I Bigini del Love Management® - Public Speaking
Materiale riservato – vietata la riproduzione anche parziale
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Introduzione
A
lcuni anni fa a San Diego, mi trovavo ad un congresso internazionale per trainer e
coach. E’ un appuntamento al quale partecipo ogni anno ed ogni volta ho grandi
aspettative su chi saranno i relatori e sui contenuti dei loro interventi visto anche l’alto
livello del pubblico partecipante.
Le mie aspettative sono subito rispettate, il primo relatore è un proprietario di una grossa
catena di fast-food americana, un “vecchietto” (più vicino agli 80 che ai 70 anni)
decisamente coinvolgente, energico, profondo e brioso, professionale e di grande
spessore umano. Durante il suo intervento ci emoziona, ci fa riflettere profondamente, ci fa
divertire, ci fa alzare più volte, ci coinvolge facendoci gridare alcune frasi insieme a lui ed
alla fine, prevedibile, ottiene la platea in piedi che applaude interminabilmente.
Gli altri oratori si susseguono durante la giornata con uno standard elevato, (anche se non
proprio come il nostro “vecchietto energico”!) finchè arriviamo al primo pomeriggio.
L’oratore è un professionista stimato, competente ma ….. non posso dire anche un grande
comunicatore.
Capisco poco di quello che sta dicendo (più che comunicando), visto che usa un
linguaggio complicato, parla di molta teoria e poca pratica, il suo tono di voce è
costantemente basso, ci inonda con una serie interminabile di slide, insomma, dopo circa
metà intervento rinuncio ed esco dalla sala e vi assicuro che fuori non ero da sola.
Questo episodio mi ha fatto riflettere.
Mi sono resa conto di quanto è vero quello che tanto si sente dire e si legge in tutte le
salse: l’importanza della comunicazione, se hai una buona idea e non sai venderla è
come non averla mai avuta, un vero leader è quello che sa comunicare, ecc. ecc.
In quel momento ero io “dall’altra parte” ,nel pubblico, ed ho sperimentato in una sola
giornata come si può toccare l’apice positivo e negativo della comunicazione vista dalla
parte degli ascoltatori.
Ritornando all’episodio, c’è da dire che entrambi erano professionisti stimati e conosciuti,
per essere stati invitati ad una convention come quella, eppure il risultato è stato
decisamente diverso. Certamente ci sono tanti elementi che fanno la differenza.
Vediamone alcuni che possono aiutarci ad avere più spesso una performance come il
“vecchietto brioso” e non come il “professionista tedioso”.
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Gli elementi basilari
Prima ancora di iniziare, il punto fondamentale da ricordare è:
il mio intervento è per i nostri interlocutori e non per me.
E’ un punto chiave ma che molto spesso, spessissimo, anzi quasi sempre, viene messo in
seconda, terza, ultima posizione, cioè non viene proprio considerato!
In realtà è il punto di partenza che influenza tutto il resto.
Quando vogliamo comunicare ai nostri collaboratori una nuova procedura aziendale,
quando vogliamo vendere un prodotto o un servizio ad un cliente, quando c’è un confronto
di opinioni in una riunione, quando discutiamo con mariti, mogli, figli su dove faremo le
vacanze quest’estate, ebbene in tutti questi casi, tutti questi interlocutori che cosa hanno
bene in mente?
Se stessi, i loro desideri, i loro bisogni.
Pensate che per loro sia più importante il vostro parere o il loro? Certo che il loro. Pensate
che per loro abbia più importanza il vostro punto di vista o il loro? Certo che il loro.
E noi di cosa parliamo di solito? Certo che parliamo del nostro punto di vista, delle nostre
opinioni, di cosa è importante per noi, dei nostri desideri e dei nostri bisogni.
Risultato: quando parliamo ai collaboratori di quanto è importante per l’azienda
ristrutturare ruoli e mansioni, di scrivere i rapporti utilizzando il modulo previsto, di non
perdere tempo con le telefonate troppo lunghe, ecc ecc….le persone pensano: “E chi se
ne frega?”, “E a me cosa cambia?”, “Cosa succederà a me se se mi cambiano ruolo?”.
Questi sono esempi più vicini alla realtà aziendale ma valgono anche per interventi con
uno scopo più informativo/formativo come nel caso dell’episodio in apertura.
Sono io come comunicatore che devo cercare il modo di rendere il mio messaggio
semplice e di applicabilità immediata.
Certamente ci saranno delle differenze in funzione dello scopo del mio intervento:
informare, istruire, motivare a prendere una decisione (come per esempio nella vendita).
Per esempio sarà diverso un intervento di un medico che presenta la sua ricerca
all’Università (scopo di formare/informare) da quello di un imprenditore che sta
presentando il suo business plan ad un gruppo di banche per raccogliere finanziamenti.
Ora ci focalizzeremo sulle cose che aiutano e funzionano in tutti i casi.
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La Comunicazione
Ogni tipo di comunicazione è formata da tre elementi che chiameremo con nomi speciali,
per ricordarceli con facilità e ripresi dal mio libro “Love Management – Il segno del tuo
passaggio nel tempo”:
1.
Il Messagero,
2.
Il Messaggio,
3.
Il Messaggiato.
Come ho sottolineato prima questo terzo punto è preso meno in considerazione rispetto
agli altri due. E questo, infatti, è anche l’ordine di solito che viene applicato nella
preparazione dell’intervento. Vediamo in che senso.
Ci viene comunicato che dovremo tenere un intervento alla prossima convention.
Primo pensiero: Comunicatore.
“O cavolo, proprio io? Ma perché non lo fa il Rag. Rossi? Poi se mi impappino? E non mi
ricordo più cosa dire? E se mi fanno domande che mi mettono in crisi? “
Secondo pensiero: Messaggio.
“Che cosa gli racconto? Ok, gli faccio vedere i grafici, gli dico come devono essere fatte le
cose, ma sì, in fondo so queste cose, anzi gli posso far vedere come sono esperto e
competente, magari uso qualche parola forbita così mi metto in luce”
Terzo pensiero: Messaggiato.
“Ah, c’è anche l’amministratore delegato in sala? Chissà che idea si farà di me, speriamo
di non fare brutta figura…..”
Quindi il pensiero non va all’interlocutore ma in realtà torna al punto 1 = Comunicatore.
Te l’ho messa un po’ sul drammatico e sul ridere ma solo per farti riflettere, magari non
succede proprio così ma l’ordine con cui viene preparato un intervento di solito è questo.
L’ordine temporale di come avviene una presentazione è effettivamente questo: prima c’è
il comunicatore, il quale prepara e comunica un messaggio che arriva poi all’interlocutore.
La preparazione ottimale dovrebbe avere invece l’ordine inverso, ovvero:
1.
Messaggiato
2.
Messaggio
3.
Messagero
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1 - L’interlocutore.
La prima cosa da fare quando prepariamo il nostro intervento è chiederci: “Chi è il mio
pubblico?”. Non ci interessa sapere i nomi e cognomi, ma tutte le informazioni relative a
quella/quelle persona/persone.
E sottolineo, questo vale anche nel caso abbiamo davanti una sola persona. Se quel
colloquio, meeting, incontro con una persona è strategicamente importante vale la pena
prepararsi come se avessi di fronte 200 persone.
Mi è capitato di fare una presentazione di fronte al direttore del personale di una grossa
azienda italiana. Lui aveva già sentito parlare di me perché avevo realizzato un
programma per un’azienda del gruppo che aveva avuto degli ottimi risultati, è vero che
non partivo da zero, ma avevo solo 20 minuti di tempo per confermare le sue aspettative e
rispondere ai suoi bisogni oppure molto probabilmente non avrei più avuto una seconda
possibilità. La mia preparazione e la mia presentazione sono state fatte nello stesso modo
di come le avrei fatte se avessi dovuto preparare un intervento davanti ad un grande
pubblico. E ne è valsa la pena.
Ma torniamo al punto “Chi è il mio pubblico?”.
Dobbiamo informarci il più possibile su chi sono le persone alle quali parlerò, che cosa si
aspettano, quali sono i loro bisogni attuali, i loro desideri, che cosa sono le cose che
stanno loro a cuore. Se sono persone che non conosco cercherò di ottenere queste
informazioni facendomi aiutare da chi conosce queste persone.
Più in profondità riesco ad andare e meglio è.
Certo non sempre è facile, ma per esempio sono già informazioni interessanti sapere la
professione, l’età, il sesso, quali conoscenze hanno dell’argomento, se partecipano
regolarmente ad incontri come questo. Da qui posso capire, mediamente, se parlo ad un
gruppo numeroso di persone, che tipo di pubblico ho davanti.
Se incontro una sola persona cercherò informazioni su di lei, dalla sua segretaria, dal sito
internet della sua azienda, dalla persona che me lo ha presentato.
Se parlo invece ai miei collaboratori, che già conosco, devo sforzarmi di capire meglio qual
è la loro posizione verso questo argomento, ricordare se ci sono stati eventi passati che
possono influenzare i loro pensieri, basarmi su un’analisi fatta da consulenti esterni per
sapere i loro giudizi, pregiudizi, opinioni, aspettative verso l’azienda.
Queste informazioni mi danno il punto di partenza per la preparazione del mio messaggio
(punto 2 – Messaggio) e di me stesso mentre espongo il mio messaggio (punto 3 –
Messaggero).
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Alcuni anni fa mi trovavo in Sardegna da un amico in occasione del meeting nazionale
dell’Associazione Mutilati ed Invalidi del Lavoro, associazione di cui lui era presidente
nonché organizzatore del meeting. Io colgo sempre l’occasione per fare un viaggio in
Sardegna e mi faceva piacere essere con lui in questo momento importante.
Durante la cena del giorno precedente al meeting, questo mio amico mi chiede di tenere
un intervento davanti a tutta l’assemblea. Sarebbero state circa 1000 persone, nella
piazza del paese, non avevo idea di che cosa diavolo dire. Che cosa centrava un
intervento sulla comunicazione, come essere efficaci con i propri collaboratori, come
creare un team o altri argomenti del genere ad una platea di mutilati e invalidi del lavoro?
Certamente partendo dal punto 1.
Messaggero, avrei potuto mettermi in mostra con tutte le belle cose che sapevo e le mie
credenziali, ma non era certo la cosa che avrebbe potuto servire a loro. Dopo la cena
parlo con lui e mi faccio spiegare meglio la situazione di queste persone, che cosa sono le
loro aspettative verso l’associazione, quali sono i loro desideri e bisogni. Scopro che molti
di loro dopo gli incidenti avuti si sono lasciati andare, tutte le loro speranze sono riposte
nell’assistenzialismo statale. Questo mi fa riflettere su che cosa vorrei trasmettergli. Voglio
trasmettergli la forza di credere in loro stessi, nei loro sogni, che possono modificare la
loro realtà anche se hanno avuto e continuano ad avere difficoltà. Ci sono già esempi di
persone che, come il mio amico, hanno trovato nuovi modi di contribuire alla società e di
trovare nuovi modi per realizzarsi.
Fino a tardi rimango alzata per prepararmi, decido di parlare semplicemente della mia
esperienza, delle difficoltà che ho affrontato per potermi pagare gli studi ed arrivare alla
laurea. Ho deciso che cosa dire, so che è qualcosa che può essere utile al mio
Messaggiato, adesso posso passare al punto 2, preparare il mio messaggio.
2 - Il Messaggio
Una volta capito chi è il mio pubblico e quello che più gli interessa allora sono pronto ad
elaborare il mio messaggio.
Forse posso scegliere che cosa dire al mio interlocutore, come nel mio caso della
Sardegna, ma è possibile che io debba dire qualcosa che è già decisa e non posso
cambiare.
Come fare?
Beh, qui viene il bello. Si tratta di pensare a presentare la cosa dal punto di vista del
mio interlocutore e non dal mio. Tutto qui. Semplice ma non facile.
Facciamo un esempio.
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Devo comunicare ai miei collaboratori una ristrutturazione aziendale che prevede dei
cambiamenti di ruolo di alcune persone e la riorganizzazione dei gruppi di lavoro. Io vedo i
benefici dal punto di vista mio e della mia azienda evidentemente, (se ho deciso di farlo!),
ma lo sforzo che devo fare è vedere quali sono i benefici altrui, quelli delle persone
che saranno parte di questa ristrutturazione.
I casi sono 2: ci sono benefici anche per loro oppure non ci sono benefici anche per loro.
Se siamo nel secondo caso allora non credo che nel lungo termine ci sia un vantaggio per
l’azienda e quindi dovrei ritornare a pensare a che cosa è meglio fare veramente.
Se siamo nel primo caso, bisogna fare lo sforzo di capire i loro bisogni, desideri,
paure aspettative (e siamo ancora al punto 1.Interlocutore) e trovare in che modo questo
cambiamento proposto sia un beneficio per loro.
Per esempio potranno imparare a fare cose nuove, potranno risparmiare tempo, essere
più efficaci, lavorare in un team più dinamico, … quali altri possono essere i benefici per
loro, che rispondono ai loro bisogni, desideri, paure aspettative legati alla ristrutturazione
che proponete?
Quando presenterete la ristrutturazione quindi non parlate dei benefici che ha l’azienda e
voi ma parlate dei benefici che avranno LORO.
Ricorda:
Il mio intervento è per i miei interlocutori e non per me.
Io conosco già queste cose, sono già motivato, non devo essere convinto.
Scelti i contenuti principali, mi servirà dare una struttura per evitare di andare fuori strada,
dimenticarmi di cose importanti, farmi prendere dal panico all’ultimo momento, mantenere
la linea che ho deciso.
Ci sono diversi tipi di strutture in funzione del tipo di intervento che voglio fare: motivare ad
agire, informare, ispirare, far capire concetti nuovi e complessi, ringraziare…
Le strutture principali per business man sono tutte trattate all’interno del Video Training
Love Management®“Comunicazione e Presentazioni ad Alto Impatto – Edizione
Business”, molti degli imprenditori che ho allenato usano il manuale come “libretto di
istruzioni” per strutturare le diverse presentazioni che devono fare.
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Strutturare la presentazione
Vediamo qui la struttura di base per tutte le presentazioni:
Apertura
Concetto chiave
Prove a supporto del concetto chiave
Benefici per l’interlocutore
Chiusura
Le aperture e le chiusure devono essere accattivanti e non scontate, possibilmente
collegate per dare un inizio e una fine.
Le prove servono a confermare quello che sto dicendo e a non lasciare solo che sia
una mia opinione e quindi più facilmente attaccabile. Ponetevi queste domande:
Chi ha usato la stessa cosa ed ha avuto successo?
Chi altri oltre a voi ha detto che questa cosa funziona?
Quali esempi simili del passato nella mia o in altre aziende mi danno conferma che questo
concetto funziona?
Il quarto punto - benefici per l’interlocutore - sono fondamentali perché soddisfano il
punto più importante: il mio intervento è per i miei interlocutori e non per me. Non parlate
di voi, parlate di loro.
3 - Il Messaggero
Se siamo arrivati a questo punto dovremmo aver già fatto grossi passi verso la
visualizzazione del successo del nostro intervento. Siamo certi di dare valore alle persone
con quello che diremo, stiamo creando questa presentazione per loro, non possono non
sentirlo.
E sottolineo sentirlo.
Sì perché tutto quello che abbiamo visto funziona se lo mettiamo in pratica con il
cuore, con sincerità e non con spirito manipolatorio.
E’ la parte Love del Love Management.
Le persone lo sentiranno.
Puoi farla franca una volta, due volte, ma non pensare di prendere in giro tutti per tutta la
vita. La tua personalità esce dalle tue parole. Se il tuo atteggiamento è “Adesso ti frego io”
rischi di fare la fine di quei politici che usano l’oratoria come mezzo per manipolare i
cervelli delle persone poco intelligenti. Sii vero, concreto. Pensa al modello “io vinco-tu
vinci” e non “vinco io perché io sono furbo e tu sei stupido”.
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Se il tuo atteggiamento è giusto, le persone riceveranno da te non solo le tue parole ma
anche il tuo entusiasmo e un po’ della tua anima. Pensa anche che le persone sono lì ad
ascoltarti, stanno investendo il loro tempo per te. E’ tuo dovere e diritto farli andare via
con la sensazione di essersi arricchiti di qualcosa.
State pensando a come? E’ molto più semplice di quello che pensate.
Parla di loro, dei loro desideri, paure, aspettative e di come puoi aiutarli a risolverli,
raggiungerli e vedrai i loro occhi cominciare a brillare. E anche i tuoi.
Parla con passione.
Parla dei tuoi esempi personali, se ti possono aiutare a mostrare come anche tu hai
attraversato in passato situazioni come la loro e come hai tratto beneficio grazie alla cosa
che proponi. Puoi usare anche esempi calzanti di terze persone se hanno tratto anche loro
vantaggio dalla tua proposta.
Vediamo alcuni suggerimenti in pillole che ti serviranno per prepararti al meglio.
Prima della presentazione:
Prepara con cura la tua frase di apertura e di chiusura, sono due ancore che ti
aiutano a partire bene e a concludere senza imbarazzo.
Prima di iniziare visualizza te stesso al meglio di come vorresti essere durante la
presentazione. Prendi pochi minuti. Puoi farlo in auto mentre ti stai avvicinando al luogo
dell’incontro. Immagina te stesso mentre stai parlando con sicurezza e osserva i
movimenti del tuo corpo.
Ascolta gli applausi che ti riservano alla fine del tuo intervento.
Guarda i visi delle persone e vedi che gli hai trasmesso qualcosa.
Senti la sensazione di soddisfazione dentro di te.
Se ti visualizzi in questo modo è già un primo passo verso il successo reale. Almeno nella
tua mente sii sempre vincitore! Che vantaggio c’è ad immaginarti mentre ti dimentichi le
parole, ti si asciuga la bocca e ti tremano le gambe?
Usa un tono di voce piuttosto alto. Ti permette di non perderti in lunghi….eehmm…..,
avrai più probabilità di mantenere l’attenzione e anche il tuo corpo sarà più dritto, stabile,
autorevole.
Usa degli oggetti se puoi, o delle slide semplici con disegni che possano rimanere più
impressi.
Tieni i concetti al minimo, piuttosto scartatene alcuni e raccogli episodi, aneddoti, fatti a
supporto dei concetti più importanti. Meglio comunicare 3 concetti che il pubblico potrà
ricordare piuttosto che 10 che non ricorderanno.
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Suggerimento finale: prova il vostro intervento prima. Davanti allo specchio, davanti
ad un amico, ci sono punti importanti di cui non siamo consapevoli che usciranno solo al
momento di parlare.
Quante volte mi è successo! Provando prima l’intervento si aggiustano i dettagli e ci
permette di acquisire maggior fiducia verso la presentazione reale. Chissà, forse alla
prossima convention sarete invitati come ospiti e verrò a congratularmi con voi per
l’eccellente presentazione che avete fatto…..
Schema riepilogativo
Punto fondamentale
Il mio intervento è per i nostri interlocutori e non per me
1. Messaggiato
Ordine di importanza
2. Messaggio
3. Messaggero
Chi è il mio pubblico?
1 - Interlocutore
2 - Messaggio
Struttura di base del
messaggio
3 - Comunicatore
Raccogli informazioni sul pubblico
Scopri desideri, bisogni, paure, aspettative
Prepara il messaggio dal punto di vista dell’interlocutore
Parla dei benefici dei tuo interlocutore relativi ai suoi
desideri, bisogni, paure, aspettative
Crea una struttura
Apertura
Concetto chiave
Prove a supporto del concetto chiave
Benefici per l’interlocutore
Chiusura
Atteggiamento: Io vinco- Tu vinci
Visualizza te stesso al meglio nell’intervento
Voce alta
Usa oggetti, slide con disegni
Pochi concetti
Prova l’intervento prima
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