QG Gestione Assenze
Per la gestione delle assenze accedere dal Menu Giornaliere->Assenze e Giustificazioni
Le voci principali che permettono l’inserimento delle assenze sono:
•
•
•
Inserimento per Classe
Inserimento per Alunno
Gestione Assenze e/o Giustificazioni
Dal Menu Giornaliere->Assenze e Giustificazioni->Comunicazione/Stampe
Si accede alla funzione di invio comunicazione Sms ed e-mail
•
Comunicazione assenze IDC ( sms/e-mail)
I nserim ento per Classe
Questa funzione permette di gestire le
assenze degli alunni per classe
All’interno della finestra sarà possibile
selezionare la classe e il giorno su cui
operare.
Nella parte sottostante sarà possibile inserire,
in corrispondenza del nominativo selezionato,
l’assenza , il ritardo o l’uscita anticipata.
In questa procedura è possibile inserire sia
l’assenza
non
giustificata
sia
quella
giustificata.
E’ possibile capire se l’assenza in questione è
giustificata o meno, attraverso il pallino rosso
o verde.
Le assenze da giustificare si possono vedere cliccando
Le assenze si possono giustificare cliccando in basso sull’apposita
sull’icona posta alla desta della riga riferita all’alunno.
icona
I nserim ento per Alunno
Questa funzione permette di gestire
l’assenza giornaliera e/o mensile per
singolo alunno
Una volta entrati, basta selezionare la
classe, selezionare l’alunno e selezionare il
giorno e la tipologia di assenza ( Assenza,
Entrata posticipata o Uscita anticipata).
E’ possibile, inoltre, indicare se l’assenza è
giustificata mettendo il flag sull’opzione
“Salvo ass. come giustificata?”
Questa finestra riporta un riquadro
riepilogativo con il numero di assenze,
ritardi e uscita per alunno
Cliccando
sull’icona posta in basso sulla barra è possibile accedere alla gestione mensile delle assenze
Questa funzione permette la gestione mensile delle
assenze per singolo alunno
Una volta entrati, basta selezionare la classe, selezionare
l’alunno e selezionare il mese e la tipologia di assenza (
Assenza, Entrata posticipata o Uscita anticipata).
La schermata presenta delle finestre relative ai giorni del
mese
E’ possibile, inoltre, indicare se l’assenza è giustificata
mettendo il flag sull’opzione “Salvo ass. come
giustificata?”
Il dato inserito appare in verde se giustificato, in nero se
è da giustificare, in rosso se ha superato il limite massimo
per la giustifica
Gestione Assenze e/ o Giustificazioni
Questa funzione permette la gestione delle assenze e
delle giustificazione per singolo alunno
Una volta entrati, basta selezionare la classe,
selezionare l’alunno e selezionare il mese
e la
tipologia di assenza ( Assenza, Entrata posticipata o
Uscita anticipata).
La schermata presenta delle finestre relative ai giorni
del mese
Cliccando sull’icona
posta sulla barra in basso si accede alla gestione giustificazione.
Com unicazione assenze I DC ( sm s/ e-m ail)
Prima di accedere alla funzione di invio comunicazione assenze è consigliabile accedere alla creazione dei parametri per tale invio
nella Tabella Messaggi da File>Tabelle>Tabella Messaggi
La compilazione di questa tabella non è
obbligatoria, ma permette di inserire i
parametri per l’invio dei messaggi senza
doverli digitare ogni volta.
In questa tabella, grazie alle variabili elencate
in “Parametri Messaggio” è possibile creare il
testo che verrà utilizzato nell’invio dei
messaggi.
Per Inserire un nuovo messaggio è necessario
cliccare sul pulsante
nella parte superiore
della window e inserire un nuovo messaggio.
A questo punto indicare una descrizione e
indicare se questo messaggio verrà utilizzato
per le assenze, per i ritardi o per le uscite
anticipate. Successivamente cliccare sul
pulsante
nella parte bassa della window,
scegliere la lingua dal menù a tendina e scrivere il messaggio utilizzando le variabili descritte sopra.
Al momento dell’invio del messaggio, il programma sostituirà le variabili con i nomi e le date adatti.
Ovviamente è possibile inserire un numero illimitato di testi da utilizzare anche se l’inserimento di due testi (uno per le assenze e
uno per i ritardi) è più che sufficiente nella maggior parte dei casi.
Oltre al testo, il programma permette di definire una o più formule per il calcolo degli sms da inviare. Ad esempio, se la scuola
intende inviare un sms per tutti gli alunni che hanno effettuato almeno tre assenze nel mese solare, è possibile impostare a
monte tutti i parametri necessari. Tali formule sono facoltative e possono essere impostate anche al momento dell’invio del
messaggio. Impostarle preventivamente consente, tuttavia, di effettuare le operazioni di invio più velocemente e senza
possibilità di errori.
Per impostare le formule posizionarsi su Giornaliere->Gestione Assenze e Giustificazioni-> Formule Calcolo Assenze
A questo punto è possibile scegliere tutti i parametri per il calcolo
delle assenze.
Impostare il campo “Tipologia” su “Assenze”, indicare il numero
minimo e il numero massimo di assenze , il periodo di calcolo “Id
Sms”, è possibile abbinare a questa formula uno dei messaggi
precedentemente inseriti nella Tabella Messaggi.
Quindi è sufficiente agire sui i vari campi come di seguito indicato
 “Limiti MIN” e “Limiti MAX”, per modificare il numero minimo
e massimo di assenze;
 “Tipologia”, per scegliere se inviare un messaggio per
assenze, ritardi o uscite;
 “Periodo Calcolo”, per scegliere tra giorno, settimana, mese, frazione temporale o anno;
 “Consecutive”, per impostare il calcolo solo per le assenze consecutive;
 “Precedente”, abbinato al campo “Periodo Calcolo”, permette di scegliere il giorno precedente, il mese precedente etc. etc.;
Terminato l’inserimento dei testi e delle formule si può andare alla funzione di invio dei messaggi. Tale funzione, chiaramente,
preleva i dati delle assenze inseriti sull’Area Alunni, tramite Pc Palmare, Scanner o per mezzo dell’inserimento manuale.
Per effettuare l’invio, andare su Giornaliere>Gestione Assenze e Giustificazioni>Comunicazione/Stampe ->Comunicazione
Assenze IDC (Sms/Email)
Vediamo nel dettaglio le varie parti di questa funzione.
Nella prima parte della schermata è possibile scegliere la formula di calcolo precedentemente inserita in Giornaliere->Gestione
Assenze e Giustificazioni->Gestione Badge->Libretto->Formule Calcolo Assenze. Se non è stata definita una formula, è
possibile gestire i parametri
manualmente, come spiegato
di seguito.
A destra del campo relativo al
messaggio,
è
necessario
scegliere “Assenza”, “Ritardo” o
“Uscita”, a seconda di quale
comunicazione
si
desidera
inviare.
Dopo aver selezionato il messaggio e la tipologia di assenza, scegliere:
1. Nei campi “N.ro Min (>=)” e “N.ro Max (<=)” il numero minimo e massimo di assenze su cui effettuare il calcolo. Ad
esempio: se si vogliono spedire le comunicazioni agli alunni che hanno effettuato almeno tre assenze (nel mese, nella
settimana, nell’anno etc.) è sufficiente selezionare “3” nel campo “N.ro Min (>=)” e “99” nel campo “N.ro Max (<=)”;
2. Nei campi “Calcolo Dal Al”, il periodo che si vuole prendere in considerazione. Questo campo è necessario solo se il periodo
scelto non rientra tra le opzioni predefinite;
3. Nel campo “Periodo”, scegliere quale periodo prendere in considerazione: mese, giorno, settimana, anno scolastico o
frazione temporale. Il campo “Precedente”, abbinato al campo “Periodo”, consente di scegliere il mese precedente, la
settimana precedente, il mese precedente o la frazione temporale precedente;
4. Nel campo “Selezione Classi”, le classi da includere nel calcolo. L’impostazione predefinita del programma le seleziona tutte.
In alternativa è possibile selezionarne solo alcune (es.: solo le classi prime);
Nella
seconda
parte
della
schermata , se il messaggio è
stato scelto precedentemente, il
testo del messaggio sarà già
presente. Se si preferisce gestirlo
manualmente, è necessario scriverlo utilizzando le variabili indicate in “Parametri Utilizzabili All’Interno del Messaggio”, come
spiegato nelle operazioni preliminari di questa guida.
I punti dall’1 al 4 vanno gestiti manualmente solo se non sono state definite in anticipo la formula messaggi e il
testo del messaggio stesso.
Successivamente, nel campo “Qualità e Invio Notifica” , è possibile scegliere la qualità del messaggio (alta, media, bassa,
automatica) e se si desidera ricevere notifica della ricezione dello stesso.
Effettuata la scelta di tutti i parametri. Premere il pulsante “Calcola” Il programma visualizza i risultati, in base ai parametri
scelti.
Successivamente selezionare gli
alunni e cliccare su “Invia”
errore
Se tutti i parametri sono stati
impostati
correttamente,
il
messaggio
verrà
inviato
immediatamente.
Se
alcuni
parametri sono mancanti verrà
visualizzato un messaggio di
Il messaggio di errore può riguardare diversi parametri: numero di cellulare non inserito, pacchetto sms non acquistato,
pacchetto sms esaurito etc.