ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE
8 MARZO
Via Leini, 54 - 100 36 - SETTIMO TORINESE (TO) - Tel. 011 800 65 63
C.F. 97501960013 - codice meccanografico: TOIS031007
codice univoco: UF4G0P
[email protected] - [email protected]
www.istituto8marzo.gov.it
Settimo T.se, 03/03/2016
CIRC. I. n. 179
Alle Assist. Amministrative
Oggetto: Piano di Lavoro a.s. 2015/16
e p.c. Alla Dirigente Scolastico
Il Piano di lavoro predisposto per l’a.s. 2015/16 tiene conto del seguente organico:
Organico di diritto : n.6 ass.amm.vi di cui n.4 a T.I.( Avenoso,Febbraro,Melas,Santolillo) e
n.2 a T.D. al 30/06/2015 (Cariani, Moscaritolo) a seguito di accettazione di nomina a T.D. per il
profilo di DSGA ai sensi dell’art. del CCNL 2009 delle ass.ti Tamolli Nadia e Pirillo Letizia
A seguito delle riunioni tenute con gli ass. amm. del 28/09/2015 e del 26/10/2015, terminata la fase
di sperimentazione entro dicembre 2015, si conferma la suddivisione del personale amministrativo
come di seguito indicato nelle tre aree: Didattica, Amministrativa, Contabilità.
L’area contabilità coordinata dal DSGA è stata suddivisa per i vari aspetti contabili e didattici tra le
ass.ti Melas e Santolillo.
L’assistente tecnico Lombardo coadiuva il DSGA per tutte le procedure informatiche riferite a
tutti gli adempimenti di bilancio, alla tenuta del c.c. postale, alle indagini di mercato per gli acquisti.
Premessa
Il personale amministrativo è inserito nella fascia B ed esegue attività lavorativa con autonomia
richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure e
responsabilità diretta.
L’ufficio è stato diviso in tre settori, che non sono blindati, tra le assistenti ci dovrà essere
l’interscambio anche tra uffici diversi, in caso di necessità le persone dovranno svolgere compiti
diversi.
Se un assistente si assenta per salute o ferie deve passare le consegne alla collega d’ufficio (anche
telefonicamente) per evitare disservizi.
Seconda posizione: La 2^ posizione è una posizione intermedia tra il dsga e l’assistente, la 2^
posizione dovrà essere il coordinatore di una parte della segreteria e quindi il suo relativo
responsabile.
Le circolari che trattano l’argomento della 2^ posizione parlano di valorizzazione professionale,
autonomia e responsabilità operativa mentre per l’assistente si parla di autonomia operativa e
responsabilità diretta, in pratica la 2^ posizione ha una responsabilità operativa di un nucleo limitato
di persone, se ne deduce che le ass.ti che hanno le 2^ posizioni forniscono istruzioni e verificano il
lavoro svolto.
Per l’a.s. 2015/16 è individuata la sig.ra Melas Anna Maria – area amministrativa.
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Alla sig.ra Melas viene attribuita la funzione di sostituzione del DSGA in caso di assenza e
coordinatrice dell’area amministrativa.
Area DIDATTICA
Assistenti : Avenoso – Moscaritolo - Santolillo con funzione di Coordinatrice
Iscrizioni, trasferimenti, ritiri, richiesta e trasmissione dei fascicoli personali, esoneri, ricevimento
parenti, cosigli di classe e scrutini, esami preliminari all'Esame di Stato per alunni esterni, esami
maturità, invalsi, idoneità ed integrativi, programmi scolastici, statistiche alunni e scelta religione.
Rimborsi alunni (predisporre elenchi con codice Iban e passarlo in contabilità per il pagamento),
ricordarsi della trattenuta di € 1.50 (costi bonifico) ad eccezione per i rimborsi per mancata
frequenza e premi.
Organico, pratiche assicurazione infortuni e responsabilità civile.
Comunicare all’assicurazione i nominativi degli esterni che hanno pagato l’assicurazione, dare una
copia alla contabilità che a giugno provvederà al pagamento.
Incassare nella voce assicurazione esterni.
Compilazione Diplomi e attestati, tasse scolastiche, scrutini, tenuta dei vari registri obbligatori,
certificazioni alunni.
Obbligo scolastico, esoneri educazione fisica
Denunce infortuni entro gg. 2 , tramite SIDI all’INAIL, per infortuni superiori a gg. 3 e alla Polizia
Comunale di Settimo T.se e tenuta relativo registro, all’assicurazione Benacquista inviare via email; esoneri educazione fisica; tasse scolastiche ed ogni altra attività che coinvolga gli allievi
(circolari, attività pomeridiane, ecc…).
Distribuzione tessere fotocopie e libretti assenze e relative registrazioni.
Visite aziendali Progetto scuola lavoro.
Attività extra curriculari (corsi pomeridiani lingue)
Libri di testo come da circolare ministeriale (solitamente maggio)
Maturità: Controllare tutte le scadenze da novembre a luglio, predisporre i prospetti per la
formazione delle Commissioni d'Esame, preparare tutta la documentazione per gli allievi
(contattando tutti gli istituti interessati per la predisposizione dei fascicoli degli alunni), fornire
materiale di cancelleria alle Commissioni d' Esame, controllare le aule per alunni e presidenti di
Commissione, apponendo alle porte cartelli per riconoscimento delle aule di presidenze e delle
aule per gli scritti e gli orali.
A seguito dell’uso del registro elettronico le assenze degli alunni vengono controllate
periodicamente attraverso questo strumento.
Modalita’ di comunicazione con gli alunni
Occorre tener presente che, se non in caso eccezionale, non bisogna disturbare lo svolgimento delle
lezioni.
Consegna diplomi:
Il diploma deve essere consegnato di norma all’interessato, può essere concessa la delega se
l’interessato ha un’urgenza e si trova fuori provincia. Alla delega deve essere allegato il documento
di riconoscimento dell’interessato oppure delega autenticata.
I certificati di diploma dovranno essere firmati dal dsga e dal ds.
Assicurarsi che l’interessato abbia pagato la tassa diploma sul c/c 1016 di € 15,13 (ad oggi) intestata
all’agenzia delle entrate e che sia in possesso di un documento in corso di validità. Controllare la
registrazione, trascrivere la data e il numero del documento e far firmare l’interessato sul registro
dei diplomi. Scrivere il numero progressivo di registrazione e la data di ritiro sul retro del diploma.
Scrivere il numero della tassa di pagamento sul registro dei diplomi, allegare alla copia dell’allegato
del diploma la ricevuta del pagamento e inserirli nel fascicolo personale dell’alunno. Dopo aver
controllato il tutto consegnare il diploma e l’originale dell’allegato del diploma all’interessato.
Scaricare il diploma nel registro di carico/scarico diplomi.
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GENITORI SEPARATI NON CONVIVENTI.
Al momento dell'iscrizione dei figli i genitori divorziati o separati sono tenuti a comunicare
formalmente alla scuola il loro stato e a produrre uno stralcio della sentenza di separazione, in
particolare la parte in cui sono espresse le condizioni poste dal giudice del Tribunale ai genitori in
rapporto ai figli.
In calce al modello di domanda allegata alla C.M. sulle iscrizioni sopracitata, è previsto che i
genitori debbano dichiarare se concordano che la scuola effettui le comunicazioni più rilevanti, tra
cui quelle relative alla valutazione, ad entrambi i genitori o soltanto all’affidatario.
Nel caso di richiesta di rilascio del nulla-osta per l’iscrizione ad altra scuola, la stessa dovrà essere
sottoscritta da entrambi i genitori.
Solo nel caso in cui il giudice abbia stabilito che un genitore è decaduto dalla potestà genitoriale,
conseguentemente decade da qualunque diritto-dovere nei confronti dell’educazione dei figli.
Alla luce di quanto sopra illustrato si ritengono legittime le richieste avanzate alle scuole dai
genitori non affidatari circa il diritto ad essere informati sulle attività scolastiche dei figli, sul loro
rendimento e ogni altra informazione che la scuola normalmente comunica ai genitori
Le decisioni nell'interesse dei figli andranno prese di comune accordo da parte dei genitori, sentiti i
servizi sociali e in caso di disaccordo le questioni saranno rimesse al giudice.
Richiesta documentazione e informazioni riguardanti carriera scolastica dei figli, iscrizione, rilascio
di nulla-osta. Si riporta circ. dell’U.R.S.dell’Umbria.
“Gli artt. 155 e 317 del c.c. prevedono che nell’ipotesi in cui i genitori risultino separati o divorziati
con affidamento dei figli ad un genitore, l'altro genitore non affidatario ha comunque titolo ad
esercitare il diritto-dovere di vigilare sull'istruzione ed educazione dei figli e quindi ad accedere alla
documentazione scolastica degli stessi (Cfr. nota del Ministero della P.I. prot. n. 7657 del
28/12/2005)”.
L’ Ass.te Amm.va Santolillo come concordato nelle riunioni del 28/09/2015 e del 26/10/2015 per
l’a.s. 2015/16 collaborerà con il DSGA per la contabilità inerente a tutte le attività e progetti
inerenti la didattica.
Fa parte della commissione viaggi: pertanto svolge lavoro propedeutico per viaggi d'istruzione e
uscite didattiche, collabora con la Dirigente e i docenti per ricerca agenzie e ditte, prepara verbali
per la Commissione Viaggi, prospetto comparativo e contratti con le agenzie di viaggio.
Individuata la ditta ed il costo del relativo viaggio provvede a verificare l'effettivo versamento da
parte degli alunni e segnalazione di eventuali casi di indigenza.
I versamenti dovranno coincidere con le fatture da pagare.
Si occupa di raccogliere i bollettini e verifica che corrispondano alla cifra da spendere, predispone
gli elenchi e le autorizzazioni.
Se la visita guidata va oltre l’orario di apertura dell’Istituto lo comunica alla Custode.
In caso di rinuncia al viaggio (motivi personali, malattia,…) comunica subito (per iscritto) alla
assicurazione Benacquista ed all’agenzia di viaggio la rinuncia.
Si occupa insieme alla prof.ssa Bellino e al D.S.G.A delle pratiche per la patente europea (ECDL).
Ass.te Avenoso /Moscaritolo
Consegna del libretto dello studente ad un genitore:
Il genitore deve presentarsi con la foto del figlio, da inserire nella prima pagina del Libretto che va
incollata (o pinzata) e timbrata; in mancanza di foto non si consegna il libretto; si può
eventualmente iniziare a far firmare il genitore sul libretto e rilasciare il libretto successivamente al
figlio, solo dopo aver inserito la foto.
Il genitore, di fronte al personale. firma la prima pagina del libretto e il registro di consegna. A
fianco della firma aggiungere un timbro scuola (perché i docenti siano sicuri dell’autenticità della
firma stessa). Occorre assicurarsi che la firma sia la stessa che è conservata nel fascicolo
dell'alunno.
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Controllare dal registro di consegna se è possibile (o a quali condizioni è possibile) consegnare,
insieme al libretto la tessera delle fotocopie (solo per chi ha versato il contributo all’istituto).
Ricordare al genitore che il ragazzo deve avere sempre con sé il libretto (sia per poter uscire
anticipatamente in caso di necessità, sia perché vengono riportati i voti delle verifiche: se un
ragazzo dichiara, in più occasioni di non essere in possesso del libretto, impedendo al docente la
registrazione del voto, la famiglia viene contattata a fine sanzionatorio.
Richiesta di un nuovo libretto o di ulteriori pagine del libretto dello studente:
Solo nel caso di smarrimento del libretto se ne riconsegna uno nuovo. Il nuovo libretto deve essere
completamente ricompilato, riportando assenze, ritardi, uscite anticipate (da parte della segreteria),
voti di tutte le verifiche (da parte dei docenti).
Per il secondo libretto: compilare e far firmare il modello n. 316 da uno dei genitori se l’alunno è
minorenne, dall’alunno stesso se maggiorenne, pagare il bollettino intestato all’Istituto (€ 20,00 se
il libretto si perde prima del 31/12 - € 30,00 dal 1/01), allegare la ricevuta al mod. n. 316
protocollare e far firmare dal preside. Scrivere in rosso 2° LIBRETTO su libretto stesso, annullare
gli spazi delle assenze, dei ritardi e delle uscite anticipate, facendole firmare dal preside. Il numero
delle assenze, dei ritardi e delle uscite anticipate scaricabili da ARGO. Sul libretto va incollata (o
pinzata) e timbrata la foto, far firmare uno dei genitori e timbrare.
Fogli aggiuntivi
Il costo di ogni foglio (come multa per eccesso di assenze o ritardi) è di € 10,00. Se la necessità di
fogli aggiuntivi derivasse da gravi patologie, la multa non sussisterebbe, ma il caso non si dovrebbe
presentare perché in genere basterebbe un’unica giustificazione omnicomprensiva concessa dalla
dirigente dopo colloquio con i genitori che presentano adeguata motivazione. È opportuno che il
colloquio avvenga prima delle assenze o dei ritardi, per poterli giustificare, a priori, sul registro
elettronico, senza la necessità di giustificazioni sul libretto.
Quando viene consegnata in segreteria la ricevuta del c.c.p. e la richiesta di foglio/i aggiuntivo/i, si
inserisce la richiesta nel fascicolo del ragazzo, si prende il libretto e si inseriscono i fogli,
provvedendo a timbrare in modo che il timbro stesso si trovi parte sul libretto, parte sul nuovo
foglio. Occorre anche la firma della dirigente sul foglio aggiunto.
Nulla osta:
IL genitore/l’alunno maggiorenne che fa richiesta di nulla osta deve parlare prima con il Dirigente.
Compilare il mod. n. 322, in tutte le sue parti (se possibile inserire le firme di tutti e due i genitori).
Protocollo in entrata e firma Dirigente. Da Argo compilare e protocollare in uscita il nulla osta.
Spostare il fascicolo dell’alunno dal classificatore della classe al classificatore dei trasferiti dopo
aver scritto in rosso in alto a sinistra N.O., mentre a destra dove c’è l’anno scolastico e la classe
scrivere sempre in rosso: Trasferito il…
- a…
Richiesta di entrata posticipata o di uscita anticipata
Richiesta da parte della famiglia (o del ragazzo se maggiorenne) in carta libera, rivolta al dirigente;
deve essere indicato: nome dell’alunno, classe frequentata, luogo di residenza dell’alunno, quando è
richiesto il permesso (tutto l’anno o da … a …, tutti i giorni della settimana o quali), i motivi (cure
particolari, conseguenze di infortuni, trasporti – se si tratta di trasporti occorre indicare il mezzo
(esclusi autobus GTT, i cui passaggi hanno scansioni temporali accettabili per entrata ed uscita da
scuola), gli orari con relativi tempi di attesa che si vogliono evitare). La richiesta deve essere
presentata entro la fine del mese di settembre.
Controllo da parte della segreteria didattica che la firma in calce alla domanda coincida con quella
depositata nel fascicolo dell’allievo.
Inserimento delle domande in una cartellina.
Presentazione al dirigente per autorizzazione (entro massimo una settimana dalla consegna).
Se l’autorizzazione non è concessa la domanda è restituita all’alunno (con in calce i motivi per cui
non è concessa) – una fotocopia si inserisce nel fascicolo dell’alunno.
Se l’autorizzazione è concessa si chiede il libretto dell’alunno e si registra il permesso nella prima
pagina (se l’autorizzazione vale per l’intero anno scolastico) o (in caso contrario) nelle
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“comunicazioni”; occorre timbro scuola e firma del dirigente (o della vicaria); la registrazione deve
anche essere riportata sul registro elettronico.
Si informa l’alunno che deve sempre essere in possesso del libretto per eventuali controlli
dell’autorizzazione da parte dei collaboratori scolastici o dei professori.
La domanda di autorizzazione (in originale) si inserisce nel fascicolo.
Malore alunni /Infortuni
Se l’allievo/a si trova in infermeria, la pratica viene svolta dalla segreteria didattica, che si fa carico
di segnalare sul registro elettronico l’uscita.
Ritiro alunno:
Il genitore/l’alunno maggiorenne che fa richiesta di ritiro dalla frequenza scolastica o di nulla osta
deve parlare prima con il Dirigente. Compilare il mod. n. 329 in tutte le sue parti e firma di uno dei
genitori. Protocollo in entrata e firma preside. Spostare il fascicolo dell’alunno dal classificatore
della classe al classificatore dei ritirati dopo aver scritto a destra dove c’è l’ anno scolastico e la
classe in rosso: Ritirato il……. Aggiornare gli elenchi in segreteria, nel classificatore e nel registro
elettronico. In quest’ultimo aggiungere che l’alunno si è ritirato dalla frequenza scolastica il……..
Consegna tessera fotocopie docenti:
Far compilare dal docente e firmare dal preside il modulo di rilascio/ricarica delle tessere,
assicurarsi che il docente ne abbia diritto e scaricare con data e numero di richiesta delle tessere
(file z/didattica/tessere fotocopie/anno scolastico) Caricare la tessera nella fotocopiatrice situata
nell'atrio della scuola con (AMMINISTRATORE seguendo le istruzioni allegate) facendo
attenzione al residuo delle copie restanti nella tessera del docente (esempio nella tessera del
docente sono restate n. x copie che vanno aggiunte alle copie richieste).
Consegna tessera fotocopie alunni:
Le tessere degli alunni vanno caricate una sola volta per n. 90 copie con la stessa modalità con cui si
ricaricano le tessere dei docenti (seguendo le istruzioni allegate alla tessera amministratore). La
tessera degli alunni non è ricaricabile.
Stages /alternanza scuola lavoro 15 maggio con previsione per tutto l’anno scolastico.
Ass.te Amm.va Moscaritolo con contratto fino al 30/06/2016
Come concordato nell’assemblea del 26/10/2015 finita la fase di sperimentazione in modo positivo
si dispone l’utilizzo lavorativo nell’area didattica e amministrativa al fine di supportare i due uffici.
Acquisisce le abilità di comunicazione con l’utenza allo sportello durante le ore del mattino e si
integra nel lavoro delle colleghe per ciò che attiene tutte le pratiche di tipo amministrativo e
didattico.
Si concorda inoltre che per due pomeriggi (martedì e giovedì) presterà servizio nell’area
amministrativa coordinata nel lavoro dalla sig.ra Melas
Area AMMINISTRATIVA: Protocollo - Personale
Febbraro – Melas coordinatore- 2^posizione – Moscaritolo: in mattinata si integra nel lavoro
delle colleghe per ciò che attiene tutte le pratiche di tipo amministrativo più 2 pomeriggi ( mart.giovedì)
Ass.te Febbraro
Personale a.t.a. (vedere istruzioni personale docente)
Controllo bollature, conteggio straordinari e relativi recuperi.
Alla fine dei mesi di dicembre, marzo e giugno esporre prospetto dello straordinario e delle ferie
fruite, che dovrà essere firmato dal personale per presa visione.
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Alla fine dell’anno dovrà essere redatto un rendiconto annuale in cui dovranno essere inserite
in sessantesimi: ore prestate, ore da pagare (arrotondate all’ora), ore da recuperare firmato
da ogni persona e la firma in calce del ds e del dsga;
l’ufficio contabilità provvederà a retribuire quanto indicato..
Protocollo – archivio
Giornalmente consultazione e relativa stampa della posta ricevuta nelle caselle Internet, Intranet, 8
Marzo e siti M.I.U.R., U.S.R. Piemonte, U.S.T. Torino, INPS.
Registrazione posta in arrivo e partenza, smistamento copie al personale interessato o archiviazione
in rete e archiviazione corrispondenza in cartaceo in base al titolario.
Verificare dai siti suddetti che nella casella di posta siano pervenute tutte le circolari complete degli
allegati. Il protocollo deve essere chiuso al termine della giornata di lavoro al più tardi entro le ore
9,00 del giorno successivo.
Invio circolari interne ed esterne al personale e per la pubblicazione sul sito della scuola.
Iscrizioni corsi vari per il personale docente e ATA.
Supporto docenti per preparazione e invio vari progetti.
Dettature telegrammi, rilevazione mensile assenze del personale docente ed ATA e registrazione sul
portale SIDI.
Rilevazione e registrazione scioperi sul portale SIDI.
Organi collegiali.
Le elezioni del Consiglio di Istituto ALUNNI e Rappresentanti di classi ALUNNI e GENITORI
sono ANNUALI.
Le elezioni della Consulta Provinciale di Torino ALUNNI sono BIENNALI.
Le elezioni del Consiglio di Istituto di TUTTE LE COMPONENTI sono TRIENNALI.
Convocazioni Consiglio e Giunta; battitura verbali (copia del verbale del Consiglio d’istituto dovrà
essere esposta all’albo), estratti delle delibere tratte dai relativi verbali.
In caso di assenza del Dirigente o del Direttore la posta sarà visionata dai sostituti e
successivamente dovrà essere visionata anche dal DS e dal DSGA.
Convocazione RSU.
Contratti personale ATA e relativa documentazione
LEGGE 104 comunicazioni a PERLAPA entro il 15 marzo di ogni anno.
Istanze on-line.
Identificazione NOIPA personale ATA –DOCENTE.
Denunce infortuni entro gg. 2 tramite SIDI all’INAIL, per infortuni superiori a gg. 3 e alla Polizia
Comunale di Settimo T.se e tenuta relativo registro; assicurazione inviare via e-mail e via fax 0773
01 98 67 all’assicurazione Benacquista Personale docente e ATA
Certificati medici scaricare dal sito dell’INPS.
Ass.te Melas Personale docente
In caso di assenza: scrivere fonogramma e comunicarlo alla vice dirigenza scrivendo il nome ed i
giorni sulla lavagna.
Documenti di rito, trasmissione e richiesta fascicoli personale, comunicazione e trasmissione dati on
– line alla ex D.P.T.. Invio al Mef ogni variazione stipendiale (dimissioni, mobilità, pensionamenti,
aspettativa per famiglia ed altri casi di riduzioni stipendio) le pratiche inviate al Mef dovranno
essere singole e dovranno contenere i seguenti dati: cognome e nome, data di nascita, n. di partita,
sede di servizio e codice istituzione.
Graduatorie d’istituto, stato personale, certificati di servizio, contratti a termine, registrazione
assenze e relativi dispone/decreti completi di pezza giustificativa, pratica ricostruzione di carriera,
buonuscita ENPAS, ricongiunzione periodi assicurativi, riscatti pre-ruolo, pratiche pensione, ecc.,
graduatorie interne.
Organico personale docente ed a.t.a..
Graduatorie personale supplente.
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Certificati medici scaricare dal sito dell’inps
Chiamata supplenti
Seguire la procedura prevista dal D.M. del 13/7/07 e la circ. Miur del 28/8/14 n. 6867 ed inoltre
inviare convocazione con l’utilizzo della piattaforma “Vivifacile” inviando convocazione multipla o
singola tramite messaggio di posta elettronica certificata o in assenza con posta normale con
conferma di lettura.
Per il personale supplente verificare punteggio se siamo la prima scuola oppure chiedere alla 1^
scuola verifica punteggio.
Aggiorna le graduatorie personale supplente.
Ricostruzioni per carriera
Pratiche di pensione
Pratiche inerenti alla mobilità del personale
Richiesta interessato con allegati i certificati di servizio e titolo di studio.
Dopo che la Ragioneria ha inviato il contratto registrato procedere alla ricostruzione attraverso il
SIDI (vedere manuale d’uso).
Area CONTABILITA’
come concordato nelle riunioni del 28/09/2015 e del 26/10/2015 per l’a.s. 2015/16 l’ass.te amm.va
Melas provvederà alla liquidazione e agli adempimenti amministrativi relativi ai seguenti
emolumenti:
Compensi accessori: Compenso ai Revisori dei Conti, compensi corsi, ore eccedenti, rimborso
spese per viaggi, I.D.E.I.- recuperi.
Mod. 770: anno precedente, di solito nel mese di giugno. Stampare ricevuta.
Dichiarazione Irap: denuncia anno precedente di solito nel mese di settembre. Stampare ricevuta.
Mod. CU per il personale (anche esterni) retribuiti dalla scuola (non inseriti nel PRE del Mef),
effettuati anno precedente, scadenze: 28/02 interessati, 9/3 on linea Ag. Entrate. Stampare ricevuta.
Pagamento ore extra mof
Progetti
Il docente dovrà consegnare i seguenti mod./reg.:
registro 300 compilato e firmato
modello 623 compilato, firmato e controfirmato dal Dirigente per il pagamento
recuperi ed idei ed ore eccedenti
Prospetti riepilogativi delle ore prestate suddivisi: per idei, recuperi ed ore eccedenti firmati dal
dirigente, una copia per visione docenti per verifica, una copia agli atti con pezze giustificative
(nomine, ordini di servizio, …)
Anagrafe delle prestazioni
La nuova norma impone che le amministrazioni pubbliche che conferiscono o autorizzano
incarichi, anche a titolo gratuito, ai propri dipendenti debbano darne comunicazione in via
telematica al Dipartimento della Funzione Pubblica, entro quindici giorni dalla data di conferimento
o autorizzazione dell'incarico.
I dipendenti delle altre amministrazione dovranno produrre dichiarazione di nulla-osta da parte del
loro Dirigente.
La norma conferma, altresì, la scadenza del 30 giugno di ciascun anno per l'invio della
dichiarazione negativa, che obbliga le amministrazioni a comunicare, anche nel caso in cui non
siano stati conferiti o autorizzati incarichi ai propri dipendenti, anche se comandati o fuori ruolo.
Le amministrazioni sono altresì tenute alla comunicazione degli incarichi conferiti a consulenti e
collaboratori esterni con cadenza semestrale.
Le scadenze
La comunicazione deve essere effettuata dalle amministrazioni pubbliche esclusivamente per via
telematica, tramite il sito www.perlapa.gov.it, trasmettendo:
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



entro 15 giorni dal conferimento o dall'autorizzazione, gli incarichi conferiti o autorizzati
ai propri dipendenti;
entro il 30 giugno di ogni anno i compensi erogati nell'anno precedente, per gli incarichi
conferiti o autorizzati ai propri dipendenti;
entro il 30 giugno e il 31 dicembre di ogni anno, gli incarichi affidati a consulenti e
collaboratori esterni nel semestre precedente;
entro il 30 giugno e il 31 dicembre di ogni anno, i compensi erogati nel semestre
precedente per incarichi a consulenti e collaboratori esterni indipendentemente dal semestre
di affidamento.
Uniemens (versamento contributo INPS)
Entro lo stesso mese del pagamento. via telematica.
Mod. F24
Da usarsi per contributi: IRAP, Inps, Inpdap, t.f.r.ritenute irpef , add. regionali e comunali , fondo
credito, INPDAP ed Iva.
T.F.R: inviarlo entro gg. 15 di calendario dalla data di cessazione (tramite procedura on – line,
(vedere dossier)
Organico e contratti personale. Pratiche contabili del personale.
Assunzioni in servizio (presa di servizio, invio mod. 90), attenersi alle circolari vedere dossier.
Pagamento Ferie per personale retribuiti dal MEF
Attenersi alla circ. dell’U.S.R. del Piemonte n. 359 del 30/6/2011 e successive (vedere dossier
decreti per Ferie docenti).
Centro dell’impiego
Inviare la presa di servizio, via telematica, per il personale nuovo assunto (a tempo determinato ed
indeterminato) entro 10 giorni dall’assunzione.
Pagamento ore mof ed extra mof con cedolino unico
Progetti
Il docente dovrà consegnare i seguenti mod./reg.:
registro 300 compilato e firmato
modello 623 compilato, firmato e controfirmato dal Dirigente per il pagamento
recuperi ed idei ed ore eccedenti
Prospetti riepilogativi delle ore prestate suddivisi
Per idei, recuperi ed ore eccedenti firmati dal dirigente, una copia per visione docenti per
verifica, una copia agli atti con pezze giustificative (nomine, ordini di servizio, …)
Nomine personale da retribuire tramite C.U. e bilancio.
Retribuzione del personale a tempo determinato da inviare tramite cedolino unico. Compensi delle
Commissioni maturità. Ex Gruppo sportivo. Compensi accessori: compensi corsi, ore eccedenti,
Ricostruzioni di carriera. I.D.E.I.- recuperi, fondo istituto, ecc..
Per i compensi Idei e fondo d’istituto, predisporre modello (z/nomine idei anno scolastico
2014/15)con le rispettive ore da pagare, farlo contro firmare dagli interessati e dal Dirigente per
l’autorizzazione al pagamento.
Inventario
Registrare il materiale nell’inventario allegando il relativo verbale di fornitura (mod, 610)/collaudo
(mod. 609 per importi superiori di € 2.000,00).
Le firme dei modelli sopra riportati saranno le seguenti
a) Tecnico o collaboratore o assistente che usa il bene;
b) Sub consegnatario (per i beni didattici responsabili dei laboratori, per i beni non didattici
pers.ata con posizione individuato, per l’a.s. 14/15 ass. tecn. Loghero);
c) Assistente amministrativa individuata per le pratiche di inventario;
d) D.s.g.a..
1)Il dirigente individua i responsabili del materiale didattico e scientifico;
2) Il direttore assegna i beni ai responsabili trasmettendo circolare di inizio anno con istruzioni ed
elenco dei beni;
3) Il direttore emana circolare a tutto il personale per la vigilanza dei beni;
4) Pratica discarico:
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Discarico inventariale, in caso di discarico di materiale obsoleto radunare con l’aiuto dei tecnici e
dei collaboratori tutto il materiale da scaricare in magazzino in attesa dello scarico.
Scarico.
a)
per furto:
denuncia ai Carabinieri ed entro 24 ore all’assicurazione. Proposta del discarico del direttore/sub
consegnatari causa furto (mod. 627) e decreto di discarico del dirigente;
b)
per rottura non riparabile, obsolesità, ecc. .
proposta del discarico dei sub consegnatari al dsga;Il bene dovrà essere spostato fisicamente e
nell’inventario nell’aula n. 67 (magazzino), sarà sistemato tra i beni da scaricare, l’operazione di
scarico sarà effettuata a maggio.
Entro il 7/5 emanare circolare ai sub consegnatari, e per conoscenza ai tecnici, per eventuali beni da
scaricare con scadenza 13/5 allegando il modello di proposta di scarico (mod. 627) del docente/sub
consegnatario.
Riunire la commissione entro il 15/5 che darà un valore di stima di base per l’asta,
Entro il 19/5 richiesta di scarico del direttore e successivamente decreto di scarico del dirigente e
relativo discarico sul programma.
Comunicare con circolare ad alunni e personale l’elenco dei beni scaricati (con valore di stima)
fissando il giorno per la visione ed il termine dell’asta (il 23/5).
Entro il 26/5 dei beni rimasti, tramite circolare, inviare elenco ad alunni, personale e comunicare,
via e-mail, alle altre scuole ed enti del territorio i beni scaricati con il valore di stima per la vendita
e giorno per la visione, la vendita avverrà fino al 1/6.
Il 3/6 dei beni rimasti inviare elenco ad alunni, personale, scuole ed enti per la cessione gratuita che
avverrà fino al 9/6 .
Dei beni rimasti discarico con ditta smaltatrice entro il 30/7.
Le pratiche suddette dall’1 al 4 sono da archiviare per anno scolastico, nel caso la nomina non
venga rifatta al docente, allegare fotocopia nomina anno precedente.
Registrazione relativa all’inventario, Verbali di collaudo e fornitura in collaborazione con i
responsabili di laboratorio (sub consegnatari).
Categorie Inventario e beni durevoli.
1 = beni mobili
2 = libri biblioteca
3 = materiale didattico, attrezzeria
Sono da inventariare i beni che si presume durino nel tempo.
Per la 2^ categoria sono da inventariare i libri per la biblioteca docenti.
In ogni locale, dove vi sono beni inventariati, dovrà essere esposto l’elenco dei beni.
I passaggi dei beni da un laboratorio all’altro o da un ufficio all’altro è di norma svolto dalle
tecniche.
Chiudere l’inventario alla fine dell’anno solare con totali e firma Direttore e Revisori, stampare
entrate ed uscite ed archiviare per anno solare, inventario entrata ed inventario uscita, analoga
procedura di chiusura in caso di cambio di passaggio. Denunce furti.
c)
Per passaggio al facile consumo, da citare nel decreto il motivo del passaggio (erroneamente
inventariato perché bene ……………………) e l’art. 24 comma 5 del decreto 44/2001.
Moscaritolo Ass. Amm.va al 30/06/2016
Per l’a.s. 2015/16 supporterà l’attività amministrava per 2 pomeriggi a settimana il martedì e il
giovedì dalle ore 13.30 alle ore 16,15.
Verificate le esigenze di servizio, nonché l’assenza del personale, l’ass.te Moscaritolo supporterà
l’Ufficio anche durante le ore antimeridiane in accordo con la coordinatrice sig.ra Melas.
Controllo presenze e assenze del personale Ata; decreti di assenze e fascicoli personali; scarico
posta;
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Area CONTABILITÀ : Coordinatore DSGA Rita Landi
Cariani Ass. Amm.vo al 30/06/2016
 Provincia:riscaldamento – comunicare le chiusure e gli orari scolastici comprese le riunioni
 oltre l’orario
 Magazzino
 Aggiornamento costante, con carico e scarico, del materiale. Distribuzione del materiale.
Tenuta e aggiornamento dei registri del facile consumo, chiudere la registrazione alla fine
dell’anno solare con totali e firme Dirigente, Direttore e Revisori, analoga procedura di
chiusura in caso di cambio di passaggio.
 Per fatture di scarico materiale tossico,elettrico ed elettronico passare l’originale del
formulario dei rifiuti al tecnico di chimica per la trascrizione sul registro carico e scarico dei
rifiuti
 Registrare il materiale nel facile consumo /nell’inventario allegando il relativo verbale di
fornitura (mod, 610)/collaudo (mod.609).
 Materiale di pulizia: consegnare una copia delle schede di sicurezza al centralino per la
visione del personale.
 Consegnare i dpi ai coll. Scold alle ass. tecniche (guanti, calzature, occhiali, mascherine,
grembiuli) e far firmare , una copia dell’elenco firmato dovrà essere consegnata allo
scrivente.
 Provincia (richiesta arredi e inventario ex Provincia).
 Manutenzione
 Raccogliere le richieste di manutenzione non eseguite dal nostro personale, chiedere
l’intervento della ex Provincia tramite sigmatek (la procedura è inserita nel dossier) o dalla
ditta retribuita dall’Istituto (tenere in evidenza le riparazioni non eseguite, una volta
eseguite archiviarle).
 Richieste interventi tecnici.
 Circolari interne
 Supporto in caso di urgenza per la registrazione del protocollo
 Archiviazione di documenti contabili ( mandati e reversali)
Cariani - Lombardo
REGISTRO CONTO CORRENTE POSTALE
(Percorso : Z/controcorrente posta/reg ccp, e incassi 2015 compilare il registro;
ogni 15 gg. (circa 10 e 25 del mese) predisporre per l’incasso inserendo il file (copiare il file facsimile o incasso precedente), con la data dell’incasso e n. assegno, far verificare al dsga e dare copie
(per quanti sono gli incassi parziali) a Letizia per l’incasso, verificare che con l’incasso il saldo
non sia in negativo; compilare l’assegno.
Registrazione: la data da inserire è quella dell’accredito, a fine mese stampare registro con pagine
numerate in successione. Se arrivano bollettini con data antecedente a quella dell’assegno
registrarli dopo l’assegno.
Verificare incassi alla fine del mese con estratto conto posta on line, se manca qualche bollettino
stamparlo.
Utilizzo file excel del conto corrente:
I file excel debbono restare bloccati non si possono aumentare le righe perché i riporti non
verrebbero registrati, modificherebbe la stampa e le quadrature, gli importi in rosso non vanno
modificati perché frutto di formule.
Lombardo
Collabora con il Dsga per la contabilizzazione con le procedure informatizzate per tutte le
operazioni di Bilancio ( pagamenti, riscossioni, fatturazione elettronica , versamenti Iva e ritenute
varie con Entratel) sia con il programma Argo che con la Tesoreria Enti di Inbiz Intesa Sanpolo.
Contratti di assistenza e telefonia indagine di mercato per acquisiti.
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DISPOSIZIONI GENERALI.
L’orario della segreteria con decorrenza a.s. 2015/16 è organizzato su 5 giorni settimanali dal lunedì
al venerdì per un totale complessivo di 36 ore settimanali organizzato secondo la tabella sottostante;
contempla il ricevimento del pubblico e possibilmente anche l’orario didattico disponendo la
copertura pomeridiana per 4 pomeriggi dal lunedì al giovedì:
UFFICIO DIDATTICA
AVENOSO CONCETTA
MOSCARITOLO LUIGINA
ORARIO
GIORNI POMERIDIANI
Mart-giov-ven. 7,40 - 14,00
Lun.
8,00 - 15,00
Merc. ven.
8,00 - 14,45
Mart-giov-ven. 7,40 - 14,00
Lun. 7,40-17,10 - merc. 7,40-16,10
Mar. giov. 8,00 -16,15
SANTOLILLO ANTONIA
UFFICIO PERSONALE
FEBBRARO Giuseppa
Lun-merc-ven 7,30 - 14,15
MELAS Anna Maria
Lun-ven
7,30 - 14,15
UFFICIO CONTABILITA’MAGAZZINO
CARIANI Tiziano
Lun.- mart.- giov.-ven.
7,30 – 14,15
Lun. 7,40-17,10 - merc. 7,40-16,10
Mar. 7,30-17,00- giov. 10,30-16,45
Giov. 7,30-17,00
Mer. 7,30-17,00-.
Possibilità di entrare 20 minuti dopo le ore 7.30.
Durante il periodo non didattico: ingresso dalle 7.30 alle 8.00 per 7,12 ore giornaliere.
NORME GENERALI
IL PERSONALE NON DEVE CREARE CARTELLE PERSONALI SUL SERVER MA TUTTO
DEVE ESSERE SALVATO PER ARGOMENTO NEL SERVER PREDISPOSTO.
Le connessioni a “Z” (periferica che contiene la cartella condivisa della segreteria) sono autorizzate
dai tecnici. In caso di malfunzionamento chiedere assistenza ESCLUSIVAMENTE a loro.
USARE SOLO MODULI PREVISTI DALLA QUALITA’ che si trovano in server000\modulistica.
Il modulo deve essere copiato e salvato con nome nella cartella di destinazione.
E’ FATTO DIVIETO AL PERSONALE, con esclusione della postazione dedicata alla posta di
scaricare la posta dell’istituto.
Archiviazione degli atti: ad anno scaduto le pratiche dovranno essere sistemate nell’archivio
del seminterrato.
Si rende edotto il personale che la rappresentanza esterna del Direttore riguarda esclusivamente:
inventario, certificati e copie conformi, tutto il resto dovrà essere firmato dal Dirigente.
In caso di assenza:
Ogni assistente dovrà essere in grado di supplire il collega d’ufficio.
Nell’ambito dell’ufficio, anche se i lavori sono ripartiti, dovranno essere coinvolte tutte le assistenti,
i coordinatori potranno affidare altri compiti oltre a quelli sopra descritti per evitare disservizi.
I coordinatori o il dsga provvederanno ad individuare per ogni relativo reparto le eventuali urgenze
e daranno le istruzioni di massima.
Ogni assistente dovrà inserire in basso a sinistra la voce “riferimento” affiancata dal proprio nome o
sigla;
Sotto la sigla dovrà essere indicato il nome della directory e del file ed ogni notizia utile per
ritrovare il file. Per le circolari scrivere solo il numero.
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Ogni pratica che parte dovrà essere completa (protocollo, riferimento, copia atti e busta) passata al
Direttore per il visto ed al Dirigente per la firma. Annotare nella copia agli atti gli estremi della
raccomanda o l’eventuale fotocopia della ricevuta.
Uso della posta elettronica.
Redigere la lettera, acquisire la firma, scrivere sotto il nome del Dirigente (firma autografa sostituita
a mezzo stampa, ex art. 3, c.l. D.L.gs 39/93) ed inviare, allegare agli atti copia firmata e copia
spedita via e-mail con ricevuta o posta certificata.
Dal 1/1/03 tutti i registri contabili sono stati automatizzati: i fogli dovranno essere numerati,
timbrati e raccolti in un raccoglitore mobile e successivamente trasmessi al Direttore per la
vidimazione; alla fine dell’anno solare saranno rilegati.
L'autocertificazione deve essere verificata a campione o quando produce effetti economici e in caso
di dubbio.
Scarto d’archivio.
La circ. 277 del 18/7/07 della Direzione Regionale e successive circolari citano le disposizione
dello scarto d’archivio. I soli documenti d’archivio che possono essere distrutti senza
autorizzazione della Soprintendenza sono: gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, periodici
e materiale pubblicitario, per il restante materiale occorre seguire la procedura prevista dalla
suddetta circolare.
Rilascio copie a norma della legge 241/90 art. 25.
Su ogni foglio formato A 4 dovrà essere incollato nell’originale che si rilascia una marca da bollo
da € 0,26, se formato A3 € 0,52, nella richiesta agli atti scrivere rilasciati n. ____ pagine in bollo
per un totale di € _______.
Se spediti tramite fax il bollo dovrà essere di € 1.20.
Se spediti via e-mail non serve il bollo.
Per la richiesta usare i modelli:
471 per gli alunni,
471/1 per personale ed esterni,
471/2 in caso di diniego o differimento.
Revisori
In occasione delle visite dei revisori un giorno prima occorrerà approntare i seguenti registri e
sistemarli nell’ufficio del direttore:
giornale di cassa con estratto conto banca cassiera e tesoreria,
conto corrente postale con estratto conto ,
assenze docenti/a.t.a.,
registro dei contratti,
registro inventario,
minute spese.
Il registro facile consumo/scarico deve essere aggiornato.
In caso di errore su registri evitare abrasioni, cancellature ma tirare una riga rossa e far
convalidare dal direttore o dal dirigente la correzione.
In caso di pratica evasa erroneamente: annullarla per iscritto inserendo la dicitura: “pratica
annullata in autotutela” e predisporre nuova pratica con nuova data e protocollo.
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COPIA CONFORME
Nella copia conforme dovranno essere inseriti:
Timbro copia conforme con data, il n. dei fogli, l’uso alla quale è destinata; in caso di più fogli
pinzarli piegando il lembo superiore sinistro e timbrarlo, la firma dovrà comunque essere posta su
tutti i fogli, bollo tondo e del dsga.
Individuazione incarichi per trattamenti dati:
Landi: pagamenti, fornitori, personale, alunni, genitori, componenti consiglio d’istituto, inventario
Melas, Febbraro e Moscaritolo: personale docente/ata, componenti consiglio d’istituto;
Santolillo, Avenoso e Moscaritolo: alunni, genitori, docenti, pagamenti
Cariani: manutenzione, conto corrente postale, acquisti, magazzino, registro facile consumo
Tutto il personale è individuato per quanto concerne il protocollo in uscita
In riferimento al d.lgs 196/03 il personale amministrativo dovrà attenersi alle disposizioni impartite
nella nomina; avendo cura di evitare che altre persone possono accedere a notizie riservate.
Chiudere gli armadi/schedari dopo aver riposto le pratiche e i timbri; non lasciare pratiche e/o
timbri incustoditi.
La persona al centralino dovrà far affluire il pubblico rispettando l’orario di accesso agli uffici;
eventuali fuori orario dovranno essere autorizzati dal personale di segreteria che avrà cura di
segnalarlo al centralino.
Sostituzione Direttore.
Melas, Santolillo
In caso di assenza temporanea del Direttore (permesso, corso d’aggiornamento, ecc.) le assistenti
suddette sono delegate alla firma esclusivamente in caso d’urgenza.
Il personale sprovvisto delle profilature necessarie ai propri compiti dovrà comunicarlo al dsga.
CERTIFICATI
Dal gennaio 2012 è entrata in vigore la norma che i certificati rilasciati dalla pubblica
Amministrazione dovranno avere la dicitura che il certificato non può essere prodotto agli organi
della P.A. o ai privati gestori di servizi pubblici. (vedasi circ. 71 del 7/2/2012 della Dir. Reg. e la
circ. interna n. 123 del 10/2/2012 dalla quale si evidenziano tutti i certificati che si possono auto
certificare (legge 183 del 12/11/11 art. 15).
AUTOCERTIFICAZIONE
Si allega la circ. 123/12
OGGETTO: Certificazione – Direttiva n. 14/2011
Si comunica che dal 1 gennaio 2012 non è più possibile (senza l’apposizione sulle certificazioni
della dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica
Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”) rilasciare o richiedere certificazioni
relative a posizioni di stato o a fatti attestanti:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
data e luogo di nascita;
residenza;
cittadinanza;
godimento dei diritti civili e politici;
stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
stato di famiglia;
esistenza in vita;
nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
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10. appartenenza a ordini professionali;
11. titolo di studio, esami sostenuti;
12. qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione,
di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
13. situazione reddituale; o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi
tipo previsti da Leggi speciali;
14. assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
15. possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente
nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
16. stato di disoccupazione;
17. qualità di pensionato e categoria di pensione;
18. qualità di studente;
19. qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
20. iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
21. tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle
attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
22. di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che
riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti
amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
23. di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
24. qualità di vivenza a carico;
25. tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
26. di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di
concordato.
Tali posizioni o situazioni possono essere solo autocertificate.
L’amministrazione scolastica ha l’obbligo di controllo della veridicità di quanto auto dichiarato, nei
tempi e modi previsti dalla Direttiva 14 del 22 dicembre 2011.
Si avverte che l’autocertificazione comporta responsabilità personale del dichiarante e che le
dichiarazioni mendaci hanno rilevanza penale, oltre che disciplinare per il pubblico dipendente.
L’Istituto ha adottato, a partire dal 1 gennaio 2012, misure organizzative idonee al dovuto controllo
delle dichiarazioni.
La circolare è consultabile sul sito dell’Istituto.
Vedasi anche la circ.reg. 71/12
Dematerializzazione
Punti cardini sono:
il documento informatico
la firma digitale
la posta elettronica certificata
Principali scadenze
1° luglio 2013 le comunicazioni con le imprese esclusivamente telematiche
1°gennaio 2014 sono inefficaci le comunicazioni cartacee tra PPAA
Le Pubbliche amministrazioni sono obbligate a formare gli originali dei propri atti come documenti
informatici (art. 40, comma 1, D.Lgs. n. 82/2005), nel rispetto delle disposizioni del CAD e delle
relative regole tecniche. Va sottolineato come formare gli originali significa non solo redigere il
testo con l’ausilio degli strumenti informatici ma anche sottoscrivere gli atti in modalità elettronica.
I documenti così ottenuti saranno conservati nell’archivio digitale dell’Ente e trasmessi - ove
necessario - a privati o altre PA. Nel caso in cui gli atti debbano essere comunicati a soggetti
(privati) che non abbiano un recapito elettronico è possibile la trasmissione via posta o fax.
Per quanto non citato nelle presenti istruzioni consultare “la contabilità di segreteria”.
La scrivente è, comunque a disposizionei per eventuali quesiti.
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Ringrazio tutto il personale amministrativo per la collaborazione, il grado di responsabilità passata e
futura.
La Dsga Rita Landi
New ISTR. 309 ASS.TI AMM.VE 15-16
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