Federica Raggi
STC
IPA Adriatic CBC Programme
IL PROGETTO:
UNO STRUMENTO AL
SERVIZIO DELLA
COOPERAZIONE
CHE COS’È UN PROGETTO
PUÒ ESSERE CONSIDERATO
COME UNA “SERIE DI ATTIVITÀ
VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI
CHIARAMENTE DEFINITI IN UN
PERIODO DI TEMPO STABILITO
RELATIVAMENTE A RISORSE
DETERMINATE (budget e staff)”
PERCHÉ UN PROGETTO DI COOPERAZIONE
TERRITORIALE È DIFFERENTE?
1. Partner di diversi Paesi
con diverse culture
(lavorative) e lingue
2. Diverse tipologie di
istituzioni (EEPP, priv.)
con diversi campi di
esperienza e culture
organizzative
6. Capacità di prefinanziare
i costi e di investire risorse
per la preparazione (anche
in caso di insuccesso)
3. Lavoro a distanza
per lunghi periodi
5. Rispetto delle norme
per la rendicontazione
4. Obiettivi concreti con budget e
tempistica realistici in un contesto
multinazionale e multiorganizzativo
I FATTORI DI SUCCESSO
1. Qualità dell’azione
2. Qualità dell’approccio
3. Innovazione
4. Organizzazione
del parternariato
5. Disseminazione e
capitalizzazione dei risultati
LE FASI
1. Preparazione
2. Costituzione della partnership
3. Sviluppo dell’application form e definizione del budget
4. Implementazione
5. Monitoraggio e valutazione
6. Divulgazione e capitalizzazione
1. PREPARAZIONE
Identificazione obiettivi e
problemi
1.1 Obiettivi
bisogno reale da
risolvere ovvero
opportunità da
cogliere
Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con
le politiche nazionali e locali
E’ questo il
Programma più
appropriato per il
progetto?
1. PREPARAZIONE
Identificazione partner
Identificazione Lead
Partner
Analisi del contesto
Studio dell’Application pack
Condivisione degli
obiettivi/esperienza da
condividere/partnership
di interesse
Dotato di determinate
conoscenze e capacità
(gestionali,
relazionali…)
Per valutare il grado di
innovatività e di
applicabilità ed il
supporto politico
1.2 Partner,
Contesto
I partner sono
eligibili? Sono
adatti per le
attività previste e
la scelta è
giustificabile?
2. COSTITUZIONE DELLA
PARTNERSHIP
2.1 Selezione
dei partner
Eligibilità
Competenze ed esperienze in
riferimento al tema
progettuale
Criteri di selezione
Effetti accrescitivi e
risultati pratici (economici,
sociali, scientifici e/o
tecnologici, ambientali)
Ulteriori possibilità di
collaborazione future
Dimensione ottimale
2. COSTITUZIONE DELLA
PARTNERSHIP
Elaborazione
congiunta
2.2 Definizione
dei ruoli
•Ideazione congiunta.
•Integrazione di idee, priorità e attività.
•Il LP coordina il processo, includendo fin
dall’inizio tutti i partner.
Attuazione
congiunta
•Attuazione e coordinamento delle attività su tutta
l’area di cooperazione.
•Il LP è responsabile del coordinamento delle attività,
dell’osservanza degli impegni programmatici e della
garanzia di qualità.
Personale
condiviso
•Responsabilità delle attività di progetto da parte del
personale di progetto su tutta l’area di cooperazione.
•Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di
progetto.
Finanziamento
congiunto
•Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in
base alle attività dei partner.
•Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su
cui vengono inviati i pagamenti dal Programma.
•Il LP è responsabile dell’amministrazione e dell’inoltro del
cofinanziamento IPA ai partner.
E’ stata
prevista
almeno una
forma di
cooperazione?
2. COSTITUZIONE DELLA
PARTNERSHIP
2.3 Il Lead
Partner
•Svolge attività di networking
•Assicura la corretta esecuzione
dell’operazione
Responsabilità
del LP
•Trasferisce il contributo
comunitario
•Garantisce che le spese dichiarate dai partner
corrispondono alle attività concordate
•Verifica la convalida da parte dei controllori
delle spese dichiarate dai partner
3.1
Negoziazione
3. APPLICATION FORM E
BUDGET
Incontri
preparatori
Comprensione reciproca,
informazione, attivazione
e coinvolgimento
Definizione
tempistica
Consapevolezza dei
tempi necessari alla
stesura della domanda
Definizione ruoli
Gestione,
coordinamento e
scambio di informazioni
Il LP in questa fase svolge il
ruolo di facilitatore: fa da
tramite tra i vari partner e si
occupa di preparare
l’application form.
3. APPLICATION FORM E
BUDGET
3.2
Programmazione
Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi
contenuti, la loro durata e le condizioni che ne determinano
il completamento
Programmare logicamente le attività così da definire il
metodo migliore per la loro implementazione
Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e
definire inoltre il ruolo di ogni coordinatore).
3. APPLICATION FORM E
BUDGET
3.3 Il budget
Verifica limiti imposti dal bando
Definizione del budget in base
alle attività (e non il contrario)
Distribuzione del budget tra i
partner in base alle attività (e
non il contrario)
Le risorse finanziarie
sono realistiche?
Le spese per il processo di
cooperazione e quelle per la
gestione sono sufficienti?
I cofinanziamenti previsti
sono garantiti per tutta la
durata del progetto?
3. APPLICATION FORM E
BUDGET
3.4 Il valore
aggiunto
Sintonia con gli obiettivi generali e specifici
del Programma e con le strategie nazionali e
locali
Situazione esistente e potenziali miglioramenti
Elementi di diversità/innovazione
Necessità della partnership
transfrontaliera
Esperienze precedenti
Pertinenza con altri progetti sul territorio e non
sovrapposizione
L’Application form è il
documento attraverso il quale
il Comitato di Valutazione del
Programma deve convincersi
della bontà e della opportunità
del Progetto.
4. IMPLEMENTAZIONE
Struttura
amministrativa
Struttura finanziaria
4.1 Fase
preparatoria
Ogni beneficiario è responsabile
della raccolta e archiviazione dei
documenti relativi alle attività da
esso svolte in riferimento al
progetto.
Ogni beneficiario è responsabile
delle proprie spese,
conformemente al budget
stabilito e della propria
rendicontazione finanziaria.
L’Accordo di Parternariato stabilisce le “regole
base” per il funzionamento della partnership.
4. IMPLEMENTAZIONE
Avvio del progetto
Supporto
“Meetings and events”
•Comunicazione di inizio attività
•Kick off meeting
•Nomina Comitato di Pilotaggio
•Individuazione gruppi di lavoro
•Utilizzare servizi di informazione e
supporto (STC, Contact Point…)
•Formazione dei beneficiari:
gestione, aspetti finanziari,
comunicazione…
•Stabilire le regole delle riunioni del
CdP e dei gruppi di lavoro
•Prevedere eventi pubblici in
concomitanza delle riunioni di
parternariato
4.2 Fase
attuativa
5. MONITORAGGIO E
VALUTAZIONE
Strumenti di
monitoraggio
•Gestione documentazione
•Sistema di comunicazione interno
•Modifiche
Scelta degli indicatori
•Indicatori di output
•Indicatori di
risultato
•Indicatori di impatto
Caratteristica fondamentale degli
indicatori dovrebbe essere la capacità di
descrivere e verificare gli obiettivi di
progetto in termini operativamente
misurabili, quali quantità, qualità e tempo
necessario.
5.1 Strumenti e
indicatori
5. MONITORAGGIO E
VALUTAZIONE
5.2 Il processo
di valutazione
•Piano di lavoro per la valutazione
Il processo di
valutazione
•Pianificazione budget
(personale/giorni
lavorativi/competenze)
•Valutazione
•Presentazione dei risultati
Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di
progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il
processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del
progetto, motiva i partecipanti, è in grado di trasferire e
riprodurre i benefici ottenuti.
6. DIVULGAZIONE e
CAPITALIZZAZIONE
•Obiettivi
•Tempistica
Piano di
Comunicazione
•Ruoli e responsabilità di ciascun
partner
•Attività
•Risorse umane
•Budget
COMMUNICATION AND VISIBILITY
MANUAL for European Union External Actions ,
April 2008
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/
6.1 Piano di
comunicazione
6. DIVULGAZIONE e
CAPITALIZZAZIONE
Impatto sui territori
Follow up
Sinergie
•Integrazione nella pianificazione
territoriale
•Target group e attori esterni da
coinvolgere
•Riproduzione risultati ed effetti su
scala più ampia
•Sviluppo di un nuovo progetto
•Costituzione di una struttura
permanente
•Risorse finanziarie di soggetti terzi
•Creazione di reti e gruppi
formalizzati
•Capitalizzare i risultati
•Evitare duplicazioni
6.2
Sostenibilità
ALCUNI SUGGERIMENTI PER
IL SUCCESSO
1. Siate chiari, precisi e coerenti nel
definire perché, cosa, come e quando.
2. Scegliete partner appropriati e siate
consapevoli delle differenze.
3. Definite chiaramente i ruoli e le
responsabilità.
4. Pensate alla sostenibilità dei risultati
anche a conclusione del progetto.
5. Curate gli aspetti burocratici e definite
le strutture di gestione più appropriate.
Grazie
dell’attenzion
e