Cos’è Clima
Database relazionale Multipiattaforma,
Multiaziendale, compatibile con i sistemi di
gestione della qualità ISO 9000.
Perché Clima
PROCEDURA GESTIONALE CENTRI ASSISTENZA
Oltre ad ottemperare agli obblighi di legge,
rappresenta uno strumento avanzato per
l’organizzazione aziendale.
A chi si rivolge
Sia alle piccole/medie imprese che alle strutture
operanti su scala industriale e alle reti in
franchising.
Adattabilità
Grazie alla sua modularità e ai brevi tempi di
sviluppo (sia per le personalizzazioni che per gli
adeguamenti alle nuove disposizioni di legge),
Clima rappresenta uno strumento versatile adatto
alle più svariate esigenze di gestione aziendale.
Supporto e consulenza
Il team Eskimo segue il Cat in tutte le fasi di
avviamento, dall’installazione alla formazione e
consulenza direttamente presso la sede del cliente;
servizio assistenza telefonica e in accesso remoto.
Aggiornamenti mensili online.
Chiamata Straordinaria
MOBILE
GESTIONE
FLOTTE
Agende
Appuntamento
Fatturazione
Intervento
Pagamenti
Manutenzione Programmata
Powerd by
Clima è stato sviluppato in 4th Dimension, database relazionale
multipiattaforma client/server ad interfaccia grafica, il cui ambiente
fornisce al’utente finale una gamma completa di strumenti per la
gestione aziendale integrata; la caratteristica multitasking di Clima
coniuga potenza e semplicità d’uso permettendo di effettuare
simultaneamente ricerche, ordinamenti, macro-procedure da
applicare a grandi volumi di dati.
Report: Generatore di formati di stampa personalizzati
Label: Generatore di formati “etichette”
... tutto in un unico strumento
REQUISITI MINIMI
• Monoutenza o postazione Client
Processore: Intel Pentium III o superiore
Motorola G4 o superiore
OS: Win2000 SP4
WinXP SP2
Mac OSX 10.3.9
RAM: 256 MB Minima
512 MB Consigliata
Graph: Componente per la generazione di dati statistici
Query Editor: Creazione di criteri multipli di ricerca relazionali
su qualsiasi archivio/campo del db
Sort Editor: Ordinamenti a più livelli anche su campi non
indicizzati
4D Tools: Set di funzioni per la manutenzione del db: recuperabilità, compattazione spazio inutilizzato, controlli
di integrità referenziale, ordinamenti permanenti.
Connectivity: Interfacciamento con soluzioni esterne tramite i
protocolli Oracle, ODBC, XML, ecc.
4th Dimension® è un marchio registrato di 4D, Inc. - Clima® è un marchio registrato di Eskimo Srl.
Risoluzione video: 800 x 600 Minima
1024 x 768 Consigliata
• Server
Processore: Intel Pentium IV o superiore
Motorola G5
OS: Windows 2003 Server SP1 o R2
Mac OSX Server 10.3.9
RAM: 512 MB Minima
1024 MB Consigliata
...è in arrivo il sereno.
Via del Lazzaretto, 168/15 - 59100 Prato
Tel. 0574 643576 - Fax 0574 643575
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PROCEDURA GESTIONALE CENTRI ASSISTENZA
RISCALDAMENTO E CONDIZIONAMENTO
Il sistema informativo per la gestione dei centri di assistenza
impianti di riscaldamento e condizionamento
Principali Moduli Disponibili
B1.
Reperimento automatico scheda cliente.
Movimentazione con barcode.
B1
A1
A1.
B
A
A. Modulo Base
B. Documenti Magazzino e
Fatturazione
Per organizzare tutte le fasi del flusso di gestione
del CAT: dalla codifica delle anagrafiche clienti,
alla gestione delle chiamate, agende appuntamenti, manutenzione programmata,
registrazione interventi, scarico pezzi di ricambio,
gestione scadenze attrezzature.
Per gestire la movimentazione
di magazzino, l’emissione di
ordini a fornitore, DDT, fatture
e i preventivi. Per effettuare la
gestione dei pagamenti.
€. Integrazione contabilità
C. Word processing
D. Statistiche
Soluzione palmare per il
tecnico. Permette la registrazione dell’intervento,
la stampa dell’allegato
H/G/Fattura/Ricevuta
fiscale, e lo scambio dati
con la sede tramite
connessione remota.
Grafici e statistiche
riepilogative della
gestione aziendale.
D
H
H. Clima Mobile
C
€
Gestione integrata testi
per comunicazioni
aziendali.
Esportazione dati verso i
più diffusi pacchetti
gestionali.
PROCEDURA GESTIONALE CENTRI ASSISTENZA
RISCALDAMENTO E CONDIZIONAMENTO
G. Commesse grandi
impianti
E. Rete CAT
Per comunicare ai tecnici le
chiamate straordinarie.
Per i centri assistenza con sede
centrale e più filiali sul territorio.
E
G
F
Per preventivare e pianificare
i servizi di conduzione,
manutenzione e terzo responsabile grandi impianti. Per
avere in forma sintetica e
analitica la redditività delle
commesse.
F. Sms
A. Modulo Base
Anagrafiche
Schede impianti di riscaldamento, condizionamento, trattamento aria e acqua,
pannelli solari, refrigerazione. Schede cantieri, clienti, fornitori, centri
assistenza, conduttori, installatori, progettisti, amministratori, spedizionieri,
tecnici interni ed esterni. Privati e aziende. Posizionamento scheda impianto
per zona/comune, quartiere/frazione e condominio/agglomerato di edifici e
macrozone. Inserimento facilitato indirizzo da elenco toponimi esistenti nel
database. Integrabilita’ con sistemi di gestione flotte per visualizzazione
posizionamento cliente sul territorio (GPS). Visualizzazione e gestione situazione
impianto con accesso immediato allo storico manutenzioni, ricambi sostituiti
e rilevazioni effettuate. Dati di fatturazione con condizioni pagamento standard,
gestione iva al 4% e 10% per condomini e privati, banche appoggio, C/C, e
CIN. Storico inquilini, proprietari, progettisti, terzi responsabili dell’impianto.
Stampa libretto centrale (riscaldamento) e libretto impianto (riscaldamento
e refrigerazione). Gestione dati di fatturazione (condizioni di pagamento,
sconti particolari, esenzioni IVA ecc.) Intestatario impianti per gestione
commesse di amministrazioni provinciali e comunali. Elenco personale
dell’azienda cliente con dati indirizzo, eMail (invio messaggi di posta elettronica)
e HTTP (collegamento al sito WEB). Gestione segnalazioni compatibile con
Vision 2000 (reclami, non conformità e valutazione fornitori) provenienti da
richiesta e/o da intervento con azioni di chiusura (lettera di avviso inviata,
intervento ecc.). Immagine con foto impianto. Elenco impianti con singolo
apparecchio e grandi impianti. Gestione potenze complessive sottoimpianti.
Apparecchi con modello o parti impianto (centrale termica, vasi di espansione,
fancoil, pompe, UTA ecc.). Modelli apparecchio con dati tecnici (potenza,
combustibile ecc.), di legge, per garanzie e fatturazioni rimborsi. Classificazione
modelli per tipologia (caldaia murale, bollitore, addolcitore, ventilconvettore,
split ecc.) e per famiglia o serie di produzione. Caratteristiche apparecchio:
installazione, prima accensione, modello, matricola, identificativo apparecchio
per ente controllore, locale, combustibile, ecc. Gestione parametrica descrizioni
componenti impianto. Storico allegati DPR 551/99 e DL 192/05 (allegati H,
H bis, G e F) e analisi di combustione. Storico allegati DPR 147/06 per
condizionamento/refrigerazione. Storico abbonamenti con contratti di
manutenzione e copertura attuale. Immagine apparecchio e/o impianto.
Collegamento alle schede tecniche del costruttore in vari formati (PDF, Word,
JPEG ecc.) per la consultazione immediata a video della struttura e delle
funzioni disponibili sul modello dell’apparecchio (scheda tecnica, pannelli
controllo, esplosi e libretti istruzione).
Manutenzioni programmate
Gestione stato avanzamento apparecchio per manutenzioni e controlli. Stato
avanzamento con aggiornamento automatico su base periodica annuale e/o
multipli di mesi. Proposta emissione autocertificazione (bollino) su base
periodica, fascia di potenza e analisi. Periodi di servizio per commesse grandi
impianti. Funzioni di ricerca elenco apparecchi da manutenere nel periodo.
Creazione automatica appuntamenti di manutenzione con elenco dei servizi
da effettuare compilati in automatico. Distribuzione automatica appuntamenti
a tecnici e assegnazione date di prenotazione con ottimizzazione degli
spostamenti. Visualizzazione immediata a video dell’elenco degli appuntamenti
di manutenzione da programmare per la chiamata al cliente. Stampa elenco
manutenzioni con dati dell’apparecchio e dell’appuntamento.
Chiamate straordinarie
Gestione tipologie guasti segnalati dal cliente con quantificazione oraria.
Creazione automatica scheda anagrafica e richiesta intervento per nuovi clienti.
Segnalazione cliente da richiamare. Gestione tecnico da avvertire. Clienti
disponibili all’anticipo e gestione conferme appuntamenti. Segnalazione
manutenzioni in scadenza.
Appuntamenti
Appuntamento per squadra o per singolo tecnico. Agenda settimanale con
riepilogo del carico di lavoro per tecnico suddiviso per mattina/pomeriggio
e segnalazione appuntamenti della stessa zona o zone limitrofe. Agenda
giornaliera con appuntamenti suddivisi per mattina/pomeriggio. Ricerca del
tecnico piu’ vicino per mezzo di filtri su agenda per zona, quartiere, condominio,
indirizzo, zona territoriale. Integrabilita’ con sistemi GPS per posizionamento
automezzo sul territorio. Agenda sintetica giornaliera per distribuzione
appuntamenti da parte responsabile area tecnica. Proposta tecnico in base
a criteri di scelta per zona, ultimo intervento o preferito dal cliente. Esito
chiamata telefonica (preso appuntamento, spostamento prenotazione, cliente
da richiamare, informazioni tecniche, risoluzione problemi). Gestione
cancellazione appuntamenti con storico motivazioni. Scelta tecnico per
l’appuntamento direttamente da agenda. Richiamo autocertificazione da emettere
per interventi di manutenzione. Gestione periodi assenze e chiusura CAT con
motivazione. Elenco appuntamenti aperti visualizzato all’avvio della procedura.
Stato appuntamento: aperto, da completare, con chiusura intervento. Stampa
schede di uscita complete di storico e situazione impianto/apparecchio. Stampa
allegati H, H Bis, G, F per centrali, rapporti di lavoro su foglio bianco A4 e su
prefincato.
Interventi
Esiti negativi (interventi non effettuati), intermedi, positivi. Registrazioni tempi
intervento e tempi trasferta. Gestione squadre tecnici e automezzi. Copertura
intervento (abbonamento, commessa, senza contratto e garanzie casa
costruttrice). Stipule e rinnovi contratti. Castelletto importi intervento con
diritti fissi, quota abbonamento, ricambi, manodopera e abbuoni. Diritti fissi
di chiamata legati a contratto o calcolati sulla base della distanza del cliente
dalla sede del CAT. Doppia copertura intervento per contratti e garanzie.
Registrazione elenco ricambi sostituiti con prezzi e garanzie. Gestione lotti di
carico e pezzi in prova. Registrazione elenco manodopere (manutenzioni e
straordinarie). Gestione listini manodopera e tipologie intervento. Gestione
condizioni di pagamento per fatturazione differita. Gestione residui pagamento
da incassi a rimessa diretta. Registrazioni costi interventi su tre voci: ricambi,
manodopera, trasferta. Costi ricambi su ultimo costo acquisto o listino. Costi
manodopera per qualifica tecnico o costo medio aziendale operatore. Costi
trasferta composti: autostrada, costo chilometrico automezzo, vitto, alloggio
e parcheggio. Ritorni tecnico per completamento lavori e correzione problemi.
Registrazione dati Allegato H, H bis, G e F con dati dell’analisi di combustione.
Registrazione rapporto di controllo condizionamento/refrigerazione. Registrazione
stato dell’apparecchio (stato coibentazioni, canna fumaria ecc.). Gestione
autocertificazione per comuni e province. Gestione estesa bollino e ricevute
ente controllore con tipo pagamento (incasso manutentore, bollettino postale,
bolletta, diretto cliente) e fino a 6 fasce di potenza. Produzione file per
trasmissione dati allegato (H, G, F) all’ente di competenza. Chiusura
raccomandazioni e prescrizioni. Gestione scarico deposito automezzo. Gestione
pezzi in prova. Registrazione segnalazioni (reclami e non conformità). Lettura
consumi.
Contratti e Garanzie
Listini contratti. Contratti periodici annuali (anche contratti decennali). Gestione
contratti a tacito rinnovo. Servizi e/o ricambi coperti da contratto. Estensioni
garanzia casa costruttrice. Contratti stipulati alla prima accensione. Diritto
fisso di chiamata a costi fissi o calcolato su distanza o su fasce di urgenza.
Abbuono diritti fissi e/o manodopera dopo manutenzione o rinnovo. Gestione
sconti su contratto. Gestione competenze (ratei e risconti) annuali per importi
abbonamenti. Tipologie commesse grandi impianti con ricarichi base per
preventivazione (con servizio terzo responsabile e gestione calore). Gestione
garanzie casa costruttrice per privati e aziende. Gestione rimborsi ricambi in
garanzia e manodopere interventi in garanzia. Storico rinnovi contratti per
singolo apparecchio. Fatturazione anticipata contratti, rinnovi a mezzo bollettino
postale, rinnovi su intervento. Gestione clienti senza contratto.
Magazzino base
Schede depositi (magazzini centrali e automezzi). Schede articolo per pezzi
di ricambio e apparecchi. Dati tecnici dell’articolo: quantità per confezione
standard, scaffale e posizione su magazzino centrale e automezzo, unità di
misura ecc. Gestione scorta minima per singolo deposito e generale. Ricerca
sottoscorta per somma depositi o singolo deposito. Quantità minima di riordino
a fornitore. Produttore e fornitore abituale. Gestione codici alternativi e
corrispondenti del costruttore (per codifiche interne). Articoli fuori inventario.
Articoli fuori produzione. Elenco modelli su cui è possibile sostituire il pezzo
di ricambio (distinta base). Elenco giacenze e disponibilità per deposito.
Gestione movimenti di magazzino di carico e scarico. Stampa inventario
manuale. Listini prezzi di acquisto vendita, a terzi con funzioni di aggiornamento
percentuale e importazione dati da file esterni (per listini ufficiali di vendita a
cliente finale del costruttore). Gestione multilistino con definizione dei prezzi
dello stesso articolo su più listini. Listini per dipendenti. Listini attivi per
periodo. Listini collegabili a singolo fornitore o cliente.
Attrezzature
Scadenze attrezzature (automezzi, analizzatori ecc.) a chilometri o temporali.
Tipologie scadenze a due livelli per la gestione di bolli, assicurazione, tagliandi,
revisioni, ricarica gas ecc. Assegnazione competenze per tipologia a singolo
operatore. Stato scadenza: scaduta, in scadenza, chiusa, futura. Elenco scaduti
o in scadenza all’accensione del programma. Gestione schede carburante con
importi e calcolo consumi. Notifica scadenze automezzi su presa appuntamento.
Gestione date “Memo” del CAT.
A1. Riconoscimento automatico scheda cliente
Collegamento a periferiche di telefonia per identificazione del numero chiamante
e apertura automatica della scheda anagrafica corrispondente. Composizione
automatica del numero di telefono direttamente dalla scheda anagrafica. E’
necessario che le periferiche telefoniche (telefoni analogici/digitali, soluzioni
centralino con tecnologia TAPI, modem) supportino determinate caratteristiche
tecniche.
B. Documenti Magazzino e Fatturazione
DDT di entrata, uscita, acquisto, vendita. Ordini a fornitore e ordini clienti.
Gestione partite aperte di magazzino per evasione ordini, DDT in conto lavoro,
DDT a costruttore pezzi di ricambio in garanzia ecc. Codifica lotti di carico.
Creazione automatica riordino a fornitore per articoli sottoscorta. Creazione
automatica DDT per garanzie a fornitore/costruttore con estrapolazione dati
da schede interventi in garanzia. Gestione giacenze, disponibilità, venduto,
inventario, totale materiale caricato e scaricato ecc. Situazione depositi a
video, su stampa e estrapolazione su file per rielaborazione su foglio elettronico.
Inventario di fine anno con valorizzazione a ultimo costo di acquisto, prezzo
medio, listino di acquisto. Stampa inventario. Estrapolazione dati inventario
per rielaborazione in foglio elettronico. Fatture differite da intervento. Fatture
differite da DDT di consegna. Fatturazione prime accensioni.
Fatturazione alla casa costruttrice per rimborsi pezzi di ricambio sostituiti in
garanzia al cliente. Fatturazione rimborsi manodopere in garanzia casa
costruttrice. Fatturazione notule con calcolo ritenuta d’acconto. Fatturazione
manutenzioni per condomini con ritenuta al 4%.
Fatturazione anticipata contratti su singoli apparecchi. Gestione scadenze di
pagamento attive e passive, da fatturazione (RIBA, Bonifici ecc.) e ricevuta
(pagamenti immediati con residuo). Elenco scadenze aperte visualizzato
all’avvio della procedura.
Produzione file per trasmissione elettronica alla banca delle scadenze di
pagamento in formato ABI (home banking). Preventivi per installazione.
Stampa documenti su formato A4 con e senza intestazione, con e senza logo
aziendale. Gestione dismissione automezzi con ricarico pezzi in magazzino
o altro deposito. Rintracciabilità pezzi di ricambio presso cliente.
B1. Movimentazione con barcode
Gestione della movimentazione di magazzino e degli interventi a mezzo di
lettori. Stampe su etichette del codice a barre in formati per busta, scatola,
scaffale. Gestione codice a barre per uso interno e del fornitore/costruttore.
Carico scarico automatico automezzi/magazzino con terminale cordless.
C. Word processing
Integrazione del testo con funzioni di estrapolazione dati del database (mail
merge): indirizzo del cliente, data di prenotazione appuntamento manutenzione,
importo contratto ecc. Gestione mailing a cliente per rinnovi contratti,
pianificazione manutenzioni, pubblicità.
Gestione mailing a installatori o CAT per corsi di aggiornamento. Lettere di
sollecito pagamento. Lettere per notifica di non conformità rilevate sugli
impianti. Scheletro base per preventivi e contratti di commessa. Selezione
lettere da inviare disponibile su tutti gli elenchi/archivi (schede anagrafiche,
elenco apparecchi, elenco appuntamenti, ecc.). Gestione storico invio lettere
con data stampa, data invio e archiviazione opzionale in forma elettronica del
documento.
D. Statistiche
Estrapolazione dati su file per integrazione con foglio elettronico. Statistiche:
mensile stipule e rinnovi contratti, clienti per zona, clienti per costruttore,
contratti attivi per costruttore, apparecchi installati e clienti per installatore,
collaudi per zona, modelli clienti attivi e non, consumi per periodo e apparecchio,
redditività commessa, importi netti intervento, abbonamenti manodopere e
ricambi interventi, interventi ordinari e straordinari per modello, importi per
condizioni pagamento, annuale ricambi sostituiti su modello, ritorni su
appuntamento non chiusi, segnalazioni e tipologie di assenze per tecnico e
totali, produttività periodica tecnico, rinnovi contratti.
Statistica guasti e manodopera da inviare al produttore su base tabellare
definita dal produttore. Grafici immediati con parametrizzazione formati di
visualizzazione. Grafici: apparecchi per costruttore, clienti e apparecchi,
mensile prime accensioni, interventi per periodo, mensile interventi per tecnico
e totale, segnalazioni, residui pagamento su ricevuta, scadenze pagamento
aperte e chiuse, pagamenti per periodo.
E. Rete CAT
Gestione multiazienda centralizzata con definizione di una struttura gerarchica
fra le aziende. Gestione azienda “madre” e filiali sul territorio. Gestione per reti
in franchising per servizi post-contatore. Gestione Call Center centralizzato (con
o senza numero verde). Gestione appuntamenti centralizzata e locale. Distribuzione
immediata al Cat di competenza del singolo appuntamento. Accessi e sicurezza
multilivello per la gestione degli operatori remoti e amministratori di sistema.
Parco clienti suddiviso per singolo CAT e centralizzato. Visualizzazione delle
sole schede clienti e agende del CAT per gli operatori locali. Gestione listini
contratti, ricambi, manodopera centralizzata o localizzata per ogni singolo CAT.
F. SMS
Invio di comunicazioni relative agli appuntamenti via SMS direttamente da
cellulare collegato al PC. Gestione centralizzata invio SMS (per installazioni
multiutenti del database con presenza di una macchina server). Invio dati
principali dell’appuntamento: nominativo, indirizzo, località e motivi
dell’intervento.
G. Commesse grandi impianti
Codifica grandi impianti (centrali termiche, sistemi di trattamento aria e
refrigerazione). Codifica componenti dell’impianto e parti di impianto su cui
effettuare i servizi offerti da contratto. Codifica schede cantiere e depositi
temporanei. Preventivi con calcolo costi manodopere, ricambi e costi trasferta.
Importi per manodopere esterne e ricarichi in percentuale su netto commessa.
Lettera preventivo e contratto integrata direttamente nel documento (integrazione
con il modulo C di word processing). Gestione commesse di conduzione,
manutenzione ordinaria e straordinaria (apertura cantiere). Gestione calore
(fornitura combustibile ed energia). Gestione servizio di terzo responsabile.
Stato preventivo: analisi offerta, in attesa di preventivo, offerta inviata al cliente
(con numero e data protocollo), offerta accettata, offerta non accettata.
Pianificazione e programmazione manutenzioni per periodo di servizio.
Riepilogo servizi da effettuare su grafico giornaliero, mensile e settimanale.
Creazione automatica appuntamenti con raggruppamento elenco servizi del
singolo apparecchio. Stampa scheda appuntamento con riepilogo servizi da
effettuare e storico apparecchio. Richiesta approvvigionamento materiale per
commesse straordinarie su cantiere.
DDT di consegna materiale. Aggiornamento stato avanzamento servizi e
chiusura servizi con registrazione rapporti di lavoro. Gestione consegne dirette
materiale a cantiere. Chiusura lavori cantiere con creazione automatica DDT
di rientro materiale. Gestione sospensione commessa per rilevamento non
conformità o altro. Fatturazione importi commessa a “corpo” con importo
distribuibile su più documenti. Redditività commessa con calcolo utile su
costi suddivisi per manodopera, ricambi, trasferte e fatture di acquisto. Per
emissione di DDT e fatture è necessario il modulo B.
H. Clima Mobile
Software per palmari realizzato per supportare il tecnico nella
gestione/registrazione degli interventi, rendendo disponibili e facilmente
consultabili tutte le informazioni necessarie (dati cliente e apparecchio, storico
degli interventi effettuati, magazzino automezzo, listino prezzi), riducendo
notevolmente la documentazione cartacea. Registrazione dell’intervento, dei
ricambi sostituiti, manodopera, esiti del controllo, rilevazioni delle analisi dei
fumi (possibilità, con analizzatori compatibili, di importare automaticamente
i valori), nonchè stipula e rinnovo dei contratti di abbonamento. Stampa su
formato A4 dell’allegato G/H, ricevuta fiscale e/o fattura, rapporti e documenti
personalizzati utilizzando una stampante di peso e ingombro estremamente
ridotto. Scambio dati con il sistema Clima tramite connessione diretta o con
comunicazione remota (GPRS). Trasmissione da remoto dei dati riguardanti
un intervento straordinario e urgente (i dati sul palmare vengono aggiornati
senza dover passare in sede). Gestione del servizio di reperibilità festiva con
interrogazione remota del database centrale. In clima i dati registrati e trasferiti
da palmare vengono acquisiti e controllati in maniera automatica, con notevole
risparmio di tempo e risorse. Integrazione con alcuni programmi di navigazione
satellitare. Interfaccia grafica realizzata appositamente per garantire la semplicità
d’uso e la facilità di apprendimento. Soluzione hardware appositamente studiata
per ridurre l’ingombro al minimo senza necessità di una valigetta aggiuntiva.
€. Integrazione contabilità
Collegamento verso i più diffusi software gestionali presenti sul mercato
italiano. Gestione contropartite di ricavo su DDT, fatture e ricevute. Esportazione
dati verso contabilità con informazioni del conto cliente e delle contropartite
di ricavo per ricambi, manodopere ecc. Gestione chiusura pagamenti con
aggiornamento scheda cliente su Clima.