Fascicolo
E’ composto da una copertina (camicia) e
dai documenti in esso contenuti. E’ l’unità
base di un archivio e raccoglie tutti gli atti
inerenti un determinato oggetto. Di norma
i documenti vengono conservati in un
archivio secondo l’ordine di
protocollazione, il primo documento è
quello più recente, l’ultimo è il più vecchio.
• Un fascicolo si può suddividere in
sottofascicoli, che a loro volta si possono
ulteriormente articolare in inserti. Sulla
copertina del fascicolo si indicano:
• - l’intestazione dell’amministrazione di
appartenenza
• - l’oggetto dell’affare
• - l’indice di classificazione
• Sulla camicia vengono annotati anche gli
estremi dei documenti che entrano a far
parte della pratica.
• La copertina va sempre conservata, e se
deve essere cambiata si tiene sia la
vecchia camicia che la nuova. Ovviamente
quando un fascicolo esce dall’archivio
corrente per la trattazione della pratica,
deve essere segnato sulla schedamemoria che viene collocata sullo scaffale
dove si trovava il fascicolo.
• Tutti i fascicoli in uscita e in entrata
devono essere registrati su un apposito
registro di movimento dei fascicoli.
• Strumento di corredo di un archivio
corrente è il repertorio, compilato dall’ente
produttore, sul quale vengono annotati i
fascicoli con una numerazione progressiva
e secondo la scansione cronologica di
formazione.
• Gli archivi di deposito
• Tutti i fascicoli degli affari conclusi
vengono trasferiti negli archivi di deposito,
poiché non devono essere
necessariamente consultati con
frequenza. I documenti restano di
proprietà dell’ente produttore, in caso di
necessità possono essere consultati
dall’amministrazione e quindi è preferibile
che vengano ubicati nelle vicinanze del
luogo di produzione.
• Un archivio di deposito deve avere due
ingressi, due finestre, un locale blindato
per la conservazione dei documenti
segreti o riservati, sistemi di antincendio e
spegnimento e controllo della temperatura
e dell’umidità. In un’apposita sala si
devono allestire tavoli e luci adeguate,
visori per microfilm. Prima di versare
nell’archivio di deposito i documenti,
l’ufficio deve scrivere un elenco di
trasferimento.
• Procedure di scarto
• Scarto – vuol dire la valutazione e l’attività
necessarie per decidere quale parte della
documentazione prodotta debba essere
conservata in maniera permanente e
passata dagli archivi di deposito
all’archivio storico o all’Archivio di Stato, e
quale parte debba essere distrutta, cioè
avviata al macero.
• Un ufficio che vuole effettuare lo scarto
deve redigere una proposta di scarto, cioè
un elenco che deve comprendere:
• - numero delle unità archivistiche e le date
estreme per ciascuna categoria
• - il peso approssimativo
• - una breve spiegazione dei motivi che
avvalorerebbero lo scarto.
• Lo scarto è normato dal Regolamento di
semplificazione dei procedimenti di
costituzione e di rinnovo delle commissioni
di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto
dei documenti degli uffici dello Stato
(D.P.R. 8 gennaio 2001 n. 37).
• I documenti da proporre per lo scarto
devono essere prima individuati dalle
Commissioni di sorveglianza sugli archivi,
quindi lo scarto deve essere approvato
dalla competente Direzione generale sugli
archivi.
• Entro 120 giorni dall’arrivo degli elenchi il
Ministero deve o concedere o non
concedere il nullaosta, stabilendo anche
se devono essere bruciati o macerati o
ceduti in libero uso. Nel caso in cui
trascorra il periodo senza che venga presa
alcuna decisione, i documenti vengono
automaticamente inviati al macero.
• L’art. 7 del D.P.R. n. 37/2001 prevede una
procedura semplificata, per cui ogni tre
anni le categorie dei documenti da
eliminare sono individuate dalle
Commissioni di sorveglianza e al rilascio
del nullaosta allo scarto provvedono –
dietro apposita delega – il soprintendente
dell’Archivio centrale dello Stato per le
amministrazioni centrali, e i direttori degli
Archivi di Stato per le amministrazioni
periferiche, il quale decide entro trenta
giorni dal ricevimento degli elenchi.
• Decorso tale termine senza che avvenga il
rilascio del nullaosta, l’amministrazione
può disporre la distruzione degli atti.
La cessione degli atti può avvenire anche
tramite le organizzazioni di volontariato e
la Croce Rossa Italiana, eventuali somme
ricavate sono versate alla Tesoreria dello
Stato.
• Per lo scarto valgono le seguenti regole:
• - è vietata l’eliminazione di documenti
anteriori al 1860, poiché le carte degli stati
preunitari hanno importanza come fonti
storiche;
• - è vietato lo scarto di atti conservati negli
archivi di Stato scritti negli inventari;
• - sono vietati gli scarti di atti dell’ultimo
periodo bellico (1940-1945).
• Massimari di scarto
• È lo strumento che riproduce le categorie
del titolario, che descrive la funzione e la
natura dei documenti per categoria,
indicando per ognuna i tempi di
conservazione. La conservazione varia da
un minimo di 5 anni alla conservazione
perenne.
• Archivi storici
• Dopo lo scarto il materiale che deve
essere conservato viene trasferito negli
archivi storici.
• A norma dell’art. 41 del D.Lgs. N. 42/2004
stabilisce che gli organi dello Stato devono
versare all’Archivio centrale dello Stato
oppure all’archivio di Stato i documenti
esauriti da oltre 40 anni; le liste di leva e di
estrazione sono versate 70 anni dopo
l’anno di nascita della classe a cui si
riferiscono.
• Gli archivi notarili sono tenuti a versare gli
atti ricevuti dai notai che hanno cessato
l’esercizio professionale anteriormente agli
ultimi cento anni. Il soprintendente
dell’Archivio centrale dello Stato e i
direttori degli Archivi di stato possono
accettare versamenti di documenti in data
anche più recente, quando vi sia pericolo
di dispersione, o di danneggiamento,
oppure siano stati definiti appositi accordi
con i responsabili delle amministrazioni
versanti.
• Prima di ricevere qualsiasi versamento
deve essere effettuato lo scarto.
• Sono esentati dall’obbligo di versare in
Archivio centrale dello Stato:
• - Presidenza della Repubblica-Corte
costituzionale-Camera dei deputati-Senato
della Repubblica tutti dotati di propri
archivi storici. Ministero per gli affari esteri,
Stati maggiori della difesa,
Esercito,Marina, Aeronautica, Comando
generale dell’Arma dei carabienieri.
• I documenti acquisiti negli archivi storici,
sia Archivi di Stato che sezioni separate
d’archivio, vengono ordinati nel rispetto del
principio di provenienza, descritti in guide
ed inventari che agevolano la ricerca,
ammessi alla libera consultazione degli
utenti.
• Oltre al versamento il patrimonio degli
Archivi di Stato si incrementa con:
• - deposito – effettuato da privati cittadini
che offrono le loro carte conservandone la
proprietà. Si parla di deposito coatto
quando il deposito viene imposto dallo
Stato, quando il proprietario non dà
garanzie di buona conservazione;
• - donazione – da parte dei privati i quali
donando le loro carte rinunciano a tutti i
diritti, possono però imporre la non
consultabilità degli atti per 70 anni;
• - acquisto – che viene eseguito sulla base
delle segnalazioni delle soprintendenze
archivistiche o di altri organi ministeriali e
pubblici non statali. Devono essere atti di
pregevole interesse storico nazionale.
• Archivi comunali
• In tutti i comuni esiste un archivio civico
che testimonia l’attivitò amministrativa, ma
non è raro che si conservino anche
documenti di interesse storico
(pergamene, codici, atti notarili, ecc.) che
costituiscono l’archivio storico.
Riordinamento dei documenti
Per gli archivi storici si parla di riordinamento
che è il complesso delle operazioni richieste
per dotare le serie archivistiche componenti
un archivio di un’organizzazione sistematica;
questo soprattutto per quelle carte che sono
andate in disordine e che debbono essere
riportate alla loro disposizione originaria.
Per il riordino si è affermato il metodo
storico, che consiste nel riordinare l’archivio
attraverso la ricostruzione della sua
organizzazione originaria.
Un altro criterio di riordino è il principio della
provenienza liberamente applicato, che
unisce il metodo storico a quello per
materia, cioè si applica soprattutto ad un
archivio prodotto da enti diversi.
Descrizione del materiale documentario
Il lavoro di riordino comincia con lo studio
del materiale e della sua formazione,
vengono poi descritti i documenti mediante
la compilazione di strumenti di ricerca o di
consultazione.
Guida
è lo strumento essenziale per far conoscere
l’archivio agli utenti.
Le guide si dividono in:
generali – descrivono tutti i fondi archivistici
di tutti gli istituti,
particolari – descrivono i fondi di un
determinato istituto,
settoriali – descrivono tutti gli archivi
appartenenti alla stessa tipologia
tematiche – descrivono di un fondo i
documenti riferiti ad uno specifico
argomento
topografiche – descrivono i fondi di un
archivio secondo l’ordine in cui sono
collocate nei depositi.
Inventario
E’ la scrittura nella quale sono descritti gli
atti componenti un fondo archivistico.
Si distingue in:
sommario – descrive la quantità del
materiale
analitico – descrive il contenuto
Un inventario deve contenere questi
elementi:
1) un’introduzione nella quale sono spiegati i
criteri adottati per l’inventariazione, con una
descrizione essenziale delle vicende
storiche occorse all’ente produttore;
2) un prospetto sintetico delle serie;
3) la descrizione delle unità archivistiche,
articolate in serie e sottoserie;
4) indici di corredo che sono tanto più
indispensabili quanto più è analitico
l’inventario
Fase essenziale della compilazione di un
inventario è la datazione dei documenti. Si
deve indicare l’anno, il mese e il giorno. Per
inventariare un fascicolo bisogna riportare
l’oggetto tra virgolette, se manca il titolo
viene indicato dall’archivista; bisogna però
sempre verificare che i documenti contenuti
nel fascicolo corrispondano al titolo
attribuito. Dovendo ricostruire l’ordine
cronologico all’interno di un fascicolo si terrà
conto della data propria dei documenti per le
minute e di quella d’arrivo per i documenti
ricevuti.
L’inventario dovrà avere:
- il numero della busta
- il numero di corda del fascicolo
- le classificazioni originali e il titolo del
fascicolo
- le date estreme
- le eventuali annotazioni
Regesto
E’ un riassunto di ogni atto che riveste
un’importanza particolare dal punto di vista
storico e diplomatico. E’ usato per i
documenti medievali e deve riportare tutti gli
elementi che consentono di riconoscere un
documento:
- la data sia topica che cronica
- l’oggetto
- i nomi degli attori, il destinatario e il
mittente
Bisogna poi indicare l’ufficiale rogante per gli
atti pubblici, il notaio o il giudice per quelli
privati. Bisogna specificare se l’atto è in
originale o una copia, se è redatto su
pergamena o su carta, se ha un sigillo deve
essere descritto il tipo e la forma.
Consultazione delle carte
Oltre agli strumenti di corredo, un archivio
storico deve avere un apposito luogo dove
poter svolgere le ricerche, un regolamento
che garantisca la protezione del materiale
archivistico, una procedura utile per
svolgere le ricerche per corrispondenza.
La sala studio deve essere:
- ben illuminata
- dotata di comodi tavoli
- provvista di scaffalature per il deposito
temporaneo del materiale chiesto in visione.
Un regolamento deve disciplinare il
comportamento degli utenti. Prima di entrare
in sala gli utenti devono depositare borse o
libri in appositi armadietti chiusi; devono
compilare appositi modelli di registrazione e
prendere visione del regolamento interno.
Gli archivi privati
Gli archivi che non appartengono allo Stato
e ad altri enti pubblici sono archivi privati.
Possono essere familiari, dei sindacati, dei
partiti, imprese e società, banche, giornali
ecc.
Il D.M. 30 luglio 1997 prevede l’erogazione
di contributi a carico dello Stato per gli
archivi privati di notevole interesse storico,
per gli archivi appartenenti ad enti
ecclesiastici e ad istituti di culto.
I contributi vengono erogati:
- per lavori di ordinamento e di
inventariazione del patrimonio archivistico,
deve essere predisposta una sommaria
descrizione dell’intervento,
- per l’acquisto di arredi e attrezzature (deve
essere fornito un preventivo di una ditta
specializzata vistato per congruità dal
soprintendente archivistico,
- per lavori di restauro: tre preventivi forniti
da ditte specializzate e vistati per congruità
dal soprintendente archivistico,
- Per lavori di disinfezione e disinfestazione:
tre preventivi forniti da ditte specializzate e
vistati dal soprintendente archivistico.
Le domande devono pervenire entro il mese
di gennaio dell’anno precedente a quello di
riferimento al soprintendente archivistico,
che entro il 31 marzo le invia alla Direzione
generale per i beni archivistici, che poi
approva il piano di spesa definitivo.
Archivi notarili
Il notaio ha una duplice funzione: da un lato
è un pubblico ufficiale istituito per ricevere
gli atti tra i vivi e gli atti di ultima volontà,
attribuisce all’atto pubblica fede, ne
conserva il deposito, rilascia copie, dall’latro
è un professionista iscritto ad un particolare
albo cui si accede per pubblico concorso.
Da sempre si è osservata particolare cura
nella conservazione degli atti notarili.
Gli archivi notarili furono istituiti e regolati dalla
legislazione napoleonica. Gli archivi notarili hanno
una duplice funzione:
- svolgono controllo ispettivo sulla cura del rispetto
della normativa vigente da parte dei notai nella
redazione o nell’autenticazione degli atti,
- svolgono attività di conservazione degli atti che
sono frutto dell’attività del notaio fino alla
cessazione per trasferimento ad altro distretto,
pensionamento o decesso prima del
pensionamento.
Il materiale degli archivi notarili viene
versato negli Archivi di Stato a distanza di
cento anni dalla cessazione dell’attività. Gli
archivi notarili dipendono dal Ministero della
giustizia. La Corte dei conti effettua poi
controlli di legittimità finanziaria e di gestione
presentando ogni anno al parlamento il
bilancio, che è allegato a quello della
giustizia.
L’organizzazione dell’amministrazione
prevede:
- un ufficio centrale istituito presso il
Ministero di giustizia che riguarda il notariato
e le libere professioni che si occupa di
servizi amministrativi e contabili
- cinque ispettorati circoscrizionali che
hanno sede presso gli archivi notarili di
Milano, Bologna, Napoli, Roma, Palermo
con funzioni di controllo
- gli archivi notarili sedi di soprintendenze
che si trovano a Torino Milano Firenze
Roma Napoli che hanno funzioni di
coordinamento amministrativo
- gli archivi notarili distrettuali che hanno
sede nei comuni capoluoghi di distretti
notarili che coincidono con la circoscrizione
territoriale dei tribunali.
Agli archivi notarili distrettuali competono:
- compiti archivistici – conservazione per
cento anni di tutti gli atti e i repertori dei
notai cessati
- attività di controllo sulla pubblica funzione
notarile, gli atti dei notai vengono sottoposti
– con cadenza biennale – ad ispezioni,
mentre i repertori vengono controllati
mensilmente attraverso le copie che
mensilmente i notai depositano in archivio,
- attività di certificazione – rilasciano copie
degli atti conservati
- funzioni notarili relativamente agli atti
depositati in archivio (es. pubblicazione di
testamenti, regolarizzazione di atti di notai
cessati)
- funzioni amministrative e contabili –
amministrano il personale e gestiscono i
finanziamenti e il patrimonio
dell’amministrazione.
Gli archivi notarili distrettuali sono guidati da
funzionari direttivi detti conservatori.
Gli atti esistenti negli archivi sono
liberamente consultabili e può essere
richiesta la copia, fatta eccezione per i
testamenti almeno fino a quando il testatore
è in vita. Per trovare un atto bisogna
conoscere il nome del notaio che lo ha
rogato, sono infatti in ordine di notaio e data.