ed
presentano
CONVEGNO
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la
Pianificazione Strategica
Gestire le attività e i processi di business come progetti per ottimizzare
l’operatività aziendale in un contesto enterprise
Relatori:
Massimo Martinati, PMP, Eureka Service
Fabrizio Ferrero, PMP, Eureka service
Roma, 2 marzo 2006 – Firenze, 7 marzo 2006
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Programma dei Seminari
• Roma – 2 marzo 2006
• Centro Convegni Palazzetto delle Carte Geografiche
Via Napoli 36
• Firenze - 7 marzo 2006
• Starhotel Michelangelo
Via Fratelli Rosselli 2
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Programma
9.15 Registrazione
9.30 La famiglia Microsoft Office Project 2003:
dalla gestione individuale dei progetti alla soluzione
completa per l’Enterprise Project Management
10.00 Workshop: la gestione dell’IT Governance
con un approccio multiprogetto
11.15 Coffee break
11.30 Workshop: la pianificazione strategica e la
gestione di un piano di marketing industriale con
un approccio di Portfolio Management
12.45 Domande e risposte
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Presentazione Eureka Service
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
e
zion
Soluzioni
di P.M.
integrate
a
Form
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Consulenza
assessment
analisi esigenze
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P iP
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Mission
supportare l’azienda cliente nell’attivazione di sistemi di Project
Management affrontando tutti gli aspetti conoscitivi, organizzativi e tecnici
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Partnership
Accreditata per la formazione
Telecom Italia Learning Services
Siti di riferimento
www.gruppoeureka .it
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www.pm-forum.it
www.pmuniversity.it
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
www.gruppoeureka .it
Consulenza
• Assessment singoli, di gruppo, divisionali,
aziendali sul P.M.
• Consulenza specialistica sulla gestione di
progetti e commesse
• Consulenza sulla partecipazione a gare
• Analisi delle esigenze e studi di fattibilità
• Progettazione e realizzazione di PO – Project
Office e di PMO – Project Management Office
aziendale
• Scrittura delle procedure aziendali di
Program e Project Management
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www.pmuniversity.it
Corsi
•
•
•
•
•
•
•
•
Oltre 30 corsi sul P.M. in catalogo
Corsi interaziendali (public – Roma, Milano e Torino), corsi per azienda (inhouse) e corsi residenziali
Corsi per la preparazione agli esami di certificazione del PMI
Corsi sulla teoria del Project Management
Corsi verticali su area di applicazione del Project Management
Corsi applicativi sui software di P.M.
Catalogo PMI: 12 corsi Eureka Service (accrediti PDU)
Corsi erogati per il catalogo Poste Italiane e Telecom Italia Learning Services
•
•
•
Oltre 10 seminari e workshop applicativi sul P.M. in catalogo
Seminari gratuiti periodici con Microsoft
Progettazione di seminari e workshop per azienda
•
Progettazione e realizzazione di corsi in autoapprendimento per terze parti
(Poste Italiane)
Seminari e workshop
E–learning
Servizi a supporto
•
•
•
•
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Progettazione di corsi e percorsi formativi per azienda
Servizi di assessment pre-corso e di valutazione di fine corso
Servizi di tutoring a distanza
Simulazione dell’esame di certificazione del PMI via WEB
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
www.gruppoeureka .it
Supporto alla gestione del Project Management
Office aziendale
Supporto e assistenza al Project Office
Servizi di pianificazione e monitoraggio di
progetti
Servizi di start-up di PMO e PO
Supporto all’uso di pacchetti di P.M. (Microsoft
Project e i principali altri software)
Servizi di assistenza ed Help Desk su Microsoft
Project e su tutti i principali applicativi di P.M.
Servizi in outsourcing su Microsoft Project e su
tutti i principali applicativi di P.M.
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
PARTNER
Sviluppo e integrazione di software di P.M.
Progettazione
• Analisi requisiti e progettazione di sistemi informatici di P.M.
• Supporto alla software selection in ambito P.M.
System Integration
• Attività di integrazione applicativa e procedurale di software
di P.M. in ambito aziendale
• Analisi e progettazione di interfacce con i S.I. presenti in
azienda
Personalizzazioni e sviluppi software
• Personalizzazioni e sviluppi “ad-hoc” per azienda su
piattaforma client-server e web
• Personalizzazioni di Microsoft Project
• Realizzazioni di add-on di Microsoft Project
Distribuzione
• Distribuzione di pacchetti di P.M. proprietari Eureka
• Distribuzione dei prodotti Microsoft
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
SOFTWARE
Project Supervisor sistema client-server multiutente,
multiprogetto, multiversione, basato su Microsoft Project per la
gestione aziendale dei progetti su database centralizzato
AMS Supervisor (© Alenia Marconi Systems e Eureka Service):
sistema client-server multiutente, basato su Microsoft Project
per la gestione di programmi complessi dell’ambito Difesa
Project Risk: sistema di Project Risk Management basato su
tecniche anglosassoni per la definizione del piano dei rischi
WPD: Work Package Description. Sistema per la definizione,
valorizzazione e gestione dei Work Package progettuali
Cruscotto manageriale: sistema di Portfolio Management per il
Top Management, basato su Earned Value Method
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
WEB
PMP Selftest: sistema per l’esercitazione e per la
simulazione d’esame di certificazione PMP e
CAPM del PMI®. Versioni per PMBOK 2000 e
PMBOK 3rd edition
PM Template: set completo di standard
documentali di secondo il PMBOK per seguire il
progetto durante l’intero ciclo di vita
PM-Forum: primo sito italiano sul Project
Management per la diffusione della cultura di
www.pm-forum.it
Project Management
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
www.pm-forum.it
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Approccio del seminario
Metodologia secondo gli standard del
PMI®
Tutti gli argomenti trattati sono calati nel contesto
della più autorevole e diffusa metodologia del Project
Management, elaborata dal Project Management
Institute (PMI®)
Simulazione di casi reali
Il seminario si basa sulla simulazione applicativa di
casi reali.
Atti del seminario
Gli atti potranno essere scaricati dal sito
www.PM-Forum.it
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Alcune Definizioni
Nel corso del seminario utilizzeremo spesso alcuni termini
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Definizione di Progetto
Sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare
un prodotto, un servizio o un risultato unici
(PMI - Project Management Institute, da PMBOK®
3rd edition,2003)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Definizione di Project Management
“Applicazione della conoscenza, delle competenze,
degli strumenti, e delle tecniche alle attività di
progetto per raggiungere i requisiti di progetto”
(PMI - Project Management Institute, da PMBOK®
3rd edition,2003)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Definizioni di Programma e Program Management
Programma
Gruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato in modo da
ottenere benefici e controllo non disponibili nel caso di gestione separata
Program Management
Gestione centralizzata e coordinata di un gruppo di progetti allo scopo di
raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici del programma
(PMI - Project Management Institute,
da PMBOK® 3rd edition, 2003)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Definizione di Portfolio e Portfolio Management
Portfolio
Insieme di proposte, progetti, programmi e altri lavori non
necessariamente correlati tra loro, pianificati insieme allo scopo di
soddisfare gli obiettivi strategici aziendali
Portfolio Management
Processo di ausilio all’impresa, che in base alla strategia aziendale,
consente la selezione e la definizione delle priorità dei progetti e delle
proposte
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Progetti e Pianificazione Strategica
I progetti possono quindi essere considerati come
un efficace mezzo per raggiungere gli obiettivi
definiti dalla strategia aziendale
I bisogni su cui si basa la strategia aziendale e la relativa
pianificazione sono tipicamente:
 una domanda di mercato
 un bisogno dell’organizzazione
 una richiesta di un cliente
 un progresso tecnologico
 un requisito di legge
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Workshop
La gestione dell’IT Governance con un
approccio multiprogetto
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Cos’è la IT Governance?
E’ il processo che porta a prendere decisioni
relative ai sistemi informativi aziendali
Il suo obiettivo è quello di integrare le attività
aziendali ricorrenti (Operational Works) con i
progetti di sviluppo (Projects)
La IT Governance è compito della funzione
Sistemi Informativi aziendali (IT Dept)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Che fa un IT Dept?
Mantiene applicazioni software ed infrastrutture esistenti
(Manutenzione) per clienti interni (ed esterni)
Realizza nuove applicazioni ed infrastrutture (Progetti)
per clienti interni (ed esterni)
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Progetti
Manutenzione
Progetti su
applicazioni
Manutenzione
Applicazione
Progetti su
infrastrutture
Manutenzione
infrastrutture
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Scenario della simulazione IT Governance
La nostra azienda HW&SW SpA opera nell’ambito
dell’Information and Communication Technology (ICT)
• La funzione IT (IT Dept) è senz’altro la funzione
centrale dell’azienda.
• Ci sono progetti in essere interni ed esterni
• Le attività routinarie (operational works) hanno un
discreto impatto
• Vengono forniti a clienti e all’azienda stessa servizi d’IT
• L’azienda conta un numero totale di 5 Server che
gestiscono un totale di 80 Client
• L’IT Dept conta un numero totale di 30 persone
• Per politica aziendale, l’IT Dept può avvalersi di ditte
esterne, ma soltanto nei periodi di picco dimostrato
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Che fa un IT Dept?
Spesso la maggior parte dell’impegno di un IT
Dept viene speso nella Manutenzione
dell’esistente
Admin
Support
Projects
Enhancements
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Step della Simulazione Applicativa IT Governance
Cruscotto manageriale e catalogazione dei lavori
in un IT Department
Analisi aggregate dei progetti, delle attività e
delle risorse umane nell’IT Department
Simulazione della gestione di una richiesta
estemporanea interna
Simulazione della gestione di un nuovo progetto
esterno
Comunicazione e collaborazione fra Functional
Manager e le risorse dell’IT Department
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Cruscotto manageriale
Vediamo la situazione esistente nell’IT Dept che
fa uso di Microsoft Project EPM!
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per
tipologia
L’IT Dept ha in essere molte attività/lavori di diversa
tipologia
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per
tipologia di cliente
L’IT Dept ha in essere attività/lavori per diverse
tipologie di clienti interni ed esterni
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Catalogazione delle risorse dell’IT Dept
L’IT Dept gestisce risorse di diverso skill
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Catalogazione delle risorse dell’IT Dept
Le risorse dell’IT Dept sono raggruppate anche per
Centro di Costo (CBS)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Catalogazione delle risorse dell’IT Dept
Le risorse dell’IT Dept sono raggruppate anche per
area aziendale
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Analisi delle risorse dell’IT Dept
Stima del carico per risorsa individuale e per skill nel
tempo per le attività/lavori/progetti previsti
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Simulazione della gestione di una richiesta interna
L’area Sicurezza Informatica fa partire una richiesta
estemporanea: in seguito agli ultimi dannosissimi
attacchi degli hacker nasce l’esigenza immediata di
mettere in sicurezza i server aziendali con l’adozione di
un Firewall di nuova generazione
L’azione prevede un intervento sistemistico su tutti i
client aziendali
E’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro?
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Simulazione della gestione di un nuovo progetto esterno
La funzione Commerciale ha chiuso un nuovo contratto
con un importante cliente: si tratta della realizzazione di
un portale web.
Si tratta di un progetto di profitto, linfa vitale per
l’azienda
La trattativa è stata lunga e complessa e ha comportato
anche la predisposizione di una pianificazione delle
attività, dei tempi, delle milestone e delle risorse
necessarie: il referente tecnico del commerciale, ora
eletto Project Manager, ci mette a disposizione il piano
del progetto sviluppato con il suo Project Standard standalone
E’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro?
Sarà un completo MAKE o dovremmo attivare dei BUY?
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Simulazione della gestione di un nuovo progetto
esterno
Il piano del progetto sviluppato in fase di negoziazione
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Comunicazione e collaborazione fra Functional
Manager e le risorse dell’IT Department
L’assegnazione dei compiti alle risorse
L’accettazione del compito
La rilevazione dell’avanzamento del lavoro della risorsa
(Timesheet)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Workshop
La pianificazione strategica e la gestione di
un piano di marketing industriale con un
approccio di Portfolio Management
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Scenario
La nostra azienda, la BYKE&SPORT srl opera nel settore
degli equipaggiamenti sportivi per ragazzi …
… in particolare l’azienda è specializzata nella produzione
di attrezzatura sportiva su ruote, sviluppata su tre linee di
prodotto: bicicletta, monopattino e roller blade
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Scenario
Ma l’azienda non può fermarsi, bisogna continuare a crescere!
E’ necessario stabilire una strategia per il 2007, ma il dubbio è forte:
• Nuovi modelli dei prodotti proposti?
• Nuovi prodotti del business esistente?
• Nuove aree di business?
• Nuovi mercati?
L’A.D. indice per la prossima settimana (fine settembre) una riunione
per definire la strategia e la sua pianificazione per il 2007.
Vuole proposte ed un sistema di valutazione pesato (scorecard)
che possa individuare un indice di attrattività globale per ogni
proposta, frutto di un’analisi che si basa su un posizionamento del
singolo progetto in termini dei seguenti KPI (Key Performance Index):
• Costi
• Ricavi
• Rischi (negativi e positivi)
• Validità dell’investimento
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Scenario
- obiettivi
Ecco gli obiettivi posti dall’A.D.:
• Scelta delle proposte basata sul livello di attrattività in termini
complessivi ma basata sui KPI indicati
• Budget costi di produzione per nuovi progetti 2007: € 1.500.000
• Budget ricavi su prodotti di nuovi progetti per 2008: € 1.000.000
• Budget ricavi “
“
“
“ triennio 2008-2010: € 4.000.000
• Nuovi business: almeno un prodotto completamente innovativo dal 2008
Business attuali
Mercati
attuali
Nuovi
Mercati
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Nuovi Business
Penetrazione
del
Business
Sviluppo del
Mercato
Sviluppo del
Business
Diversificazione
Matrice
di Ansoff
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Step della Simulazione Applicativa
Lista delle proposte e prima priorizzazione su
base economica
Il sistema di pesatura per la selezione delle
proposte. Analisi delle proposte sui KPI e sul KPI
globale.
Prima selezione del Portfolio progetti
Verifica della fattibilità degli obiettivi economici
del portfolio progetti
Verifica fattibilità temporale e di risorse per il
Portfolio progetti. Scelta finale del Portfolio
progetti e sua pianificazione definitiva.
La gestione della documentazione e della
comunicazione nel singolo progetto del Portfolio
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Lista delle proposte
Alla riunione ci si presenta con la lista delle possibili
proposte elaborate dalla funzione Marketing che fa uso
di Microsoft Project EPM in forma centralizzata e
condivisa con le funzioni tecniche!
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Priorizzazione delle proposte su base
economica
Si può già da subito evidenziare la lista delle proposte in
termini di priorità
•
•
sui costi (crescente)
sui ricavi (decrescente)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Il sistema di pesatura per la selezione
E’ stato definito un sistema di pesatura (da usare su
ogni proposta) basata
•
su KPI positivi:
•
e su KPI negativi:
•
•
•
•
•
PR8 – peso su ricavi nel 2008
PRT – peso su ricavi nel triennio 2008-2010
PROI – peso sul ritorno dell’investimento
PONM – peso opportunità su nuovi mercati
POI – peso opportunità innovazione
•
•
•
•
PC – peso su costo
PBP – peso su payback period
PRM – peso su rischio di rigetto da parte del mercato
PRC – peso peso su rischio concorrenza
Ogni KPI può assumere valore da 1 a 8
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Il sistema di pesatura per la selezione
Il livello di attrattività totale della singola proposta sarà
dato dalla formula
PTOT= (PR8+PRT+PROI+PONM+POI) - (PC+PBP+PRM+PRC)
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Analisi delle proposte sui KPI
Ordinando le proposte per KPI positivi decrescenti o per
KPI negativi crescenti, si comincia a delineare la
selezione definitiva
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Prima selezione del portfolio progetti
Si propone all’A.D. di scartare la proposta che ha KPI
globale più basso
Accettato lo scarto della proposta “peggiore” da parte
dell’A.D., si verifica il raggiungimento degli obiettivi di
costo e di ricavo imposti e, se non raggiunti, si itera la
selezione come nel passo precedente.
Alla fine la selezione del portfolio è completata
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Verifica fattibilità temporale e di risorse per il
Portfolio progetti
Tramite la gestione del multiprogetto si verifica la
fattibilità dei progetti sia come approccio temporale e di
sequenzialità sia come approccio al carico delle risorse
Per le risorse si decide di esternalizzare alcuni lavori
vista la non completa disponibilità
Questo comporta un aumento dei costi e il totale dovrà
di nuovo essere verificato rispetto al budget
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Gestione della documentazione e della
comunicazione nel singolo progetto del
Portfolio
Tramite il sito di progetto è possibile gestire la
documentazione metodologica e tecnica del singolo
progetto
Altresì è possibile gestire le comunicazioni nel team di
progetto
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Prossimi Appuntamenti,
Offerte e Proposizioni
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Eventi Gratuiti sul Project Management
Seminari
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la
Pianificazione Strategica
Iscrizioni dal Sito
Roma – 2 marzo 2006
Firenze – 7 marzo 2006
PMP Days – Le novità della certificazione PMP del PMI
Roma – 14 febbraio 2006
Torino – 14 marzo 2006
Milano – 15 marzo 2006
Il seminario dà 4 PDU del PMI
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Iscrizioni dal Sito
www.gruppoeureka.it
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OFFERTA sui corsi di formazione
Riservata ai Partecipanti all’Evento!
15% di Sconto
sui Corsi “public” per la certificazione
proposti da Eureka Service
(offerta valida fino al 30 giugno 2006)
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Proposizioni Formative
Catalogo, Schede Corsi, Calendario e Iscrizioni su
Corsi di Formazione
PM-FULL – Project Management Base Completo
•
•
•
Roma, 3-7 aprile 2006; 19-23 giugno 2006
Milano, 8-12 maggio 2006
Torino, 20-24 marzo 2006
www.pmuniversity.it
PM-IT – Project Management nell’Information Technology
•
•
Roma, 20-24 febbraio 2006; 8-12 maggio 2006
Milano, 3-7 aprile 2006
PM-PMP - Preparazione all’esame per la certificazione PMP® – Project
Management Professional (PMBOK® - 3rd edition)
•
•
•
Roma, 28 febbraio 2006 (1° giornata)
Milano, 20 aprile 2006 (1° giornata)
Torino, 21 aprile 2006 (1° giornata)
MSP-BASE - Microsoft Project Base
•
•
Roma, 22-24 febbraio 2006; 10-12 maggio 2006
Milano, 12-14 giugno 2006
© Eureka Service s.r.l. - Roma
Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
Proposizioni Formative
Workshop
WS-PMBOK - Workshop sul PMBOK® Laboratorio applicativo sugli standard di P. M. del PMI®
secondo il PMBOK® 3rd edition
• Roma, 3-5 aprile 2006
• Milano, 27-29 settembre 2006
• Torino, 24-26 luglio 2006
Catalogo, Schede Corsi, Calendario e Iscrizioni su
www.pmuniversity.it
10% di sconto per Iscrizioni via Web
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica
ed
Ringraziano per la partecipazione e
auguriamo un buon Project Management
con Microsoft Project EPM
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Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica