Sistemi per l’archiviazione
storica di documenti elettronici
Giovanni Neri
Università di Bologna
Bologna 20-4-2006
L’università di Bologna
e la smaterializzazione dei documenti
Progetti iniziati e realizzati fin dal 2000
 Verbalizzazione degli esami
 Gestione dei registri delle lezioni
 Verbalizzazione degli esami di laurea
 Gestione informatica dei documenti scambiati con la tesoreria
L’universita di Bologna è titolare di una convenzione con il
CNIPA avente come tema “ l’attuazione delle politiche del
Governo con particolare riferimento all’obiettivo di realizzare una
“Pubblica amministrazione on line”, sia all’interno e fra i domini
istituzionali, sia nei rapporti con gli utenti finali promuovendo
congiuntamente a tal fine, la divulgazione delle tecnologie alla
base dell’informatizzazione delle amministrazioni pubbliche “
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La problematica
Conservazione autentica di lungo o
lunghissimo termine di documenti
pubblici prodotti, trasmessi e/o
memorizzati in forma elettronica
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Il documento

Documento archivistico :
– Informazioni allocate su un supporto
– Oggetto prodotto da una persona fisica o giuridica al fine di
compiere un’attività

Finalità:
– Documentazione di attività
– Fissare un’informazione in un punto del tempo e in uno
stadio dell’attività
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Contenuto e meta-dati
del documento
•Un documento deve
- mantenere inalterato il proprio contenuto informativo
- permettere al destinatario e/o a terzi di “leggere”
l’informazione contenuta in modo univoco e stabile.
•Oltre al contenuto il documento deve definire:
- le relazioni con altri documenti
- il contesto amministrativo e temporale
- gli autori
- i destinatari
- il redattore / scrittore
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Il documento elettronico
Il documento cartaceo non richiede una “mediazione” per la
sua lettura.
MENTRE
Il documento elettronico non permette mai una sua lettura
senza l’uso di opportuni apparati e programmi.
Il caso del documento elettronico è assimilabile a un documento
cartaceo scritto in cinese o a un manoscritto Vinciano:
senza un “demiurgo fidato” il contenuto non è decifrabile
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Obiettivi dell’archiviazione
Primo requisito è il mantenimento dell’integrità del contenuto:
“Restituire l’informazione binaria intatta in modo sicuro
e affidabile in qualunque momento del futuro”
Secondo requisito è il mantenimento della leggibilità:
“Garantire che il documento possa ancora produrre
l’interpretazione del contenuto informativo originale”
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Il problema della leggibilità:
i formati
 In ogni documento elettronico l’informazione è rappresentata
con una codifica collegata a una specifica tipologia di apparati.
 I formati seguono i seguenti criteri di ottimizzazione:
• la trasmissione dei dati
• la memorizzazione
• i tempi di codifica/decodifica
 I formati sono determinati dalla storia dello sviluppo tecnologico
ed in generale vengono abbandonati all’affermarsi di nuove
soluzioni (Es: Wordstar vs. Word).
 Per molti formati è oggi persino difficile trovare gli “interpreti”.
 E’ sostanziale utopia ipotizzare un formato “finale e definitivo”
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Formati di codifica e
problemi di conservazione
I criteri di scelta del formato debbono tenere in considerazione
- Formati più o meno adatti alla conservazione
- Documentazione e pubblicità della tecnologia
- Portabilità (numero e diffusione degli strumenti di
lettura/scrittura)
- Presenza di estensioni programmabili (Es. “macro”)
L’“archivista elettronico” deve interagire con l’ente produttore di
documenti per orientarlo nella scelta dei formati utilizzati.
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Tecniche per il mantenimento
della leggibilità
1) Conservazione dello “strumento di mediazione” con emulatori
hardware e software
- Interpretazione diretta
del flusso binario
originale
- Fattibilità
vs. - Costi
- Difficoltà di diffusione
2) Migrazione permanente dei contenuti in versioni di formato
“attuale”.
- Semplicità
- Diffusa disponibilità
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vs.
- Monitoraggio della tecnologia
- Fedeltà del riversamento
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Emulazione vs. migrazione
 Il costo della progettazione e costruzione di emulatori
per ogni singolo formato utilizzato diventa insensato se
confrontato con il probabile tasso di utilizzo (molto scarso)
 Questo non esclude che questo percorso possa essere
intrapreso anche per un solo documento di rilevanza
particolare
 L’unica ovvia pre-condizione è la conservazione del
flusso binario originale (importante anche ai fini
dell’autenticità)
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L’integrità nel tempo
 Deve essere garantita l’integrità di tutti i documenti
(anche quelli non firmati digitalmente).
 Per il controllo su lungo periodo delle varie versioni di
ogni documento potrebbe essere molto vantaggioso attivare
un controllo euristico dell’integrità (tecniche di refresh).
 In pratica si può creare un’impronta digitale (hash) di
ogni oggetto e conservarla separatamente dai dati.
 Si potranno poi attivare “agenti” software automatici che
controllano a campione l’integrità degli oggetti conservati
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Documenti autentici
firmati digitalmente
 Un documento sottoscritto digitalmente con firma che risulti
valida è garantito inalterato rispetto al momento della firma
stessa
 In questa ottica si aprono i problemi connessi alla
conservazione di lungo periodo della validità della firma.
 Il sistema di archiviazione deve quindi svolgere in qualche
modo anche una funzione “notarile” di autenticazione e
conservazione delle firme
 Questo processo deve raccogliere e conservare le “prove”
informatiche dell’autenticità
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La firma digitale nel tempo
 Ogni firma digitale è legata al sottoscrittore dal “certificato”
crittografico ovvero dalla CA
 Il certificato è valido in un periodo che scade alla data
dichiarata (salvo revoca o sospensione, es. per furto)
L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale
o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un
certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a
mancata sottoscrizione
(Codice dell’amministrazione digitale)
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I riferimenti temporali
 La firma necessita di un riferimento temporale certo per poter
conoscere se il certificato di firma era valido in quel momento
 Un riferimento fissa un istante in cui il documento firmato
esisteva in quella esatta forma
 Tipi di riferimento:
- Marca temporale emessa da un’autorità di certificazione (time
stamp)
- Registrazione di un sistema di protocollo informatico
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L’istante fissato dal
riferimento temporale
Un time stamp può essere apposto dal mittente nel momento
della firma oppure dal ricevente in qualunque momento
successivo.
La registrazione di protocollo fissa necessariamente l’istante
della ricezione.
Firma
Ricezione
t0
t1
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t
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Il riferimento temporale e le prove
informatiche per
la conservazione autentica
Per la conservazione si deve attendere la pubblicazione della prima CRL
successiva alla ricezione per avere la certezza della validità del
documento da conservare (e collezionarne tutte le “prove”)
Pubblicazione
(CRL) OK
Conservazione
Valida
+
?
(+
Firma
Ricezione
t0
t1
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tP
)
tC
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Conservazione dei
documenti con firma digitale
 Parallelamente alla conservazione archivistica si deve avviare
un processo di “conservazione notarile”.
 La conservazione dei documenti con firma digitale richiede la
creazione di marche di controllo sui supporti, che possono
richiedere “rinnovi periodici”.
 Il processo deve iniziare al momento della ricezione dei
documenti, non alla chiusura dei fascicoli e successivo
versamento all’archivio storico.
 Al momento del versamento i documenti già conservati devono
essere ricongiunti con i fascicoli pervenuti.
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Architettura di un archivio
per documenti elettronici
Servizi di
Ricezione / ricezione
Creazione
Conservazione firme digitali
Creazione
registrazioni
Controllo
formati
Verifica
firma
Versamento
Servizi di
versamento
Accettazione
Deposito
temporaneo
Marca di
controllo
Conservazione documenti
Archivio
Storico
Classificazione
Riconciliazione
contenuti
Gestione
supporti
Copie
autentiche
Servizi di
consultazione
Ricerche
Struttura Fondi
Controlli integrità
Esibizione e
download
Monitoraggio formati
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Convegno dell’Università di Bologna
L’archiviazione e conservazione
dei documenti digitali
Esperienze reali e prospettive future
Bologna 28 Giugno 2006
(ore 9.30 - 16.00)
Aula Absidale Santa Lucia
Via De’ Chiari, 26
Segreteria organizzativa:
Unimatica Convegno DOCAREA
[email protected]
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Giovanni Neri
Dipartimento di Elettronica Informatica e Sistemistica
Viale Risorgimento 2 – 40136 Bologna
Tel 051-2093040
Fax 051-2093088
e-mail [email protected]
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