COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02
Rev. 2
Pagina 1 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
Oggetto: Organizzazione dell’amministrazione e rispetto degli obblighi contabili
Scopo: controllo della attuazione degli obblighi di legge per una corretta tenuta contabile e
amministrativa
Campo di applicazione: segreteria
Responsabilità: per l’attuazione e lo svolgimento della segreteria, per il controllo del tesoriere
Documenti di riferimento:
o Testo unico imposte sui redditi D.P.R. 917/86
o Testo unico sull’IVA D.P.R. 633/72
o Codice Civile
o D.Lgs. 4/12/97 n. 460 di attuazione della Legge n. 662/1996 sul riordino della
disciplina tributaria degli enti non commerciali
o Schema di bilancio enti non profit CNDC (Consiglio Nazionale Dottori
Commercialisti) Aprile 2001
Definizioni: sigle e abbreviazioni
AIEOP: Associazione Italiana Ematologia ed Oncologia Pediatrica
CD: Consiglio Direttivo
CNDC: Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti
IVA: Imposta sul Valore Aggiunto
D.P.R.: Decreto del Presidente della Repubblica
D.Lgs: Decreto Legislativo
SIP: Società Italiana Pediatria
Fasi operative:
Obblighi contabili e fiscali:
1. Tenuta contabilità (PS 01)
2. Predisposizione del Bilancio: (PS 02)
3. Predisposizione delle dichiarazioni fiscali: (PS 03)
4. Conservazione della documentazione: (PS 04)
5. Altro non standardizzabile (PS 05)
ALLEGATI:
Procedure specifiche:
1. Tenuta della contabilità
2. Predisposizione del Bilancio
3. Predisposizione delle dichiarazioni fiscali
4. Conservazione della documentazione
5. Altro
Procedure organizzative:
1.a. Rimborsi spese
Moduli:
1.a.1. Richiesta di rimborso spese
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – PS 01
Rev. 2
Pagina 2 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
TENUTA DELLA CONTABILITÀ:
Documenti di riferimento:
• secondo le modalità indicate dal Testo Unico Imposte sui Redditi D.P.R. 917/86;
• Testo Unico sull’IVA D.P.R. 633/72;
• Codice Civile;
• D.Lgs. 4/12/97 n. 460 di attuazione della Legge n. 662/1996 sul riordino della disciplina
tributaria degli enti non commerciali;
• Schema di bilancio enti non profit CNDC (Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti)
Aprile 2001 e loro modificazioni.
Fasi operative:
 registrazione delle operazioni relative all’attività svolta rispettando i termini individuati
dalle normative di riferimento
 liquidazioni iva: ogni trimestre e calcolo acconto iva
 compilazione dei registri iva obbligatori nei termini previsti
 emissione delle fatture da parte dell’associazione
 effettuazione dei pagamenti:
o stipendio dipendente: ogni mese con bonifico bancario
o contributi con F24: il 16 del mese secondo le modalità specifiche
o fatture ricevute: dipende dai singoli casi (non standardizzabile)
o rimborsi spese: alla fine del mese successivo alla richiesta (vedi procedura
organizzativa 1.a.)
o varie: es. erogazione premi (non standardizzabile)
 ricevimento incassi:
o incasso fatture emesse: secondo gli accordi contrattuali
o erogazioni liberali: non standardizzabile
o incasso quote sociali (vedi procedura generale rapporti con i soci)
 varie ed eventuali
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – PS 02
Rev. 2
Pagina 3 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
PREDISPOSIZIONE DEL BILANCIO
Documenti di riferimento:
• secondo gli schemi e le modalità previste dal Codice Civile
• Schema di bilancio enti non profit del CNDC (Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti)
Aprile 2001 e loro modificazioni
Fasi operative:
 inserimento della contabilità in corso d’anno per la costruzione progressiva del bilancio
 preparazione e registrazione delle operazioni di chiusura
 redazione del bilancio consuntivo comprensivo di stato patrimoniale, conto economico e
nota integrativa per l’eventuale attività commerciale nei termini previsti dallo statuto e del
rendiconto gestionale per l’attività istituzionale
 approvazione del bilancio consuntivo secondo le modalità indicate dallo Statuto
 preparazione del bilancio preventivo sulla base delle prospettive di spesa
 approvazione del bilancio preventivo secondo le modalità indicate dallo Statuto
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – PS 03
Rev. 2
Pagina 4 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
PREDISPOSIZIONE DELLE DICHIARAZIONI FISCALI:

Documenti di riferimento:
o istruzioni ministeriali pubblicate annualmente
o Modello UNICO ENTI NON COMMERCIALI che comprende tutte le dichiarazioni
dovute
Fasi operative:
 dichiarazioni dei redditi: secondo le scadenze deliberate annualmente dal Ministero
o calcolo imposte dirette e acconti
o trasmissione telematica
 dichiarazioni iva
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – PS 04
Rev. 2
Pagina 6 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE:
Documenti di riferimento:
secondo i tempi e le modalità previste dalla normativa
Fasi operative:
- raccolta e conservazione dei seguenti tipi di documenti:
o documenti contabili: fatture, contabili bancarie, estratti conto bancari, documenti
giustificativi di spesa, ricevute di pagamento etc.
o dichiarazioni fiscali: copie firmate e ricevute di attestazione di invio telematico
o registri obbligatori e non
o documenti relativi ai dipendenti (moduli per l’assunzione, registri obbligatori,
libretto del lavoro etc.)
o corrispondenza varia
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – PS 05
Rev. 2
Pagina 6 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
ALTRO:
Fasi operative:
- raccolta e conservazione dei seguenti tipi di documenti:
o conservazione di tutti i documenti originali firmati dal Presidente di qualunque
natura
o contratti commerciali
o corrispondenza varia
o varie ed eventuali
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – PO 1.a
Rev. 2
Pagina 7 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
RIMBORSI SPESE:
Soggetti:
- tutti i membri del Consiglio Direttivo che ne facciano richiesta
- eventuali ospiti indicati dal CD
Occasioni:
- riunioni del CD
- incontri ufficiali
Spese rimborsabili: (purché documentate in originale)
- mezzi di trasporto necessari a raggiungere la sede della riunione (biglietti d’aereo,
del treno, di bus e metro, autostrada, ricevute del taxi, NO carburante)
- ricevute di ristoranti solo se la riunione ha durata superiore alla giornata (VEDI)
- ricevute di hotel solo se la riunione rende necessario il soggiorno
Modalità per il rimborso:
- presentazione del modulo di richiesta compilato con allegati i documenti in originale
(vedi modulo 1.a.1) comprovanti le spese sostenute e con l’indicazione delle
modalità scelte per il rimborso (assegno circolare – bonifico - contanti) da far
pervenire alla segreteria via posta ordinaria o prioritaria entro la fine del mese in cui
si sostengono le spese
Termini: vedi procedura specifica 1.a
COMITATO CONTROLLO DELLA
QUALITA’:
Sistema Qualità
AIEOP
PROCEDURA DELLA SEGRETERIA:
AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
CONTABILE
PG 02 – Mod. 1.a.1
Rev. 2
Pagina 8 di 8
Data di applicazione:
15/11/2003
Da rispedire a:
Segreteria A.I.E.O.P
c/o Ospedale Sant’Orsola – Malpighi
CIRC Centro Interdipartimentale di Ricerca sul Cancro (Giorgio Prodi)
(Pad. 23) Via Massarenti 9 – 40138 Bologna
tel. 051 6364667 – fax 051 345759
e-mail: [email protected]
RICHIESTA DI RIMBORSO DI SPESA
Il/la sottoscritto/a ……………………………… in qualità di ………………….. dell’A.I.E.O.P.
Associazione Italiana Ematologia ed Oncologia Pediatrica, con sede legale a Bologna, via
Massarenti n. 11, e Segreteria a Bologna, via Massarenti 9, CF: 95003350105 e P.I. 02314541208,
dichiara di aver partecipato al ………… del …/…/200X tenutosi a ………. presso il ……………,
via ……………n. … e di aver sostenuto le seguenti spese:
biglietti treno:
biglietti aereo:
autostrada:
biglietti bus/metro
taxi:
altro (specificare): …………….
€ ………
€ ………
€ ………
€ ………
€ ………
€ ………
________
TOTALE:
€ ………
Chiede il rimborso delle spese sostenute e allega i documenti originali.
Data: …/…/200X
Firma del dichiarante
(..………………….…)
Firma del tesoriere
(..………………….…)
Indicare le modalità scelte per il rimborso:
 contanti
 assegno circolare
 bonifico bancario (in questo caso indicare compilare le righe sottostanti)
Coordinate bancarie per il bonifico:
Banca di appoggio:
n. C/C:
ABI:
CAB: