Organizzare lo studio
Avv Vincenzo Liso
Senior Partner Emmeplus
Lo studio legale tradizionale
Il concetto di studio legale “tradizionale” si fondava su di un
concetto legato alla figura di avvocati che si occupavano, in
particolare, delle attività coperte da riserva legale, o ius
postulandum, e solo in misura marginale svolgeva attività di
consulenza o stragiudiziale.
Lo studio legale oggi
L’attuale scenario economico, politico, legislativo e sociale nel quale si
muovono la professione forense sta registrando una serie di mutamenti
che hanno spinto il mercato verso una evoluzione competitiva.
Ciò è dovuto ai seguenti fattori:
- apertura a società multidisciplinari di professionisti;
- presenza sempre più diffusa di studi internazionali sul nostro territorio;
- concorrenza perpetrata anche da altre figure professionali;
- maggiore complessità delle prestazioni richieste dai clienti e legislativa;
- un cliente oggi più preparato, più consapevole, più esigente;
Tale involuzione ha determinato:
una variazione della proporzione in termini di tempo, clientela e
redditività;
una frammentazione della realtà degli e negli studi legali da non
poter essere facilmente categorizzata
il definitivo superamento del tradizionale spartiacque tra civilisti e
penalisti (e la più elitaria categoria degli amministrativisti),
quindi la fine dell’avvocato che un tempo si occupava di tutto un
po’, spaziando in molteplici aree del diritto, vendo chiamato a una
maggiore identificazione e specializzazione, sia dall’aumentata
complessità dell’ordinamento giuridico, sia dalle mutate esigenze
della clientela, sia ancora dall’allargamento dei mercati che hanno
introdotto forme inaspettate di concorrenza, ma anche dato vita a
nuovi settori di mercato.
STRUTTURA
MARKETING
STUDIO
cliente
PARTNERSHIP
ORGANIZZAZIONE
Gestione – risorse umane
Per far fronte a questa nuovo scenario gli studi legali
necessitano di una organizzazione afficente caratterizzata:
professionalità e dalla competenza giuridica dell'avvocato
una organizzazione e gestione della struttura affinché questi
possa non solo raggiungere obiettivi di efficacia (la soddisfazione
del cliente) ma anche obiettivi di efficienza, in termini non solo di
contenimento dei costi ma anche di gestione del know how;
la partecipazione a network;
Marketing.
Per una efficace organizzazione di uno studio
è indispensabile
 struttura organizzativa;
 la identificazione di processi, azioni;
 il coordinamento del fattore umano;
stabilire delle precise regole di funzionamento;
 controllo sulla corretta applicazione di queste regole;
 definire una strategia organizzativa (obiettivi finali, soddisfazione
del cliente);
definire obiettivi di efficienza e di economicità dello studio in una
logica di coordinamento di le attività;
logica dell'approccio per processi;
sistematica pianificazione, attuazione, verifica e correzione o
consolidamento delle attività;
Ciò permette al titolare dello studio di presidiare, gestire e
monitorare costantemente tutti i fattori;
È NECESSARIO AVERE BEN CHIARO “CIÒ CHE SI FA”
Si tratta di stabilire:
- cosa si fa
- chi lo fa
- come lo si fa
- (entro) quando lo si fa
Organizzare uno studio significa
- Formalizzare le regole organizzative e operative
- Gestione in forma controllata e non improvvisata delle attività di studio
- Identificare in tempo utile eventuali criticità, carenze, inefficienze per
apportare gli opportuni correttivi.
- Significativi investimenti in termini di impegno e fiducia nel progetto da
parte del titolare
- Una riflessione su come egli intende governare le proprie attività
Managing partner
Gli studi legali di grandi dimensioni, che evidentemente hanno
maggiori risorse e maggiori capacità di spesa, si avvalgono sia di una
consulenza specializzata ma anche, in molti casi, anche di figura
interna allo studio avente il ruolo di responsabile di marketing a tempo
pieno cd. «managing partner».
Purtroppo gli studi legali di dimensioni ridotte devono far fronte a
questa esigenza in maniera endogena.
GESTIONE DELLE RISORSE
UMANE
Le persone sono la più preziosa risorsa dello studio
Rappresentano il Know How umano
I COLLABORATORI
 Avvocati Associate Senior e Junior
 Segreteria
 Praticanti
La qualità del lavoro dei collaboratori contribuisce in
misura determinante al successo dello studio.
Mano a mano che le dimensioni dello studio crescono,
l’aspetto della gestione delle risorse va sempre meno
trascurato.
Il costo pagato dallo studio per l’inefficienza o la scarsa
motivazione dei suoi membri è troppo alto nell’attuale
mercato competitivo.
Al riguardo va valutato:
-Il costo diretto
-Il costo indiretto (inefficacia – scarsa motivazione ecc.)
Recruitmen
Il procedimento di selezione deve muovere i suoi passi tenendo
conto di quelli che sono gli elementi del piano i marketing e, quindi,
il bacino di ricerca dovrà essere definito non solo in relazione alle
attività attuali, ma anche a quelle future.
Da questa preliminare analisi / valutazione deve emergere quella
che è la Job Description ovvero la sintesi delle caratteristiche del
candidato ideale:
Età
Anni di esperienza
Conoscenza
Lingua
Attività
Specializzazioni
Valorizzazione
Gli avvocati non sempre valutano un nuovo ingresso come fosse un
investimento.
La più grave preoccupazione è tenere basso il compenso, non invece
motivare il collaboratore e/o il candidato con percorsi di crescita.
La ricerca si avvia quando si è in emergenza in maniera passiva,
muovendosi all’interno delle auto-candidature o delle conoscenze
personali senza un’idea precisa di quello di cui si ha davvero bisogno.
Le risorse di uno studio sono preziose, identificata quella giusta,
bisogna essere in grado di tenersela e di non mandare sprecato il
costosissimo tempo impiegato per formarla, accrescerla e abituarsi a
lei.
LE QUALITÀ DEL LEADER
5 ELEMENTI CHIAVE LEADER
- La capacità di fidarsi di se stessi
- Assumere un atteggiamento positivo
- Concentrarsi su che cosa occorre fare nell’ambito della propria realtà.
- Spasmodica attenzione nei confronti della capacità dello studio di generare liquidità
- Costruire il proprio modello di business
COMPITI ESSENZIALI
- monitorare costantemente le entrate
- adottare delle efficaci e sistematiche procedure di recupero crediti
- necessità di programmare le uscite
- preparare un vero e proprio business plan di studio
- concentrare gli sforzi di marketing solo su clienti con buoni cash flow e prospettive di
crescita.
- focalizzarsi su un target preciso
LA VERIFICA DELLE PERFORMANCE
Se è vero che bisogna valorizzare le risorse umane per altro verso è necessario
verificare le performance di ciascun componente lo studio
a tale scopo strumenti utili sono:
- predisposizione di un report con cui ciascun collaboratore indichi le attività svolte per
ciascun cliente e le ore lavorative impegnate;
- elaborazione dei dati al fine di monitorare il tempo impiegato da ciascun collaboratore
- la predisposizione di un sistema di archiviazione dei documenti predisposti in
condivisione;
- rendicontazione delle attività per singolo cliente, collaboratore e socio (solitamente
gestito dalla segreteria);
- archivio pratiche con indicazione di chi gestisce il cliente;
- gestione dell’agenda in formato on line.
CLIENT CARE
L’obiettivo di uno studio legale efficace ed efficiente è quello di fornire un
servizio di altissima qualità a tutti clienti.
Questo ha portato sempre più studi a prestare attenzione a programmi di
client care o client satisfaction.
La cura del cliente passa attraverso alcuni passaggi tutti connessi tra
loro:
- gestione-attenzione del cliente;
- capire le esigenze;
- definire gli obiettivi e condividerli con lo stesso (è il nostro peggior
nemico)
- definire le modalità di gestione interne del cliente;
- informazioni e/o formazione del cliente.
Questi aspetti sono elementi essenziali del piano marketing dello studio.
IL MARKETING LEGALE
(il vecchio marketing amici parenti politica)
Per marketing legale intendiamo una disciplina che pone al centro il cliente e
che orienta in maniera consapevole e strutturata le decisioni e gli obiettivi di
permanenza o crescita sul mercato, sia sul piano strategico che operativo.
abbandonare un approccio passivo
adottare un ruolo propositivo nei confronti dei bisogni del mercato
adottare adeguate strategie di marketing
Gestire i processi di marketing
Il processo di un marketing per essere penetrante non può essere
improvvisata o frutto di scelte più o meno casuali.
I suoi compiti sono di importanza vitale per la competitività e l’organizzazione
aziendali e possono così essere riassunti:
1) analisi
2) pianificazione strategica
3) implementazione operativa
4) monitoraggio e controllo.
Lo sviluppo di questo processo ha natura circolare e quindi deve riprendere
ogni qualvolta sia completato.
L'ANALISI DI MERCATO
Lo studio legale dovrà provvedere:
- alla raccolta di dati e informazioni
- identificarne le tendenze predominati
- decifrare i comportamenti dei soggetti che a vario titolo vi partecipano
Uno studio di piccole dimensioni che non ha le risorse per affrontare una
ricerca di mercato complessa potrà basare le proprie riflessioni sui riflessi delle
tendenze sociali, economici, demografici e politici, rilevabili da riviste di
settore.
L’ANALISI DEL MERCATO DI RIFERIMENTO
(ANALISI AMBIENTALE)
Fondamentale è la definizione dei confini del mercato e la conoscenza dello
stesso
I passi da compiere sono tre:
analisi del mercato
analisi della concorrenza benchmarking
analisi dello studio (SWOT)
analisi della domanda
analisi del cliente
segmentazione del mercato
Il targeting
L'ANALISI DELLA DOMANDA
Si tratta di indagare i comportamenti cosiddetti di acquisto delle prestazioni
professionali da parte dei clienti, di comprendere quindi i meccanismi che
inducono questi a rivolgersi a quello o a quell'altro avvocato.
Bisogna capire:
-quali sono le principali tendenze di mercato
-l'analisi della percezione del cliente rispetto alla capacità dello studio di
soddisfare le sue aspettative
-l'analisi di alcuni dati interni che qualunque studio può reperire dalla propria
contabilità.
L'ANALISI DEL CLIENTE
Conoscere i propri clienti, chi sono, cosa fanno, cosa pensano di noi, che
bisogni e obiettivi hanno e, allo stesso modo, avere un quadro preciso del loro
impatto sul costo legale aiuta a definire pratiche di marketing efficaci e mirate.
Gli aspetti che dovranno essere indagati:
-la fedeltà
-il passaparola
-lo scambio di clientela tra soci dello stesso studio (cross-selling);
-client care, client relationship management (rispettivamente cura e gestione
delle relazioni con il cliente)
In generale, l’analisi della clientela esistente si rivelano strumenti utilissimi per
incrementarla e migliorarne la produttività.
SEGMENTAZIONE - TARGETING –
POSIZIONAMENTO
Beneficio richiesto dal cliente
Servizi offerti dallo studio
Settore/ professione
Fascia di età
Ara geografica
Reddito
La pianificazione di marketing
Raccolte tutte le informazioni sul proprio mercato di riferimento,
analizzata la domanda e il range di servizi che potenzialmente può
creare od offrire e a quali target client, per attuare una
pianificazione strategica occorre individuare la cosiddetta mission
dello studio e quindi un piano Marketing.
IL Piano Marketing
È quel documento in cui sono descritte le caratteristiche del
mercato, le intenzioni di posizionamento, le scelte strategiche e gli
strumenti finanziari per supportare gli investimenti in questo senso.
IMPLEMENTAZIONE
Si tratta di mettere in pratica quanto stabilito per conseguire gli obiettivi stabiliti
di certo una fase delicata in cui bisogna fare attenzione alle seguenti fasi:
-scegliere le azioni
-gli strumenti più opportuni
-la composizione del proprio portafoglio-servizi
-i contenuti della prestazione,
-la politica dei prezzi,
-le modalità di erogazione del servizio
-le modalità di comunicazione
-definizione dei servizi legali offerti
INTERNET
Di assolta importanza oggi è il sito internet dello studio
E’ IL VOSTRO BIGLIETTO DA VISITA VIRTUALE
La progettazione del sito
Per questo molta attenzione va riposta nella progettazione del sito internet, tale
fase è un’attività molto peculiare che vede coinvolte capacità di analisi, di sintesi,
di scrittura creativa e tecnica, di tecnologia, di abilità comunicativa e di creatività
grafica.
Il sito deve essere caratterizzato da:
leggerezza, rapidità, esattezza, visibilità, molteplicità, coerenza (Italo
Calvino).
Facebook
Il contenuto
Un buon sito si costruisce tenendo a mente:
– che la pagina/videata non si legge ma si visualizza e che la visualizzazione dura in media
20 secondi;
– che non tutte le aree dello schermo vengono guardate con la stessa attenzione;
– che spesso si naviga senza sapere cosa si sta cercando né se lo si troverà;
– che le parti scritte di un sito devono essere brevi ed essenziali e, se necessariamente
corpose, divise in molte videate, per evitare lo scrolling (l’attività di scorrere le pagine
scendendo nel video), nonché fruibili in una diversa versione, quella impaginata per la
stampa (printable version);
– che i concetti considerati più importanti vanno ripetuti molte volte all’interno del sito, a cui
non si accede sempre dalla home page;
– che il contenuto non meramente descrittivo e in particolare le notizie e i documenti devono
essere costantemente verificati e aggiornati; nel caso restino a lungo sul sito, vanno muniti di
data di pubblicazione o di ultimo aggiornamento;
– che il contenuto non meramente descrittivo e in particolare le notizie e i documenti devono
essere costantemente verificati e aggiornati; nel caso restino a lungo sul sito, vanno muniti di
data di pubblicazione o di ultimo aggiornamento;
– che la composizione grafica del testo sia curata con importanza essenziale;
SOFTWARE PER LO STUDIO LEGALE E
PROFESSIONALE
SOFTWARE GENERICO
Sistema hardware idoneo con un server
Un numero adeguato id di postazioni di Personal computer
Software Windows - Office
Programmi di videoscrittura e gestionali
Antivirus
Firewall
Posta elettronica
MAIL – FAX – ARCHIVIAZIONE OTTICA
Un computer può essere usato, non solo per le e-mail, anche
per ricevere fax, collegandolo con un modem ad una linea
telefonica e lasciandolo sempre acceso.
L'e-mail potrà essere letta anche su opportuni cellulari,
smartphone o palmari, a seconda della vostra propensione ad
informatizzarvi.
Il fax tradizionale resta comunque insostituibile.
Si può anche ricorrere a sistemi leggermente più sofisticate
come work station che lavorano anche per la archiviazione ottica
dei documenti.
Lo studio legale oggi
formule gestionali
Il modello gestionale odierno è quello tradizionale e consentito dalle norme
caratterizzato dalla condivisione delle spese tra professionisti autonomi (la più
diffusa), poi ci sono le associazione professionale e la società tra avvocati
(quest’ultimo non ha avuto successo dovuto alla mancanza di vantaggi fiscali).
Il futuro saranno le strutture consulenziali ampie e organizzate fondate su di
una specializzazione interdisciplinare che prenderanno piede.
La formula prevalente, per ora, è quella dell’associazione professionale o della
convivenza di studi individuali con la condivisione delle spese, in alcuni casi
più avanzati la struttura è affidata a una società di servizi di proprietà degli
stessi avvocati.
segue
Lo studio legale oggi
Titolare
Organizzazione
tradizionale
Segretaria
Collaboratore
avvocato
Praticante
Praticante
Praticante
Lo studio legale oggi
Socio 1
Socio 2
Collaboratori
avvocati
Praticanti
Collaboratori
avvocati
Praticante
Struttura di Segreteria
Praticante
Organizzazione
studio
associato
Lo studio legale oggi
Board
General manager
Organizzazione
studio di grandi
dimensioni
Managing partner
Marketing
Collaboratori
Senior
Collaboratori
Junior
Collaboratori
Senior
IT
Collaboratori
Junior
Praticanti
Struttura di Segreteria
PARTNERSHIP
I modelli utilizzati per la condivisione del lavoro tra avvocati e studi legali,
anche a livello internazionali , più conosciuti nel mondo sono:
- Partnership
- Alliance
- Best friendship
- Network
- GEIE
PARTNERSHIP
È il vero e proprio studio associato di modello anglosassone,
normalmente costituito nella forma della LLP (Limited Liability
Partnership)
Prevede due categorie di "soci":
- gli Equity pts, detentori delle quote
-i Salaried pts partecipano agli utili, ma non delle quote, in
proporzione al valore della quota e delle loro performance
• Il metodo di distribuzione degli utili tra i soci non equity varia secondo
alcuni modelli:
USA: "eat what you kill" minimo fìsso + quota proporzionale al fatturato
UK : Lockstep, cioè retribuzione fìssa secondo anzianità e variabile sulla
base delle "phantom units«
Esempio di Lockstep
• 85% utili diviso tra i soci
• 15% ridistribuito tra i collaboratori senior sulla base di criteri legati a:
• anzianità
• produWvità
• business development
• doti di gestione o incarichi diversi
• altro (legato ad obieWvi dell'anno)
ALLIANCE
Una "alleanza" formalizzata liberamente tra studi normalmente collocati
in paesi diversi tra loro.
A metà tra la best friendship e il network
BEST FRIENDSHIP
Di fatto corrispondenti esteri o delocalizzati verso cui si devia il lavoro e
la clientela.
Normalmente basato sul mutuo scambio e sulla corresponsione di
percentuali del fatturato prodotto sui clienti dello studio "miglior amico"
NETWORK
Letteralmente "rete" di studi che condividono piattaforme tecnologiche,
servizi o anche il lavoro. Ogni studio mantiene la sua indipendenza ma
condivide normalmente un nome, un "logo" ed una immagine
GEIE
Letteralmente Gruppo Europeo di Interesse Economico (GEIE), creato
con il regolamento comunitario n.2137 del 25 luglio 1985, è limitato ad
organizzazioni economiche all'interno dell'Unione Europea Scopo
dichiarato del GEIE non è il profitto, ma l'ottimizzazione degli scambi
tra le organizzazioni.
Di fatto è un'Alliance europea o un Network
FORME GIURIDICHE PER L'ASSOCIAZIONE TRA
AVVOCATI IN ITALIA
Le uniche forme utilizzabili, ad oggi, sono:
• L'Associazione professionale
• La Società tra professionisti
Entrambe rientrano nel modello della società semplice con
responsabilità illimitata dei soci e non producono sostanziali
vantaggi fiscali rispetto all'esercizio individuale
FORME UTILIZZATE
Gli avvocati spesso "convivono" in associazioni di fatto, dividendo
spese e personale senza estendere l'associazione alla clientela e
agli utili dello studio.
In altri casi creano società di servizio a cui intestare contratti di
affitto, leasing di vetture e strumenti per godere di vantaggi fiscali
altrimenti non concessi al libero professionista o allo studio
associato
Grazie
Avv Vincenzo Liso
Senior Partner Emmeplus