Guida a
versione 1.0 (2010.10.29)
2010 ENPAP
Sommario
Caratteristiche Generali ...................................................................................................................................................... 3
Licenza Creative Commons ................................................................................................................................................. 3
Requisiti .............................................................................................................................................................................. 4
Installare GeCo.................................................................................................................................................................... 5
Utenti Windows.............................................................................................................................................................. 5
Versione portabile...................................................................................................................................................... 5
Versione con installer ................................................................................................................................................ 6
Utenti Mac ...................................................................................................................................................................... 9
Eseguire GeCo ................................................................................................................................................................... 11
Utenti Windows............................................................................................................................................................ 11
Avvisi di protezione di Windows .............................................................................................................................. 11
Versione portabile.................................................................................................................................................... 12
Versione con installer .............................................................................................................................................. 13
Utenti Mac .................................................................................................................................................................... 14
Inserire le impostazioni dello Studio ................................................................................................................................ 18
Panoramica sui menù di GeCo .......................................................................................................................................... 20
1. Menù Fatture (o Notule per prestazioni occasionali) ............................................................................................... 20
2. Menù Clienti ............................................................................................................................................................. 21
3. Menù Prestazioni ...................................................................................................................................................... 21
4. Menù Impostazioni dello Studio............................................................................................................................... 21
Come fare a…. ................................................................................................................................................................... 22
Inserire i Clienti ............................................................................................................................................................ 22
Inserire Prestazioni personalizzate ............................................................................................................................... 23
Creare una Fattura / Notula per prestazione occasionale ........................................................................................... 24
Inserimento di una Fattura ...................................................................................................................................... 24
Inserimento di una Notula per prestazione occasionale ......................................................................................... 26
Raccomandazioni .............................................................................................................................................................. 28
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Caratteristiche Generali
GeCo (Gestione Contabile per professionisti Psicologi) nasce da un progetto commissionato da ENPAP (Ente
Nazionale di Previdenza e Assistenza per Psicologi) secondo le seguenti linee guida:
-
consentire la produzione di documenti di fattura di diverse tipologie, in base alle caratteristiche
degli emittenti e degli intestatari dei documenti stessi;
-
produrre dei dati sintetici di riepilogo, immediatamente visualizzabili all’avvio dell’applicazione;
-
essere eseguibile in ambiente Windows e MacOS;
-
potesse operare in modalità stand alone, cioè su una stazione di lavoro indipendente;
-
essere sviluppato secondo le caratteristiche dei progetti Open Source;
GeCo è sviluppato con tecnologia MySql, PHP e Ajax su server Apache.
Licenza Creative Commons
Attribuzione-Non commerciale-Non opere derivate 2.5 Italia
L’utente è libero:
di riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e
recitare quest'opera
Alle seguenti condizioni:
Attribuzione – L’utente deve attribuire la paternità dell'opera a ENPAP (Ente Nazionale di
Previdenza e Assistenza per Psicologi) nei modi indicati dall'autore o da chi ha dato l'opera in
licenza e in modo tale da non suggerire che essi avallino l’utente o il modo in cui l’utente usa
l'opera.
Non commerciale – L’utente non può usare quest'opera per fini commerciali.
Non opere derivate - L’utente non può alterare o trasformare quest'opera, nè usarla per
crearne un'altra.
Ogni volta che l’utente usa o distribuisce quest'opera, deve farlo secondo i termini di questa licenza, che va
comunicata con chiarezza.
In ogni caso, l’utente può concordare col titolare dei diritti di utilizzo di quest'opera non consentiti da
questa licenza.
Questa licenza lascia impregiudicati i diritti morali.
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Requisiti
La soluzione prevede l’installazione del software, tramite apposito installer, sul Pc o Macintosh del cliente.
Di seguito vengono indicati i prerequisiti hardware e software minimi consigliati per il PC/Mac su cui viene
installata l’applicazione:
•
•
Server MS Windows XP+ o MacOS 10.4+ (eventuale costo di Licenza a carico del cliente)
Realizzato con tecnologia web Open Source e Freeware
Standard e compatibilità:
•
•
Aderenza agli standard W3C per i CSS e HTML
Compatibilità con i browser Internet Explorer 7+, Firefox 3+ e Safari 3+
Hardware:
•
•
•
processore Pentium IV
almeno 1 GB di RAM
300 MB di spazio disponibile su disco
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Installare GeCo
Utenti Windows
Gli utenti Windows hanno a disposizione 2 versioni:


Versione portabile (file .zip)
Versione con installer (.exe)
Versione portabile
Dezippare il file GeCoApp.zip sul desktop di Windows oppure nella cartella che si desidera:
Tasto destro sul file => Estrai tutto...
Selezionare la cartella in cui estrarre i file e poi cliccare su Estrai:
I file sono estratti nella cartella selezionata.
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Versione con installer
Doppio clic sul file
Si avvia la procedura di setup del programma:
Clic su Avanti.
Clic su Accetto i termini del contratto di licenza e poi clic su Avanti.
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Clic su Avanti.
Clic su Avanti.
Clic su Installa.
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Clic su Fine.
Si avvierà il programma Server che gestisce GeCo.
Per informazioni su eventuali messaggi di Windows che possono essere visualizzati dopo l’avvio del
programma Server, cliccare sulla sezione Avvisi di protezione di Windows.
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Utenti Mac
Lanciare il file GeCoAppMacOs.zip
Cliccare Continua
Cliccare sul disco in cui si vuole effettuare l’installazione:
Cliccare Continua
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Cliccare su Installa
Se a questo punto il sistema chiede la password di amministratore, inserirla e premere OK
A questo punto il programma si installa e al termine appare la seguente finestra:
Cliccare si Chiudi
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Eseguire GeCo
Utenti Windows
Avvisi di protezione di Windows
Se il firewall di sistema o un firewall di terze parti visualizza due messaggi di Avviso di protezione quando si
avvia il programma, cliccare su Consenti accesso o Sblocca.
Su Windows XP:
Su Windows Vista e Seven:
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Versione portabile
Per avviare l’applicazione:
1. Portarsi all’interno della cartella GeCoApp;
2. Fare doppio clic sul file GeCo Server
3. Doppio clic sull’icona
Si apre il browser predefinito al seguente indirizzo:
http://localhost:9090/
e viene visualizzata la finestra di login del programma:
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Versione con installer
L’installazione del programma ha creato sul desktop le icone:
Controllare se il Server di Geco è in esecuzione sulla barra di notifica in basso a destra:
(Se non è in esecuzione, fare doppio clic sul file GeCo Server)
Ora fare doppio clic su GeCo – Gestione Contabile:
Si apre il browser predefinito al seguente indirizzo:
http://localhost:9090/
e viene visualizzata la finestra di login del programma:
N.B.: il programma Geco Server.exe deve essere avviato solo la prima volta. Al successivo riavvio del PC, il
programma Geco Server.exe verrà eseguito automaticamente, per cui per utilizzare GeCo sarà
sufficiente fare doppio clic sull’icona GeCo – Gestione Contabile:
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Utenti Mac
1. Aprire il menu Vai / Applicazioni
2. Aprire la cartella MAMP
3. Doppio clic sull’applicazione GeCo Server
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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4. Si apre il programma server che gestisce GeCo:
5. Dopo pochi secondi si apre automaticamente il browser Safari e il gestionale GeCo al seguente
indirizzo:
http://localhost:9090/
e viene visualizzata la finestra di login del programma:
N.B.: E’ possibile creare un alias (un collegamento) dell’icona GeCo Server sulla Scrivania (tasto destro
sull’icona GeCo Server => Crea alias e spostarlo sulla Scrivania).
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Se si chiude il browser Safari, per riaprire il gestionale GeCo è possibile agire in due modi:
Metodo 1:
1) cliccare ESCI sulla finestra del server che gestisce GeCo:
2) Aprire il menu Vai / Applicazioni / cartella MAMP / doppio clic sul file GeCo Server
oppure:
Doppio clic sull’icona di collegamento creata sulla Scrivania
Metodo 2:
Riaprire il browser Safari e digitare l’indirizzo:
http://localhost:9090/
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Accesso al programma
Il primo accesso al programma avviene tramite le seguenti credenziali predefinite:
Username: admin
Password: admin
Dopo aver effettuato l’accesso al programma, lo psicologo può:
-
cambiare la password all’utente admin (consigliato)
creare un nuovo utente e password (facoltativo)
I passaggi da eseguire sono:
1. clic sul menu IMPOSTAZIONI DELLO STUDIO
2. clic su GESTIONE UTENTI
Cliccando sul pulsante
è possibile modificare il nome utente e la password dell’account selezionato.
Per confermare le modifiche cliccare su SALVA DATI.
Cliccando sul pulsante NUOVO UTENTE è possibile creare un nuovo utente e password.
Per confermare le modifiche cliccare su SALVA DATI.
In questo modo viene preservata la privacy di tutti i pazienti e soltanto le persone autorizzate potranno
visionare i dati sensibili così come previsto dal D.L. n. 196 del 30/06/2003.
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Inserire le impostazioni dello Studio
La prima volta che si avvia l’applicazione, il programma propone la finestra di impostazione dei dati del
professionista.
Particolare importanza riveste la scelta del Tipo di Contabilità del professionista, che può essere di tre tipi
oppure non avere nessuna contabilità (prestazione occasionale):
Per informazioni sul Tipo di Contabilità da impostare, cliccare sull’icona
rivolgersi al proprio commercialista di fiducia.
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per informazioni, oppure
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Il campo Logo serve per scegliere l’immagine da stampare nelle fatture in alto a destra.
Cliccando sul pulsante
pulsante
selezionare la cartella in cui si trova l’immagine da inserire e premere il
.
Se si desidera si possono trovare delle immagini preimpostate nei seguenti percorsi:
-
versione Windows portabile:
versione Windows con installer:
versione MacOs:
Cliccare sulla casellina
cartella GeCoApp\GeCo\logo
cartella C:\Programmi\GeCoApp\GeCo\logo
Applicazioni => MAMP => htdocs\GeCo\logo
se non si vuole inserire nessun logo.
Il campo Layout PDF serve per scegliere un modello di fattura tra i due disponibili:
Terminato l’inserimento dei dati relativi al professionista, si clicca sul pulsante
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Panoramica sui menù di GeCo
GeCo presenta 5 voci di menù:
1. Fatture (o Notule)
2. Clienti
3. Prestazioni
4. Impostazioni dello Studio

Profilo Professionista

Banca di appoggio

Gestione utenti
5. Aiuto
1. Menù Fatture (o Notule per prestazioni occasionali)
E’ il modulo proposto all’apertura del programma. Qui è presente un filtro dei dati per:

Cliente

Numero fattura/notula per prestazione occasionale

Data da

Data a
Tali criteri di ricerca possono essere utilizzati singolarmente o in combinazione, in modo da fornire un
riepilogo chiaro e immediato sui valori accumulati in un periodo.
Nella finestra del menù fatture/notule è, inoltre, possibile creare:

una nuova fattura/notula

una nuova fattura personalizzata per Prestazioni Residuali:
si tratta di prestazioni particolari effettuate dai professionisti con Partita Iva, come l’attività
didattica erogata presso i dipendenti di enti pubblici: in tal caso si tratta di una fattura non
sanitaria, ma comunque esente Iva.
In casistiche simili bisogna ricorrere alla procedura di compilazione manuale della fattura ed è
opportuno rivolgersi al proprio Commercialista di fiducia per la compilazione corretta della fattura,
soprattutto per verificare se la stessa va accompagnata da qualche dicitura integrativa.
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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2. Menù Clienti
Consente la gestione dei destinatari dei documenti.
I dati principali vengono stampati nella fattura/notula mentre le altre caratteristiche costituiscono un
supporto informativo.
Sono presenti le funzioni di ricerca, inserimento e cancellazione di una scheda Cliente.
N.B.: Non è possibile cancellare una scheda cliente se il cliente è presente in qualche fattura.
3. Menù Prestazioni
Le prestazioni effettuate dallo psicologo possono essere selezionate da:
Nomenclatore tariffario: esso prevede 148 tipologie di prestazioni predefinite, suddivise in 15 categorie. E’
possibile modificare il Prezzo Unitario di ciascuna Prestazione, ma non la descrizione.
Inserimento prestazione personalizzato: se la prestazione fornita non è prevista dal Nomenclatore, è
possibile inserirla nella Categoria Personalizzata, indicandone, se si desidera, anche il Prezzo Unitario.
Per visualizzare o trovare facilmente una Prestazione, è possibile utilizzare il filtro per Categoria:
N.B.: durante la compilazione di una Fattura/Notula, la Prestazione può essere anche inserita manualmente
anziché selezionata dall’elenco.
4. Menù Impostazioni dello Studio
Questo menù è composto da tre voci:
a) Profilo del Professionista: serve alla configurazione generale del programma e contiene i dati
anagrafici del titolare dello Studio, l’appartenenza o meno ad un Regime fiscale, il logo dello Studio,
il modello di fattura da utilizzare, ecc.
b) Banca di appoggio: contiene l’elenco delle banche da indicare per i pagamenti tramite bonifico
bancario.
c) Utenti: contiene la lista degli utenti che hanno accesso al gestionale e relative password.
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Come fare a….
Inserire i Clienti
Clic sul menù
per inserire/modificare/eliminare i Clienti dall’archivio.
Per inserire un nuovo cliente, clic su
Si apre la finestra di inserimento Clienti:
I tipi di soggetto che usufruiscono delle prestazioni possono essere:
 Senza Partita Iva
 Con Partita Iva
Tale scelta proposta dal software vuole semplicemente distinguere il tipo di fattura con o senza ritenuta.
Inserire i dati richiesti e cliccare sul pulsante
Clic su
per tornare all’elenco dei Clienti.
I clienti inseriti possono essere:

Visualizzati, cliccando sul pulsante
;

Modificati, cliccando sul pulsante
;

Eliminati, cliccando sul pulsante
.
N.B.: Non è possibile cancellare una scheda cliente se il cliente è presente in qualche fattura.
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Inserire Prestazioni personalizzate
Clic su
Clic su
Sul campo Prestazione inserire la descrizione della nuova Prestazione;
Sul campo Prezzo Unitario inserire, se si desidera, l’importo della Prestazione.
Il campo Categoria non può essere modificato, in quanto si sta inserendo una Prestazione personalizzata,
cioè che è al di fuori di quanto previsto dal Nomenclatore tariffario (per ulteriori informazioni, cliccare il
pulsante
)
Al termine, cliccare su
Clic su
per tornare all’elenco delle Prestazioni.
Per visualizzare le Prestazioni Personalizzate, utilizzare il filtro per Categoria:
e selezionare la Categoria Personalizzata
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Creare una Fattura / Notula per prestazione occasionale
Se nel menù Impostazioni dello Studio è stato scelto uno dei seguenti Regimi Fiscali:
Semplificato/Ordinario, Nuove Iniziative Imprenditoriali, dei Minimi
allora il menù che si presenta sarà:
Se nel menù Impostazioni dello Studio è stato scelto Nessun Regime Fiscale (Prestazione occasionale),
allora il menù che si presenta sarà:
Inserimento di una Fattura
Clic su
Individuare il Cliente e cliccare il pulsante
Si apre la finestra per l’inserimento dei dati di fatturazione:
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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La numerazione della fattura è automatica e si compone di tre campi distinti:
-
Anno: è l’anno corrente nel quale il documento viene emesso (automatico);
-
Numero: è il progressivo che identifica i documenti all’interno di uno stesso anno (automatico);
-
bis: accanto al numero della fattura si può aggiungere manualmente del testo, ad es. nel caso di
inserimento di un documento tra due già esistenti. Ad esempio, se nel 2010 esiste già il documento
50 datato 31/03 e il 51 datato 01/04 e si ha la necessità di inserire un altro documento datato
31/03, è possibile creare una nuova fattura con il numero 2010/50 bis.
Selezionare il Tipo di Prestazione effettuata, che può essere:
1. Sanitaria
2. Non Sanitaria
Per ulteriori informazioni sul Tipo di Prestazione cliccare il pulsante
Se il pagamento viene effettuato tramite Bonifico bancario, selezionare la Banca (per inserire le
informazioni sulla Banca cliccare il menù Impostazioni dello Studio => Banca di appoggio)
In un singolo documento è possibile specificare tutte le prestazioni effettuate, inserendo per ciascuna di
esse una descrizione libera o selezionata tra quelle presenti nel Nomenclatore o Personalizzate:
 Se si desidera inserire manualmente la descrizione della Prestazione, digitarla nel campo
Prestazione, dopodiché inserire il Prezzo Unitario e la Quantità;
 Se si desidera selezionare la Prestazione dal Nomenclatore Tariffario o tra quelle Personalizzate:
a. cliccare su
b. Nella finestra visualizzata, selezionare la/le prestazione/i cliccando sul flag
accanto alla Prestazione/i.
c. Cliccare quindi su
P.S.: per individuare velocemente una determinata Prestazione è possibile utilizzare il Filtro
per Categoria.
d. Inserire il Prezzo Unitario e la Quantità
Geco – Gestione Contabile Psicologi
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Salvare la fattura cliccando sul pulsante
Dopo il salvataggio della fattura, cliccare sul pulsante
formato Pdf.
Clic su
per stampare/salvare il documento in
per tornare all’elenco delle Fatture.
Le fatture inserite possono essere:

Visualizzate, cliccando sul pulsante
;

Modificate, cliccando sul pulsante
;

Stampate, cliccando sul pulsante

Eliminate, cliccando sul pulsante
.
N.B: Non è possibile eliminare una fattura se il suo Stato è diverso da Bozza.
Inserimento di una Notula per prestazione occasionale
Clic su
Individuare il Cliente e cliccare il pulsante
Si apre la finestra per l’inserimento dei dati:
La numerazione della notula è automatica e si compone di tre campi distinti:
-
Anno: è l’anno corrente nel quale il documento viene emesso (automatico);
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-
Numero: è il progressivo che identifica i documenti all’interno di uno stesso anno (automatico);
-
bis: accanto al numero della notula si può aggiungere manualmente del testo, ad es. nel caso di
inserimento di un documento tra due già esistenti. Ad esempio, se nel 2010 esiste già il documento
50 datato 31/03 e il 51 datato 01/04 e si ha la necessità di inserire un altro documento datato
31/03, è possibile creare una nuova notula con il numero 2010/50 bis.
Se il pagamento viene effettuato tramite Bonifico bancario, selezionare la Banca (per inserire le
informazioni sulla Banca cliccare il menù Impostazioni dello Studio => Banca di appoggio)
Come nel caso della creazione di una fattura alla quale si rimanda per la spiegazione, in un singolo
documento è possibile specificare tutte le prestazioni effettuate, inserendo per ciascuna di esse una
descrizione libera o selezionata tra quelle presenti nel Nomenclatore o Personalizzate.
E’ possibile specificare nei campi Note informazioni aggiuntive sulla Notula. Rivolgersi al proprio
Commercialista per verificare se la stessa va accompagnata da qualche dicitura integrativa.
Salvare la Notula cliccando sul pulsante
Dopo il salvataggio della Notula, cliccare sul pulsante
formato Pdf.
per stampare/salvare il documento in
N.B.: nel caso si emetta una Notula per prestazione occasionale nei confronti di un soggetto senza Partita
Iva, la finestra di inserimento dei dati consente di deselezionare alcuni elementi:
Consultare il proprio Commercialista di fiducia per la corretta compilazione della Notula.
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Raccomandazioni
E’ consigliato effettuare copie periodiche di salvataggio, per tutelarsi da eventuali perdite di dati per cause
diverse.
Per uscire dal programma usare il bottone "ESCI".
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