L’archiviazione ottica dei
documenti fiscali
e la fatturazione elettronica
Ragusa 18 gennaio 2008
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La conservazione digitale dei documenti
Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
(G.U. n.27 del 3/2/04); provvedimento del CNIPA del 19 febbraio 2004
(G.U. n.57 del 9/3/04) :
 Obblighi da osservare:
 Documento statico non modificabile (formato pdf)
 Apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica (firma con smart card e software tipo “dike”)
 memorizzazione su qualsiasi supporto (hard disk, cd rom R o
RW)
 Esclusione:
 Scritture e documenti rilevanti ai fini doganali, delle accise e
delle imposte di consumo di competenza dell’agenzia delle
dogane
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Dott. Bruno Munzone
La conservazione digitale dei documenti
 Comunicazione alle agenzie fiscali:
 Entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle
dichiarazioni relative a dichiarazione dei redditi, Irap ed Iva
 Onere a carico del soggetto interessato, ovvero del responsabile della
conservazione, ove designato
 Trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico alle competenti agenzie
fiscali, con la relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale
 Le agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della
comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo
 Esibizione delle scritture:
 Il documento informatico rilevante ai fini tributari deve essere disponibile a
richiesta su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione
delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, può essere esibito anche
per via telematica, secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori
delle competenti agenzie fiscali (problemi di coordinamento da risolvere)
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La conservazione digitale dei documenti
 Documenti analogici originali e ricorso al Notaio
 Solo se sottoscritti
 Documento analogico originale unico se non è possibile risalire al suo contenuto
attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione
anche da parte di terzi
 Riproduzione dei documenti e ricorso al Notaio:
 Solo se sottoscritti
 Esibizione dei documenti e ricorso al Notaio:
 Solo se sottoscritti
 Modalità di invio telematico da stabilire
 Periodicità della conservazione:
 Cadenza prevista dall’art.3, comma 2:
 Almeno quindicinale per le fatture
 Almeno annuale per I restanti documenti
 Distruzione dei documenti analogici
 Dopo il completamento della procedura di conservazione
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La conservazione digitale dei documenti
 Imposta di bollo
 Assolvimento mediante modello F23:
 € 14,62 ogni 2500 righe (100 pagine)
 Comunicazione preventiva ed ed eventualmente consuntiva per il conguaglio
all’agenzia delle entrate con estremi dei versamenti con F24
 Provvedimento del CNIPA del 19 febbraio 2004 (G.U. n.57 del 9/3/04):
 Il processo di conservazione sostitutiva e quello di riversamento sostitutivo di
documenti informatici, avviene con l’apposizione del riferimento temporale e della
firma digitale del responsabile della conservazione:
 Nel caso di documenti informatici sottoscritti è richiesta l’apposizione della firma
digitale da parte di un pubblico uffciale (notaio) per attestare la conformità al
documento d’origine
 Rapporti con la normativa sulla privacy e con la sicurezza dei dati
informatici in generale
 D.Lgs. 30 giugno 2003 n.196 in vigore dall’ 1/1/2004
 Misure minime di sicurezza entro il 30/6/2005 (registro password, nomina dei responsabili,
firewall, antivirus, backup, inventario degli archivi e dei documenti, D.P.S)
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La fatturazione elettronica
 D. Lgs. 20 febbraio 2004 n.52 ha riscritto l’art.21 del D.P.R. 633/72
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Per ciascuna operazione imponibile
Fattura cumulativa per giorno solare (comma 3)
Nel caso di fatturazione differita si possono raggruppare tutte le consegne effettuate nello stesso mese
Anche da parte del cessionario, o da un terzo, sotto la responsabilità del cedente
Emissione cartacea o elettronica
Anche da paese estero senza reciprocità, purchè preventiva comunicazione all’amministrazione
finanziaria
 Fattura emessa all’atto della consegna o spedizione, ovvero all’atto della sua trasmissione elettronica
 Più fatture allo stesso destinatario
 Unico lotto con indicazioni comuni a più fatture
 Trasmissione elettronica
 Previo accordo con il destinatario
 Attestazione dell’autenticità e dell’integrità con l’apposizione della firma elettronica qualificata
 Comunicazione preventiva all’amministrazione
 Tenuta e conservazione di registri e documenti
 Archiviazione nella stessa forma in cui sono generate (cartacea o elettronica) ma quelle spedite in forma
cartacea possono essere archiviate in forma elettronica
 Luogo di archiviazione anche in un altro stato a condizioni di reciproca assistenza con accesso
automatizzato all’archivio
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La fatturazione elettronica
 Emissione, trasmissione ed archiviazione
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Per ciascuna operazione imponibile
Anche da parte del cessionario, o da un terzo, sotto la responsabilità del cedente
Emissione cartacea o elettronica
Anche da paese estero senza reciprocità, purchè preventiva comunicazione all’amministrazione
finanziaria
Fattura emessa all’atto della consegna o spedizione, ovvero all’atto della sua trasmissione elettronica
Emissione in duplice esemplare
Fatture in lingua straniera devono essere tradotte nella lingua nazionale
Gli importi possono espressi in qualsiasi valuta, purchè l’Iva sia espressa in euro
 Soggetto emittente
 Esclusione per I soggetti con meno di 5 anni di anzianità e quelli che abbiano ricevuto rilevi sostanziali
negli ultimi 5 anni in materia di Iva
 Contenuto della fattura
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Uguale al precedente art.21 in più:
Imponibile ed imposta con arrotondamento al centesimo di euro
Numero di partita Iva del destinatario se debitore d’imposta in luogo del cedente, con relativa norma
Data di prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri, ore navigate o volate per cessione di
mezzi di trasporto nuovi intracomunitarie
 In caso di mancata indicazione dell’imposta riferimento alla norma, anche per regime del margine per
beni ustati e agenzie di viaggio
 Annotazione nel caso di compilazione da parte del cliente ovvero da un terzo per conto del cedente
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