GISE
è la soluzione software per la Gestione Informatizzata
delle commesse di Servizi Esternalizzati relativi a:
- PULIZIE
G
- VERIFICHE ELETTRICHE
- GESTIONE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI
I
- GESTIONE SERVIZI PRESIDIATI
S
E
G.I.S.E.
Sede Legale:
Sedi Operative:
Tel:
Fax:
Mail
Sito web:
P.IVA
Via Del Circo Massimo 7
00153 Roma
Via Umbria 169
86170 Isernia
Via Daniele Petrera Scala C
Bari 70124
Via della Libertà n. 161
Palermo 90143
0865 410464
0865 417806
[email protected]
www.pegasoingegneria.com
07719571007
Gestione Informatizzata Servizi
Esternalizzati
GISE SOFTWARE PER LA GESTIONE DI COMMESSE DI SERVIZI
Periodicamente vengono generati
A supporto delle aziende che erogano servizi esternalizzati, Pegaso Srl ha sviluppato uno
specifico strumento software per la gestione informatizzata dei processi produttivi.
Il software è in grado di snellire e formalizzare il flusso informativo delle attività di
gestione dell’appalto, permettendo all’Appaltatore di monitorare e controllare il servizio
offerto alla stazione appaltante, nonché di produrre l’idonea ed inconfutabile
documentazione di supporto alla liquidazione delle fatture.
Il punto cardine del sistema, che trova molto consenso nelle stazioni appaltanti, è
rappresentato dalla continua valutazione e validazione dei servizi; attività effettuate
G
G
tramite il coinvolgimento degli attori che operano territorialmente sul servizio:
responsabili di squadre di lavoro dell’appaltatore e responsabili (economi ecc.) della
II
stazione appaltante
dal sistema software dei “verbali di
lavoro” che vengono validati prima
dai responsabili delle squadre e poi
facile
dai
programmazione
responsabili
locali
dell’amministrazione.
Le
dei turni di lavoro
procedure
dei
sulle diverse aree
di
validazione
verbali sono semplici e intuitive, e
oggetto del
tali da non comportare impegno di
servizio, consente
tempo. Le istanze di convalida,
universalmente
accettate
dai
responsabili dei procedimenti delle
stazioni appaltanti, possono inoltre
SS
EE
Il software, con la
una gestione
operativa
dell’appalto fluida e
dinamica. Il
responsabile
essere gestite anche con il principio
dell’appaltatore
di silenzio assenso. Questo ultimo
collegandosi al
punto, fondato sul principio che la
sistema può
eventuale contestabilità è valida
facilmente
solo
rimodulare
se
effettuata
ragionevoli,
in
tempi
consente
ai
responsabili di procedimento una
rapida fluidità nelle procedure di
liquidazioni.
l’allocazione degli
operatori
effettuando il
bilanciamento delle
attività con gli
indici di
produttività
preimpostati.
COMPLETAMENTE WEB BASED
Diverse tipologie di utenti,
ognuna col proprio grado di
visibilità sui dati, accedono
al
sistema
tramite
una
qualsiasi postazione dotata
G
di browser internet.
E
norma
installato
sulla Server Farm
di
Pegaso
con
altissime
caratteristiche
di
sicurezza
ed
affidabilità.
I
S
L’applicativo è di
Il software è stato sviluppato in tecnologia completamente web based.
Su richiesta può
 Linguaggio di programmazione Java J2EE
essere
 Application Container Apache-Tomcat
presso il cliente.
 Database MySql
installato
UTENTI DEL SISTEMA
RESPONSABILE DEL SERVIZIO: è una figura della Committente che ha il
compito di supervisionare l’andamento della commessa e di verificare il rispetto dei
vincoli di servizio contrattualizzati. Approva i preventivi per le attività extra-canone
e può erogare penali.
Sono definite
quattro classi di
utenti: due per
l’Amministrazione
appaltante e due
per la Ditta.
RESPONSABILE DI AREA: è una figura della Committente che ha il compito di
G
verificare le attività effettuate all’interno della propria area di competenza.
I
E
accede al sistema
previa
RESPONSABILE DI COMMESSA: figura dell’Appaltatore con il
S
Ogni utente
compito di interfacciarsi con la Committente e rispondere di ogni
problematica inerente la Commessa. Ha il compito di pianificare i turni delle
autenticazione ed
ha visibilità dei
dati secondo il
proprio profilo di
squadre di lavoro e di effettuare i preventivi per le attività extra-canone.
appartenenza
RESPONSABILE
TERRITORIALE:
è
il
caposquadra
per
una
determinata area. Comunica l’esecuzione delle attività o la mancata
esecuzione (giustificandola). Attraverso il sistema acquisisce informazioni
dettagliate circa le operazioni che devono effettuare gli operatori e le modalità
delle stesse.
GESTIONE ANAGRAFICA DEGLI SPAZI
GISE
gestisce
l’anagrafica dei locali
sui
quali
sono
eseguite le attività.
le attività sui singoli
I
S
E
locali
oppure
macroaree
dinamicamente
definite.
dettaglio
dell’anagrafica
dei locali (a
È possibile associare
G
Il livello di
su
livello di singolo
locale o per
macroaree)
dipende dalla
tipologia di
contratto
monitorato e dalle
specifiche
esigenze della
stazione
appaltante.
ANAGRAFICA DEGLI OPERATORI
Il sistema gestisce i dati relativi agli operatori (addetti alle pulizie, tecnici manutentori, personale di
G
presidio ecc) memorizzando anche le informazioni contrattuali. In particolare, definendo le ore
L’anagrafica degli
contrattuali di ogni operatore, è possibile estrapolare informazioni sui carichi di lavoro al quale ogni
operatori
operatore è sottoposto, ottimizzare la programmazione dei turni e verificare le disponibilità degli
comprende sia i
operatori per fronteggiare situazioni di emergenza (improvvisa indisponibilità di operatori per malattia
Responsabili
ecc).
Territoriali
(Capisquadra) che
avranno accesso al
I
sistema, sia i
singoli operatori
S
per una
consuntivazione
E
puntuale dei
carichi di lavoro e
degli interventi
effettuati.
GESTIONE ATTIVITÀ PERIODICHE
La
gestione
delle
attività
periodiche prevede due tipologie
Ad ogni attività è
di periodicità:
associato un costo.
 per le attività “ricorrenti” viene
definita una “settimana tipo”
G
I
S
E
Le attività la cui
remunerazione è
 per le attività “periodiche”
compresa nel
viene definito l’intervallo
canone sono
temporale (settimanale,
definite “a corpo”.
quindicinale, mensile ecc).
È possibile
definire più
Una volta definita la periodicità di
tipologie di costo
un’attività
(tariffa al mq,
il
sistema
genera
automaticamente le scadenze delle
tariffe orarie ecc)
stesse, notificandole agli operatori
in riferimento alla
esecutori.
tipologia di
servizio
monitorato.
SUPPORTO ALLA CREAZIONE DEI TURNI DEGLI OPERATORI
Il sistema implementa una serie di funzionalità
di supporto alla ditta per la creazione e
l’ottimizzazione dei turni degli operatori.
G
I
S
Si riportano di seguito alcuni di essi:
 tipologia di attività associata ad un’area o singolo
locale;
Con il supporto
attivo del sistema
La gestione avviene tramite l’immissione nel
 coefficienti di produttività per singola attività;
è possibile
sistema di opportuni parametri.
 fascia oraria di disponibilità dei siti;
visualizzare il
 tempi di spostamento tra i siti.
totale delle ore
settimanali già
assegnate
all’operatore ed
evitare in questo
modo eventuali
E
sforamenti del
numero di ore
settimanali
previste da
contratto.
GESTIONE ATTIVITÀ EXTRA CANONE
G
I
Un’attività extra-canone può essere richiesta
Un’attività extra-canone approvata genera un ordine
direttamente sul sistema da un qualunque
di lavoro che sarà soggetto alle operazioni di verifica
Il sistema effettua
utente abilitato. Alla ricezione della richiesta il
e controllo analogamente alle attività periodiche.
il monitoraggio
Responsabile della Ditta genera un preventivo
L’importo
costante delle
accedendo al tariffario per le prestazioni extra-
automaticamente considerato per la generazione
richieste di attività
canone.
delle fatture.
extra-canone
delle
attività
extra
canone
viene
L’importo delle attività extra canone viene
durante l’intero
automaticamente considerato per la generazione
iter di generazione
delle fatture.
ed approvazione
S
dei preventivi.
E
richiedente viene
L’utente
costantemente
aggiornato circa lo
stato della sua
richiesta mediante
un sistema
automatico di
notifiche
VERIFICA DEI SERVIZI
Le attività eseguite dalla Ditta sono
Nel caso di mancata effettuazione di un’attività,
controllate dai Responsabili di Area
oppure
dell’Ente
adeguati,viene
che
hanno
il
compito
verificare e validare le attività.
di
in
caso
di
livelli
generata
in
di
servizio
non
automatico
una
segnalazione al Responsabile dell’Ente che può
prendere le necessarie azioni (verifica della non
conformità, applicazione di penali).
G
È possibile
procedere alla
personalizzazione
dell’attività di
verifica
implementando
delle “check-list”
I
dei controlli in
conformità a
S
quanto previsto
dai Piani di
E
Qualità
dell’Appalto
considerato.
SISTEMA AUTOMATICO DI NOTIFICHE
GISE
gestisce
sistema
un
Ogni utente ha
di
un’immediata
generazione
G
I
S
E
visibilità delle
automatica
delle
attività da
segnalazioni
circa
processare al
l’andamento
delle
momento
attività. Ad esempio
dell’accesso al
chi
sistema.
effettua
una
richiesta di attività
Sulla “bacheca”
extracanone
sono evidenziati
ha
sempre un riscontro
gli eventi che
circa lo stato della sua richiesta, fino alla sua esecuzione.
devono essere
Allo stesso modo sono gestite le anomalie. Se un responsabile di Area segnala la non corretta
processati sotto
esecuzione di un’attività, viene immediatamente inviata una notifica al Responsabile di Commessa che
forma di notifiche.
potrà intraprendere le azioni conseguenti.
È possibile inviare comunicazioni agli utenti del sistema, che saranno notificate presso la “bacheca”
(pagina principale dell’utente e pertanto immediatamente visibili al loro accesso al sistema.
Le notifiche possono inoltre essere inviate agli
REPORTISTICA
Per le installazioni
G
Il sistema genera una serie di report
“multi-contratto”
riepilogativi
è presente un
utili
per
visualizzare
l’andamento delle attività ed individuare
apposito
tempestivamente eventuali criticità nel
“cruscotto –
progetto.
direzionale” che
consente di avere
un quadro
I
S
E
sinottico circa
È possibile esportare ogni report generato in formato excel per una successiva manipolazione dei dati
l’andamento dei
estratti
vari contratti
monitorati, anche
relativi a differenti
servizi
MODULO PULIZIE
GISE è un software
Il modulo gestisce l’iter di esecuzione e controllo delle commesse di
pulizia. Oltre alle funzionalità descritte precedentemente, sono
presenti le funzionalità di “autocontrollo” che consentono di
pianificare ed eseguire le operazioni di verifica (eventualmente in
contradditorio con la ditta appaltante) secondo le procedure di qualità
della Ditta.
G
contemporaneamente
più contratti anche di
diverse tipologie.
L’opzione multi
applicata sia alle ditte
MODULO VERIFICHE ELETTRICHE
Il modulo gestisce l’iter di esecuzione e controllo delle verifiche
elettriche di quadri elettrici, trasformatori di isolamento, nodi
E
quindi di gestire
contratto può essere
I
S
multi-contratto, capace
equipotenziali ecc.
Il sistema gestisce in automatico le scadenze delle verifiche secondo le
normative vigenti.
Gli operatori addetti alle verifiche possono compilare le schede di
verifica (opportunamente customizzate secondo le esigenze della
stazione appaltante) direttamente su palmare. L’identificazione
dell’oggetto di verifica avviene in automatico semplicemente leggendo il
codice identificativo (QR Code) tramite la fotocamera dello smartphone.
(commesse su diversi
Enti Appaltanti) sia
agli Enti Appaltanti
(commesse su più lotti
con diversi
aggiudicatari).
MODULO GESTIONE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI
Il modulo gestisce sia l’anagrafica delle
apparecchiature elettromedicali, sia l’insieme di
operazioni ad esso associate (verifiche, controlli
funzionali, manutenzioni ecc).
Ad ogni apparecchiatura è associato il “libretto
macchina” mediante il quale si può immediatamente
G
I
S
vedere tutte le informazioni relative
PEGASO S.r.l.
all’apparecchiatura, alle operazioni su di essa
Sede Legale:
Via Del Circo Massimo 7
00153 Roma
effettuate, le scadenze previste e la documentazione
associata.
MODULO GESTIONE SERVIZI PRESIDIATI
Il modulo di gestione dei servizi presidiati si
E
applica ai contratti per i quali è prevista la
Sedi Operative:
Via Umbria 169
86170 Isernia
Via Daniele Petrera Scala C
Bari 70124
Via della Libertà n. 161
Palermo 90143
fornitura di personale in precise fasce orarie di
lavoro, quali ad esempio contratti di vigilanza,
Tel:
0865 410464
CUP, Accoglienza, Facchinaggio ecc.
Fax:
0865 417806
Il sistema verifica la corretta assegnazione dei
turni agli operatori, segnalando alla committente
eventuali “turni anomali”(doppi turni di durata
complessiva elevata, turni effettuati da operatori
non qualificati ecc).
A fine mese inoltre il sistema immagazzina i dati relativi ai cartellini degli operatori ed effettua il confronto
tra quanto programmato e quanto consuntivato.
Mail :
[email protected]
Sito web:
www.pegasoingegneria.com