Le funzioni di gestore di
biblioteca in Sebina
Trieste, 3 giugno -8 ottobre 2009
FUNZIONI SERVIZIO
• Le funzioni di SERVIZIO consentono di
configurare il software in modo da renderlo
il più possibile aderente alle necessità
della biblioteca
• Vanno impostate preferibilmente in fase di
installazione, ma possono essere
modificate in qualunque momento
• Visibili a partire dal menù SERVIZ
… Quali le più importanti
FUNZIONI DI SERVIZIO ???
• CONFIGURAZIONI
• TABELLE DI SISTEMA E DI BIBLIOTECA
• PARAMETRI per preimpostare scelte
ricorrenti
• VERIFICHE DATI
• STATISTICHE DATI E ATTIVITA’
FUNZIONI DI SERVIZIO CONFIGURAZIONI
• SERVIZ -> CONFIG
CONFIGURAZIONI
• Il punto dove si definiscono:
– tutti i dati anagrafici di una biblioteca
– i dati e le operazioni che richiedono una
definizione parametrizzabile a livello di
TABELLA DI SISTEMA e TABELLA DI
BIBLIOTECA
CONFIGURAZIONI
• SISTEM (ARCHIVIO SISTEMA)
• Consente di definire scelte e parametri
validi di default per tutto il polo
• Visualizza i contatori delle entità
memorizzate nell’archivio
CONFIG->SISTEM(GESTIONE
ARCHIVIO SISTEMA)
• Scelte e parametri da definire per TUTTO
IL POLO, ad es.:
• Tipo indicizzazione abstract:
– Manuale consente di selezionare le parole da
indicizzare facendole precedere da asterisco e
assegnandole alle voci della tabella
ARGOMENTI ABSTRACT (sul polo TSA:
TERMINI SIGNIFICATIVI)
– Automatica indicizza tutte indifferentemente le
parole dell’abstract, tranne le stop-word
ARCHIVIO SISTEMA (SISTEM) – >
PARAMETRI PRESTITI E LETTORI
• CODICE LETTORE FITTIZIO PER
SPOSTAMENTO MOVIMENTI STORICI
• E’ possibile spostare per motivi di privacy i
movimenti di un lettore reale su un lettore fittizio,
in modo che non siano visibili nella situazione
del singolo lettore
• I codice sarà il medesimo per tutte le biblioteche
del polo (BG 3043)
• Una volta che siano stati spostati i movimenti
storici dei singoli lettori sul lettore fittizio è
possibile avere lo storico delle statistiche
PROGRESSIVI DI SISTEMA
(PROGR)
• Corrispondono ai tetti massimi raggiunti
dai contatori delle varie entità nel loro
aumento incrementale, ma non al numero
effettivo delle entità, perché non tengono
conto delle cancellazioni e delle fusioni
intervenute. Per ottenere quest’ultimo tipo
di elaborazioni, cfr. STASISSTATISTICHE SISTEMA
PROGRESSIVI DI SISTEMA
CONFIG BIBLIO (GESTIONE
BIBLIOTECA)
• Consente di definire e modificare i dati
anagrafici della biblioteca, così come si
rendono visibili all’interno del sistema e
sulla modulistica
• Consente di impostare le
parametrizzazioni specifiche di ogni
biblioteca nei QUADRI corrispondenti alle
diverse funzioni
PARAMETRI GENERALI
• Gestione previsionale fascicoli controllo,
in fase di registrazione fascicolo, sugli
abbonamenti attivi per tutto il polo SI
oppure solo per la biblioteca NO
• Gestione semplificata collocazioni SI
non gestisce collocazione a livelli né
scelta di esemplari, ma si limita a gestire
la collocazione dell’inventario in un’unica
videata
PARAMETRI GESPRE = PRESTITI
• Tipo prestito preimpostato per la biblioteca
(ESTERNO oppure INTERNO)
• Giorni di tolleranza oltre alla durata del prestito: vengono
calcolati prima di inserire il lettore nella lista di quelli da
sollecitare all’atto di elaborare la lista CONTRP
(Controllo prestiti scaduti). Non vengono considerati
se il documento ha prenotazioni
• Abilitazione/disabilitazione automatica : Se SI lettori
con prestiti scaduti vengono disabilitati al prestito in
seguito al Controllo prestiti scaduti (CONTRP)
• Da SISTEMA : per tutte le biblioteche che condividono lo
stesso tipo di gestione (es.SBA)
• NB: L’applicazione della soglia di tolleranza e della
disabilitazione automatica è subordinata all’esecuzione
del controllo prestiti
PARAMETRI GESPRE = PRESTITI
• Tolleranza alla disabilitazione automatica:
l’intervallo fra l’inclusione nella lista prestiti
scaduti e la disabilitazione al prestito
• Gestione prenotazioni sul documento vs. sul
n. di inventario Consigliabile sul documento
se la biblioteche ne possiede molte copie
• Possibilità di accodare prenotazioni anche
quando il documento è disponibile direttamente
• Controllo data inizio prestabilità: significativa
per materiali soggetti a vincoli dovuti alla
normativa sul copyright (es. dvd filimici)
PARAMETRI GESACQ = ACQUISTI
• Gestione per ordini oppure per buoni
d’ordine
• Controllo bloccante o meno del
superamento della disponibilità prevista in
capitolo di bilancio
• Gestione del campo “note aggiuntive”
sull’ordine
PROGRESSIVI IN BIBLIOTECA
• Sono dati gestiti automaticamente dal
sistema e su cui non è ammesso
l’intervento, ma la sola visualizzazione dei
totali
– Inventari correnti per serie unica
– Inventari pregressi per serie unica
– Lettori
– Suggerimenti lettori
– Somma carichi inventariali inseriti in
collocazione
CONFIG->TABSIS (TABELLE DI SISTEMA)
• Codificano valori ricorrenti in varie aree di
attività comune al sistema SBN oppure al
POLO
– Gestione catalogo
– Gestione prestiti e lettori
– Gestione acquisti
– Gestione sistema
– Gestione prestito interbibliotecario
• Disponibili solo al gestore di polo
• In molti casi precompilati con i valori SBN,
talvolta standard e non modificabili
CONFIG -TABSIS
• Tabelle più ampiamente implementate
secondo le esigenze del polo in modo da
includere tutte le informazioni necessarie
alle singole biblioteche:
• TIPO LETTORI (in GESTIONE PRESTITI)
• PROVENIENZA LETTORI (in GESTIONE
PRESTITI)
• Visibili anche all’interno del modulo
prestiti/lettori mediante opzione F2
CONFIG -> TABBIB (TABELLE DI
BIBLIOTECA)
• Contengono valori che devono essere
impostati dalle singole biblioteche a fini
gestionali
• Ne sono responsabili i “gestori di biblioteca”
• Vincolante la lunghezza dei campi relativi ai
codici
CONFIG - >TABBIB
• Aree di attività:
– GESACQ Gestione acquisti
– GESCAT Gestione catalogo
– GESPRE Gestione prestiti e lettori
– GESSIS Gestione sistema
TABBIB GESCAT
•
•
•
•
ETIC Etichette di collocazione
SERI Serie inventariali
SEZF Sezioni a formato
SEZI Sezioni
TABBIB GESCAT
SERI Serie inventariali
– Codice serie
– Descrizione verbale
– Verso numerazione
(Incremento/Decremento)
– Correnti ultimo numero
– Pregressi ultimo numero
– Pregressi numero massimo
TABBIB GESCAT
• SERI Serie inventariali
• Valori da definire in impostazione:
– Correnti ultimo numero:
• se si vuole la numerazione automatica va
inizializzato con l’ultimo numero attribuito
manualmente, in modo che il sistema
cominci da quello successivo;
• se sei vuole la numerazione manuale inserire un numero altissimo, praticamente
irraggiungibile
TABBIB GESCAT
• SERI Serie inventariali
• Valori da definire in impostazione:
– Pregressi ultimo n., Pregressi massimo n:
lasciare 0 a meno che si voglia attribuire
automaticamente un gruppo di numeri
precedenti quello indicato in “Corrrenti”, da
riservare per documenti pregressi. In tal
caso, compilare gli estremi del range
numerico che si vuole demandare al sistema
TABBIB GESCAT
– SEZIONI DI BIBLIOTECA: TIPOLOGIE
A Sezione secondo chiave titolo (ordinamento
dei documenti secondo i primi 12 caratteri. del
tit.)
– C Sezione per continuazione: prevede più
formati, ciascuno dei quali può contenere fino
a 10.000 numeri, e attribuzione automatica del
n.ro progressivo
– F Magazzino a formato:idem.Ogni formato è
codificato in apposita tabella, e il sistema
assegna automaticamente il progressivo
all’interno del formato prescelto
– I Collocazione a inventario
TABBIB GESCAT
SEZIONI DELLA BIBLIOTECA (continua)
– M Collocazione esplicita non strutturata:
senza regole predeterminate (4 campi,1. e 2.
obbligatori)
– I Per inventario
– N Magazzino non a formato: collocazione
costituita dal solo numero di catena dei
documenti assegnato automaticamente
– S Sezione basata su un sistema di
classificazione: recupera il legame
titolo/classe impostato in catalogazione
– T Collocazione esplicita strutturata
(organizzata a 3 livelli)
TABBIB GESCAT
SEZIONE PERMANENTE vs. SEZIONE
TEMPORANEA:
Utile ad es. in caso di documenti che
vengano trasferiti a scadenza in sezioni “ad
hoc” per finalità particolari (allestimento di
mostre, testi d’esame… )
Per ripristinare in blocco la sezione
originaria AGGDA1RICAUT
(RICOLLOCAZIONE AUTOMATICA)
TABBIB GESTIONE PRESTITI E
LETTORI
• DSEZ Durata massima del prestito a
seconda della sezione dei documenti
sezione
• DURA Durata massima prestito per i tipi
standard = Interno E= Esterno H =
Richiesta di prestito R = Prenotazione
– Sia DURA che DSEZ possono essere
parametrizzate in base a TIPO LETTORE,
CATEGORIA DI MATERIALE, TIPOLOGIA
DI MATERIALE, GENERE
TABBIB GESTIONE PRESTITI E
LETTORI
• MAXP Numero massimo di volumi , in
base alla tipologia di movimento, a tipo
lettore, categoria e tipologia di materiale,
genere (si può usare l’indicatore di
raggruppamento se a tipologie diverse di
documenti si attribuisce lo stesso n.max.
di prestiti)
• MAXS Numero massimo di volumi per
sezione
TABBIB
GESTIONE PRESTITI E LETTORI
• MODU Modulo prestito (attributi di stampa e
dimensioni)
• REST Modulo rientro (id.c.s.)
• SERV Codice servizi per i lettori (definizione dei
servizi extraprestito cui il lettore può avere
accesso per ottenere evidenze statistiche)
• SOLL Lettera di sollecito (si o no a intestazione
e indirizzo della biblioteca)
» continua
TABBIB
GESTIONE PRESTITI E LETTORI
• SOSP Configura il n.ro di giorni di sospensione
dei lettori ritardatari in relazione al ritardo
• STAT Consente di impostare le sezioni e i
simboli di classe per i quali si intende ottenere
statistiche sui prestiti differenziate
• TESS Stampa tessere lettori (parametri
preferenziali di stampa)
TABBIBGESTIONI DI
SISTEMA
• CBAR Stampa codici a barre per
– Tessera lettore
– Inventari
• TEXT Testi liberi di stampa per
personalizzare i seguenti moduli:
– Comunicazioni ai fornitori
– Controllo prestiti e prenotazioni
– Lettera rinnovo abbonamento
– Lettera sollecito fascicolo
– Sollecito lettori
– Stampa ordini
CONFIGURAZIONIPARAMETRI
•
•
•
•
•
PARACA Parametri per catalogazione
PARELA Parametri per elaborati
PARSCH Parametri per schede
PARRIC Parametri per interrogazione
PARRID Parametri per ricerca in Indice
PARAMETRI PER CATALOGAZIONE
PARACA
• Consente di impostare alcuni valori di uso
ricorrente per evitarne la digitazione
• Consente di impostare le fasi catalografiche da
abilitare e il loro ordine progressivo
• Se non viene impostata alcuna
parametrizzazione specifica per CATEGORIA
MATERIALE, TIPOLOGIA MATERIALE o
BIBLIOTECA, è attiva la parametrizzazione
generale
CATEGORIA DI MATERIALE
• Ad ognuna delle 5 CATEGORIE DI
MATERIALE (
CATEMA)
– LIBRO ANTICO
– LIBRO MODERNO
– AUDIOVISIVI
– GRAFICA
– MUSICA
si possono associare apposite tabelle di
sistema, che definiscono le codifiche specifiche
dei materiali gestiti. Ogni tabella ammette una
gamma di valori particolari
CATEGORIE/TIPOLOGIE
• Ad ogni CATEGORIA DI MATERIALE
(CATEMA), possono essere associate in
scansione gerarchica una o più
TIPOLOGIE DI MATERIALE (TIMATE)
• Ad ogni CATEGORIA DI MATERIALE, ed
event. alle singole TIPOLOGIE, possono
essere associati
– CODICI DI GENERE
– CODICI DI GENERE DEL CONTENUTO
– CODICI DI RUOLO O DI RESPONSABILITA’
CATEGORIA /TIPOLOGIA
• CATEGORIA Libro moderno
TIPOLOGIE (DATI TIPO MATERIALE)
L Libro moderno
P Programma di sala
T Carteggio
R Libretto
GENERE
Cfr. CODICI DI GENERE STANDARD IN TABELLA SBN
GENERE DEL CONTENUTO: consentirebbe di
integrare le qualifiche di genere condivise in Indice
con valori riconosciuti SOLO IN POLO, (ad es.
ripristino genere MICROFORMA abolito da ICCU in
Indice (!)
CATEGORIA/TIPOLOGIA
• CATEGORIA Libro antico
TIPOLOGIE (DATI TIPO MATERIALE)
L Libro antico
P Programma di sala
T Carteggio
R Libretto
GENERE (es. AA Opere religiose, AB
Catechismo, AC Letteratura devozionale,ecc.)
CATEGORIA/TIPOLOGIA
• CATEGORIA Audiovisivi
TIPOLOGIE = TIPO SUPPORTI:
Es.CD Compact DISC, CS Cassetta sonora,
FI Filmato, VR Videoregistrazione (ecc.)
GENERE DEL CONTENUTO:
Es. ANI Animazione CIN Cinematografico
DOM Documentari MUS Musicale (ecc.)
RUOLO/RESPONSABILITA’
Es.AT Attore AU Autore testi CO Compositore
(ecc.)
CATEGORIA/TIPOLOGIA
CATEGORIA Grafica
TIPOLOGIE
Cartografia
Disegno
Fotografia ... Ecc.
Per la GRAFICA, a ogni TIPOLOGIA sono state
associati i dati specifici delle diverse TECNICHE
D’ESECUZIONE Es.
Disegno
Acquarello
Punta d’argento …
Fotografia
Dagherrotipo
Diapositiva su pellicola …
CATEGORIA/TIPOLOGIA
• Per la GRAFICA, per tutte o alcune
TIPOLOGIE sono state definiti dati specifici
GENERE , Es.:
• CARTOGRAFIA (TIPO MATERIALE)
– Carta geografica, Carta topografica, Mappa,
ecc (GENERE)
FORMATO, Es.:
• FOTOGRAFIA (TIPO MATERIALE)
– 36 mm, 18x24, Album, ecc. (FORMATO)
RUOLO O RESPONSABILITA’, Es.
– Incisore, Disegnatore, Tipografo
CATEGORIA/TIPOLOGIA
• CATEGORIA MUSICA
TIPOLOGIE
• Libro corale
• Partitura
• Spartito … Ecc.
GENERE DEL CONTENUTO
• Musica da ballo
• Musica da film
• Musica operistica … Ecc.
RUOLO O RESPONSABILITA’
• Cantante
• Compositore … Ecc.
GENERE/GENERE DEL
CONTENUTO
• Alle varie CATEGORIE DI MATERIALE
sono associati i valori del CODICE DI
GENERE (per MODERNO e ANTICO
rispettano la tabella standard SBN-Indice)
• Si possono associare i valori della tabella
GENERE DEL CONTENUTO,che possono
essere diversificati a seconda delle diverse
TIPOLOGIE (es. DVD / CASSETTE
AUDIO)…
USO DI CODICI TIPOLOGIE/GENERI
• I valori standard dei codici di TIPOLOGIE /
GENERI e relative sottocodifiche possono
essere implementati e dettagliati meglio a
livello di polo
• Il loro utilizzo avviene nella catalogazione
SOLO IN POLO
(CATLMO/CATAUD/CATGRA/CATMUS),
all’opzione QUALIFICAZIONI
• Eventualmente, potrebbero essere
valorizzati in opac quali filtri di ricerca più
specifici
USO DI CODICI TIPOLOGIE/GENERI
• Inoltre, sarebbero possibili implementazioni atte
a recuperare specificità sacrificate nella carta
d’identità standard del documento in quanto non
riconosciute in Indice (valori di di GENERE
NON GESTITI IN INDICE potrebbero diventare
GENERE DI CONTENUTO SOLO in POLO) ->
– - esempio
ESEMPIO DA PROVA
• Come inserire nella CATALOGAZIONE
SOLO IN POLO di un record condiviso con
l’Indice una qualificazione che NON sia
riconosciuta dall’Indice ma sia visibile
dall’opac locale?
– CATALOGAZIONE GESTIONE DATI
POLO QUALIFICAZIONI scegliendo
un valore previsto per quella
CATEGORIA/TIPOLOGIA MATERIALE
nella tabella GENERE DI CONTENUTO
ESEMPIO DA PROVA
ESEMPIO DA PROVA
ESEMPIO DA PROVA
ESEMPIO DA PROVA
ESEMPIO DA PROVA
PARACA –> DATI COLLOCAZIONE
• Inventari pregresso (S=gestione
automatica dell’inventario pregresso
anzichè di quello corrente)
• Collocazione a blocchi (inventaria più
copie dello stesso documento in sequenza)
• Tipo circolazione di default nella biblioteca
(S=AMMESSO vs. N= NON AMMESSO AL
PRESTITO)
• Sezione per catalogazione da prestito:
consente di predefinire una sezione unica
per tutte le notizie 03