Condizioni di adesione a e-fattura
per i clienti commerciali
Le presenti condizioni regolano l’adesione dei clienti commerciali alle
soluzioni di e-fattura di PostFinance (tutte le designazioni di persona si
riferiscono a individui di ambo i sessi e a una pluralità di persone).
Con la sottoscrizione del modulo di iscrizione a e-fattura o con l’iscrizione
online al servizio e-fattura via e-finance o e-fattura light, l’aderente
accetta le presenti condizioni di adesione.
4.3 Giornale delle transazioni
Per consentire la tracciabilità delle transazioni PostFinance tiene un
apposito giornale in cui figura l’importo della fattura di ciascuna transazione. Tali dati sono considerati dati aziendali da PostFinance e sono
quindi archiviati conformemente alle prescrizioni normative della stessa
PostFinance.
1. Servizio
La soluzione e-fattura di PostFinance consente l’invio e la ricezione di
fatture elettroniche. Il cliente commerciale, in qualità di emittente della
fattura (di seguito denominato «mittente»), può inviare fatture in modo
elettronico e, in qualità di destinatario della fattura (di seguito denominato «destinatario»), può ricevere fatture elettroniche con firma digitale.
PostFinance collabora con partner e fornitori di servizi che erogano servizi di e-fattura equivalenti. Sulla base dell’identificazione del destinatario
PostFinance riconosce il partner di cui quest’ultimo è cliente e invia i dati
della fattura al corrispondente sistema del partner. Viceversa i partner
inviano a PostFinance i dati delle e-fatture dei propri clienti affinché li
recapiti, a condizione che il destinatario sia cliente di PostFinance. Il mittente, con una dichiarazione di delega, può delegare PostFinance e i partner a lei collegati ad apporre la firma digitale sui dati delle fatture. Ciò
garantisce che i giustificativi trasmessi siano conformi alle disposizioni di
legge vigenti in Svizzera in materia di dati elettronici delle fatture.
5. Sicurezza dei dati
L’aderente prende atto che i dati sono trasmessi tramite strumenti fondamentalmente accessibili anche a terzi. Questo vale in particolare per la
comunicazione che avviene tramite sistemi pubblici senza particolari protezioni. Esiste la possibilità di codificare i dati in accordo con PostFinance.
PostFinance si impegna a prendere tutte le precauzioni economicamente
accettabili nonché possibili dal profilo tecnico e organizzativo per proteggere efficacemente i dati dall’accesso di terzi non autorizzati.
2. Infrastruttura necessaria
Spetta all’aderente predisporre l’infrastruttura necessaria per una corretta
trasmissione dei dati richiesti e per la ricezione delle fatture.
L’aderente è tenuto a prendere misure adeguate per quanto concerne la
sicurezza della sua infrastruttura (ad es. diritti di accesso, sicurezza dei
dati, ecc.).
3. Trasmissione dei dati e identificazione
La trasmissione dei dati viene effettuata secondo il canale scelto
dall’aderente. L’identificazione e l’autenticazione dell’aderente avvengono
con modalità diverse a seconda del tipo di canale scelto.
PostFinance invia le necessarie caratteristiche di identificazione all’indirizzo specificato dall’aderente nel modulo di adesione, sempre che queste
non vengano create direttamente online. Chi si identifica manualmente o
automaticamente tramite dette caratteristiche di identificazione è considerato legittimato da PostFinance (autolegittimazione). PostFinance controlla soltanto dette caratteristiche di identificazione senza effettuare un
controllo più approfondito della legittimazione. Non sono pertanto considerate eventuali regole vigenti in materia di procura, rapporti giuridici
interni, altre iscrizioni nel registro di commercio o pubblicazioni.
Le caratteristiche di identificazione devono essere tenute segrete e protette dall’uso da parte di terzi non autorizzati. L’aderente è tenuto a
rispettare e a far rispettare questa norma di sicurezza anche ai terzi a cui
fa ricorso (personale ausiliario, impiegati, ecc.).
489.77 it (Print/pf.ch/dok.pf) 06.2013 PF
4. Custodia dei dati e cancellazione
4.1 Dati delle fatture
Nel quadro delle disposizioni legali (in particolare l’art. 962 e segg. CO,
LIVA, Olc e OelDI) è responsabilità dello stesso aderente custodire le
fatture. Egli prende atto che i dati delle fatture, in particolare i dettagli,
generalmente non vengono archiviati da PostFinance.
I dati delle fatture vengono irrevocabilmente cancellati al più tardi dopo
120 giorni, più un periodo di ulteriori sette giorni necessario per motivi
di backup, dal momento della scadenza della fattura ovvero dall’ultima
modifica di stato della stessa.
Le fatture con firma digitale di PostFinance, a seconda del tipo di consegna a mittente e destinatario, sono conservate da PostFinance fino a
un anno dopo la consegna. Dopo tale termine anche questi dati sono
irrevocabilmente cancellati. Se i dati della fattura sono stati trasmessi a un
partner, valgono le disposizioni per l’archiviazione del sistema del partner.
4.2 Archivio online dei PDF
I mittenti che si registrano via e-fattura light (vedi il punto 14.5) e i destinatari che si registrano tramite e-finance hanno la possibilità di fare
archiviare da PostFinance le fatture firmate in formato PDF. In questo caso
PostFinance le archivia per un periodo di 10 anni e le mette a disposizione
tramite e-fattura light o e-finance. I dati sono cancellati dopo massimo
11 anni. Il servizio di archiviazione è a pagamento. I prezzi dettagliati
sono riportati nel listino e-fattura. È possibile disdire questo servizio di
archiviazione in qualsiasi momento con comunicazione scritta.
In caso di soppressione dell’archivio, PostFinance dietro versamento di
una tassa una tantum di CHF 25.– invia le e-fatture archiviate per mezzo
di un supporto dati all’ultimo indirizzo noto e le cancella dall’archivio.
6. Protezione dei dati e obbligo di riservatezza
PostFinance si impegna a rispettare le disposizioni della legge sulla protezione dei dati. Pertanto protegge i dati dei clienti adottando misure
idonee e li tratta in modo strettamente confidenziale. I dati di cui viene
eventualmente a conoscenza nell’ambito della fornitura dei suoi servizi
sono utilizzati esclusivamente per l’esecuzione del contratto.
L’aderente accetta che, nell’ambito dello svolgimento del servizio, i suoi
dati siano comunicati ai partner e ai fornitori coinvolti (redi il punto 1) e ai
terzi a cui si fa ricorso (redi il punto 16.2), in Svizzera e all’estero.
L’aderente prende atto e autorizza inoltre tutti i soggetti coinvolti nella
e-fattura a trasmettere a propria volta questi dati a terzi incaricati in altri
paesi per fini di elaborazione o salvataggio dei dati. Questi dati trasmessi
all’estero non sono più tutelati dal diritto svizzero, bensì sono soggetti a
quello del relativo paese, e le leggi straniere e le disposizioni normative
possono imporre la trasmissione di questi dati alle autorità o a terzi.
7. Giustificativi contabili
È compito dell’aderente concordare con gli emittenti delle fatture le relative modalità di trasmissione (per via elettronica o su carta). PostFinance
non verifica né i presupposti commerciali né la correttezza del contenuto
delle e-fatture. In caso di discordanze nel contenuto delle fatture il destinatario deve mettersi in contatto direttamente con il relativo mittente.
PostFinance ha il diritto di rifiutare i dati illeciti o non conformi al contratto e di non accettare l’esecuzione dei relativi mandati o di parte di
essi.
8. Firma digitale
Il mittente è tenuto a fornire al destinatario una fattura conforme alle
norme sull’IVA. Mediante una dichiarazione di delega può incaricare
PostFinance e i suoi partner di apporre la firma digitale necessaria per le
fatture elettroniche.
PostFinance conferma di essere in possesso di una tale dichiarazione di
delega da parte degli emittenti delle fatture che essa consegna con firma
digitale, ovvero che il partner di PostFinance a cui l’emittente della fattura
ha inviato i dati della fattura è in possesso di una tale dichiarazione. Inoltre conferma che la firma digitale applicata da lei stessa o dal suo partner
soddisfa i requisiti legali per la firma delle fatture elettroniche.
A seconda del tipo di consegna ed elaborazione della e-fattura il
destinatario potrebbe ricevere più file firmati della stessa e-fattura. In
tal caso deve dichiarare quale file firmato sarà utilizzato per l’ulteriore
elaborazione.
L’aderente prende atto che i giustificativi elettronici sono firmati da
PostFinance o dai suoi partner. Il mittente resta comunque sempre
l’emittente della fattura nei confronti del destinatario. L’aderente si assume comunque la responsabilità del rispetto delle norme fiscali che lo
concernono.
9. Blocco
PostFinance è autorizzata a bloccare l’accesso dell’aderente ai servizi di
e-fattura in qualsiasi momento, senza indicarne i motivi e senza alcun
preavviso. Deve semplicemente informare l’aderente del blocco con una
modalità idonea.
L’aderente può fare bloccare in qualsiasi momento il proprio accesso alla
soluzione e-fattura. Il blocco nonché la relativa rimozione devono essere
richiesti per iscritto.
10. Tempi di inoltro/consegna e di elaborazione
Il servizio e-fattura è disponibile 24 ore su 24. Il servizio di assistenza è
garantito dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 18.00. I dettagli sono riportati nel Service Level Agreement nel manuale sulla e-fattura.
11. Prezzi e condizioni
Il servizio e-fattura è a pagamento. I prezzi dettagliati sono riportati nel
listino e-fattura. I servizi acquistati sono fatturati su base mensile. Se
l’aderente utilizza il servizio e-fattura in qualità di destinatario, riceverà
automaticamente la fattura per via elettronica.
PostFinance si riserva il diritto di adeguare in qualsiasi momento prezzi
e condizioni. In tal caso comunicherà i nuovi prezzi all’aderente con un
preavviso di almeno tre mesi.
12. Diritti di marchio ed elenchi pubblici
I marchi di PostFinance messi a disposizione dell’aderente a titolo gratuito
per l’uso legato al servizio e-fattura sono protetti. L’aderente può utilizzarli sul proprio sito internet o sui propri strumenti di comunicazione
(ad es. opuscoli) secondo le indicazioni di PostFinance, al fine di pubblicizzare la soluzione e-finance presso potenziali altri aderenti. A tal fine
PostFinance concede all’aderente una licenza gratuita, non trasferibile,
non esclusiva e limitata alla durata del rapporto contrattuale.
L’aderente autorizza PostFinance a citare i suoi dati sui seguenti elenchi
pubblici. A tal fine concede a PostFinance una licenza gratuita, non trasferibile, non esclusiva e limitata alla durata del rapporto contrattuale.
Elenchi:
– Elenco degli emittenti fattura su e-finance
Contenuti: Emittente della fattura
Dati pubblicati: Nome, collegamento a pagine di
registrazione e disdetta
Disponibilità: Clienti e-finance di PostFinance
– Elenco degli emittenti fattura su www.e-fattura.ch
Contenuti: Emittente della fattura
Dati pubblicati: Nome, logo
Disponibilità: Pubblico
– Registrazione nell’elenco B2B e-fattura su www.edirectory.ch
Contenuti: emittente della fattura e destinatario della fattura B2B
Dati pubblicati: nome, indirizzo, numero IDI, partita IVA, dati di
contatto, servizio utilizzato (emissione e/o ricevimento della fattura),
numero d’aderente (solo per il destinatario della fattura)
Disponibilità: pubblico
13.Responsabilità
PostFinance non fornisce alcuna garanzia della correttezza e della completezza dei dati da essa trasmessi.
L’accesso tecnico al servizio e-fattura di PostFinance è di competenza
dell’aderente. PostFinance declina qualsiasi responsabilità sia per i gestori
delle reti (provider) che per l’hardware e il software necessari.
PostFinance non risponde, in caso di applicazione della comune diligenza,
né delle conseguenze di disturbi e interruzioni né dei danni derivanti
dal mancato adempimento di obblighi contrattuali ed esclude qualsiasi
responsabilità per danni indiretti o conseguenti, come perdite di guadagno, risparmi non realizzati, spese supplementari o rivendicazioni di
terzi.
È esclusa qualsiasi responsabilità di PostFinance per danni causati
all’aderente da errori di trasmissione, difetti tecnici, guasti, interventi
illeciti sui dispositivi di telecomunicazione, sovraccarico della rete, intasamento doloso degli accessi elettronici da parte di terzi, interruzioni o altri
inconvenienti.
PostFinance si riserva il diritto, in caso si rilevino rischi per la sicurezza, di
interrompere in qualsiasi momento il servizio e-fattura. PostFinance non
risponde in alcun modo degli eventuali danni derivanti da tale interruzione.
PostFinance esclude inoltre qualsiasi responsabilità per danni derivanti dal
mancato adempimento degli obblighi contrattuali da parte dell’aderente
o dei terzi da lui incaricati.
In particolare PostFinance non si assume alcuna responsabilità in merito
all’adempimento dei crediti comunicati dal mittente e della verifica corretta della firma digitale da parte del destinatario.
Se un terzo accusa PostFinance della trasmissione di ordini elettronici a
fini illegali, contrari alla morale ecc. o per qualsiasi altro motivo, il mittente si impegna a tenere integralmente indenne PostFinance.
Inoltre la responsabilità di PostFinance è disciplinata dalle Condizioni
generali di PostFinance.
14. Disposizioni per il mittente/l’emittente della fattura
14.1 Trasmissione dei dati
Il mittente prende atto che i dati vengono trasmessi per via elettronica.
La fornitura dei dati è accompagnata da un processo di sorveglianza. Il
risultato viene trasmesso al mittente sotto forma di verbale di elaborazione. I dati sono da considerarsi trasmessi a PostFinance non appena è
disponibile il succitato verbale.
14.2 Diritti e doveri del mittente
Il mittente è responsabile dei processi riportati di seguito. I relativi dettagli
sono riportati nel manuale relativo a e-fattura.
– Gestione del numero di adesione del destinatario. Questo numero
serve a identificare in modo univoco il destinatario. PostFinance mette
a disposizione strumenti adatti per facilitare la trasmissione di questo
numero.
– Trasmissione corretta dei dati necessari. I dati devono poter essere elaborati senza riserve e non devono contenere elementi illegali, contrari
alla morale e altri elementi illeciti.
– Preparazione dei dettagli delle fatture, se la presentazione avviene
tramite il mittente stesso. Occorre prendere provvedimenti adeguati
per impedire l’accesso ai dati di dettaglio delle fatture a persone non
autorizzate.
– Presa in consegna ed elaborazione del verbale di elaborazione inviato
da PostFinance (redi il punto 14.1).
– Presa in consegna e conservazione delle fatture originali con firma
digitale di PostFinance nel caso in cui il mittente abbia anche delegato
PostFinance ad apporre la firma digitale sulle sue fatture (redi i punti 4
e 8).
14.3 Imputabilità degli ordini elettronici
Il mittente riconosce, senza alcuna riserva, tutti gli ordini trasmessi con il
ricorso ai meccanismi di identificazione (redi il punto 3).
14.4 Giustificativi contabili
Il mittente delle fatture è responsabile della consegna al destinatario di
giustificativi conformi alla legislazione sull’IVA. Mediante una dichiarazione di delega scritta può incaricare PostFinance e i partner a lei collegati di apporre la firma digitale necessaria, tra l’altro, per le fatture
elettroniche.
14.5 E-fattura light
Con la denominazione e-fattura light PostFinance offre uno strumento di
registrazione online per la fatturazione. I mittenti che non dispongono di
un software con interfaccia diretta alla soluzione e-fattura di PostFinance,
possono registrare fatture elettroniche direttamente in questo tool. Per
potere utilizzare e-fattura light l’aderente deve registrarsi online con un
indirizzo e-mail e una password.
15. Verifica della firma da parte del destinatario
Se non diversamente disposto, prima della trasmissione dei dati
PostFinance verifica la firma e fornisce il risultato insieme ai dati della
fattura.
Il destinatario prende atto che la firma digitale deve essere verificata in
modo sistematico in caso di una elaborazione automatica e che tale verifica deve essere protocollata. In caso di elaborazione non automatica
è sufficiente che la verifica della firma digitale sia effettuata nella giusta
misura (prova a campione) (art. 3 OeIDI).
16. Altre disposizioni
16.1 Modifica e integrazione del servizio
L’aderente prende atto che i processi, gli standard e le specifiche tecniche validi per la e-fattura sono soggetti a modifiche e integrazioni che
possono avere ripercussioni anche sulle presenti condizioni. PostFinance
ha facoltà di modificare in qualsiasi momento le presenti condizioni di
adesione.
L’aderente sarà informato per tempo, e con modalità idonee, delle modifiche e delle relative conseguenze.
16.2 Ricorso a terzi
L’aderente accetta che PostFinance possa ricorrere a terzi per l’erogazione
dei servizi concordati. PostFinance eroga il servizio e-fattura in collaborazione con Swiss Post Solutions SA, una società del gruppo Posta Svizzera.
PostFinance informa i terzi degli obblighi di segretezza e impone loro gli
obblighi di cui al punto 6.
Inoltre collabora con partner che offrono equivalenti servizi di e-fattura.
Un elenco dei partner aggiornato è visibile alla pagina www.postfinance.
ch/e-fattura.
Essa si riserva il diritto di trasferire in qualsiasi momento a terzi, integralmente o anche solo in parte, l’adempimento dei propri obblighi (sia
tecnici che amministrativi) derivanti dal presente contratto, senza essere
tenuta a informarne l’aderente.
Il mittente può ricorrere a terzi per l’adempimento degli obblighi derivanti dal presente contratto, in particolare per il trasferimento dei dati
o la preparazione delle fatture. Nei confronti di PostFinance le azioni dei
terzi sono considerate azioni del mittente, che risponde anche dei rischi
conseguenti.
16.3 Cessazione del contratto e relative conseguenze
L’adesione può essere disdetta per iscritto da entrambe le parti contraenti
con un preavviso di tre mesi.
Le disposizioni riguardanti la registrazione e la conservazione dei dati
(punto 4), il segreto postale e la protezione dei dati (punto 6) restano in
vigore anche dopo lo scioglimento del contratto.
16.4 Altre condizioni
I seguenti documenti sono parte integrante delle presenti condizioni:
– modulo di iscrizione a e-fattura con dichiarazione di delega o relativa
iscrizione online
– listino prezzi di e-fattura
– manuale di e-fattura, incluso il Service Level Agreement
A complemento delle presenti si applicano le Condizioni generali di
PostFinance.
© PostFinance SA, giugno 2013
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