I
T
A
L
E
Associazione Italiana Utenti ExLibris
http://www.itale.it
La Promozione dei servizi.
La creazione di tutorial per l’uso di SFX e Metalib
Cristina Mencarelli
Servizio automazione biblioteche
Area sistema biblioteche
Università degli Studi di Siena
La Promozione dei servizi.
I
T
A
L
E
La creazione di tutorial per l’uso di SFX e Metalib

Asbe- : contesto di riferimento

Indagine conoscitiva sull’uso di Asbe-

User instruction e promozione

Tutorial: perché?

Progettazione e fasi di realizzazione

Sviluppi

Guardiamolo insieme …
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
2
I
T
A
L
E
Asbe-: contesto di riferimento
Slide 1 di 3
ASBe- è la piattaforma tecnologica disponibile per gli utenti
dell'Università di Siena, progettata con l'obiettivo di rendere
più agevole il recupero dell'informazione tra le sempre più numerose
ed eterogenee risorse elettroniche che l'Ateneo mette a disposizione
della comunità accademica.

ASBe- integra un portale, un metamotore di ricerca (Metalib) e uno
strumento di collegamento citazionale (Sfx).


Asbe- è disponibile per l’utenza accademica da Settembre 2005
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
3
I
T
A
L
E
Asbe: contesto di riferimento
Slide 2 di 3
Nonostante….


Asbe- da Settembre 2005 consenta sia un punto di
accesso unico sia una ricerca integrata alle ER
d’Ateneo ….
la realizzazione del servizio fosse stata
adeguatamente pubblicizzata attraverso …
- le pagine web dell’Area e delle singole biblioteche;
- le mailing lists e le newsletters d’Ateneo;
- l’opera dei bibliotecari di reference;
- le guide cartacee predisposte
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
4
I
T
A
L
E
Asbe: contesto di riferimento
Slide 3 di 3
… anche a Siena, così come si era verificato in molti
altri atenei italiani ed esteri, si constatava,
attraverso le rilevazioni statistiche d’uso:


la sproporzione tra la spesa per le risorse digitali e il
loro reale utilizzo da parte dell’utenza accademica;
ancora una scarsa familiarità dell’utenza
accademica con le risorse digitali e il loro efficace
utilizzo
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
5
I
T
A
L
E
Indagine conoscitiva sull’uso di AsbeSlide 1 di 3
Settembre 2006

il gruppo di bibliotecari che si occupa
dell’implementazione di Sfx predispone un’indagine
sull’usabilità del portale: un breve questionario
viene distribuito nelle biblioteche con l’obiettivo di
conoscere se e come Asbe- viene utilizzato e il
giudizio dei suoi utenti sul servizio offerto
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
6
I
T
A
L
E
Indagine conoscitiva sull’uso di AsbeSlide 2 di 3
Marzo 2007

L’indagine interessa un campione di 160 unità
(ripartite fra studenti, docenti e personale tecnicoamministrativo ed equamente distribuite fra le nove
facoltà dell’Ateneo) e rivela come gli utenti che
non utilizzano molti dei servizi elettronici che hanno
a disposizione, lo fanno essenzialmente perché …
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
7
I
T


A
L
E
Indagine conoscitiva sull’uso di AsbeSlide 3 di 3
hanno scarsa conoscenza dei servizi di informazione
elettronica  necessità di una maggior visibilità e
conoscenza del servizio delle RER  necessità di una
maggiore promozione del portale;
incontrano ostacoli di vario genere nell'uso degli
strumenti della biblioteca digitale  necessità di una
maggiore assistenza nella ricerca e formazione per
acquisire consapevolezza delle potenzialità offerte
dalla ricerca nella digital library.
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
8
I
T
A
L
E
User instruction ….
Il gruppo Sfx ha quindi messo in atto strategie per
per aumentare familiarità ed estendere l’uso
delle ER sia da parte degli studenti che dei
docenti, attraverso l’azione combinata di …
1.
user instruction
- i volontari servizio civile come tutor agli studenti nell’uso di
Asbe-;
- momenti di formazione agli utenti nelle biblioteche
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
9
I
T
2.
A
L
E
Promozione …
promozione della conoscenza delle risorse digitali
- Settimana del portale 21-25 maggio 2007
Durante tutta la settimana i colleghi delle diverse biblioteche:
- hanno distribuito materiale informativo;
- hanno predisposto una postazione di promozione in un punto
strategico di ogni Facoltà, con 1 postazione internet attraverso cui
- hanno mostrato a tutta la comunità accademica intervenuta i
contenuti e le funzionalità del Portale Asbe-,
- hanno proiettato il tutorial audio-video su Asbe-
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
10
I
T
A
L
E
User instruction + promozione
Strumento utilizzato in entrambi i momenti:

il tutorial audio-video su Asbe-
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
11
I
T
A
L
E
Tutorial: perché?
Slide 1 di 2
La realizzazione del tutorial rispondeva infatti ad esigenze di tipo diverso:



creare uno strumento da utilizzarsi ai fini della promozione
nell’ambito della Settimana del portale;
realizzare uno strumento user friendly che guidasse gli utenti meno
esperti, nella ricerca in Asbe-. Il test di usabilità aveva rivelato in
molti di loro l’esigenza di avere una guida che insegnasse a muoversi
meglio all’interno del portale, che permettesse di rendersi autonomi
nel reperimento di documenti di loro interesse;
provvedere un ausilio nella ricerca per quegli utenti che non
avrebbero potuto contare nell’assistenza di un bibliotecario di
reference presente nel momento in cui si sarebbero collegati ad
Asbe- da una postazione Internet esterna alla rete d’Ateneo tramite il
server EzProxy (il servizio Asbe-@home sarebbe infatti stato reso
disponibile dall’autunno 2007)
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
12
I
T
A
L
E
Tutorial: perché?
Slide 2 di 2
Lo strumento che il gruppo Sfx ha ritenuto opportuno creare, doveva:

essere un aiuto in linea che insegnasse le potenzialità del servizio;

dare risposte soddisfacenti in bassi tempi di attesa;

avere il vantaggio di poter essere consultato ovunque l’utente si trovasse,
in qualsiasi momento e in base alle sue specifiche esigenze;


essere un aiuto di rapida consultazione, non la riproposizione in linea di
una guida cartacea, di un insieme necessariamente articolato di lunghe
spiegazioni scritte, magari corredate da screenshots;
essere un tutorial avanzato, una video guida …
uno screencast
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
13
I
T

A
L
E
Tutorial: progettazione
Slide 1 di 4
Uno screencast è un "mini documentario", una
micro-videolezione o un mini-tutorial (in genere
della durata di pochissimi minuti, da uno a cinque),
realizzato allo scopo di illustrare il funzionamento di
un programma software o di una banca dati o
servizi web based senza il bisogno di scrivere una
lunga documentazione;
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
14
I
T
A
L
E
Tutorial: progettazione
Slide 2 di 4


Lo screencasting è una tecnica che permette di
registrare ciò che accade a video in un computer
e, con il risultato, di realizzare un filmato. Attraverso
uno specifico software è quindi possibile creare una
video-guida per mostrare il funzionamento di
un’applicazione, di un sistema operativo o, molto
più semplicemente, per spiegare una procedura da
eseguire.
Lo screencasting unisce audio, video e testo e può
risultare di grande utilità quando si fa formazione in
un campo specifico.
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
15
I
T


A
L
E
Tutorial: progettazione
Slide 3 di 4
Per creare uno screencast c’è bisogno di uno
screen-recording software per la registrazione delle
schermate che permetta di catturare tutte le attività
che si svolgono sullo schermo, come i movimenti e i
click del mouse in tempo reale, e che permetta
anche di registrare una traccia audio.
Tra i vari software disponibili sul mercato si è optato
per l’utilizzo di Macromedia Capivate in grado di
registrare i movimenti e le azioni che vengono
compiuti su qualunque applicazione creando
immediatamente un filmato in Flash con la
simulazione dei movimenti del mouse visibili e
udibili.
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
16
I
T



A
L
E
Tutorial: progettazione
Slide 4 di 4
L’utilizzo di Flash consente di rendere poi i file
ottenuti disponibili su piattaforme Windows, Linux e
Macintosh. La piccola dimensione dei file e l’alta
risoluzione, rendono queste simulazioni dimostrative
facili da pubblicare on-line e veloci da caricare.
Semplicissimo da usare, offre configurazioni semiautomatiche, che permettono di avere a fine
cattura alcuni oggetti già pronti (solitamente campi
di testo o etichette indicanti i pulsanti da premere).
La struttura della registrazione è suddivisa in
schermate (slide), ognuna editabile in ogni sua
parte.
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
17
I
T
A
L
Firenze, 11 Novembre 2008
E
Tutorial: fasi di realizzazione
Mencarelli Cristina - Università di Siena
Slide 1 di 2
18
I
T
A
L
Firenze, 11 Novembre 2008
E
Tutorial: fasi di realizzazione
Mencarelli Cristina - Università di Siena
Slide 2 di 2
19
I
T
A
L
E
Tutorial: realizzazione

Sono stati creati 4 moduli brevi e veloci su argomenti specifici
del servizio della biblioteca digitale:

uniformi nella modalità di presentazione dei contenuti;

consentono all’utente di rivedere e di riascoltare alcuni
passaggi (attraverso una barra di navigazione interna);

è stato testato su varie tipologie di utenti prima della
redazione definitiva.
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
20
I
T
A
L
Firenze, 11 Novembre 2008
E
Tutorial: punti di accesso
Mencarelli Cristina - Università di Siena
21
I
T



A
L
E
Tutorial: sviluppi
Al momento l’accesso al tutorial è consentito solo
attraverso l’ home page di AsbeSiamo valutando se e come rendere l’aiuto in linea,
richiamabile dai singoli moduli della ricerca di
Asbe- in modo che il tutorial sia maggiormente
coerente con il contesto in cui viene richiamato
(cioè alla funzione di ricerca che si sta svolgendo in
quel momento);
Tutorial richiede un continuo allineamento con le
modifiche di software apportate sia in Metalib sia in
Sfx (il passaggio da da ML 3 a 4 ha richiesto
modifica integrale dei 4 moduli; nuovamente da
aggiornare ora il modulo relativo alla Scelta riviste
in seguito alla, per noi recente, importazione della
nuova lista A-Z di Sfx).
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
22
I
T
A
L
E
Tutorial: guardiamolo insieme ….
http://www.asb.unisi.it/asb/ita/intro.html
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
23
I
T
A
L
E
La Promozione dei servizi.
La creazione di tutorial per l’uso di SFX e Metalib
Grazie per l’attenzione.
[email protected]
Servizio Automazione Biblioteche
Area Sistema delle Biblioteche
Università degli Studi di Siena
Firenze, 11 Novembre 2008
Mencarelli Cristina - Università di Siena
24
I
T
A
L
E
Associazione Italiana Utenti ExLibris
http://www.itale.it
La Promozione dei servizi.
La creazione di tutorial per l’uso di SFX e Metalib
Mencarelli Cristina
Servizio automazione biblioteche
Area sistema biblioteche
Università degli Studi di Siena