PEC, e-mail istituzionale e
comunicazioni pubbliche
Profili giuridici e organizzativi della trasmissione
elettronica di documenti e dati
Macerata, 14 ottobre 2010
Avv. Fabio Trojani – [email protected]
Agenda intervento
 La gestione delle comunicazione in ambito pubblico tra PEC e e-
mail istituzionale
 Quadro normativo in materia di trasmissione elettronica dei
documenti
 Utilizzo della PEC
 Esame delle disposizione del DL185/2008
 Progetto PEC per tutti
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Documento informatico e posta
elettronica
 Cosa intendiamo per documento ?
 Cos’è un documento informatico ? Quale efficacia giuridica è
riconosciuta ad un doc informatico ?
 Che cos’è la posta elettronica ?
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Documento elettronico e documento
informatico
 Documento elettronico – art. 3 d. lgs. 39/1993
 Documento informatico – d. lgs. 82/2005
 Sottoscrizione autografa
 Sottoscrizione elettronica – art. 3 d. lgs. 39/1993
 Firma elettronica – d. lgs. 82/2005
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Posta elettronica e posta elettronica
certificata (PEC) – DPR 68/2005
 messaggio di posta elettronica certificata, un documento
informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di
certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati
 posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica
nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica
attestante l'invio e la consegna di documenti informatici
 posta elettronica, un sistema elettronico di trasmissione di
documenti informatici
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Utilizzo della posta elettronica
certificata – art. 4 DPR 68/2005
Principio di autodeterminazione
 Per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica
certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è
quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento
con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto
intrattenuto tra privati o tra questi e le pubbliche amministrazioni.
 Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata
nella stessa forma.
 La volontà espressa non può comunque dedursi dalla mera
indicazione dell'indirizzo di posta certificata nella corrispondenza
o in altre comunicazioni o pubblicazioni del soggetto.
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Utilizzo della PEC da parte delle
imprese – art. 4 DPR 68/2005
 Le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono
dichiarare la esplicita volontà di accettare l'invio di
posta elettronica certificata mediante indicazione
nell'atto di iscrizione al registro delle imprese.
 Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere
revocata nella stessa forma.
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Efficacia trasmissione telematica –
PEC = raccomandata A/R
Il documento informatico trasmesso per via telematica
 si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore
 si intende consegnato al destinatario se reso disponibile
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella
di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal
gestore.
La validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta
elettronica certificata è attestata rispettivamente dalla ricevuta di
accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna.
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Disposizioni per le pubbliche
amministrazioni – art. 16 DPR 68/2005
 Le pubbliche amministrazioni possono svolgere autonomamente
l'attività di gestione del servizio di posta elettronica certificata,
oppure avvalersi dei servizi offerti da altri gestori pubblici o
privati, rispettando le regole tecniche e di sicurezza previste dal
presente regolamento.
 L'utilizzo di caselle di posta elettronica certificata rilasciate a
privati da pubbliche amministrazioni incluse nell'elenco di cui
all'articolo 14, comma 2, costituisce invio valido ai sensi del
presente decreto limitatamente ai rapporti intrattenuti tra le
amministrazioni medesime ed i privati cui sono rilasciate le caselle
di posta elettronica certificata.
 Le pubbliche amministrazioni garantiscono ai terzi la libera scelta
del gestore di posta elettronica certificata.
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Utilizzo della PEC in ambito pubblico –
art. 6 D. Lgs. 82/2005 (CAD)
 Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta
elettronica certificata, di cui al decreto del Presidente della
Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di
documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno
richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio
indirizzo di posta elettronica certificata.
 Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano anche alle pubbliche
amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente
stabilito.
 Le pubbliche amministrazioni regionali e locali hanno facoltà di
assegnare ai cittadini residenti caselle di posta elettronica
certificata atte alla trasmissione di documentazione ufficiale.
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Requisito della forma scritta per le
trasmissioni – art. 45 d. lgs. 82/2005
Principio idoneità dell’accertamento della provenienza
Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma
elettronica qualificata;
b) ovvero sono dotate di protocollo informatizzato;
c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la
provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle
regole tecniche di cui all'articolo 71;
d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica
certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11
febbraio 2005, n. 68.
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Posta elettronica certificata – PEC –
art. 48 CAD
La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta
di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta
elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
Principio equivalenza
La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata
mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti
dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta.
Data certa e opponibilità ai terzi
La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico
trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi
se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della
Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche.
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Modalità di presentazione delle istanze
alla PA
art. 38, c. 1 e 2 DPR 445/2000
- consegna diretta allo sportello
- fax
- posta ordinaria
- trasmissione per via telematica (ai sensi dell’art. 65 d. lgs.
82/2005)
Efficacia dell’istanza
obbligo della sottoscrizione in presenza del dipendente addetto
ovvero sottoscrizione e presentazione unitamente a fotocopia
documento identità
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Efficacia delle istanze e dichiarazioni
presentate per via telematica – art. 65 CAD
Le istanze sono efficaci se:
a) sottoscritte mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato;
b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità
elettronica o della carta nazionale dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna
amministrazione ai sensi della normativa vigente;
c) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo
64, comma 2, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa
vigente e fermo restando il disposto dell'articolo 64, comma 3;
c-bis) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico attraverso le credenziali di accesso
relative all'utenza personale di posta elettronica certificata di cui all'articolo 16-bis del decreto-legge
29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.
Principio equivalenza tra presentazione delle istanze mediante la compilazione diretta su sito o
trasmesse per via telematica rispetto alle istanze e dichiarazioni sottoscrizione con firma autografa
apposta alla presenza del dipendente addetto.
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Misure per favorire l’utilizzo della PEC
da parte della P.A. – DL 185/2008
 Imprese in forma societaria – obbligo di dichiarazione
dell’indirizzo PEC al registro imprese
 Professionisti – obbligo di comunicazione indirizzo PEC
all’ordine nazionale di appartenenza
 Cittadini – progetto PEC per tutti – facoltà di chiedere
assegnazione indirizzo PEC (www.postacertificata.gov.it)
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Obblighi delle P.A.
 Istituzione di almeno una casella di posta elettronica certificata e
comunicazione al CNIPA (art. 16, c. 8 D.L. 185/2008)
 Indicazione sul sito delle PA di un indirizzo PEC (art. 54, comma 2-ter
CAD)
 Iscrizione all’indice delle PA – www.indicepa.it (art. 57-bis CAD)
 Specificazione delle modalità di utilizzo della PEC o della posta
elettronica per la presentazione di istanze e dichiarazioni alla PA
 Richiesta e acquisizione di indirizzi PEC di imprese e professionisti (art.
16, c. 9 D.L. 185/2008)
 Consultazione e acquisizione indirizzi PEC cittadino (art. 7 DPCM
06/05/2009)
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Progetto PEC per tutti
DPCM 06 maggio 2009 – articolo 4
1. Le pubbliche amministrazioni, di cui all'art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.
165, istituiscono una casella di PEC per ogni registro di protocollo e ne danno comunicazione al
CNIPA che provvede alla pubblicazione in rete consultabile per via telematica.
2. Le pubbliche amministrazioni, nell'adempiere a quanto previsto dall'art. 57, comma 1, del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82, includono gli estremi di eventuali pagamenti per ogni singolo
procedimento.
3. Ai sensi dell'art. 54, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le pubbliche
amministrazioni rendono disponibili sul loro sito istituzionale, per ciascun procedimento, ogni tipo
di informazione idonea a consentire l'inoltro di istanze da parte dei cittadini titolari di PEC, inclusi i
tempi previsti per l'espletamento della procedura.
4. Le pubbliche amministrazioni accettano le istanze dei cittadini inviate tramite PEC nel rispetto
dell'art. 65, comma 1, lettera c), del decreto legislativo n. 82 del 2005. L'invio tramite PEC
costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 1, del decreto
legislativo n. 82 del 2005; le pubbliche amministrazioni richiedono la sottoscrizione mediante firma
digitale ai sensi dell'art. 65, comma 2, del citato decreto legislativo.
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Comunicazioni tra PA e dipendenti
Art. 9 DPCM 06 maggio 2009
1. I pubblici dipendenti, all'atto dell'assegnazione di una casella di PEC da parte
dell'amministrazione di appartenenza, possono optare per l'utilizzo della stessa
ai fini di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n.
185.
2. Per adempire alle finalità di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29
novembre 2008, n. 185, le pubbliche amministrazioni ovvero altri soggetti
pubblici da loro delegati o le loro associazioni rappresentative, mediante
convenzione stipulata direttamente con la Presidenza del Consiglio dei Ministri
- Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie o con l'affidatario del servizio,
definiscono le modalità, nel rispetto della normativa vigente, con le quali viene
attribuita la casella di PEC ai propri dipendenti.
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Prove tecniche di trasmissione …
 PEC professionisti
 PEC cittadino
 Sottoscrizione digitale documento
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