essere indicato il
fornitore che ha ottenuto l’appalto, l’importo
ed eventuali note. E’ prevista la possibilità di
allegare anche un file.
Per inserire le scadenze nella parte finanziaria
potrete utilizzare il pulsante “inserimento
tramite generazione facilitata” (vedi pagina
precedente) oppure gestirle manualmente.
NB: fino a quando l’importo economico e
finanziario non coincideranno non sarà
possibile confermare l’inserimento dei dati.
ATTENZIONE!
La modifica o la cancellazione degli appalti potrà avvenire solo dalla visualizzazione analitica.
INSERIRE UN APPALTO SENZA BUDGET:
La finestra visualizzata sarà la medesima proposta nel caso di inserimento da voce di budget,
solo che in questo caso dovrà essere scelta anche la voce di spesa.
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Generatore piani finanziari
Piano Finanziario Standard
Questa procedura permette di generare dei modelli di piano finanziario o per intervento o per
tipologia di unità di un dato intervento; infatti se nella maschera iniziale si inserisce solo
l’intervento, il programma genererà un piano finanziario relativo a TUTTO l’intervento;
altrimenti indicando sia l’intervento che la tipologia di unità verrà generato un piano finanziario
standard specifico per quella tipologia di quell’intervento.
Per inserire le rate del piano finanziario premere
il tasto inserisci: verrà visualizzata una maschera
dove sarà possibile indicare il tipo di rata,
l’importo, la data ed eventuali note.
Dalla barra degli strumenti sarà possibile
modificare o cancellare una rata.
Le colonne della griglia possono essere ordinate
a piacere dall’utente.
Per ripristinare l’ordinamento standard sarà
sufficiente utilizzare l’apposito pulsante.
Piano Finanziario Unità Immobiliare
Scegliere l’intervento e la relativa unità immobiliare, in automatico il programma visualizzerà il
socio collegato. Premere il tasto “ricerca”; comparirà una maschera che chiede: “vuoi
recuperare il piano finanziario standard?” se si risponde “sì” nella finestra del dettaglio nella
sezione piano finanziario saranno riportate le righe presenti nel piano finanziario standard;
premendo “no” la maschera sarà visualizzata vuota e dovranno essere inserite tutte le rate.
Nella griglia in alto a destra, se presenti saranno visualizzate le unità collegate; nei campi
importo e mutuo compariranno gli importi pari alle somme dei valori dell’unità selezionate e le
eventuali unità collegate.
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In basso a sinistra nella sezione “dati generali” sarà possibile inserire delle note o allegare un
file; Nella casella “totale piano finanziario rata alloggio” verrà riportato il totale delle righe del
piano finanziario imputabili direttamente all’alloggio (saranno perciò escluse quelle tipologie di
rata che non avranno attivo la voce “influenza il totale costo alloggio”); nel campo “totale
piano finanziario” invece sarà riportato indistintamente la somma di tutte le righe.
Sempre dalla sezione “dati generali” sarà possibile rendere definitivo il piano finanziario
tramite un ceck box.
Creare un piano finanziario definitivo comporta:
generazione di scadenze sul mastro debiti c/costruzione (se previsto dal tipo di rata); nel caso
in cui venga tolto il flag di definitivo le scadenze verranno cancellate.
- le righe del piano finanziario potranno essere cancellate o modificate solo se non
incassate; le rate parzialmente incassate potranno essere modificate solo per l’importo
ancora da incassare.
Per inserire una nuova rata nel piano finanziario
premendo l’apposito pulsante comparirà la
maschera del dettaglio. Qui dovrà essere
inserito il tipo di rata, l’importo, la data ed
eventualmente delle note.
Nella parte sottostante sono presenti altri tre
campi:
Identificativo mutuo: quando disponibile
dovrà essere riportato il numero di mutuo.
Identificativo erogazione: numero fornito
dall’istituto di credito erogante.
Identificativo Frazionamento: numero fornito
dall’istituto di credito.
Questi campi potranno essere gestiti anche
in un secondo momento.
Inserimento facilitato rata piano finanziario: nel caso si conosca l’importo totale della tipologia
di rata, tramite questo tasto è possibile
“spalmare” nel tempo l’importo, senza dover
inserire manualmente “n” rate.
Indicare l’importo totale e la data di inizio (data a
partire dalla quale verranno calcolati i giorni per
le scadenze).
Per indicare la periodicità delle rate sarà possibile
selezionare una tipologia di pagamento, oppure
utilizzare lo splitter delle date. Indicare infine la
tipologia di rata e premere “genera ripartizione”.
Esempio: se inserisco importo € 100.000,00,
scadenza ogni 30 giorni, numero scadenze 50,
tipo di rata “standard”, il programma genererà 50
scadenze con cadenza mensile di tipo “rata
standard” di € 2.000,00 ciascuna.
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Rilevazione rate c/costruzione
Questa procedura è stata realizzata per
rilevare un credito nei confronti del socio per le
rate finanziarie di un certo lasso di tempo.
Durante questa procedura le scadenze
interessate vedranno modificare i loro mastri
di riferimento da “debiti conto costruzioni” (FC)
a
“crediti
conto
costruzioni”
(CS);
contestualmente verrà anche generata la
registrazione contabile di rilevazione del
credito
(Credito conto costruzione
a
Debito conto
costruzione).
Spuntando la casella “genera fattura c/to
anticipi il programma creerà le fatture per le
scadenze selezionate ancora da incassare e
per le quali non è ancora stata emessa fattura.
NB: le fatture NON saranno generate in definitivo, pertanto sarà necessario andare
nell’apposita sezione “stampa fatture” e selezionare la stampa in definitivo.
Per rilevare le quote in conto costruzione applicare i filtri, ad esempio inserendo il numero di
intervento e il periodo. Come causale registrazione verrà proposta di default quella inserita
nelle parametrizzazioni.
Se non apposto il flag su “effettua registrazioni contabili” verrà soltanto generata una stampa.
Tipo rata da includere: anche per le tipologie di rata incluse in queste caselle verranno
generate le scritture contabili, anche se all’interno della tipologia rata non è stato spuntato
“abilita rate c/costruzione”.
Tipo di rate da escludere: per le tipologie di rate incluse in queste caselle non verranno
generate le scritture contabili, anche se all’interno della tipologia rata è stato spuntato il campo
“abilita rate c/costruzione”.
Dalla gestione filtri di stampa sarà possibile salvare dei filtri oppure richiamare quelli
precedentemente inseriti.
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Incasso Rate c/costruzione
Da questa procedura è possibile incassare le rate conto costruzione. Dalla maschera principale
è stata abilitata la possibilità di gestire l’incasso anche richiamando il nominativo del socio
cointestatario; richiamando infatti nel campo socio il nominativo del socio conitestatario, il
programma riporterà in automatico il socio principale nel campo “socio” e visualizzerà il nome
del cointestatario nell’apposito campo.
In questa procedura viene visualizzato l’intero Piano finanziario evidenziando, rata per rata, lo
scaduto e l’incassato; tramite questa funzione, perciò, è possibile incassare una o può rate.
Per effettuare un incasso, nella maschera principale, indicare a scelta: o il socio, oppure
l’intervento e la relativa unità immobiliare e premere ricerca.
impostazioni: nelle caselle causali contabili,
sono riportate di default i dati inseriti nella
parametrizzazione. L’utente dovrà indicare la
data registrazione e l’importo dell’incasso;
avrà anche la facoltà di inserire una
descrizione aggiuntiva.
Per generare la fattura c/to anticipi,
selezionare l’apposita voce, cliccando su
“stampa la fattura generata” verrà effettuata
anche la stampa.
NB: Le fatture generate NON sono definitive,
per
renderle
tali
è
necessario
agire
dall’apposita voce di menù “Fatturazione –
stampa fatture” e selezionare la voce
Elaborazione in definitivo.
griglia: nella griglia sottostante sono elencate tutte le rate. Posizionandosi su una riga, tramite
i tasti funzione sarà possibile scegliere di incassare totalmente una rata, incassarla
parzialmente oppure annullare un incasso.
ATTENZIONE! da qui non è possibile cancellare incassi precedentemente effettuati.
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INCASSO RATA:
Dopo aver selezionato la riga su cui si
desidera effettuare l’incasso e aver cliccato
sull’apposito pulsante, verrà visualizzata la
maschera rappresentata qui a fianco; in alto
saranno riportati i dati della rata. Indicando
il mezzo di pagamento (cassa, banca, ecc) il
programma inserirà il conto di incasso (se
indicato nella parametrizzazione).
L’utente dovrà indicare il valore dell’incasso
(se selezionato “incassa totalmente rata” il
programma proporrà in automatico il valore
a saldo della rata); sono previsti dei campi
per poter inserire una descrizione aggiuntiva
e i riferimenti del documento: numero data
e banca emittente (nel caso in cui si stia
incassando un assegno).
La procedura provvederà a chiudere le scadenze nel programma di contabilità e ad effettuare
le registrazioni contabili:
- registrazione nel caso in cui sia stato precedentemente rilevato il credito:
conto selezionato (banca, cassa, ecc)
a
Crediti c/to Costruzione (CS)
- registrazione nel caso in cui non sia stato rilevato il credito:
conto selezionato (banca, cassa, ecc)
a
Debiti c/to Costruzione (FC)
NB: al fine di una corretta registrazione devono essere impostate due causali contabili
differenti! (dalla parametrizzazione contabile).
Nelle versioni di aggiornamento è stata inserita una nuova funzione: premendo il tasto
conferma della registrazione, verrà visualizzato nella parte sottostante il dettaglio della
registrazione e sarà possibile inserire eventuali importi per arrotondamenti o altri conti.
Incasso Generico non collegato ad unità da distribuire successivamente
Questa funzione può essere utilizzata nel caso in cui il socio effettui un versamento in conto
costruzione per un intervento, ma non abbia ancora scelto l’unità immobiliare.
Dal menù GESTIONE ECONOMICA – PIANO FINANZIARIO – INCASSO RATE CONTO COSTRUZIONE
selezionare il socio e l’intervento (senza nessuna unità); il programma visualizzerà un
messaggio di conferma:
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Dopo la risposta affermativa il programma visualizzerà la maschera per effettuare gli incassi:
- Inserire la data e l’importo da incassare
- Premere il pulsante
. Il programma visualizzerà la maschera
per l’incasso dove dovrà essere indicato il conto per la registrazione (cassa, banca, ecc), e
premere “conferma”.
- cliccare sul tasto registra: verrà visualizzato il movimento contabile che si sta generando.
Premendo “conferma” verrà visualizzato il numero di registrazione effettuata.
Distribuire incasso generico
Una volta collegata l’unità immobiliare al socio e generato un piano finanziario definitivo, è
possibile imputare gli incassi generici registrati a delle rate del piano finanziario.
Dal menù GESTIONE ECONOMICA – PIANO FINANZIARIO – INCASSO RATE CONTO COSTRUZIONE
selezionare il socio; nella maschera degli incassi comparirà un pulsante:
cliccando sul pulsante comparirà un messaggio: “Vuoi ridistribuire sul piano finanziario il
TOTALE dell’importo generico?” Confermare e procedere come di consueto all’incasso di una o
più rate. Premendo il tasto registra il programma visualizzerà il messaggio: “registrazione
effettuata n. 0” in quanto il movimento contabile era già stato generato al momento
dell’incasso generico.
NB: non è possibile eseguire contemporaneamente l’incasso di una nuova rata e la
distribuzione di un incasso generico precedentemente effettuato. Le due operazioni devono
essere eseguite in due tempi distinti.
Chiusura Forzata rate piano finanziario
Premesso che la gestione CORRETTA prevede di chiudere ogni singola registrazione contabile
di incasso con la rata del Piano finanziario , sono state realizzate alcune procedure di facilities
E’ stata abilitata la chiusura forzata delle singole scadenze. Questa procedura è attivabile
attraverso bottone “chiusura rata” che si trova in alto nella barra delle icone: permette di
chiudere una scadenza senza per questo effettuare registrazioni contabili.
Nel caso di Scadenza chiusa in modo forzoso e’ possibile, tramite l’apposito tasto, riaprirla.
E’ stata data la possibilità di sconnettere gli incassi su tutto il piano finanziario, o su una
singola rata (sempre attraverso bottoni in alto nella barra delle icone) permettendo così di
riabbinare alcune registrazioni Contabili con le rate.
Infine, nella sezione del dettaglio delle Righe Contabili è stato attivato un pulsante che
permette di ritenere una riga di contabilità “Già Gestita”.
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Spostamento rate piano finanziario
Selezionare l’intervento per il quale si desidera spostare le date, indicare il tipo di rata, e la
data a partire dal quale devono essere posticipate le scadenze. Indicare se le rate devono
essere spostate di giorni o mesi e digitare il valore per lo spostamento.
Una volta indicati tutti i parametri premere
Gestione facilitata voci di spesa
Questa funzione è stata realizzata per automatizzare il più possibile la gestione delle voci di
spesa del budget.
Richiamando dalla maschera principale una voce di spesa e premendo il tasto ricerca verrà
visualizzato un dettaglio del conto:
Gruppo
di
appartenenza:
questa
informazione sarà utilizzata per gestire le
stampe (vedi gestione gruppi voce di spesa).
Iva: Se indicata l’aliquota, il programma
riporterà l’informazione nel budget e le rate
del piano finanziario verranno calcolate iva
inclusa.
La sezione “gestione temporale” è stata realizzata per poter gestire automaticamente le
scadenze del budget.
Giorni di attesa: numero di giorni passati i quali inizia l’attività della voce di spesa che si sta
andando a inserire.
Da inizio voce di spesa: parametro di riferimento dal quale calcolare i giorni di attesa.
Esempio: voglio gestire la voce “pavimenti e rivestimenti” sapendo che questa attività è
subordinata alla voce “impianto termoidraulico”. Stimo che i giorni di attesa per iniziare la
pavimentazione siano 90 dall’inizio della realizzazione dell’impianto idraulico; nella maschera di
gestione facilitata della voce di spesa “pavimenti e rivestimenti” inserirò 90 nella casella “giorni
di attesa”, mentre nel campo “da inizio voce di spesa” selezionerò la voce “impianto
termoidraulico”.
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Quando si procederà ad inserire nel budget la voce di spesa “pavimenti e rivestimenti”
potranno verificarsi le seguenti casistiche:
- ho già inserito a budget la voce di spesa “impianto termoidraulico”: quando inserirò la voce
“pavimenti e rivestimenti” il programma riporterà in automatico la data di inizio calcolando 90
giorni dall’inizio della voce di spesa “impianto termoidraulico”.
- non ho inserito la voce di spesa “impianto termoidraulico”: quando inserirò la voce
“pavimenti e rivestimenti” dovrò indicare manualmente la data di inizio.
RICORDA:
- ogni volta che verrà modificata la data di inizio della voce principale (nel nostro caso
“impianto termoidraulico”) il programma chiederà se si desidera spostata anche la data di
inizio della voce secondaria (“pavimenti e rivestimenti”).
Per non spostare la data di inizio della voce di spesa secondaria dovrà essere cancellato il
campo “da inizio voce di spesa” all’interno della riga del budget.
- impostando a zero i giorni di attesa il programma riporterà la data di inizio della voce di
spesa principale, anche in quella secondaria.
Gestione gruppi voci di spesa
Tramite questa funzione potranno essere generati dei gruppi di voci di spesa; l’obiettivo
principale di questa funzione è poter raggruppare nelle stampe voci eterogenee di spesa.
I gruppi voci di spesa sono formati da un codice e una descrizione.
Per inserire un nuovo gruppo digitare un nuovo codice, premere inserisci e digitare una
descrizione.
Per cancellare una voce esistente, richiamare il codice desiderato e premere il tasto cancella.
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Tipo Rata Piano Finanziario
Per inserire un nuovo tipo di rata digitare un codice mai usato e premere ricerca. Il programma
visualizzerà il dettagli della rata: analizziamo ogni singola voce:
- Rata Mutuo: Se spuntato la rata verrà considerata come rata mutuo.
- Influenza costo alloggio: se spuntata la rata andrà a incrementare il costo dell’alloggio.
- Abilita rilevazione “Rata conto costruzione”: se abilitato il programma consentirà di utilizzare
la funzione “rilevazione rate conto costruzione”.
- Genera scadenze contabili: se spuntato il programma creerà delle scadenze nel gestionale di
contabilità e i due campi successivi non saranno visualizzabili.
- Ritieni rata sempre pagata a data scadenza: Fino alla data di scadenza la rata figurerà come
aperta.
- Ritieni rata sempre pagata a qualsiasi data: La data risulta sempre pagata anche se la
scadenza deve ancora manifestarsi.
- % massima su Importo Alloggio: limite massimo che può raggiungere il tipo di rata in
proporzione all’importo dell’alloggio. Nel caso la percentuale venga superata, il programma
visualizzerà un messaggio di avviso.
- % massima su piano finanziario: limite massimo che può raggiungere il tipo di rata in
proporzione all’ammontare del piano finanziario. Nel caso la percentuale venga superata, il
programma visualizzerà un messaggio di avviso.
- Fatturazione c/to anticipi: è possibile digitare due righi descrittivi che dovranno essere inseriti
nelle fatture c/to anticipi.
E’ vivamente consigliato attivare la voce “aggiungi riga descrittiva “scadenza del”….. In
questo modo, dopo le righe descrittive il programma riporterà in automatico la data di
scadenza della rata, l’intervento e l’unità immobiliare alla quale la fattura fa riferimento.
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QUOTE ASSOCIATIVE
Rilevazioni Quote Associative Annuali
Attraverso questa funzione è possibile rilevare il credito per le quote associative annuali.
Tramite questa procedura vengono aperte nel programma di contabilità le scadenze,
imputando al mastro “Crediti Diversi” (CD) la quota da incassare; contestualmente se richiesto
verrà effettuata la registrazione contabile: “crediti diversi
a Quote associative”
Soci interessati: dovranno essere indicati i soci per i quali si vuole rilevare il credito. Lasciando
lo spazio vuoto verrà rilevato il credito per tutti i soci.
Per cambiare il filtro fare click sull’icona col TASTO DESTRO del mouse.
Causale Registrazione: Causale con la quale verrà effettuata la registrazione contabile; di
default viene riportata quella inserita nella parametrizzazione contabile (SERVIZI E
PARAMETRIZZAZIONE - PARAMETRIZZAZIONI - CONTABILE)
Data Registrazione: Impostare la data in cui si vuole che sia effettuata la registrazione.
Mese da Analizzare: Selezionare il mese per il quale si vuole effettuare la rilevazione del
credito. Se lasciato vuoto verrà effettuata per tutto l’anno.
Analizza ANCHE Anno Corrente: Se selezionato il programma effettuerà le registrazioni
contabili anche per i soci iscritti durante l’anno corrente.
Escludi Soci Rogitati: Se selezionato il programma non rileverà il credito per quei soci che
risultano rogitati (vedi SERVIZI E PARAMETRIZZAZIONI - PARAMETRIZZAZIONI COOPERATIVA - SETTAGGI COOPERATIVA)
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Effettuo Registrazioni Contabili: Solo spuntando questa casella il programma provvederà ad
effettuare le registrazioni per la rilevazione del credito; in caso contrario verrà effettuata
soltanto una stampa.
Incasso Quote Associative Annuali
Tramite questa procedura è possibile incassare le quote associative.
In alto a sinistra è presente un pulsante: Gestione manuale Incassi quote. Se la
cooperativa non rileva il credito per le quote associative, impostando correttamente i parametri
(vedi Parametrizzazioni – Settaggi cooperativa), Polis.Lev memorizzerà extra-contabilmente
tutti i crediti verso il socio per le quote associative a partire dalla data di ammissione a socio.
Utilizzando questo pulsante sarà possibile segnare come incassato le quote già riscosse.
Per procedere al normale incasso delle quote associative, richiamando il socio, vengono
evidenziate le quote aperte suddivise per anno. Nel caso in cui non fosse stato rilevato il
credito, oppure fosse pagato un importo maggiore di quello riportato nelle scadenze è possibile
generare manualmente una nuova riga;
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Spieghiamo nel dettaglio i campi presenti
nella maschera:
Causale Incasso: causale con cui viene
effettuata la registrazione (impostata da
parametrizzazioni contabili);
Data Incasso: giorno in cui deve essere
effettuata la registrazione contabile;
Importo incassato: cifra versata dal socio
Importo da disporre: cifra residua da
imputare a una quota;
Nella griglia sono visualizzate le quote associative da incassare suddivise per anno con
evidenziato gli importi da pagare, gli incassi e i versamenti; tramite i tasti funzione sarà
possibile eseguire:
Incasso Totale: selezionando la riga che si desidera incassare, tramite questo pulsante
comparirà una maschera dove andrà indicato il tipo di incasso (contanti, assegno, ecc), una
descrizione aggiuntiva e i riferimenti a eventuali documenti. In automatico il programma
indicherà come cifra incassata la somma riportata nel campo “importo incassato”.
Premendo il tasto “registra” il programma effettuerà la registrazione contabile.
Incasso Parziale: selezionando la riga che si desidera incassare, tramite questo pulsante
comparirà una maschera dove andrà indicato il tipo di incasso (contanti, assegno, ecc), una
descrizione aggiuntiva e i riferimenti a eventuali documenti. Inoltre dovrà essere indicato
l’importo per cui si desidera effettuare l’incasso. Premendo il tasto registra il programma
effettuerà la registrazione contabile.
Utilizzando uno di questi due pulsanti la registrazione contabile che scaturirà sarà:
“Conto scelto (cassa, banca, ecc) a Crediti diversi (CD)”
Annulla Incasso: Selezionando una riga e premendo questo pulsante il si potrà cancellare un
incasso imputato erroneamente.
Incasso nuova quota: Questo tastò potrà essere usato nel caso in cui non sia stato rilevato il
credito, oppure venga versata una cifra maggiore rispetto a quelle evidenziate nel riepilogo.
Nella maschera dovrà essere indicato l’importo incassato, l’anno a cui si riferisce la quota
associativa, una descrizione e i riferimenti ad eventuali documenti. in questo caso nel
programma di contabilità sarà aperta una scadenza e contestualmente pagata e chiusa.
La registrazione contabile che scaturirà da questo tipo di operazione sarà la seguente:
“Conto scelto (cassa, banca, ecc) a Quote Associative”
NB: Nel caso in cui si crei un incasso di una nuova quota, e si voglia per qualche motivo
annullare l’incasso, non saranno cancellate le relative scadenze contabili generate.
Incassi Automatici (RID/MAV/Bollettini Postali)
ATTENZIONE!!
Prima di utilizzare questa procedura è necessario SETTARE CORRETTAMENTE TUTTI I
PARAMENTRI!
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PRIMA DI UTILIZZARE LE COMUNICAZIONI DIGITALI CONTATTARE IL VOSTRO
REFERENTE INFORMATICO!
L’utilizzo della procedura senza la corretta parametrizzazione potrebbe causare danni
irreversibili al sistema e la perdita definitiva di dati.
PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTI
Da questa sezione è possibile protocollare tutti i documenti: sia quelli generati dal programma
che non; dovranno essere inseriti OBBLIGATORIAMENTE il codice protocollo da cui deve essere
presa la numerazione, l’anno di protocollo e la data in cui si sta provvedendo alla
protocollazione; il numero di protocollo sarà assegnato in automatico dal programma.
Analizziamo nel dettaglio anche le alte voci della maschera; facciamo presente che più
informazioni saranno riportate in fase di protocollazione, più sarà semplice in un secondo
momento ritrovare il documento.
Protocollo: codice protocollo dove deve essere
archiviato il documento.
Data protocollo: data in cui si effettua la
protocollazione.
Mittente: la tabella è collegata all’anagrafica
clienti, fornitori e non soci.
Destinatario: la tabella è collegata all’anagrafica
clienti, fornitori e non soci.
Data documento: data riportata sul documento
che si sta protocollando.
Posizione fisica: luogo in cui si trova il documento
(ES: Archivio scaffale 3 mensola 1).
Socio: se il documento riguarda un socio in particolare, selezionarlo da un elenco.
Intervento: se il documento riguarda uno specifico intervento selezionarlo dall’elenco.
Unità immobiliare: se il documento riguarda un’unità specifica, selezionarla dall’elenco.
Tipo documento: questa voce è collegata a una tabella (vedi tabella protocollazioni).
Tipo argomento: questa voce è collegata a una tabella (vedi tabella protocollazioni).
Valore: inserire un importo nel caso ad esempio nel documento si faccia riferimento a un
pagamento, un incasso, ecc.
Numero riferimento: riportare l’eventuale riferimento presente nel documento da protocollare.
Descrizione breve: commento sintetico per identificare il documento.
Dettagliata: Descrizione minuziosa del documento.
Info mail: in questi campi è possibile inserire degli indirizzi mail a cui mandare una
comunicazione dell’avvenuta protocollazione: come oggetto sarà utilizzata la descrizione breve,
mentre nel testo della mail sarà riportata quella dettagliata; Cliccando sul pulsante accanto alla
riga è possibile selezionare un indirizzo presente in un’anagrafica socio, cliente e fornitore,
oppure direttamente dai contatti di outlook; alla mail non sarà allegato nessun documento.
Ufficio interessato: dovranno essere riportati gli uffici a cui notificare la protocollazione.
Allegati: selezionare il percorso dove si trova il documento che si sta protocollando.
Riempito opportunamente i campi sarà possibile scegliere tre diverse operazioni:
Protocolla il documento senza inviare nessuna mail;
Dopo aver protocollato il documento visualizzerà una finestra che permetterà
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di scegliere l’indirizzo a cui si vuole inviare la mail con allegato il
documento che si è protocollato;
Procederà solo ad inviare il documento senza effettuare la protocollazione;
verrà visualizzata una maschera che permetterà di scegliere a chi inviare il
documento.
NB: la protocollazione può essere lanciata anche direttamente dal documento che si sta
generando; in questo caso, dove possibile, i campi saranno autocompilati.
Protocollo documenti entrata
La maschera visualizzata sarà la stessa di quella che appare dal menù protocollazione
documenti. La differenza è che alcuni campi saranno riempiti di default:
Codice protocollo: verrà riportato il codice protocollo indicato nei settaggi della cooperativa, ma
in ogni caso potrà essere variato dall’utente.
Data e anno: in automatico verrà inserita la data e l’anno in cui si sta effettuando la
protocollazione. Anche questi dati potranno essere modificati manualmente dall’utente.
Destinatario: il nome della cooperativa sarà riportato in automatico.
Protocollo documenti uscita
Codice protocollo: verrà riportato il codice protocollo uscita indicato nei settaggi della
cooperativa, ma in ogni caso potrà essere variato dall’utente.
Data e anno: in automatico verrà inserita la data e l’anno in cui si sta effettuando la
protocollazione. Anche questi dati potranno essere modificati manualmente dall’utente.
Mittente: il nome della cooperativa sarà riportato in automatico.
Visualizza documenti protocollati
Da questa maschera sarà possibile
ricercare i documenti protocollati; per
una ricerca più dettagliata si consiglia di
applicare il maggior numero di filtri
possibili. Si ricorda che nella sezione in
basso a sinistra è possibile richiamare
dei
filtri
precedentemente
salvati
oppure salvarne di nuovi.
Nella pagina risultati saranno riepilogati
i documenti corrispondenti ai filtri
applicati: da questa maschera sarà
possibile modificare o cancellare un
documento.
Premendo il tasto elabora, invece, sarà
visualizzata la stampa di tutti i
documenti protocollati corrispondenti ai
filtri inseriti.
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Visualizza documenti ENTRATA
In fase di aggiornamento è stata aggiunta questa voce di menù che consente di visualizzare
solo i documenti in entrata (codice protocollo inserito nella parametrizzazione, settaggi
cooperativa nella maschera settaggio su moduli).
Visualizza documenti USCITA
In fase di aggiornamento è stata aggiunta questa voce di menù che consente di visualizzare
solo i documenti in uscita (codice protocollo inserito nella parametrizzazione, settaggi
cooperativa nella maschera settaggio su moduli).
Tabella protocollazioni
In questa sezione sono riepilogate quelle tabelle collegate alla gestione protocolli.
Codici di Protocollo
Da questa tabella è possibile inserire dei codici di protocollo: ad esempio posta in entrata,
posta in uscita, fax in arrivo, ecc; Ogni codice di protocollo avrà una numerazione separata.
Tipo Argomento del Documento
E’ stato scelto di creare una tabella anche per i tipi di argomento (contabilità, interventi, socio,
ecc) in modo da poter poi facilitare la ricerca.
Tipo di documento
In questa tabella è possibile indicare le tipologie: lettera, fax, e-mail, ecc..
Anche questo campo è stato inserito per facilitare la ricerca del documento.
Categoria del documento Stampa Unione
Le categorie di questa sezione servono per organizzare i documenti della stampa unione.
(vedi voce “stampa unione”).
Ufficio Interessato Alla protocollazione
Da questa tabella è possibile inserire i codici ufficio che saranno utilizzati nella griglia “ufficio
interessato” nella maschera protocollazione documenti.
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Gestione Documenti Stampa Unione
Tramite questa procedura vengono gestiti i documenti che poi verranno visualizzati nella
stampa unione. Nella maschera di partenza verrà chiesto di scegliere una categoria di Stampa
unione; premendo ricerca, se presenti, saranno visualizzati i documenti collegati.
Attraverso gli appositi tasti funzione sarà possibile inserire, modificare o cancellare un
documento.
Inserire un Documenti di Stampa Unione
Dopo aver premuto il tasto inserisci comparirà la sezione “dettaglio relativo al documento”.
Descrizione: identificazione del documenti
File di base: dovrà essere selezionato il percorso
dove si trova il documento a cui fa riferimento.
Codice protocollo: selezionare il codice a cui
dovrà fare riferimento il documento.
Voce di menù: tramite gli appositi pulsanti sarà
possibile aggiungere o eliminare una voce di
menù; in quella selezionata il documento apparirà
nella sezione “documenti relativi alla form” della
stampa unione.
Invio mail abilitato: se selezionato, dopo aver generato il documento, consentirà l’invio tramite
posta elettronica.
Documenti di default: se selezionato, il documento sarà visualizzato nella sezione documenti
scelti della stampa unione relativa alla voce di menù indicata.
Numeratore dei Protocolli
In fase di aggiornamento è stata inserita questa voce di menù che consente all’utente di
modificare le numerazioni dei protocolli. Si consiglia di abilitare questa funzione soltanto a
personale esperto e responsabile.
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LIBRETTI
Da questo menù è possibile gestire i libretti dei soci. Potranno essere creati libretti normali
oppure vincolati.
Sui Libretti sono stati attivati i controlli sui minimi relativi alle iscrizioni ai vari interventi; in
caso di iscrizioni multiple il conteggio viene effettuato sommando i vari importi minimi. Nel
caso in cui si scenda sotto l’importo minimo sarà visualizzato un avviso.
Libretti Normali
Attraverso le seguenti voci di menù sarà possibile gestire i libretti SENZA vincoli.
Apertura e movimentazione
Tramite questa voce di menù è possibile aprire o movimentare un libretto già esistente.
Richiamare un socio ed una tipologia di libretto. Nel caso in cui non esista nessun libretto di
quella tipologia legato al socio, il programma chiederà se si desidera inserire un nuovo libretto.
In alto a sinistra sono presenti tre pulsanti:
- SOCI COINTESTATARI: da qui è possibile visualizzare o inserire gli eventuali soci cointestatari
del libretto selezionato;
- DELEGHE: gestisce le eventuali deleghe a soci o non soci. I delegati possono essere inseriti
anche dall’anagrafica socio.
- TUTTI I LIBRETTI: attraverso questa icona saranno visualizzati i movimenti contabili relativi a
tutti i libretti del socio. Potranno essere visualizzati i dettagli dei movimenti (fino alla
registrazione contabile) oppure i saldi per ogni libretto.
In alto a destra verrà visualizzato il saldo del libretto richiamato e il saldo totale di tutti i
libretti intestati al socio selezionato.
Tra i dati riassuntivi del libretto verrà evidenziato:
- Numero di libretto: progressivo identificativo del libretto
- Rigo di stampa: ultimo rigo stampato nel caso di stampa su modulo libretti; per modificare il
numero di riga, digitare ne nuove cifre e premere il tasto salva accanto alla casella.
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Nella barra in alto a destra sono stati inseriti dei tasti funzione:
- TUTTI I LIBRETTI: permette di visualizzare tutti i libretti legati al socio.
- ADESIONI: permette di visualizzare le graduatorie a cui è iscritto il socio, ed
eventualmente iscriverlo a nuove.
Nella sezione movimenti verranno riepilogati i movimenti relativi al libretto.
NB: sarà possibile modificare o cancellare solo le nuove righe o quelle non ancora
contabilizzate.
INSERIRE MOVIMENTI DI LIBRETTO:
All’interno della griglia della sezione movimenti verranno visualizzati tutti i movimenti effettuati
fino a quel momento; per inserire un nuovo movimento premere l’apposito pulsante:
Nella prima parte dovranno essere inseriti i seguenti dati:
- Causale movimento: inserire la causale con la quale si desidera effettuare la registrazione del
movimento: nel caso si scelga una causale non prevista nei “parametri di gestione” il
programma visualizzerà un messaggio di avviso;
- Data movimentazione: data in cui viene effettuato il movimento
- Giorni valuta: il programma riporterà in automatico i giorni di valuta indicati all’interno della
causale.
- Importo: valore della movimentazione
- Intervento: eventuale intervento di riferimento
- Descrizione aggiuntiva: eventuale commento
Nella seconda parte, cliccando sugli appositi pulsanti sarà possibile scegliere la contropartita:
- conto piano dei conti: il campo “conto” diventerà attivo. Tramite i consueti metodi di ricerca
sarà possibile selezionare un conto dal piano dei conti.
- Mastro soci: il campo “mastro” diventerà attivo e sarà possibile scegliere su quale mastro
effettuare la registrazione.
- Giroconto su libretto: possibilità di scegliere il libretto sul quale effettuare il giroconto.
Al momento del salvataggio del nuovo movimenti il programma effettuerà nuovamente il
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controllo sull’importo disponibile del libretto.
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NB: è possibile inserire più movimenti nella stessa sessione ed effettuare un unico salvataggio
al termine degli inserimenti.
Chiusura scadenza da libretto
Dalla gestione libretti – apertura movimentazione, è possibile andare a chiudere una fattura.
Pigiando il pulsante “mastro soci” sarà possibile
indicare il mastro del socio di cui si vuole andare
a pagare una fattura.
Inserendo soltanto le prime due cifre del mastro
soci (CF), premendo il pulsante “chiudi scadenza”
il programma visualizzerà in automatico le
scadenze del socio proprietario del libretto.
Indicando tutte le sei cifre del codice, invece,
premendo il tasto “chiudi scadenza”, saranno
visualizzate le scadenze del socio corrispondente
al codice inserito.
Per selezionare una scadenza fare doppio click
sulla riga.
Per deselezionare una scadenza premere “chiudi scadenze” e rifare doppio click sulla riga da
deselezionare.
E’ possibile selezionare solo una scadenza alla volta; per chiudere più scadenze dovranno
essere generati più movimenti sul libretto.
Nel caso in cui l’importo versato sia inferiore all’importo della scadenza, quest’ultima risulterà
chiusa parzialmente.
Stampe Libretti
In questa sezione sono presenti svariate stampe.
Per le stampe su Modulo sono state apportate semplificazioni e sono state aumentate le
possibilità di gestire sia le righe, che il saldo, che il
numeratore di riga sulla ‘Gestione Righe da stampare’.
La “Stampa Libretti Movimentati” è stata resa molto più
veloce e sono stati migliorati gli output a stampa.
Nella Stampa Elenco Libretti è stata ottimizzata la velocità
nell’elaborazione e sono state aggiunte le date come
parametro di stampa. Nell’output di stampa è stato inserito
anche il totale e il numero di libretti conteggiati.
Nelle Movimentazioni dei Libretti ordinari e’ stato abilitato il
trasferimento di denaro tra Libretti di Soci diversi; inoltre
Sempre nella Movimentazione dei Libretti Ordinari il mastro
e’ stato portato a 6 caratteri, ed è stata data la possibilità di
pagare con il Libretto di proprietà di X una fattura a carico
di Y.
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Parametrizzazioni
Tipo Libretto
Da questa sezione è possibile generare “N” tipologie di libretto. Digitare un nuovo codice di
tipologie libretto e confermare.
nella maschera dovranno essere indicati:
- Descrizione libretto
- Mastro (due lettere) per indicare il mastro
socio relativo alla tipologia di libretto creata.
- Conto di mastro (conto del piano dei conti
sotto il quale verranno generati i mastri per i
libretti; il conto dovrà essere impostato come
conto patrimoniale fornitori)
- Saldo minimo consentito: importo minimo
consentito
SOLO per la tipologia di libretto
generata.
- Giorni di NON disponibilità: giorni per i quali le
cifre versate non possono essere prelevate.
Tassi d’interesse
Richiamare la tipologia di libretto i inserire la data
a partire dalla quale si vogliono rendere validi i
tassi di interesse. Nella maschera, utilizzando il
pulsante “inserisci” sarà possibile creare uno o
più scaglioni per i tassi di interessi.
Per ogni scaglione generato dovrà essere
indicato: l’importo minimo, l’importo massimo e
la percentuale del tasso di interesse.
In ogni momento, richiamando gli scaglioni
precedentemente
inseriti,
sarà
possibile
modificare i dati.
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Parametri di gestione
Da questa voce di menù dovranno essere inserite le parametrizzazioni valide per TUTTE le
tipologie di libretti generate.
CAUSALI DI VERSAMENTO: in questa sezione dovranno essere indicate le causali con le
quali sarà possibile effettuare un versamento; nella maschera di inserimento, oltre alla
causale, dovrà essere inserito:
- DATA DI VALIDITA’: giorno a partire dal quale potrà essere usata quella tipologia di causale;
- GIRONI DI VALUTA: giorni di intervallo tra la data effettiva del versamento e la data di
accredito; questo dato è importante per il calcolo degli interessi.
- GIORNI DI NON DISPONIBILITA’: giorni per i quali il socio non può prelevare l’importo
versato; nel caso in cui siano stati indicati i giorni di non disponibilità anche all’interno della
tipologia di libretto, il programma prenderà in considerazione il valore maggiore (es. se nella
tipologia è stato settato “3 giorni” e nella parametrizzazione “4 giorni”, l’importo versato verrà
considerato NON disponibile per 4 giorni)
CAUSALI DI PRELIEVO: in questa sezione dovranno essere indicate le causali con le quali
sarà possibile effettuare un prelievo; nella maschera di inserimento dovranno essere inserite la
data di validità, i giorni di valuta e i giorni di non disponibilità.
Nella parte sottostante dovranno essere indicati:
- DIVISORE: giorni che dovranno essere considerati per il calcolo degli interessi
- CONTEGGIO VALUTE: indicare se dovranno essere considerati solo i giorni lavorativi o tutti i
giorni dell’anno.
- Importo MINIMO consentito sul totale libretti
- Importo MASSIMO consentito sul totale libretti
- PERCENTUALE della ritenuta d’acconto
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Calcolo interessi
Da questa voce di menù è possibile effettuare il calcolo degli interessi (con relative
registrazioni contabili) e le stampe relative ai libretti.
Tra le varie stampe vorremmo soffermarci sul Report Deducibilità. Basandosi sulle nuove
normative in vigore è stato sviluppato un differente calcolo delle deducibilità. Mettendo il flag
su “effettua deducibilità a scarto giornaliero”, il calcolo sullo scarto tra gli interessi concessi e
quelli deducibili verrà effettuato giorno per giorno, prendendo in considerazione solo i valori
eccedenti, senza effettuare nessuna compensazione con gli eventuali interessi sotto la soglia di
deducibilità.
Libretti Vincolati
Attraverso questa voce di menù è possibile accedere ai libretti con vincolo.
Richiamando un socio sarà possibile visualizzare i dati del libretto ed inserire dei movimenti.
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Tipo di vincolo
Da questa sezione è possibile inserire le tipologie di vincoli; oltre ai dati descrittivi, è
obbligatorio inserire la data di inizio utilizzo. Per rendere un vincolo non utilizzabile è
sufficiente indicare la data di fine validità. E’ stato previsto un pulsante “vincolo inattivo” per
impedirne l’utilizzo nell’inserimento di un nuovo versamento di vincolo del socio.
NB: Per i movimenti del libretto vincolato, nel caso in cui si utilizzi il libretto ordinario come
base di gestione, sono stati messi controlli sul Disponibile e sul Totale Effettivo del Libretto
Ordinario.
Calcolo interessi
Attraverso questa form è possibile eseguire il calcolo degli interessi:
Inserire l’intervento per il quale si vuole
effettuare il conteggio, il mese da
analizzare e tutti gli altri dati richiesti.
Nella parte sottostante della maschera
sarà possibile scegliere se stampare
l’estratto
conto
(ed
eventualmente
effettuare anche le registrazioni), oppure
se eseguire delle stampe.
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FATTURAZIONE
Inserimento / variazione fatture
Attraverso questa procedura è possibile visualizzare oppure inserire delle fatture. Nella
maschera d’ingresso il programma proporrà di default la causale di fatturazione indicata nella
parametrizzazione contabile; l’utente potrà comunque decidere di selezionare da un elenco una
causale differente.
INSERIMENTO DI UNA FATTURA
Ci sono due possibilità per inserire una fattura:
Richiama modello: è stata prevista la possibilità per l’utente di richiamare un modello di fattura
precedentemente inserito; in automatico il programma riporterà nella maschera di inserimento
fattura i dati settati nel modello; a quel punto sarà possibile cancellare, modificare e inserire
nuovi dati. (per creare un modello vedi voce “salva modello”).
Normale inserimento: premendo ricerca sulla maschera il programma chiederà se si desidera
inserire una nuova fattura; vediamo in dettaglio la schermata:
Numero fattura: se una nuova fattura non verrà visualizzato il numero fino al momento del
salvataggio.
Anno: anno di fatturazione; questo dato è inserito automaticamente.
Causale Fatturazione: a seconda della causale può variare il contatore adoperato.
Data Fatturazione: giorno in cui viene emessa la fattura.
Cliente: selezionabile da un elenco con i già conosciuti metodi di ricerca.
Pagamento: da richiamare secondo i criteri di ricerca conosciuti.
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Intervento: selezionare l’intervento a cui la fattura fa riferimento.
Unità immobiliare: indicare l’unità a cui fa riferimento la fattura.
Banca: banca di appoggio del cliente. Se
nell’anagrafica del cliente è stata inserita la
banca di appoggio, il campo verrà auto
compilato.
Griglia: è possibile aggiungere delle righe
per la fatturazione utilizzando il pulsante
“inserisci”;
dovrà essere indicato la descrizione, la quantità, il prezzo unitario, il conto di ricavo l’aliquota
iva cui è soggetto;
Richiama gruppo fattura: questo pulsante permette di inserire nel corpo della fattura un
gruppo precedentemente inserito (vedi Gestione gruppo Fattura).
Inserisci sopra: tramite questo tasto è possibile inserire nel corpo della fattura una nuova riga
sopra una precedentemente inserita.
Salva modello: questo pulsante può essere adoperato in qualsiasi momento durante
l’inserimento della fattura; il programma ci chiederà di assegnare un codice al modello e lo
salverà con i dati inseriti (causali di pagamento, intervento, banca, righe, ecc). Nel caso in cui
debbano essere generare molteplici fatture simili, permette all’utente di richiamare il modello e
inserire (o modificare) solo i dati divergenti.
Stampa Fattura: tramite questo tasto il programma salverà e stamperà la fattura (mentre
utilizzando il tasto salva la fattura non verrà stampata).
Ultimo numero: ultimo numero di fattura inserito per quella causale contabile.
MODIFICA DI UNA FATTURA:
Per richiamare una fattura inserire il numero, se lo si conosce, oppure effettuare la ricerca
tramite i già conosciuti metodi. Il programma visualizzerà il documento e sarà possibile
apportare delle modifiche.
NB: Per modificare una fattura definitiva sarà necessario effettuare la defatturazione
Stampa Fatture
Questa procedura serve per stampare in definitivo delle fatture o per ristampare dei
documenti; vediamo nel dettaglio il funzionamento:
CLIENTE: questo campo permette di indicare un
codice cliente nel caso si desideri stampare solo i
suoi documenti.
CAUSALE FATTURA: se indicato saranno stampate
solo le fatture appartenenti a quella causale.
DATA FATTURA: tramite il corretto utilizzo dei filtri
è possibile indicare una data specifica o un
intervallo di periodo al quale devono appartenere
le fatture da stampare.
NUMERO FATTURA: utilizzando i filtri è possibile
indicare un numero o un insieme di numeri fattura
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che si desidera stampare.
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ELABORAZIONE DEFINITIVA: se attivo stamperà le fatture ed effettuerà le registrazioni
contabili nel programma di contabilità.
NB: dopo questa procedura le fatture saranno DEFINITIVE!
ARROTONDAMENTI: In questa sezione sono riportati i dati precedentemente inseriti nella
sezione PARAMETRIZZAZIONI – SETTAGGI COOP relativi agli arrotondamenti; in ogni caso è
prevista la possibilità di modifica prima della stampa.
SOLO CONTABILIZZATE: stamperà solo le fatture già contabilizzate (perciò già stampate in definitivo)
SOLO DA CONTABILIZZARE: stamperà le fatture non ancora definitive.
TUTTE: stamperà indistintamente sia le fatture contabilizzate che non.
Stampa Elenco Fatture
Attraverso questa voce di menù è possibile estrapolare dati relativi alla fatturazione.
Nella maschera è data la possibilità di applicare dei filtri di stampa:
- Cliente: se inserito un codice verrà realizzata una stampa inerente alle fatture emesse solo
nei confronti di quel cliente;
- causale fatturazione: se inserito un codice verranno prese in considerazione solo le fatture
realizzate utilizzando quella causale.
- Numero fattura: è possibile indicare un numero o un intervallo di numeri fattura; utilizzando
il tasto destro del mouse potrà essere modificato il tipo di filtro.
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- Data fattura: è possibile indicare una data o un intervallo di periodo in cui è stata effettuata
la fattura. Cliccando col tasto destro del mouse sull’icona del filtro è possibile modificare il
filtro di ricerca.
- Solo contabilizzate: spuntando questa casella sarà effettuata una ricerca solo tra le fatture
che risultano fatturate in definitivo;
- Solo da contabilizzare: se spuntata questa casella verrà effettuata una stampa inerente solo
le fatture che ancora non sono definitive;
- Tutte: nella stampa verranno riportate indistintamente sia le fatture definitive che quelle
ancora da fatturare.
- Scelta report: è possibile scegliere il tipo di report che si vuole visualizzare;
- Gestione filtri di stampa: è possibile richiamare un filtro esistente oppure realizzarne di nuovi;
Premendo il tasto stampa sarà visualizzata l’anteprima del’elenco delle fatture corrispondente
ai filtri di ricerca applicati. Come di consueto sarà possibile stampare oppure esportare il file in
uno dei formati disponibili.
Cancellazione / Defatturazione
Questa procedura è stata realizzata per cancellare o defatturare un documento.
Si raccomanda di prestare la massima attenzione nell’adoperare questa funzione.
CANCELLAZIONE: questa procedura consente di
cancellare le fatture che NON sono ancora state
stampate in definitivo.
Inserire i filtri opportuni per identificare la fattura da
cancellare: cliente, numero fattura, data ecc.. (senza
spuntare la voce defatturazione) e premere il tasto
elabora. Il programma visualizzerà dei messaggi di
avvertimento sull’operazione che si sta eseguendo.
Se sicuri della procedura eseguita dare la conferma.
DEFATTURAZIONE: se una fattura è già stata contabilizzata (fattura definitiva) non può essere
cancellata; per questo motivo è necessario utilizzare la funzione defatturazione. Inserire i filtri
di ricerca opportuni, selezionare la casella “defatturazione” e premere il tasto elabora. Il
programma visualizzerà dei messaggi di avvertimento sull’operazione che si sta tentando di
eseguire. Se sicuri dell’operazione chi si sta effettuando dare conferma. Una volta eseguita la
defatturazione, il documento non risulterà più definitivo, pertanto sarà possibile cancellare la
fattura (vedi cancellazione).
NB: il movimento contabile generato nel programma di contabilità deve essere cancellato a
mano!
IMPORTANTE!: Dopo aver cancellato una fattura ricordarsi di portare indietro il
contatore, altrimenti verrà saltato un protocollo!
Predisposizione incasso fattura
Questa procedura permette di effettuare un incasso massivo delle fatture.
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Impostare opportunamente i filtri : data
fattura, data scadenza, numero fattura,
codice cliente e causale fatturazione.
Selezionare l’azione da svolgere (registra
l’incasso). Impostare la data in cui dovrà
essere effettuata la registrazione e la causale
da utilizzare per il movimento.
Nella parte sottostante, infine, è possibile
impostare un ulteriore filtro di incasso,
ovvero:
- incassa tutti senza usare il libretto
- incassa tutti usando il libretto
- incassa solo chi non ha il libretto
-incassa solo chi ha il libretto
Premendo il tasto elabora il programma
effettuerà le registrazioni contabili.
Incasso manuale fattura
Questa procedura permette di eseguire l’incasso cliente per cliente.
Selezionare dall’elenco il socio (o cliente) per il quale si desidera effettuare l’incasso.
Indicare la causale contabile che dovrà essere utilizzata per effettuare la registrazione e
scegliere la data di incasso.
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indicare l’importo che si sta incassando e l’eventuale descrizione aggiuntiva da riportare nella
registrazione.
Dalla tabella sottostante l’utente potrà scegliere di incassare una o più scadenze.
Selezionare la scadenza e premere il tasto “incasso”.
Indicare il conto di incasso (cassa, cassa assegni o altro) e l’importo che si sta incassando.
Una volta inserito opportunamente tutti i dati, premere il tasto conferma.
Nella riga della scadenza selezionata comparirà l’importo del versamento.
Per completare la registrazione premere il tasto
scadenza e premere il tasto
, per annullare l’incasso selezionare la
.
Gestione gruppo Fattura
Questa procedura è stata realizzata in modo che l’utente non debba inserire tutte le volte a
mano le stesse righe ripetitive.
Digitando un nuovo codice gruppo verrà visualizzata una maschera:
Descrizione Gruppo: In questo campo dovrà essere inserita una breve descrizione del gruppo
che si andrà a creare.
Griglia: Attraverso i tasti funzione sarà possibile inserire, modificare o cancellare dei righi per
la fatturazione; i righi potranno essere sia puramente descrittivi che non, infatti al momento
dell’inserimento la maschera conterrà dei campi da riempire come: descrizione, quantità,
prezzo unitario, contropartita per la registrazione, codice iva ed intervento di riferimento.
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Utility – Copia fatture
Questa procedura permette di duplicare in modo massivo delle fatture precedentemente
inserite.
Indicare i dati di partenza, ovvero delle
fatture da copiare.
Indicare il numero della prima fattura
da duplicare e quello dell’ultima fattura.
Indicare l’anno di appartenenza delle
fatture e la causale con la quale sono
state inserite in contabilità.
Nella parte sottostante dovranno essere
inseriti i dati relativi alle fatture che
dovranno essere generate.
Il numero della prima fattura da
generare, l’anno di fatturazione, la
causale di fatturazione e la data in cui
dovranno essere generate.
Premendo il tasto “genera” verranno
create le fatture.
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FATTURAZIONE INDIVISA
I dati relativi all’indivisa sono riportati nella pagina “Indivisa” dell’Anagrafica unità immobiliare.
Vediamo nel dettaglio il suo contenuto:
CANONI DI GODIMENTO: ci sono tre caselle per poter inserire i canoni di godimento
dell’alloggio, del Box e delle Cantine. Nel caso in cui si inserisca le cantine e i box come unità
immobiliari a sè stanti, dovrà essere indicato solo il canone di godimento dell’unità in
questione.
VALORE STORICO UTENZA/VALORE ATTUALE UTENZA: Questi campi sono fondamentali per
poter effettuare la predisposizione delle fatture. Nel campo “valore storico” è riportato il valore
MENSILE, perciò in fase di predisposizione sarà moltiplicato per il numero di mesi. Nel caso in
cui il socio/cliente abbia avuto in carico l’unità per un periodo inferiore a quello di fatturazione,
verrà imputato l’importo in proporzione ai giorni di utilizzo. L’importo attuale dovrà essere
inserito dall’utente.
IVA CANONE: aliquota iva cui è soggetto il canone di godimento.
IVA VOCI DI CONSUMO: aliquota iva cui sono soggette le voci di consumo
IVA ALTRE VOCI: aliquota iva cui sono soggette le voci che non sono né canoni né voci
consumo.
MASTRO PER FATTURA: indicare il mastro che dovrà essere utilizzato per la fatturazione (es.
CL); nel caso in cui sia lasciato vuoto sarà utilizzato quello indicato nella parametrizzazione.
ESCLUDI UNITA’ DALLA FATTURAZIONE: spuntando la casella l’unità non verrà presa in
considerazione in fase di fatturazione.
NB: l’unità sarà comunque presa in considerazione per i calcoli di costi periodici o reversali, ma
non gli saranno fatturati.
NUMERO PERSONE: numero delle persone che occupano l’unità immobiliare.
DATA ULTIMO AGGIORNAMENTO ISTAT: ultima data alla quale sono stati rivalutati i canoni di
godimento.
UNITA’ REGISTRATA COME: segnalare come deve essere considerata l’unità ai fini ICI per il
riaddebito dei costi.
MILLESIMI: in questa tabella, utilizzando i consueti metodi di inserimento, dovranno essere
inseriti i valori relativi ai millesimi utilizzati.
AFFITTUARI: in questa tabella verranno riportati i nominativi dei vari affittuari e il periodo in
cui sono stati nell’alloggio
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NB: ogni volta che viene modificato un dato all’interno della sezione indivisa, verrà visualizzato
una maschera: qui saranno elencate le date in cui sono già stati state apportate le modifiche.
Più date di variazione sono presenti all’interno dell’intervento, maggiori saranno i tempio di
attesa dei calcoli; per questo motivo, quando ininfluente, è consigliabile assegnare la stessa
data modifica alle diverse variazioni intervenute.
Gestione
Polis è strato strutturato per eseguire i calcoli in giorni e non in mesi, in quanto gestisce in
automatico le entrate e le uscite dei soci. Su richiesta, però è stata data la possibilità di
eseguire i calcoli in mesi.
Dal menù parametrizzazioni, settaggi cooperativa, nella pagina settaggi indivisa è stato
inserito il campo “utilizza la ripartizione mensile dove possibile”; questo significa che se
nel periodo di fatturazione indicato non ci sono state uscite o entrate di soci, il calcolo verrà
eseguito in mesi. Nel caso contrario invece, il conteggio verrà eseguito in giorni.
Le differenze che si possono verificare per il diverso utilizzo dei ripartitori verranno poi gestite
con i conguagli.
Predisposizione fatture
Selezionare un intervento (campo obbligatorio), indicate il codice di budget da tenere in
considerazione e la data in cui si vuole fare le fatture. Indicare i codici di pagamento, causale
fatturazione, nota di credito e banca: nel caso in cui i campi siano lasciati vuoti, se presenti,
verranno utilizzati i dati inseriti nelle parametrizzazioni.
- Numero mesi da fatturare: mesi che dovranno essere fatturati partendo dalla data
dell’emissione fattura.
- Mastro di fatturazione; se lasciato vuoto verrà impostato quello inserito nei settaggi.
- Gestione appendici al budget: spuntando la voce “inserisci costi periodici” compariranno due
tabelle: in quella di destra saranno visualizzati tutti i costi periodici; tramite il pulsante “scelta
costi” sarà possibile scegliere quali costi visualizzare, ad esempio soltanto i costi periodici
relativi ai mesi interessati (basandosi sulla data fattura indicata).
Facendo doppio click sulla riga di un costo periodico, questo verrà riportato tra i costi periodici
da fatturare (tabella di sinistra); utilizzando il tasto “Seleziona tutti” tutti i costi periodici a
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video saranno riportati tra quelli da fatturare; utilizzando il tasto “deseleziona tutto”, le righe
precedentemente inserite nella tabella dei costi da fatturare verranno cancellate.
- Richiama elaborazione già effettuata/salvata: permette di richiamare dei dati
precedentemente salvati su un file XML; utilizzando questo file sarà possibile effettuare stampe
utilizzando come fonte i vecchi dati.
Premendo il tasto
eseguire più operazioni:
sarà visualizzata una maschera dalla quale sarà possibile
Da questa maschera sarà possibile generare le
fatture oppure effettuare delle stampe di controllo,
ad esempio report analitico (con o senza iva),
report sintetico, cedolini, ecc..
Il tasto funzione “elaborazione e salvataggio dati
XML” permette di salvare i dati in formato XML in
modo da poterli richiamare e consultare in un
momento successivo (vedi schermata iniziale
predisposizione fatture indivisa).
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Conguagli
Da questa maschera sarà possibile predisporre i conguagli per la fatturazione;
Intervento: selezionare l’intervento di riferimento;
Codice budget: inserire il codice del budget di riferimento
Data conguaglio: inserire la data in cui deve essere calcolato il conguaglio.
Pagamento: selezionare il codice pagamento per il conguaglio
Causale fatturazione: selezionare la causale contabile per la registrazione contabile; se lasciato
vuoto verrà utilizzato quello eventualmente inserito nelle parametrizzazioni.
Eventuale nota di credito: selezionare la causale contabile da utilizzare nel caso in cui il
conguaglio si a debito per la cooperativa; se lasciato vuoto verrà utilizzato quello
eventualmente inserito nelle parametrizzazioni.
Banca: banca di appoggio
Mastro di fatturazione: selezionare il mastro a cui deve essere fatturato; se lasciato vuoto
verrà utilizzato quello eventualmente inserito nelle parametrizzazioni.
Conguaglio minimo: importo minimo da fatturare; se uguale a zero verranno fatturati tutti gli
importi.
Aggiungi eventuali reversali: aggiunge le eventuali reversali di competenza del mese della data
di conguaglio.
Periodo di analisi: selezionare il periodo da analizzare per il conguaglio;
Costi – facoltativo: inserire la data di calcolo dei costi; ammette anche date non coincidenti con
l’anno solare (es: 01/10/2008 – 30/09/2009).
Richiama elaborazione già effettuata: permette di richiamare dati precedentemente salvati o i
risultati di precedenti elaborazioni.
Dopo aver impostato tutti i dati necessari premendo il tasto
verrà visualizzata una
maschera di dialogo, dalla quale sarà possibile scegliere l’operazione da effettuare.
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Premendo il tasto
Generazione fatture: genera le fatture di
conguaglio;
Generazioni reversali: genera una reversale
per i dati risultanti dal calcolo del conguaglio;
Stampe: effettua varie tipologie di stampe
riportando i dati emersi dal calcolo conguagli;
Elaborazione e salvataggio dati XML: elabora
un file XML che potrà essere richiamato in un
momento successivo per dare la possibilità
all’utente di visionare i dati derivanti da
elaborazioni
precedenti
(vedi
“richiama
elaborazione già effettuata”).
verrà effettuata l’operazione selezionata.
Budget indivisa
Selezionare l’intervento per il quale si desidera inserire il budget e digitare un codice budget.
Se il codice inserito è inesistente, si potrà procedere in due modi:
- RECUOERARE DATI DA BUDGET PRECEDENTE: verrà visualizzato un messaggio che darà la
facoltà di recuperare i dati da un altro intervento/anno:
indicare l’intervento e l’anno di riferimento
e l’eventuale percentuale di incremento
degli importi;
partendo dai dati del budget richiamato, sarà possibile modificare o cancellare le voci riportate
e inserirne di nuove.
- INSERIRE UN NUOVO BUDGET: scegliendo di non recuperare i dati da un vecchio budget
verrà visualizzata la maschera di inserimento vuota.
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Tramite le consuete modalità di inserimento
sarà possibile richiamare le voci di spesa,
specificare l’importo previsto, la tipologia di
alloggio alla quale fa riferimento, la scala e
il piano.
Nella parte “periodo di interesse” potrà
essere riportato il periodo nel quale si
desidera “spalmare”
la cifra inserita a
budget.
Voci di spesa
Da questa sezione sarà possibile gestire le voci di spesa. Richiamando sia una voce di spesa
che un intervento, verrà gestita la spesa ESCLUSIVAMENTE per quell’intervento. Richiamando
solo la voce di spesa, LASCIANDO VUOTO IL CAMPO DELL’INTERVENTO verrà gestita la spesa
in modo generico.
La maschera di dettaglio è suddivisa in tre sezioni:
Ripartitori: nella prima, sulla sinistra,
sono riportati i possibili criteri di
ripartizione; accanto ad
ogni criterio selezionato andrà indicata la
percentuale di spesa che dovrà essere
suddivisa con quel criterio. Nella casella
“periodo
riaddebito”
dovrà
essere
indicato un codice a seconda che si
voglia effettuare il riaddebito mensilmente, trimestralmente: ad esempio 1 = mensile, 2=
bimestrale, ecc..
Preventivo – conguagli:
- tipologie attive per preventivazione”,
dovranno essere inserite le tipologie di
unità
per
le
quali
dovrà
essere
considerata la voce di spesa; se il campo
è vuoto, la voce di spesa verrà imputata
a tutte le tipologie.
- escludi da conguaglio la voce di spesa
non verrà considerata ai fini del calcolo
dei conguagli.
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- Tipo unità conguaglio: inserendo in questa tabella una tipologia di unità, quest’ultima sarà
esclusa dal calcolo dei conguagli della voce di spesa in questione. La ripartizione della spesa
verrà fatta per TUTTE le tipologie, ma verrà addebitata soltanto a quelle non escluse.
- Stampa costo unitario su pagina di report dettagliata: spuntando la casella nel report in
quetione verrà visualizzato anche il costo unitario.
Costi – ricavi:
- costi collegati a VDS: in questa tabella
dovranno essere riportati tutti quei costi
del piano dei conti che vanno a comporre
la voce di spesa, ad esempio:
VDS Elettricità = Luce scale + luce
giardino + luce ascensore, ecc.
- Ricavo collegato a VDS: conto di ricavo del piano dei conti dove andranno imputati gli importi
fatturati ai soci/clienti relativamente a quella voce di spesa.
Dalla differenza tra costo e ricavo scaturirà l’importo del conguaglio.
NB: un costo deve essere collegato ad una sola voce di spesa, onde evitare che siano
addebitati due volti gli importi; anche il conto di ricavo deve essere collegato in modo univoco
alla voce di spesa.
Reversali
Da questa sezione sarà possibile gestire le reversali legate alle singole unità.
Richiamando un intervento ed un’unità sarà possibile visionare o inserire delle reversali.
Cliccando il tasto inserisci verrà visualizzata una maschera:
Qui dovrà essere scelta una reversale (precedentemente inserita dal menù Tabelle – gestioni
reversali) ed indicato il mese e l’anno in cui dovrà essere fatturata.
cliccando il tasto ricerca sarà riportato il dettaglio delle righe che poi andranno in fattura.
Tramite i consueti tasti funzione sarà possibile aggiungere, modificare o eliminare delle righe.
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Costi Periodici
Da questa sezione sarà possibile gestire i costi periodici legati alle singole unità.
Dopo aver richiamato l’intervento e un’unità abitativa, sarà possibile selezionare da un elenco i
costi periodici precedentemente inseriti dal menù tabelle – gestione costi periodici.
Per poter effettuare una qualsiasi variazione ai costi periodici sarà necessario selezionarlo e
premere il tasto modifica:
In questo modo sarà visualizzato il
dettaglio del costo periodico. In alto a
destra sarà possibile indicare i mesi nei
quali
dovrà
essere
proposta
la
fatturazione del costo che si sta
visionando. Nella parte sottostante darà
possibile aggiungere o modificare le
righe che poi verranno utilizzate per la
fatturazione. Per cancellare l’intero
costo periodico dell’unità cliccare sul
pulsante “cancella” che si trova in basso
a destra tra i pulsanti “salva” e
“annulla”.
Generazione reversali da contatore
Questa sezione è stata realizzata per permettere all’utente di creare delle reversali per tutte
quelle spese che si avvalgono dell’utilizzo di un contatore (luce, gas, acqua, ecc).
Selezionare dalla maschera principale un intervento e una reversale (precedentemente creata
dal menù tabelle reversali).
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Nella tabella centrale saranno riportati tutte le unità immobiliari collegate all’intervento
selezionato. Per aggiungere, modificare o cancellare un’unità, selezionare la riga desiderata e
utilizzare la consueta barra degli strumenti (vedi punto 1 immagine).
Accanto ad ogni riga dell’unità abitative ci cono due colonne:
Vecchio valore: il programma riporta in automatico il valore derivante dalla generazione delle
vecchie reversali.
Nuovo valore: cliccando sulla cella (vedi punto 2 immagine) sarà possibile digitare il valore
della lettura del contatore. Premendo il tasto “salva” verranno memorizzati i valori inseriti nel
campo “nuovo valore”.
Una volta inserito tutti i dati relativi alle unità immobiliari, dovranno essere inseriti i parametri
per la generazione delle reversali (vedi punto 3 immagine).
Mese/anno: periodo in cui dovrà essere proposta la reversale.
Importo unitario: inserire l’importo unitario ( sarà moltiplicato per la differenza tra il nuovo e il
vecchio valore del contatore).
Conto di ricavo: voce di ricavo che sarà utilizzato nelle registrazioni contabili.
Iva: aliquota iva cui è soggetta la reversale.
Verificato la correttezza di tutti i dati inseriti, mettere il flag sulla casella “genera la reversale”
e premere il tasto salva; il programma genererà le reversali e sposterà il valore inserito nella
casella “nuovo valore” nella casella “vecchio valore”.
NB: è fondamentale attivare la casella “genera reversale” prima di premere il tasto salva, in
caso contrario i dati inseriti nella parte sottostante (punto 3) verranno persi e non sarà
generata nessuna reversale.
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Reportistica
Nella cartella “reportistica” sono riportate le stampe
relative alla fatturazione indivisa; da qui sarà possibile
visualizzare i budget per intervento, i criteri con cui sono
state ripartite le voci di spesa, l’elenco dei costi sostenuti,
i ricavi fatturati ecc..
Le modalità per consultare i reports sono quelle consuete:
una volta inserito i dati di interesse, premendo il tasto
elabora verrà visualizzato il risultato di stampa.
Vediamo nel dettaglio alcune stampe:
Situazione pagamento fatture soci/clienti
Selezionare l’intervento e il socio del quale si vuole verificare la posizione contabile e inserire il
periodo che di vuole visualizzare.
La stampa sarà suddivisa per intervento e cliente/socio.
Per ogni socio sarà visualizzato l’elenco delle fatture emesse con i vari riferimenti (data
emissione e numero fattura), l’importo fatturato, l’importo incassato e l’eventuale importo da
incassare.
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Interessi ritardato pagamento
Questa stampa permette di visualizzare il
calcolo degli interessi per i ritardati
pagamenti. Indicare l’intervento, il cliente o il
socio per il quale si vuole effettuare il calcolo;
specificare il periodo di analisi e il tasso di
interesse da applicare; indicare gli eventuali
giorni di comporto (giorni di ritardato
pagamento entro i quali non devono essere
applicati gli interessi. Selezionare il tipo di
stampa (analitica o sintetica) e premere il
tasto elabora.
Ripartizione ricavo
Selezionare la voce di ricavo da analizzare ed
inserire il periodo per il quale si desidera
effettuare il controllo.
Scegliere il tipo di ordinamento (per socio o
per intervento) e premere il tasto stampa.
Il report mostrerà, per il ricavo selezionato, il
dettaglio di quanto è stato fatturato per ogni
cliente/socio.
Tabelle
Gestione costi periodici
Dopo aver inserito la tabella dei costi periodici, selezionando un costo periodico dalla maschera
di gestione, è possibile creare delle righe relative ai costi periodici che poi verranno utilizzate
per la fatturazione.
Tramite i consueti tasti funzione è
possibile inserire o modificare righe
precedentemente inserite. All’interno
del dettaglio sarà possibile indicare la
descrizione che dovrà essere riportata
in fattura, eventualmente l’importo e
la quantità, il conto di ricavo e il
codice iva da applicare.
Tramite il pulsante “inserisci sopra”
(nella maschera in alto a destra) sarà
possibile inserire una nuova riga tra
due precedentemente inserite.
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Gestione reversali
Dopo aver inserito la tabella delle reversali, selezionandone una dalla maschera di gestione, è
possibile creare delle righe relative alle reversali che poi verranno utilizzate per la fatturazione.
Tramite i consueti tasti funzione è possibile inserire o modificare righe precedentemente
inserite. All’interno del dettaglio sarà possibile indicare la descrizione che dovrà essere
riportata in fattura, eventualmente l’importo e la quantità, il conto di ricavo e il codice iva da
applicare.
Tramite il pulsante “inserisci sopra” (nella maschera in alto a destra) sarà possibile inserire una
nuova riga tra due precedentemente inserite.
Tabella voce di spesa
La tabella delle voci di spesa è composta da un codice che può essere alfanumerico e da una
descrizione. In questa tabella dovranno essere inserite tutte le voci di spesa esistenti.
Tabella costi periodici
La tabella dei costi periodici è composta da un codice che può essere alfanumerico e da una
descrizione. In questa tabella dovranno essere inseriti tutti i costi periodici.
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Tabella reversali
La tabella delle reversali è composta da un codice che può essere alfanumerico e da una
descrizione. In questa tabella dovranno essere inserite tutte le reversali.
Cancellazione costi periodici
Permette di cancellare i costi periodici collegati ad un intervento o ad una singola unità.
NB: lasciando vuoto il campo “costi periodici” inserendo un intervento, verranno cancellati
TUTTI i costi periodici collegati. Inserendo un costo periodico, lasciando vuoto il campo
“intervento” verrà cancellato il costo in TUTTI gli interventi.
Cancellazione reversali
Permette di cancellare le reversali precedentemente inserite per un dato socio/cliente o
periodo. Lasciando vuoto il campo “intervento” verranno cancellate TUTTE le reversali che
corrispondano ai criteri di selezione inseriti, a prescindere dall’intervento. Lasciando vuoto il
campo “reversale” verranno cancellate TUTTE le reversali che soddisfino gli altri parametri
inseriti.
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Utility
Tabella ISTAT
Selezionare l’anno per il quale si desidera inserire o consultare i dati ISTAT.
Premendo il tasto “ricerca” verrà visualizzato
l’elenco dei mesi con accanto gli eventuali
importi inseriti. Da questa maschera sarà
possibile inserire i nuovi valori.
Premendo il tasto cancella saranno cancellati
TUTTI i dati relativi all’anno selezionato.
Rivalutazione / adeguamento ISTAT
Da questa sezione sarà possibile procedere
alla rivalutazione automatica dei canoni
delle unità immobiliari.
selezionare l’intervento per il quale si
desidera
effettuare
l’aggiornamento.
Selezionare la data alla quale devono essere
aggiornati i valori. Indicare se tutte le unità
devono essere aggiornate, oppure se si
desidera adeguare solo le unità che
risultano aggiornate in una certa data (vedi
anagrafica unità).
scegliere
quale
canone
deve
essere
aggiornato e il numero di decimali da
riportare. Una volta impostato tutti i dati
premere il tasto elabora.
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Aggiornamento valori di consumo
Questa procedura consente di aggiornare automaticamente i valori di consumo indicati
all’interno della pagina “indivisa” dell’unità immobiliare.
Selezionare un intervento ed indicare la data dell’aggiornamento.
Il programma provvederà a spostare in automatico i valori della casella “nuovi valori “ nella
casella “valori storici”.
NB: questa procedura è IRREVERSIBILE, prima di effettuarla si consiglia di lanciare delle copie.
Aggiornamento manuale canoni e valori di consumo.
Utilizzando questa procedura i tempi di inserimento dei dati per i conguagli diminuiranno
vertiginosamente, infatti non sarà più necessario richiamare ogni singola unità immobiliare per
inserire i valori di consumo e i canoni. Richiamando un intervento verrà visualizzata una griglia
con i dati relativi a tutte le unità immobiliari. Per modificare i dati selezionare la casella di
interesse e digitare l’importo. Prima di salvare le modifiche inserire la data di variazione.
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FATTURAZIONE C/TO ANTICIPI
In questa sezione troverete una breve guida su come devono essere gestite le fatture in conto
anticipi:
1 – Impostare i parametri da PARAMETRIZZAZIONE – COOPERATIVA – SETTAGGI
COOPERATIVA
In questa sezione dovranno essere inseriti tutti i dati necessari per la fatturazione c/to anticipi
e l’incasso delle rate in c/to costruzione.
Per prima cosa si dovrà scegliere:
- se non gestire la fattura conto anticipi (e quindi fare a mano le fatture);
- se gestirlo mensilmente rilevando il credito e generando le fatture al momento della
rilevazione;
-se generare le fatture al momento dell’incasso.
Dovrà poi essere indicato se le rate del piano finanziario sono o meno comprensive di iva.
Causale di fatturazione: mastro soci al quale dovrà essere imputata la fatturazione.
Mastro Fatturazione: indicare il mastro fa utilizzare per le fatture; nel caso in cui si desideri
utilizzare un nuovo mastro mai inserito nella parametrizzazione, il programma genererà in
automatico il nuovo mastro per tutti i soci.
Mastro contropartita: conto al quale si desidera imputare il ricavo al momento della rilevazione
del credito. Nel caso in cui si opti per utilizzare un conto diverso dal consueto “Conto
costruzioni”, al momento della rilevazione del credito, e possibile scegliere di giro contare il
nuovo mastro al “conto costruzioni” al momento dell’incasso, spuntando la voce in alto a
destra.
Pagamento: Inserire la causale da utilizzare per generare le scadenze nel programma di
contabilità.
Pagamento già effettuato: nel caso in cui si generi la fattura direttamente dall’incasso, senza
utilizzare la rilevazione del credito, dovrà essere inserita una causale di “pagamento già
effettuato”, ovvero che non generi nessuna scadenza.
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2 – Impostare i parametri per la fatturazione dal menù GESTIONE ECONOMICA –
PIANO FINANZIARIO – TIPO RATA PIANO FINANZIARIO
E’ possibile digitare due righi descrittivi che dovranno essere inseriti nelle fatture c/to anticipi.
E’ vivamente consigliato attivare la voce “aggiungi riga descrittiva “scadenza del”….. In
questo modo, dopo le righe descrittive il programma riporterà in automatico la data di
scadenza della rata, l’intervento e l’unità immobiliare alla quale la fattura fa riferimento.
3 – Corretto inserimento dell’eventuale socio cointestatario
Nel caso in cui l’alloggio sia cointestato a due soci, al momento delle fatturazione verranno
emesse due fatture in base alle percentuali di proprietà.
Nell’anagrafica Unità Immobiliare dovrà essere inserito il nominativo del socio cointestatario, la
percentuale di cointestazione e l’aliquota iva da attribuire in fase di fatturazione.
4 – Generare le fatture
Questa procedura può essere gestita in tre distinti modi a seconda che si rilevino i crediti conto
costruzione.
- RILEVAZIONE DEL CREDITO CONTO COSTRUZIONE
Dal menù Gestione economica – Piano finanziario – Rilevazione rate c/to costruzione,
impostare i consueti parametri per selezionare le scadenze per le quali si desidera generare il
credito (intervento, data registrazione, periodo, ecc..)
In alto a destra selezionare la voce “genera fatture conto anticipi” (presente solo se impostato
correttamente i dati in settaggi cooperativa).
Premendo il tasto elabora il programma visualizzerà TUTTE le scadenze corrispondenti ai filtri
di ricerca applicati (sia quelle incassa che quelle da incassare), poi effettuerà l’elaborazione
delle fatture per quelle scadenze che per le quali ancora non è stata generata la fattura.
NB: le fatture NON saranno generate in definitivo, per renderle tali sarà necessario agire
dall’apposito menù Fatturazione – stampa fatture selezionando la voce “elaborazione in
definitivo”.
Le scadenze generate verranno automaticamente abbinate alle rate del piano finanziario.
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Nel caso in cui un socio paghi in anticipo una rata (per la quale ancora non è stato rilevato il
credito), vedi punto seguente.
Successivamente in fase di rilevazione del credito la scadenza comparirà nell’elenco ma non
sarà nuovamente generata la fattura.
- INCASSO RATE CONTO COSTRUZIONE COSTRUZIONE
Dal menù Gestione economica – Piano finanziario – incasso rate c/to costruzioni, al momento
dell’incasso è possibile selezionare la voce “genera fatture conto anticipi” e “stampa fatture”.
NB: le fatture NON saranno generate in definitivo, per renderle tali sarà necessario agire
dall’apposito menù Fatturazione – stampa fatture selezionando la voce “elaborazione in
definitivo”.
Le scadenze generate verranno automaticamente abbinate alle rate del piano finanziario.
- FATTURARE DIRETTAMENTE:
In fase di fatturazione è possibile indicare se si tratta di una fattura c/anticipi. Spuntando
l’apposita casella, verrà visualizzato un pulsante che permetterà di abbinare la fattura a una
rata del piano finanziario; premendo il bottone verrà visualizzata una griglia:
Nella griglia compariranno le rate del piano finanziario; se la casella “connesso” è vuota,
significa che quella rata non è abbinata a nessuna fattura. Se nella casella è presente SI vuol
dire che la rata è già stata abbinata ad una precedente fattura. Se compare *SI*significa che
stiamo abbinando quella rata alla fattura che stiamo facendo. Per abbinare una rata fare
doppio click sulla riga.
Per scollegare, in fase di fatturazione una rata selezionata per sbaglio, rifare doppio click sulla
stessa riga.
NB: si può legare 1 rata del piano finanziario per fattura.
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RESIDENZA UNIVERSITARIA
Questo modulo è stato realizzato per poter gestire gli alloggi che vengono locati agli studenti
universitari per brevi periodi. In ogni momento sarà possibile verificare lo stato attuale degli
alloggi e verificare le disponibilità future.
Anagrafica studenti
I metodi di ricerca ed inserimento di un’anagrafica sono gli stessi. Inserendo un nuovo codice
verrà chiesto se si desidera inserire un nuovo studente.
In fase di primo inserimento nella form in alto a destra sarà attivo il campo “contabilità”:
Questo campo dovrà essere utilizzato nel caso in cui si stia andando ad inserire un’anagrafica
di uno studente che è già presente nelle anagrafiche del programma di contabilità.
Se ad esempio, se nel programma di contabilità è presente l’anagrafica CL0124 Mario Rossi, e
si desidera inserire Mario Rossi come studente, si dovrà inserire nel campo contabilità “0124”.
Al momento del salvataggio Polis effettuerà un controllo tra l’anagrafica del programma di
contabilità e quella studente chiedendo se si vuole procedere.
All’apertura della maschera dell’anagrafica, si noterà che è suddivisa in più sezioni:
- Dati generali: dovranno essere indicati i dati anagrafici dello studente: nominativo, residenza,
riferimento documento di identità ecc.
- Comunicazioni: per indicare l’indirizzo dove inviare la corrispondenza (se diverso dal luogo di
residenza), numeri telefonici e tutte le informazioni necessarie per contattare lo studente.
- Dati universitari: spazio creato per indicare la facoltà dello studente, l’eventuale
partecipazione ad un progetto erasmus e note varie relative agli studi.
In questa pagina è da prestare una particolare attenzione alla griglia relativa ai servizi; questa
non è attiva in fase di primo inserimento di un’anagrafica, ma solo successivamente al
salvataggio. In questa griglia potranno essere selezionati i servizi precedentemente creati
nell’apposita tabella (vedi relativa voce di manuale).
Dalla griglia è possibile inserire nuovi servizi e modificare quelli già esistenti. I servizi inseriti
nell’anagrafica studenti seguiranno quest’ultimo anche nel caso di spostamenti da un alloggio
all’altro.
- Sezione contabile: riporta i dati contabili relativi allo studente. Al fine di velocizzare la
procedura, i saldi verranno proposti solo dopo aver premuto il tasto “recupera saldi”.
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Anagrafica alloggi
L’inserimento di un alloggio dovrà essere effettuato dal menù GESTIONE–UFFICIO TECONICO –
ANAGRAFICHE – INTERVENTI.
All’interno dell’intervento (sia di nuovo che vecchio inserimento) nella sezione “dati generali” è
presente un check box “stabile universitario”: se spuntato l’intervento sarà visibile nella
sezione “anagrafica alloggi”.
Nella maschera anagrafica alloggi, verranno visualizzati tutti gli stabili adibiti a residenza
universitaria. Nella casella “alloggi” è possibile selezionare un alloggio esistente attraverso i
consueti metodi di ricerca, oppure creare i vari alloggi indicando un nuovo codice e premendo il
tasto ricerca.
Dati
generali:
in
questa
sezione
dovranno
essere
inseriti
i
dati
identificativi
dell’alloggio:
indirizzo,
ubicazione, dimensioni ecc.
Canone mensile: l’importo che verrà
inserito in questa casella verrà ripartito
in parti uguali tra gli studenti occupanti.
Nella griglia “SERVIZI” potranno essere indicati i servizi legati all’alloggio; i servizi che
verranno inseriti in questa griglia verranno ripartiti in parti uguali per tutti gli occupanti
dell’alloggio. Per maggiori informazioni sui metodi di inserimento dei servizi consultare
l’apposta voce di menù.
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Studenti – occupanti:
questa pagina
sarà visibile solo se verranno inseriti i
numeri di posti letto nella pagina dati
generali. Sono previsti massimo quattro
posti letto; per inserire uno studente
Utilizzare i tasti funzione presenti nella; la freccia verde serve per far entrare uno studente,
quella rossa per farlo uscire, mentre la doppia freccia serve per modificare i dati dello
studente. Una volta inserito anche il canone mensile per studente, al momento del salvataggio
il programma verificherà la coerenza tra gli importi inseriti nella pagina generale e quella per
singolo studente.
Contratto locazione alloggio
Dalla maschera principale sarà possibile applicare dei filtri per ricercare dei contratti già
inseriti. Premendo il tasto “elabora” nella pagina risultati saranno visualizzati i contratti
corrispondenti ai valori richiesti. Da qui sarà possibile visualizzare il dettaglio ed eventualmente
modificarlo. Per cancellare un contratto precedentemente inserito è necessario entrare in
modifica e poi premere il tasto cancella.
Per inserire un nuovo contratto premere “inserisci nella pagina dei “filtri”.
Stabile: selezionare lo stabile da un
elenco.
Alloggio: selezionare dall’elenco l’alloggio
a cui si riferisce il contratto.
Canone annuo: canone annuale per lo
stabile, indipendentemente dalla durata
del contratto.
Caparra all’atto: importo che verrà
richiesto all’atto. Qui dovrà essere
inserito l’importo totale (da suddividere
poi per gli studenti).
Canone mensile: importo del canone mensile a carico di ogni studente.
Importo spese recuperabili: da inserire SOLO la parte recuperabile, ovvero a carico degli
studenti.
Studenti: selezionare gli studenti firmatari del contratto ed inserire gli importi delle caparre per
ogni studente. La somma delle caparre per studenti dovrà essere uguale all’importo inserito
nella casella “caparra all’atto”.
Effettua registrazioni: se inseriti correttamente tutti i dati, spuntando questa voce il
programma effettuerà la registrazione contabile relativa alla caparra versata.
Inserisci in alloggio: spuntando questa voce, i dati dello studente verranno inseriti nella
maschera “studenti occupanti” dell’anagrafica alloggio.
Inserimentro, recesso, spostamento alloggio
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Prenotazione alloggio
Da questa voce di menù è possibile verificare le disponibilità degli alloggi ed effettuare le
prenotazioni.
Inserire i filtri di ricerca in base alle necessità; per visualizzare i risultati premere elabora;
Saranno visualizzati gli alloggi corrispondenti alla ricerca per il periodo selezionato. In verde
verranno visualizzati i periodi in cui gli alloggi sono disponibili, in rosso scuro i periodi in cui
sono occupati, in rosso chiaro i periodi prenotati.
Con doppio click su un periodo verde, o rosso chiaro apparirà la maschera per l’inserimento
della prenotazione:
In automatico verranno riportati i dati relativi
all’alloggio, e il periodo di tempo inserito in
fase di ricerca; e comunque possibile
modificare il periodo. Inserendo i dati della
cauzione e selezionando la casella
“versamento cauzione”, verrà effettuata
anche la registrazione contabile. Per
confermare premere salva; le nuove
prenotazioni saranno visibili graficamente al
successivo accesso alla maschera
prenotazioni.
Con doppio click su un periodo rosso sarà possibile modificare o cancellare una prenotazione
precedentemente inserita.
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Predisposizione fatture
Da questo menù sarò possibile generare le stampe di controllo e le fatture relative alle
residenze universitarie.
Da questa voce verranno fatturati i canoni per gli alloggi, i servizi legati allo studente, quelli
legati all’alloggio e il recupero delle spese contrattuali (solo nella prima fattura).
Inserendo soltanto il codice stabile, la
data di fatturazione e i mesi da
fatturare, verrà eseguito il report di
verifica degli importi da fatturare.
Lasciando
vuota
la
causale
di
fatturazione, il report produrrà un unico
resoconto per il totale delle causali.
Inserendo tutti i dati richiesti il
programma genererà le fatture. Per
stamparle e renderle definitive sarà
necessario
andare
nel
menù
fatturazione
(stampa
fatture
o
inserimento variazione fatture).
Gestione guasti residenza universitaria
Si rimanda alla gestione guasti (vedi pag. 27).
Servizi
Dal menù tabelle si accede alla voce “servizi”: da qui sarà possibile inserire le voci di servizio
disponibili.
Digitando un nuovo codice sarà possibile
inserire un servizio. Inserire la descrizione, la
quantità e l’importo mensile.
Conti ricavo: conto che verrà utilizzato per la
registrazione contabile delle fatture.
Iva: codice iva cui è soggetto il servizio.
Causale fatturazione: possibilità di scegliere con
quale causale fatturare il servizio; questo per
permettere ad alcuni servizi di essere stampati
su registri iva differenti.
Servizio attivo dal al: campo facoltativo,
permette di individuare un periodo limitato del
servizio.
Conti collegati per conguagli: nel caso in cui si tratti di un servizio soggetto a conguagli, in
questa tabella dovranno essere inseriti i costi da prendere in considerazione per consentire il
calcolo.
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Parametrizzazioni Residenza universitaria
Dal menù Tabelle – parametrizzazioni dovranno essere inseriti i conti e le causali contabili che
verranno utilizzate per le registrazioni.
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STAMPE ED ESTRAZIONI
SOCI
Estrazione soci con filtro
Da questa finestra sarà possibile applicare i filtri per eseguire le stampe.
I filtri selezionabili sono stati posizionati su più pagine: soci, aree/interventi/unità, colloqui e
varie.
Nella pagina socio a destra è possibile applicare:
FILTRI GLOBALI
-Considera escludi da filtri: è possibile includere nei filtri anche i soci che hanno spuntato
nell’anagrafica “escludi da filtri”.
-considera includi nei filtri: è possibile applicare i filtri solo ai soci che hanno spuntato
nell’anagrafica “includi nei filtri”.
GESTIONE FILTRI DI STAMPA: una volta applicati i filtri desiderati è possibile salvarli per
poi utilizzarli in un secondo momento. Digitare un nuovo codice filtro e una descrizione e
premere “Salva Filtro”. Per richiamare un filtro precedentemente inserito eseguire la ricerca dal
campo “codice filtro” , selezionare e premere “richiama filtro”.
E’ possibile sovrascrivere i filtri precedentemente creati.
E’ possibile indicare se si desidera riportare i totali soci o se deve essere eseguita la stampa
unione di Word.
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COOPERATIVA
Libro soci
Selezionare il tipo di stampa che si desidera
effettuare:
STAMPA A NUOVO: effettua una stampa di tutti
i soci in essere alla data indicata. E’ consigliato
effettuare questa stampa ogni inizio anno.
STAMPA IN AGGIORNAMENTO: evidenzia per
ogni data delibera tutti i movimenti relativi ai
soci (gli ammessi, i receduti, ecc.)
- Indicare il periodo per il quale si desidera
effettuare la stampa libro soci. Se già stampato
in definita il programma come data inizio
proporrà la prima data utile.
- Indicare se si desidera eseguire la stampa in
definita, se si vuole azzerare la numerazione o
se si desidera evidenziare i saldi.
Infine scegliere a quale data deve essere
effettuato il calcolo del capitale sociale. In
automatico verrà proposta la scelta effettuata
nella parametrizzazione
(vedi SERVIZI E
PARAMETRIZZAZIONI - PARAMETRIZZAZIONI COOPERATIVA - SETTAGGI COOPERATIVA)
Premendo il tasto elabora il programma
genererà la stampa.
In fase di aggiornamento la stampa è’ stata resa estremamente più rapida ed stata inserita la
possibilità , passando dai settaggi della cooperativa, di decidere su che tipo di modulo
stampare il libro (orizzontale/verticale).
Graduatorie
Aree Immobiliari
Da questa sezione è possibile stampare la
graduatoria per area immobiliare.
Selezionare un’area.
Applicare i filtri in base alle esigenze: la
data di iscrizione, il progressivo di iscrizione
ecc.
Indicare la tipologia di socio per il quale si
desidera
effettuare
la
graduatoria:
assegnatari, non assegnatari, effettivi,
aspiranti, ecc.
Come nelle altre maschere sarà possibile
richiamare
un
filtro
di
stampa
precedentemente inserito o crearne uno
nuovo. Una volta impostato i dati premere il
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tasto stampa per visualizzare i risultati.
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Interventi
Da questa sezione è possibile stampare
la graduatoria per intervento.
Selezionare un intervento.
Applicare i filtri in base alle esigenze: la
data di iscrizione, il progressivo di
iscrizione ecc.
Indicare la tipologia di socio per il quale
si desidera effettuare la graduatoria:
assegnatari, non assegnatari, effettivi,
aspiranti, ecc.
Come nelle altre maschere sarà possibile
richiamare
un
filtro
di
stampa
precedentemente inserito o crearne uno
nuovo.
Una volta impostato i dati premere il
tasto stampa per visualizzare i risultati.
Tipologie unità
Da questa sezione è possibile stampare
la graduatoria per tipologie di unità.
Selezionare una tipologia.
Applicare i filtri in base alle esigenze: la
data di iscrizione, il progressivo di
iscrizione ecc.
Indicare la tipologia di socio per il quale
si desidera effettuare la graduatoria:
assegnatari, non assegnatari, effettivi,
aspiranti, ecc.
Come nelle altre maschere sarà possibile
richiamare
un
filtro
di
stampa
precedentemente inserito o crearne uno
nuovo.
Una volta impostato i dati premere il
tasto stampa per visualizzare i risultati.
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TABELLE
Da questa sezione è possibile accedere alla maggior parte delle tabelle presenti nel
programma.
Per comodità sono state suddivise in sottomenù: soci, cooperativa, ufficio tecnico.
Il funzionamento è il medesimo per tutte le tabelle, pertanto ne spiegheremo una a titolo
esemplificativo: prendiamo ad esempio la tabella professione.
Ogni tabella è formata da un codice e una descrizione. Per inserire una nuova voce sarà
sufficiente digitare un nuovo codice e premere inserisci. Verrà chiesto se si desidera realmente
creare una nuova voce: confermare, inserire la descrizione e premere invio.
Per cancellare una voce richiamarla con i consueti metodi di ricerca, selezionarla e premere il
tasto cancella.
NB: sarà possibile cancellare solo le tabelle che non risultano utilizzate in nessun archivio.
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SERVIZI E PARAMETRIZZAZIONI
Numerazioni
Il Contatore è l’elemento che consente di numerare
progressivamente una serie di operazioni dello stesso
tipo. Nel programma i contatori sono utilizzati per avere
la numerazione ordinata ad esempio degli aspiranti soci,
dimissione soci, progressivo libro soci ecc..
Il
programma
aggiorna
automaticamente
le
numerazioni, e solo in casi eccezionali la numerazione
deve essere corretta manualmente.
NB: La modifica dei valori o dei tipi contatori è
un’operazione molto delicata: si consiglia di consultare il
servizio di assistenza e non eseguire alcuna modifica se
non guidati da tecnici esperti.
Attiva / disattiva News
Con doppio click su questa voce di menù è possibile attivare o disattivare le news che
compaiono nella maschera principale infondo a sinistra. La modifica ha effetto dall’accesso
successivo al programma.
UTENTI E DIRITTI
Gestione Gruppi / Utenti
Da questa sezione è possibile creare, modificare, o
cancellare i gruppi o gli utenti.
Se si sceglie (tramite la combo box) di visualizzare i
gruppi sarà possibile modificare o cancellare quelli già
esistenti, oppure crearne uno nuovo utilizzando
l’apposito tasto e inserendo il codice e la descrizione.
Se invece si sceglie di visualizzare gli utenti, verranno
effettuate le variazioni solo sui singoli utenti. Se
indicato il gruppo di appartenenza, all’utente saranno
impostati di default i diritti del gruppo stesso. Nella
parte sottostante è data la possibilità di abbinare ad
ogni utente o gruppo un conto cassa che verrà utilizzato
al posto di quello settato nelle parametrizzazioni. Se il
campo viene lasciato vuoto, in fase di incasso verrà
proposto il conto generico.
NB: soltanto un utente può essere impostato come
Supervisore. Si consiglia di dare l’accesso a questa
maschera ad un solo utente responsabile in quanto la
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funzione
necessita
la
massima
responsabilità nella sua esecuzione.
attenzione
e
Cambio Password
Da questa maschera è possibile modificare le
password dell’utente.
NB: ogni utente può variare esclusivamente la
propria password, ma non potrà modificare la
data revisione (impostata ogni sei mesi di
default). L’utente supervisore, invece, ha accesso
a tutte le password e potrà modificare anche la
data di revisione.
Attribuzione diritti
Questa funzione permette di attribuire i
diritti ai gruppi o agli utenti.
Selezionando l’utente o il gruppo, apparirà
una maschera contenente tutte le voci del
menù, affiancate da un simbolo; il semaforo
verde indica che l’utente avrà accesso a
quella sezione e potrà consultare e
modificare i dati; col pallino blu l’utente
potrà accedere alla voce ma potrà soltanto
consultare i dati senza modificarli; il cartello
stop sta ad indicare che l’utente non potrà
avere accesso a quella funzione.
Al momento del primo inserimento una maschera chiederà se impostare come diritti di
partenza quelli del gruppo di appartenenza, per poi eventualmente modificare alcuni diritti; in
caso di risposta negativa all’utente saranno negati tutti i diritti di default e dovrà essere
impostato manualmente i diritti per ogni singola voce di menù.
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Nella parte finale della form è prevista la possibilità di
abilitare o meno l’utente o il gruppo alla variazione dei dati
del socio. Spuntando la casella l’operatore potrà modificare
i dati presenti della maschera “sociale”, ad esempio lo
status del socio, dati relativi all’ammissione, ecc.
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PARAMETRIZZAZIONI
Cooperativa: dati cooperativa
In
-i
-i
-i
questa maschera dovranno essere inseriti:
dati amministrativi (ragione sociale, indirizzo ecc.)
dati identificativi (codice fiscale, partita iva ecc..)
dati per le comunicazioni (telefono, fax, e-mail, ecc)
Cooperativa: settaggi cooperativa
La maschera per comodità e chiarezza di dati è stata suddivisa in due maschere; nella prima
sono riepilogati i seguenti settaggi generici:
ASPETTO CONTABILE
In questa sezione dovrà essere indicato il
numero di quote di capitale sociale
necessarie per diventare socio e il loro
valore, l’importo dell’eventuale quota di
ammissione e della quota associativa.
Potrà essere eventualmente
indicata
anche
una commessa fittizia per i
movimenti
non
interessati
dalla
contabilità analitica. Inoltre dovrà essere
indicata la Data d'inizio Utlizzo, particolarmente importante in quanto sarà utilizzata per calcolare le aperture contabili. Spuntando la
voce Abilita Creazione codici random il sistema assegnerà un codice identificativo univoco a
ciascun socio; questo potrà essere utilizzato, ad esempio, per accessi ad aree riservate di siti
internet, o per carte servizi.
Spuntando la casella “recupera posizioni contabili vuote”, ogni volta che si inserirà una nuova
anagrafica Polis verificherà l’esistenza di posizioni vuote nel programma di contabilità;
E’ stata prevista anche la possibilità di parametrizzare lo status iniziale del socio da proporre in
fase di inserimento anagrafica; questo per facilitare quelle cooperative che registrano anche gli
interessati.
Status anagrafica commerciale:
applicando questo status in fase di inserimento di un
nominativo, l’anagrafica avrà tutte le potenzialità del socio senza però comparire nel libro soci.
Visualizza in automatico i saldi contabili: si consiglia di non spuntare questa opzione, ma di
utilizzare l’apposito pulsante presente nella pagina situazione contabile dell’anagrafica socio,
ogni qual volta si desideri visualizzare i saldi.
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LIBRO SOCI - CAPITALE SOCIALE
Questo settaggio serve a indicare al programma
a quale data calcolare il capitale sociale quando
si stampa il libro soci: se alla data del consiglio di
amministrazione, alla data in cui si sta
stampando il libro socio, oppure una data
inserita a mano dell’utente.
SOCIO PRENOTATARIO
Ogni cooperativa può attribuire un significato
diverso alla voce socio prenotatario, per questo
motivo nei settaggi viene data facoltà di indicare
quando considerare prenotatario un socio:
quando nell’anagrafica socio è presente la data
del rogito, oppure quando un socio è collegato
ad un’unità, oppure quando nell’unità del socio è
inserita
la
data
del
rogito,
oppure
indifferentemente in tutti e tre i casi.
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI
In questa sezione devono essere
riportati i vari percorsi di
archiviazione, cioè dovrà essere
indicato al programma dove
devono essere salvati i vari
documenti generati in caso di
esportazione report, di
invio
report con mail, invio report tramite ftp e protocollazione dei report.
Tramite un check box, dalle parametrizzazioni si potrà decidere se dare la possibilità agli utenti
di modificare il soci all’interno di un’unità immobiliare già collegata ad un piano finanziario.
Da questa maschera è possibile anche impostare i giorni di obsolescenza del database. Passato
i numeri di giorni indicati, il programma visualizzerà un messaggio che invita ad effettuare le
copie del database.
ISCRIZIONE A SOCIO
Questa procedura permette di impostare quali
versamenti dovranno essere richiesti al socio
al momento dell’iscrizione: capitale sociale,
tassa di ammissione e quota associativa; in
questo modo il programma calcolerà la cifra
da richiedere (utilizzando gli importi inseriti
nei settaggi cooperativa).
PRIORITA’ DI INCASSO
Permette di decidere, in caso di versamento
parziale da parte del socio, se dare la priorità
all’incasso del capitale sociale o alla tassa di
ammissione.
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REGISTRAZIONE DIMISSIONE
Se spuntato il programma effettuerà in
automatico la registrazione di dimissione del
socio, in caso contrario dovrà essere
effettuata a mano. In caso di registrazione
automatica è prevista la possibilità di
scegliere se utilizzare, per la scrittura
un mastro specifico dei crediti diversi o se usare un conto generico di debiti verso ex soci.
QUOTE ASSOCIATIVE INSOLUTE
Spuntando la prima casella (nel caso in cui si
rilevi le quote associative) le quote pagate
saranno scalate dal credito precedentemente
rilevato. Spuntando la seconda casella, nel
caso in cui non si rilevi i crediti, il programma
memorizzerà che il socio deve versare la
quota associativa pur non rilevando nessun
credito in contabilità. Questo permetterà in caso di dimissione del socio, di compensare i debiti
verso il socio con le eventuali quote associative non versate, anche se non è stato rilevato
nessun credito. Spuntando anche la casella “utilizza anche crediti inseriti manualmente”,
l’utente potrà inserire in memoria (senza rilevare crediti contabili) le quote ancora da incassare
relative agli anni antecedenti l’utilizzo di Polis.Lev
GRADUATORIE
Le graduatorie sono ordinate di default per
data e ora di iscrizione. Spuntando questa
casella verrà applicato anche un secondo
ordine per data ammissione e n. progressivo.
SETTAGGIO MODULI
Nella pagina “settaggio moduli”, sarà possibile gestire le impostazioni dei vari moduli attivi.
Ad esempio nella sezione del prestito
sociale, l’utente potrà decidere se far
generare
un
numero
di
libretto
in
automatico o se impostarlo manualmente;
oppure se ogni movimento del libretto
vincolato deve comunque passare sul
libretto ordinario, ecc.
Nel campo “giorni di attesa” Potrà essere
inserito
un periodi in giorni in cui gli
interessi , anche se calcolati non debbano
essere ne visibili, gestibili, riscuotibili.
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DATI PER FATTURE C/TO ANTICIPI
In questa sezione dovranno essere inseriti tutti i dati necessari per la fatturazione c/to anticipi
e l’incasso delle rate in c/to costruzione.
Per prima cosa si dovrà scegliere:
- se non gestire la fattura conto anticipi (e quindi fare a mano le fatture);
- se gestirlo mensilmente rilevando il credito e generando le fatture al momento della
rilevazione;
-se generare le fatture al momento dell’incasso.
Dovrà poi essere indicato se le rate del piano finanziario sono o meno comprensive di iva.
Causale di fatturazione: mastro soci al quale dovrà essere imputata la fatturazione.
Mastro Fatturazione: indicare il mastro fa utilizzare per le fatture; nel caso in cui si desideri
utilizzare un nuovo mastro mai inserito nella parametrizzazione, il programma genererà in
automatico il nuovo mastro per tutti i soci.
Mastro contropartita: conto al quale si desidera imputare il ricavo al momento della rilevazione
del credito. Nel caso in cui si opti per utilizzare un conto diverso dal consueto “Conto
costruzioni”, al momento della rilevazione del credito, e possibile scegliere di giro contare il
nuovo mastro al “conto costruzioni” al momento dell’incasso, spuntando la voce in alto a
destra.
Pagamento: Inserire la causale da utilizzare per generare le scadenze nel programma di
contabilità.
Pagamento già effettuato: nel caso in cui si generi la fattura direttamente dall’incasso, senza
utilizzare la rilevazione del credito, dovrà essere inserita una causale di “pagamento già
effettuato”, ovvero che non generi nessuna scadenza.
ARROTONDAMENTO FATTURE
In questa sezione dovrà essere
inserito il conto al quale imputare
gli arrotondamenti, l’aliquota iva
alla quale sono soggetti e la cifra
alla quale deve essere effettuato
l’arrotondamento.
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INTERESSI SU LIBRETTI VINCOLATI
Questo parametro permette di scegliere dove
capitalizzare gli interessi maturati di un libretto
vincolato. Spuntando la casella Capitalizza su
Vincolato gli interessi saranno capitalizzati sul
libretto stesso, altrimenti è possibile selezionare
un altro libretto sul quale registrare gli interessi
maturati.
ANTIRICICLAGGIO
Contrassegnando la casella “controlli bloccanti”
l’utente avrà l’obbligo di inserire tutti i campi
obbligatori e non avrà la possibilità di forzare i
dati. Nella casella “valori da controllare” dovrà
essere inserito l’importo superato il quale il
programma dovrà avvisare. Nella casella “giorni
da controlare” andranno indicati il numero dei giorni entro i quali non dovrà essere superato il
valore indicato.
PROTOCOLLAZIONE
Riempiendo questi campi con un codice
protocollo, il programma proporrà in
automatico il codice scelto in fase di
protocollazione documenti.
GUASTI
Spuntando questa casella il programma
userà l’agenda di Outlook per organizzare
gli appuntamenti.
SALVA SU OGNI UNITA’
Attraverso questo pulsante l’utente potrà
decidere se salvare le impostazioni inserite
su tutte le società gestite dal programma.
98
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Tel. 0574 37327 – Fax 0574 42729
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SETTAGGIO INDIVISA
Da questa maschera è possibile inserire i dati per la
gestione della fatturazione indivisa.
E’ data la facoltà infatti di inserire le descrizioni da
riportare in fattura sia per affitti a soci che a clienti.
Tramite due check box è data inoltre la possibilità al
socio di:
- ripartire le spese di un’unità senza inquilino sulle
altre unità affittate.
- Abbinare in fattura le spese sia per l’alloggio
principale che secondario.
Contabile (parametrizzazioni)
La maschera è stata suddivisa in tre pagine per facilitare la lettura e l’inserimento dei dati:
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PIANO DEI CONTI: In questa sezione dovranno essere inseriti i conti che il programma andrà
ad utilizzare per le scritture automatiche, ad esempio il conto della cassa, del capitale sociale
versato, debiti verso ex soci, crediti verso ex soci, ecc…
CAUSALI CONTABILI: In questa pagina dovranno essere indicate le causali contabili che il
programma dovrà utilizzare per effettuare le registrazioni contabili automatiche; ad esempio
per la richiesta di ammissione a socio, la delibera di ammissione, incasso fatture, ecc..
MASTRI SOCIO: Come noto un socio, ha più posizioni all’interno della cooperativa: in questa
sezione dovranno essere settati i diversi mastri da generare per le diverse situazioni; ad
esempio lo stesso socio per la fatturazione avrà aperto un mastro CL (quindi avremo CL001),
mentre per i crediti per capitale sociale il mastro sarà CQ: in questo caso la posizione del socio
sarà CQ001, e così via.
NB: Anche in questo caso, utilizzando il tasto “Salva su Ogni società” sarà possibile applicare i
settaggi impostati a tutte le società gestite dal programma.
Assistenza (parametrizzazioni)
In questa sezione potranno essere impostati tutti i
settaggi relativi all’assistenza.
Teleassistenza: se abilitata nella Polis_Form sarà attivo
il pulsante che permetterà di collegarsi da remoto con un
operatore.
Kiama con Skype: si potrà scegliere se abilitare Skype e
le modalità di utilizzo (solo testo, solo voce, testo e
voce); se abilitato dovrà essere anche inserito il nome di
chi contattare.
Gestione Errori: se attivato il programma provvederà ad
inviare all’indirizzo dell’assistenza indicato gli eventuali
errori generati dal programma.
Server SMTP Posta Uscita: questi dati dovranno essere
impostati al fine di un corretto invio di tutta la
corrispondenza tramite mail.
Prontuario Tecnico: permette di scegliere se abilitare o
meno il prontuario nella Polis_Form.
Tracer: se abilitato il programma genererà un file dove saranno riportate cronologicamente le
operazioni effettuate; (ad esempio: 10/03/07 inserito socio XYZ; 10/03/07 inserita richiesta
ammissione socio XYZ, ecc).
Manuale help On Line: indica dov’è salvato il file del manuale;
Cartella BackUp: Indica il percorso dove vengono salvati i backUp lanciati (vedi la sezione
effettuazione copie).
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Effettua Copie BackUp
Questa
funzione
dovrà
essere
utilizzata per lanciare periodicamente
dei BackUp al fine di avere sempre
delle copie aggiornate dei dati.
Informazioni Su…
Permette di visualizzare informazioni
generiche sul programma.
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GLOSSARIO
A
Anagrafica Alloggi
Anagrafica Socio
Anagrafica Studenti
Antiriciclaggio - parametrizzazioni
Archiviazione documenti - parametrizzazioni
Aree Immobiliari - anagrafiche
Arrotondamento Fatture
Aspetto contabile - parametrizzazioni
Assistenza - parametrizzazioni
B
BackUp
BackUp - Parametrizzazioni
Barra degli strumenti
Budget – generare un modello
Budget indivisa
Budget intervento
Budget intervento - inserimento facilitato
Budget – richiamare un modello
Budget – inserimento
C
Cancellazione Fattura
Capitale sociale - parametrizzazioni
Causali Contabili
Codice Random - Parametrizzazioni
Conguagli (indivisa)
Contatori
Contratto locazione alloggio
Cooperativa - dati
Cooperativa - settaggi
Copia Aree Immobiliari
Copia Interventi
Copia Tipologie Immobiliari
Copia Unità Immobiliari
Costi periodici - CANCELLAZIONE
Costi periodici - GESTIONE
Costi periodici Unità
D
Defatturazione
Delibere CdA
Delibere CdA - Inserire / modificare
Diritti Utenti
Dimissioni - Parametrizzazioni
Distribuzione incasso generico
E
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L
Libro soci
Libretti
Libretti normali
Libretti normali – apertura e movimentazione
M
Mastri socio
Manuale - parametrizzazione
N
News
Note di stampa
P
Parametri di gestione libretti
Parametrizzazioni contabili
Parametrizzazioni libretti normali
Parametrizzazione Residenza Universitatia
Partecipanti CdA
Password - cambio
Piano dei conti
Piano finanziario definitivo
Piano finanziario standard
Paino finanziario unità immobiliari
Polis_Form
Predisposizione fatture (indivisa)
Prenotazione Alloggio
Priorità incasso
Prontuario
Prontuario - parametrizzazioni
Protocollazione documenti (anagrafica soci)
Protocollazione documenti
Q
Quote Associative - rilevazione
Quote Associative - incasso
R
Reversali - CANCELLAZIONE
Reversali – GENERAZIONE DA CONTATORE
Reversali – GESTIONE
Reversali Unità
Rileva rate c/costruzione
S
Salva modello Fattura
Scadenze Finanziarie – inserimento facilitato
Server SMTP
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102
Esporta in Excel
Esporta in PDF
Esporta in Word
Esporta in XLS
Estrazione soci con filtri
Errori - gestione
F
Fatturazione
Fatturazione c/to anticipi
Filtri
G
Gestione Appalti
Gestione Appalti - Inserimento
Gestione Guasti
Gestione manuale incasso quote
Graduatorie
Graduatorie - iscrizione
Graduatorie aree immobiliari (stampa)
Graduatorie intervento (stampa)
Graduatorie tipologia unità (stampa)
Gruppi / Utenti
H
Help
I
Incasso generico non legato unità
Incasso rate c/costruzioni
Incontri con il socio
Inserimento/variazione Fattura
Inserimento, recesso, spostamento Alloggio
Interventi - anagrafica
Invia via mail
Iscrizione a Coop - registrazioni contabili
Iscrizione a socio - parametrizzazione
Iscrizione Graduatorie - anagrafica
ISTAT – Rivalutazione / adeguamento
ISTAT – tabella
Servizi Residenza Universitaria
Settaggio Indivisa
Settaggio Moduli
Soci deliberati
Socio prenotatario
Spostamento rate piano Finanziario
Stampa Elenco Fatture
Stampa Fatture
Stampa Unione
Stampa Unione – inserimento documento
Skype
Skype - parametrizzazione
T
Tabelle
Tabelle protocollazione
Tassi interesse
Teleassistenza
Teleassistenza - parametrizzazioni
Tipo Libretto
Tipo rata piano finanziario
Tracer
U
Ufficio Tecnico
Unità immobiliari
V
Vincolo inattivo
Visualizza documenti protocollati
Voci di spesa – gestione facilitata
Voci di spesa – gestione gruppi
Voci di spesa
103
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