ORGANIZZARE UN
EVENTO
SPORTIVO
Enrico Busto
Milano, 5 dicembre 2006
Il mercato degli eventi nel 2006 in ITALIA:
1,1 MILIARDI di €
+ 14.5% rispetto al 2005
I BIG Spender spostano gli investimenti dall’adv
alle manifestazioni
• Interazione con il pubblico (immedesimazione sociale in
alcuni valori come la bellezza, la forza, la vittoria, la
competizione)
• Tailor made (possibilità di “adattare” l’evento alle
proprie necessità)
* Fonte Astra
Eventi diversi per soddisfare Bisogni diversi
Tipologie di eventi:
Lancio di Prodotto
Evento Interno Aziendale
Evento Pubblico (mostre, concerti, MANIFESTAZIONI SPORTIVE)
Road Show – Itinerante
Convention
Evento Media
Evento per azienda Non Profit
Celebrazioni/Ricorrenze
Incentive
PERCHE’
L’EVENTO
SPORTIVO?
PERCHE’ L’EVENTO SPORTIVO?
LA REGOLA DELL’INCERTEZZA:
In tutti gli spettacoli l’incertezza è uno degli elementi di maggior attrazione
per il pubblico, accompagnato ovviamente dalla spettacolarità, intesa
come azione di tecnica pregiata, di rischio elevato, di inconsuetudine, di
difficoltà, di forti sensazioni, che nel corso del suo evolversi crea suspance
nell’osservatore.
Lo sport ha come regola l’incertezza del risultato
Obbiettivo dell’organizzatore
è garantire l’incertezza
per assicurarsi l’attenzione all’evento.
Es. Bernie Ecclestone che rivoluzionò il regolamento della F1 per appianare il
gap tecnico Ferrari VS competitors
1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO
1.1 DEFINIZIONE DEL PROGETTO
Obbiettivo:
- promozionale
far conoscere lo sport sul territorio (comunità, scuole)
incrementare il numero di iscritti
incrementare gli spettatori
- sportivo
allenare e mettere alla prova il livello tecnico
team building
- economico
utili (ricavi – costi)
L’obbiettivo può essere polifunizionale, ma deve essere
CHIARO e CONDIVISO
1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO
Coerenza
Case History: Jesolo Night Marathon
1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO
1.2 PROGETTAZIONE
Definito l’obbiettivo, la costruzione dell’evento deve essere armonica e
funzionale ad esso.
• Analisi della concorrenza
• Definizioni dei contenuti
• Staff
• Fonitori
• Consulenti
• Definizione del Budget in base a disponibilità finanziarie, coperture
stimate in modo coscenziente, capacità organizzative.
• Scelta del livello qualitativo
• Scelta dei media partner (radio, tv, quotidiani, riviste di settore)
• Scelta dei partner istituzionali (assessorato,comune,provincia, etc)
• Comunicazione
• Intrattenimento
• Piano di fattibilità
1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO
ORGANIZZARE SIGNIFICA:
Pianificare, prevedere, predisporre, preparare.
Compito dell’organizzatore di eventi sportivi è quello
di prevedere nel modo più dettagliato possibile ogni
singolo aspetto, costo, risultato.
DECALOGO
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Curare la qualità dell’organizzazione
Garantire la capacità di promuovere e rendere visibile l’evento
Promuovere la conoscenza e coinvolgere il target
Scegliere bene la location
Perseguire la creatività e l’innovazione del progetto
Garantire la validità e l’attivazione partecipativa del tema
prescelto
Premiare la professionalità di chi organizza la manifestazione
Garantire la qualità e l’autorevolezza dei testimonial e dei
relatori
Avere una stretta collaborazione tra committente e agenzia
Scegliere accuratamente l’agenzia e i committenti
STRUMENTI ORGANIZZATIVI:
organigramma
DIREZIONE GENERALE
Area legale
COORDINAMENTO GENERALE
AREA ORGANIZZAZIONE
Segreteria
Organizzativa
Rapporti con
Federazione,
Atleti, società
Rapporto con
Istituzioni
Volontari
Cerimoniale &
Food & beverage
Villaggio
Servizi
Area TECNICA
Premiazioni
Villaggio
commerciale
AREA
LOGISTICA
Fornitori
Allestimenti
Aree
AREA
SPONSOR
Comunicazione
Format
Ufficio Stampa
Contratti
Iniziative
Speciali
Produzioni
pubblicitarie
Report
Progettazione
e sicurezza
Viaggi e
Rooming
AREA
MARKETING
AREA
AMMINITRATIVA
SIAE
Pagamento
atleti, staff
Aggiornamento
BDGT
STRUMENTI ORGANIZZATIVI:
mansionario
PROGETTO BEACH TOUR 2006
Job Nr.
Argomento
Candida ture
Sopralluoghi preliminari località
Stipulazione contratti
Invio e solleciti
Rapporti con le istituzioni
Rapporti con promoter
Sopralluoghi tecnici
Rapporti con federazione
Amministra zione
Affissioni locali
Anticipi
Assicurazioni
Consulenza
Contabilità
Contratti
Fatturazione
Gestione amministrativa
Gestione cassa
Gestione incidenti
Gestione pratiche e pagamenti
Gestione pratiche
Pagamenti
Pratiche
Recupero IVA
Rifatturazione spese alberghiere
Tesseramento Associzione Sportiva
SIAE
Solleciti pagamento
Logistica
Accoglienza
Gestione pass
Archivio documenti
Trasferimenti
Sopralluoghi
Verbali coordinamento e
Accomodation
Materiali
Dettaglio
pratiche e pagamenti (trasferta)
spese collaboratori (trasferta)
personale
RC
su operazioni finanziarie
associazione sportiva
con collaboratori occasionali
registrazione ed archivio contratti con enti pubblici e
promoter
servizi extra format
associazione sportiva
anticipi e rimborsi (trasferta)
pagamento montepremi (trasferta)
infortuni personale e pubblico
utenze locali (Enel, acqua, etc.)
per vendita prodotti localmente (bar, merchandising)
alberghi e ristoranti (trasferta)
fornitori locali (trasferta)
multe
trasporti (trasferta)
ed autorizzazioni postali (ricetrasmettitori)
contributi enti
sostenute per RCS Pubblicità o altri.
rinnovo
apertura posizione, borderò, etc.
contributi enti pubblici, federazioni, promoter
personale, atleti, ufficiali
Piano trasferte
Biglietti voli e traghetti
Gestione parco automezzi
Servizio navetta Cagliari
Ufficio mobile (Van Gazzetta)
prenotazione alberghi
gestione rooming
Fotocopiatrici
Ricetrasmittenti
Telefoni e fax
Acquisto cancelleria e materiale pulizia
Lavaggio auto e van
Acqua minerale: gestione consegne e distribuzione
Acquisto catering frutta
Agg. 12 Maggio
Next Step 1
Next Step 2
Action by
Start
CheckDate
STRUMENTI ORGANIZZATIVI:
progress
Utile a capire quale è lo stato organizzativo dell’evento nel suo
complesso, quali sono i successivi step necessari e il rispetto delle
tempistiche
Condiviso fra tutti e
discusso periodicamente
(settimanalmente,
mensilmente,
in base alle circostanze)
Ogniuno è responsabile
dell’aggiornamento
nell’ambito delle
sue responsabilità
OGGETTO 2007
PROGETTO
CITTA' TAPPA
LOGISTICA
COMUNICAZIONE
TELEVISIONE
PIANO UFFICIO STAMPA
MUSICA
SOPRALUOGHI
CONCERTI
TORNEO AMATORIALE
FOOD AND BEVERAGE
PARTNER
EXTRA FORMAT
STRUTTURA
NOTE
DEFINIRE PROGETTO SPORT
DEFINIRE CITTA' TOUR ED INCONTRO PER PRESENTAZONE PROGETTO E ACCORDO CASH/SERVIZI(DEFINIRE FORMAT)
GARA APPALTO CON UFFICIO ACQUISTI
BRIEF PER LOGO E CAMPAGNA NAZIONALE E LOCALE - PIANO MEDIA LOCALE (RADIO LOCALE/TV LOCALE/GIORNALE
LOCALE CON FORMAT E AFFISSIONE E GUERRIGLIA)
INCONTRO RAI
COMUNICATI TEASER MAGAZINE DI MARKETING E COMUNICAZIONE
INCONTRO PER PROGETTO MUSICA - FORMAT E PRODUZIONI
PIANO SOPRALUOGHI
INDIVIDUARE PERSONA CHE GESTISCA E REGOLAMENTO
RINNOVO ACCORDO FOOD AND BEVERGAE
DEFINIRE VALUTAZIONI SU SINERGIE PARTNER 2005
PRESENTARE NUOVE OPPORTUNITA' DI VISIBILITA'
PROJECT LEADER + 1 RISORSA BACK OFFICE, + 1 RISORSA SEGRETERIA,+ 1 RISORSA LOGISTICA, + UFFICIO
STAMPA, + 1 RISORSA COMUNICAZIONE, + 1 RISORSA ACOUNT SPONSOR
LE FONTI DI INTROITO
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Sponsorizzazioni
Ticketing
Iscrizioni
Food & Beverage
Diritti televisivi
Merchandising
Tour Operator
LE SPONSORIZZAZIONI
PUBBLICHE
SPORT =
veicolo che coinvolge, promuove il territorio
(a livello regionale, nazionale, internazionale)
INDOTTO
L’evento sportivo porta sul territorio atleti,
appassionati, tifosi, etc. che pernottano,
mangiano, consumano, acquistano.
LE SPONSORIZZAZIONI
PRIVATE
SPORT = veicolo che coinvolge
emotivamente tifosi e appassionati
Eccezionale veicolo di pubblicità x le aziende (in
particolare per quelle di largo consumo)
Accostare il proprio nome creando un sentimento di
simpatia ed un trasferimento di valori positivi e
incrementando la conoscenza del marchio
LE SPONSORIZZAZIONI
PRIVATE
Case History
Superbowl
Spot televisivi non sono efficaci perché c’è
altissimo tasso di attenzione al gioco
Evento televisivo di golf:
70% telespettatori si ricordavano gli sponsor
40% si ricordava gli spot televisivi
LE SPONSORIZZAZIONI
PRIVATE
Posizioni Commerciali
Main,
detto Title se titola l’evento
Gold
Partner e Media Partner
Fornitore
Differiscono da:
bacino pubblicitario
posizioni
opportunità
valorizzazione del contributo
LE SPONSORIZZAZIONI
PRIVATE
Quantificazione della sponsorizzazione
• Metodo del COST-PLUS: calcolo le spese attuali necessarie +
una percentuale relativa all’incremento del valore dell’immagine
prevista per l’azienda
• Metodo del MERCATO COMPETITIVO: confronto tra i prezzi
delle diverse opportunità di sponsorizzazione
• Metodo del VALORE RELATIVO: quantificazione della visibilità
sommando il valore relativo di ogni componente della
sponsorizzazione, in quanto è necessario porre delle differenze
tra opzioni offerte ad un’azienda, di apparire in Tv, nei giornali,
di essere citata da atleti, o di essere collegata a dei colori
sociali degli spettatori.
LE SPONSORIZZAZIONI
PRIVATE
Metodo del VALORE RELATIVO
Case History BEACH TOUR 2006
IL REPORT
Documento che sintetizza il risultato
dell’evento.
Strumento per comprovare la bontà
dell’investimento
Enrico Busto
349-5427.990
[email protected]
Domande?