La soluzione più agile e completa per la gestione dei flussi
documentali
ARXivar 4.6
Enterprise Information
Management
10 aprile 2011
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La statistica ci dice che …
• il 40% del tempo è usato per gestire documenti cartacei
• il 20% dei documenti non è disponibile quando serve
• il 30% dei documenti contiene informazioni obsolete
• il 7% dei documenti viene perso
• l’80% dei documenti archiviati non viene mai riutilizzato
• molte organizzazioni non hanno un backup per I loro documenti
cartacei, e collasserebbero se questi venissero distrutti
• la quantità di documenti che circolano in un’organizzazione tipo
cresce del 25% all’anno, raddoppiando nel giro di 3 anni!
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Allora forse …
• la gestione dei documenti è effettivamente un
problema
• un risparmio significativo sui costi di gestione è
possibile
• non basta archiviare i documenti: bisogna poterli
gestire
• gestendoli nel modo opportuno miglioreremo
l’efficienza riducendo i costi
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… ma esiste la soluzione che ci aiuta a:
• Centralizzare le
informazioni
• Condividerle coi
colleghi
• Facilitarne la ricerca
• Migliorarne la
sicurezza
• Semplificare
l’organizzazione
• Integrare Documenti,
Mail, Fax
• Estendere le
funzionalità dei sistemi
gestionali
• Organizzare i flussi di
lavoro automatizzando
i processi
• Modificare i processi in
autonomia, in base al
mutare delle esigenze
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ALL IN ONE
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DEMATERIALIZZAZIONE
Stampa fattura
• CICLO ATTIVO
– Acquisizione automatica
dell’output di qualsiasi
sistema gestionale
Riconoscimento PDF
Archiviazione
automatica
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DEMATERIALIZZAZIONE
Registrazione fattura
• CICLO PASSIVO
Archiviazione automatica
Stampa etichetta
– Aquisizione automatica delle fatture fornitori
attraverso la tecnica dei barcode
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ARCHIVIAZIONE
• ARXivar vi
permette di
archiviare qualsiasi
tipo di documento
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–
–
–
–
Word, Excel, PPoint …
Documenti OpenOffice
Mail
Fax
Disegni CAD, Immagini
Video, MP3
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INTEGRAZIONE MAIL
•
•
ARCHIVIAZIONE MAIL
MANUALE o AUTOMATICA
Da Outlook, Exchange o Lotus
Notes e POP3
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INTEGRAZIONE FAX
•
Integrandoci ai più noti
programmi possiamo
ricevere ed inviare i
FAX direttamente da
ARXivar
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BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT
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BPM
Per Business Process Management si
intende l’uso di schemi grafici per
definire dei processi organizzativi e un
sistema per il loro funzionamento e
controllo
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WORKFLOW
• Definire i flussi
aziendali con il
modulo grafico
integrato diventa
alla portata di
tutti
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CONTROLLO
•
In ogni istante possiamo sapere cosa dobbiamo fare e dove è
fermo un determinato processo
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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DEFINIZIONE
Per Conservazione Sostitutiva si intende
una procedura certificata secondo le
direttive del CNIPA che permette di
archiviare i documenti aziendali
in formato digitale …
CONSENTENDO DI ELIMINARE
LE COPIE CARTACEE
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PROCEDURA
•
•
•
•
•
La nostra procedura è certificata
Gestisce completamente il flusso di lavoro
I documenti sempre consultabili
La firma digitale è integrata
Consente l’archiviazione di Bolle, Fatture,
Registri e qualunque altro documento
aziendale
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WEB
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INTERFACCIA WEB
•
Attraverso il client WEB è possibile eseguire le stesse
operazione da qualsiasi computer con un accesso ad internet
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