Dimensione della Valutazione
SISTEMA
ORGANIZZATIVO
Progetto VAI
Dove ci troviamo
Parti Interessate
Sistema
Organizzativo
(Responsabilità)
SODDISFAZIONE
Risorse
STUDENTE
Inteso come bagaglio di
conoscenze, abilità ed
esperienze possedute
dallo Studente all’inizio
del processo formativo
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Progetto VAI
Risultati,
Analisi e
Miglioramento
Processo Formativo
Parti Interessate
Esigenze e Obiettivi
ESIGENZE
LAUREATO
Inteso come bagaglio di
conoscenze, abilità ed
esperienze possedute dal
Laureato
2
Articolazione della Dimensione
SISTEMA ORGANIZZATIVO
RESPONSABILITÀ
SISTEMA DI GESTIONE
RIESAME
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Progetto VAI
3
RESPONSABILITÀ
Accertare se il CdS ha sviluppato una propria struttura
organizzativa con una chiara definizione delle
responsabilità e dei compiti per la gestione del
CdS, se essa sia adeguata al perseguimento degli obiettivi
generali e di apprendimento stabiliti e quale sia il livello
di impegno assunto a questo riguardo dai vari
responsabili
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Progetto VAI
4
Impegno delle funzioni di direzione e coordinamento del CdS
Il Presidente del CdS, i Docenti, il Manager Didattico, i
Presidenti delle varie Commissioni, i Responsabili di Unità
Operative o di Servizio…
 Focalizzare l’attenzione sulle esigenze di
studenti e PI, diffondere all’interno del CdS
tale
approccio
soprattutto
attraverso
l’esempio ed il proprio impegno diretto
 Stabilire le politiche del CdS e definirne gli
obiettivi
 Assicurare la disponibilità di risorse
 Riesaminare esigenze, obiettivi, sistema
organizzativo, processi sulla base dei risultati
conseguiti
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Progetto VAI
5
Impegno e Leadership
Capacità di influenzare, orientare, guidare
le attività individuali e di gruppo verso la
definizione di obiettivi ed il loro
conseguimento
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Progetto VAI
6
Alcuni valori di riferimento per una
leadership moderna
Il confronto
L’ascolto
La qualità come fattore primario
Il rispetto delle persone
La conoscenza delle esigenze delle parti interessante e il
dare ad esse la necessaria priorità
 Lo statistical thinking, cioè porre i dati e le informazioni al
centro dei processi decisionali
 Il miglioramento continuo come approccio culturale





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Progetto VAI
7
Focus sulle esigenze di studenti e
parti interessate
Le azioni ed i comportamenti di tutto il
personale del CdS, ed in particolare delle
funzioni di direzione e coordinamento
devono essere costantemente rivolte alla
soddisfazione delle esigenze degli studenti e
delle parti interessate
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8
Responsabilità
Il CdS deve sviluppare una struttura
organizzativa con una chiara definizione
delle responsabilità e dei compiti per la
gestione delle attività, adeguata al
perseguimento degli obiettivi generali e di
apprendimento stabiliti
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Progetto VAI
9
Struttura Organizzativa
Può
comprendere
la definizione
delle relazioni
di interfaccia
con organismi
esterni al CdS
(Ateneo,
Facoltà, Enti,
etc.)
Ripartizione ordinata
di responsabilità,
rapporti gerarchici e
relazioni tra il personale
del CdS e tra le sue funzioni
Organigrammi,
descrizioni
organizzative e
matrici delle
responsabilità
sono alcuni degli
strumenti
che permettono di
rappresentare
efficacemente la
struttura
organizzativa
Definire la struttura organizzativa di una organizzazione significa
stabilire tra quali persone e gruppi è suddiviso il lavoro, quali sono
i relativi compiti (funzioni)
e quali sono le relazioni che li legano vicendevolmente
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Progetto VAI
10
Organigramma
Schema o diagramma (spesso in forma di “albero”) che
riporta le principali posizioni di direzione (livelli e linee di
autorità e di coordinamento) e di esecuzione delle
attività del CdS e le relative relazioni di dipendenza e di
interfaccia
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Progetto VAI
11
Descrizione organizzativa
Documento contenente la descrizione di responsabilità, compiti e
relazioni delle varie posizioni della struttura organizzativa
(spesso consistente in disposizioni organizzative, comunicazioni
interne, regolamenti di Ateneo, di Facoltà e simili)
Presidente del Consiglio di CdS:
•
•
•
•
•
•
•
convocare e presiedere il consiglio di CdS, coordinandone l’attività e provvedendo alla esecuzione delle
relative deliberazioni;
adottare provvedimenti di urgenza su argomenti afferenti alle competenze del consiglio sottoponendoli
allo stesso, per ratifica, nella prima riunione successiva;
partecipare alle riunioni del comitato di presidenza della facoltà;
predisporre la relazione annuale sull’attività didattica;
sovrintendere alle attività del corso di studio e vigilare al regolare svolgimento delle stesse;
proporre al preside la commissione per il conseguimento del titolo accademico e nominare, su proposta
dei professori ufficiali, le commissioni per gli esami dei singoli insegnamenti.
…
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12
Matrice delle Responsabilità
Tabella delle interrelazioni del sistema organizzativo, nella
quale vengono definiti schematicamente i compiti e le
responsabilità di ciascuna posizione
Pres. CdS
Manager
Didattico
Progettazione
programmi dei corsi
I
C
R
Definizione obiettivi di
apprendimento
C
C
R
Analisi dati
soddisfazione delle PI
I
R
C
I
R
Comunicazioni agli
studenti
Riesame degli obiettivi
…
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Progetto VAI
R
C
Segreteria
I
Docente
I
C
Legenda:
R: Responsabile
C: Collabora
I: Informato
13
Processi decisionali
Ogni processo decisionale può avere
un flusso formale o informale.
•
•
•
l’ammissione di uno studente in
particolari condizioni
la deroga a regolamenti e/o statuti
la convalida di esami
))
))
) (( ( (
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(
14
Strumenti organizzativi formali e informali
Gruppi di lavoro
Commissioni
Confronto e
collaborazione tra
Docenti
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15
Responsabilità
Domanda
Sono definite ed
assunte le
responsabilità di
direzione e di
coordinamento del
CdS?
Fattori
Nomina, assegnazione di responsabilità e impegno per:
-la determinazione e la verifica delle esigenze e degli obiettivi
-la gestione degli studenti
-il coordinamento didattico
-il coordinamento organizzativo
-gli interventi correttivi, preventivi e per il miglioramento
-il monitoraggio e l’analisi dei dati
-la comunicazione interna ed esterna
Presenza di personale con responsabilità di management didattico (Requisito
obbligatorio CampusONE)
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16
Alcune posizioni di Responsabilità tipiche
(Lettere)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Presidente
Consiglio
Giunta
Commissione Stralcio (Piani di Studio)
Commissione per l’orientamento
Commissione per il tutorato
Commissione tecnica per le risorse
Commissione didattica
Commissione di autovalutazione
Manager didattico
……
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17
Articolazione della Dimensione
SISTEMA ORGANIZZATIVO
RESPONSABILITÀ
SISTEMA DI GESTIONE
RIESAME
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18
SISTEMA DI GESTIONE
Attraverso questo elemento si intende accertare se il
CdS ha sviluppato il proprio sistema di gestione con
una corretta definizione e descrizione delle
attività, una efficace gestione dei documenti e
l'adozione di un efficiente sistema di
comunicazione, al fine di valutarne l'adeguatezza al
perseguimento degli obiettivi generali e di
apprendimento stabiliti
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19
Sistema di gestione
Insieme di elementi tra loro correlati o interagenti per stabilire
politica ed obiettivi per la qualità e per conseguire tali obiettivi
Risorse
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Amministrazione
Facoltà
Ufficio Tecnico
Procedure
Dipartimento A
Processi
e
Segreterie
Struttura Organizzativa
Strutture
Personale
Costi
Fornitori
20
Sistema di gestione
Il sistema di gestione consente di
raggiungere la soddisfazione delle
esigenze degli studenti e delle PI
attraverso l’identificazione, la
pianificazione, l’attuazione e il
controllo sia dei singoli processi
necessari all’erogazione della
didattica, che dell’integrazione tra
essi
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21
Sistema di Gestione
Il CdS deve identificare,
pianificare e tenere sotto
controllo i processi che
sono necessari per
raggiungere gli obiettivi
stabilendone inoltre la
sequenzialità e
correlazione reciproca al
fine di evitare
sovrapposizioni o carenze
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Progetto VAI
22
L’individuazione dei processi del CdS
EROGAZIONE DEL CDS
PROCESSI PRIMARI (CHIAVE)
(Livello 0)
PROCESSI DI 1° LIVELLO
PROCESSI DI 2° LIVELLO
………….
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Progetto VAI
PROCESSI DI SUPPORTO
(Livello 0)
PROCESSI DI 1° LIVELLO
PROCESSI DI 2° LIVELLO
………….
23
I principali processi di un CdS
studente
Processo
formativo
laureato
Progettazione del
CdS
Erogazione del
CdS
Sottoprocessi di I livello
Modulo
didattico
Tirocinio
Servizi di
supporto
Sottoprocessi di II livello
Lezione
Esercitazione
Laboratorio
Tutorato
Orientamento
Collocamento
nel MdL
Sottoprocessi di III livello
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24
Altri esempi di processi di un CdS…
Primari
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Analisi esigenze PI
Progettazione formazione
Progettazione servizi
Orientamento in entrata
Erogazione attività didattica
Orientamento in itinere
Interventi didattici integrativi
Tutoraggio
Stage
Orientamento in uscita-Placement
Di supporto
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Progetto VAI
Iscrizioni
Gestione orario
Gestione biblioteca, laboratori
Gestione aule speciali
Servizi amministrativi contabili
Servizi amministrativi: gestione personale interno
Servizi amministrativi: gestione personale esterno
Formazione del personale
Servizi (portineria, magazzino, archivio, pulizia,
fotocopie…)
Approvvigionamenti
Comunicazioni
Informazioni
Rapporti con il territorio
Rapporti con altre istituzioni
Progettazione servizi innovativi
Progettazione P.O.F
Gestione documentazione
25
Il significato di “controllo”
stabilire gli obiettivi e
quanto necessario per
raggiungerli
PLAN
DO
attuare i processi
monitorare e misurare i
processi e i risultati a
fronte degli obiettivi
CHECK
ACT
adottare azioni per
correggere e migliorare le
prestazioni
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26
Analisi dei processi critici (Plan)
•
•
•
•
•
•
•
Creazione di un team di lavoro
Descrizione del processo attuale (modalità di esecuzione, responsabilità, risorse,…)
Raccolta dati
Individuazione delle esigenze del/i cliente/i
Traduzione in obiettivi di processo (indicatori di processo)
Valutazione della capacità del processo
Eventuale riprogettazione del processo (modalità di esecuzione, responsabilità,
risorse ….)
•
Individuazione degli elementi di controllo del processo (sistema di monitoraggio,
misure dirette sul processo ed indirette sugli output)
•
Addestramento del personale
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27
Obiettivi e indicatori
Leggere da destra a sinistra
Processo A
Processo B
Processo …
OBIETTIVI
MISURABILI
ESIGENZE
DEI CLIENTI
INDICATORI DI
PROCESSO
CLIENTI
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28
Identificazione processi e responsabilità relative (un esempio)
RESPONSABILITA’
Processi e livello

1°

E
R
O
G
A
Z
I
O
N
E
2°

Predisposizione calendario
ed orario delle
lezioni
CRUI
____
MIUR
Consiglio
di Facoltà
______
_
Giunta
per la
didattica
Presidente
Comitato
per la
didattica
_________
Comitato
per la
didattica
Segreteria
del CdL
Manage
r
didattic
o
I
I
R
C
Divulgazione
programmi,
calendario
lezioni e
calendario
esami
Responsabile
didattica
integrativa
Tuto
r
Student
i
Docenti
I
C
R
Didattica
frontale
Predisposizione calendario
esami
R
I
Esami
C
I
C
Didattica
integrativa
Monitoraggio in
itinere della
didattica
frontale
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Progetto VAI
R
I
C
R
I
C
I
R
I
I
C
R
29
Sistema di Gestione
documentazione
Documenti
Dati, informazioni e quant’altro ritenuto
utile alla gestione del CdS disponibili su
supporto cartaceo o informatico
Documenti che definiscono e descrivono
l’organizzazione e le modalità di funzionamento del
CdS (Manuali, Procedure, Istruzioni, Piani o
Programmi di svolgimento delle attività, orari, etc.);
Manifesto degli studi
Piani di studio
Registri delle lezioni
Verbali di esame
Procedure di valutazione
Libri di testo o dispense
Questionari
Prove d’esame
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Progetto VAI
Documenti di registrazione
(Registrazioni)
Documenti ritenuti utili per dimostrare lo
svolgimento di attività inerenti il processo di
formazione
Verbali degli esami compilati
Registri delle lezioni compilati
Verbali dei Consigli di CdS
Documenti che permettono la rintracciabilità
Documenti e i risultati utilizzati per la
valutazione
30
Sistema di Gestione
Modalità di gestione della documentazione
- Identificazione
- Redazione
- Approvazione
- Distribuzione
- Archiviazione
- Controllo delle modifiche e dello stato
di revisione
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31
Documentazione (un esempio)
Processo
Documento
Tipo di documento:
- di guida
- di lavoro
- di registrazione
Soggetto/ufficio
responsabile
della predisposizione o della
compilazione
Reperibile presso:
Individuazione esigenze PI
Verbali del Comitato di indirizzo
Registrazione
Comitato di indirizzo
Segreteria del CdL
Fissazione obiettivi del CdL
Documento programmatico del CdL
Verbali del comitato per la didattica
Guida
Registrazione
Comitato per la didattica
Comitato per la didattica
Segreteria del CdL
Sito Web CdL
Segreteria del CdL
Definizione e rivisitazione del
percorso di studio
Regolamento del CdL
Guida dello studente
Guida
Comitato per la didattica
Segreteria del CdL
Segreteria di Presidenza della
Facoltà
Sito Web CdL
Progettazione didattica
integrativa
Proposta di calendario da presentare al
Comitato per la didattica
Lavoro
Responsabile didattica integrativa
Segreteria del CdL
Progettazione orientamento in
entrata ed in uscita
Progetto delle iniziative proposte dalla
Commissione orientamento al Comitato
per la didattica
Lavoro
Commissione orientamento
Segreteria del CdL
Predisposizione programmi
Programmi dei corsi
Guida dello studente
Guida
Docenti
Segreteria del CdL
Sito Web CdL
Predisposizione calendario ed
orario delle lezioni
Calendario ed orario delle lezioni
Lavoro
Segreteria del CdL
Segreteria CdL
Sito Web CdL
Didattica frontale
Materiale didattico
Registro delle lezioni
Agenda della didattica (per il solo
personale docente strutturato)
Lavoro
Registrazione
Registrazione
Docenti
Docenti
Docenti
Biblioteca del CdL
Sito Web CdL
Ufficio personale
Ufficio personale
Predisposizione calendario
esami
Calendario esami
Lavoro
Segreteria del CdL
Segreteria del CdL
Sito Web
Esami
Moduli di iscrizione agli esami
Verbali degli esami
Registrazione
Registrazione
Segreteria del CdL
Docenti
Segreteria del CdL
Segreteria studenti
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32
Sistema di Gestione
Comunicazione
Datori di lavoro
Enti Territoriali
Corso di Studio
Studenti
Ateneo
Comunità economica e civile
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Progetto VAI
33
Un buon sistema di comunicazione deve
garantire…
 Che ciascuno abbia le informazioni adeguate per
svolgere il proprio lavoro
 Che le informazioni più significative siano
prontamente accessibili in base alle
necessità
 Omogeneità, sicurezza ed
accuratezza nelle
informazioni
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34
Occorre definire
• i dati e le informazioni
• le responsabilità della loro gestione
• come renderli disponibili, in funzione delle
necessità, agli utenti interni/esterni ed i mezzi
necessari
• i metodi per assicurarne la validità e l’accuratezza
• il sistema per garantirne la riservatezza
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35
Metodi di comunicazione
• e-mail
• Comunicati ufficiali
• Riunioni
•Posta
• Manifesti
• Prontuari
• Comunicazione informale
• Telefono
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36
Sistema di Gestione
Domande
Sono state
identificate in modo
chiaro e
documentato le
diverse azioni
tramite le quali si
guida e si tiene
sotto controllo il
processo formativo?
Fattori
Azioni per il controllo dell’efficacia e dell’efficienza del processo
formativo
Azioni per il monitoraggio dell’efficacia degli interventi intrapresi
Documenti di guida per lo svolgimento delle attività, di lavoro e di
registrazione
Controllo dei documenti
Norme o modelli specifici adottati dal CdS come riferimento per lo
sviluppo del proprio sistema di gestione
La comunicazione
con il personale del
CdS, gli studenti e
le PI è efficace?
Modalità di comunicazione
Modalità di controllo dell'efficacia della comunicazione
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37
Articolazione della Dimensione
SISTEMA ORGANIZZATIVO
RESPONSABILITÀ
SISTEMA DI GESTIONE
RIESAME
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38
RIESAME
Accertare e valutare se e come il CdS riesamina
esigenze, obiettivi, sistema organizzativo,
risorse e processi per verificarne la validità e
l'efficacia nel tempo e come definisce e attua le
azioni conseguenti
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39
Riesame da parte della Direzione
• Valutazione effettuata dal CdS relativamente allo
stato e all’adeguatezza del sistema di gestione a
fronte degli obiettivi stabiliti
• Valutazione effettuata dal più elevato livello di
Responsabilità del CdS relativamente a:
–
–
–
–
–
obiettivi
politiche
adeguatezza e efficacia del sistema di gestione
risultati ottenuti
adeguamento nel tempo degli elementi
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40
Elementi da considerare nei riesami:
Riesame
a)
risultati di autovalutazione e di valutazioni esterne;
b)
analisi della soddisfazione degli studenti e delle PI;
c)
analisi delle azioni di miglioramento svolte;
d)
analisi e confronto con altre realtà formative;
e)
risultati di verifiche interne;
f)
opportunità di riesame della politica e degli obiettivi o del sistema
organizzativo, in ragione di cambiamenti ed innovazioni di origine
esterna od interna al sistema formativo nazionale;
e)
le azioni a seguire di precedenti riesami.
INPUT
RIESAME
OUTPUT
Gli OUTPUT del riesame devono comprendere
decisioni e azioni relative a:
a)
b)
c)
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Progetto VAI
miglioramento dell'efficacia del sistema di gestione e
dei suoi processi
miglioramento dei livelli di apprendimento in relazione
ai requisiti del cliente
bisogni di risorse
41
Riesame
Domande
Il CdS riesamina
periodicamente
esigenze, obiettivi,
risorse, processi e
sistema organizzativo?
Fattori
Definizione di chi ha la responsabilità di effettuare il riesame
Definizione della periodicità del riesame
Informazioni e dati presi in considerazione per il riesame
Sono intraprese
adeguate azioni
derivanti dal riesame?
Azioni intraprese al termine del riesame
Modalità di verifica dell’efficacia di tali azioni
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42
Riesame
(un esempio)
Con cadenza almeno semestrale, viene convocato il Consiglio di CdS al fine di:
•
•
•
•
•
•
•
riesaminare l’organizzazione del CdS;
individuare le modifiche da apportare per l’anno accademico successivo;
analizzare le non conformità;
valutare le azioni correttive e/o preventive intraprese;
analizzare gli esiti delle valutazioni interne, condotte dal nucleo di
autovalutazione, ed esterne;
analizzare i risultati delle indagini di customer satisfaction.
I documenti analizzati in tali riesami sono le schede di valutazione della
didattica compilate dagli studenti con la relazione d’accompagnamento, le
relazioni di autovalutazione e di valutazione del precedente progetto Campus,
i verbali del Comitato di Indirizzo, del Consiglio di CdS e del Consiglio di
Facoltà.
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43
Output del Riesame
(un esempio)
•
•
Nel corso degli anni, vista la partecipazione del CdS al progetto Campus, sono
state realizzate delle azioni derivanti dal riesame. Un esempio tra tutti,
l’introduzione di un indirizzo “legno” nel percorso formativo, che si
caratterizzava nell’introduzione di alcuni moduli (3) da quello generico del
settore manifatturiero, ma che portava a predisporre la figura professionale
spendibile in un’area di utenza notevole come quella del mobile dell’Alto
Livenza (PN) o della sedia nel “triangolo” di Manzano e San Giovanni al
Natisone (UD).
La verifica dell’azione intrapresa è stata curata alla Direzione del CdS e dal
Comitato di Indirizzo che ha potuto verificare la spendibilità di questa
ulteriore capacità professionale dell’ingegnere logistico e della produzione, che
ha trovato collocazione nelle aziende del settore, tanto che ancora oggi sono
diverse le aziende che hanno offerto, non solo disponibilità di stage, ma anche
possibilità di assumere dei laureati con tale tipo di indirizzo.
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44